事 業 者 が 行 うべきマイナンバー 制 度 への 対 応 ~ 平 成 28 年 1 月 の 運 用 開 始 に 備 えて~ 2015 年 4 月 6 日 松 田 綜 合 法 律 事 務 所 弁 護 士 森 田 岳 人 1 はじめに 平 成 28 年 1 月 からのマイナンバー 制 度 の 運 用 開 始 がいよいよ 近 づいてきました 本 稿 では 事 業 者 の 皆 様 向 けに マイナンバー 制 度 の 概 要 と 運 用 開 始 までに 事 業 者 の 皆 様 が 準 備 しなければならないポイントを 解 説 します 2 マイナンバー 制 度 とは マイナンバー 制 度 を 基 礎 づける 法 律 は 平 成 2 5 年 5 月 成 立 した 行 政 手 続 における 特 定 の 個 人 を 識 別 するための 番 号 の 利 用 等 に 関 する 法 律 ( 以 下 番 号 法 といいます)を 中 心 とする 関 連 4 法 です マイナンバー 制 度 とは 社 会 保 障 税 番 号 制 度 とも 呼 ばれ 住 民 登 録 をしている 全 ての 住 民 には12 桁 の 個 人 番 号 ( 以 下 マイナンバー といいます)が 全 ての 法 人 には13 桁 の 法 人 番 号 という 番 号 が 付 され 当 該 番 号 を 利 用 すること で 社 会 保 障 税 災 害 対 策 の 分 野 で 1 行 政 の 効 率 化 2 国 民 の 利 便 性 の 向 上 3 公 平 公 正 な 社 会 の 実 現 を 目 的 として 導 入 されたものです 3 民 間 事 業 者 によるマイナンバーの 取 り 扱 い マイナンバーは 上 記 のとおり 基 本 的 には 社 会 保 障 税 災 害 対 策 の 分 野 における 行 政 手 続 で 利 用 されるものであり 民 間 の 事 業 者 が 自 らの 事 業 のために 利 用 することは 現 行 法 上 は 予 定 され ていません 1 しかし 事 業 者 は 従 業 員 の 健 康 保 険 や 厚 生 年 金 等 の 加 入 手 続 きや 給 与 の 源 泉 徴 収 票 の 作 成 等 の 事 務 作 業 を 行 っており これらの 行 政 当 局 に 提 出 する 書 類 にマイナンバーの 記 載 が 義 務 付 けられ る 結 果 必 然 的 に 事 業 者 もマイナンバーを 取 り 扱 うことになります 例 えば 事 業 者 は 毎 年 源 泉 徴 収 票 を 作 成 して 税 務 署 に 提 出 していますが この 源 泉 徴 収 票 にマイ ナンバーを 記 載 しなければならなくなります そ うすると 事 業 者 としては 従 業 員 からマイナン バーの 提 供 を 受 け 保 管 し 源 泉 徴 収 票 に 転 記 す 1 ただし 平 成 27 年 3 月 10 日 に 閣 議 決 定 されたマイ ナンバー 法 改 正 案 では 金 融 機 関 の 預 金 口 座 や 医 療 分 野 の 一 部 において マイナンバーを 利 用 できるようになり ます 1
るという 作 業 がどうしても 必 要 になるのです 事 業 者 が 作 成 する 書 類 の 中 で マイナンバーの 記 り 扱 う 以 上 番 号 法 による 厳 格 な 規 制 に 服 するこ ととなっているのです 載 が 必 要 となる 書 類 の 例 は 以 下 のとおりです 民 間 の 事 業 者 がマイナンバーを 取 り 扱 う 上 で 注 税 務 関 係 意 すべき 点 は 以 下 のとおりです 給 与 所 得 の 源 泉 徴 収 票 退 職 所 得 の 源 泉 聴 取 票 給 与 所 得 者 の 扶 養 控 除 等 ( 異 動 ) 申 告 書 給 与 所 得 者 の 保 険 料 控 除 申 告 書 兼 給 与 所 得 者 の (1)マイナンバーを 従 業 員 などから 取 得 する 際 の 利 用 目 的 の 明 示 と 厳 格 な 本 人 確 認 マイナンバーを 従 業 員 などから 取 得 する 際 には 配 偶 者 特 別 控 除 申 告 書 雇 用 保 険 関 連 等 利 用 目 的 を 明 示 する 必 要 があります( 個 人 情 報 保 護 法 第 18 条 ) 例 えば 源 泉 徴 収 票 作 成 事 務 健 康 保 険 厚 生 年 金 保 険 届 出 事 務 などです 明 示 雇 用 保 険 被 保 険 者 資 格 取 得 届 雇 用 保 険 被 保 険 者 資 格 喪 失 届 氏 名 変 更 届 等 する 方 法 は 社 内 文 書 社 内 LAN 等 があります それから 重 要 なのは マイナンバーを 取 得 する 際 に 厳 格 な 本 人 確 認 が 必 要 となることです( 番 健 康 保 険 厚 生 年 金 保 険 関 連 健 康 保 険 厚 生 年 金 保 険 被 保 険 者 資 格 取 得 届 健 康 保 険 被 扶 養 者 ( 異 動 ) 届 国 民 年 金 第 3 号 号 法 第 16 条 ) 本 人 確 認 には 1 取 得 するマイナ ンバーが 正 しい 番 号 であるかどうかの 確 認 ( 番 号 確 認 )と 2 手 続 きを 行 っている 者 が 番 号 の 正 し 被 保 険 者 関 係 届 等 い 持 ち 主 であることの 確 認 ( 身 元 確 認 )の2つの 4 マイナンバーを 取 り 扱 う 事 業 者 が 注 意 すべき 事 項 上 記 3に 記 載 した 書 類 にマイナンバーを 記 載 す るという 事 務 作 業 だけであれば 記 載 事 項 が 一 つ 増 えるだけですので 事 業 者 の 負 担 が 著 しく 増 加 するというものではありません しかし マイナンバー 制 度 は 非 常 に 便 利 な 制 度 である 反 面 多 くの 国 民 から 個 人 情 報 が 外 部 に 漏 れるのではないか 他 人 のマイナンバーでなり すましが 起 こるのではないか といった 強 い 懸 念 が 寄 せられました そこで 番 号 法 では マイナ ンバーを 個 人 情 報 保 護 法 における 個 人 情 報 よ りも 一 段 上 の 保 護 対 象 と 位 置 づけ より 厳 格 な 規 制 がされることとなりました その 結 果 民 間 の 事 業 者 も マイナンバーを 取 意 味 が 含 まれています この 番 号 確 認 と 身 元 確 認 のために 必 要 とされる 書 類 は 番 号 法 施 行 令 や 番 号 法 施 行 規 則 で 具 体 的 に 定 められており 原 則 として 事 業 者 は 定 められ た 書 類 を 確 認 しなければなりません 例 えば 平 成 27 年 10 月 に 地 方 自 治 体 から 全 住 民 に 送 付 さ れる 通 知 カード の 提 供 を 受 けて 番 号 確 認 を 行 い さらに 運 転 免 許 証 の 提 供 を 受 けて 身 元 確 認 を 行 うなどです ただし 雇 用 関 係 にあるなどの 事 情 を 勘 案 し 人 違 いでないことが 明 らかなときは 身 元 確 認 書 類 は 要 しないとされていますので( 番 号 法 規 則 第 3 条 第 5 項 ) 上 記 の 例 では 運 転 免 許 証 を 省 略 しても 許 される 場 合 が 多 いでしょう (2)マイナンバーの 利 用 提 供 収 集 保 管 の 制 限 2
マイナンバーは 上 記 のとおり 社 会 保 障 税 災 害 対 策 のために 利 用 されるものですから それ 以 外 の 利 用 は 禁 じられています たとえマイナン バー 提 供 者 の 同 意 があったとしても 許 されません ( 事 業 者 編 ) 2 に 詳 細 に 記 載 されていますが 要 点 は 以 下 のとおりです ただし 従 業 員 の 数 が10 0 人 以 下 の 小 規 模 事 業 者 の 場 合 には 安 全 管 理 措 置 が 軽 減 されています 事 業 者 は 番 号 法 で 許 された 目 的 以 外 の 目 的 で 従 業 員 にマイナンバーの 提 供 を 要 求 し 収 集 利 用 保 管 することはできません( 番 号 法 第 9 条 第 15 条 第 20 条 ) 例 えば 従 業 員 が 引 っ 越 した 場 合 に 新 しい 住 基 本 方 針 の 策 定 基 本 方 針 では マイナンバー 等 の 保 護 に 関 する 基 本 理 念 を 明 確 にします ただし 義 務 とまでは されていません 所 確 認 のために 住 民 票 を 提 出 させる 業 務 フローを 有 する 事 業 者 が マイナンバーが 記 載 された 住 民 票 を 受 け 取 ってしまった 場 合 には 目 的 外 のマイ ナンバーの 収 集 保 管 となり 番 号 法 に 違 反 する おそれがあります また 番 号 法 上 許 された 目 的 で 従 業 員 のマイナ ンバーを 保 管 していたとしても 当 該 従 業 員 の 退 取 扱 規 程 等 の 策 定 マイナンバー 等 を 取 り 扱 う 場 合 のマニュアルや 業 務 フローなどの 手 順 を 示 した 文 書 を 用 意 し 従 業 員 が 容 易 に 参 照 できるようにする 必 要 がありま す ガイドラインでは 事 業 者 の 義 務 と 位 置 づけら れています 職 後 は 当 該 従 業 員 のマイナンバーを 保 管 する 理 由 がなくなってしまうので データベース 等 から 削 除 しなければなりません また マイナンバー を 記 載 した 書 類 が 法 令 上 の 保 存 期 限 を 経 過 した 場 合 には 当 該 書 類 を 廃 棄 するか マイナンバーが 組 織 的 安 全 管 理 措 置 担 当 者 を 明 確 にして 担 当 者 以 外 がマイナンバ ー 等 を 取 り 扱 うことのないような 仕 組 みを 構 築 す る 必 要 があります 記 載 された 部 分 をマスキング 等 するなどの 措 置 が 必 要 になります これまでの 業 務 フローの 中 で 必 要 もないのに 人 的 安 全 管 理 措 置 従 業 員 の 監 督 教 育 が 必 要 です マイナンバーを 取 得 したり 保 管 し 続 けたりする ことがないかを 点 検 する 必 要 があるでしょう 物 理 的 安 全 管 理 措 置 マイナンバー 等 の 漏 えい 盗 難 等 を 防 ぐ 措 置 で (3) 安 全 管 理 措 置 事 業 者 は マイナンバーの 漏 えい 滅 失 毀 損 の 防 止 その 他 の 適 切 な 管 理 のために 必 要 かつ 適 切 な 安 全 管 理 措 置 を 講 じなければなりませんし 担 当 者 以 外 が 特 定 個 人 情 報 等 を 取 り 扱 うことがで きない 工 夫 を 行 うことです 例 えば 壁 や 間 仕 切 りの 設 置 鍵 付 きのキャビネットに 書 類 を 保 管 す る 等 です 従 業 員 に 対 して 必 要 かつ 適 切 な 監 督 を 行 わなけれ ばなりません( 番 号 法 第 12 条 第 33 条 第 3 4 条 個 人 情 報 保 護 法 第 20 条 第 21 条 ) 安 全 管 理 措 置 の 具 体 的 な 内 容 については 特 定 個 人 情 報 の 適 正 な 取 り 扱 いに 関 するガイドライン 技 術 的 安 全 管 理 措 置 マイナンバー 等 が 入 力 されたデータへのアクセ ス 制 御 を 行 うことや ウィルス 対 策 ソフトウェア 2 http://www.ppc.go.jp/files/pdf/261211guideline2.pdf 3
等 を 導 入 すること 等 です ード )が 送 付 されます そして 平 成 28 年 1 月 から 税 務 関 係 書 類 と 雇 (4) 事 務 委 託 先 再 委 託 先 の 安 全 管 理 措 置 社 会 保 障 税 に 関 する 手 続 書 類 の 作 成 事 務 の 全 部 又 は 一 部 を 外 部 ( 例 えば 社 会 保 険 労 務 士 )に 委 託 している 事 業 者 も 多 いと 思 われます その 場 合 に 事 業 者 は 委 託 先 で 委 託 者 自 らが 果 たすべき 安 全 管 理 措 置 と 同 等 の 措 置 が 講 じられるように 必 要 かつ 適 切 な 監 督 を 行 わなければなりません 再 委 託 先 に 対 しても 同 様 です ( 番 号 法 第 10 条 用 保 険 関 係 書 類 へのマイナンバーの 記 載 が 始 まり ます また 平 成 29 年 1 月 からは 健 康 保 険 厚 生 年 金 保 険 関 係 書 類 へのマイナンバーの 記 載 が 始 ま ります 健 康 保 険 厚 生 年 金 保 険 関 係 書 類 への 記 載 が1 年 遅 れとなっているのは 年 金 機 構 のシス テム 刷 新 による 様 式 変 更 が 控 えていることと 事 業 者 の 負 担 軽 減 を 考 慮 したためです 第 11 条 個 人 情 報 保 護 法 第 22 条 ) 具 体 的 には 1 委 託 先 の 適 切 な 選 定 2 委 託 先 に 安 全 管 理 措 置 を 遵 守 させるために 必 要 な 契 約 の 締 結 3 委 託 先 における 特 定 個 人 情 報 の 取 り 扱 い 状 況 の 把 握 が 必 要 です 事 業 者 が 平 成 28 年 1 月 からマイナンバーの 取 り 扱 いを 円 滑 に 行 うためには 平 成 27 年 末 ま でに 業 務 フローの 確 定 安 全 管 理 措 置 従 業 員 へ の 周 知 等 の 準 備 作 業 を 終 えておく 必 要 があるでし ょう (5) 罰 則 個 人 情 報 保 護 法 と 比 較 し 番 号 法 では 漏 えい 等 の 罰 則 が 厳 格 化 されています( 番 号 法 第 67 条 か ら 第 75 条 ) 例 えば マイナンバー 等 の 取 扱 事 務 に 従 事 して いた 者 が 正 当 な 理 由 がないのに マイナンバー を 含 む 特 定 個 人 情 報 ファイルを 提 供 したときには 4 年 以 下 の 懲 役 若 しくは200 万 円 以 下 の 罰 金 又 はその 両 方 が 科 されることになります( 番 号 法 第 67 条 ) また 事 業 者 が 特 定 個 人 情 報 保 護 委 員 会 から 改 善 命 令 等 ( 番 号 法 第 51 条 第 2 項 3 項 )を 受 け たにもかかわらず 当 該 命 令 に 違 反 した 場 合 には 2 年 以 下 の 懲 役 または50 万 円 以 下 の 罰 金 が 科 さ れます( 番 号 法 第 73 条 ) 5 マイナンバー 制 度 の 運 用 開 始 までの スケジュール 平 成 27 年 10 月 には 各 地 方 自 治 体 から 住 民 に 対 し マイナンバーが 記 載 された 書 類 ( 通 知 カ なお 源 泉 徴 収 票 に 従 業 員 のマイナンバーを 記 載 して 提 出 するのは 平 成 28 年 1 月 末 ではなく 平 成 29 年 1 月 末 からになるため 平 成 28 年 1 月 末 までに 従 業 員 全 員 からマイナンバーを 取 得 す る 必 要 はありません しかし 平 成 28 年 1 月 以 降 新 規 に 従 業 員 を 雇 用 した 場 合 や 従 業 員 が 退 職 した 場 合 には マイ ナンバーを 記 載 する 書 類 の 作 成 作 業 が 生 じますの で やはり 平 成 27 年 末 までに 準 備 を 整 えておく 必 要 があります 6 最 後 に マイナンバー 制 度 については 国 も 広 報 に 力 を いれておりますので 以 下 のリンク 集 にある 資 料 を 参 考 にしていただければ 必 要 な 情 報 は 取 得 で きます ただ 下 記 の 資 料 には 抽 象 的 にしか 説 明 されて いない 事 項 もありますし また 事 業 者 ごとに 事 業 の 特 性 に 応 じて 社 内 規 定 や 業 務 フローを 検 討 策 定 しなければならないことから 実 際 のマイナン 4
バー 制 度 への 対 応 準 備 には それなりに 時 間 がか かると 思 われます 事 業 者 の 皆 様 は マイナンバー 制 度 の 運 用 開 始 までのロードマップの 作 成 とタスクの 整 理 を 早 急 に 行 い 準 備 を 進 めていただきたいと 思 います 国 税 庁 社 会 保 障 税 番 号 制 度 <マイナンバー >について https://www.nta.go.jp/sonota/sonota/osirase/my numberinfo/index.htm 申 請 書 法 定 調 書 の 様 式 案 も 掲 載 されています 参 考 リンク 集 政 府 広 報 オンライン 特 集 社 会 保 障 税 番 号 制 度 マイナンバー 事 業 者 編 http://www.gov-online.go.jp/tokusyu/mynumber/ corp/ わかりやすいサイトです 厚 生 労 働 省 社 会 保 障 税 番 号 制 度 の 導 入 に 向 けて( 社 会 保 障 分 野 )~ 事 業 主 の 皆 様 へ~ http://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/ 0000063273.html 雇 用 保 険 関 係 健 康 保 険 関 係 年 金 関 係 の 様 式 案 も 掲 載 されています 特 定 個 人 情 報 保 護 委 員 会 特 定 個 人 情 報 の 適 正 な 取 扱 いに 関 するガイドライン http://www.ppc.go.jp/legal/policy/ マイナンバー 制 度 への 対 応 に 関 する 最 も 重 要 な ガイドラインです この 記 事 に 関 するお 問 い 合 わせ ご 照 会 は 以 下 の 連 絡 先 までご 連 絡 ください 弁 護 士 森 田 岳 人 morita@jmatsuda-law.com 内 閣 官 房 マイナンバー 社 会 保 障 税 番 号 制 度 http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/ ポータルサイトとしては 一 番 充 実 しています よ 松 田 綜 合 法 律 事 務 所 100-0004 東 京 都 千 代 田 区 大 手 町 二 丁 目 6 番 1 号 朝 日 生 命 大 手 町 ビル7 階 電 話 :03-3272-0101 FAX:03-3272-0102 くある 質 問 (FAQ)も 参 考 になります この 記 事 に 記 載 されている 情 報 は 依 頼 者 及 び 関 係 当 事 者 のための 一 般 的 な 情 報 として 作 成 されたも のであり 教 養 及 び 参 考 情 報 の 提 供 のみを 目 的 とします いかなる 場 合 も 当 該 情 報 について 法 律 アド バイスとして 依 拠 し 又 はそのように 解 釈 されないよう また 個 別 な 事 実 関 係 に 基 づく 具 体 的 な 法 律 アドバイスなしに 行 為 されないようご 留 意 下 さい 5