さ 情 審 査 答 申 第 56 号 平 成 20 年 7 月 11 日 さいたま 市 長 相 川 宗 一 様 さいたま 市 情 報 公 開 個 人 情 報 保 護 審 査 会 会 長 小 池 保 夫 答 申 書 平 成 19 年 11 月 14 日 付 けで 貴 職 から 受 けた 課 長 以 上 の 職 にある 者 ( 服 務 規 程 12 条 )で6~ 本 ( 2005 年 度 人 事 異 動 に 係 るもの) ( 以 下 本 件 対 象 行 政 情 報 という ) の 一 部 公 開 決 定 ( 以 下 本 件 処 分 という )に 対 する 審 査 請 求 に 係 る につ いて 次 のとおり 答 申 します なお 類 似 の 事 案 であるため 別 紙 記 載 の 第 62 号 から 第 64 号 及 び 諮 問 第 67 号 から 第 71 号 を 併 合 して 審 議 いたしました 第 1 審 査 会 の 結 論 本 件 対 象 行 政 情 報 を 一 部 公 開 としたさいたま 市 水 道 事 業 管 理 者 ( 以 下 実 施 機 関 という ) が 行 っ た 本 件 処 分 は 妥 当 である 第 2 審 査 請 求 人 の 主 張 の 要 旨 1 審 査 請 求 の 趣 旨 ⑴ さいたま 市 情 報 公 開 条 例 ( 平 成 13 年 さいたま 市 条 例 第 17 号 ) 第 6 条 第 1 項 に 基 づく 本 件 対 象 行 政 情 報 の 公 開 請 求 に 対 し 平 成 19 年 10 月 10 日 付 け 水 業 水 第 1597 号 により 実 施 機 関 が 行 った 本 件 処 分 ( 一 部 非 公 開 )について 取 り 消 しを 求 める ⑵ 本 件 処 分 の 先 行 行 為 であった 本 件 事 務 引 継 書 の 保 存 期 間 の 決 定 行 為 及 び 廃 棄 行 為 は さいたま 市 文 書 管 理 規 則 ( 平 成 13 年 さいたま 市 規 則 第 14 号 以 下 文 書 管 理 規 則 という ) に 照 ら して 違 法 であったとの 確 認 的 宣 言 を 求 める ⑶ 改 めて 再 決 定 通 知 により 不 存 在 理 由 について 必 要 にして 充 分 な 記 載 を 具 体 的 かつ 明 確 に 提 示 すべきことを 求 める ⑷ 平 成 18 年 度 文 書 である 事 務 引 継 書 の 保 存 期 間 の 指 定 について 現 行 の 1 年 を 遡 及 訂 正 し 本 来 の 3 年 (ただし 部 長 は5 年 局 長 区 1
長 は10 年 ) にすべきことを 求 める ⑸ 改 善 意 見 として 事 務 引 継 書 にかかる 個 別 フォルダーの 表 示 について 例 えば 服 務 休 暇 全 般 ( 事 務 引 継 書 を 含 む) といったように 又 は 独 立 した 個 別 フォルダーとして 説 明 を 加 え 明 確 化 すべきことを 求 める 2 審 査 請 求 の 理 由 審 査 請 求 人 が 主 張 する 審 査 請 求 の 主 たる 理 由 は おおむね 以 下 のとおり である ⑴ 本 件 処 分 には 本 件 事 務 引 継 書 の 不 存 在 にかかる 理 由 の 記 載 が 不 充 分 であったという 瑕 疵 があり この 瑕 疵 は 違 法 とまではいえないにし ても 明 白 であり( 保 存 期 間 1 年 の 設 定 根 拠 が 示 されていない) ま た 軽 微 ともいえない( 説 明 責 務 の 欠 落 )ので 本 件 処 分 は 不 当 であると の 謗 りは 免 れえない ⑵ 事 務 引 継 書 にかかる 個 別 フォルダーの 表 示 について 現 行 の 服 務 休 暇 全 般 では 事 務 引 継 書 の 存 在 を 認 識 することができない 第 3 実 施 機 関 の 説 明 の 要 旨 実 施 機 関 は おおむね 以 下 のとおり 説 明 している 1 本 件 対 象 行 政 情 報 は さいたま 市 水 道 局 企 業 職 員 服 務 規 程 ( 平 成 13 年 さいたま 市 水 道 部 企 業 管 理 規 程 第 26 号 ) 第 12 条 により 課 長 以 上 の 職 にあるものが 作 成 を 義 務 付 けられている 事 務 引 継 書 である 本 件 対 象 行 政 情 報 のうち ⑴ 水 道 総 務 課 長 事 務 引 継 書 については 当 初 は 保 存 期 間 を1 年 と 定 めていたが 既 に 行 政 情 報 公 開 請 求 があった 文 書 で あり 保 存 期 間 を1 年 延 長 したものである ⑵ 管 財 課 長 事 務 引 継 書 について は 保 存 期 間 を3 年 としており ⑶ 営 業 管 理 課 長 事 務 引 継 書 及 び⑷ 営 業 管 理 課 給 水 対 策 室 長 事 務 引 継 書 については 継 続 の 扱 いをしていたことから すでに 公 開 をしている ⑸ 業 務 部 企 画 監 ( 総 務 担 当 ) 事 務 引 継 書 ⑹ 業 務 部 企 画 監 ( 営 業 担 当 ) 事 務 引 継 書 ⑺ 職 員 課 長 事 務 引 継 書 ⑻ 財 務 企 画 課 長 事 務 引 継 書 ⑼ 水 道 工 事 検 査 監 事 務 引 継 書 ⑽ 給 水 部 企 画 監 ( 調 整 担 当 ) 事 務 引 継 書 ⑾ 施 設 課 長 事 務 引 継 書 ⑿ 維 持 管 理 課 長 事 務 引 継 書 ⒀ 工 務 課 長 事 務 引 継 書 及 び ⒁ 水 質 検 査 課 長 事 務 引 継 書 については 保 存 期 間 を1 年 と 定 めていたため 平 成 19 年 4 月 1 日 付 けで 廃 棄 済 みである また ⒂ 浦 和 営 業 所 長 事 務 引 継 書 については 写 しのみが 保 存 されおり 原 本 は 存 在 しない 2 文 書 管 理 規 則 第 35 条 第 6 項 で 各 課 に 共 通 す る 文 書 は 文 書 主 管 課 長 が 別 に 定 める 全 庁 共 通 ファイル 基 準 表 に 従 い 整 理 保 管 しなければならな い とされており また 同 規 則 第 36 条 第 4 項 ただし 書 で 前 条 第 6 項 の 2
全 庁 共 通 ファイル 基 準 表 に 係 る 個 別 フォルダーの 保 存 期 間 については 文 書 主 管 課 長 が 定 めるものとする と なっている 事 務 引 継 書 は 各 課 に 共 通 する 文 書 であり 全 庁 共 通 ファイル 基 準 表 に 従 って 1 年 保 存 とされてい た 個 別 フォルダー 服 務 休 暇 全 般 に 入 れて 管 理 をしていた このこと から 廃 棄 済 みで 不 存 在 であることは 明 らかである 3 本 件 処 分 については 公 開 しない 理 由 として 本 件 対 象 行 政 情 報 について は1 年 の 保 存 期 間 満 了 後 に 廃 棄 済 みのため 文 書 不 存 在 である 等 の 旨 を 述 べ ており 理 由 の 記 載 が 不 充 分 であるという 瑕 疵 はない そのため 処 分 を 取 り 消 し 理 由 付 記 をして 再 度 非 公 開 決 定 をする 必 要 はない また 本 件 対 象 行 政 情 報 の 廃 棄 については 文 書 管 理 規 則 第 36 条 第 4 項 ただし 書 によ り 文 書 主 管 課 長 が 定 めた 全 庁 共 通 ファイル 基 準 表 に 定 められた 保 存 期 間 を 満 了 したことから 廃 棄 したものであり 違 法 性 はない 第 4 審 査 会 の 判 断 の 理 由 1 本 件 対 象 行 政 情 報 の 不 存 在 について 実 施 機 関 は 本 件 対 象 行 政 情 報 のうち ⑸ 業 務 部 企 画 監 ( 総 務 担 当 ) 事 務 引 継 書 ⑹ 業 務 部 企 画 監 ( 営 業 担 当 ) 事 務 引 継 書 ⑺ 職 員 課 長 事 務 引 継 書 ⑻ 財 務 企 画 課 長 事 務 引 継 書 ⑼ 水 道 工 事 検 査 監 事 務 引 継 書 ⑽ 給 水 部 企 画 監 ( 調 整 担 当 ) 事 務 引 継 書 ⑾ 施 設 課 長 事 務 引 継 書 ⑿ 維 持 管 理 課 長 事 務 引 継 書 ⒀ 工 務 課 長 事 務 引 継 書 及 び⒁ 水 質 検 査 課 長 事 務 引 継 書 を 平 成 17 年 度 全 庁 共 通 ファイル 基 準 表 に 従 って 個 別 フォルダー 服 務 休 暇 全 般 に 収 納 して 管 理 していたところ 当 該 フォルダーの 保 存 期 間 が1 年 とされていたため 保 存 期 間 経 過 後 である 平 成 19 年 4 月 1 日 付 けで 廃 棄 したので 不 存 在 である 旨 述 べている また 本 件 対 象 行 政 情 報 のうち ⒂ 浦 和 営 業 所 長 事 務 引 継 書 は 写 しのみが 保 存 されていて 原 本 が 存 在 し ない 旨 を 述 べている 以 上 の 他 に 本 件 対 象 行 政 情 報 の 存 在 を 窺 わせる 具 体 的 事 情 も 存 在 しない よって 本 件 対 象 行 政 情 報 のうち 前 述 の⑸から⒂までの 各 事 務 引 継 書 については 不 存 在 であると 認 めるのが 相 当 である 2 理 由 の 記 載 が 不 充 分 であるとの 主 張 について 審 査 請 求 人 は 本 件 事 務 引 継 書 の 不 存 在 にかかる 理 由 の 記 載 が 不 充 分 で ある 旨 主 張 する しかし 実 施 機 関 は 本 件 対 象 行 政 情 報 のうち 非 公 開 と した 部 分 について 保 存 期 間 が1 年 であることを 明 示 したうえで 保 存 期 間 を 満 了 したので 廃 棄 した 等 の 旨 を 述 べており 公 開 しない 理 由 を 示 して いる よって 理 由 の 記 載 が 不 充 分 であるとは 認 められない 3 審 査 請 求 人 は 本 件 処 分 の 先 行 行 為 であった 事 務 引 継 書 の 保 存 期 間 の 決 3
定 行 為 及 び 廃 棄 行 為 が 違 法 であったとの 確 認 的 宣 言 を 求 めているが これ は 当 審 査 会 が 判 断 すべき 事 項 の 範 囲 外 に 属 するものである 4 保 存 期 間 の 遡 及 訂 正 の 主 張 について 審 査 請 求 人 は 事 務 引 継 書 の 保 存 期 間 を 遡 及 訂 正 して 3 年 (ただし 部 長 は5 年 局 長 区 長 は10 年 ) にすべきと 主 張 するが これも 当 審 査 会 の 判 断 すべき 事 項 の 範 囲 外 に 属 するものであり また 本 件 処 分 に 関 するもの ではない 5 事 務 引 継 書 にかかる 個 別 フォルダーの 表 示 について 審 査 請 求 人 の 主 張 は 改 善 意 見 ということであり 本 件 処 分 に 関 する ものではない 第 5 調 査 審 議 の 経 過 当 審 査 会 は 本 件 事 案 について 次 のとおり 調 査 審 議 を 行 った 1 平 成 19 年 11 月 14 日 の 受 理 2 同 年 12 月 13 日 実 施 機 関 から 理 由 説 明 書 を 受 理 3 同 年 12 月 20 日 審 議 4 平 成 20 年 3 月 6 日 審 議 5 同 年 4 月 17 日 審 議 6 同 年 5 月 15 日 審 議 7 同 年 6 月 19 日 審 査 請 求 人 からの 意 見 聴 取 及 び 審 議 さいたま 市 情 報 公 開 個 人 情 報 保 護 審 査 会 委 員 職 名 氏 名 備 考 委 員 伊 藤 一 枝 弁 護 士 委 員 岡 本 弘 哉 弁 護 士 会 長 小 池 保 夫 大 学 教 授 会 長 職 務 代 理 者 小 室 大 行 政 経 験 者 委 員 満 木 祐 子 弁 護 士 ( 五 十 音 順 ) 4
別 紙 併 合 審 議 をした 案 件 をした 番 号 実 施 機 関 の 内 容 第 62 号 選 挙 管 理 委 員 会 課 長 以 上 の 職 にある 者 ( 服 務 規 程 12 条 )で6~ 定 に 対 する 異 議 申 立 てに 係 る 第 63 号 第 64 号 第 67 号 第 68 号 第 69 号 第 70 号 第 71 号 監 査 委 員 課 長 以 上 の 職 にある 者 ( 服 務 規 程 12 条 )で6~ 定 に 対 する 異 議 申 立 てに 係 る 農 業 委 員 会 課 長 以 上 の 職 にある 者 ( 服 務 規 程 12 条 )で6~ 定 に 対 する 異 議 申 立 てに 係 る 議 会 課 長 以 上 の 職 にある 者 ( 服 務 規 程 12 条 )で6~ 定 に 対 する 異 議 申 立 てに 係 る 教 育 委 員 会 課 長 以 上 の 職 にある 者 ( 服 務 規 程 12 条 )で6~ 定 に 対 する 審 査 請 求 に 係 る 人 事 委 員 会 課 長 以 上 の 職 にある 者 ( 服 務 規 程 12 条 )で6~ 定 に 対 する 異 議 申 立 てに 係 る 市 長 本 庁 の 課 長 以 上 の 職 にある 者 ( 服 務 規 程 12 条 ) で6 級 職 の 職 員 の 引 き 受 けた 事 務 引 継 書 ( 同 ) の 原 本 (2005 年 度 人 事 異 動 に 係 るもの) 本 庁 の 課 長 以 上 の 職 にある 者 ( 服 務 規 程 12 条 )で7 級 職 の 職 員 の 引 き 受 けた 事 務 引 継 書 ( 同 ) の 原 本 (2 005 年 度 人 事 異 動 に 係 るもの) 及 び 本 庁 の 課 長 以 上 の 職 にある 者 ( 服 務 規 程 12 条 )で8 級 職 の 職 員 の 引 き 受 けた 事 務 引 継 書 ( 同 ) の 原 本 (20 05 年 度 人 事 異 動 に 係 るもの) の 非 公 開 決 定 に 対 す る 異 議 申 立 てに 係 る 市 長 課 長 以 上 の 職 にある 者 ( 服 務 規 程 12 条 )で6~ 定 に 対 する 審 査 請 求 に 係 る 5