納品書 請求書作成の手引き 請求書統一様式プログラムバージョン Ver.1.5 対応 平成 26 年 2 月 ショーボンド建設株式会社
はじめに平成 22 年 7 月 1 日より ショーボンド建設株式会社の工事にかかる全ての物品の納入 請求 に関して 納品書 請求書の様式を統一しました 各業者の皆様方には ご不便等あるかと思われますが ご協力のほどお願いいたします 新しく追加された機能について旧バージョンより追加された機能については 本マニュアルの中で で囲うとともに NEW マークを付けてあります 請求書統一様式作成ファイルについて 請求書統一様式 ( プログラム ) は Microsoft Excel で作成されています バージョン 97,2000,2003,2007,2010,2013 で動作を確認しています 請求書統一様式 ( 手入力 ) により 納品書兼請求書 (4 種類 ) 物品受領書 (1 種類 ) 請求総括表 (1 種類 ) を作成することができます 各種様式について 1 納品書兼請求書 ( 提出用 ) 本社経理控 総務部門控 作業所控の 3 枚があります 入力 印刷後 3 枚をまとめて 納品と同時に現場担当者へお渡しください なお 御社にて独自の請求様式がある場合 当様式を鑑とし 御社請求様式を添付して ください その際 品名は例として レンタル品等 数量 単位は 1 式 備考欄 に 別添参照 などと入力ください 2 納品書兼請求書 ( 請求者控 ) 1 枚のみの様式です 1 と同時に印刷されます 御社控えとして 保管ください 3 物品受領書 1 枚のみの様式です 受領書の印刷を選んだ場合 1 と同時に印刷されます 御社にて必要な場合は 納品と同時に現場担当者へお渡しください 4 請求総括表 1 枚のみの様式です 納品書兼請求書の入力データを利用し 自動作成されます なお 本様式は請求対象月の翌月 3 営業日以内に ショーボンド建設の担当総務部門必着となるよう 送付願います 各様式が期日に遅れた場合 支払いが翌月になる場合があるので ご注意願います これらの各様式は メールによるやりとりも可能な場合があります 現場担当者とご相談ください -1-
ソフトを起動する エクセルのマクロを有効にします ( 既に有効になっている場合は省略 ) Excel2000,2003の場合 1 エクセルを開きます 2 ツール オプション セキュリティー マクロセキュリティー セキュリティーレベル を 中 にします 3 エクセルを閉じます Excel2007の場合 1 エクセルを開きます 2 左上 OFFICEボタン Excelのオプション セキュリティーセンター セキュリティーセンターの設定 マクロの設定 を 全てのマクロを有効にする にします 3 エクセルを閉じます -2-
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Excel2010,2013の場合 1 エクセルを開きます 2 左上 ファイルボタン オプション セキュリティーセンター セキュリティーセンターの設定 マクロの設定 を 全てのマクロを有効にする にします 3 エクセルを閉じます -4-
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納品書 請求書 受領書の様式について 請求書統一様式ファイルで必要事項を入力すれば 自動的に以下の様式が作成されます 納品 請求を行う際は 必ずこれらの様式で行ってください 納品書兼請求書様式 提出用 納品書と請求書が1 枚になっています 物品納入時に 現場担当に渡してください 社名横に社印の押印をお願いします 納品書兼請求書様式 請求者控 納品書と請求書が1 枚になっています 本様式は請求者控えですので 御社にて保管願います 請求総括表の作成時 必要となりますので 紛失しないよう注意ください 物品受領書様式 本書式は 必ずしも必要ではありません 必要に応じて 物品納入時に現場担当者に渡してください -6-
請求総括表の様式について 請求書統一様式プログラムを使用し 月末に作成してください プログラムバージョンでは 個々の納品書兼請求書データをデータベース内に格納し そのデータを使用して自動作成されます 請求総括表 総務部門送付用 月末毎に総務部門に送付ください 毎月末日が締日となり 締日より3 営業日以内に必着でお願いします 社名横に社印の押印をお願いします -7-
入力のしかた 請求書統一様式 のエクセルファイルを開くと 下図のような状態になります 1. 消費税率入力箇所に 消費税率を入力します 1 請求者基本事項の入力 1. 本項目では 請求者の名称 連絡先 振り込み先などの基本事項を入力します 2. 一度入力 保存を行えば 次回から入力は必要ありません 3. 取引先コードを 事前に工事担当者に確認してください 4. 請負者基本事項入力 をクリックします 5. 下図のようなフォームが開きます 6. フォーム内各項目に入力し 記入 をクリックすればデータが保存されます 7. データを保存しない場合は キャンセル をクリックしてください 8. ショーボンド建設 ならびに弊社関連会社など 請求先を入力できます 全ての請求書に影響するため 請求先を月の途中で変更しないでください 9. 御社の様式に合わせ 消費税の端数切下げ 四捨五入を区分してください 総括表と個別の納品書兼請求書にずれが生じるため 消費税区分は 月の途中で変更しないようにしてください 10. フォーム右上の は絶対にクリックしないでください -8-
2 入力データ一覧の作成 1. 本項目では 請求書に記入する項目の一覧を作成します 2. 入力を行うことで 納品書 請求書の作成を簡単に行えるようになります 3. 入力データ一覧 をクリックします 4. 下図のように別のシートが開きます 5. 緑色のセル内によく使用する項目を入力してください 6. いつでも入力でき また入力したデータは保存されますので 可能な限り入力をお勧めします 7. 御社の営業範囲が弊社の複数の拠点にまたがる場合を考慮し 拠点ごとに取引先コードを入力できるようにしています 8. 各内容ごとに100 項目まで入力できます 9. 入力が完了したら システムに戻る をクリックしてください -9-
3 請求書の入力 1. 本項目では 納品と同時に提出する納品書 請求書を記入します 2. 請求書入力 をクリックします 3. 新規に入力する場合は 新規入力 をクリックしてください 新規入力 にしないと データが上書きされ 旧いデータが消去されます 4. 新規入力の場合 件名選択の欄に入力した項目は反映されません 5. 過去に入力したデータの修正を行う場合 件名選択 欄から選択してください 6. 過去に入力したデータを削除する場合 削除 ボタンをクリックしてください 7. 削除したデータは復活できません また 請求総括表にも反映されなくなります 削除の際は 十分注意してください 8. 各項目を入力してください 入力の際 発注部門 現場名 担当者 品名 単位は前項 2の入力データ一覧から選択できます 9. 入力が完了したら 記入 をクリックしてください データが保存されます 10. データを保存しない場合は キャンセル をクリックしてください 11. フォーム右上の は絶対にクリックしないでください -10-
4 請求書印刷 1. 本項目では 入力済の納品書 請求書を印刷します 2. 請求書印刷 をクリックします 3. 印刷する請求書を選択し 受領書の印刷を行うかどうかを選択します 4. 印刷する場合は 印刷実行 印刷しない場合は キャンセル をクリックします 5. 印刷プレビュー画面になりますので 内容を確認してください 6. そのまま印刷する場合は 印刷 ボタンをクリックしてください 7. 請求書兼納品書 4 枚 物品受領書 1 枚が印刷されます 8. 印刷しない場合は 印刷プレビューを閉じる をクリックしてください -11-
5 請求総括表印刷 1. 本項目では 月末提出の請求総括表を印刷します 2. 印刷される項目は 前項 3で記入されたデータになります 3. 請求総括表印刷 をクリックします 4. フォームが開くので 対象とする請求年月 発注部門を選択し 作成 印刷 ボタンをクリックしてください 5. 請求総括表が印刷されます 1 枚に収まりきれない場合 複数枚印刷されます 6. 印刷しない場合は キャンセル をクリックしてください 7. フォーム右上の は絶対にクリックしないでください 6 保存 終了 1. 全ての入力データを保存するため 必ず保存して終了してください 2. 保存 終了 ボタンでも終了できます その際 メッセージが出ることがありますが 無視して問題ありません -12-
過去データの取り込み 1 過去データの取り込み方法 1. 本項目では 旧バージョンのプログラムから データを取込みます 2. 画面の下にある 旧データ取込み ボタンをクリックします 3. ファイル選択画面が表示されるので 旧バージョンのファイルを選択 してください 4. 自動でデータが取り込まれます 5. この取込み機能は 1 回のみ有効です 2 回目以降は取込みできません ので注意してください -13-
2 過去データの取り込み時の注意点 1. 過去に配布したシステムのうち Ver1.1のごく一部において入力データ一覧が正しく取り込めない場合があります 2. 取込みを行った後 入力データ一覧 でデータが正しく取り込まれているかを確認してください 3. 正しく取り込まれていない場合 現場名 工事番号 担当者名がずれて表示されます 4. お手数ですが ずれたデータを手作業でコピー 貼付して緑色の枠内に収めてください -14-
注意など 本請求書統一様式は ショーボンド建設独自のものです 本請求書統一様式プログラムを使用することで発生した いかなるトラブルについて も 当方では保障いたしかねますのでご注意ください 各様式が期日に遅れた場合 支払いが翌月になる場合があるので ご注意願います これらの各様式は メールによるやりとりも可能な場合があります 現場担当者と ご相談ください 万が一 プログラムが正常に動かない場合 本マニュアルの ソフトを起動する の項をご確認ください それでも起動しない場合 以下を試してください ツール オプション マクロ Visual Basic Editor Visual Basic Editor が起動しますので Visual Basic Editor 上でさらに ツール 参照設定 参照できない というところにチェックが入っていないか確認し チェックを はずしてください これによっても正常に動作しない場合 ノーマルバージョンでの作成に切り替えて ください -15-