2015-30 第 15 号 2015 年 6 月 12 日 団 体 年 金 サービス 部 確 定 給 付 企 業 年 金 ( 規 約 型 基 金 型 ) における マ イナンバー 制 度 の 概 要 と 検 討 状 況 に ついて 平 成 25 年 5 月 31 日 付 で 公 布 さ れ た 行 政 手 続 に お け る 特 定 の 個 人 を 識 別 す る た め の 番 号 の 利 用 等 に 関 する 法 律 ( = 番 号 法 ) に 基 づき 平 成 28 年 1 月 よ り 番 号 利 用 が 開 始 されます 今 回 マイナンバー 制 度 の 概 要 と 確 定 給 付 企 業 年 金 に お け る 対 応 及 び 検 討 状 況 等 についてご 連 絡 い た し ま す 以 上
確 定 給 付 企 業 年 金 ( 規 約 型 基 金 型 ) マイナンバー 制 度 の 概 要 と 検 討 状 況 ( 社 会 保 障 税 番 号 制 度 ) < ご 留 意 事 項 > 本 資 料 は 現 時 点 におけるマイナンバー 制 度 の 概 要 検 討 状 況 について 記 載 したものです 実 務 に 影 響 する 具 体 的 な 事 務 取 扱 い 等 につきましては 関 係 各 所 の 検 討 状 況 も 踏 まえて 改 めてご 連 絡 いたします 本 資 料 は 特 段 の 断 りがない 限 り 2015 年 6 月 1 日 現 在 の 法 令 等 にもとづいたものであり 将 来 的 に 変 更 されることがあります 本 資 料 に 関 する 権 利 は 当 社 に 帰 属 し 当 資 料 の 一 部 または 全 部 の 無 断 複 写 複 製 第 三 者 への 開 示 を 禁 じます 2015 年 6 月 12 日 第 一 生 命 保 険 株 式 会 社 企 業 年 金 業 務 室
目 次 1. 概 要 3 2. 個 人 番 号 法 人 番 号 の 付 番 4 3. 通 知 カード と 個 人 番 号 カード 5 4. 個 人 番 号 が 必 要 な 分 野 6 5. 対 象 となる 法 定 調 書 等 について 7 6. 個 人 番 号 利 用 事 務 と 個 人 番 号 関 係 事 務 8 7. 個 人 番 号 の 収 集 について 9 8. ( 参 考 ) 企 業 年 金 連 合 会 が 行 う 委 託 事 務 12 9. ( 連 合 会 から 取 得 した) 個 人 番 号 に 関 する 安 全 管 理 措 置 14 10. ( 参 考 ) 規 約 型 DBにおける 個 人 番 号 の 取 得 (イメージ) 15 11. ( 参 考 ) 基 金 型 DBにおける 個 人 番 号 の 取 得 (イメージ) 16 12. 今 後 の 主 なスケジュール 18 13. 参 考 ガイドラインの 主 な 項 目 19 社 会 保 障 税 番 号 制 度 の 最 新 情 報 は 内 閣 官 房 HP( 社 会 保 障 税 番 号 制 度 )で 確 認 できます URL http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/ 2
1. 概 要 マイナンバー 制 度 とは( 導 入 主 旨 ) 複 数 の 機 関 に 存 在 する 個 人 の 情 報 を 同 一 人 の 情 報 であるということの 確 認 を 行 うための 基 盤 であり 社 会 保 障 税 制 度 の 効 率 性 透 明 性 を 高 め 国 民 にとって 利 便 性 の 高 い 公 平 公 正 な 社 会 を 実 現 するための 社 会 基 盤 (インフラ)です 制 度 の 仕 組 み 出 典 : 内 閣 官 房 マイナンバー 社 会 保 障 税 番 号 制 度 概 要 資 料 より 抜 粋 3
２. 個人番号 法人番号の付番 個人に付する 個人番号 マイナンバー とは 付番対象 番号 住民票を有する日本国民及び中長期在留者 特別永住者等の外国人住民 住民票コードを変換した11桁の番号に１桁の検査用数字を加えた12桁の番号 番号が漏えいし不正に使われる恐れがある場合を除き 一生変更されません 通知方法 市区町村が住民票住所の本人あてに 通知カード を送付 通知時期 平成27年 2015年 10月 12月 世帯ごとにまとめて送付予定 法人等に付する 法人番号 とは 付番対象 番号 通知方法 通知時期 国の機関 地方公共団体 会社法等の法令の規定により設立登記をした法人 12桁の会社法人等番号等に１桁の検査用数字を加えた13桁の番号 番号の変更は不可 一法人に対して一番号のみ指定 国税庁長官より法人番号等が記載された書面により通知 登記上の所在地あて通知 法人番号等はインターネットにより公表 平成27年 2015年 10月 出典 内閣官房 マイナンバー 社会保障 税番号制度 概要資料 等をもとに加工 法人番号は 個人番号と異なり 利用範囲 の制約がないため 誰でも自由に利用する ことができます 4
３. 通知カード と 個人番号カード 通知カード 個人番号カード 様 式 記 載 交 付 個人番号 基本４情報 生年月日 表面 顔写真 基本４情報 氏名 住所 生年月日 性別 有効期限等 性別 氏名 住所 裏面 個人番号 氏名 生年月日等 顔写真なし ICチップ有 平成27年 2015年 10月 12月に 通知カード とともに送付される 個人番号カード交付申請書 にて 市区町村長が本人に簡易書留で送付 本人が申請 任意 申請後 各市町村から交付準備ができた旨の通知書 世帯ごとにまとめて送付予定 が送付されるため 市町村窓口に赴き 本人確認のうえ交付 交付時期は 平成28年１月以降 交付手数料は無料 個人番号カードには有効期限 20歳以上10年 20歳未満５年 あり 通知カードのみでは 本人確認を行う 利 用 個人番号カードのみで 本人確認 個人番号確認 身元確認 ができます ことはできません 番号法に基づく本人確認のためには 個人番号を確認する場面での利用 就職 転職 出産育児 病気 災害等 通知カードのほか主務省令で定める 市町村 都道府県 行政機関等による付加サービスの利用 運転免許証などの書類提示が必要です 電子証明書による民間部門を含めた電子申請 取引等における利用 出典 国税庁 法定調書提出義務者 源泉徴収義務者となる事業者のための社会保障 税番号制度の概要 を基に加工 5
4. 個 人 番 号 が 必 要 な 分 野 個 人 番 号 は 法 令 や 条 例 で 定 められた 社 会 保 障 税 災 害 対 策 の 手 続 き 以 外 で 利 用 することはできません DBでは 社 会 保 障 分 野 ( 年 金 分 野 ) における 左 記 の 利 用 は 当 面 見 送 られて いますので 現 時 点 においては 特 段 の 対 応 はございません 今 回 DBで 個 人 番 号 が 関 係 する 分 野 平 成 28 年 1 月 以 降 DBからの 年 金 や 一 時 金 の 支 払 いについて 源 泉 徴 収 票 等 に 個 人 番 号 を 記 載 する 必 要 があります 個 人 番 号 の 掲 載 が 必 要 な 源 泉 徴 収 票 等 ( 法 定 調 書 等 )については P.7を 参 照 ください このため 事 業 主 等 ( 規 約 型 DBは 事 業 主 基 金 型 DBは 企 業 年 金 基 金 )は 年 金 や 一 時 金 の 支 払 時 までに 当 該 個 人 から 個 人 番 号 を 収 集 する 必 要 があります 出 典 : 内 閣 官 房 マイナンバー 社 会 保 障 税 番 号 制 度 概 要 資 料 より 抜 粋 一 部 加 工 6
５. 対象となる法定調書等について 平成28年１月１日以降の支払いに対して 法定調書等に 個人番号 を掲載する必要があります 確定給付企業年金の例 法定調書等 使用時期 個人番号の掲載時期 退職所得の源泉徴収票 退職所得に該当する一時金支払時 退職所得の受給に関する申告書 退職所得申告書 公的年金等の源泉徴収票 退職所得に該当する一時金支払時 原則 年金支払の翌年１月 平成29年１月以降に発行 年の途中で死亡された場合は本人死亡時 生命保険契約等の一時金の支払調書 一時所得に該当する一時金 100万円超 支払時 退職手当金等受給者別支払調書 退職手当金等の遺族あて一時金 100万円超 支払時 法定調書の様式例については 国税庁ＨＰに掲載 事前の情報提供分 されています http://www.nta.go.jp/mynumberinfo/jizenjyoho/hotei.htm 7
6. 個 人 番 号 利 用 事 務 と 個 人 番 号 関 係 事 務 個 人 番 号 利 用 事 務 ( 番 号 法 9 条 1 項 2 項 ) 事 務 の 内 容 行 政 機 関 地 方 公 共 団 体 等 は 租 税 の 賦 課 徴 収 に 関 する 事 務 等 番 号 法 別 表 1に 掲 げる 事 務 の 処 理 に 関 して 個 人 情 報 を 効 率 的 に 検 索 し 及 び 管 理 するために 必 要 な 限 度 で 個 人 番 号 を 利 用 することができる 行 政 機 関 実 施 者 地 方 公 共 団 体 個 人 番 号 関 係 事 務 ( 番 号 法 9 条 3 項 ) 個 人 番 号 利 用 事 務 の 処 理 に 関 して 必 要 とされる 他 人 の 個 人 番 号 を 記 載 した 書 面 の 提 出 その 他 の 他 人 の 個 人 番 号 を 利 用 した 事 務 を 行 うものとされた 者 は 当 該 事 務 を 行 うために 必 要 な 限 度 で 個 人 番 号 を 利 用 することができる 事 業 会 社 ( 従 業 員 の 雇 用 者 として) 金 融 機 関 例 ) 税 分 野 であれば 国 税 庁 長 官 ( 税 務 署 ) 都 道 府 県 知 事 や 市 町 村 長 ( 税 務 担 当 )が 個 人 番 号 利 用 事 務 実 施 者 となり これらの 機 関 にマイナンバーを 記 載 した 源 泉 徴 収 票 や 支 払 調 書 などを 提 出 する 民 間 事 業 者 などが 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 となります 個 人 ( 給 付 金 受 取 人 ) 個 人 番 号 を 取 得 規 約 型 DB ( 事 業 主 ) 基 金 型 DB ( 企 業 年 金 基 金 ) 個 人 番 号 を 提 供 第 一 生 命 ( 受 託 会 社 ) 源 泉 徴 収 票 に 個 人 番 号 を 掲 載 し 提 出 税 務 署 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 第 一 生 命 は 事 業 主 / 企 業 年 金 基 金 から 個 人 番 号 関 係 事 務 を 受 託 します 個 人 番 号 利 用 事 務 実 施 者 出 典 : 内 閣 官 房 マイナンバー 社 会 保 障 税 番 号 制 度 概 要 資 料 及 び よくある 質 問 (FAQ) をもとに 加 工 8
７. 個人番号の収集について 事業主等 規約型DBは事業主 基金型DBは企業年金基金 は 個人番号関係事務実施者として 源泉徴収票等に 掲載する 個人番号 を収集する必要があり その収集方法は対象者ごとに異なります 詳細はP.10参照 対象者区分 取得時期 取得方法 H28年１月以降の支払い ① 新規裁定者 平成28年１月１日以降に 新たに 年金及び一時金の裁定時に 個人番号 を収集 待期者は資格喪失時ではなく裁定時に 個人番号 を収集 年金や一時金の支払いを受ける方 平成29年１月の 公的年金等の源泉徴収票 の発行までに H28年１月時点の年金受給者 ② 年金受給中者 平成28年１月１日時点で 既に年金 受給中の方 個人番号 を収集 平成28年中に年金受給者が死亡された場合には 遺族あてに 公的年金等の源泉徴収票 を送付する必要があるため その時点 平成29年１月より前 で 個人番号 を収集 番号法施行 H28年１月 以前の 個人番号 の収集も可能とされていますが 個人番号 の収集にあたっては 必要かつ適切な安全管理措置 P.14参照 を講じておく必要あります 9
７. 個人番号の収集について ① 新規裁定者 H28年１月以降の支払い における個人番号の取得の流れ 平成28年１月１日以降に 新たに年金や一時金の支払いを受ける方 例えば 平成27年12月に裁定しH28年１月に一時金支払いとなる場合も対象 新規裁定者 給付金受取人 １ 個人番号を 取得 １ 規約型DB 事業主 基金型DB 企業年金基金 個人番号を 提供 ２ 第一生命 源泉徴収票に 個人番号を 掲載し提出 受託会社 税務署 年金及び一時金の裁定時に 個人番号 を収集 個人番号を収集 通知カード 身元確認書類 又は 個人番号カード 両面 で確認 雇用契約成立時等に本人確認を行っている雇用関係にある者等で 知覚等により本人であることが 明らかな場合は 身元確認書類は不要です 基金型DBの場合 母体企業と個人番号関係事務の委託により 母体企業経由での番号取得が可能です ２ 確定給付企業年金オンラインサービス 以下 DBオンラインサービス を利用している場合は DBオンラインサービスの画面より 個人番号 を入力いただく予定です 入力いただいた 個人番号 については 参照権限などの安全管理措置を講じます DBオンラインサービスを利用していない場合は 紙でのお手続きになります 10
７. 個人番号の収集について ② 年金受給中者 における個人番号の取得の流れ 平成28年１月時点の年金受給中者 平成28年１月１日時点で 既に年金受給中の方 個人番号を 一斉取得 既受給者 年金受給中者 １ １ 規約型DB 事業主 基金型DB 企業年金基金 個人番号を 提供 ２ 第一生命 源泉徴収票に 個人番号を 掲載し提出 受託会社 税務署 平成29年１月の 公的年金等の源泉徴収票 の発行までに 個人番号 を収集 平成28年中に年金受給者が死亡された場合には 遺族あてに 公的年金等の源泉徴収票 を送付する 必要があるため その時点 平成29年１月より前 で 個人番号 を収集 個人番号を収集 通知カード 身元確認書類 又は 個人番号カード 両面 で確認 事業主等が 直接個人か ら個人番号 を取得する 以外の方法 ２ 現在 企業年金連合会への委託 個人番号の収集 も検討されているところです P.12 13参照 第一生命への委託により 当社が受給者から直接マイナンバーを取得するサポート 有料 も準備中です DBオンラインサービスを利用している場合は 原則 DBオンラインサービスからのExcelアップロード による一括収録を予定しています DBオンラインサービスを利用していない場合は 外部記憶媒体等 の授受による一括収録を予定しています 11
8. ( 参 考 ) 企 業 年 金 連 合 会 が 行 う 委 託 事 務 P.11に 記 載 の 企 業 年 金 連 合 会 への 委 託 ( 個 人 番 号 の 収 集 ) について 現 在 企 業 年 金 連 合 会 から 示 されている 内 容 は 以 下 のとおり 番 号 法 施 行 時 ( 平 成 28 年 1 月 時 点 )の 既 受 給 者 については 現 在 厚 生 労 働 省 をはじめ 関 係 各 所 において 企 業 年 金 連 合 会 を 通 じて 源 泉 徴 収 事 務 に 必 要 な 個 人 番 号 を 取 得 できるよう 措 置 が 検 討 されています 事 業 主 ( 規 約 型 DB) 及 び 企 業 年 金 基 金 ( 基 金 型 DB)が 企 業 年 金 連 合 会 へ 個 人 番 号 収 集 業 務 の 委 託 をする ことによって 個 人 番 号 を 統 括 管 理 する 地 方 公 共 団 体 情 報 システム 機 構 (J-LIS)から 個 人 番 号 を 取 得 し 事 業 主 ( 規 約 型 DB) 及 び 企 業 年 金 基 金 ( 基 金 型 DB)に 送 付 する 方 法 が 検 討 されています ( 当 該 委 託 は 任 意 詳 細 は 検 討 中 の 段 階 ) 参 考 企 業 年 金 連 合 会 を 通 じた 個 人 番 号 (マイナンバー)の 取 得 について(2015 年 3 月 6 日 付 け 企 業 年 金 ニュースレター より 抜 粋 ) http://www.pfa.or.jp/activity/mynumber/files/mynumber_20150306.pdf 企 業 年 金 連 合 会 とは 連 合 会 は 昭 和 42 年 に 厚 生 年 金 保 険 法 に 基 づき 厚 生 年 金 基 金 の 連 合 体 として 設 立 され 平 成 16 年 の 法 律 改 正 により 企 業 年 金 連 合 会 となりました 厚 生 年 金 基 金 を 短 期 間 ( 通 常 10 年 未 満 )で 脱 退 した 人 ( 中 途 脱 退 者 ) 等 に 対 する 年 金 給 付 を 一 元 的 に 行 い 厚 生 年 金 基 金 確 定 給 付 企 業 年 金 確 定 拠 出 年 金 といった 企 業 年 金 間 の 年 金 通 算 事 業 を 行 っています また その 年 金 給 付 を 行 うための 原 資 となる 保 有 資 産 の 安 全 かつ 効 率 的 な 運 用 を 行 っています その 他 企 業 年 金 の 発 展 のため 内 外 の 企 業 年 金 に 関 連 する 事 項 についての 調 査 研 究 を 行 い 関 係 各 方 面 に 提 言 要 望 を 行 うほか 会 員 に 対 する 各 種 情 報 の 提 供 相 談 助 言 及 び 役 職 員 の 研 修 など 会 員 の 健 全 な 発 展 を 図 るために 必 要 な 支 援 事 業 を 行 っています 企 業 年 金 連 合 会 HP : http://www.pfa.or.jp/ 出 典 : 企 業 年 金 連 合 会 HPより 抜 粋 12
8. ( 参 考 ) 企 業 年 金 連 合 会 が 行 う 委 託 事 務 企 業 年 金 連 合 会 が 行 う 委 託 事 務 について 検 討 中 の 事 務 のイメージ P.11に 記 載 の 企 業 年 金 連 合 会 への 委 託 ( 個 人 番 号 の 収 集 ) について 現 在 示 されている 事 務 のイメージ 平 成 28 年 1 月 より 年 金 等 の 支 払 者 たる 各 企 業 年 金 が 源 泉 徴 収 票 に 記 入 する 必 要 がある 個 人 番 号 については 本 人 から 取 得 す る 他 企 業 年 金 連 合 会 に 源 泉 徴 収 票 に 記 載 する 個 人 番 号 を 収 集 する 事 務 を 委 託 し 取 得 できるよう 検 討 されています 事 業 主 ( 規 約 型 DB)を 含 む 第 一 生 命 事 業 主 または 企 業 年 金 基 金 が 個 人 番 号 を 入 手 事 業 主 または 企 業 年 金 基 金 から 企 業 年 金 連 合 会 へ 業 務 委 託 (DB 法 第 93 条 ) 事 業 主 または 企 業 年 金 基 金 が 源 泉 徴 収 票 などの 作 成 事 務 を 委 託 出 典 : 年 金 局 企 業 年 金 国 民 年 金 基 金 課 企 業 年 金 制 度 における 個 人 番 号 の 取 扱 いについて の 資 料 を 基 に 加 工 13
9. ( 連 合 会 から 取 得 した) 個 人 番 号 に 関 する 安 全 管 理 措 置 ( 連 合 会 から 取 得 した) 個 人 番 号 については 源 泉 徴 収 事 務 に 利 用 する 場 合 に 限 り 保 有 が 認 められると 解 されます その 事 務 に 用 いる 必 要 がなく 法 令 で 定 められている 保 存 期 間 を 経 過 した 場 合 には 原 則 として 個 人 番 号 を 速 やかに 廃 棄 しなければならない ただし 保 有 の 際 は 個 人 番 号 という 極 めて 秘 匿 性 の 高 い 個 人 情 報 を 扱 うことを 踏 まえ 一 定 のセキュリティ 等 の 基 準 を 満 たす 必 要 があります セキュリティ 等 に 対 応 できない 企 業 年 金 等 については 源 泉 徴 収 事 務 の 実 施 後 取 得 した 個 人 番 号 を 廃 棄 することを 検 討 します 個 人 番 号 を 保 有 しない 場 合 取 得 した 個 人 番 号 は 連 合 会 が 一 元 的 に 管 理 し 企 業 年 金 等 は 必 要 に 応 じて 連 合 会 に 個 人 番 号 の 照 会 を 行 います 当 該 セキュリティ 等 の 基 準 については 特 定 個 人 情 報 保 護 委 員 会 から 発 出 された 特 定 個 人 情 報 の 適 正 な 取 扱 いに 関 するガイドライン の 他 通 知 等 を 通 じて 示 す 予 定 です 安 全 管 理 措 置 について 平 成 26 年 12 月 11 日 に 特 定 個 人 情 報 保 護 委 員 会 より 発 出 された 特 定 個 人 情 報 の 適 正 な 取 扱 いに 関 するガイドライン( 事 業 者 編 ) では 特 定 個 人 情 報 の 取 扱 いに 関 する 安 全 管 理 措 置 として 以 下 の 手 順 で 検 討 を 行 う 必 要 があるとさ れています 個 人 番 号 を 取 り 扱 う 事 務 の 範 囲 の 明 確 化 特 定 個 人 情 報 等 の 範 囲 の 明 確 化 事 務 取 扱 担 当 者 の 明 確 化 基 本 方 針 の 策 定 取 扱 規 程 等 の 策 定 出 典 : 年 金 局 企 業 年 金 国 民 年 金 基 金 課 企 業 年 金 制 度 における 個 人 番 号 の 取 扱 いについて の 資 料 を 基 に 加 工 14
10. ( 参 考 ) 規 約 型 DBにおける 個 人 番 号 の 取 得 (イメージ) 規 約 型 DB 加 入 者 から 個 人 番 号 を 取 得 する 場 合 出 典 : 国 税 庁 長 官 官 房 マイナンバー 制 度 と 税 務 について の 資 料 を 基 に 加 工 15
11. 参考 基金型DBにおける個人番号の取得 イメージ 企業年金基金 ①老齢給付金の場合 例 企業年金基金に給付金請求書を送付する際に 個人番号カードの表裏両面 又は 通知カード及び写真付身分証明書の写しを添付 出典 国税庁 長官官房 マイナンバー制度と税務について の資料を基に加工 16
11. 参考 基金型DBにおける個人番号の取得 イメージ 企業年金基金 ②脱退一時金の場合 例 企業年金基金と母体企業は別組織であり また 裁定請求先が企業年金基金 であることから 従業員が裁定請求時に個人番号を提供する際に企業年金基金 において本人確認を実施 企業年金基金が母体企業に対し 裁定請求受付に関する個人番号関係事務 を委託した場合は 母体企業が本人確認を実施 出典 国税庁 長官官房 マイナンバー制度と税務について の資料を基に加工 17
12. 今後の主なスケジュール 平成28年１月からの番号法開始に伴い 現在 事務取扱いの変更及びシステム対応等の準備をすすめています 具体的な事務取扱いにつきましては 以下の時期にあらためてご連絡させていただく予定です 対応時期 予定 対応者 内容 平成27年10月 12月 市区町村 通知カードによる 個人番号 の通知 平成27年10月 11月頃 第一生命 事務手続き等に関するご案内① マイナンバー対応を踏まえた事務取扱いの変更点 帳票改訂等の詳細について ご連絡いたします 事務手続き等に関するご案内② 平成27年12月頃 第一生命 平成27年12月下旬 事業主等 平成28年１月 事業主等 DBオンラインサービス利用団体 マイナンバー対応を踏まえたDBオンラインサービスにおける画面の変更点及び 手続きの変更点 その他システム開発内容等について ご連絡いたします 平成28年１月１日以降の支払者に係る新規裁定から 個人番号 の取得開始 平成28年１月１日時点の年金受給中者から 個人番号 の取得準備 翌年の 公的年金等の源泉徴収票 発行のため 平成28年12月までに取得 事業主等 規約型DBは事業主 基金型DBは企業年金基金 また この他 当社から特定個人情報に関する誓約書の交付や 再委託先の許諾 P.19 2 参照 などの対応が 必要になります 具体的な取扱いが固まりましたら あらためてご案内させていただきます 18
13. 参考 ガイドラインの主な項目 項目 内容 特定個人情報の提供制限 番号法で限定的に明記された場合を除き 特定個人情報を提供してはなりません 個人番号の提供の要求 個人番号関係事務を処理するために必要がある場合に限って 本人などに対して個人番号の提供を求める ことができます 提供を求める時期 個人番号関係事務が発生した時点が原則 (1) 取 得 契約を締結した時点等の当該事務の発生が予想できた時点で求めることは可能と解されます 個人番号の提供の求めの制限 番号法で限定的に明記された場合を除き 個人番号の提供を求めてはなりません 収集 保管制限 番号法で限定的に明記された場合を除き 特定個人情報を収集してはなりません 本人確認 本人から個人番号の提供を受けるときは 個人番号カードの提示等 番号法で認められた方法で 本人確認を行う必要があります 委託の取扱い 個人番号関係事務の全部又は一部の委託者は 委託先において 番号法に基づき委託者自らが (2) 委 託 果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行わなければなりません 個人番号関係事務の全部又は一部の委託先は 最初の委託者の許諾を得た場合に限り 再委託をすることができます 19
13. 参考 ガイドラインの主な項目 項目 内容 収集 保管制限 番号法で限定的に明記された場合を除き 特定個人情報を保管してはなりません 保管制限 (3) 保 管 特定個人情報は 番号法で限定的に明記された事務を行う必要がある場合に限り保管し続けることが できます 個人番号が記載された書類等のうち所管法令によって一定期間保存が義務付けられているものは その期間保管することとなります 個人番号部分を復元できない程度にマスキング又は削除した上で他の情報の保管を継続することは可能です 利用目的を超えた個人番号の利用禁止 個人番号は 番号法があらかじめ限定的に定めた事務の範囲の中から 具体的な利用目的を特定した上で 利用するのが原則です 利用目的は 本人が 自らの個人番号をどのような目的で利用されるのかを 一般的かつ合理的に予想できる程度に具体的に特定する必要があります (4) 利 用 利用目的の特定の事例 個人番号関係事務の場合 源泉徴収票作成事務 のように特定することが考えられます 本人の同意があったとしても 利用目的を超えて特定個人情報を利用することはできません 利用目的を超えて個人番号を利用する必要が生じた場合には 当初の利用目的と相当の関連性を有すると 合理的に認められる範囲内で利用目的を変更して 本人への通知等を行うことにより 変更後の利用目的 の範囲内で個人番号を利用することができます 20
13. 参考 ガイドラインの主な項目 項目 内容 提供の意義 提供 とは 法的な人格を超える特定個人情報の移動を意味するものです 同一法人の内部等の法的な人格を超えない特定個人情報の移動は 提供 ではなく 利用 に当たります 利用制限 (5) 提 供 提供に当たらない場合の事例 営業部に所属する従業員等の個人番号が 源泉徴収票を作成する目的で経理部に提出された場合は 提供 に当たりません 提供に当たる場合の事例 事業者甲から事業者乙へ特定個人情報が移動する場合は 提供 に当たります 収集 保管制限 廃棄 番号法で限定的に明記された場合を除き 特定個人情報を収集又は保管することはできないため 個人番号関係事務を処理する必要がなくなった場合で 所管法令において定められている保存期間を 経過した場合には 個人番号をできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければなりません 個人番号の削除 機器及び電子媒体等の廃棄 (6) 廃 棄 個人番号若しくは特定個人情報ファイルを削除した場合 又は電子媒体等を廃棄した場合には 削除又は廃棄した記録を保存することとなります 削除又は廃棄の作業を委託する場合には 委託先が確実に削除又は廃棄したことについて 証明書等により確認する必要があります 廃棄が必要となってから廃棄作業を行うまでの期間については 毎年度末に廃棄を行う等 個人番号及び 特定個人情報の保有に係る安全性及び事務の効率性等を勘案し 事業者において判断します 21