マンション管理組合の業務と理事会の運営

マ ン シ ョ ン 管 理 組 合 の 業 務 と 理 事 会 の 運 営 1 マンション 管 理 組 合 の 組 織 と 業 務 はどうなっているの? 組 織 マンション 管 理 士 荻 原 健 業 務 (マンション 標 準 管 理 規 約 第 32 条 ) 1 管 理 組 合 が 管 理 する 敷 地 及 び 共 用 部 分 等 ( 組 合 管 理 部 分 ) の 保 安 保 全 保 守 清 掃 消 毒 及 びゴミ 処 理 2 組 合 管 理 部 分 の 修 繕 3 長 期 修 繕 計 画 の 作 成 又 は 変 更 に 関 する 業 務 4 建 物 の 建 替 えに 係 る 合 意 形 成 に 必 要 となる 事 項 の 調 査 に 関 する 業 務 5 マンション 管 理 適 正 化 法 103 条 に 定 める 宅 地 建 物 取 引 業 者 から 交 付 を 受 けた 設 計 図 書 の 管 理 6 修 繕 等 の 履 歴 情 報 の 整 理 及 び 管 理 等 7 共 用 部 分 等 に 係 る 火 災 保 険 その 他 の 損 害 保 険 に 関 する 業 務 8 区 分 所 有 者 が 管 理 する 専 用 使 用 部 分 について 管 理 組 合 が 行 うことが 適 当 であると 認 められる 管 理 行 為 9 敷 地 及 び 共 用 部 分 等 の 変 更 及 び 運 営 10 修 繕 積 立 金 の 運 用 11 官 公 署 町 内 会 等 との 渉 外 業 務 12 風 紀 秩 序 及 び 安 全 の 維 持 に 関 する 業 務 13 防 災 に 関 する 業 務 14 広 報 及 び 連 絡 業 務 15 地 域 コミュニティにも 配 慮 した 居 住 者 間 のコミュニティ 形 成 16 管 理 組 合 の 消 滅 時 における 残 余 財 産 の 清 算 17 その 他 組 合 員 の 共 同 の 利 益 を 増 進 し 良 好 な 住 環 境 を 確 保 する 為 に 必 要 な 業 務 * 平 成 16 年 1 月 改 正 で 網 掛 けの 5 項 目 追 加 (4561516) 2 理 事 会 って 何 するの? 1) 業 務 等 理 事 会 は マンション 標 準 管 理 規 約 で 体 制 等 が 定 められ 各 マンション 管 理 組 合 の 業 務 執 行 機 関 として 総 会 の 決 議 に 従 って 活 動 を 行 います 理 事 会 は 組 合 員 ( 区 分 所 有 者 )から 選 出 された 理 事 で 構 成 されます 理 事 長 は 管 理 組 合 を 代 表 する 者 であり 区 分 所 有 法 上 の 管 理 者 としての 権 限 及 び 義 務 の 適 用 を 受 けます 1 2) 標 準 管 理 規 約 上 の 理 事 会 の 定 め 第 51 条 理 事 会 は 理 事 をもって 構 成 する 2 理 事 会 の 議 長 は 理 事 長 が 務 める

第 52 条 理 事 会 は 理 事 長 が 招 集 する 2 理 事 が 分 の 1 以 上 の 理 事 の 同 意 を 得 て 理 事 会 の 招 集 を 請 求 した 場 合 には 理 事 長 は 速 やかに 理 事 会 を 招 集 しなければならない 3 理 事 会 の 招 集 手 続 きについては 第 43 条 ( 建 替 え 決 議 を 会 議 の 目 的 とする 場 合 の 第 1 項 及 び 第 4 項 から 第 7 項 までを 除 く)の 規 定 を 準 用 する ただし 理 事 会 において 別 段 の 定 めをすることができる 第 53 条 理 事 会 の 会 議 は 理 事 の 半 数 以 上 が 出 席 しなければ 開 くことができず その 議 事 は 出 席 理 事 の 過 半 数 で 決 する 第 54 条 理 事 会 は この 規 約 に 別 に 定 めるもののほか 次 の 各 号 に 掲 げる 事 項 を 決 議 する 一 収 支 決 算 案 事 業 報 告 案 収 支 予 算 案 及 び 事 業 計 画 案 二 規 約 及 び 使 用 細 則 等 の 制 定 変 更 または 廃 止 に 関 する 案 三 長 期 修 繕 計 画 の 作 成 又 は 変 更 に 関 する 案 四 その 他 の 総 会 提 出 議 案 五 第 17 条 ( 専 有 部 分 の 修 繕 等 )に 定 める 承 認 又 は 不 承 認 六 第 67 条 ( 理 事 長 の 勧 告 及 び 指 示 等 )に 定 める 勧 告 又 は 指 示 等 七 総 会 から 付 託 された 事 項 第 55 条 理 事 会 は その 責 任 と 権 限 の 範 囲 内 において 専 門 委 員 会 を 設 置 し 特 定 の 課 題 を 調 査 又 は 検 討 させることができる 2 専 門 委 員 会 は 調 査 又 は 検 討 した 結 果 を 理 事 会 に 具 申 する 3 理 事 長 になったら 何 するの? 1) 業 務 管 理 組 合 業 務 執 行 の 重 点 項 目 等 の 方 針 及 び 業 務 執 行 のスケジュール 等 を 定 め 他 の 理 事 及 び 管 理 会 社 等 と 充 分 協 議 し 良 好 な 理 事 会 運 営 をによる 組 合 業 務 執 行 をおこなう 具 体 的 には 下 記 の 業 務 があります 1 管 理 組 合 を 代 表 し 総 会 および 理 事 会 の 決 議 に 基 づいて 組 合 活 動 を 執 行 する 2 区 分 所 有 法 第 25 条 の 管 理 者 となる 3 通 常 総 会 において 前 会 計 年 度 における 管 理 組 合 の 業 務 の 執 行 及 び 収 支 決 算 案 に 関 する 報 告 し その 承 認 を 得 る 4 通 常 総 会 に 毎 会 計 年 度 の 収 支 予 算 案 を 提 出 し その 承 認 を 得 る 5 理 事 会 及 び 総 会 を 招 集 する 6 理 事 会 及 び 総 会 の 議 長 となる 7 理 事 会 及 び 総 会 の 議 事 録 を 作 成 保 管 し 組 合 員 又 は 利 害 関 係 人 の 書 面 による 請 求 があったときは 議 事 録 の 閲 覧 をさせなければならない( 相 当 の 日 時 場 所 等 を 指 定 できます) 8 管 理 組 合 理 事 長 印 の 保 管 9 管 理 規 約 原 本 会 計 帳 簿 及 び 各 契 約 書 類 等 の 保 管 10 管 理 委 託 契 約 等 の 契 約 締 結 11 請 求 書 等 支 払 に 関 する 決 裁 2

12 理 事 長 名 による 受 発 信 文 書 の 処 理 及 び 保 管 13 管 理 費 滞 納 者 等 への 法 的 措 置 の 原 告 となる 14 義 務 違 反 者 に 対 する 勧 告 及 び 指 示 等 2) 標 準 管 理 規 約 上 の 定 め 第 38 条 理 事 長 は 管 理 組 合 を 代 表 し その 業 務 を 統 括 するほか 次 の 各 号 に 掲 げ る 業 務 を 遂 行 する 一 規 約 使 用 細 則 等 または 総 会 若 しくは 理 事 会 の 決 議 により 理 事 長 の 職 務 として 定 められた 事 項 二 理 事 会 の 承 認 を 得 て 職 員 を 採 用 し 又 は 解 雇 すること 2 理 事 長 は 区 分 所 有 法 に 定 める 管 理 者 とする 3 理 事 長 は 通 常 総 会 において 組 合 員 に 対 し 前 会 計 年 度 における 管 理 組 合 の 業 務 の 執 行 に 関 する 報 告 をしなければならない 4 理 事 長 は 理 事 会 の 承 認 を 受 けて 他 の 理 事 に その 職 務 の 一 部 を 委 任 する ことができる 3) 組 織 運 営 の 検 討 多 岐 に 亘 る 理 事 長 業 務 ( 組 合 業 務 )を 良 好 に 遂 行 する 為 には 他 の 理 事 に 重 点 業 務 等 の 検 討 対 処 案 作 成 等 を 委 任 するといった 理 事 会 の 組 織 運 営 を 推 進 することが 大 事 に なってきます ( 組 織 運 営 例 ) 日 常 管 理 建 物 設 備 管 理 植 栽 管 理 広 報 業 務 等 の 担 当 理 事 制 とし 事 前 に 検 討 され た 各 担 当 の 事 案 を 理 事 会 議 案 として 協 議 審 議 する 4 副 理 事 長 になったら 何 するの? 1) 業 務 理 事 長 を 補 佐 して 組 合 業 務 の 円 滑 な 執 行 を 担 う 多 岐 に 亘 る 理 事 長 業 務 を 充 分 理 解 し 必 要 に 応 じて 理 事 長 業 務 の 一 部 を 担 当 する 2) 標 準 管 理 規 約 上 の 定 め 第 3 9 条 副 理 事 長 は 理 事 長 を 補 佐 し 理 事 長 に 事 故 があるときは その 職 務 を 代 理 し 理 事 長 が 欠 けたときは その 職 務 を 行 う 3 5 会 計 理 事 になったら 何 するの? 1) 業 務

管 理 会 社 に 会 計 業 務 の 大 半 を 委 託 しているので 業 務 が 不 透 明 になりがちですが 管 理 会 社 と 協 働 し 下 記 業 務 を 担 当 する 特 に 予 算 の 面 から 業 務 執 行 状 況 についての 確 認 請 求 書 領 収 書 の 検 収 及 び 預 金 通 帳 の 入 出 金 の 通 帳 現 物 での 定 期 的 確 認 等 の 業 務 を 理 事 長 と 打 ち 合 わせて 実 施 することが 大 事 です ( 組 織 運 営 の 一 環 ) 1 年 度 予 算 案 の 作 成 2 予 算 施 行 状 況 の 確 認 3 支 払 に 関 する 確 認 ( 請 求 書 等 の 検 収 手 続 き) 4 組 合 預 金 の 出 納 残 高 確 認 5 剰 余 金 運 用 に 関 する 事 項 6 年 度 決 算 に 関 する 報 告 書 作 成 2) 標 準 管 理 規 約 上 の 定 め 第 40 条 2 項 会 計 担 当 理 事 は 管 理 費 の 収 納 保 管 運 用 支 出 等 の 会 計 業 務 を 行 う 6 理 事 になったら 何 するの? 1) 業 務 理 事 は 理 事 会 を 構 成 し 規 約 の 定 めや 総 会 の 決 議 に 基 づき 組 合 の 業 務 を 執 行 する 各 理 事 は 業 務 を 分 担 して 遂 行 する そのために 理 事 会 として 役 割 分 担 を 定 め 組 織 運 営 を はかる 管 理 会 社 に 業 務 を 委 託 している 一 般 的 ケースでは 各 理 事 は 各 担 当 業 務 について 委 託 している 業 務 の 実 施 内 容 をチェックすることが 重 要 な 役 割 になります 管 理 の 主 体 は 管 理 会 社 ではなく 管 理 組 合 であることを 念 頭 に 置 き 管 理 会 社 へ 業 務 を 委 託 していくという 姿 勢 が 業 務 の 健 全 性 に 繋 がります 2) 標 準 管 理 規 約 上 の 定 め 第 40 条 1 項 理 事 は 理 事 会 を 構 成 し 理 事 会 の 定 めるところに 従 い 管 理 組 合 の 業 務 を 担 当 する 3) 共 有 確 認 する 知 識 等 1 管 理 規 約 及 び 使 用 細 則 2 管 理 対 象 の 共 用 部 分 の 確 認 と 現 況 把 握 3 管 理 委 託 契 約 書 4 行 政 業 者 近 隣 住 民 との 契 約 覚 書 協 定 等 5 総 会 理 事 会 の 議 事 録 及 び 業 務 の 引 継 ぎ 事 項 6 修 繕 工 事 履 歴 定 期 点 検 報 告 書 管 理 事 務 報 告 書 等 の 引 継 ぎ 資 料 7 会 計 に 関 する 帳 簿 帳 票 類 等 各 種 契 約 書 等 ( 大 規 模 修 繕 工 事 契 約 書 等 ) 8 マンションの 管 理 の 適 正 化 に 関 する 指 針 ( 国 土 交 通 省 ) 9 建 物 の 区 分 所 有 等 に 関 する 法 律 4

7 監 事 になったら 何 するの? 1) 業 務 監 事 の 業 務 には 業 務 監 査 と 会 計 監 査 の 二 つがあります 監 査 で 気 づいたことで 次 年 度 事 業 計 画 に 反 映 させる 必 要 がある 場 合 は その 報 告 も 行 う 必 要 があります 1 業 務 監 査 は 組 合 員 の 共 同 の 利 益 が 確 保 された 組 合 運 営 が 行 われているかどう か つまり 適 正 に 業 務 が 執 行 されているかを 評 価 するものです 具 体 的 には 下 記 事 項 等 を 理 事 会 出 席 及 び 各 種 報 告 書 等 の 資 料 から 確 認 します A 予 算 で 計 画 されている 工 事 等 が 適 正 に 予 定 通 り 実 施 されているか? B 組 合 運 営 支 出 の 目 的 と 内 容 は 適 正 か? C 総 会 で 理 事 会 へ 付 託 された 事 項 は 適 正 に 処 理 されているか? D 管 理 規 約 細 則 及 び 過 去 の 総 会 決 議 事 項 に 沿 った 運 営 がされているか? 2 会 計 監 査 は 収 支 の 状 況 は 関 係 書 類 を 吟 味 し 適 正 に 執 行 されたのかどうか を 評 価 するものです 具 体 的 には 下 記 事 項 を 収 支 決 算 書 類 預 金 通 帳 請 求 書 領 収 書 等 から 確 認 しま す 会 計 監 査 は 年 に 一 度 というケースが 多 いようですが 監 査 の 効 率 性 内 容 充 実 の 観 点 から 6ヶ 月 ごとに 実 施 といったこも 検 討 すべきです E 予 算 に 基 づき 適 正 に 組 合 運 営 が 実 施 されているか? F 組 合 財 産 の 保 管 が 適 正 に 実 施 されているか? ( 特 に 預 金 残 高 はコピーではなく 通 帳 現 物 で 確 認 しましょう) G 収 入 支 出 は 適 正 な 手 続 き( 検 収 )で 実 施 されているか? 2) 標 準 管 理 規 約 上 の 定 め 第 41 条 監 事 は 管 理 組 合 の 業 務 の 執 行 及 び 財 産 の 状 況 を 監 査 し その 結 果 を 総 会 に 報 告 しなければならない 2 監 事 は 管 理 組 合 の 業 務 の 執 行 及 び 財 産 の 状 況 について 不 正 があると 認 めると きは 臨 時 総 会 を 招 集 することができる 3 監 事 は 理 事 会 に 出 席 して 意 見 を 述 べることができる 8 理 事 理 事 会 の 業 務 を 活 動 面 から 見 ると マンション 管 理 は ハード ソフト 両 面 のバランスの 取 れた 活 動 が 求 められます 大 きくは 下 記 のような 活 動 になります 1 管 理 会 社 と 折 衝 協 業 の 活 動 ( 管 理 会 社 に 委 託 している 業 務 の 実 施 状 況 を 管 理 する) 2 区 分 所 有 者 居 住 者 からの 要 望 クレーム 等 への 対 応 の 活 動 3 マンション 建 物 設 備 等 の 現 状 把 握 維 持 管 理 の 活 動 4 広 報 等 コミュニケーションの 活 動 5

9 理 事 会 の 一 年 間 ここでは 月 1 回 の 理 事 会 開 催 ベースで 見 てみます 理 事 会 開 催 については 規 約 に 則 り 事 前 に 日 時 議 案 等 を 示 して 文 書 等 で 招 集 する ( 理 事 会 で 別 途 定 めることも 可 能 ) 1 総 会 終 了 後 理 事 会 ( 実 質 第 1 回 理 事 会 ) 管 理 組 合 の 業 務 各 役 職 の 業 務 管 理 会 社 の 役 割 の 説 明 新 理 事 の 中 で 役 職 及 び 担 当 業 務 を 決 める( 理 事 会 の 組 織 運 営 ) 前 期 理 事 会 理 事 からの 業 務 引 継 ぎ 印 鑑 通 帳 鍵 その 他 必 要 資 料 の 引 継 ぎ( 前 理 事 が 引 継 書 を 準 備 し 引 継 ぐ) 定 例 理 事 会 の 開 催 日 確 認 ( 管 理 規 約 細 則 直 近 総 会 議 案 書 携 行 確 認 ) 役 員 間 の 連 絡 網 の 作 成 管 理 会 社 等 緊 急 連 絡 先 の 確 認 * 総 会 終 了 後 に 無 理 な 場 合 は 引 継 ぎ 等 は 次 回 理 事 会 の 前 までに 速 やかに 実 施 する 2 第 2 回 定 例 理 事 会 建 物 設 備 等 の 確 認 (マンション 探 検 )を 理 事 会 の 前 に 実 施 ( 総 会 終 了 後 の 実 施 も ある) 新 年 度 事 業 計 画 に 基 づく 理 事 長 の 運 営 方 針 及 び 各 担 当 理 事 の 業 務 計 画 確 認 年 度 事 業 計 画 の 確 認 総 会 議 事 録 の 確 認 理 事 長 印 押 印 簿 出 納 等 会 計 取 扱 方 法 等 の 確 認 ( 請 求 書 検 収 体 制 ) 理 事 会 議 事 録 の 作 成 と 議 事 録 署 名 人 の 確 認 管 理 規 約 細 則 の 確 認 防 火 管 理 者 自 衛 消 防 隊 確 認 等 火 災 報 知 器 等 非 常 警 報 関 係 の 対 処 方 法 確 認 ( 管 理 員 室 で 実 際 に 操 作 確 認 ) 管 理 会 社 からの 管 理 事 務 報 告 収 納 状 況 収 支 状 況 各 種 設 備 点 検 設 備 等 の 不 良 箇 所 等 の 報 告 官 公 署 からの 通 知 指 導 区 分 所 有 者 等 からの 要 望 クレーム 来 月 予 定 の 点 検 修 繕 工 事 その 他 業 務 の 説 明 報 告 ( 広 報 の 必 要 性 等 ) 提 案 事 項 等 理 事 長 印 押 印 報 告 ( 理 事 長 ) 請 求 書 等 支 払 関 係 検 収 報 告 ( 会 計 担 当 ) その 他 必 要 な 事 案 の 協 議 議 決 次 回 理 事 会 の 日 程 確 認 6

3 第 3 回 ~ 10 回 定 例 理 事 会 理 事 長 印 押 印 報 告 ( 理 事 長 ) 請 求 書 等 支 払 関 係 検 収 報 告 ( 会 計 担 当 ) 各 担 当 理 事 の 業 務 報 告 その 他 必 要 な 事 案 の 協 議 議 決 管 理 会 社 からの 管 理 事 務 報 告 次 回 理 事 会 の 日 程 確 認 4 第 11 回 ~1 2 回 理 事 会 3と 同 様 の 業 務 総 会 日 程 決 定 議 案 書 作 成 準 備 ( 11 回 理 事 会 ) 総 会 議 案 書 決 定 ( 12 回 理 事 会 ) 最 終 決 定 は 議 案 書 配 布 日 程 により 総 会 議 案 書 確 認 の 臨 時 理 事 会 または 第 13 回 理 事 会 へ 変 更 もあります 5 第 13 回 定 例 理 事 会 ( 総 会 直 前 理 事 会 ) 3と 同 様 の 業 務 総 会 準 備 総 会 時 役 割 確 認 総 会 後 理 事 会 準 備 及 び 次 回 理 事 会 への 引 継 業 務 確 認 引 継 書 作 成 10 管 理 組 合 運 営 の 継 続 性 の 維 持 のために 管 理 組 合 の 運 営 の 問 題 として 継 続 性 の 維 持 があります 適 切 な 方 針 に 基 づき 自 立 した 活 動 している 理 事 会 であっても 一 年 たつとメンバーが 交 代 し 振 り 出 しに 戻 ってしま う 恐 れがあります 継 続 性 維 持 の 対 策 として 次 のようなことがあります 1 新 旧 役 員 ( 理 事 監 事 )の 引 継 ぎを 適 確 に 実 施 する 引 継 理 事 会 開 催 引 継 書 に 基 づき 現 物 確 認 しながらの 引 継 ぎ 2 役 員 任 期 2 年 半 数 交 代 制 3 前 期 理 事 長 副 理 事 長 が 次 年 度 監 事 専 門 委 員 就 任 * 引 継 事 項 例 示 ( 引 継 書 項 目 ) 1 理 事 長 印 ( 新 旧 理 事 長 間 ) 2 管 理 事 務 所 等 の 鍵 3 総 会 理 事 会 関 連 資 料 ( 議 案 書 議 事 録 他 総 会 理 事 会 運 営 資 料 他 ) 4 会 計 関 連 資 料 ( 通 帳 会 計 帳 簿 会 計 証 拠 書 類 決 算 書 会 計 監 査 資 料 他 ) 5 建 物 設 備 関 連 資 料 ( 設 計 図 書 他 ) 7

6 工 事 関 連 資 料 ( 長 期 修 繕 計 画 書 工 事 見 積 書 契 約 書 他 ) 7 管 理 会 社 関 連 資 料 ( 委 託 契 約 書 重 要 事 項 説 明 書 管 理 報 告 書 他 ) 8 管 理 規 約 原 本 9 組 合 員 名 簿 10 マンション 購 入 時 パンフレット 等 11 その 他 懸 案 事 項 ( 滞 納 管 理 費 督 促 状 況 他 ) 引 継 ぎにあたり 直 近 分 は 説 明 しながら 過 年 度 分 は 保 管 場 所 を 明 示 確 認 しながら 実 施 することが 必 要 です 適 確 な 引 継 ぎを 実 施 し 勝 ち 組 管 理 組 合 の 道 を 歩 みましょう 11 組 織 運 営 で 効 率 化 を! 組 織 運 営 の 例 役 割 が 具 体 的 かつ 明 確 に 示 され 理 事 それぞれが 何 をすべきかが 分 かる 組 織 体 制 を 作 る 理 事 会 管 理 組 合 運 営 の 効 率 化 かつ 継 続 性 の 維 持 1 理 事 長 8

9 日 常 業 務 担 当 副 理 事 長

修 繕 工 事 担 当 副 理 事 長 1 1 10

会 計 総 務 広 報 担 当 理 事 防 犯 防 災 施 設 運 営 担 当 理 事 長 期 修 繕 担 当 理 事 設 備 保 守 環 境 整 備 担 当 理 事 11

2 2 2 12

2 * 必 要 に 応 じて 修 繕 委 員 会 等 の 専 門 委 員 会 を 理 事 会 の 諮 問 機 関 として 設 置 する 理 事 長 管 理 組 合 代 表 ( 区 分 所 有 法 上 の 管 理 者 ) 組 合 の 契 約 行 為 管 理 会 社 対 応 理 事 長 印 規 約 原 本 議 事 録 等 保 管 総 会 理 事 会 招 集 運 営 ( 議 長 ) 日 常 業 務 担 当 副 理 事 長 会 計 担 当 管 理 等 総 務 広 報 担 当 ティ 形 成 活 動 防 犯 防 災 担 当 施 設 運 営 担 当 等 ) 理 事 長 補 佐 会 計 ~ 施 設 運 営 業 務 の 取 りまとめ 予 算 作 成 執 行 状 況 確 認 支 払 の 確 認 損 害 保 険 検 討 通 帳 理 事 会 内 情 報 整 理 区 分 所 有 者 等 への 広 報 内 外 コミュニ 防 災 計 画 作 成 訓 練 実 施 官 公 署 連 携 運 営 施 設 利 用 管 理 に 関 する 業 務 ( 駐 車 場 駐 輪 場 集 会 室 修 繕 工 事 担 当 副 理 事 長 長 期 修 繕 担 当 設 備 保 守 担 当 等 環 境 整 備 担 当 理 事 長 補 佐 長 期 修 繕 ~ 環 境 整 備 業 務 取 りまとめ 長 期 修 繕 計 画 大 規 模 修 繕 工 事 に 関 する 業 務 設 備 等 年 間 点 検 計 画 作 成 点 検 結 果 の 確 認 補 修 工 事 の 確 認 植 栽 管 理 清 掃 確 認 等 ます * 理 事 業 務 のメインは 担 当 業 務 に 関 する 管 理 会 社 の 業 務 実 施 状 況 のチェック 確 認 になり 理 事 会 の 組 織 運 営 で 勝 ち 組 管 理 組 合 の 道 を 歩 み ま し ょ う! 13