(123) 名 刺 管 理 ソリューションと iphone/ipad の 活 用 で 商 談 機 会 を 創 出 商 談 が 予 定 よりも 早 く 終 わったときに 同 じ 会 社 の 別 部 署 の 方 に 電 話 を 入 れ あいさつだけでもしてお くのは 営 業 担 当 者 の 常 とう 手 段 だ とりわけ 遠 方 の 顧 客 を 訪 問 する 際 は 一 回 の 訪 問 で 可 能 な 限 り 多 くの 担 当 者 に 会 っておきたいものである 事 前 に 訪 問 計 画 を 立 てようにも 名 刺 がデータ 化 されていないと 名 刺 の 束 から 相 手 企 業 のものを 選 り 分 けることから 始 まり 業 務 メモと 突 き 合 わせて 誰 と 何 回 会 ったか 調 べるといった 面 倒 な 作 業 が 発 生 して しまう もし 新 旧 の 名 刺 が 混 ざっていたら どちらが 最 新 の 部 署 名 かさえ 分 からなくなるだろう Web 会 議 サービスを 始 めとしたビジュアルコミュニケーションサービスを 提 供 するブイキューブでは 営 業 担 当 者 に 名 刺 管 理 ソリューション リンクナレッジ を 導 入 して 名 刺 情 報 のデータ 化 を 実 現 し 外 出 先 で iphone/ipadから 名 刺 データを 活 用 して 商 談 機 会 の 創 出 に 効 果 を 上 げている 手 入 力 による 名 刺 のデータ 化 は 非 現 実 私 が 入 社 した 当 初 は 名 刺 交 換 をしたら 顧 客 管 理 システムに 手 作 業 で データを 打 ち 込 むのが 業 務 ルールでした しかし1 回 の 商 談 で 数 枚 は 名 刺 交 換 しますし イベント 会 場 では50 100 枚 の 名 刺 交 換 は 当 たり 前 と てもすべては 入 力 できません と 語 るのは 営 業 本 部 第 1 営 業 グループで 直 販 営 業 を 担 当 する 船 津 宏 樹 氏 だ 商 談 が 進 み 各 種 の 書 類 を 作 成 する 必 要 に 迫 られた 顧 客 に 限 って 名 刺 情 報 を 入 力 するのが 精 いっぱいで 見 込 み 客 の 名 刺 はほとんどデータ 化 され ない 状 況 だった そして 引 き 出 しの 中 には 活 用 されない 名 刺 の 束 が 積 み あがっていく 営 業 本 部 第 1 営 業 グループ 第 2 チーム チームリーダー 船 津 宏 樹 氏 名 刺 がデータ 化 されていない 弊 害 はさまざまな 形 で 現 れた 例 えば 経 営 陣 が 得 た 人 脈 から 案 件 化 を 目 指 す 場 合 など 名 刺 を 渡 されて 商 談 を 設 定 するように 指 示 されると その 都 度 名 刺 情 報 をパソコンに 打 ち 込 み その 後 に 名 刺 を 返 却 するという 煩 雑 な 作 業 が 発 生 する また 同 じ 顧 客 企 業 で 自 社 の 営 業 担 当 者 が 誰 とすでに 名 刺 交 換 しているかという 情 報 も 個 人 が 個 別 に 名 刺 を 管 理 している 限 り 社 内 で 共 有 されにく い 外 出 先 で 急 に 空 き 時 間 ができても 手 元 に 顧 客 情 報 がなければ 近 くの 顧 客 に 急 きょ 電 話 を 入 れて 立 ち 寄 るといった 時 間 の 有 効 利 用 も 望 めない 名 刺 管 理 に 多 くの 課 題 を 感 じていた 同 社 では 複 数 の 名 刺 管 理 ソリューションを 検 討 した 結 果 リンク ナレッジの 導 入 を 決 めた リンクナレッジは 専 用 のスキャナで 名 刺 をスキャンすると 画 像 データがインターネット 経 由 でリンク ナレッジに 送 信 される それをOCR 処 理 した 後 専 門 オペレータがデータ 入 力 を 実 施 こうして 作 成 さ
れたテキストデータとスキャン 時 の 画 像 データは 名 刺 データベースに 格 納 される ユーザーは 企 業 ごとの アカウントを 使 ってリンクナレッジのWebアプリにログインし クラウドに 登 録 された 自 社 の 名 刺 データ をパソコンやスマートフォン タブレット 端 末 携 帯 電 話 から 利 用 できる 2010 年 に 幹 部 社 員 から 利 用 を 始 め 名 刺 交 換 が 多 い 営 業 担 当 者 へ 順 次 導 入 が 進 み 2013 年 4 月 から 営 業 全 員 にアカウントを 配 付 した これと 並 行 して 営 業 担 当 者 と 開 発 部 門 の 検 証 用 として iphoneとipad を 60 台 ほど 導 入 し 営 業 効 率 の 向 上 を 目 指 した 商 談 数 は2 倍 さらに 解 約 阻 止 にも 効 果 を 発 揮 名 刺 情 報 のデータ 化 によって 生 まれた 営 業 メリットは 商 談 数 の 倍 増 という 成 果 に 現 れた 電 話 番 号 やメールアドレスを 検 索 する 時 間 が 圧 倒 的 に 短 縮 されました 以 前 なら 名 刺 の 束 を 取 り 出 して 一 枚 一 枚 めくって 該 当 者 を 見 つけ 出 し アドレスや 電 話 番 号 を 入 力 しないと 連 絡 できませんでした リンクナレッジの 効 果 でお 客 さまと 電 話 やメールで 連 絡 をとる 回 数 が 増 え 以 前 と 比 べると 商 談 の 機 会 は 2 倍 近 くに 増 えています ( 船 津 氏 ) 既 存 顧 客 リストから 該 当 企 業 を 抽 出 して 定 期 的 にフォローメールを 送 信 する 業 務 でも リンクナレッジ で 名 刺 情 報 にタグを 付 けておけば 担 当 者 の 絞 り 込 みが 簡 単 になり メール 一 括 送 信 も 可 能 だ 検 索 性 が 飛 躍 的 に 向 上 した 結 果 メール 本 文 の 作 成 に 集 中 できるようになった その 効 果 は 既 存 顧 客 の 解 約 阻 止 に つながっているという メール 送 信 の 手 間 が 軽 減 されたので 当 社 のサービスを 導 入 いただいた 既 存 顧 客 さまへ アップデー ト 情 報 や 新 規 の 機 能 情 報 などを 個 別 メールでこまめに 連 絡 できるようになりました こうしたフォロー 回 数 を 増 すメリットは 何 らかの 不 満 をお 持 ちのお 客 さまを 早 いタイミングで 発 見 して 不 満 解 消 の 施 策 を 打 てること 不 満 を 感 じている 時 間 が 長 いお 客 さまは イライラが 蓄 積 してクレームや 解 約 に 進 んでしま います フォロー 回 数 が 増 えたことで 解 約 率 を 大 幅 に 低 減 できました ( 船 津 氏 ) さらにiPhone/iPadを 会 社 から 支 給 されるようになると 以 前 よりリンクナレッジを 利 用 する 機 会 は 約 3 倍 も 増 えたという iphone と ipad のそれぞれに 最 適 化 されたインタフェースが 用 意 されているリンクナレッジ
リンクナレッジはモバイル 機 器 用 の 画 面 も 用 意 されているので 訪 問 先 の 受 付 で 面 会 予 定 の 方 の 部 署 名 をiPhoneから 検 索 したり ワンタップで 電 話 を 発 信 できてとても 便 利 です ipadからリンクナレッジを 開 くのは 顧 客 訪 問 前 の 移 動 時 間 が 多 いですね 企 業 ごとに 名 刺 交 換 した 人 をリストしてくれるだけでな く その 企 業 の 最 新 ニュースも 配 信 されるので 会 話 のきっかけとして 情 報 を 仕 込 むにはとても 便 利 です ( 船 津 氏 ) また 新 聞 などに 発 表 された 人 事 情 報 をリンクナレッジからメールで 連 絡 してくれるので 人 事 異 動 や 昇 進 のあった 顧 客 にあいさつに 行 き 異 動 先 でも 自 社 サービスを 使 ってもらうよう 提 案 するといったアップ セルの 機 会 創 出 も 増 えているという 各 企 業 のトップページには 人 事 異 動 やプレスリリースが 表 示 されるリンクナレッジの スマートレコメンド 機 能 商 談 中 はiPad のプレゼンテーションが 効 果 的 ブイキューブのサービスであるWeb 会 議 などは 百 聞 は 一 見 に 如 かずで とにかくデモを 見 てもらうの が 一 番 効 果 的 だ 以 前 はノートパソコンとデータカードを 使 ってデモを 実 施 していたが 公 衆 無 線 LANサー ビスは 訪 問 先 企 業 によっては 接 続 状 況 が 不 安 定 になる 場 合 もあり うまくデモが 動 かないこともあった iphone/ipadを 使 ってデモを 実 施 するようになってからは Wi-Fi 電 波 が 不 安 定 でも 最 低 限 3Gネットワー クはつながるので デモができないという 事 態 はなくなった また iphone/ipadを 使 ったデモはパソコンに 比 べて 起 動 から 実 演 までが 非 常 に 短 時 間 で 済 むので こ んなに 簡 単 にできるのか と 顧 客 から 驚 かれることも 多 いという 基 本 的 に 同 社 サービスの 導 入 企 業 は 社 内 にWi-Fiネットワークを 構 築 するのだが 最 近 では 出 張 や 移 動 の 多 い 管 理 職 用 として ipadの3g 版 で 運 用 するケースも 増 えている 当 社 のサービスはWeb 会 議 によって 遠 隔 地 同 士 を 結 んだn:nの 双 方 向 コミュニケーションがメインな のですが それ 以 外 のサービスをご 説 明 していると 中 には1:nのコミュニケーションでもいいというお 客 さまも 出 てきます ipadが 導 入 される 以 前 は 想 定 外 の 商 材 の 資 料 を 持 ち 合 わせていない 場 合 とりあ えず 口 頭 でサービスを 紹 介 して 後 日 資 料 を 持 ってきます という 対 応 しか 取 れませんでした いまは
ipad にすべての 提 案 資 料 が 入 っているので 急 な 商 材 変 更 にも 柔 軟 に 対 応 できています ipadで 電 子 カタ ログや Web 会 議 の 実 演 写 真 を 見 たお 客 さまからは イメージがわきやすいと 言 われます 紙 の 資 料 で 写 真 を 見 せるよりも ipadから 見 てもらう 方 が 印 象 がいいようです ( 船 津 氏 ) ブイキューブの Web 会 議 サービスのデモ 交 信 相 手 の 顔 とプレゼン 資 料 が 同 時 に 見 え プレゼン 資 料 には 書 き 込 みも 可 能 だ タブレット 生 活 の 顛 末 と 4 台 持 ち 生 活 を 発 信 船 津 氏 はFacebookページの 中 で コーポレートサイトでは 伝 えきれない 豆 知 識 的 な 情 報 を 顧 客 と 共 有 する 使 命 を 負 っている Facebookページのやり 取 り 中 で お 客 さまからiPadをもっと 使 いこなしたいという 声 が 多 かったので ipadだけでどれくらい 日 常 の 業 務 が 成 り 立 つのか 自 分 を 実 験 台 にしてみようと 1カ 月 間 パソコンを 使 用 禁 止 にして 業 務 を 行 い その 一 部 始 終 を タブレット 生 活 と 題 してFacebookページに 公 開 しました ( 船 津 氏 ) 船 津 氏 が 運 営 する Facebook ページ 船 津 宏 樹 の Smart Style Wave に 連 載 された タブレット 生 活
会 社 支 給 の iphone/ipadに 加 えて 自 身 で 購 入 したiPad miniとiphoneの4 台 持 ちの 船 津 氏 は パソコ ン iphone ipadをどうやって 使 い 分 けているのか しばしば 質 問 されるという 個 人 的 には 3つのデバイスはまったく 別 のツールであると 認 識 しています パソコンは 定 期 的 な 会 議 や 資 料 作 成 などのルーティン 作 業 に 使 い iphone/ipadはリアルタイム 性 を 重 視 する 業 務 に 使 うものです 突 発 的 に 発 生 した 事 態 に 対 応 したり 最 新 情 報 を 取 得 するといった 仕 事 にはiPad 隙 間 時 間 を 生 かすには iphoneです いずれ 機 会 を 見 て タブレット 生 活 の 続 編 として iphone/ipadの4 台 持 ち 生 活 とし てパソコンとの 使 い 分 けノウハウをFacebookページに 公 開 したいですね ( 船 津 氏 ) ITベンチャー 企 業 らしく 社 内 には 船 津 氏 のように 新 しいデバイスで 積 極 的 に 業 務 スタイルを 改 革 して いこうとするキーマンが 多 く 在 籍 している 同 社 から 新 しい 業 務 改 革 ソリューションが 生 まれることを 期 待 したい お 問 い 合 わせ: ブイキューブ http://jp.vcube.com/