委託業務事務処理マニュアル

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ひろみみょうだに
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1 Ⅰ I. 委託業務の概要 II. 契約に関する事務手続 III. 契約変更に関する事務手続 IV. 経理処理について V. 機械装置等費について VI. 労務費について VII. その他経費について VIII. 間接経費について IX. 再委託費共同実施費について X. 検査 P 検査の実施 P 検査の種類 P 検査の方法 P 検査の流れ P.158 XIII 5. 検査に必要な書類 P 自主点検の実施 P ファイリング P 経理システムと内部牽制等の確認 P 経費発生額と証拠書類の確認 P 経費発生調書 P.168 XI. XII. XIII. 委託費の支払研究開発資産知的財産権について成果報告と研究成果の発信

2 I 1. 検査の実施 (1) 検査とは NEDO は委託契約の適正な履行を確保するために検査を行いますこれは一般的に行われている契約上の履行確認行為であるとともに NEDO から交付されている研究開発資金等は国民の税金という貴重な財源から賄われていることから適正な経費の執行も合わせて要求されているという点に基づくものです (2) 検査における着眼点検査においては実施計画等に基づき委託業務等が実施されているかという点は勿論のこと経費の執行にあたっても次のようなことが遵守されているかを確認します 1 当該業務に直接必要な経費であるか 2 契約期間中に発生かつ支払が行われた経費であるか 3 当該事業費が他の資金と混同して使用されていないか 4 会計処理が法令や内部規程等に照らして適正か 5 経費の使用に際し経済性や効率性が考慮されているか XIIII (3) 検査に際して NEDO の検査員は次の点に注意して検査を実施しますご協力の程よろしくお願い致します 1 委託先との適正な関係を保持するためにア. 食事代は全て検査員の自己負担としますイ. 贈答品は一切受取りませんウ. 最寄り駅から事務所までのタクシー等での送迎は辞退致しますエ. 宿泊が必要な場合宿泊場所の確保は検査員が行います 2 委託先の就業時間内に検査を終えるよう心がけます就業時間内に検査が終了できない場合は相談の上日を改めて行います 3 NEDO と委託先とは研究開発のパートナーであるという認識のもと検査時においても真摯な態度を心がけます 4 NEDO の検査においては原則として本マニュアルに記載している以外の書類のご提出提示はお願いしません記載のない書類をお願いする場合にはその理由を検査員から説明します 2. 検査の種類検査には中間検査年度末中間検査確定検査その他の検査がありこれらの検査を実施する場合には NEDO から委託先に対してあらかじめ検査日時検査場所検査員等を通知します ( 再委託先等への通知については委託先から連絡を行って下さい ) (1) 中間検査委託業務の遂行状況経理処理状況及び資産管理状況について委託期間中に行う検査ですまた委託先の経理システムと内部牽制 ( 物品購買フローやコンプライアンスの有無等 ) 等の説明を受け適正な経理処理が担保されているかどうかの確認を行います

3 中間検査実施の利点としては 1 年度末や確定時に全ての発生経費を確認する必要がなくなって検査負荷が分散できる 2 誤った経理処理等の速やかな是正に努められることが挙げられますア. 実施時期イ. 検査対象期間主に 10 月 ~2 月の間で NEDO との協議の上決定 ( 主に研究実施場所で行う実地検査となります ) 検査日以前までの経過期間 (2) 年度末中間検査複数年度契約を締結した場合や不測の事態等により契約期間の延長措置がとられ NEDO の会計年度終了日 (3 月 31 日 ) を越える場合中間実績報告書を提出して頂きこれに基づき当該年度の実績額を把握するために検査を行いますア. 実施時期イ. 検査対象期間 4 月上旬中間検査の検査対象期間を除く当該年度期間複数年度契約を締結している場合は毎年 3 月 31 日までに中間実績報告書書式 X-1 (P.159) を経費発生調書とともに NEDO に提出してください (3) 確定検査 NEDOが委託先から実績報告書を受理した際に行う検査です実績報告書に基づき委託業務の遂行状況経理処理状況を検査しますこの検査で委託費の額を確定し委託費の精算を行いますア. 実施時期実績報告書提出後速やかに ( 提出期限は委託業務の完了日又は委託期間の終了日 ) イ. 検査対象期間委託期間全て ( ただしこれまでの検査で対象とした期間は原則として除く ) 委託先は委託業務完了の日または委託期間の終了日のいずれか早い日までに経費発生調書とともに実績報告書書式 X-1(P.159) をNEDOに提出してください Ⅰ XIII (4) その他検査上記以外に NEDO が必要と認めた場合に行う検査です約款上委託期間が終了する日の属する NEDO 事業年度の終了日の翌日から起算し 5 年間は NEDO が検査を行えることになっています 3. 検査の方法検査方法には実地検査と書面検査がありそのいずれかの方法により実施します主に中間検査では実地検査を年度末中間検査及び確定検査では書面検査を行いますなお検査員は原則 2 名以上で行います実際の方法についてはプロジェクト担当部の指示に従って下さい (1) 実地検査 NEDO の検査員が委託先の委託業務実施場所に赴き委託業務の進捗状況購入物品機器設備等の管理使用状況等を把握しつつ委託業務の遂行に伴って発生した経費の発生状況について予め準備していただいた経費発生調書及び支出内容を証明する書類をもとにその確認を行うものです実地検査にあたっては検査会場として会議室等を確保していただくとともに必要な書類を会議室に準備願いますまた当日は経費の内容などについて説明を求めることが多いため説明が出来る方に必ず同席いただくようお願いします

4 I (2) 書面検査書面検査には次の 2 種類があります 1 対面方式による検査委託先に指定した日時に NEDO 内の検査会場に検査に必要な書類を持参して出向いていただき対面方式でその確認を行うものです 2 書面方式による検査委託先から検査に必要な書類を NEDO に郵送していただき NEDO にてこの確認を行うものです XIIII 4. 検査の流れ検査は次のような流れで実施します 1. 事前日程調整 2.NEDO から検査通知を受理 NEDO から検査日検査員等が電子メール等で通知されます ( 委託先の必要性に応じ書面により通知することも可能です ) 3. 検査に必要な書類 ( 証拠書類等 ) の準備 (P ) 契約書関係帳票類出勤簿社内経理関係規程出張報告書等を準備してください 4. 自主点検の実施 (P.161) 5. 検査自主点検リスト書式 -2(P ) を用いた確認等事前確認をしてください受検時の確認事項 1 業務実施体制の説明 2 業務の実施内容とこれまでの実施状況の説明 3 経理システムと内部牽制等の確認 (P.165) 4 経費発生額と証拠書類の確認 (P.167) 5 取得資産等の現物確認 ( 研究現場等の実査 ) 6 経費発生調書等の記載事項の確認 7 検査結果の講評 ( 検査で判明した修正事項等の確認 ) 6. 検査結果及び自主点検リストに基づく適正判定 * 適正と判定された事業については次回以降から書面方式による検査にするなど検査の効率化をはかります

5 ( 様式第 5) 書式 X-1 平成年月日 Ⅰ 委託業務 ( 実績中間実績 ) 報告書独立行政法人新エネルギー産業技術総合開発機構理事長殿住所名称氏名役職印年月日付け委託契約に基づく開発項目に係る平成年度の業務が完了したので業務委託契約約款 ( 第 13 条第 37 条第 38 条第 39 条 ) の規定により下記のとおり報告します 1. 報告対象期間平成年月日 ~ 平成年月日記 2. 研究開発の実績 XIII ( 注 )1 簡潔かつ明瞭に 1 枚以内に記入のこと 2 中間実績報告書と中間年報を同日で届出る場合は中間年報のとおりと記載すること 3. 委託費の使用状況別紙経費発生調書のとおり ( 注 ) 別紙として経費発生調書を添付すること契約管理番号 - 備考 : 用紙の寸法は日本工業規格 A 列 4 とし左とじとすること

6 I 5. 検査に必要な書類検査には約款別表に定める書類をご用意下さい下記に主な必要書類を挙げます原則として原本のご用意をお願いしますが困難な場合はコピーでも可とします (1) 実施計画書部分を含む委託契約書 ( 再委託契約書共同研究契約書 ) 上記以外の関連する契約関係書類 ( ア ) 委託業務 ( 実績中間実績 ) 報告書 ( 写 ) ( イ ) 契約内容に年度途中で変更があった場合は委託契約の変更内容が分かるもの ( 変更届変更申請書変更契約書等 ) XIIII (2) 経費発生調書 ( 受検対象期間 ) 以下を含みます ( ア ) 委託先が再委託先共同実施先に対して検査を行った際の経費発生調書の写代表委託先が代表委託先以外の委託先に対して検査を行った際の経費発生調書の写 ( イ ) 国立機関等と再委託共同実施を行っている場合は先方から受領した決算報告書及び収支決算書 (3) 月別項目別明細表 (4) 帳票類 ( 委託先が通常使用している帳票類 ) ( ア ) 事業者の経理処理伝票 ( イ ) 購買手続きの際に発生する帳票類 ( 例 : 仕様書見積書選定理由書発注書納品書検収書請求書領収書支払手続き書類通帳振込金受領書等 ) ( ウ ) 単価使用量が確認できる書類 ( 光熱水料等や社内振替を行う場合等 ) (5) 委託業務実施に係る契約書 ( ア ) 売買購入請負リースレンタル賃貸メンテナンス等の契約書 (6) 労務費を計上している場合は以下の書類 ( ア ) 労務費積算書 ( 大学向け約款を用いている場合は人件費算定表 ) ( イ ) 就業日が記載されている就業カレンダー就業規則給与規程等の規程類 ( ウ ) 委託業務従事日誌 ( 日誌に記載された研究従事時間を挙証できる実験ノートや機器の稼動データ等の提出をお願いすることもあります ) ( エ ) 労働時間証明書 ( 月間所定労働時間数を超えた場合 ) ( オ ) 健保等級証明書 ( 健保等級適用者 ) 又は給与証明書 ( 健保等級適用者以外のうち月額年額範囲適用者 ) 出向元の健保等級を適用する出向者については出向元の健保等級証明書 ( 必要に応じ健康保険組合から通知される被保険者標準報酬決定 ( 又は改定 ) 通知書または給与明細書及び健康保険組合の一般保険料月額表の提示を求める場合があります ) ( カ ) 専従証明書の写 ( 期間率専従者がいる場合 ) ( キ ) 出向者については出向元の給与証明書 ( ただし健保等級適用者を除く ) ( ク ) 研究員の出向契約書補助員の雇用契約書派遣社員の派遣契約書 ( ケ ) 出勤簿休暇届簿タイムカード等 (7) 自主点検リスト

7 (8) 検査員がサインした経費発生調書 ( 過年度年度末中間検査当年度中間検査 ) Ⅰ (9) 旅費規程出張報告書 (10) 部門単価を証する書類 ( 部門単価を設定していない場合は製作設計費加工費単価計算書 ) (11) その他必要な書類 ( ア ) 委員会を開催した場合 : 委員旅費謝金規定議事録本人受領確認書類 ( イ ) 子 ( 孫 ) 会社の出資比率が確認できる書類 ( 物品サービス等の購入がある場合 ) 6. 自主点検の実施スムーズに検査を実施するために自主点検リスト書式 -2(P ) を用いた確認など検査の受検前に計上経費の事前確認を行ってくださいまた誤りがあれば予め修正してください < 自主点検リストについて > 経費の計上において誤りやすいポイントを整理しておりますのでチェック項目について登録研究員等当該事業関係者の方々に事前に周知していただきご活用くださいなお自主点検リストを用いた確認については以下の点をご注意ください 1. 自主点検は経理責任者が行うようにして下さい 2. 委託事業助成事業それぞれの欄のが付された項目を確認して下さい XIII 3. 点検の結果がかどうか判断が難しい場合にはとし事前に NEDO 担当部に問い合わせるか検査員に当日確認して下さい自主点検リスト書式 -2(P ) は NEDO ホームページよりダウンロードできます NEDO ホームページ ( 画面左側の委託助成事業者の方へ委託事業委託事業の手続きの下マニュアル資料 1. 平成年度版委託業務関連 3. その他平成年度版自主点検リスト ( 標準 : 一般事業者用 ) 平成年度版自主点検リスト ( 大学用 )

8 I < 参考例 > 書式 X-2 XIIII 平成年月日 NEDO 記入欄 NEDO 研究開発事業自主点検リスト ( 標準 ) その 1 事業者名称 : 事業名 : NEDO 担当部 : 部確認者 ( 経理責任者 ): 印検査対象期間 : 平成年月日 ~ 平成年月日検査員 : 契約管理 ( 事業 ) 番号 : ー助成は課題設定型産業技術開発費助成事業が対象 NEDO 記入欄 ( 例示 ) NEDO 判定事業者申告点検ポイント助成委託点検事項対象項目一部間違い修正次回要確認経費一般月別項目別明細表個別の証拠書類の内容 ( 物品名旅費件名金額 ) を正しく転記集計していますか基本ルール当該事業に直接必要な経費のみを費用計上していますか調達物品等の発注は事業期間内に行っていますか調達物品等の検収並びに請求書の受理は事業期間中に行っていますか消費税各経費は消費税抜額で費用計上していますか ( 但し消費税非課税法人については注意 ) ( 注 1) - 消費税の課税事業者として契約したものの納税義務を免除されることとなっていないか ( 注 2) - 免税事業者の場合不課税項目を課税計上していないか支払方法 NEDO 事業については手形払ではなく金融機関による振込か現金支払をしていますか ( 注 3) 一契約 200 万円 ( 税込 ) 以上の場合二社以上の相見積若しくは特命 ( 業者選定 ) 理由書の作成のいずれかを行っていますか 100% 子会社からの調達株式持分比率が 100% の子会社等から調達する場合利益排除を行っていますか ( 注 4) 区分間違い修正次回要確認機械装置等製作購入費対象取得価格が 10 万円 ( 税込 ) 以上かつ使用可能期間が 1 年以上のものですか機器設備に組み込まれ又は付属し一体として機能するソフトウェアの開発費は当該費用で計上していますか資産登録 - 50 万円 ( 税込 ) 以上の取得財産は NEDO に資産登録を行っていますか ( 注 5) - 月別項目別明細表は NEDO に資産登録が必要なものと不要なものでそれぞれ別葉で作成していますか記載漏れあり次回要確認処分制限財産 - 50 万円 ( 税抜 ) 以上の取得財産は処分制限財産として台帳により管理を行っていますか保守改造修理費対象 NEDO 事業費で購入した装置又は当該業務で故障したことが明らかで修理後も当該業務で使用する装置の修理に要した費用ですか研究員費研究員登録費用計上する研究員は実施計画書に研究員として登録 ( 記載 ) されていますか雇用手続当該研究員と正式な雇用関係を有していますか ( 正社員雇用契約派遣社員契約出向契約等 ) 専従手続期間専従者とするための手続をとっていますか ( 専従証明書 + 人事担当者から本人への通知 ) 率専従者とするための手続をとっていますか ( 率専従証明書 + 人事担当者から本人への通知 ) 従事時間従事日誌に記載した従事時間は会社が記録する出勤記録等と整合していますか又他事業との重複はないですか残業休日手当として支給されていない時間帯を計上していませんか個別経管理職及び裁量労働勤務適用者の場合労務費積算書の時間数は NEDO 業務従事時間と他公的資金事業従事時間での按分もしくは上限時間内の計上となっていますか費期間専従者が専従期間内に当該 NEDO 事業以外の業務に従事していることはありませんか従事内容従事日誌従事月報に記載された従事内容は実施計画書の内容と整合していますか当該年度の 4 月を基準点として算出した労務費単価を適用していますか検査対象期間中 2 等級以上変更がありませんか労務費単価健保等級単価が適用されない場合は月額ベース単価雇用契約出向契約に基づく単価等が適切に適用されていますか法定福利費を負担していない研究者 ( 出向者派遣労働者等 ) に法定福利費相当額を加算した単価を適用していませんか出向者健保等級単価を適用しない出向者の場合当該者の計上労務費年額は本人が出向元から受け取る給与年額を上回っていることはありませんか出向に係る労務費を出向元法人に支払っていますか注 1: 消費税を割り戻す場合は事業者の社内規定に従ってください注 2: 消費税の課税事業者となるか免税事業者となるかについては具体的には国税庁のホームページ等に記載がありますが様々な要件にて判定されるため不明な場合は税理士等にご確認ください注 3: ファクタリング相殺決済 ( ネッティング ) という決済方法の利用も一定の条件を満たせば可能です注 4: 一契約 200 万円 ( 税込 ) 未満の調達案件又は子会社の他に二者以上の相見積を行って子会社からの調達価格が他者を下回っている場合には利益排除は不要です注 5:NEDO に登録済みであれば月別項目別明細表 ( 資産登録が必要なもの ) の資産管理番号欄に資産管理番号を記入して下さい

9 Ⅰ NEDO 研究開発事業自主点検リスト ( 標準 ) その 2 対象項目点検事項点検ポイント NEDO 記入欄 ( 例示 ) NEDO 判定事業者申告助成委託指導の結果今後遵守確認済み補助員費雇用契約給与額雇用期間が明示された雇用契約や人事上の発令手続がとられていますか軽微な記載ミス指摘額の適正性 < 法定福利費相当額を加算しない場合 > 計上額が日額 12,100 円 / 人 ( 交通費込 ) を超過していませんか < 法定福利費相当額を加算する場合 > 計上額が日額 13,890 円 / 人 ( 交通費込 ) を超過していませんか消耗品費対象取得価格が 10 万円 ( 税込 ) 未満又は使用可能期間が 1 年未満のものですか一般事務用品は当該事業にのみ使用したことが確認できるものを計上していますか旅費出張の適正性出張報告書はありますか額の適正性計上額は事業者の旅費規程に基づき算出していますか包括契約を確認正規割引航空運賃又はそれより安価な航空運賃を利用していますかまた海外の場合割引航空運賃が利用出来なかった場合には理由書が作成されていますか航空運賃の適正性按分内容指導確認支払費用額は出張者本人に支払っていますか外注費対象機械装置の設計外注等他の項目に計上すべき費用を計上していませんか仕様書仕様書に基づき見積依頼発注を行っていますか諸経費 ( 光熱水料 ) 対象事務所スペースや共有スペースの光熱水料を計上していませんか当該事業部分専用のメーターが設置されていない場合当該事業分の費用を床面積等で按分算出していますか当事者だけによる会議 ( 委託先助成事業者再委託先等分室分担先の登録研究員のみによる会議 ) に要した費用は除外していますか諸経費 ( 会議費 ) 会議の適正性会議の議事録を作成していますか諸経費 ( 通信費 ) 適正性通信先及び通信した内容が当該 NEDO 業務に直接係るものであることが特定できる証拠書類を用意してますか諸経費 ( 借料 ) 計上方法リースレンタル料は経過月分を月割り計上していますか諸経費 ( 委員会費 ) 対象実施計画書に委員として登録しておりかつ委員の委嘱手続はとられていますか登録委員の代理で出席している場合は委任の手続 ( 委任状 ) がとられていますか会議の適正性出席者が明示された議事録は作成していますか額の適正性委員旅費委員謝金は事業者の委員会規程等に基づき算出していますか支払委員旅費委員謝金は委員本人に支払っていますか再委託費共同実施費再委託契約共同実施契約再委託先等との締結日実施期間は NEDO との契約の期間内に設定してますか ( 委託費共同研究費 ) 実施計画等は NEDO との委託契約 ( 又は交付決定 ) の実施内容と整合していますか * 記入要領 (1) 作成日事業者名確認者名 ( 経理責任者 ) 契約管理 ( 事業 ) 番号事業名検査対象期間を記載してください (2) 確認者 ( 経理責任者 ) は押印してください (3) 結果欄は以下のように記載してください ( 検査対象期間に経費計上された対象項目についてのみ点検してください ) 点検済の項目にはと記載当該検査の対象とならない項目には - と記入また判断が難しい場合にはと記入 XIII 個別経費

10 I 7. ファイリング委託先における経費発生状況の管理及び当機構による中間検査や確定検査を効率よく実施するため証拠書類の整理は以下を参考に行ってください中間及び確定検査時には原則として原本のご用意をお願いしますが困難な場合はコピーでも可とします検査時は書類にマーカーを記入して確認をします確定検査後しばらく書類をお借りする場合もあります証拠書類の原紙 ( コピー ) は管理期間 ( 委託事業終了後 5 年間 ) の間貴機関にて保管ください (1) 委託事業に要する経費の内訳を明確にするため経費の細目ごとに機械装置等費 ( 土木建築工事費機械装置等製作購入費保守改造修理費 ) その他経費 ( 消耗品費旅費外注費諸経費 ) 再委託費共同実施費月別項目別明細表を労務費については労務費積算書を作成し四半期毎の各経費の合計を経費発生調書に計上してください土木建築工事仕切紙 (A4 版 ) 務費労費消耗品費 XIIII (2) 労務費は以下の順に整理してください ( 時系列的に見て早い順に上から綴じてください ) 6仕切紙労務費 (A4 版 ) 積算書仕切紙従事日誌 (3) 労務費以外の経費は見積仕様書見積書発注書納品書検収書請求書領収書の原紙 ( 又はコピー ) を順に整理してください ( 時系列的に見て早い順に上から綴じてください )A4 版でファイリングをし当該資料が A4 用紙よりも小さい場合は A4 用紙に貼り付けてファイルして下さい以下は消耗品費での事例 ( 他も同様に整理してください ) 仕切紙 (A4 版 ) 労務費消耗品費6月月別項目別明細表月分分項見積仕様書出勤簿領収書見積書発注書納品書検収書目1項目2見積書請求書労務費は検収ベースで整理してください ( 従事した月の労務費を当該月に計上してください ) 見積仕様書領収書発注書納品書検収書請求書旅費は支払発生時点の月ごとに整理してください労務費旅費以外の各経費細目は支払ベースか検収ベースのいずれかで月ごとに整理してくださいただし一度選択した集計基準は年度途中で変更できません

11 8. 経理システムと内部牽制等の確認検査時に物品購買に係る発注から支払までの一連の経理的な社内手続きの流れ ( 物品購買フロー ) や経理システムについてご説明頂きます購買に関する手続きや経理システムは委託先ごとに異なりますが基本的には定められたルールに則って委託事業に係る経費の執行が行われていることが確認できれば原則として適切な処理がなされていると判断しますまたこうした経理処理において不適切もしくは不正行為が起こりにくいかどうかという観点から経理システムに内部牽制機能があるかどうか ( 例えば契約手続き等の担当部署 ( 担当者 ) と支払手続きの担当部署 ( 担当者 ) が明確に区分されている等 ) の確認を行います (1) 物品購買フローの確認について以下について確認します ( ア ) 物品購買手続きに係るフローが整備されていること ( イ ) 当該フローにおいて複数部門 ( 複数担当者 ) が事務処理に関与しており内部牽制が働いていること ( ウ ) 当該フローどおりに事務処理がなされていること Ⅰ ご説明いただく物品購買フロー図の例を P.166 に示しますフロー図は事業者のマニュアルに収められている図等既存書類のコピーをご提出いただければ結構です当該フロー図の説明において以下の内容を明らかにして下さい 1 物品購買においてのプロセス ( 手順 ) 2 各プロセスに係る意思決定の所在 ( 部署等 ) 3 各プロセスにおいて取り交わされる文書等 4 文書等の区分 :(A) 文書 (B) 電子情報 ( 文書として存在しない ) XIII (2) コンプライアンスの有無の確認についてコンプライアンスとは法令社内規則道徳倫理を含めた社会規範の遵守を意味します近年倫理主体としてそのような規範遵守を徹底するための具体的な対策コンプライアンスプログラムを構築している企業等が多くなっていますコンプライアンスプログラムは倫理綱領を中心に倫理委員会倫理訓練プログラム倫理監査等から構成されるもので当該事業者における規範の遵守を徹底するための体制といえます委託費等を法令社内規程等に即して適正に執行するという意識が高いかどうかという観点から検査時にコンプライアンスに関する体制の整備状況について確認させて頂きますコンプライアンスという名称で整備されていない場合でも行動憲章や倫理規程等事業者の責務として法令や社会規範等の遵守を明文化されているものがありその中で経理処理等について適正に行う旨の記載があればその内容をご紹介下さいまた研究データ等のねつ造改ざん盗用といった研究上の不正行為を防止する取り組み研究倫理規程等の整備状況についてもお尋ねしますのでご説明ください以上のように物品購買フローが整備されこのフローどおりに処理が行われ内部牽制も適格に図られていることおよびコンプライアンス規程が制定されており経理処理等について記載されていることが中間検査で確認できた場合には検査項目の軽減を図る一助とします

12 I 仕様書作成 (A) 物品購買フロー図の例研究担当部署経理部仕入先 ( 業者 ) 購入伺い 100 万円未満部長決裁 100 万円以上所長決裁 1,000 万円以上本社決裁見積り依頼 2 社以上 1 社の場合特命理由書見積書作成 (A) 契約伺い 100 万円未満部長決裁 100 万円以上所長決裁 1,000 万円以上本社決裁 XIIII 契約の締結 50 万円未満注文書 (A) 又は (B) 契約の締結 ( 受注 ) 50 万円以上請書 (A) 500 万円以上契約書 (A) 検収機器納入設備工事の施工等検収書納品書 (A) 検収完了届作成 (A) 会計伝票起票 (A) 請求書 (A) の発行支払決裁経理部長決裁支払手続き銀行振込月末締め翌月 25 日払い入金振込依頼書 (A) 注 ) (A) は文書 (B) は電子情報 ( 文書として存在しない )

13 9. 経費発生額と証拠書類の確認当該研究に直接必要であったかということに着目し経費に係る証拠書類 ( 仕様書見積書納品書請求書等 ) の確認をしますその際における経費毎の主な確認事項については次のとおりです 1 労務費 ( 人件費 ) 実施計画書に記載された研究員の人件費が計上されているか雇用契約書等が研究員との間で締結されており賃金や勤務条件等の雇用関係等が確認できるか従事した内容は実施計画書の研究内容と整合しているか当該研究での従事時間のみを申告する研究員の場合には従事時間を適正に管理しているかまた当該従事時間が出勤簿等といった別の証拠書類と整合しているか健保等級適用の場合人件費単価は NEDO の健保等級単価になっているか又は雇用契約書で定められた単価となっているか当該研究に専従すると登録した研究員が当該研究以外の業務に従事していないか 2 機械装置等費消耗品費 ( 物品費 ) 当該研究に直接的に使用した機械装置消耗品のみの計上となっており必要のない物品が購入されていないか研究期間末もしくは年度末において不自然に大量の消耗品類が購入されていないか机椅子コピー機など研究機関等で通常備えるべき汎用備品類が購入されていないか汎用的な消耗品であれば当該研究で使用したことが特定可能なものとなっているか購入した機械装置は当該研究における登録研究員が使用可能な場所に設置されているか登録研究員が購入手続き等を行っているか消耗品の検収は登録研究員以外の者 ( 研究室以外の第三者 ) が行っているか一括して購入した消耗品を当該研究で使用し経費として計上する場合その管理はどのように行われているかさらにその在庫管理及び残高確認は適切に行われているか高額な機械装置の購入を特命で契約している場合選定理由書が適切なものとなっているか ( 業者の選定理由が妥当なものとなっているか ) 3 光熱水料規程等に基づき計上しているものについてはその計算根拠が適正なものとなっているか 4 旅費旅費規程に基づき適正に旅費が算出されているか登録研究員もしくは登録研究員に随行する補助員以外の者の旅費が計上されていないか ( 補助員が実施計画書等に登録された研究実施場所間 ( 国内に限る ) を移動するための旅費の計上は可 ) 旅行の目的が当該研究の内容に合致しているか出張報告書がきちんと作成されているか同一の行程で当該研究とそれ以外の業務を行うような場合当該研究分の費用のみが旅費として計上されているか航空運賃は正規割引運賃及びそれよりも安価な航空運賃を利用しているか 5 謝金委託先等の謝金規程に基づき適正に謝金の額が算出されているか支払い対象者に対し直接支払われているか 6 外注費仕様書が明らかとなっていると共に外注契約書等が適切に取り交わされているか 7 間接経費間接経費率が事業者の種別等に応じて設定されている率を上限とする値となっているか大学等の研究者が使用するために加算された間接経費 10% 分について研究者等に配分があったか Ⅰ XIII

14 I 10. 経費発生調書委託業務で発生した直接経費を四半期単位で委託費積算基準の中項目ごとに分類積算したうえで間接経費を加えた年間の経費発生額を計算したものが経費発生調書です経費発生調書作成時のポイントを以下に示します委託業務で発生する労務費以外の直接経費は委託費積算基準の中項目または小項目の件名毎に分類し月単位で月別項目別明細表 ( 書式 X-3P.169) へ計上し四半期毎の合計を経費発生調書に転記します労務費については従事日誌のデータに基づいて労務費積算書 ( 書式 VI-9P.130) で各月の従事時間費用を算定しその合計を経費発生調書に転記します経費発生調書は委託先毎に作成します委託先が再委託先共同実施先を有する場合は再委託先共同実施先が作成した経費発生調書と委託先自身の経費発生調書をもとに経費発生調書総括表を作成し委託費の総額をとりまとめます月別項目別明細表労務費積算書経費発生調書の記載方法の詳細は別冊の NEDO 委託業務経費計上の手引きを参照してください経費発生調書作成フロー Ⅰ. 機械装置等費および. その他経費のフロー. 労務費のフロー XIIII 物品請求仕様書委託業務従事日誌委託業務従事月報見積書発注人件費算定表 ( 大学の場合 ) 請求書物品納品検収支払納品書請求書支払書類 4. 労務費積算書健保等級証明書期間専従証明書率専従証明書給与証明書労働時間証明書検収ベース支払ベース 3. 月別項目別明細表必要項目を網羅していることを条件に自社様式でも可 5. 経費発生調書 < 再委託共同実施分 > 経費発生調書経費発生調書総括表

15 < 参考例 > 書式 X-3 月別項目別明細表 ( 検収ベースで計上する例 ; 10 月 20 日の中間検査時点 ) 平成年度月別項目別明細表 ( 資産登録が必要なもの ) 別紙 2-1 開発項目 : 技術開発プロジェクト技術開発プロジェクト加工技術の研究開発再委託等項目 : 中項目または小項目委託先等名称 : 株式会社対象項目名 : Ⅰ. 機械装置等費 2. 機械装置等製作購入費品名等検収日支払日契約管理番号 : - NEDOへの資産登録が済んだ物件については資産管理番号を記入してください例 )No.1 5 6については装置として組み合わせて機能し購入資産一式の合計金額が 50 万円以上であるためこれらの複合体で一式として登録を行っています消費税抜額経費発生額消費税込額 1 装置設計費 4 月 10 日 4 月 30 日 100, , 輝度計 4 月 27 日 4 月 30 日 1,111,112 1,200, 月計 1,211,112 1,308,000 5 装置 5 月 19 日 6 月 20 日 450, , 装置設置費用 5 月 19 日 6 月 20 日 125, , 月計 575, ,000 6 月計 0 0 第 1 四半期計 1,786,112 1,929,000 資産登録が不要なものにかかる第 1 四半期計 610, ,710 第 1 四半期合計 2,396,312 2,569,710 4 赤外線 CD 測定装置他 7 月 19 日 8 月 20 日 2,857,142 3,000, 月計 2,857,142 3,000,000 5 装置 8 月 19 日 9 月 20 日 450, , 装置設置費用 8 月 19 日 9 月 20 日 125, , 月計 575, ,750 資産管理番号 7 コーティング装置 AB 制御装置 9 月 20 日 (10/31 予定 ) 1,904,761 2,000, Ⅰ XIII 9 月計 1,904,761 2,000,000 第 2 四半期計 5,336,903 5,603,750 経費発生調書の第 2 四半期実績欄の機械装置等制作購入費へ転記することになります ( 四半期ごとの合計額を転記 ) 一般の事業者は消費税抜額欄の金額を大学等は内税方式のため消費税込額欄の金額を転記します 10 月 20 日の中間検査で発生額を確認 10/31 支払予定については 11 月以降の検査で支払い確認を行いますこのNo. をもとに対象となる帳票類との対応付けをしてください帳票類は検査時にすぐに参照できるよう整理取り纏めの上ファイルに綴じ込んでください作成上の注意点旅費は支払ベース他は支払日又は検収日のいずれかを選択して計上基準を統一してくださいただし一度選択した計上基準は年度途中において変更することはできません様式に定めた項目を変更しない限り必要に応じて列を追加してかまいません明細が明確であれば一式という形での計上が可能です

16 I XIIII - 契約管理番号 : ( 株 ) 開発項目 : の基盤研究開発事業開発項目 : の基盤研究開発事業委託先等名称 : 印の研究開発の研究開発業務管理者所属 : 再委託等項目 : 氏名 : 上期合計 6 月 7 月 8 月 9 月 5 月 4 月委託先等名称 : ( 株 ) 再委託先等項目 : 対象項目名 : 消耗品費氏名単価適用月時間数金額又は金額日数時間数又は日数時間数又は日数経費発生額品名等検収日支払日金額時間数又は日数金額時間数又は日数金額時間数又は日数金額時間数又は日数金額消費税込額消費税抜額 1 ** 薬品 4/20 5/31 200, ,000 2 ** 実験器具 4/25 5/31 100, ,000 14, , , , , , , ,730,300 4 月計 300, ,000 3 ** 実験器具一式 5/14 6/30 250, ,000 4 ** 薬品 5/20 6/30 150, ,000 5 月計 400, ,000 5 ** 実験器具一式 6/10 7/31 180, ,400 6 ** 薬品 6/25 7/31 80,000 86, , ,800 6 月計 960,000 1,036,800 第 1 四半期計 300, , , , , , ,730, , , , ,186, ,458, ,730,300 第 1 四半期第 2 四半期日 886,600 円日 843,700 円上期月別合計年度内月別累計月計四半期別合計 806, ,387 第 4 四半期計 3,621,840 3,911,587 合計 *1. 登録研究員と補助員はそれぞれ別葉で作成してください *2. 期間専従者ならびに率専従者の場合は時間数又は日数欄を空欄とし金額欄に月額を記入してください平成年度 ( 確定検査 ) 契約管理番号 : - 別紙 1-1 経費発生調書委託先名称 : ( 株 ) 件名 : の基盤研究開発事業 NEDO 担当部 : 技術開発部の研究開発委託期間 : 平成年 4 月 1 日 ~ 平成年 2 月 28 日再委託先等名称 : 平成年 4 月 15 日原契約日 : NEDO の負担割合 : 再委託等項目 : 業務完了日 : 平成年 2 月 28 日負担割合を契約している場合のみ記入労務費積算書月別項目別支払対象額 (e) (b) か (d) の低い額流用後の合計額 ( 間接経費は小計比率 ) 10.0% 10.0% (d)(=a+c) 年度限度額と発生額の差額 (a'-b) 第 1 四半期第 2 四半期第 3 四半期第 4 四半期期中検査時に使用年度限度額契約金額流用する増減の額 (c) 年度発生額合計 (b) 修正累計額項目 (a') 実績実績実績実績 10 月実績月実績 (a) 間接経費率 10.0% 3,000,000 3,000, ,000 2,200, ,200, ,050,000 50,000 50,000 3,050,000 3,050,000 Ⅰ. 機械装置等費 0 1. 土木建築工事費 3,000,000 3,000, ,000 2,200, ,200, ,050, 機械装置等製作購入費経費発生調書 0 3. 保守改造修理費 5,040,000 5,040,000 1,243,400 1,216,200 1,219,400 1,227, , ,200 11,435 4,894, , ,435 4,894,565 4,894,565. 労務費 3,600,000 3,600, , , , , , ,600 11,435 3,474, 研究員費 1,440,000 1,440, , , , , , ,600 1,420, 補助員費 15,180,000 15,180,000 1,460,000 4,670,000 6,985,000 2,200, ,000 6,195,000 22,900 15,292, ,340 95,435 15,275,435 15,275,435. その他経費月別項目別明細書労務費積算書それぞれの四半期ごとの合計額を経費発生調書の該当欄 3,860,000 3,860, ,000 1,100, , , , ,000 20,000 3,621, 消耗品費 4,000,000 4,000, ,000 1,000,000 1,500,000 1,107, , ,000 2,900 4,104, 旅費 7,150,000 7,150, ,500,000 4,650, ,650,000 7,150, 外注費 170, , ,000 60, ,800 15,000 45, , 諸経費 23,220,000 23,220,000 2,703,400 6,736,200 10,404,400 3,427,240 3,391,200 7,013,200 34,335 23,236,905 23,220,000 小計 A(=Ⅰ++) 2,322,000 2,322,000 2,323,690 1,690 2,322,000 2,322,000. 間接経費 (=A 比率 ) 25,542,000 25,542,000 25,560,595 18, ,542,000 25,542,000 合計 B(=A+) 2,043,360 2,043,360 2,044,848 1,488 (145,435) 流用減額計 2,043,360 消費税及び地方消費税 C(=B 8%) 27,585,360 27,585,360 27,605,443 20,083 (4,644,000) 流用制限額 27,585,360 総計 D(=B+C) 27,585,360 27,585,360 27,585,360 総計 D の内 NEDO 負担額平成年 3 月 5 日実績報告時記入欄中間検査確定検査の実施状況支払対象額 ( 検査実施分 ) 調書種別検査年月日計上期間 (e) 検査員調書 0 総計 D(NEDO 負担額 ) における年度支払対象額と限度額との差額 (e-a') 1 中間検査平成年 11 月 20 日平成年 10 月 31 日までの分 15,242,990 ( 自署欄 ) 2 確定検査平成年 3 月 5 日平成年 2 月 28 日までの分 27,585,360 3 平成年月日平成年月日までの代表委託者等が 4 平成年月日平成年分月日までの検査する場合 5 平成年月日平成分年月日までの法人名も記入 6 平成年月日平成分年月日までの分

I 1. 検査の実施 (1) 検査とは NEDO は委託契約の適正な履行を確保するために検査を行いますこれは一般的に行われている契約上の履行確認行為であるとともに NEDO から交付されている研究開発資金等は国民の税金という貴重な財源から賄われていることから適正な経費の執行も合わせて要求さ

I 1. 検査の実施 (1) 検査とは NEDO は委託契約の適正な履行を確保するために検査を行いますこれは一般的に行われている契約上の履行確認行為であるとともに NEDO から交付されている研究開発資金等は国民の税金という貴重な財源から賄われていることから適正な経費の執行も合わせて要求さ Ⅰ I. 委託業務の概要 II. 契約に関する事務手続 III. 契約変更に関する事務手続 IV. 経理処理について V. 機械装置等費について VI. 労務費について VII. その他経費について VIII. 間接経費について IX. 再委託費共同実施費について X. 検査 P.173 1. 検査の実施 P.174 2. 検査の種類 P.174 3. 検査の方法 P.175 4. 検査の流れ P.176