(3) 本 市 が 貸 与 を 予 定 している 物 品 等 委 託 期 間 中 に 貸 与 す る 業 務 に 必 要 な 物 品 等 は 次 の と お り と する 事 務 用 机 事 務 用 椅 子 電 話 機 専 用 電 話 回 線 事 務 用 物 品 名 カウンター カウンター 用 椅

廿 日 市 市 要 介 護 認 定 給 付 業 務 委 託 仕 様 書 1 趣 旨 廿 日 市 市 要 介 護 認 定 給 付 業 務 を よ り 効 率 的 効 果 的 に 遂 行 す る た め 業 務 の 一 部 を 委 託 する 2 業 務 委 託 の 内 容 (1) 業 務 名 廿 日 市 市 要 介 護 認 定 給 付 業 務 委 託 (2) 委 託 期 間 平 成 29 年 2 月 1 日 から 平 成 32 年 3 月 31 日 まで(3 年 2か 月 間 ) (3) 業 務 内 容 7 要 介 護 認 定 給 付 業 務 の 実 施 のとおりとする (4) 要 介 護 認 定 給 付 業 務 にかかる 処 理 件 数 本 市 における 要 介 護 認 定 給 付 業 務 の 各 種 事 務 処 理 件 数 は 別 紙 - 1 要 介 護 認 定 給 付 業 務 事 務 処 理 件 数 ( 想 定 業 務 量 ) を 参 照 の こと (5) 全 体 作 業 スケジュール 主 な 業 務 をはじめとする 全 体 作 業 スケジュールは 別 紙 -2 主 要 業 務 年 間 スケジュール 別 紙 -3 審 査 会 開 催 日 程 表 等 を 参 照 の こと 3 業 務 委 託 実 施 場 所 の 要 件 (1) 設 置 場 所 及 び 執 務 スペース 廿 日 市 市 下 平 良 一 丁 目 11 番 1 号 廿 日 市 市 役 所 庁 舎 1 階 執 務 室 (2) 業 務 委 託 の 実 施 時 間 等 業 務 委 託 の 実 施 日 及 び 実 施 時 間 は 市 役 所 開 庁 日 の8 時 30 分 から 17 時 15 分 までとする ただし 始 業 準 備 に 要 する 時 間 及 び 業 務 状 況 による 業 務 終 了 の 延 長 時 間 も 業 務 委 託 の 実 施 時 間 に 含 める 1

(3) 本 市 が 貸 与 を 予 定 している 物 品 等 委 託 期 間 中 に 貸 与 す る 業 務 に 必 要 な 物 品 等 は 次 の と お り と する 事 務 用 机 事 務 用 椅 子 電 話 機 専 用 電 話 回 線 事 務 用 物 品 名 カウンター カウンター 用 椅 子 ( 窓 口 用 ) 会 議 テーブル 作 業 テーブル リフレッシュルーム( 休 憩 室 ) コピー 機 FAX 印 刷 機 等 書 類 等 を 納 める 書 棚 キャビネット 等 コピー 用 紙 プリンタートナー 数 量 等 12 人 分 程 度 12 脚 程 度 5 台 程 度 1 回 線 事 務 スペース 貸 与 物 品 の 数 量 や 保 管 方 法 等 の 詳 細 については 契 約 時 に 定 める (4) 情 報 システムの 利 用 環 境 委 託 期 間 中 に 貸 与 する 業 務 に 必 要 な 業 務 システムや 機 器 は 次 のと おりとする ( 庁 舎 外 への 持 ち 出 しは 原 則 不 可 とする ) 提 供 する 機 器 等 パソコン プリンター OCR 装 置 パソコン プリンター 利 用 状 況 等 要 介 護 認 定 支 援 システム(RJ) 介 護 認 定 ソフトを 含 む 基 幹 系 端 末 1 台 1 台 1 台 4 台 1 台 また 業 務 システムや 機 器 を 利 用 する 際 の 環 境 は 次 のとおりとする 提 供 する 環 境 等 利 用 状 況 等 ユーザーID 各 シ ス テ ム に つ い て 利 用 者 1 人 に つ き 1 つ のIDを 付 与 する 使 用 アプリケーション フ ァ イ ル サ ー バ 上 の 共 有 フォルダ インターネット Microsoft Excel Word セキュリティ 上 アクセス 制 限 を 設 ける 本 市 環 境 からの 閲 覧 は 不 可 とする 外 部 インターフェース 媒 体 か ら の 貸 与 する 端 末 へ の デ ー タ 取 り 込 み は 不 可 とする 提 供 する 機 器 環 境 等 の 詳 細 については 契 約 時 に 定 める 2

(5) 受 託 者 による 機 器 物 品 等 の 持 ち 込 みについて 本 市 からの 貸 与 する 物 品 環 境 のほか 受 託 者 の 管 理 業 務 等 で 業 務 遂 行 上 必 要 な 場 合 は 次 の 条 件 により 設 置 スペースや 光 熱 費 等 を 考 慮 に 入 れ 必 要 最 低 限 の 物 品 及 びパソコン 等 の 機 器 を 持 ち 込 むことを 可 とするが 本 市 のネットワーク への 接 続 は 不 可 とする 持 ち 込 む 場 合 の 詳 細 事 項 に つ い て は 本 市 と 受 託 者 で 協 議 の 上 契 約 時 に 定 め る ア 受 託 者 による 機 器 物 品 等 の 持 ち 込 み 撤 去 に 際 しては 対 象 物 品 等 について 事 前 に 書 面 にて 本 市 に 報 告 し 本 市 の 許 可 を 得 ること イ 必 要 な 物 品 機 器 は 受 託 者 が 用 意 すること ウ 持 ち 込 んだ 物 品 機 器 の 管 理 を 徹 底 すること 本 市 は 一 切 の 責 任 は 負 わない エ 持 ち 込 んだ 物 品 機 器 を 一 時 的 に 庁 舎 外 部 へ 持 ち 出 す 際 には 本 市 へ 事 前 に 報 告 を 行 い 本 市 の 許 可 を 得 ること オ 受 託 者 によるインターネット 回 線 電 話 回 線 の 独 自 契 約 は 可 とする カ 庁 内 配 管 等 の 利 用 はできない キ 委 託 期 間 終 了 後 の 持 ち 込 み 物 品 の 撤 去 費 は 受 託 者 が 負 担 すること ク 持 ち 込 んだパソコン 等 の 機 器 に 委 託 業 務 で 使 用 するデータの 取 込 みは 手 入 力 等 の 手 段 を 問 わず 一 切 行 わないこと コ 筆 記 用 具 等 の 消 耗 品 については 受 託 者 の 負 担 により 準 備 すること (6) 郵 便 物 等 の 受 け 取 りと 発 送 について 直 接 送 付 されてくる 申 請 書 等 の 書 類 は 庁 舎 3 階 総 務 課 から 受 け 取 り 送 付 する 各 種 通 知 書 認 定 審 査 会 委 員 へ 送 付 する 審 査 会 資 料 等 の 郵 便 物 集 配 は 総 務 課 で 行 う 3

4 業 務 体 制 人 員 配 置 等 2-(3) 業 務 内 容 に 示 す 業 務 を 遂 行 する 上 で 次 のとおり 総 括 責 任 者 業 務 従 事 者 という2パターンの 役 割 を 設 置 するとともに 業 務 繁 忙 や 重 大 なトラブル 発 生 等 の 緊 急 対 応 時 には 柔 軟 に 対 応 できるよ う それぞれにおいて 十 分 な 要 員 を 確 保 すること 役 割 定 義 役 割 主 な 業 務 内 容 要 件 資 格 要 件 業 務 経 験 総 括 責 任 者 本 業 務 の 現 場 総 括 責 任 者 として 業 務 全 体 の 進 行 管 理 を 行 う 業 務 の 繁 閑 に 合 わ せ て 必 要 な 業 務 従 事 者 を 配 置 するとともに 委 託 期 間 中 に 本 委 託 業 務 の 現 場 責 任 者 と し て 問 題 な く 管 理 監 督 できるこ と 新 たに 採 用 した 場 合 の 要 員 育 成 スキル レ ベ ル チ ェ ッ ク と い っ た 要 員 管 理 を 行 う 月 次 業 務 実 績 報 告 書 等 受 託 者 が 作 成 した 資 料 の 品 質 管 理 を 行 い 本 市 に 提 出 する 業 務 遂 行 上 想 定 さ れ る リ ス ク 管 理 と 対 策 を 行 う 本 業 務 責 任 者 として 本 市 担 当 者 との 調 整 協 議 を 行 う 本 業 務 の 作 業 の ス ケ ジ ュ ー ル 管 理 を 行 うとともに 月 次 業 務 実 績 報 告 書 等 の 内 容 を 確 認 し 業 務 従 事 者 への 的 確 な 作 業 指 示 を 行 う 業 務 従 事 者 の 教 育 育 成 を 行 う 業 務 従 事 者 総 括 責 任 者 の 指 示 や マ ニ ュ ア ル 等 に より 要 介 護 認 定 給 付 業 務 にかかる 各 種 事 務 処 理 必 要 データの 入 力 等 の 業 務 や 業 務 実 績 報 告 書 の 作 成 を 行 う 作 成 し た 資 料 は 総 括 責 任 者 に 提 出 し 承 認 を 得 る 業 務 内 容 に 応 じ て 複 数 の 班 体 制 を 取 る 場 合 には 班 ごとに 業 務 リーダーを 配 置 し 各 班 の 作 業 スケジュール 管 理 や 作 業 進 捗 管 理 を 行 うこと 審 査 会 資 料 や 月 次 業 務 実 績 報 告 書 等 に 必 要 なOA ソ フ ト ウ ェ ア を 問 題 な く 操 作 で きること 4

5 業 務 遂 行 上 の 留 意 点 (1) 情 報 セキュリティに 関 する 考 え 方 本 業 務 の 性 質 を 鑑 み 受 託 者 は 次 の 考 え 方 を 十 分 踏 まえて 業 務 を 遂 行 するものとする ア 個 人 情 報 の 保 護 電 子 データや 帳 票 類 をはじめ 相 談 対 応 等 により 知 り 得 た 申 請 者 の 個 人 情 報 については 情 報 の 漏 えい 滅 失 き 損 等 の 防 止 その 他 個 人 情 報 の 保 護 に 必 要 な 体 制 の 整 備 及 び 措 置 を 十 分 に 講 じること イ 情 報 漏 洩 の 防 止 本 業 務 の 従 事 者 は 個 人 情 報 はもちろんのこと 業 務 の 遂 行 を 通 じ て 知 り 得 た 情 報 を 漏 らしてはならない その 職 を 退 いた 後 も 同 様 とす る ウ 入 退 室 管 理 の 徹 底 本 業 務 の 実 施 にあたっては 執 務 室 への 入 退 室 を 許 可 された 者 のみ に 制 限 し 本 市 の 定 める 管 理 ルールに 従 って 入 退 室 管 理 を 行 わなけれ ばならない また 業 務 従 事 者 の 名 簿 を 本 市 へ 提 出 するとともに 執 務 室 に 入 室 する 際 には 身 分 証 明 書 を 携 帯 し 業 務 中 名 札 を 着 用 さ せること エ その 他 情 報 セキュリティ 対 策 の 実 施 本 業 務 の 実 施 にあたっては 本 市 の 定 める 廿 日 市 市 個 人 情 報 保 護 条 例 ( 平 成 12 年 3 月 24 日 条 例 第 22 号 ) 廿 日 市 市 個 人 情 報 保 護 条 例 施 行 規 則 ( 平 成 12 年 8 月 1 日 規 則 第 39 号 ) その 他 情 報 の 保 護 に 関 連 する 各 種 規 程 等 については 本 市 職 員 と 同 様 に 遵 守 するとともに 個 人 情 報 の 保 護 や 業 務 上 の 機 密 の 保 持 に 留 意 すること オ 受 託 者 による 従 事 者 の 管 理 従 事 者 に 対 して 守 秘 義 務 違 反 に 関 する 責 任 及 び 処 罰 の 内 容 を 周 知 徹 底 するとともに 情 報 セキュリティに 関 する 内 部 監 査 を 定 期 的 及 び 不 定 期 に 実 施 すること (2) 関 係 法 令 等 の 遵 守 受 託 者 は 法 令 等 に 基 づいて 適 正 に 業 務 を 遂 行 すること なお 本 業 務 に 関 係 する 主 な 法 令 は 次 のとおりである 法 令 介 護 保 険 法 ( 平 成 9 年 法 律 第 123 号 ) 個 人 情 報 の 保 護 に 関 する 法 律 ( 平 成 15 年 法 律 第 57 号 ) 5

(3) 事 故 発 生 時 等 の 対 応 受 託 者 は 委 託 業 務 を 履 行 中 に 盗 難 や 紛 失 等 が 発 生 した 場 合 には 受 託 者 の 責 任 において 必 要 な 措 置 を 講 ずるとともに 速 やかに 事 故 報 告 書 を 作 成 し 市 へ 提 出 しなければならない また これにより 市 や 当 事 者 あるいは 第 三 者 に 損 害 を 与 えた 場 合 受 託 者 は 損 害 額 を 支 払 わなければならない 6 要 介 護 認 定 給 付 業 務 の 事 前 準 備 (1) 本 業 務 委 託 までのスケジュール 本 業 務 委 託 までのスケジュールは 概 ね 次 のとおりとする 平 成 28 年 9 月 上 旬 委 託 業 者 決 定 平 成 28 年 11 月 1 日 契 約 締 結 予 定 平 成 29 年 2 月 1 日 本 業 務 委 託 開 始 (2) 業 務 マニュアルの 作 成 ア 概 要 ねらい 受 託 者 及 び 本 市 職 員 等 の 業 務 経 験 者 が 何 らかの 事 由 で 新 規 の 者 に 入 れ 替 わった 場 合 でも 業 務 に 支 障 を 生 じないよう また 従 事 者 が 自 立 的 安 定 的 に 業 務 ができるよう 各 業 務 の 作 業 手 順 等 について 記 載 さ れた 業 務 マニュアルを 作 成 し 本 市 の 承 認 を 得 ること イ 実 施 期 限 等 業 務 マニュアルは 平 成 29 年 2 月 1 日 の 本 業 務 委 託 開 始 までに 本 市 へ 提 示 すること (3) 要 員 の 育 成 ア 概 要 ねらい 本 業 務 を 効 率 的 に 運 営 するために 要 介 護 認 定 給 付 それぞれの 事 務 に 対 して 必 要 とされる 要 員 を 適 正 に 確 保 するとともに 必 要 な 研 修 等 を 実 施 す る な ど に よ り 一 定 の 業 務 ス キ ル を 持 っ た 要 員 を 育 成 す る また 本 業 務 委 託 開 始 後 に 順 次 要 員 の 確 保 やその 育 成 を 行 う 場 合 は その 計 画 について 検 討 すること 本 業 務 の 準 備 に 必 要 な 要 員 育 成 期 間 は 契 約 締 結 日 から 平 成 29 年 2 月 1 日 の 本 業 務 委 託 開 始 までの 約 3か 月 を 見 込 んでおり その 期 間 において 次 の 内 容 についての 説 明 及 び 研 修 を 行 う (ア) 全 体 説 明 総 括 責 任 者 に 対 し 本 業 務 の 全 体 説 明 会 を 開 催 し 業 務 遂 行 上 の 留 意 点 等 の 説 明 と 市 庁 舎 内 施 設 案 内 を 行 う 6

(イ) 要 介 護 認 定 給 付 業 務 研 修 総 括 責 任 者 及 び 業 務 従 事 者 に 対 し 要 介 護 認 定 給 付 に 係 る 各 種 事 務 内 容 についての 実 地 研 修 を 行 う (ウ) 基 幹 系 システム 及 び 認 定 ソフト 等 の 端 末 操 作 研 修 総 括 責 任 者 及 び 業 務 従 事 者 に 対 し 基 幹 系 システム 及 び 認 定 ソ フト 等 の 操 作 研 修 を 行 う イ 実 施 期 限 等 平 成 29 年 2 月 1 日 の 本 業 務 委 託 開 始 までに 必 要 な 要 員 の 確 保 及 び 育 成 を 行 うこと (4) 業 務 移 行 の 考 え 方 平 成 29 年 2 月 1 日 付 けの 窓 口 受 付 分 から 委 託 業 務 として 要 介 護 認 定 給 付 事 務 を 行 う また 平 成 29 年 2 月 1 日 時 点 において 認 定 処 理 中 の 申 請 案 件 についても 委 託 業 務 として 認 定 処 理 を 行 う 7 要 介 護 認 定 給 付 業 務 の 実 施 (1) 業 務 内 容 ア 概 要 ねらい 要 介 護 認 定 給 付 業 務 に 係 る 各 種 事 務 処 理 必 要 データの 入 力 など 効 率 的 に 要 介 護 認 定 給 付 業 務 を 実 施 する イ 要 介 護 認 定 給 付 業 務 の 内 容 及 び 委 託 範 囲 要 介 護 認 定 給 付 業 務 の 委 託 業 務 内 容 及 び 委 託 範 囲 は 窓 口 業 務 資 格 管 理 に 関 する 業 務 要 介 護 認 定 に 関 する 業 務 情 報 開 示 に 関 する 業 務 認 定 審 査 会 に 関 する 業 務 認 定 審 査 会 結 果 処 理 に 関 する 業 務 各 種 給 付 事 務 に 関 する 業 務 その 他 これらの 業 務 に 付 随 する 業 務 とす る 詳 細 は 別 紙 -4 委 託 業 務 一 覧 表 のとおりとする ウ 連 絡 調 整 会 議 の 開 催 市 と 受 託 者 は 本 業 務 委 託 に 係 る 連 絡 調 整 会 議 を 定 期 的 に 開 催 する ものとする また 委 託 業 務 を 円 滑 に 実 施 するため 必 要 に 応 じて 随 時 連 絡 調 整 打 ち 合 わせを 実 施 するものとする なお 受 託 者 は 会 議 内 容 等 の 会 議 録 を 作 成 し 市 へ 提 出 しなければ ならない エ 業 務 報 告 書 等 の 提 出 日 々の 作 業 計 画 と 業 務 の 処 理 件 数 や 処 理 内 容 等 の 業 務 履 行 状 況 に 関 する 事 項 について 作 業 日 報 を 作 成 し 保 管 しておくこと 7

その 作 業 日 報 を 基 に 月 次 作 業 実 績 報 告 書 を 月 末 に 年 度 業 務 実 績 報 告 書 を 毎 年 3 月 末 に 作 成 し 速 やかに 本 市 へ 提 出 する こと 報 告 書 の 様 式 等 は 契 約 時 に 定 める オ 委 託 料 の 請 求 及 び 支 払 い 方 法 委 託 業 務 費 は あらかじめ 別 に 定 める 月 額 払 いとし 受 託 者 は 市 の 検 査 完 了 後 市 へ 請 求 し 市 は 請 求 を 受 けた 日 から30 日 以 内 に 受 託 者 へ 支 払 うものとする カ 検 査 の 実 施 市 は 受 託 者 の 業 務 に 関 する 帳 簿 書 類 等 について 定 期 的 に 検 査 を 行 うものとする また 市 が 必 要 と 認 める 時 は 臨 時 に 検 査 を 行 うこ とができる (2) 業 務 マニュアルの 随 時 改 変 業 務 マニュアルは 作 成 後 も 必 要 に 応 じて 随 時 内 容 の 改 変 を 行 い 改 訂 版 を 本 市 へ 提 示 すること (3) 要 員 の 教 育 研 修 本 業 務 の 運 営 に 必 要 な 要 員 の 業 務 スキル 及 び 個 人 情 報 保 護 等 の 安 全 対 策 を 維 持 向 上 するために 受 託 者 において 定 期 的 に 社 内 研 修 を 行 い 社 員 の 質 と 業 務 遂 行 能 力 の 向 上 を 図 ること 8 契 約 終 了 後 の 業 務 引 継 ぎ (1) 概 要 ねらい 平 成 32 年 3 月 末 の 契 約 終 了 時 に 受 託 者 が 処 理 途 中 である 事 務 の 種 類 やその 状 態 等 を 明 確 にし 平 成 32 年 4 月 以 降 の 新 受 託 者 が 速 や かに 業 務 を 遂 行 できるよう 業 務 引 継 書 を 作 成 の 上 新 受 託 者 へ 業 務 の 引 継 ぎを 行 う (2) 実 施 期 限 等 処 理 途 中 である 業 務 の 処 理 状 況 や 注 意 事 項 等 について 業 務 引 継 書 で 契 約 終 了 日 までに 本 市 へ 報 告 し 新 受 託 者 へ 業 務 の 引 継 ぎを 行 うこ と (3) その 他 引 継 ぎに 際 しては 業 務 に 詳 しい 者 が 関 わること また 引 継 ぎに 係 る 経 費 は 受 託 者 の 負 担 とする 8

9 その 他 (1) 本 業 務 の 混 乱 を 招 かないよう 委 託 業 務 開 始 までの 間 に 要 員 確 保 や 必 要 な 研 修 等 を 行 い 円 滑 な 業 務 の 移 行 を 実 現 すること (2) 効 果 的 な 運 営 手 法 顧 客 対 応 スキル その 他 受 託 者 が 有 する 民 間 の ノウハウを 最 大 限 に 活 用 し 効 率 的 効 果 的 な 業 務 運 営 を 実 現 するこ と (3) 市 民 からの 信 頼 を 損 なわないよう 常 に 適 切 かつ 丁 寧 に 対 応 すると ともに 必 要 に 応 じて 速 やかに 市 職 員 に 引 き 継 ぎ 円 滑 な 連 携 を 図 る こと (4) 本 業 務 を 遂 行 するにあたり トラブル 及 びイレギュラーなケースが 生 じた 場 合 は 本 市 へ 直 ちに 報 告 するとともに その 指 示 に 従 うこと なお 苦 情 については 責 任 を 持 って 対 応 するとともに 現 状 分 析 と 解 決 策 を 講 じ 本 市 へ 報 告 すること (5) 総 括 責 任 者 及 び 業 務 従 事 者 の 管 理 監 督 は 受 託 者 が 行 う なお 必 要 に 応 じて 本 市 と 協 議 することを 妨 げない (6) 本 業 務 の 従 事 者 全 員 分 の 守 秘 義 務 遵 守 についての 誓 約 書 の 写 しを 業 務 開 始 日 までに 本 市 へ 提 出 すること 新 たな 従 事 者 を 配 置 する 場 合 も 同 様 とする (7) 業 務 中 の 服 装 は 業 務 に 適 した 服 装 ( 原 則 として 従 事 者 であることが 来 庁 者 から 認 識 できる 服 装 等 )を 着 用 し 事 前 に 市 の 承 認 を 得 るもの とする これらに 係 る 費 用 は 受 託 者 の 負 担 とする (8) 業 務 の 過 程 において 市 が 資 料 データの 提 供 を 求 めた 場 合 は 速 やかに 提 出 すること (9) 本 業 務 における 成 果 品 及 び 作 成 資 料 等 の 著 作 権 版 権 等 の 一 切 の 権 利 は 市 に 帰 属 するものとする (10) 本 仕 様 書 に 定 めのない 事 項 又 は 明 記 されていない 事 項 及 び 業 務 遂 行 中 に 疑 義 が 生 じた 事 項 は 市 と 受 託 者 双 方 協 議 の 上 決 定 するもの とする (11) 受 託 者 は 受 託 した 業 務 を 再 委 託 してはならない (12) 受 託 者 が 契 約 事 項 を 遵 守 しない 時 は 市 は 委 託 契 約 を 解 除 すること ができる また 委 託 契 約 の 解 除 により 発 生 した 損 害 については 受 託 者 が 賠 償 しなければならない 9