第 3 章 業 務 の 質 向 上 と 効 率 化 を 目 指 した 情 報 システムの 構 築 ~ICTを 活 用 した 利 用 者 の 健 康 介 護 等 情 報 の 円 滑 な 伝 達 交 換 のしくみづくり~ ICT を 活 用 する 目 的 で 介 護 情 報 システムとして NDソフトウェア の ほのぼの Silver を 導 入 していたが 使 い 勝 手 が 改 善 された ほのぼの NEXT にバージョンア ップしたことを 受 け これを 導 入 すると 共 に 介 護 職 員 事 務 職 員 等 に 使 いやすいよう に 一 部 をカスタマイズ 記 録 方 法 を 工 夫 するなどして 平 成 26 年 6 月 より 本 格 運 用 を 開 始 した 介 護 情 報 システム ほのぼの NEXT では 利 用 者 の 日 々の 生 活 支 援 活 動 (バイタル 食 事 排 泄 等 )の 情 報 を 一 元 管 理 し 情 報 を 職 員 同 士 で 共 有 するほか 統 計 的 な 管 理 も 可 能 となった また ショートステイ 利 用 者 の 入 退 所 情 報 入 所 者 の 生 活 状 態 介 護 状 況 等 を 個 人 もしくはグループ 単 位 で 管 理 記 録 でき 介 護 職 員 であれば 誰 でも 閲 覧 チェックしやすい 形 で 情 報 管 理 を 行 なうことができるようになった 以 下 に 介 護 情 報 システム ほのぼの NEXT の 活 用 による 業 務 の 改 善 効 果 について 述 べる (*)ICT(Information and Communication Technology): 情 報 通 信 技 術
1. 介 護 情 報 システム ほのぼの NEXT システム 導 入 による 効 果 (1) 介 護 サービスの 情 報 共 有 の 利 便 性 の 向 上 日 勤 夜 勤 等 の 異 なる 勤 務 時 間 帯 において 介 護 職 員 看 護 師 栄 養 士 理 学 療 法 士 等 の 各 職 種 の 人 が それぞれ 介 護 サービス 提 供 の 状 況 利 用 者 の 状 態 (ケース) 申 し 送 り 等 を ほのぼの NEXT システムの 実 施 記 録 の ケース ( 図 3-1)に 入 力 する 図 3-1 ケース 画 面 例 この 入 力 情 報 は 各 職 員 が 必 要 時 に 閲 覧 することができるため 他 の 職 員 への 情 報 伝 達 がスムーズになり 情 報 の 共 有 化 を 図 ることができる また 個 人 毎 だけでなく 必 要 とするグループ( 居 室 階 等 ) 別 に 分 類 表 示 することも 可 能 であり 記 録 として 残 す 場 合 も 一 覧 としての 印 刷 や CSV ファイルとしての 出 力 が 可 能 なため 整 理 ファイリン グが 容 易 になっている このことは 仕 事 の 効 率 化 や 職 員 間 の 連 携 を 図 ることができるな ど 介 護 の 質 の 向 上 につながっている (2) 介 護 記 録 によって 状 況 状 態 の 変 化 を 確 認 することが 可 能 ほのぼの NEXT システムには 利 用 者 の 情 報 や 入 所 時 からの 介 護 サービス 提 供 の 状 況 及 び 状 態 の 推 移 を 記 録 することができる これにより 利 用 者 の 状 態 の 変 化 に 対 し 過 去 の 記 録 データを 閲 覧 し 確 認 することができるので 同 様 な 状 況 はなかった か その 時 どう 対 処 したかなど 参 考 にでき 今 後 の 状 態 を 予 測 しながら その 変 化 に 即 した 対 応 介 護 サービスの 提 供 が 可 能 である 特 に 利 用 者 は 高 齢 者 の 方 がほとんどであり バイタルデータやケースで 報 告 される 利 用 者 の 状 態 に 関 する 情 報 は 何 か 問 題 が 発 生 した 場 合 嘱 託 医 師 への 連 絡 確 認 や 救
急 搬 送 の 判 断 等 の 一 助 にもなっている (3) 介 護 の 視 点 記 載 方 法 の 均 一 性 標 準 化 が 容 易 介 護 職 員 一 人 ひとり 介 護 の 視 点 が 異 なっていることもあり これまでの 紙 ベースの 記 録 は 記 録 者 によって 記 録 内 容 にバラツキがあったり 判 読 困 難 な 場 合 があったりする など 必 ずしも 情 報 共 有 に 適 さない 面 があった これに 対 し ほのぼの NEXT システム で 情 報 を 共 有 することにより 客 観 的 で 定 型 的 な 記 録 の 型 を 用 意 することで 記 録 の 統 一 性 を 図 ることができる また 統 一 性 を 図 ることで 記 載 方 法 を 客 観 化 標 準 化 がで きるようになり このことによって 職 員 は 介 護 用 語 の 正 しい 用 法 を 習 得 し ひいては 介 護 の 質 の 向 上 にもつながっているものと 考 えられる (4) 携 帯 機 器 ipad での 入 力 の 利 便 性 ほのぼの NEXT システムは サーバーでのデータ 集 中 管 理 になっており クライ アントとしては PC(デスクトップ ノートパソコン)が 使 用 される 基 本 はPCでのキ ーボード 入 力 であるが 携 帯 機 器 である ipad での 一 部 入 力 も 可 能 であり 利 用 者 のバイ タルデータやケース 入 力 等 は ipad で 簡 単 に 入 力 できるようになっている 介 護 職 員 は バイタルデータの 測 定 食 事 の 時 の 介 助 等 は 利 用 者 の 傍 で 作 業 を 行 なっているが ipad( 図 3-2)であれば そのとき 採 取 したデータ をその 場 で 手 元 操 作 により 入 力 できる 一 連 の 作 業 が 完 了 した 時 点 で ipad から ほのぼの NEXT シス テムのメインサーバーへ 入 力 したデータを 送 信 転 送 することにより PCによる 入 力 と 同 じように 登 録 で きる これにより 一 度 紙 に 書 いて 再 度 PC に 入 力 す るという 手 間 が 省 ける このように 携 帯 端 末 を 用 いた 入 力 が 簡 便 に 行 なうこ とができるので 介 護 職 員 からは ipad は 持 ち 運 び 等 もでき 使 い 勝 手 がいいと 好 評 で 活 用 されている 図 3-2 ipad 画 面
(5) 社 内 メールの 活 用 と ほのぼの NEXT 連 携 による 情 報 伝 達 の 効 率 化 平 成 27 年 2 月 には みさよはうす 土 支 田 にも ほのぼの NEXT を 導 入 した 介 護 施 設 間 を 結 んだネットワークを 下 図 ( 図 3-3)のように 構 築 し 社 内 の 情 報 を 容 易 に 展 開 できると 共 に 各 介 護 施 設 間 のコミュニケーションを 取 りやすくしている 社 会 福 祉 法 人 シルヴァーウィング 新 とみ( 中 央 区 ) ほのぼの NEXT 共 有 情 報 社 内 メール ( 一 斉 個 別 ) 外 出 用 タブレット 社 内 ネットワーク ( 相 互 情 報 通 信 ) 外 出 先 での 情 報 共 有 みさよはうす 土 支 田 ( 練 馬 区 ) なりひら( 墨 田 区 ) ほのぼの NEXT 共 有 情 報 社 内 メール ( 一 斉 個 別 ) ほのぼの NEXT 共 有 情 報 社 内 メール ( 一 斉 個 別 ) 図 3-3 社 内 ネットワークシステム 当 然 のことではあるが 介 護 施 設 間 だけではなく 各 介 護 施 設 内 でのコミュニケーシ ョンツールとしても 活 用 しており 全 職 員 への 通 知 連 絡 ほのぼの NEXT との 連 携 にも 一 役 買 っている たとえば 朝 礼 や 夕 礼 で 行 われる 情 報 伝 達 確 認 事 項 は 日 々の 活 動 の 中 で 利 用 者 の 状 態 申 送 り 等 を 確 実 に 伝 える 場 として 重 要 であるが その 情 報 内 容 を 記 しているの が ほのぼの NEXT の ケース 情 報 であり これを 元 に 情 報 確 認 を 行 なっている しかし 朝 礼 夕 礼 に 参 加 している 人 は 一 部 の 人 になるため 多 くの 職 員 が 情 報 を 得 るためには ほのぼの NEXT を 閲 覧 することになるが 閲 覧 するたびに ほのぼの NEXT にログインすることは 必 ずしも 効 率 的 とは 言 えない その 場 合 役 立 つのが こ のネットワークを 活 用 したメール 配 信 である 朝 礼 夕 礼 で 共 有 されるべき ケース 情 報 を ほのぼの NEXT から 引 き 出 し エ クセル 等 簡 単 に 閲 覧 できるファイルに 落 とすことにより メールに 添 付 できる 形 にでき る これを 全 職 員 に 対 し メールで 一 斉 配 信 することにより 受 け 取 った 職 員 は 簡 単
に 情 報 をみることが 可 能 である このように ICT の 活 用 (ネットワーク 活 用 )によって ほのぼの NEXT の 情 報 を 効 率 よく 職 員 全 員 に 配 信 することができ より 情 報 共 有 が 確 実 なものとなっている また 外 出 先 での 情 報 共 有 を 目 的 に メール 内 容 をチェックし 適 時 に 必 要 な 指 示 ができるように 管 理 者 用 としてタブレットを 2 台 導 入 し 活 用 している (6) 家 族 への 説 明 と 信 頼 を 得 る 手 段 として 活 用 ほのぼの NEXT システムに 介 護 職 員 が 利 用 者 のバイタルデータや 介 護 記 録 を 日 々 入 力 する その 記 録 データは PC の 画 面 で 閲 覧 できる 他 ビジュアル 化 ( 図 3-4: 経 過 記 録 )することができ 印 刷 も 可 能 である 印 刷 する 項 目 も 必 要 に 応 じて 見 やすいよう に 削 減 したり 配 色 を 変 更 でき これを 利 用 し ショートステイの 利 用 者 の 入 所 から 退 所 までのバイタル 情 報 食 事 入 浴 排 泄 状 態 などをグラフ 及 び 数 値 で 示 し 家 族 に 利 用 状 況 報 告 書 として 渡 せるようになった これについては 家 族 から 滞 在 時 の 健 康 状 態 が 一 目 でわかり 安 心 できる との 声 を 頂 き 信 頼 を 得 る 手 段 として 役 立 っている 図 3-4 経 過 記 録 例
(7) 介 護 計 画 と 実 績 との 比 較 検 討 見 直 しが 容 易 介 護 サービス 開 始 時 に 立 てたケアプラン( 計 画 書 や 日 課 計 画 : 図 3-5)に 従 って サ ービスを 提 供 し その 実 施 状 況 やその 時 起 こった 問 題 点 は ほのぼの NEXT システム に 記 録 として 記 載 される この 記 録 したデータは 閲 覧 参 照 でき 振 り 返 ることができ るため ケアプランの 見 直 しに 役 立 てることが 容 易 である また 見 直 ししたケアプラ ンと 以 前 のケアプランとを 比 較 することができるため ケアプラン 作 成 時 の 課 題 問 題 点 などの 対 策 を 検 討 し 今 後 の 利 用 者 のケアプラン 作 成 へ 反 映 させることができるので 最 初 の 計 画 からより 質 の 高 い 計 画 を 立 てることが 可 能 となった 図 3-5 ケアマネ 日 課 計 画 画 面 例 (8) 表 示 項 目 追 加 によるカスタマイズ ほのぼの NEXT システムでは 介 護 に 必 要 な 事 項 入 力 項 目 が 用 意 されているが チェックしたい 項 目 が 必 ずしも 用 意 されているとは 限 らない そこで 使 用 頻 度 の 少 な い 項 目 を 利 用 し 必 要 な 項 目 をマスタ 登 録 し 記 録 チェックできるようにした 例 として 体 位 交 換 を 項 目 として 盛 り 込 んだものを 示 す ( 図 3-6) 生 活 支 援 記 録 の 中 の 日 常 という 項 目 は 通 常 はあまり 使 用 されていなかった ため その 項 目 の 日 常 内 容 のマスタ 登 録 に 体 位 交 換 という 項 目 を 追 加 し 実 施 記 録 生 活 支 援 記 録 日 常 の 記 録 欄 に 介 護 職 員 が 実 施 した 時 間 等 の 記 録
を 入 力 することができるようにした これにより 利 用 者 に 対 し どのくらいの 頻 度 で 体 位 交 換 を 行 なっているか もしくは 決 められた 通 りきちんと 実 施 できているかをチ ェックできるようになった このようなカスタマイズは 容 易 にできるので 必 要 であれば 追 加 する 予 定 である 図 3-6 項 目 入 力 画 面 例 ( 体 位 交 換 ) (9) 職 員 の 健 康 管 理 にも 活 用 ほのぼの NEXT システムに 備 わっている 事 務 連 絡 機 能 を 用 い 職 員 の 健 康 状 態 を 申 告 できるように 一 部 表 記 を 変 更 し 利 用 できるようにした 職 員 が 出 社 時 に 事 務 連 絡 の 画 面 で 自 分 の 健 康 状 態 を 入 力 する( 図 3-7: 入 力 画 面 )と 掲 示 板 には 健 康 状 態 を 入 力 した 職 員 の 一 覧 ( 図 3-8: 掲 示 板 一 覧 )が 表 示 される 管 理 者 である 施 設 長 が この 掲 示 板 で 職 員 各 人 の 健 康 状 態 を 確 認 するとともに 異 常 問 題 のありそうな 人 に 対 しては 直 接 ヒアリングする 等 健 康 管 理 面 での 早 いうちからの 対 応 が 可 能 となっている
図 3-7 入 力 画 面 ( 職 員 健 康 状 態 例 ) 図 3-8 掲 示 版 一 覧 ( 職 員 健 康 一 覧 画 面 例 ) (10) ほのぼの NEXT 導 入 に 対 する 職 員 の 声 ほのぼの NEXT を 導 入 して 約 1 年 が 経 過 しようとしているが その 効 果 を 身 をも って 感 じているのは 利 用 している 職 員 である ここで その 成 果 効 果 を 見 る 上 で ほ のぼの NEXT の 導 入 について 職 員 のヒアリング 内 容 を 記 しておく 職 員 の 声 今 まで 紙 に 書 かれたものを 確 認 していたが 個 性 ある 字 で 書 かれており 場 合 によっては 判 別 さえできないものもあったが ほのぼの NEXT になってから 読 みやすくなって 助 かっている
過 去 の 情 報 を 閲 覧 でき 検 索 確 認 できるのがいい 最 初 は 導 入 に 抵 抗 があったが 使 っていくうちに 慣 れてきた 今 ではこちら( ほ のぼの NEXT )の 方 が 昔 の 紙 の 記 入 よりいいと 感 じている 結 局 は システムは 慣 れ だと 思 う 今 までは 記 録 用 のファイルがいろいろあり 保 管 場 所 も 複 数 あり 探 すのに 苦 労 していたが ほのぼの NEXT になって 情 報 検 索 が 楽 になった 入 力 が iphone ipad でもできるので 持 ち 運 び 移 動 性 がよく 使 いやすい ipad とサーバーとの 通 信 が 上 手 くいかないことがたまにあり 送 信 がエラー になるため もっぱら PC で 入 力 を 行 なっている ( 上 記 は 通 信 上 の 問 題 であり ほのぼの NEXT 自 体 に 問 題 はない) 立 ち 上 げ 画 面 移 動 に 時 間 がかかりすぎる もっと 速 いといいのだが 最 初 は 膨 大 な 量 のデータを 入 力 するのが 面 倒 で 手 間 がかかるので 躊 躇 していた が できるところから( 仕 掛 かっているものから) 始 めていくと 情 報 が 整 理 でき 利 用 者 の 過 去 からの 状 態 の 比 較 等 も 容 易 にできるため 使 いこなせば 便 利 なツール だと 思 う 以 上 のように ほとんどの 職 員 が ほのぼの NEXT システムの 導 入 およびそ の 効 果 に 満 足 している (11) 職 員 への ほのぼの NEXT システムの 浸 透 を 目 指 して ほのぼの NEXT システムを 使 用 するには PC 入 力 が 必 要 であるが PC スキルに は 個 人 差 があり キーボードからの 入 力 に 時 間 がかかる 苦 手 という 人 もいて 全 ての 介 護 職 員 が 使 いこなしているわけではない PC に 慣 れるため もしくは 少 しでも 関 わ り 易 くするため 介 護 情 報 システムの 入 力 インターフェイスとして 音 声 認 識 を 利 用 し た 入 力 支 援 機 能 を 付 加 するものも 出 てきたので 導 入 した これにより 日 々の 介 護 業 務 に 忙 しく PC 操 作 に 慣 れていない 介 護 職 員 でも 効 率 的 に 記 録 を 電 子 化 することができる よう 改 善 を 図 り 広 く 職 員 に ほのぼのNEXT システムを 使 用 させ 今 後 も 介 護 現 場 でよりよい 活 用 を 行 なっていく
2. ほのぼのNEXT の 今 後 の 展 開 について 上 述 してきたように 介 護 情 報 システムである ほのぼの NEXT の 導 入 運 用 によっ て 情 報 確 認 職 員 間 での 情 報 共 有 がスムーズとなり 業 務 効 率 が 上 がるとともに 利 用 者 への 情 報 提 供 にも 役 立 っている しかし 早 くに 立 ち 上 げた 施 設 ( 新 とみ)で ほのぼの NEXT システムを 十 分 に 使 い こなしているかというと 一 概 には 言 えない 特 養 短 期 入 所 通 所 介 護 等 異 なるサービス 形 態 でそれぞれのデータ 情 報 管 理 が 必 要 であり 最 も 使 いこなしているのは 特 養 およ び 短 期 入 所 サービスである まだ 通 所 介 護 についてはデータ 入 力 が 十 分 でないため 相 互 の 情 報 連 絡 共 有 が 進 まないのが 実 情 である 今 後 は 通 所 介 護 サービスに 対 する ほ のぼの NEXT システムの 活 用 を 推 進 し 他 サービスとも 情 報 共 有 の 面 で 連 携 を 図 れるよ うにしていく また なりひらホームでは 現 在 は ほのぼの Silver であり 今 後 ほのぼの NEXT システムにアップグレードする 予 定 ではあるが 既 に 導 入 している 介 護 施 設 では ほのぼ の NEXT システムの 適 用 状 況 もそれぞれ 異 なっていて 当 然 使 い 方 の 工 夫 も 異 なって いる しかし 介 護 施 設 の 特 徴 を 生 かした 使 い 方 はあるものの いいところは 他 の 介 護 施 設 でも 取 り 入 れ システムをより 良 くするために 改 善 を 図 っていく そのために 各 介 護 施 設 間 の 情 報 交 換 を 進 め 連 携 をとり 法 人 として ほのぼの NEXT システムを 今 後 も ICT の 中 核 に 据 え 活 用 を 図 っていく