Ⅰ マイナンバー 制 度 の 概 要 1.マイナンバーって 何?? 国 民 の 一 人 ひとりに 12 桁 の 個 人 番 号 が 割 り 当 てられる 今 年 の10 月 5 日 から12 月 までに 住 民 票 がある 市 区 町 村 からマイナ ンバー 通 知 カードが 届 く 2. 何 に

10 分 +αでわかる マイナンバー 平 成 27 年 9 月 9 日 弁 護 士 法 人 エルティ 総 合 法 律 事 務 所 (この 文 書 の 著 作 権 は 弁 護 士 法 人 エルティ 総 合 法 律 事 務 所 に 帰 属 します )

Ⅰ マイナンバー 制 度 の 概 要 1.マイナンバーって 何?? 国 民 の 一 人 ひとりに 12 桁 の 個 人 番 号 が 割 り 当 てられる 今 年 の10 月 5 日 から12 月 までに 住 民 票 がある 市 区 町 村 からマイナ ンバー 通 知 カードが 届 く 2. 何 に 使 うの? マイナンバーについて 定 めた 法 律 の 名 前 は 行 政 手 続 における 特 定 の 個 人 を 識 別 するための 番 号 の 利 用 等 に 関 する 法 律 つまり マイナンバーは 行 政 で 使 うための 番 号 3. 行 政 手 続 といってもいろいろあるが 許 認 可 ごみ 水 道 学 校 警 察 消 防? マイナンバー 法 で 定 められた 業 務 でしか マイナンバーを 利 用 するこ とはできない( 行 政 なら 何 でもマイナンバーが 使 われるわけではない ) まず 社 会 保 障 税 災 害 対 策 の3 分 野 で 平 成 28 年 1 月 から 利 用 がスタートする ( 平 成 30 年 からは 金 融 機 関 の 預 金 口 座 や 特 定 健 康 診 断 等 にも 適 用 される ) 具 体 的 には 社 会 保 障 ( 年 金 医 療 労 働 福 祉 ) 年 金 の 資 格 取 得 や 確 認 給 付 雇 用 保 険 の 資 格 取 得 や 確 認 給 付 医 療 保 険 の 給 付 請 求 福 祉 分 野 の 給 付 生 活 保 護 など 1

年 金 については 情 報 漏 えい 事 故 を 起 こした 日 本 年 金 機 構 での 利 用 は 最 長 で 平 成 29 年 5 月 まで 先 送 りすることになったが 日 本 年 金 機 構 以 外 が 取 り 扱 う 確 定 企 業 年 金 や 農 業 者 年 金 はスケジュ ールの 変 更 なし 税 税 務 当 局 に 提 出 する 確 定 申 告 書 届 出 書 調 書 などに 記 載 税 務 当 局 の 内 部 事 務 など 災 害 対 策 被 災 者 生 活 再 建 支 援 金 の 支 給 被 災 者 台 帳 の 作 成 事 務 など 2

Ⅱ 企 業 がやらなければいけないこと 1. 税 金 や 社 会 保 険 の 事 務 に 関 して 従 業 員 や 顧 客 取 引 先 ( 個 人 の 場 合 ) からマイナンバーを 収 集 保 管 し 行 政 に 提 出 する 書 類 に 記 載 する 具 体 的 には (1) 従 業 員 (パート アルバイトを 含 む)に 給 与 を 支 払 ったら 支 払 った 相 手 のマイナンバーを 記 載 した 源 泉 徴 収 票 給 与 支 払 報 告 書 を 税 務 署 市 町 村 に 提 出 (2) 外 注 先 ( 個 人 )に 報 酬 を 支 払 ったら 支 払 った 相 手 のマイナンバーを 記 載 した 支 払 調 書 を 税 務 署 に 提 出 (3) 非 上 場 会 社 が 株 主 に 配 当 金 を 支 払 ったら 支 払 った 株 主 のマイナンバーを 記 載 した 支 払 調 書 を 税 務 署 に 提 出 (4) 従 業 員 が 入 社 退 職 したら 厚 生 年 金 雇 用 保 険 健 康 保 険 の 被 保 険 者 資 格 取 得 ( 喪 失 ) 届 に 従 業 員 やその 扶 養 家 族 のマイナンバーを 記 載 して 健 保 組 合 や ハローワークに 提 出 など 企 業 が 自 社 の 従 業 員 やその 家 族 外 注 先 のマイナンバーを 提 出 する 相 手 ( 公 的 機 関 )は 今 のところ 税 務 署 市 町 村 健 保 組 合 ハローワーク のみ(+ 年 金 機 構 ) 民 間 事 業 者 では 銀 行 証 券 会 社 保 険 会 社 のみが 利 子 配 当 剰 余 金 基 金 利 息 及 び 保 険 金 の 支 払 調 書 作 成 のために 顧 客 にマ イナンバーの 提 示 や 記 載 を 求 めることがある 3

2.マイナンバーの 取 扱 いは 厳 しい 規 制 がある マイナンバーは 個 人 の 収 入 や 医 療 情 報 などに 紐 付 くプライバシーの 度 合 いが 高 い 情 報 である 複 数 の 行 政 機 関 や 企 業 には 断 片 的 な 情 報 しか 存 在 しなくても マイナ ンバーをキーにこれらの 情 報 が 集 約 されて 悪 用 されると 大 きな 被 害 を 引 き 起 こすおそれがある そのため マイナンバーの 取 得 や 管 理 には 厳 しい 規 制 が 設 けられている 法 律 で 定 められた 目 的 ( 業 務 ) 以 外 で マイナンバーを 利 用 したり 第 三 者 に 提 供 してはならない (マイナンバーを 社 員 番 号 として 使 ったりしてはいけない) 法 律 で 定 められた 目 的 以 外 で 従 業 員 等 からマイナンバーを 収 集 取 得 したり( 提 供 を 求 めるのがNG) 保 管 することはできない その 裏 返 しとして 収 集 取 得 したマイナンバーが 不 要 になった ら 確 実 に 廃 棄 しなければならない 外 部 に 流 出 して 複 数 の 機 関 での 個 人 情 報 が 紐 付 けられると 大 き な 被 害 が 生 じるので 厳 重 な 管 理 が 義 務 付 けられている 一 言 でいえば 必 要 な 範 囲 でしか 取 り 扱 わない きちんと 管 理 す る ということが 求 められる 企 業 が 過 失 によってマイナンバーを 漏 えいさせてしまった 場 合 刑 事 罰 は 設 けられていないが 漏 えいされた 個 人 から 民 事 上 の 責 任 を 追 及 されるおそれはある 法 人 の 従 業 員 等 が その 業 務 に 関 してマイナンバーの 漏 えい 等 をした 場 合 に 使 用 者 への 両 罰 規 定 は 存 在 する 4

3.どう 対 応 したものか マイナンバーには1 収 集 取 得 2 利 用 提 供 3 保 管 4 廃 棄 という4 つの 段 階 があることと それぞれの 段 階 での 安 全 管 理 措 置 という 視 点 で 考 える 具 体 的 には 特 定 個 人 情 報 の 適 正 な 取 扱 いに 関 するガイドライン( 事 業 者 編 ) を 参 考 にするのがよい http://www.ppc.go.jp/files/pdf/261211guideline2.pdf 以 下 各 局 面 ごとに 見 てみる (1) 取 得 (と その 前 の 準 備 ) 個 人 番 号 を 取 り 扱 う 事 務 と 対 象 の 明 確 化 税 年 金 医 療 労 働 福 祉 に 関 連 して 税 務 署 市 町 村 健 保 組 合 ハローワーク に 提 出 する 書 類 がある 業 務 は マイナンバー を 取 り 扱 うと 考 えられる このような 視 点 で まずマイナンバーの 取 扱 いが 必 要 な 社 内 の 事 務 と 誰 の マイナンバーを 取 得 する 必 要 があるのか( 正 社 員 だけ でいいのか パートやアルバイトもいるのか 個 人 に 対 する 支 払 調 書 等 を 発 行 することはあるのか 等 )を 確 定 しておく 取 扱 い 責 任 者 の 明 確 化 マイナンバーを 取 り 扱 う 事 務 が 確 定 されたら その 担 当 部 署 担 当 者 ( 役 職 )も 明 確 にする 権 限 がはっきりしないまま マイナンバーが 含 まれたファイル 等 を 扱 う 従 業 員 がいる 状 況 は 避 ける 社 内 の 事 務 職 掌 や 権 限 に 関 する 規 程 を 整 備 することが 望 ましい マイナンバーを 収 集 する 時 期 < 原 則 > マイナンバーを 記 載 する 必 要 が 生 じたときに 取 得 する 5

税 務 署 等 に 提 出 する 書 類 を 作 り 始 める 瞬 間 まで 取 得 してはいけな いのか?? < 事 前 の 取 得 > 本 人 との 法 律 関 係 等 に 基 づき 個 人 番 号 関 係 事 務 の 発 生 が 予 想 され る 場 合 には 当 該 事 務 の 発 生 が 予 想 できた 時 点 で 個 人 番 号 の 提 供 を 求 めることが 可 能 である 新 たに 従 業 員 を 雇 用 すると 給 与 の 源 泉 徴 収 事 務 健 康 保 険 厚 生 年 金 保 険 届 出 事 務 等 に 伴 う 給 与 所 得 の 源 泉 徴 収 票 健 康 保 険 厚 生 年 金 保 険 被 保 険 者 資 格 取 得 届 等 の 作 成 事 務 が 発 生 すると 予 想 され るので 雇 用 した 時 点 で 個 人 番 号 の 提 供 を 求 めることが 可 能 今 年 の 年 末 調 整 や 来 年 3 月 の 確 定 申 告 に 向 けて 従 業 員 等 に 渡 す 書 類 はどうするのか は 後 述 する 本 人 確 認 マイナンバーが 漏 洩 した 場 合 でも 他 人 による なりすまし ができな いようにして 被 害 の 発 生 を 防 ぐことになっている そのために マイ ナンバーを 取 得 する 際 の 本 人 確 認 が 義 務 付 けられている 1 番 号 確 認 = 提 示 された 個 人 番 号 は 間 違 いなく 本 人 のものか 2 身 元 ( 実 存 ) 確 認 = 番 号 を 提 示 している 人 は 間 違 いなく 本 人 か をチェックしなければならない 1 市 町 村 から 送 付 された 個 人 番 号 通 知 カードや 自 治 体 で 発 行 される 個 人 番 号 カード 個 人 番 号 が 記 載 された 住 民 票 の 写 し 等 の 提 示 を 求 め ることになる (このような 書 類 等 を 見 ずに 本 人 から 番 号 を 聞 くだ けではNG) 6

2 継 続 的 な 雇 用 関 係 にある 従 業 員 の 場 合 は 通 常 採 用 時 に 身 元 確 認 をしており 雇 用 主 にとって2は 明 らかであると 考 えられるので あ えて 運 転 免 許 証 を 見 せろとか 言 う 必 要 は 無 い ただし そのような 前 提 を 欠 く 場 合 ( 例 えば 日 雇 いのアルバイト 等 )は 番 号 確 認 とともに 申 告 者 の 本 人 確 認 書 類 ( 個 人 番 号 カード 運 転 免 許 証 パスポート 等 )を 提 示 させて 確 認 する 必 要 がある http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/pdf/kakunin.pdf 利 用 目 的 の 明 示 取 得 の 際 には 利 用 目 的 を 明 示 する 必 要 がある(マイナンバーは 個 人 情 報 保 護 法 上 の 個 人 情 報 の 一 種 である) 取 得 時 に 示 さなかった 目 的 でも 当 初 の 利 用 目 的 と 相 当 の 関 連 性 を 有 すると 合 理 的 に 認 められる 範 囲 内 であれば 利 用 目 的 を 変 更 して 本 人 への 通 知 等 を 行 うことで 利 用 可 能 になる この 範 囲 を 超 える 変 更 は 本 人 の 同 意 を 取 り 直 す 必 要 がある ちなみに! マイナンバー 法 制 の 整 備 と 合 わせて 個 人 情 報 保 護 法 も 改 正 され 個 人 情 報 保 護 の 責 任 が 課 される 個 人 情 報 取 扱 事 業 者 の 範 囲 が 変 わった 従 来 は 6ヶ 月 以 内 に 取 り 扱 った 個 人 情 報 が5000 人 分 を 超 えない 者 は 個 人 情 報 取 扱 事 業 者 から 除 外 していたが 量 的 要 件 が 削 除 された ことから 個 人 情 報 を1 件 でも 扱 う 者 は 個 人 情 報 取 扱 事 業 者 とな り 得 る (2) 利 用 提 供 マイナンバーを 利 用 できる 業 務 は 法 律 で 限 定 されている 法 律 で 認 められた 以 外 の 業 務 には 仮 に 本 人 の 同 意 があっても 利 用 し てはならない 7

マイナンバーの 記 録 も マイナンバー 関 係 事 務 に 必 要 な 範 囲 でのみ 作 成 できる 委 託 経 理 や 税 務 等 の 事 務 を 社 外 の 業 者 や 税 理 士 等 に 委 託 している 場 合 には 委 託 先 に 従 業 員 等 のマイナンバーを 含 むデータを 渡 すことが 必 要 になる この 場 合 委 託 先 での 安 全 管 理 措 置 が 適 切 に 講 じられるよう 委 託 先 に 対 する 必 要 かつ 適 切 な 監 督 を 行 わなければならない 委 託 先 において 委 託 者 自 らが 負 う 安 全 管 理 措 置 と 同 等 の 措 置 が 講 じられるよう 必 要 かつ 適 切 な 監 督 を 行 わなければならない 必 要 かつ 適 切 な 監 督 とは? 委 託 先 の 適 切 な 選 定 安 全 管 理 措 置 に 関 する 委 託 契 約 の 締 結 委 託 先 における 特 定 個 人 情 報 の 取 扱 い 状 況 の 把 握 が 含 まれる 1 委 託 先 の 選 定 委 託 先 において 委 託 者 自 らが 果 たすべき 安 全 管 理 措 置 と 同 等 の 措 置 が 講 じられるか あらかじめ 確 認 しなければならない 委 託 によって 自 社 の 管 理 責 任 が 軽 減 されるわけではない 委 託 先 は 自 社 内 で 処 理 するのであれば 構 築 しなければならない レベルと 同 等 の 安 全 管 理 措 置 を 取 れるかを 確 認 する(そのレベル に 満 たないところに 委 託 してしまったら 自 社 の 管 理 責 任 を 問 わ れる ) 具 体 的 な 確 認 事 項 としては 委 託 先 の 設 備 技 術 水 準 従 業 者 ( 従 業 員 だけでなく 役 員 や 派 遣 社 員 等 も 含 まれる )に 対 する 監 督 教 育 の 状 況 その 他 委 託 先 の 経 営 環 境 等 が 挙 げられる 2 委 託 契 約 の 締 結 8

秘 密 保 持 義 務 事 業 所 内 からの 特 定 個 人 情 報 の 持 ち 出 しの 禁 止 特 定 個 人 情 報 の 目 的 外 利 用 の 禁 止 再 委 託 の 条 件 漏 えい 等 が 発 生 した 場 合 の 委 託 先 の 責 任 委 託 契 約 終 了 後 の 情 報 の 返 却 又 は 廃 棄 従 業 者 に 対 する 監 督 教 育 契 約 内 容 の 遵 守 状 況 について 報 告 を 求 める 規 定 等 を 盛 り 込 んだ 委 託 契 約 を 結 ぶ また これらの 契 約 内 容 のほか 個 人 情 報 を 取 り 扱 う 従 業 者 の 明 確 化 委 託 者 が 委 託 先 に 対 して 実 地 の 調 査 を 行 うことができる 規 定 等 を 盛 り 込 むことが 望 ましい 再 委 託 委 託 を 受 けた 者 は 委 託 者 の 許 諾 を 得 た 場 合 に 限 り 再 委 託 をす ることができる 再 委 託 を 受 けた 者 も 最 初 の 委 託 者 の 許 諾 を 得 た 場 合 に 限 り その 事 務 を 更 に 再 委 託 することができる 更 に 再 委 託 をする 場 合 も その 許 諾 を 得 る 相 手 は 最 初 の 委 託 者 である 最 初 の 委 託 者 の 監 督 義 務 には 再 委 託 の 適 否 だけではなく 委 託 先 が 再 ( 再 々 ) 委 託 先 に 対 して 必 要 かつ 適 切 な 監 督 を 行 っているかどうか を 監 督 することも 含 まれる したがって 直 接 の 委 託 先 に 対 する 監 督 義 務 だけではなく 再 ( 再 々 ) 委 託 先 に 対 しても 間 接 的 に 監 督 義 務 を 負 うこととなる (3) 保 管 廃 棄 所 管 法 令 等 において 定 められている 保 存 期 間 等 を 経 過 したとき に 個 人 番 号 をできるだけ 速 やかに 復 元 できない 手 段 で 削 除 又 は 廃 棄 する ( 保 存 期 間 経 過 前 に 廃 棄 したら 法 令 違 反 になってしまう!) 要 するに 保 存 しておく 義 務 必 要 がなくなったら 廃 棄 する 必 要 がなくなったのに 残 しておいてはいけない 9

例 えば 退 職 した 従 業 員 の 源 泉 徴 収 票 や 扶 養 控 除 等 申 告 書 は 退 職 7 年 間 保 存 する 義 務 があるので その 期 間 経 過 後 に 廃 棄 することに なる 4. 今 年 の 年 末 調 整 や 来 年 3 月 の 確 定 申 告 前 に 従 業 員 に 渡 す 書 類 のマイ ナンバー 対 応 は 必 要 か? (1) 税 関 係 税 務 署 に 提 出 する 源 泉 徴 収 票 や 支 払 調 書 等 の 法 定 調 書 は 平 成 28 年 1 月 以 降 の 金 銭 の 支 払 等 に 係 るもの から マイナンバーを 記 載 することになっている https://www.nta.go.jp/mynumberinfo/faq/04kokuzeikankei.h tm#a2-4 平 成 28 年 1 月 に 税 務 署 に 提 出 する 源 泉 徴 収 票 や 支 払 調 書 等 は 平 成 27 年 12 月 まで の 金 銭 の 支 払 等 に 係 るものなので マイナン バーの 記 載 は 不 要 ただし 平 成 28 年 1 月 以 降 に 退 職 した 従 業 員 の 退 職 金 源 泉 徴 収 票 には 記 載 が 必 要 になるので マイナンバーの 取 得 が 必 要 (2) 社 会 保 険 関 係 雇 用 保 険 の 被 保 険 者 資 格 取 得 / 喪 失 届 は 平 成 28 年 1 月 1 日 提 出 分 から マイナンバーの 記 載 が 必 要 健 康 保 険 厚 生 年 金 保 険 被 保 険 者 資 格 取 得 / 喪 失 届 は 手 続 全 体 の 見 直 しが 行 われている 関 係 で マイナンバーの 記 載 は 平 成 29 年 1 月 1 日 提 出 分 からとなる 健 康 保 険 厚 生 年 金 については 平 成 28 年 中 は 記 載 不 要 ( 参 照 資 料 ) http://www.mhlw.go.jp/file/06-seisakujouhou-12600000- Seisakutoukatsukan/0000082038.pdf 10

Ⅲ 安 全 管 理 措 置 1. 安 全 管 理 措 置 とは? 個 人 番 号 及 びこれと 紐 づいた 個 人 の 情 報 の 漏 えい 滅 失 又 は 毀 損 の 防 止 等 のための 安 全 管 理 措 置 を 取 る 義 務 がある 安 全 管 理 措 置 は 組 織 的 安 全 管 理 措 置 人 的 安 全 管 理 措 置 物 理 的 安 全 管 理 措 置 技 術 的 安 全 管 理 措 置 の4つに 分 けて 整 理 されて いる ある 措 置 が4つのどれに 当 てはまるかというのが 問 題 ではなく 必 要 な 措 置 を 考 える 出 発 点 が4つある と 考 えるもの 1 組 織 的 安 全 管 理 措 置 会 社 の 組 織 として きちんとマイナンバーを 取 り 扱 う 体 制 を 作 る 社 内 規 程 の 整 備 情 報 取 扱 いの 責 任 と 権 限 の 明 確 化 不 正 や 事 故 の 兆 候 があったときの 報 告 体 制 の 整 備 また 単 に 規 程 や 体 制 を 作 るだけではなく 実 際 の 運 用 が 正 しく 行 われているかを 記 録 し 監 査 する 体 制 を 求 める 2 人 的 安 全 管 理 措 置 マイナンバーを 取 り 扱 う 人 ( 従 業 員 )が 正 しい 知 識 と 理 解 に 基 づいて 業 務 を 行 うよう 教 育 監 督 したり 契 約 や 就 業 規 則 を 定 めて おく 3 物 理 的 安 全 管 理 措 置 権 限 の 無 い 人 がマイナンバーを 見 たり 持 ち 出 したりすることを 物 理 的 に 防 止 する 措 置 ( 施 錠 入 退 室 管 理 遮 蔽 ( 間 仕 切 り) など) また マイナンバーが 書 かれた 書 類 が 不 要 になったら これを 破 棄 することなども 含 む 4 技 術 的 安 全 管 理 措 置 11

PCやサーバ 上 にマイナンバーの 情 報 を 保 存 していたり ネットワ ークを 介 してマイナンバーのデータをやり 取 りする 場 合 に 権 限 の 無 い 人 がそのデータを 取 得 できないような 技 術 的 な 手 段 (アク セス 制 御 や 不 正 アクセスの 防 止 など) 2. 局 面 ごとの 安 全 管 理 措 置 (1) 全 局 面 を 通 して ( 組 織 的 安 全 管 理 措 置 ) 最 低 限 マイナンバーを 取 り 扱 う 事 務 の 担 当 者 と 責 任 者 は 分 けるべきである ( 全 部 のデータを 握 っている 人 が 一 人 だけだと その 一 人 が 悪 意 を 持 って 行 動 したら 阻 止 できない そのような 体 制 にしていたことが 会 社 の 過 失 として 追 及 される 可 能 性 もある ) マイナンバーを 含 む 個 人 情 報 の 取 扱 い 状 況 が 分 かる 記 録 を 保 存 する (その 記 録 自 体 には 個 人 情 報 は 記 載 しない ) 情 報 漏 えい 等 が 発 生 したときに 従 業 者 から 責 任 ある 立 場 の 者 に 対 する 報 告 連 絡 体 制 をあらかじめ 確 認 しておく 責 任 ある 立 場 の 者 が 特 定 個 人 情 報 等 の 取 扱 い 状 況 について 定 期 的 に 点 検 を 行 う ( 人 的 安 全 管 理 措 置 ) マイナンバーを 含 む 個 人 情 報 が 取 扱 い 規 程 等 に 基 づき 適 正 に 取 り 扱 われるよう 事 務 取 扱 担 当 者 に 対 して 必 要 かつ 適 切 な 監 督 を 行 う 事 務 取 扱 担 当 者 に 個 人 情 報 の 適 正 な 取 扱 いを 周 知 徹 底 するとともに 適 切 な 教 育 を 行 う *マイナンバーを 含 む 個 人 情 報 等 の 取 扱 いに 関 する 留 意 事 項 等 につ いて 従 業 者 に 定 期 的 な 研 修 等 を 行 う 12

*マイナンバーを 含 む 個 人 情 報 等 についての 秘 密 保 持 に 関 する 事 項 を 就 業 規 則 等 に 盛 り 込 む (2) 取 得 利 用 の 局 面 ( 物 理 的 / 技 術 的 安 全 管 理 措 置 ) 郵 便 で 送 る 場 合 発 信 と 受 領 が 確 認 できる 手 段 ( 書 留 など)で 封 筒 の 封 緘 目 隠 しシールの 貼 付 などをする オンラインでのやり 取 り 場 合 は 暗 号 化 された 通 信 を 利 用 (SSL/TSL など)する 個 人 情 報 が 記 録 された 電 子 媒 体 又 は 書 類 等 を 持 ち 出 す 場 合 パスワードの 設 定 封 筒 に 封 入 し 鞄 に 入 れて 搬 送 する 等 紛 失 盗 難 等 を 防 ぐための 安 全 な 方 策 を 講 ずる 持 ち 出 し とは 特 定 個 人 情 報 等 を 管 理 区 域 又 は 取 扱 い 区 域 の 外 へ 移 動 させることをいい 事 業 所 内 での 移 動 等 であっても 紛 失 盗 難 等 に 留 意 する 必 要 がある (3) 保 管 の 局 面 ( 物 理 的 安 全 管 理 措 置 ) 個 人 情 報 を 取 り 扱 う 情 報 システムを 管 理 する 区 域 及 び 特 定 個 人 情 報 等 を 取 り 扱 う 事 務 を 実 施 する 区 域 ( 以 下 取 扱 い 区 域 という )を 明 確 にする * 入 退 室 管 理 及 び 管 理 区 域 へ 持 ち 込 む 機 器 等 の 制 限 *ICカード ナンバーキー 等 による 入 退 室 管 理 システムの 設 置 * 壁 又 は 間 仕 切 り 等 の 設 置 及 び 座 席 配 置 の 工 夫 機 器 及 び 電 子 媒 体 等 の 盗 難 等 の 防 止 13

* 個 人 情 報 等 を 取 り 扱 う 機 器 電 子 媒 体 又 は 書 類 等 を 施 錠 できるキャ ビネット 書 庫 等 に 保 管 する * 個 人 情 報 ファイルを 取 り 扱 う 機 器 は セキュリティワイヤー 等 により 固 定 する ( 技 術 的 安 全 管 理 措 置 ) 個 人 情 報 を 取 り 扱 うPCは 限 定 し その 機 器 を 取 り 扱 うことができる 担 当 者 も 限 定 する(アクセス 制 限 )ことが 望 ましい 特 定 個 人 情 報 等 を 取 り 扱 う 情 報 システムは 事 務 取 扱 担 当 者 が 正 当 な アクセス 権 を 有 する 者 であることを 認 証 する ユーザーID パスワード 磁 気 ICカード 等 外 部 からの 不 正 アクセス 又 は 不 正 ソフトウェアから 保 護 する 仕 組 みを 導 入 し 適 切 に 運 用 する * 外 部 ネットワークとの 間 にファイアウォールを 設 置 する *セキュリティ 対 策 ソフトウェア(ウイルス 対 策 ソフトウェア)を 導 入 する *セキュリティ 対 策 ソフトウェアの 機 能 で 入 出 力 データにおける 不 正 ソフトウェアの 有 無 を 確 認 する * 機 器 やソフトウェア 等 に 標 準 装 備 されている 自 動 更 新 機 能 等 の 活 用 により ソフトウェアを 最 新 の 状 態 に 維 持 する *ログ 等 の 分 析 を 定 期 的 に 行 い 不 正 アクセス 等 を 検 知 する < 廃 棄 の 局 面 > マイナンバーを 含 む 個 人 情 報 を 削 除 廃 棄 したことを 責 任 ある 立 場 の 者 が 確 認 する 削 除 又 は 廃 棄 した 記 録 を 保 存 する また これらの 作 業 を 委 託 する 場 合 には 委 託 先 が 確 実 に 削 除 又 は 廃 棄 したことについて 証 明 書 等 に より 確 認 する 14

紙 媒 体 を 廃 棄 する 場 合 焼 却 又 は 溶 解 等 の 復 元 不 可 能 な 手 段 を 採 用 す る 電 子 データを 廃 棄 する 場 合 は 専 用 のデータ 削 除 ソフトウェアの 利 用 又 は 物 理 的 な 破 壊 等 により 復 元 不 可 能 な 手 段 を 採 用 する Ⅳ そういえば 法 人 番 号 というのもありまして マイナンバーと 同 じタイミングで 法 人 には 法 人 番 号 (13 桁 )が 配 番 されて 国 税 庁 から 通 知 される マイナンバーと 違 い 一 般 公 開 される( 国 税 庁 のHPで 公 開 される) 利 用 目 的 も 限 定 されていない 顧 客 管 理 のインデックスにするとか 自 由 に 使 ってよい 法 人 の 取 引 先 に 報 酬 を 支 払 ったような 場 合 は 支 払 調 書 に 相 手 方 の 法 人 番 号 を 記 載 する 義 務 がある ( 支 払 先 が 個 人 であればマイナンバーを 法 人 であれば 法 人 番 号 を 記 載 する) ( 参 照 資 料 ) https://www.nta.go.jp/mynumberinfo/pdf/houjinbangou_gaiyou.pdf 15