Sol-006 J-SOX_ppt [互換モード]

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1 資料番号 SOL-006 内部統制管理 - JSOX への対応 - 株式会社アイグラフィックス

2 (1)iGrafx の特徴 現場担当者が簡単に業務プロセスを可視化でき 一元的に管理し共有できる スイムレーンに対して垂直にフェーズラインを追加できます 決定テキスト (Yes, No など ) の自動表示 部門 組織を分けるスイムレーン 階層型部門の対応 図表リンクにより業務プロセスの階層表現が可能 ページサイズにとらわれずに作図可能 ページサイズは印刷時に設定します 業務フローチャートを簡単スピーディに作成 変更 フローの階層や外部ファイルのリンクをツリー形式で表示 接続線交差部分のジャンプ表示 改ページ部分への自動コネクタ表示 業種別に合計 3800 種類以上の豊富なクリップアートを搭載 ユーザーカスタマイズも可能 1

3 (2) 内部統制活動に igrafx をお勧めする理由 J-SOX 内部統制のポイント内部統制の文書化と評価に係る費用抑制のポイントは効率的に文書化を行い 簡単にメンテンナンを可能とするために各種情報を一元管理することのできる IT ツールの活用が有効です しかし あくまでも文書化作業は 内部統制を達成するための手段であり それ自体が目的ではく 企業自らが 内部統制のための業務プロセス評価を永続的に実行できるもので しかも業務の改善へと繋げることに意味を持ち しかもトータルな費用抑制が可能です igrafx FlowCharter をお勧めする理由 1. 方法論に頼らない誰もが簡単に使える業務プロセスの可視化機能 他ツールと比較して圧倒的な生産性を持ち お客様の記述方法にあった利用が可能 業務フロー作成 (BPA) ツールとしては日本でも既に 10 万ライセンス以上の導入実績 J-SOX として現在まで約 1200 社 /15,000 ライセンスの導入実績 業務の可視化によりマニュアル化 標準化 リスク管理への適応も可能 2. 内部統制文書化に必須とされる (3 点セット ) を簡単に作成し一元管理 業務の可視化 ( 業務フロー ) が簡単に作成 RCM/ 業務記述書が自動作成 3 点セットを 1 つのファイルで管理 承認 履歴 セキュリティーの管理 2

4 (3) 内部統制とリスク管理に於ける igrafx の活用範囲 業務改善基盤の構築 所管 : リスク統括部 オペレーショナル リスク管理 ( 管理手続 態勢 ) 所管 : 財務部門 JSOX 対応 ( 管理手続 態勢 ) ( リスクの計量化エンジン ) igrafx 損失データ損失シナリオ 顕在化リスクの管理潜在リスクの管理 財務報告の虚偽記載リスク管理 1 文書情報 igrafx 1 損失データ収集 1RCSA igrafx 2 業務記述 2 個別の顕在化リスク管理 2KRI 収集 3 個別の潜在リスク管理 3RCM 4 3

5 (4)EXCEL などで内部統制文書を作成 / 管理した場合 1 修正 変更が手間 業務が変われば RCM のや業務記述を変更しなければならない 事務管理部 為替フロント部為替バック部システム 1 為替取引データ送信 2 為替取引データ受信 2 業務記述書を個別に作成 業務 部門 使用帳票 実施者 書名称 No. 名称 詳細内容 引締結業務 1 データ送信 約定管理システムに為替取引内容を入力する 為替フロント部 為替取引 担当者 引締結業務為替バック部 2 為替取引データ受信 海外送金予約データを受信する 担当者 引締結業務為替バック部 3 転送取引選択勘定系システム 海外送金転送先等の情報を管理表に記入し 勘定系システムに連携 担当者 へ転送オペレーション する 引締結業務為替バック部 4 予約締結表出力 勘定系システムより 予約締結表を出力する 担当者 職務分離保承記全認録 コントロ ー ル 3 転送取引選択勘定系システムへ転送オペレーション 約定管理システム 引締結業務為替バック部 5 照合 間違った海外送金が行われないように予約締結表と ロイターカン 予約締結表 ロイターカンバ 担当者 バセーション または取引先からのコンファメーションレターを セーション コンファメーショ 付き合わせる ンレター 今日物の場合 取引先との電話コンファームを行う 引締結業務為替バック部 6 再鑑 管理者レベル B によって 以下の取引については再鑑を行う 課長 今日物 / 手入力分 / 電話コンファーム / 一つのロイターカン バセーションで 2 件以上が約定 / リーブオーダー 4 予約締結表出力 予約締結表 勘定系システム X 3 RCM を個別に作成 5 リスク 用紙送付 ロイター カンバセーション 照合 文書情報場所リスク文書識別プロセスサブプロセス文書名称部門業務 No. 内容 アサーション実完評権表在全価利示お性まととよた義開発生頻度びは務示発配生分 管理者 B レベル 6 再鑑 P/O 発信処理へ 仕入 200 入庫 入庫処理 資材部 1 検収担当者着 R1 納品の際に発注していない物品を受け入れてしま 荷確認 う 着荷入力の際に実際の納品数量と異なる数量を基幹 仕入 200 入庫 入庫処理 資材部 3 納品書兼検 R2 場所 コントロール 査票 発注番 システムに入力する 号納品入力 仕入 200 入庫 入庫処理 品質管理部 7 検査係受入検 R3 受け入れ検査の際に発注した品質 ( 規格 ) に合わな 査 い物品を受け入れてしまう 業務 部門 No. 統制レベル 内容 要約 入庫処理 資材部 R4 入庫入力の際に不合格品の物品を合格品として基幹 仕入 200 入庫 11 入庫入力 資材部 1 検収担当者着荷 C1 資材部の検収担当者は 着荷の都度 全ての入荷品システムに入力 ( 在庫計上 ) する 確認 につき 注文一覧と納品された物品と 納品書兼検 11 査票 ( 入庫入力当社指定 ) を照合し 内容 R4 入庫入力の際に不合格品の物品を合格品として基幹 ( 発注先 品 仕入 200 入庫 入庫処理 資材部 目 数量 規格 納期等 ) の一致を確かめる システムに入力 ( 在庫計上 ) する 資材部の検収担当者は 納品書兼検査票 に記さ 資材部 3 納品書兼検査 C2 11 れた発注番号に基づき納品入力する 入庫入力 R5 入庫入力の際に検査に合格した品目と異なる数量を 仕入 200 入庫票 発注番号入庫処理納 資材部 品入力 同一発注番号への納品二重処理はエラーとなり入力基幹システムに入力 ( 在庫計上 ) する できない 品質管理部 7 検査係受入検査 C3 品質管理部検査係が着荷の都度 当社の受入検査基 準に沿って 品質検査を実施する 合格品は 納品書兼検査票 に検査結果 ( 合格ま たは不合格 ) を押印し 検査日付と検査係サインを 記す 資材部 11 入庫入力 C4 資材部の検収担当者は 品質管理部検査係から入手 した 納品書兼検査票 に合格印があることを確認 の上 基幹システムに在庫入力する 資材部 14 検収係長照合 C5 資材部の検収係長は 毎日終業前に 基幹システム の 在庫入力一覧 ( 入力プルーフリスト ) と 納 品書兼検査票 を照合し 一致していることを確認 資材部 14 検収係長照合 C5 資材部の検収係長は 毎日終業前に 基幹システム の 在庫入力一覧 ( 入力プルーフリスト ) と 納 品書兼検査票 を照合し 一致していることを確認 統制目標完正有ア予全確効ク防性性性セ的証憑ス制限 統制のタイプ発マ I 見ニ T 的依ア存ル統統制制 ュ I T 統制実施者 注文一覧 納品書 検収担当者 兼検査票 納品書兼検査票 検収担当者 納品書兼検査票 検査係 納品書兼検査票 検収担当者 在庫入力一覧 納 検収係長 品書兼検査票 在庫入力一覧 納 検収係長 品書兼検査票 4 全て手作業で変更しなければならないので網羅性や正確性に問題が生じる 整合性を確保するのが大変! 手間と時間でコスト高! 4

6 (5)iGrafx で内部統制文書を作成 / 管理した場合 1 フローチャートを簡単に作成 修正変更が容易 2 業務記述書を自動作成 事務管理部 為替フロント部為替バック部システム 1 為替取引データ送信 2 為替取引データ受信 業務 部門 使用帳票 実施者 書名称 No. 名称 詳細内容 引締結業務 1 データ送信 約定管理システムに為替取引内容を入力する 為替フロント部 為替取引 担当者 引締結業務為替バック部 2 為替取引データ受信 海外送金予約データを受信する 担当者 引締結業務為替バック部 3 転送取引選択勘定系システム 海外送金転送先等の情報を管理表に記入し 勘定系システムに連携 担当者 へ転送オペレーション する 引締結業務為替バック部 4 予約締結表出力 勘定系システムより 予約締結表を出力する 担当者 職務分離保承記全認録 コントロ ー ル 3 転送取引選択勘定系システムへ転送オペレーション 約定管理システム 引締結業務為替バック部 5 照合 間違った海外送金が行われないように予約締結表と ロイターカン 予約締結表 ロイターカンバ 担当者 バセーション または取引先からのコンファメーションレターを セーション コンファメーショ 付き合わせる ンレター 今日物の場合 取引先との電話コンファームを行う 引締結業務為替バック部 6 再鑑 管理者レベル B によって 以下の取引については再鑑を行う 課長 今日物 / 手入力分 / 電話コンファーム / 一つのロイターカン バセーションで 2 件以上が約定 / リーブオーダー 4 予約締結表出力 予約締結表 勘定系システム 3 RCM を自動作成 用紙送付 ロイター カンバセーション 5 照合 リスク文書情報場所リスク文書識別プロセスサブプロセス文書名称部門業務 No. 内容 アサーション実完評権表在全価利示お性まととよた義開発生頻度びは務示発配生分 管理者 B レベル 6 再鑑 P/O 発信処理へ 4 取り込みも可能 仕入 200 入庫 入庫処理 資材部 1 検収担当者着 R1 納品の際に発注していない物品を受け入れてしま 荷確認 う 着荷入力の際に実際の納品数量と異なる数量を基幹 仕入 200 入庫 入庫処理 資材部 3 納品書兼検 R2 場所 コントロール 査票 発注番 システムに入力する 号納品入力 仕入 200 入庫 入庫処理 品質管理部 7 検査係受入検 R3 受け入れ検査の際に発注した品質 ( 規格 ) に合わな 査 い物品を受け入れてしまう 業務 部門 No. 統制レベル 内容 要約 入庫処理 資材部 R4 入庫入力の際に不合格品の物品を合格品として基幹 仕入 200 入庫 11 入庫入力 資材部 1 検収担当者着荷 C1 資材部の検収担当者は 着荷の都度 全ての入荷品システムに入力 ( 在庫計上 ) する 確認 につき 注文一覧と納品された物品と 納品書兼検 11 査票 ( 入庫入力当社指定 ) を照合し 内容 R4 入庫入力の際に不合格品の物品を合格品として基幹 ( 発注先 品 仕入 200 入庫 入庫処理 資材部 目 数量 規格 納期等 ) の一致を確かめる システムに入力 ( 在庫計上 ) する 資材部の検収担当者は 納品書兼検査票 に記さ 資材部 3 納品書兼検査 C2 11 れた発注番号に基づき納品入力する 入庫入力 R5 入庫入力の際に検査に合格した品目と異なる数量を 仕入 200 入庫票 発注番号入庫処理納 資材部 品入力 同一発注番号への納品二重処理はエラーとなり入力基幹システムに入力 ( 在庫計上 ) する できない 品質管理部 7 検査係受入検査 C3 品質管理部検査係が着荷の都度 当社の受入検査基 準に沿って 品質検査を実施する 合格品は 納品書兼検査票 に検査結果 ( 合格ま たは不合格 ) を押印し 検査日付と検査係サインを 記す 資材部 11 入庫入力 C4 資材部の検収担当者は 品質管理部検査係から入手 した 納品書兼検査票 に合格印があることを確認 の上 基幹システムに在庫入力する 資材部 14 検収係長照合 C5 資材部の検収係長は 毎日終業前に 基幹システム の 在庫入力一覧 ( 入力プルーフリスト ) と 納 品書兼検査票 を照合し 一致していることを確認 資材部 14 検収係長照合 C5 資材部の検収係長は 毎日終業前に 基幹システム の 在庫入力一覧 ( 入力プルーフリスト ) と 納 品書兼検査票 を照合し 一致していることを確認 統制目標完正有ア予全確効ク防性性性セ的証憑ス制限 統制のタイプ発マ I 見ニ T 的依ア存ル統統制制 ュ I T 統制実施者 注文一覧 納品書 検収担当者 兼検査票 納品書兼検査票 検収担当者 納品書兼検査票 検査係 納品書兼検査票 検収担当者 在庫入力一覧 納 検収係長 品書兼検査票 在庫入力一覧 納 検収係長 品書兼検査票 整合性と網羅性が確保される, 時間と要員が削減できる! 5

7 (6) 内部統制の運用 図形の属性を一元管 / 共有する 単純な図表に留まらない 文書の名前や作成者情報 業務やリスク コントロールの内容 図表の階層構造や組織構造 規定書や両票などをリンク保持 作業時間やコスト情報 リソース情報 ( 人 IT 生産設備など) 共有 権限管理 承認申請 更新履歴 文書検索 Web ブラウザによる閲覧 6

8 (7)iGrafx による内部統制文書の作成と管理 -1 業務詳細情報の記述 業務プロセス 予約締結表出力 照合 業務詳細入力専用ウインドウから業務詳細を記入 再鑑 該当業務をダブルクリックすると専用ウインドウが表示され必要情報を簡単に入力可能 7

9 (8)iGrafx による内部統制文書の作成と管理 -2 リスク コントロールの評価記述 業務プロセス 予約締結表出力 リスク管理 (CSA) に必要な情報も入力されるリスク情報入力専用ウインドウから簡単記述 照合 リスク 再鑑 コントロール コントロール情報入力専用ウインドウから簡単記述 8

10 (9)iGrafx による内部統制文書の作成と管理 -3 リスクコントロールマトリックス / 業務詳細記述一覧の自動生成と逆読み込み RCM( ( リスクコントロールマトリクス ) 業務詳細記述一覧 内部統制文書で記載されたリスク情報をリスク管理 (CSA) でも再利用する 図表に入力された業務詳細 リスク コントロールの情報からリスクコントロールマトリック (RCM) 表や業務詳細記述一覧の自動生成が可能また 関係する複数の図表の情報を連結して 1 つのリスクコントロールマトリック (RCM) 表や業務詳細記述一覧として作成することも可能 Page9 9

11 (10)iGrafx による整備運用評価 - 1 プロセス コントロール評価表の作成 図表に入力された業務詳細 コントロールの整備状況に関する情報から業務 コントロールの評価表を自動作成 コントロール評価表プロセス評価表 10

12 (10)iGrafx による整備運用評価 - 2 プロセス コントロール評価表に評価値を設定し 基の図表に取り込みを行う プロセス評価表 業務処理単位の評価を Excel に登録する コントロール評価表 コントロール単位の評価を Excel に登録する 併せて承認者のコメントも登録可能 併せて統制レベル ( キーコントロール ) や統制不備の評価も行える 11

13 -N 開始条件 処理条件 前日までの売上集計 翌日朝 読込み開始 チェックリスト 処理 販売管理システム 販売管理システム 報告 枚数 販売管理システム 単価連絡 販売管理システム 販売管理システム 販売管理システム -N 処理件数報告入手 -N 売上テ ータ読込み リスト出力 リスト照合 差異なし Yes 売上チェック 単価入力 売上チェック No 売上保留確認 売上保留あり? No Yes Yes 枚数 売上チェック2 売上テ ータ 販売管理システム リスト 売上チェック2 部署に確認 販売管理システム 売上保留 在庫売上入力 売上テ ータ リスト 経理 売上テ ータ 報告 開始 処理件数報告 確認受付 単価連絡 部署 在庫売上 Enabling Process Excellence. (11) 業務プロセスの可視化 - 1 業務プロセスの階層構造 組織や勘定科目 業務プロセス Level 1 経理業務 Level 2 財務会計 経理管理業務 営業支援業務 管理会計業務 庶務業務 Level 3 債権管理 Level 4 売掛管理 手形決済管理 破産債権管理 差入保証金管理 瑕疵担保保証金管理 入金異常管理 業務のサブプロセス 売掛管理表作成 手形残高推移表作成 銀行より不渡確認 支払明細入手 契約時に請求書 入金異常テ ータ抽出 処理件数 有償支給管理表作成 手形サイトのチェック 不渡入力 当座の確認 振込み 得意先別入金異常リスト作成 件数報告 Level 5 未収金管理表作成 相殺売掛金処理 上長に不渡報告 営業よりレホ ート入手 保証金振分 差入保証金入力 振替伝票起票 瑕疵担保証金入力 営業部署に確認メール作成 入金異常理由受理 処理件数 出荷管理 出荷管理 工事売掛相殺処理 破産債権確定 ( 稟議書 ) 入金異常リスト更新 売掛相殺一覧作成 売掛入金票起票 売上チェック1 単価連絡 在庫売上 在庫売上 売上チェック1 エラーあり? 売上保留 売上保留 12

14 (11) 業務プロセスの可視化 - 2 業務プロセスに必要な書類や情報をリンクし簡単に閲覧 業務プロセス図 / サブプロセス図 規程書類 使用帳票 マニュアル類 RCM 表や業務詳細書 RCM 13

15 (11) 業務プロセスの可視化 3 業務フローと規程書やマニュアル類の該当部分を直接リンクすることで 最終的に業務の有効性 ~ 効率化へと結びつける 散在している規定書やマニュアル類 Knowledge 業務経歴の長いコスト高の人にナレッジが集約され属人化しがち 14

16 (12) 業務の改善と定量評価 igrafx の属性データを利用し 業務プロセスシミレーションによりリスク統制の定量的な効果を測定 15

17 (13) 文書の管理と共有 SOX 文書 / 評価文書 業務マニュアル / 手順書 業務フロー リスクマネージメント管理 igrafx 文書管理 DB 権限管理 承認申請管理 更新履歴管理 文書検索 内部統制担当 リスク管理担当 事務統括担当 現場業務担当 管理職 / 監査 igrafx igrafx igrafx 内部統制 リスク管理に於ける業務フロー の作成 編集 修正 保存 承認 Web ブラウザによる参照業務フロー 各種ファイルの参照 Web ブラウザ意見具申 改善要求による参照業務フロー 各種ファイルの参照と閲覧 16

18 詳しい説明をご希望される場合は表紙右上に記載してあります 資料番号 を添えて下記までご連絡ください お問い合わせ先 : 東京都新宿区新宿 ダヴィンチ新宿ビル 6F 株式会社アイグラフィックス担当 : 若松電話 : igrafxjapan@igrafx.com