Excelで 楽 々ページ 4 5 6 7 8 9 0 4 5 6 7 8 9 0 4 5 6 7 8 9 0 4 5 6 7 8 9 40 4 4 4 44 この 講 座 はExcelの 初 歩 の 初 歩 だけは 知 っていることが 前 提 です そうでな いと そこまで 行 くだけで 数 回 の 講 座 が 必 要 です 罫 線 が 引 けるところまで 500 円 のテキスト 等 で 事 前 勉 強 して 参 加 して 下 さい Excelで 楽 々ページ 文 書 を 作 成 するならWordを 勉 強 して 下 さい どこでもそう 指 導 しますが 企 業 の 中 ではExcelが 幅 をきかせているのが 実 態 です 理 由 は 表 グラフを 多 用 することから 直 接 表 示 出 来 るExcelが 便 利 だからですが もう 一 つ 一 枚 から 二 枚 の 尐 ない 頁 数 ではWordの 便 利 な 高 機 能 を 必 要 とせず 尐 ない 知 識 で サクサク 作 れる からです 私 は 現 役 時 代 98%がExcelでした みなさんが 現 在 作 成 したい 文 書 は 町 内 会 回 覧 や 同 窓 会 案 内 及 び 名 簿 といった 尐 ないページ 数 のものだと 思 います それであればExcelで 充 分 にしかも 楽 に 作 ることが 出 来 ますので そのノウハ ウを 伝 授 します 楽 楽 と 云 っても 表 計 算 機 能 で 文 章 を 作 成 するのですか ら 独 特 のクセを 理 解 する 必 要 があります そのクセを 理 解 して 初 めて 楽 楽 サ クサク になります この 手 順 書 はExcelで 作 成 していることが 判 るように 敢 えて 行 番 号 と 枠 線 を 表 示 させています 読 みにくく 印 刷 時 のインクの 無 駄 がありますが Excel で 文 章 作 成 したサンプルとして 見 て 下 さい. 完 成 品 を 見 る 7 頁 を 見 て 下 さい Excelで 作 ったことが 分 かるでしょうか! 8 頁 を 見 て 下 さい Excelでおなじみの 枠 線 を 表 示 させたものです. 準 備 作 業 この 準 備 をしなければ 楽 々サクサク は 生 まれません 準 備 :セルを 碁 盤 目 状 態 にする この 部 分 をクリックし てセル 全 体 を 選 択 する AとBの 境 目 をクリックし てセルが 四 角 になるまで ドラッグする セル 全 体 が 選 択 された 状 態 を 維 持 して 行 うこと! /6
Excelで 楽 々ページ 45 46 47 48 49 50 5 5 5 54 55 56 57 58 59 60 6 6 6 64 65 66 67 68 69 70 7 7 7 74 75 76 77 78 79 80 8 8 8 84 85 86 87 88 準 備 :セルの 高 さを 広 げる(Wordの 行 間 隔 設 定 に 該 当 する 作 業 ) との 境 目 をクリック して 高 さが8になるまで ドラッグする(フォント サイズに 対 しての 8) セル 全 体 が 選 択 された 状 態 を 維 持 して 行 うこと! 尐 し 長 方 形 の 碁 盤 目 完 成! 準 備 :セルの 上 下 中 央 に 印 字 する 設 定 (この 作 業 もセル 全 体 を 選 択 した 状 態 のまま 行 う) Excel00: 書 式 [メニュー] セル セルの 書 式 設 定 Excel007:ホーム[タフ ] 配 置 [ク ルーフ ]の 右 端 の 小 さな 矢 印 を クリック 縦 位 置 を 中 央 揃 え に する 中 央 になっていな い 場 合 は をクリックし て 選 ぶ OKをクリック セル 全 体 が 選 択 された 状 態 を 維 持 して 行 うこと! /6
Excelで 楽 々ページ 89 90 9 9 9 94 95 96 97 98 99 00 0 0 0 04 05 06 07 08 09 0 4 5 6 7 8 9 0 4 5 6 7 8 9 0 準 備 4:フォントとサイズの 設 定 こ 作 業 は 準 備 のセルの 書 式 設 定 のまま 行 う どのフォントを 選 ぶか 好 みです をクリックし て 選 ぶ OKをクリック セル 全 体 が 選 択 された 状 態 を 維 持 して 行 うこと! 準 備 5:A4の 用 紙 設 定 余 白 設 定 およびA4 用 紙 範 囲 表 示 Excel00:ファイル[メニュ] ページ 設 定 Excel007:ページレイアウト[タフ ] ページ 設 定 [ク ルーフ ]の 右 側 ( 右 下 端 )の 小 さな 矢 印 をクリック 用 紙 サイズA4を 確 認 後 余 白 タブをクリック /6
Excelで 楽 々ページ 4 5 6 7 8 9 40 4 4 4 44 45 46 47 48 49 50 5 5 5 54 55 56 57 58 59 60 6 6 6 64 65 66 67 68 69 70 7 7 7 74 75 76 余 白 はセンチ 単 位 表 示 になっています 右 を.cmにする *この 作 業 によって 画 面 にA4 用 紙 の 範 囲 が 点 線 表 示 されることで 境 目 が 明 確 になり 打 ち 易 くなる ただし 横 幅 の 行 端 に 関 しては 画 面 状 態 と 印 刷 状 態 が 異 なることから 常 に 印 刷 プレビューで 確 認 する 習 慣 をつけることが 大 切 です.Excelの 特 性 を 理 解 する これを 理 解 しておかないと なんじゃやこれ! どうして! 使 えん! と いうことになります 特 性 : 画 面 上 のセルに 表 示 されているのは 仮 の 姿 真 の 姿 は 数 式 バーに 表 示 される しかし 印 刷 されるのは 見 えている 仮 の 姿 ここは 文 章 表 現 は 困 難 ですから 講 座 での 実 体 験 しかありませんが 言 えることは 入 力 確 認 修 正 は 数 式 バー 上 で 行 う と 云 うことで す Excelによる 文 章 化 のトラブルの00%がここです * 行 で 使 用 するセルは 通 常 は 個 だけにする 追 加 修 正 時 が 要 注 意 どうしても 文 字 位 置 セルをクリックし てしまうが これがトラブルの 元 * 表 示 内 容 確 認 は 数 式 バーを 見 る * 追 加 修 正 は 数 式 バー 上 で 行 う 特 性 : セル 入 力 文 字 列 が 画 面 に 表 示 されるのは その 行 の 有 効 セル 直 前 ま で 例 :セル 入 力 文 字 列 が 画 面 に 表 その 示 されるのは そ 行 の 有 効 セル 直 前 まで セル 内 部 文 字 列 セル 入 力 文 字 列 が 画 面 に 表 示 されるのは そ セル 内 部 文 字 列 その 行 の 有 効 セル 直 前 まで 4/6
Excelで 楽 々ページ 77 78 79 80 8 8 8 84 85 86 87 88 89 90 9 9 9 94 95 96 97 98 99 00 0 0 0 04 05 06 07 08 09 0 4 5 6 7 8 9 0 特 性 : セルに 入 力 された 空 白 は 画 面 では 見 えなくても 立 派 な 文 字 数 式 バー 表 示 は 完 全 なのに 文 字 列 の 一 部 分 しか 画 面 には 表 示 され ないことがあります これはどこかに 空 白 文 字 が 挿 入 されている からです 例 :セル 入 力 文 字 列 が 画 面 に 表 示 されるのは その 行 の 有 効 セル 直 前 ま セル 内 部 文 字 列 ここに 空 白 が 挿 入 セル 入 力 文 字 列 が 画 面 に 表 示 されるのは その 行 の 有 効 セル 直 前 ま 特 性 4: 行 端 やテキストボックスの 上 下 位 置 は 画 面 には 表 示 されていても 印 刷 では 欠 けることがある 常 時 印 刷 プレビューで 確 認 する 特 性 5: 年 号 を 日 付 まで 入 力 すると 自 動 的 にセルが 拡 大 してしまう 対 策 : 年 と 月 と 日 をそれぞれのセルに 分 けて 入 力 する 平 成 年 4 月 7 日 対 策 : 文 字 列 長 さ 分 のセルを 結 合 してから 入 力 する 平 成 年 4 月 7 日 特 性 6: 分 数 を 入 力 すると 自 動 的 に 日 付 表 示 になってしまう 対 策 : 分 数 の 前 にアポストロフィー( )(shift+7キー)を 付 ける '/ / 文 章 中 の 分 数 はその 通 り 表 示 されます 4. 入 力 ポイント 対 策 : セルの 書 式 設 定 から 分 数 を 選 ぶ( 説 明 省 略 ) P: 書 き 出 したい 位 置 のセルをクリックして 打 ち 出 す P: 行 端 まで 打 ったなら 印 刷 プレビューで 印 刷 範 囲 に 収 まっているか 確 認 する P: オーバーしている 文 字 列 を 数 式 バー 上 でカット& 次 の 行 セルに 貼 付 け P4: 複 数 行 になる 文 章 を 行 端 を 気 にせず 打 ちたいときは 複 数 行 を 結 合 して セルの 書 式 設 定 から 折 り 返 し 表 示 にチェックを 入 れ る この 部 分 はそうやって 打 っている P5: 右 端 揃 えで 表 示 したい 場 合 は セルの 結 合 + 右 揃 え P6: 表 作 成 は 横 縦 のセル 結 合 でデザインする セルの 横 幅 拡 張 厳 禁 P7: どんなことがあってもセルの 横 幅 拡 張 はやってはならない 次 の 行 次 頁 のデザインが 崩 れる 縦 高 さ 拡 張 は 右 側 のページを 使 わない 限 り 影 響 は 尐 ないが 多 用 しないことが 望 ましい P8: 入 力 後 に 打 ち 直 すことなく 文 字 配 置 デザインを 変 えたい 場 合 は テキストボックスを 使 用 し 枠 線 を 非 表 示 にする この 部 分 は そうやって 打 っている 5/6
Excelで 楽 々ページ 4 5 6 7 8 9 0 4 5 6 7 8 9 40 4 4 4 44 45 46 47 48 49 50 5 5 5 54 55 56 57 58 59 60 6 6 6 64 5. 印 刷 印 刷 プレビューで 確 認 してから 行 うのが 原 則 ですが さらに 印 刷 範 囲 を 確 実 なものにするために 印 刷 範 囲 を 指 定 してから 行 う ExcelはWord と 違 って 常 時 横 方 向 下 方 向 に 自 由 に 書 き 込 めるスペースがあることから ここをメモ 用 紙 的 に 使 用 するのに 便 利 です これを 削 除 しておけば 問 題 な いのですが 残 っていると 印 刷 対 象 になってしまいます 印 刷 範 囲 を 指 定 す ればその 問 題 はなくなります Excel00: 印 刷 範 囲 をドラッグで 選 択 する( 範 囲 が 広 い 場 合 は 左 上 の 最 初 のセルをクリックしておき 次 に 最 後 の 右 下 の セルをShiftキーを 押 しながらクリック) ファイル[メニュー] 印 刷 範 囲 (T) 印 刷 範 囲 の 設 定 最 後 の 右 下 セルは 文 字 列 の 最 後 ではなくA4の 範 囲 の 最 後 部 であるほうが 良 い Excel007: 範 囲 指 定 はExcel00と 同 じ ページレイアウト[タフ ] ページ 設 定 [ク ルーフ ] 中 央 のコマンド 印 刷 範 囲 印 刷 範 囲 の 設 定 注 意 : 修 正 によって 印 刷 範 囲 が 変 わったときは 再 度 印 刷 範 囲 を 設 定 しなおすこと それではサンプルの 町 内 会 回 覧 と 同 じものを 作 ってみましょう! < 参 考 > *Wordの 使 いにくさの 一 つに 画 像 を 沢 山 挿 入 したときに 画 像 が 意 図 しない 箇 所 に 飛 ぶ 現 象 がありますが Excelではそれがありません 画 像 を 沢 山 挿 入 する 文 書 では 是 非 トライして 下 さい *この 碁 盤 目 をさらに 細 かくして 方 眼 紙 にすると 図 形 作 画 が 容 易 になり 手 間 を 掛 ければ 設 計 図 レベルのものを 描 くことも 可 能 です そこまでいかな くても 地 図 作 図 はWordよりはるかに 容 易 になります 6/6
回 覧 会 員 各 位 殿 平 成 年 4 月 日 春 の 一 斉 清 掃 ( 川 掃 除 を 含 む)のお 知 らせ 青 空 団 地 環 境 衛 生 改 善 組 合 青 空 団 地 自 治 会 平 素 から 自 治 会 及 び 環 境 衛 生 改 善 活 動 につきましてご 協 力 戴 き 誠 に 有 難 う 御 座 います 表 記 の 件 先 日 の 青 空 町 内 会 役 員 会 にて 決 定 し 倉 敷 地 区 一 斉 に 実 施 されます 当 自 治 会 も 下 記 の 通 り 実 施 致 しますので 宜 しくお 願 い 致 します 記. 実 施 年 月 日 平 成 9 年 4 月 5 日 ( 日 ) 開 始 時 刻 午 前 7:00~9 時 頃 まで( 小 雨 決 行 ) 公 園 に6 時 50 分 までに 集 合 のこと 作 業 範 囲 : 下 図 赤 線 部 分 Cク ルーフ 笹 沖 広 Aク ルーフ. 出 席 者 班 全 員 汚 泥 置 場 Bク ルーフ.グループ 編 成 川 上 藤 田 長 島 王 柴 田 A 高 田 森 江 川 黒 江 原 B 青 木 尾 崎 杉 原 中 島 丸 山 石 川 谷 口 片 山 谷 原 宮 里 C 馬 場 猪 木 木 村 小 鉄 坂 口 高 田 藤 波 長 州 武 藤 小 川 4. 服 装 ゴム 長 靴 軍 手 等 汚 れ 作 業 の 服 装 5. 各 家 庭 の 前 の 側 溝 の 清 掃 については 全 班 各 自 実 施 して 汚 泥 は7 時 0 分 までに 汚 泥 場 まで 運 んで 下 さい
回 覧 会 員 各 位 殿 平 成 年 4 月 日 春 の 一 斉 清 掃 ( 川 掃 除 を 含 む)のお 知 らせ 青 空 団 地 環 境 衛 生 改 善 組 合 青 空 団 地 自 治 会 平 素 から 自 治 会 及 び 環 境 衛 生 改 善 活 動 につきましてご 協 力 戴 き 誠 に 有 難 う 御 座 います 表 記 の 件 先 日 の 青 空 町 内 会 役 員 会 にて 決 定 し 倉 敷 地 区 一 斉 に 実 施 されます 当 自 治 会 も 下 記 の 通 り 実 施 致 しますので 宜 しくお 願 い 致 します 記. 実 施 年 月 日 平 成 9 年 4 月 5 日 ( 日 ) 開 始 時 刻 午 前 7:00~9 時 頃 まで( 小 雨 決 行 ) 公 園 に6 時 50 分 までに 集 合 のこと 作 業 範 囲 : 下 図 赤 線 部 分 Cク ルーフ 笹 沖 広 Aク ルーフ. 出 席 者 班 全 員 汚 泥 置 場 Bク ルーフ.グループ 編 成 川 上 藤 田 長 島 王 柴 田 A 高 田 森 江 川 黒 江 原 B 青 木 尾 崎 杉 原 中 島 丸 山 石 川 谷 口 片 山 谷 原 宮 里 C 馬 場 猪 木 木 村 小 鉄 坂 口 高 田 藤 波 長 州 武 藤 小 川 4. 服 装 ゴム 長 靴 軍 手 等 汚 れ 作 業 の 服 装 5. 各 家 庭 の 前 の 側 溝 の 清 掃 については 全 班 各 自 実 施 して 汚 泥 は7 時 0 分 までに 汚 泥 場 まで 運 んで 下 さい