平 成 24 年 9 月 29 日 財 団 法 人 まちみらい 千 代 田 マンション 管 理 セミナー 管 理 会 社 の 上 手 な 活 用 法 飯 田 太 郎 はじめに 日 本 でマンション( 区 分 所 有 の 共 同 住 宅 )が 登 場 してから 約 50 年 が 経 過 しました 都 市 住 宅 として 急 速 に 普 及 し 東 京 23 区 では 全 世 帯 の 30% 近 く 千 代 田 区 では 約 80% がマンションで 暮 らしています 建 物 =ハードとしてのマンションは 普 及 しましたが 管 理 をはじめとするソフト 面 では 多 くの 問 題 があります 現 在 急 速 な 人 口 減 少 と 高 齢 化 が 進 んでいます このなかで さらに 多 くの 人 が 便 利 な 都 市 に 集 中 し マンションがますます 増 加 することは 確 実 です マンションの 建 物 設 備 を 出 来 るだけ 長 く 良 い 状 態 に 維 持 し 快 適 な 生 活 ができるよう にすることは 社 会 的 な 課 題 になっています マンションは 準 公 共 財 ともいえるため マンションに 対 する 社 会 的 な 期 待 は 今 後 ま すます 大 きくなります 一 つ 一 つのマンションのあり 方 管 理 状 態 が 日 本 社 会 の 将 来 を 左 右 するといっても 過 言 ではありません マンション 管 理 の 主 役 は 区 分 所 有 者 と 管 理 組 合 ですが 多 くの 場 合 管 理 実 務 の 大 半 を 管 理 会 社 が 担 っています 管 理 組 合 と 管 理 会 社 とが それぞれの 立 場 を 尊 重 して パー トナーとしての 関 係 を 築 くことができれば 快 適 なマンション 生 活 を 送 ることができ マンションの 資 産 価 値 も 高 くなり 地 域 のイメージももっと 良 くなります 以 上 のような 問 題 意 識 で 管 理 組 合 と 管 理 会 社 の 関 係 について 考 えたいと 思 います 1
1.マンション 管 理 会 社 と 管 理 業 界 についての 基 本 知 識 (1)マンション 管 理 業 者 マンション 管 理 適 正 化 法 で 管 理 業 者 の 登 録 制 度 が 導 入 された 1 国 土 交 通 省 のマンション 管 理 業 者 登 録 簿 に 登 録 が 必 要 ( 有 効 期 間 5 年 ) 無 登 録 営 業 名 義 貸 し 1 年 以 下 の 懲 役 50 万 円 以 下 の 罰 金 事 務 所 に 管 理 業 務 主 任 者 が 置 かれている 基 準 資 産 額 300 万 円 以 上 2 登 録 しているマンション 管 理 業 者 2,374 社 (H22 年 3 月 31 日 現 在 ) 国 土 交 通 省 の 地 方 整 備 局 ( 関 東 地 方 整 備 局 はさいたま 市 にある)で 閲 覧 できる (2)マンション 管 理 業 者 の 団 体 ( 高 層 住 宅 管 理 業 協 会 ) 1マンション 管 理 適 正 化 法 により 国 土 交 通 省 がマンション 管 理 業 者 の 団 体 を 指 定 し 以 下 の 業 務 を 行 う 指 定 法 人 管 理 業 者 への 指 導 勧 告 等 管 理 業 務 主 任 者 等 への 研 修 管 理 組 合 等 からの 苦 情 解 決 管 理 費 修 繕 積 立 金 の 保 証 2 社 団 法 人 高 層 住 宅 管 理 業 協 会 唯 一 の 指 定 法 人 設 立 :1980 年 ( 昭 和 55 年 ) ( 当 時 のマンションストック 総 数 :95 万 戸 ) 高 層 住 宅 管 理 業 協 会 の 加 入 会 社 約 400 社 各 社 の 詳 しいデータが 協 会 のホームページに 搭 載 されている 会 員 社 が 受 託 しているマンション 81,972 組 合 99,921 棟 5,063,507 戸 ( 平 成 23 年 3 月 末 ) 全 国 のマンションストック 総 数 5,713,000 戸 ( 平 成 22 年 12 月 ) マンション 全 体 の 約 9 割 は 高 層 住 宅 管 理 業 協 会 の 加 入 会 社 が 管 理 している 3 万 戸 以 上 を 受 託 している 管 理 会 社 32 社 1 万 戸 以 上 3 万 戸 未 満 の 管 理 会 社 53 社 管 理 業 務 主 任 者 試 験 の 実 施 機 関 でもある 3 協 会 の 会 員 会 社 が 受 託 しているマンションの 内 訳 新 築 マンション 72.0% 既 存 マンション 18.0% 途 中 で 管 理 会 社 を 変 更 した 管 理 組 合 も 多 いことがわかる 2
管 理 会 社 の 間 の 受 託 競 争 も 激 化 管 理 会 社 の 集 約 も( 合 併 系 列 化 等 )も 進 んでいる 4 協 会 による 相 談 と 苦 情 解 決 本 部 と 各 支 部 に 協 会 加 入 会 社 に 対 する 相 談 苦 情 を 受 ける 専 門 スタッフがいる 月 曜 ~ 金 曜 10 時 ~17 時 (12 時 ~13 時 を 除 く) 電 話 03-3500-2721 FAX 電 話 03-3500-2722 平 成 23 年 度 苦 情 相 談 受 付 状 況 管 理 会 社 会 員 3,620 管 理 会 社 非 会 員 713 管 理 組 合 役 員 901 管 理 組 合 非 役 員 804 その 他 298 合 計 6,336 (3) 国 土 交 通 省 による 管 理 会 社 への 監 督 1 立 入 検 査 ( 平 成 23 年 度 ) 全 国 のマンション 管 理 業 者 のうち 148 社 を 立 入 検 査 73 社 に 対 して 是 正 指 導 を 実 施 指 摘 事 項 会 社 数 管 理 業 務 主 任 者 の 設 置 4 重 要 事 項 の 説 明 等 59 契 約 成 立 時 の 書 面 交 付 30 財 産 の 分 別 管 理 30 管 理 事 務 の 報 告 16 2 監 督 処 分 マンション 管 理 適 正 化 法 に 基 づき 国 土 交 通 省 が 行 った 監 督 処 分 指 示 業 務 停 止 取 消 合 計 平 成 19 年 度 4 0 0 4 20 年 度 10 0 0 10 21 年 度 15 1 0 16 22 年 度 20 2 0 22 23 年 度 14 4 1 19 3
(4) 管 理 委 託 契 約 の 契 約 期 間 と 更 新 手 続 き 1 管 理 委 託 契 約 の 有 効 期 間 に 制 限 はない 2 管 理 委 託 契 約 は 自 動 更 新 ができない 契 約 を 更 新 する 場 合 有 効 期 間 満 了 の 3 月 前 までに 書 面 で 相 手 方 に 申 し 出 る 3 管 理 組 合 総 会 で 管 理 委 託 契 約 締 結 を 決 める 前 に 重 要 事 項 説 明 会 を 行 う 説 明 会 の 1 週 間 前 までに 重 要 事 項 明 書 を 配 布 する 従 前 の 契 約 と 同 一 の 条 件 で 更 新 する 場 合 は 説 明 会 を 開 催 する 必 要 はない 契 約 上 の 義 務 の 履 行 を 怠 った 場 合 は 相 当 の 期 間 を 定 めてその 履 行 を 催 告 し その 義 務 を 履 行 しないときは 契 約 を 解 除 できる 損 害 賠 償 も 請 求 できる 2. 管 理 会 社 の 力 を 引 き 出 す (1) 管 理 会 社 に 何 を 求 めるのか? しっかり 考 える 1マンション 管 理 の 主 役 は 区 分 所 有 者 管 理 組 合 だが 実 際 には 主 役 としての 意 識 と 実 力 に 乏 しい 区 分 所 有 者 や 管 理 組 合 が 多 い 役 者 でも < 主 役 >をつとめるためには 努 力 と 鍛 錬 が 必 要 2 区 分 所 有 者 の 高 齢 化 が 進 むと 意 欲 や 気 持 ちはあっても 自 分 たちだけでは 出 来 ないことも 増 えてくる 3 自 分 たちのマンションの 現 状 と 将 来 を 考 えて 何 を 管 理 会 社 に 求 めるのか 管 理 組 合 で 話 し 合 うことが 重 要 (2) 管 理 組 合 と 管 理 会 社 の 関 係 は<B to B> 1 個 々の 消 費 者 (Consumer)は 気 まま 移 り 気 でも 全 く 構 わない むしろ 気 まま 移 り 気 が 経 済 を 活 性 する 2しかし 管 理 組 合 は 単 なる 消 費 者 の 集 団 ではない 管 理 組 合 は 財 産 管 理 や 居 住 環 境 向 上 のための 事 業 を 行 う 団 体 =Business の 組 織 3 管 理 組 合 と 管 理 会 社 の 関 係 は Business to Business 4B to Bの 関 係 が 出 来 なければ 管 理 組 合 と 管 理 会 社 との 間 に 緊 張 感 や 信 頼 感 は 4
生 まれにくい 5 管 理 会 社 の 力 を 引 き 出 すためには まず 管 理 組 合 が 事 業 組 織 としての 主 体 性 を 持 ち 安 定 した 運 営 をすることが 重 要 (3) 事 業 組 織 としての 管 理 組 合 の 主 体 性 をもつために 必 要 なこと 1 自 分 たちのマンション( 管 理 組 合 )では 何 が 必 要 なのか? 考 える 管 理 組 合 の 基 本 目 的 は 建 物 設 備 と 居 住 性 を 良 好 な 状 態 に 維 持 することで マ ンションの 資 産 価 値 の 維 持 向 上 に 努 めること 具 体 的 な 内 容 は 築 年 数 規 模 区 分 所 有 者 や 居 住 者 構 成 等 により マンショ ごとに 違 う 自 分 たちのマンションでは 何 が 必 要 なのか? 2 長 期 運 営 ( 経 営 ) 計 画 や 将 来 ビジョンが 必 要 社 会 経 済 環 境 や 居 住 者 の 年 齢 構 成 などが 変 わるなかで どのようなマンションに したいのか? 目 標 をもつことが 重 要 現 在 の 長 期 修 繕 計 画 は 傷 んだ 個 所 を 定 期 的 に 修 繕 するための 計 画 長 期 的 な 視 点 でマンションを 運 営 ( 経 営 )する 計 画 とはいえない 3 理 事 会 や 理 事 長 が 改 選 されても 方 針 が 大 きくブレないことが 大 切 ビジョンや 運 営 計 画 を 定 期 的 に 見 直 す 必 要 はあるが 毎 年 理 事 会 理 事 長 が 変 わるたびに 基 本 方 針 が 変 わるのは 好 ましくない 4 管 理 会 社 に 何 を 求 めるのか? 考 え 方 を 整 理 する 例 -1) 現 業 サービス( 清 掃 設 備 点 検 等 )を 求 めるが 組 合 運 営 の 知 恵 等 は 不 要 例 -2) 現 業 サービスも 必 要 だが 組 合 運 営 の 知 恵 情 報 提 案 もほしい 例 -3)20 年 後 30 年 後 のことを 考 えた 業 務 実 施 と 提 案 をしてほしい 5 標 準 管 理 規 約 と 標 準 管 理 委 託 契 約 書 を 並 べてみると かなりギャップがある 標 準 管 理 委 託 契 約 書 の 記 載 されているのは あくまでも 基 本 的 な 業 務 例 えば 防 災 や 防 犯 は 含 まれていない 6 自 分 たちのマンションに 必 要 なことを 考 え 管 理 組 合 ( 自 治 会 を 含 む)と 管 理 会 社 とが どのような 業 務 分 担 ができるのか 考 えることが 重 要 5
7 管 理 組 合 の 要 求 水 準 や 内 容 を 管 理 会 社 に 伝 えて 提 案 をしてもらう 管 理 会 社 に 求 める 内 容 によって 会 社 側 の 対 応 も 違 ってくる 自 動 車 やホテルなど どんな 商 品 やサービスにも 必 ずグレードの 違 いがあり ユーザーも 違 いを 知 ったうえで 選 択 している マンションは 歴 史 が 浅 いためグレードの 違 いを 理 解 している 人 が 少 ない 8 管 理 組 合 が 主 体 性 をもって 判 断 できるようになるための<トレナー>が マンショ ン 管 理 士 等 の 専 門 家 マンション 管 理 士 は 専 門 的 知 識 をもって, 管 理 組 合 の 運 営 その 他 マンション の 管 理 に 関 し, 管 理 組 合 の 管 理 者 等 又 はマンションの 区 分 所 有 者 等 の 相 談 に 応 じ 助 言 指 導 その 他 の 援 助 を 行 うことを 業 務 とする 者 をいう (マンション 管 理 適 正 化 法 ) 管 理 組 合 自 身 が,その 問 題 を 自 分 たちで 考 え 判 断 できるように 具 体 的 にトレー ニングすることがマンション 管 理 士 の 役 割 管 理 組 合 役 員 を 中 心 に 管 理 会 社 マンション 管 理 士 が 一 緒 に このマンション に 必 要 な 管 理 の 具 体 的 内 容 を 考 えることがあってもいい (4) 管 理 会 社 の 潜 在 能 力 を 引 き 出 す 1 管 理 会 社 には 多 くの 専 門 知 識 技 術 ネットワークがある 現 在 発 揮 されていない 潜 在 能 力 を 引 き 出 すことは 管 理 組 合 ( 特 に 役 員 )の 重 要 な 仕 事 2そのためには 管 理 会 社 からの 提 案 や 指 摘 を 歓 迎 する 提 案 をしたら 怒 られる と 思 われたら 力 は 引 き 出 せない 提 案 をしないと 怒 られる にすることが 大 切 3 管 理 会 社 にも 出 来 ること 出 来 ないことを はっきりさせることが 必 要 出 来 ないことを 出 来 ると 言 ったら 来 年 の 仕 事 はないと 思 わせる 4 管 理 会 社 を 訪 問 する 管 理 組 合 に 呼 びつけるだけでは 管 理 会 社 の 実 態 は 分 からない 大 事 な 業 務 を 委 託 するのだから 相 手 を 訪 ねるのは 当 たり 前 のこと フロント 社 員 は 若 く 経 験 不 足 なこともある 幹 部 と 腹 を 割 って 話 すことも 必 要 会 社 を 訪 ね 幹 部 と 面 談 すれば 担 当 者 との 付 き 合 いでは 分 からない 会 社 の 実 力 や 実 態 も 見 えるはず 6
(5)みんなで 管 理 会 社 の 仕 事 ぶりを 評 価 する 習 慣 をつける 1 良 くも 悪 くも 一 部 の 役 員 だけでは 判 断 を 誤 る 可 能 性 がある 大 勢 の 人 が 関 心 を 持 てば 公 平 な 評 価 になりやすい 2 特 に 問 題 がなくても 毎 年 管 理 会 社 への 要 望 注 文 などを 区 分 所 有 者 と 居 住 者 全 員 にアンケートをする 賃 貸 住 戸 が 多 いマンションでは 賃 借 人 の 評 価 も 大 切 3アンケートは 管 理 会 社 を 変 えることが 主 目 的 ではない 問 題 点 や 課 題 を 共 有 する ために 実 施 する 例 えば 契 約 期 限 3か 月 前 の 意 思 表 示 に 先 立 って 実 施 し その 結 果 を 管 理 会 社 に 伝 えれば 管 理 会 社 は 緊 張 して 仕 事 をするし 業 務 の 改 善 にも 役 立 つ (6)これから 管 理 に 必 要 な 費 用 は 増 える 一 方 1デベロッパーは 売 りやすくするために 管 理 費 や 修 繕 積 立 金 を 安 く 設 定 する 傾 向 がある しかし 築 年 数 が 経 過 し 区 分 所 有 者 や 居 住 者 の 高 齢 化 が 進 むと 管 理 コスト 増 える その 一 方 増 税 や 年 金 生 活 者 の 増 加 等 で 区 分 所 有 者 の 負 担 力 は 低 くなる これまでの 延 長 では 管 理 組 合 は 経 営 難 になる 2 管 理 費 等 の 削 減 だけでなく 収 入 を 増 やすことも 考 え 管 理 組 合 会 計 の 仕 組 みを 見 直 すことも 必 要 になる (7) 管 理 会 社 の 選 び 方 1 管 理 会 社 の 変 更 を 考 えるとき 一 番 重 要 なことは 同 じ 土 俵 で 比 較 検 討 できるよう にすること 自 分 たちのマンションのニーズや 要 求 を 整 理 して 提 案 依 頼 書 や 見 積 依 頼 書 を 作 成 し 複 数 の 管 理 会 社 から 提 案 書 や 見 積 書 を 提 出 してもらう (マンション 管 理 士 等 に 協 力 してもらうこともある) 2 提 案 書 や 見 積 書 の 内 容 を 点 数 化 するなど できるだけ 客 観 的 に 評 価 できるようにし 総 会 などで 選 定 経 過 や 理 由 を 具 体 的 に 説 明 できるようにする 7
標 準 管 理 規 約 と 標 準 管 理 委 託 契 約 書 の 比 較 管 理 組 合 の 業 務 ( 標 準 管 理 規 約 ) 1. 敷 地 及 び 共 用 部 分 等 の 保 安 保 全 保 守 清 掃 消 毒 及 びごみ 処 理 2. 組 合 管 理 部 分 の 修 繕 3. 長 期 修 繕 計 画 の 作 成 又 は 変 更 に 関 する 業 務 4. 建 物 の 建 替 えに 係 わる 合 意 形 成 に 必 要 とな る 事 項 の 調 査 に 関 する 業 務 5. 適 正 化 法 第 103 条 に 定 める 宅 地 建 物 取 引 業 者 から 交 付 を 受 けた 設 計 図 書 の 管 理 6. 修 繕 等 の 履 歴 情 報 の 整 理 及 び 管 理 等 7. 共 用 部 分 等 に 係 る 火 災 保 険 その 他 の 損 害 保 険 に 関 する 業 務 8. 区 分 所 有 者 が 管 理 する 専 用 使 用 部 分 につい て 管 理 組 合 が 行 うことが 適 当 であると 認 められる 管 理 行 為 9. 敷 地 及 び 共 用 部 分 等 の 変 更 及 び 運 営 10. 修 繕 積 立 金 の 運 用 11. 官 公 署 町 内 会 等 との 渉 外 業 務 12. 風 紀 秩 序 及 び 安 全 の 維 持 に 関 する 業 務 13. 防 災 に 関 する 業 務 14. 広 報 及 び 連 絡 業 務 15. 地 域 コミュニティにも 配 慮 した 居 住 者 間 の コミュニティ 形 成 16. 管 理 組 合 の 消 滅 時 における 残 余 財 産 の 清 算 17.その 他 組 合 員 の 共 同 の 利 益 を 増 進 し 良 好 な 住 環 境 を 確 保 するために 必 要 な 業 務 管 理 会 社 の 受 託 業 務 ( 標 準 管 理 委 託 契 約 書 ) Ⅰ. 事 務 管 理 業 務 1. 基 幹 事 務 (1) 管 理 組 合 の 会 計 の 収 入 及 び 支 出 の 調 定 1 収 支 予 算 案 の 素 案 の 作 成 2 収 支 決 算 案 の 素 案 の 作 成 3 収 支 状 況 の 報 告 (2) 出 納 ( 保 証 契 約 を 締 結 して 甲 の 収 納 口 座 と 甲 の 保 管 口 座 を 設 ける 場 合 ) 1 甲 の 組 合 員 が 甲 に 納 入 する 管 理 費 修 繕 積 立 金 専 用 使 用 料 その 他 の 金 銭 ( 以 下 管 理 費 等 という ) の 収 納 2 管 理 費 等 滞 納 者 に 対 する 督 促 3 通 帳 等 の 保 管 等 4 甲 の 経 費 の 支 払 い 5 甲 の 会 計 に 係 る 帳 簿 等 の 管 理 (3) 本 マンション( 専 有 部 分 を 除 く 以 下 同 じ )の 維 持 又 は 修 繕 に 関 する 企 画 又 は 実 施 の 調 整 2 基 幹 事 務 以 外 の 事 務 管 理 業 務 (1) 理 事 会 支 援 業 務 1 組 合 員 等 の 名 簿 の 整 備 2 理 事 会 の 開 催 運 営 支 援 3 甲 の 契 約 事 務 の 処 理 (2) 総 会 支 援 業 務 (3)その 他 1 各 種 点 検 検 査 等 に 基 づく 助 言 等 2 甲 の 各 種 検 査 等 の 報 告 届 出 の 補 助 3 図 書 等 の 保 管 Ⅱ. 管 理 員 業 務 (1) 受 付 等 の 業 務 (2) 点 検 業 務 (3) 立 会 業 務 (4) 報 告 連 絡 業 務 Ⅲ. 清 掃 業 務 ( 内 容 略 ) Ⅳ. 建 物 設 備 管 理 業 務 1. 建 物 点 検 検 査 (1) 外 観 目 視 点 検 (2) 特 殊 建 築 物 定 期 調 査 (3) 建 築 設 備 定 期 検 査 2.エレベーター 設 備 3. 給 水 設 備 4. 浄 化 槽 排 水 設 備 5. 消 防 用 設 備 6. 機 械 式 駐 車 場 設 備 8
管 理 組 合 と 管 理 会 社 の 関 係 管 理 組 合 顧 問 アドバイザー 等 マンション 管 理 士 建 築 士 公 認 会 計 士 等 自 力 管 理 管 理 には いろいろな 方 式 がある 第 三 者 管 理 一 部 管 理 会 社 等 への 業 務 委 託 も 幅 がある 全 部 清 掃 管 理 員 収 納 等 の 部 分 的 に 業 務 を 委 託 標 準 管 理 委 託 契 約 書 の 業 務 を 全 面 的 に 委 託 ( 例 ) 通 常 防 災 や 防 犯 は 委 託 業 務 に 含 まれない それでも 管 理 組 合 業 務 の 全 ては カバーできない 管 理 組 合 は 居 住 環 境 と 資 産 価 値 を 守 るために 何 が 必 要 なのか? 管 理 会 社 に 何 を 頼 むのか? 自 分 たちで 考 え 意 思 決 定 をする 必 要 がある マンションの 問 題 点 や 課 題 を 明 確 にする 10 年 20 年 後 の 長 期 ビジョン をもつ 管 理 会 社 と 話 し 合 い 役 割 分 担 をする 管 理 のグレードとコストを 考 える 9