編集する コピーする 削除する 詳細を表示する 全ての振り分けルールの表示方法を切り替え 個別に振り分けルールの表示方法を切り替え キーワードで検索する...

Transcription

1 目次 設定マニュアル 1. メールディーラーを使う前に 本マニュアルについて 動作環境 基本設定 メールボックスの基本設定 メールボックス名の設定 送信メールの From を設定する 管理者アドレスを設定する 蓄積メール数のレポートメールを受信する 署名と冒頭文を作成する 登録する 編集する 削除する 表示順序を変更する フォルダを作成する 親フォルダを作成する 子フォルダを作成する フォルダ情報を変更する フォルダを並び替える フォルダを削除する To/From の設定する 登録する 編集する 削除する メールを振り分ける為のルールを設定する 登録する 条件指定 メール振り分けアクション 顧客情報登録アクション 適用順序を変更する... 23

2 編集する コピーする 削除する 詳細を表示する 全ての振り分けルールの表示方法を切り替え 個別に振り分けルールの表示方法を切り替え キーワードで検索する 再度振り分けルールを適用する 詳細設定 メールボックスの詳細設定 基本設定 件名 メール送信設定 引用 Cc/Bcc/Reply-to 送信メールの自動転送 返信先アドレス 確認画面の表示 返信メール保存フォルダ 返信メールの分類 メール転送 電話応対入力 添付ファイル メール一覧画面 ( 新着 ) の自動リロード ウィンドウの表示形式 営業時間外に受信したメールで利用するテンプレート 表示の設定をする トップページ メール一覧画面 推薦テンプレートの表示件数 メール作成画面 メール 電話検索画面 Q&A 個人情報の閲覧権限がないユーザへのメールアドレス表示方法 通知メールの設定をする 新着通知メールの送信先アドレスの設定 返信期限通知メールの送信先アドレスの設定 印刷の設定をする メールの自動削除の設定をする ゴミ箱内のメール自動削除期間の設定 メール自動削除の設定 < 期間指定 > メール自動削除の設定 <メール蓄積数指定 > メールの自動削除設定 <フォルダ単位 > メールの承認フローを設定する 設定の流れ 承認者グループを作成する

3 承認フローを設定する 承認フローを適用する 承認フロー単位で適用するユーザを設定 ユーザ単位で承認フローを適用 通知メールを設定する 最終承認者のメール編集の可否を設定する メール分類を設定する 親分類を登録する 子分類を登録する 孫分類を登録する 分類を編集する 分類をコピーする 分類を並び替える 分類を削除する 受信したメールへの自動返信を設定する 自動返信メールの本文を作成する 特定条件を満たすメールへの自動返信設定 条件指定 自動返信メール設定 すべてのメールへの自動返信設定 メールデータのインポート / エクスポートをする MBOX 形式でメールデータを取り込む メールソフト (Thunderbird) での操作 Thunderbird の機能を拡張するフリーソフトをインストールする Thunderbird のメールデータをエクスポートする メールディーラーでの操作 DBX 形式でメールデータを取り込む メールソフト (Outlook Express) での操作 メールディーラーでの操作 EML 形式でメールデータを取り込む メールソフトでの操作 メールディーラーでの操作 MBOX 形式でメールデータを出力する CSV 形式でメールデータを出力する CSV 形式でのエクスポート項目の初期値を設定する 保存 呼び出し テンプレートをインポートする Q&A をインポート / エクスポートする Q&A データをインポートする Q&A のデータをエクスポートする メールと電話応対の状態名の設定をする 受信メールの状態を設定する 追加する 編集する 削除する

4 1 クリックボタンの利用 電話応対の状態を設定する 追加する 編集する 削除する クリックボタンの利用 状態名プルダウンの表示設定をする プルダウンの表示 / 非表示の切り替え 表示順序変更 メール一覧画面の状態名タブの表示設定をする 状態の表示 / 非表示を切り替え 件数表示の設定 メール一覧画面の状態名の背景色設定 ラベルを設定する 新規作成する 編集する 削除する 表示順変更 HTML メールの設定をする HTML メールの作成と閲覧の許可設定 HTML メールの画像表示許可アドレスの設定 営業時間の設定 営業時間を登録する 休日を設定する 営業時間登録後の場合 休日のみ設定する場合 営業時間を編集する 削除する 環境設定 POP/IMAP でメールを受信する 設定の流れ 受信するアカウントの設定をする 追加する 編集する 削除する 自動読み込みの設定 SMTP サーバを設定してメールを送信する 設定の流れ メール送信 (SMTP) サーバを設定する 登録する 編集する 削除する 送信 (SMTP) サーバの利用条件を設定する 登録する 適用順序を変更する 編集する

5 削除する 標準の送信 (SMTP) サーバを設定する 楽天あんしんメルアドにメールを送信する アクセス制限の設定をする アカウントロックの設定をする アカウントロックの条件を設定する アカウントロックを解除する 電子署名を設定する 設定の流れ 電子署名を作成する 登録する 削除する 電子署名の利用条件を設定する 登録する 編集する 削除する 標準の電子署名を設定する 外部システムを呼び出す設定をする 登録する 迷惑メールフィルタの設定をする ( オプション ) 迷惑メールフィルタの利用設定をする ブラックリストとホワイトリストを管理する フィルタ設定をチェックする メールボックスを初期化する ( 専用プランのみ ) 初期化される対象データ 顧客管理 顧客管理に関する設定をする 顧客情報を管理する基本項目を作成する 項目を作成する 選択肢形式の項目を作成する 顧客検索の設定をする 検索項目を設定する 検索結果の件数表示の設定をする 検索条件の設定をする 顧客一覧画面の設定をする 表示項目を設定する 表示項目を並び替える 顧客情報を自動登録する設定をする 選択形式の項目を自動登録する設定をする 条件指定 顧客管理アクション 問い合わせフォームを利用する 問い合わせフォームの動作設定をする 表示する項目を設定する 問い合わせフォームへの表示項目を設定する 送信メールへの表示項目を設定する

6 選択肢項目を指定する 問い合わせ内容送信メールの設定 問い合わせ受付完了メールの設定 メッセージやデザインを編集する 表示するメッセージを設定する デザインを設定する 問い合わせフォームを確認する 顧客情報をインポート / エクスポートする 顧客情報をインポートする 顧客情報をエクスポートする サポートサイト 問い合わせ サポートサイト サポートサイト URL メールディーラー画面からのアクセス よくある質問と回答 FAQ サイト サポートセンターへのお問い合わせ サポートセンター営業時間 メールでのお問い合わせ サポートサイトからお問い合わせ メールディーラー画面からのお問い合わせ 電話でのお問い合わせ

7 1. メールディーラーを使う前に 1-1. 本マニュアルについて 本マニュアルは メールディーラーの管理者様向けのマニュアルです メールディーラーの各種設定を行う際にご参照ください 1-2. 動作環境 2. 基本設定 メールディーラーを使用する上での基本的な設定を行います 基本設定へのアクセス手順 1. 画面右上の [ 管理設定 ] をクリックする OS Windows 7 / 8.1 / 10 ブラウザ Internet Explorer 11, Microsoft Edge Firefox, Google Chrome 注意 動作保証外の OS 及びブラウザについて動作保証外の OS 及びブラウザの場合 正しく動作しない可能性があります また 保証外の環境でメールディーラーを利用している場合の不具合に関しましては サポート対象外となりますので ご了承ください 2. 管理設定 をクリックする 7

8 3. ( タブ ) 基本設定 が開いた状態で画面が開く 2-1. メールボックスの基本設定 メールボックス名や From アドレス等の設定を行います 8

9 1. 基本設定 をクリックする 2. メールボックス名 を入力する 3. 変更 をクリックする 送信メールの From を設定する 送信メールの From アドレスについて設定します ここで設定するメールアドレスがメールを送信時の From アドレスの初期値になります メールボックス名の設定 メールボックス名を任意の名称に変更します 1. 基本設定 をクリックする 2. 内容を登録する 設定ポイント From の表示名 From アドレスの前 ( 左 ) に表示される社名や店舗名等の名称 半角記号を入力する場合は 以下のように ( ダブルクォーテーション ) で囲んで下さい 9

10 メールボックスアドレス 3. 変更 をクリックする rakus_shop 囲まない場合 メール送信時にエラーが表示され 送信することができません メール送信時の From アドレスの初期値 会社や店舗の代表アドレスや一番使用頻度の高いアドレスを設定することをお勧めしています 参考 メールボックスアドレス以外のアドレスを From にしたい 2-4 To/From の設定で作成した From アドレスに切り替えることができます 管理者アドレスを設定する 蓄積メール数のレポートメール等 メールディーラーのシステムから送信されるメールを受け取る管理者メールアドレスを設定します 1. 運用管理者の設定 をクリックする 2. 管理者メールアドレスを入力する 3. 変更 をクリックする 参考 管理者メールアドレスについて,( カンマ ) 区切りで複数設定することができます 管理者メールアドレス宛には 以下のメールが送信されます ユーザ登録通知メール ユーザパスワード変更通知メール アカウントロック通知メール メール蓄積数レポートメール 各種インポート通知メール 各種エラー通知メール 10

11 蓄積メール数のレポートメールを受信する メールボックスに蓄積されているメール数を レポートメールで確認します 1. 運用管理者の設定 をクリックする 2-2. 署名と冒頭文を作成する 送信メールに挿入する署名と冒頭文を設定します 設定した署名と冒頭文をメール作成時に選択すると 自動的に挿入されます 2. あり にチェックを入れる 3. 変更 をクリックする 参考 レポートメールの送信先アドレスについてレポートメールの送信先アドレスは 管理者アドレスです 管理者アドレスの設定は 管理者アドレスを設定 を参照してください レポートメールが送られる頻度についてレポートメールは毎日早朝に送られます 11

12 参考 置き換え文字の挿入冒頭文と署名に置き換え文字を記述すると メール送信時にそれぞれ該当の値 ( 文字列 ) に置き換えられます なお 任意の置き換え文字を追加 編集することはできません 登録する 1. グループ署名の新規登録 をクリックする 署名 3. 登録 をクリックする 挨拶 や 名乗り を入力することをお勧めしています メール本文の下部に挿入する文章 例 株式会社ラクス商店担当 :##_U_NAME_## ホームページ : 内容を登録する 設定ポイント 冒頭文 メール本文の上部に挿入する文章 例 お世話になっております ラクス商店 ##_U_NAME_## です いつも当店をご利用いただき ありがとうございます 参考 署名が挿入される位置について署名が挿入される位置は 管理設定 > 詳細設定 > メールボックスの詳細設定 > 基本設定 の [ 返信時の引用 ] で指定することができます [ 引用の挿入位置の設定 ] にチェックあり 1 本文 2 署名 3 引用 [ 引用の挿入位置の設定 ] にチェックなし 1 本文 2 引用 3 署名 12

13 編集する 1. 編集する署名の 編集 をクリックする 削除する 1. 削除する署名にチェックを入れる 2. 削除する をクリックする 3. OK をクリックする 表示順序を変更する メール作成時に使用する 署名のプルダウンの表示順序を変更します 2. 登録内容を変更する 3. 変更 をクリックする 13

14 2-3. フォルダを作成する フォルダを作成し メールをフォルダに振り分けて管理します 親フォルダを作成する 1. フォルダの新規作成 をクリックする 2. フォルダ名を登録する 3. 登録 をクリックする 子フォルダを作成する 親フォルダの下に子フォルダを作成します 1. 子フォルダを作成したい親フォルダの 子フォルダの作成 をクリックする 14

15 2. 子フォルダ名を登録する 3. 登録 をクリックする フォルダを並び替える 1. 表示順変更 をクリックする フォルダ情報を変更する 1. 編集するフォルダの 編集 をクリックする 2. 移動したいフォルダにチェックを入れる 2. フォルダ名を変更する 3. 変更 をクリックする 15

16 3. 移動する フォルダを削除する 1. 削除するフォルダを選択する 2. チェックをつけたフォルダを 削除 をクリックする 参考 上位階層または下位階層へのフォルダ移動について 表示順変更 にて移動できるのは同階層のみです 上位階層または下位階層への移動は フォルダ情報を変更するより親フォルダの紐づけを変更してください 子フォルダ / 孫フォルダの移動について移動したいフォルダに子フォルダや孫フォルダが紐づいている場合 紐づく親フォルダと一緒に移動します 3. 確定 をクリックする 注意 フォルダを削除した際の挙動について 親フォルダを削除すると その親フォルダの子フォルダも削除されます 削除したフォルダ内にあったメールは ルートフォルダに移動します 親フォルダを移動させた場合の挙動についてフォルダを移動させると そのフォルダの子フォルダおよびその中にあるメールも移動します 16

17 2-4.To/From の設定する 送信メールの From アドレスを メール毎に切り替えて送信します また From アドレス以外に To/Cc/Bcc も設定することができます 参考 送信メールの From アドレスの初期値について送信メールの From アドレスの初期値は メールボックスアドレス です 設定方法は 送信メールの From の設定 を参照して下さい 登録する 1. To/From の新規作成 をクリックする 2. 内容を登録する 3. 登録 をクリックする 17

18 注意 From の表示名について半角記号を入力する場合は 以下のように ( ダブルクォーテーション ) で囲んで下さい rakus_shop 囲まない場合 メール送信時にエラーが表示され 送信することができません 編集する 1. 編集する To/From 設定の 編集 をクリックする To/Cc/Bcc アドレスを設定した場合の挙動について メール返信時 To/From 設定で設定した To/Cc/Bcc に置き換えられるのではなく 元メールから引用されたアドレスに追加されます (From のみ 置き換えになります ) To/Cc/Bcc に同一アドレスが設定された場合でも メールは 1 通のみ送信されます 2. 登録内容を変更する 3. 変更 をクリックする 18

19 削除する 1. 削除する To/From 設定にチェックを入れる 2-5. メールを振り分ける為のルールを設定する メールを振り分ける条件を設定し フォルダへの振り分け等を行います 2. 削除する をクリックする 3. OK をクリックする Check! にカーソルを合わせると 設定のポイントや注意事項が確認できますので 設定する前にご確認ください 19

20 注意 設定時の注意点について 振り分け条件の表示順が上にある条件が優先的に適用されます 合致する条件があった場合 それより下に表示されている条件は適用されませんので 優先させたい振り分け条件は上に移動させて下さい スペースも文字として認識されますので 不要なスペースが含まれていないか確認して下さい 件名や本文が空欄になっていることを条件とすることはできません 参考 振り分け設定について 振り分け設定は 受信時 / 送信時に適用されます メールに適用された振り分け条件は メール本文閲覧画面の本文下に 振り分け条件 ID として表示されます 登録する 1. ルールの新規作成 をクリックする 2. 内容を登録する 条件指定振り分けルールを適用するための条件を指定します 設定ポイント 振り分けるための詳細な条件 ( ルール ) 指定 振り分け条件 振り分け条件を複数指定する場合 すべての条件を満たすか (AND 条件 ) いずれかの条件を満たすか 20

21 (OR 条件 ) を選択する 振り分け条件の詳細 [1] 条件として指定する項目を選択する AND 条件と OR 条件を混在させた条件を設定する場合 条件ブロックを追加し かつ (AND) もしくは または (OR) のどちらでつなぐか選択 [2] [1] で選択した項目に設定したい文字列を入力する [3] [2] で入力した文字列の指定条件を選択する 21

22 赤文字の部分がどんな文字列であっても すべて条件に合致していると判断 From や To などメールアドレスを条件に ~と一致する で指定する場合 差出人名まですべて含めた文字列が判定する対象範囲となるため 正しく合致しない可能性があります メールアドレスを条件にする場合は ~を含む で指定することをお勧めします 振り分け条件に指定した * の扱いを指定 参考 1 つの振り分けルールに指定できる振り分け条件数 1 つの振り分けルールに指定できる振り分け条件数は 最大で 20 件です ( 条件ブロックの数に制限はありませんが 振り分け条件数 20 件以上は登録できません ) 振り分け条件または条件ブロックは 条件として指定する項目の下部 [+ 条件を追加 ][+ 条件ブロックを追加 ] をクリックし 追加することが可能です メール振り分けアクション 条件指定 で指定した条件に合致したメールに対してのアクションを指定します ワイルドカード ワイルドカードとは? 任意 ( 不特定 ) の文字列を置き換えるためのインターネット上の記号で *( アスタリスク ) で表記されます 設定ポイント 各項目の初期値を指定 < 使用例 > など 振り分け先 メール種別 フォルダ毎で受信するアドレスが異なる運用の場合 フォルダと合わせて To/From 設定 署名を合わせて指定することをお勧めします 受信メールと送信メールの扱いを変更 22

23 自動転送先アドレス 例 メールディーラー以外のシステム ( 受注管理システム等 ) から送信したメールを メールディーラー上でも 受信メール としてではなく 送信メール として管理自動的に転送する別アドレスを指定 自動転送されるメールは メールの To や From などの情報は変更されず そのままの状態で送信されます 迷惑メール ゴミ箱 削除 の処理を指定 顧客情報登録アクション 振り分け条件に合致したメールの To/From/Cc/Bcc/Reply-to アドレスを顧客情報として登録します 3. 登録 をクリックする 適用順序を変更する 振り分け条件の適用順序を変更します 迷惑メール / ゴミ箱 すぐに削除 を指定する場合 該当メールの内容を確認することはできません 意図しないメールが合致する可能性がある振り分け条件を指定する場合 すぐに削除せず ゴミ箱に移動することをお勧めします 1. 移動したい振り分けルールにチェックを入れ 移動 の矢印で 移動させる 注意 ゴミ箱に移動 すぐに削除 したメールの顧客情報登録について 迷惑メール / ゴミ箱 の項目にて ゴミ箱に移動する すぐに削除する を選択している場合 顧客情報は登録されません 23

24 表示 意味 選択した振り分けルールを最上位に移動 選択した振り分けルールを 10 上に移動 選択した振り分けルールを 5 下に移動 選択した振り分けルールを 10 下に移動 選択した振り分けルールを最下位に移動 選択した振り分けルールを 5 上に移動 選択した振り分けルールを 1 上に移動 チェックを入れた振り分けルールを任意の位置に移動 編集する 1. 編集する振り分け条件の 編集 をクリックする 1. 移動したい振り分けルールにチェックを入れる 2. 指定 をクリックする 3. 移動したい場所を 指定した条件 ID の上か下かで指定し 移動 をクリックする 選択した振り分けルールを 1 下に移動 2. 登録内容を変更する 3. 変更 をクリックする 24

25 コピーする 既に作成されている振り分けルールをコピーし 条件 と アクション をそのまま引き継いだ 新しい振り分けルール を作成することが可能です 削除する 1. 削除する振り分け条件にチェックを入れる 1. コピーしたい振り分けルールの コピー をクリックする 2. 削除する をクリックする 3. OK をクリックする 2. 任意に内容に修正する 詳細を表示する 振り分けルール一覧画面で 条件 と アクション の表示方法を切り替えることが可能です 3. 登録 をクリックする 25

26 全ての振り分けルールの表示方法を切り替え 個別に振り分けルールの表示方法を切り替え 条件 と アクション の詳細を省略した画面 条件 の先頭にある [+] をクリックすると詳細が隠れる 条件 と アクション の詳細を表示した画面 条件 の先頭にある [-] をクリックすると詳細が表示される 26

27 キーワードで検索する 検索したキーワードが含まれるルールの詳細が表示され 検索キーワードがで強調表示されます 再度振り分けルールを適用する 受送信済みのメールに対して 再度振り分けルールを適用し 振り分けを実行します 注意 〇再振り分けで適用できないアクションについて再振り分けでは 以下のアクションは実行できません ルートフォルダに移動 迷惑メールフォルダに移動 ゴミ箱に移動 / ゴミ箱メールの削除 自動転送先アドレスに転送 顧客情報の自動登録 1. 受送信済みのメールに再度適用したい振り分けルールにチェックをつける 2. 再振り分けを実施する対象を指定する 3. 再振り分けする をクリックする 27

28 参考 再振り分けの結果について再振り分けされた該当メール及び再振り分けの結果は レポート > メール再振り分けの実行結果 より確認できます 3. 詳細設定 メールディーラーを使用する上で より詳細な設定を行います 詳細設定へのアクセス手順 1. 画面右上の 管理設定 をクリックする 2. 管理設定 をクリックする 28

29 3. ( タブ ) 詳細設定 をクリックする 3-1. メールボックスの詳細設定 メールボックスに関しての詳細設定を行います 29

30 設定ポイント 元メールの件名の前に挿入される任意の文字列 件名の初期値 メール ID 元メールの件名と差し替えることはできません 差し替える場合は テンプレート機能を利用してください 送信メールの先頭に ID を付与しないことを初期値にする設定メール ID の紐づけをするルールを指定 基本設定 メールディーラーで送受信するメールに関する設定を行います 件名 件名の初期値 メール ID メール ID 採番方法 メール ID 採番方法 メール送信設定 送信言語 返信 転送時の送信言語の初期値 本文エンコード方式 送信メールの再編集 警告ワードチェック メールヘッダ情報 を条件にする場合 携帯電話やグループウェア等 元メールの Message-ID を In-Reply-to または References に入れない動きをするの一部のシステムから送信されたメールはメール ID が紐づきません 30

31 1 多言語オプション ( 有料 ) のお申込みが必要です 引用 設定ポイント 本文エンコード方式送信メールの再編集警告ワードチェック 日本語 (ISO-2022-JP) の送信メールの本文エンコード方式 注意点 7Bit : メールの送信経路上で機種依存文字が欠落し メールを宛先に届けることができない可能性あり Base64:7Bit と比較し データサイズが 1.3 倍 一部古いメールソフトでは メールを正しく表示できない可能性あり 送信メールの再編集時 元メールのメールアドレスを空の状態にする ( 削除する ) 設定 送信済のメールを利用して異なる方にメールする場合など誤送信防止対策としてお勧めです 送信メールの件名 本文に指定のキーワードが含まれる場合に警告を表示する設定 テンプレート挿入時の変換漏れや社内用語の利用など誤送信防止対策としてお勧めです 返信時の初期値電話応対に対する新規メール作成時の初期値引用の挿入位置引用符引用の先頭全員への返信メール返信先の To Cc 自動返信メールの To 設定ポイント 全員への返信 メール返信時に元メールのアドレスを引用する方式 例 To : アドレス A( 自社アドレス ) アドレス B Cc : アドレス C From : アドレス D のメールを受信 アドレス A( 自社アドレス ) から返信することを想定する場合 31

32 元メールの Cc アドレスを引用する To : アドレス D Cc : アドレス C From : アドレス A( 自社アドレス ) 使用する To/From 設定 テンプレート に Cc アドレスが指定されている場合 すべてのアドレスが挿入 元メールの Cc アドレス To アドレス ( 複数の場合 ) を引用する To : アドレス D アドレス B Cc : アドレス C From : アドレス A( 自社アドレス ) Cc アドレスが以下のアドレスと重複する場合 重複アドレスは削除されます To/From 設定の Cc アドレス テンプレートの Cc アドレス 元メールの Cc アドレス 元メールの To アドレス 元メールの Reply-to アドレスまたは From アドレス Cc/Bcc/Reply-to Cc Bcc Reply-to Errors-to 参考 アドレスの指定について各アドレスの初期値は カンマ区切りで複数設定することができます メール作成時に編集することができます 設定ポイント Bcc Bcc 送信 Bcc にアドレスを指定して送信することを禁止します この設定を利用する場合 Bcc の初期値 To/From 設定 テンプレート で指定されている Bcc アドレスは反映されません 32

33 送信メールの自動転送 確認画面の表示 設定ポイント 送信メールの自動転送 返信先アドレス 返信先アドレス アドレスの編集 送信メールの To/Cc/Bcc に指定したアドレスとは別に指定アドレス宛に自動転送 指定アドレスに自動転送されたメールはメールディーラー画面上には表示されません メールを送信する前の 送信内容確認画面の表示方法を設定 宛先や添付ファイルを チェック形式 で確認する画面を表示するには 情報漏えい対策オプション ( 有料 ) の申し込みが必要です 返信メール保存フォルダ 返信メールの保存先 ( 元メールと同じフォルダ ) を指定 返信メールの分類 返信メールに 受信メールと同様の分類を引き継ぐかを指定 設定ポイント アドレスの編集 メール作成画面にて From/To/Cc(Bcc) の編集を禁止 元メールに指定されているアドレスを変更することによる誤送信防止対策としてお勧めです メール転送 メール転送管理 From 情報などの記載 転送メール保存フォルダ 33

34 設定ポイント メール転送管理 From 情報などの記載 転送メールを管理 ( エスカレーション ) する運用を初期値に設定転送する元メールのヘッダ情報を任意で指定 自動置き換え文字を記述すると メール転送時にそれぞれ該当の値 ( 文字列 ) に置き換えられます 2 添付ファイルセキュリティオプション ( 有料 ) のお申し込みが必要です 設定ポイント 添付忘れ防止チェック 送信メールの件名 本文に指定のキーワードが含まれており かつファイルが添付されていない場合に警告を表示する設定 ファイルの添付忘れによる対策としてお勧めです 電話応対入力 メール一覧画面 ( 新着 ) の自動リロード 電話応対入力時 顧客情報の登録 編集 権限がないユーザに直接入力による登録 編集を許可する設定 添付ファイル クリック時の動作 送信時の添付ファイル暗号化 1 添付またはダウンロード URL 2 添付忘れ防止チェック 2 1 情報漏えい対策オプション ( 有料 ) の申し込みが必要です 注意 自動リロードが無効の場合メールディーラー画面上の何らかのボタンをクリックしない限り 再読み込みはされません ウィンドウの表示形式 新規メールの作成 一時保存メールの編集時のウィンドウの表示方法の設定 新規作成メール一時保存メール 34

35 営業時間外に受信したメールで利用するテンプレート営業時間外に受信したメールに返信する際のテンプレートの初期値を設定 表示の設定をする メールディーラーの表示に関する設定を行います トップページ 警告メールの条件 申し送り事項の表示期間 メール一覧画面 件名表示数制限 新着放置への移行条件 表示期間 一覧の表示項目 ( 受信メール ) 一覧の表示項目 ( 送信メール ) 設定ポイント 新着放置への移行期間 表示期間 受信メールで 新着 の状態で一定期間経過したメールを 新着放置 の状態に変更する期間を指定 メール一覧画面に 新着放置 の状態を表示していない場合 対応漏れの危険性がありますので 十分ご注意ください 保管メール に移動するまでの期間を指定 保管メール に移動することで メールディーラーのパフォ 35

36 ーマンスを維持し 快適に使用できる仕組みです メール 電話検索画面 推薦テンプレートの表示件数 保管メール の注意点 メール一覧画面に表示されません メール 電話検索から閲覧可能です メールの閲覧 フォルダ移動のみ可能です 早朝のメンテナンス時に移動します 通常メール ( メール一覧画面に表示されるメール ) に戻すことはできません 推薦テンプレートを利用する際 候補として表示するテンプレート数の上限を設定 メール作成画面 本文入力欄の目盛り表示 メール本文入力欄サイズ 署名入力欄サイズ 電話応対入力欄サイズ 参考 設定する文字数について全角文字は 2 文字として計算されます キーワード検索対象の初期値検索期間の初期値 設定ポイント 検索期間の初期値 メール 電話検索 で検索対象となる期間の初期値を指定 検索期間を長く設定すると 検索に時間がかかる他 動作遅延の原因になる可能性があるため 1 ヶ月以内で設定することをお勧めします Q&A Q&A の新規登録 更新を行った際に表示される NEW アイコンの表示期間を設定 個人情報の閲覧権限がないユーザへのメールアドレス表示方法 個人情報閲覧権限がないユーザにてログインしている際 各種画面上での顧客情報 ( メールアドレス ) の表示方法を設定 情報漏えい対策オプション ( 有料 ) の申し込みが必要です 36

37 通知メールの設定をする 新着通知メール 返信期限メール 担当者通知メールについての設定を行います 新着通知メールの送信先アドレスの設定 1. 通知先アドレス に通知希望のアドレスを入力する 通知対象メールの From アドレスおよび表示名を記載する場合は From 情報の記載 にチェックを入れる 2. 変更 をクリックする 参考 新着通知メール送信のタイミングについて新着通知メールは メールディーラーでメールを受信したタイミング またはメールボックス移動されたタイミングで自動的に送信されます 新着通知のデスクトップ通知について新着通知は メールで受け取るほか メールディーラーの画面上でのポップアップでも確認できます 37

38 返信期限通知メールの送信先アドレスの設定 1. 通知先アドレス に通知希望のアドレスを入力する 印刷の設定をする メールを印刷する際に どの項目を印刷するかを設定します 2. 通知対象 を選択する 3. 変更 をクリックする 参考 返信期限通知メール送信のタイミングについて新着通知メールは 通知対象で指定した日の夜間メンテナンス時 ( 早朝 ) に送信されます 1. 印刷する項目にチェックを入れる 2. 変更 をクリックする 38

39 メールの自動削除の設定をする メールを削除する方法や条件を設定します ゴミ箱内のメール自動削除期間の設定 ゴミ箱内のメールを空にするまでの期間を設定します 1. ゴミ箱内のメールの自動削除期間 に日数を入力する 2. 変更 をクリックする 参考 日数の換算方法について削除期間は メール送受信時および電話応対登録日を起点として計算され 毎朝 4 時頃のメンテナンス中にゴミ箱から削除されます ( 例 ) ゴミ箱に入ったメールの受信日時 2010 年 3 月 10 日 21 時 ゴミ箱内のメールの自動削除期間 3 日 メールが削除される期間の数え方 2010 年 3 月 11 日 21 時 1 日経過 2010 年 3 月 12 日 21 時 2 日経過 2010 年 3 月 13 日 21 時 3 日経過 2010 年 3 月 14 日 4 時頃 削除 日数の指定についてゴミ箱内のメール蓄積数が増えると サーバ容量の逼迫し動作遅延に繋がる可能性があるため 7 日以内を推奨しています 39

40 メール自動削除の設定 < 期間指定 > メールボックス全体で一定の期間が経過したメールを自動的に削除します 保護 されているメールは 自動削除されません 参考 期間指定 で設定した場合の削除対象のメール 期間指定 で設定した場合 フォルダやメールの状態等にかかわらず すべてのメール 電話対応を対象に 毎日の夜間メンテナンスの際に指定期間を経過したメールが自動的に削除されます 1. メール自動削除 の メールボックス全体設定 で 期間指定 を選択する 2. 自動削除期間を選択する 3. 変更 をクリックする メール自動削除の設定 < メール蓄積数指定 > メールボックス全体でメール蓄積数が一定数を超えたメールを自動的に削除します 保護 されているメールは自動削除されません 参考 メール蓄積数 で設定した場合の削除対象メール メール蓄積数 で設定した場合 メールの状態等にかかわらず すべてのメール 電話対応を対象に 毎日の夜間メンテナンス時に日付の古いメールから順に指定の蓄積数以下になるまで自動的に削除されます 1. メール自動削除 の メールボックス全体設定 で メール蓄積数 を選択する 2. メールディーラー内に残しておくメール蓄積数を指定する 3. 変更 をクリックする 40

41 メールの自動削除設定 < フォルダ単位 > メールディーラー内に保存されます フォルダ単位でメールの保存期間を設定し 保存期間を過ぎたメールを自動的に削除します 保存期間が指定できるフォルダ数は 最大で 50 個までです 保護 されているメールは 自動削除されません 注意 フォルダ単位の自動削除が設定できる条件についてフォルダ単位の自動削除を設定する場合 メールボックス全体設定で 自動削除しない または メール蓄積数 を指定する必要があります 期間指定 と フォルダ単位 の自動削除を併用することはできません 1. メール自動削除 の メールボックス全体設定 で 自動削除しない または メール蓄積数 を選択する 2. フォルダ毎の保存期間を選択する 3. 変更 をクリックする 注意 フォルダ保存期間の 無期限 設定について 無期限 を選択したフォルダ内のメールがメールボックス全体設定の メール蓄積数 を上回った場合 メールは自動削除されず 指定したメール蓄積数以上の通数が 共用プランをご利用の場合 意図せずご請求金額が上がる可能性がありますので 設定する際は十分ご注意ください 参考 フォルダ単位で指定した場合の削除される優先順位についてメールボックス全体設定によって異なります メールボックス全体設定 : 自動削除しない の場合保存期間が設定されているフォルダ内で 指定期間を経過したすべてのメール 電話対応が削除対象となります メールボックス全体設定 : メール蓄積数 の場合以下の順番で メールボックス全体で指定した蓄積数以下になるまで削除されます 1 保存期間が設定されているフォルダ内で指定期間を過ぎたすべてのメール 電話対応を削除 2 保存期間が設定されていないフォルダ内のすべてのメール 電話対応を対象に日付の古いメールから順に削除 3 保存期間が設定されているフォルダ内のすべてのメール 電話対応を対象に日付の古いメールから順に削除 41

42 3-2. メールの承認フローを設定する メール送信時に上長の承認を経てからメールの送信ができるよう 承認機能を利用するための設定を行います 設定の流れ 1. メールの送信を承認 ( 許可 ) できる 承認者のグループ設定を行います 2. メールを送信する際に利用する承認の流れを設定します 3. 2 で作成した承認フローに適用するユーザを設定します 承認者グループを作成する 承認者 ( メールを承認して送信可能なユーザ ) のグループ設定を行います 1. 承認者グループの設定 の 設定 をクリックする 42

43 2. 承認者グループの新規作成 をクリックする 3. 内容を登録する 4. 登録 をクリックする 2. 内容を登録する 3. 登録 をクリックする 参考 承認者に表示されるユーザについて承認者には 承認権限 と メール送信 の権限を持つユーザが表示されます 承認フローを設定する 承認フローを適用する 承認フロー単位で適用するユーザを設定 1. 承認フローを適用するユーザ の 編集 をクリックする 承認の流れ ( 順番 ) を設定します 1. 承認フローの新規作成 をクリックする 2. ユーザを選択する 3. 変更 をクリックする 43

44 ユーザ単位で承認フローを適用 1. 承認フローを適用するユーザ ( 一括設定 ) の 設定 をクリックする 注意 承認フローが適用されていない場合承認フローが適用されていないユーザが承認依頼を行うとエラーが表示されます メール送信 ( 承認不要 ) 権限がないユーザの場合 メール送信 ( 承認不要 ) 権限があるユーザの場合 2. ユーザに適用する承認フローを選択する 3. 変更 をクリックする 参考 メール送信時に承認を必須とする場合メール送信時に承認を必須とする場合は 管理設定 > ユーザ設定 > 操作権限の設定 にて 対象ユーザの メール送信 ( 承認不要 ) を外してください 通知メールを設定する 承認依頼時と返却時に 対象ユーザ宛に通知メールを送信します 1. 基本設定情報 の 編集 をクリックする 44

45 2. メール通知を行う をクリックする 通知メールに以下の情報を掲載する にチェックを入れると 通知メールに以下の情報が掲載されます 承認依頼メールの件名 / 本文 /From/To 承認返却時のコメント ( 承認依頼 ) メールの件名 /From/To 3. 変更 をクリックする 参考 通知メールの送信先について承認依頼 承認者 ( ユーザ ) の登録メールアドレスへ送信返却 承認依頼者 ( ユーザ ) の登録メールアドレスへ送信 2. 最終承認者のメール編集の可否を選択する 3. 変更 をクリックする 3-3. メール分類を設定する メール一件ずつを分類分けして管理します 分類を登録すると レポート で登録した分類の数を集計したり メール 電話検索 で登録した分類を条件に検索したりすることができます 最終承認者のメール編集の可否を設定する 最終承認者が承認依頼されたメールの内容を編集できるかを設定します 1. 基本設定情報 の 編集 をクリックする 45

46 参考 作成可能な階層について分類は 親 - 子 - 孫 の 3 階層までです それ以上は作成できません 親分類を登録する 1. 分類の新規作成 をクリックする 2. 内容を登録する 3. 登録 をクリックする 孫分類を登録する 1. 孫分類の登録 をクリックする 2. 内容を登録する 3. 登録 をクリックする 子分類を登録する 1. 子分類の登録 をクリックする 2. 内容を登録する 3. 登録 をクリックする 分類を編集する 1. 編集する分類の 編集 をクリックする 46

47 2. 登録内容を変更する 3. 変更 をクリックする 分類をコピーする 1. コピーしたい分類の コピー をクリックする 分類を並び替える 1. 移動したい分類にチェックを入れる 2. 登録内容を変更する 3. 登録 をクリックする 参考 親分類 / 子分類のコピーについてコピー元の親分類 / 子分類に紐づく子分類 / 孫分類が存在する場合 あわせてコピーするかを選択することができます 2. 移動する 47

48 参考 上位階層または下位階層への分類の移動について分類を移動できるのは 同階層内でのみです 3-4. 受信したメールへの自動返信を設定する メールディーラーで受信したメールに 自動返信メールを送信します 子分類 / 孫 / 分類の移動について移動したい分類に子分類 孫分類が紐づいている場合 紐づく親分類と一緒に移動します 分類を削除する 1. 削除する分類の 削除 をクリックする 2. 削除 をクリックする 注意 分類の削除についてメールに既に設定されている分類を削除した場合 分類は 未設定 の状態になります 削除前の分類は残りませんのでご注意ください 48

49 3. テンプレート及び署名を選択する 4. 次へ をクリックする 5. 内容を登録する 自動返信メール名称 From 件名 本文 は必須項目です 設定ポイント 自動返信メールの本文を作成する 自動返信メールのメール本文を作成して登録します 1. 自動返信メールの編集 をクリックする 2. 自動返信メールの新規作成 をクリックする From 自動送信メールの From アドレス メールボックスアドレスと同様のアドレスは設定できません 自動返信メールに対する返信を受け付けない場合 From アドレスを返信不可とわかるアドレスと本文への返信不可案内を記載することをお勧めします 例 + こちらのメールは送信専用です ご連絡は までお願い致します 6. 登録 をクリックする 49

50 参考 HTML メールを送信する場合自動返信メールを作成する場合 初期値はテキスト形式となります HTML 形式にて作成したい場合は 文字装飾する (HTML 形式 ) をクリックして 作成画面を切り替えてください 特定条件を満たすメールへの自動返信設定 指定した条件に合致した受信メールに 自動返信メールを送信します 1. 条件付き自動返信の設定 をクリックする 条件指定 自動送信メールを送るための条件を指定します 設定ポイント 振り分けるための詳細な条件 ( ルール ) 指定 振り分け条件を複数指定する場合 すべての条件を満たすか (AND 条件 ) いずれかの条件を満たすか (OR 条件 ) を選択する 2. ルールの新規作成 をクリックする 振り分け条件 3. 内容を登録する AND 条件と OR 条件を混在させた条件を設定する場合 条件ブロックを追加し かつ (AND) もしくは または (OR) のどちらでつなぐか選択 50

51 振り分け条件の詳細 [1] 条件として指定する項目を選択する [2] [1] で選択した項目に設定したい文字列を入力する [3] [2] で入力した文字列の指定条件を選択する From や To などメールアドレスを条件に ~ と一致する で指定する場合 差出人名まですべて含めた文字列が判定する対象範囲となるため 正しく合致しない可能性があります 51

52 メールアドレスを条件にする場合は ~を含む で指定することをお勧めします 振り分け条件に指定した * の扱いを指定 自動返信メール設定 条件に合致したメールに対して自動送信する内容を設定します ワイルドカード ワイルドカードとは? 任意 ( 不特定 ) の文字列を置き換えるためのインターネット上の記号で *( アスタリスク ) で表記されます < 使用例 > など 赤文字の部分がどんな文字列であっても すべて条件に合致していると判断 参考 1 つの振り分けルールに指定できる振り分け条件数 1 つの振り分けルールに指定できる振り分け条件数は 最大で 20 件です ( 条件ブロックの数に制限はありませんが 振り分け条件数 20 件以上は登録できません ) 振り分け条件または条件ブロックは 条件として指定する項目の下部 [+ 条件を追加 ][+ 条件ブロックを追加 ] をクリックし 追加することが可能です 有効 / 無効 自動返信方式 自動返信メール 引用 設定ポイント 自動返信方式 自動送信する元メールのルールを指定 宛先 (To) がメールボックスアドレスを含むメールにのみ自動返信 [ 強く推奨 ] 条件に合致し かつ To アドレスにメールボックスアドレスが含まれるメールに対して自動返信 メールディーラーで複数アドレスを受信している場合 メールボックスアドレス以外のアドレスが To になっている受信メールには自動返信されません 52

53 メールディーラーから出した新規 / 返信メール以外にはすべて自動返信 返信メールを高頻度で送信し続け メールディーラー及び送信先サーバがダウンしてしまう危険性があります 条件に合致するすべてのメールに対して自動返信 メールループが発生する危険性があります 自動返信メールの内容 及び送信条件を指定 営業時間外に受信した場合のみ自動返信事前に営業時間の設定が必要になります ループ発生例 メールディーラーから出した新規 / 返信メール以外にはすべて自動返信 かつ 自動返信の From アドレスと受信メールの To アドレスが同じ場合 自動返信の From アドレスがメールディーラーで受信するアドレスの場合 自動返信メール 初回の問い合わせメールを受信した場合のみ自動返信受信メールの件名にメール ID がついていない ( メールディーラー上のメール ID が -1 ) のメールのみが対象 4. 登録 をクリックする 警告 メールループの危険性について自動送信メールを送信した先でも自動返信メールを送る設定になっていた場合 自動 対策 宛先 (To) がメールボックスアドレスを含むメールにのみ自動返信 を選択する 53

54 メールディーラーから出した新規 / 返信メール以外にはすべて自動返信 を選択する必要がある場合 自動返信メールの From アドレスを存在しないアドレスを設定する 自動返信メールの From アドレスをメールディーラーで受信していないアドレスを設定する 一括切り替え 注意 無効 の条件付き自動返信の設定について条件付き自動返信を複数設定している場合 上位の条件より順次 条件に合致するか判定されます 条件に合致し かつその設定が 無効 になっていた場合 自動返信メールは送信されず その条件付き自動返信より下に登録されている設定はすべて確認されませんので ご注意ください 参考 有効 / 無効の一括切り替えについて登録済の条件付き自動返信設定の有効 / 無効をまとめて表示 切り替えができます 表示切替 すべてのメールへの自動返信設定 受信したすべてのメールに自動返信メールを送信します 1. 自動返信の設定 をクリックする 2. 内容を登録する 有効 / 無効 自動返信方式 自動返信メール 引用 54

55 設定ポイント 自動返信方式 自動送信する元メールのルールを指定 宛先 (To) がメールボックスアドレスを含むメールにのみ自動返信 [ 強く推奨 ] 条件に合致し かつ To アドレスにメールボックスアドレスが含まれるメールに対して自動返信 メールディーラーで複数アドレスを受信している場合 メールボックスアドレス以外のアドレスが To になっている受信メールには自動返信されません メールディーラーから出した新規 / 返信メール以外にはすべて自動返信 条件に合致するすべてのメールに対して自動返信 3. 登録 をクリックする 4. 変更 をクリックする 営業時間外に受信した場合のみ自動返信事前に営業時間の設定が必要になります 初回の問い合わせメールを受信した場合のみ自動返信受信メールの件名にメール ID がついていない ( メールディーラー上のメール ID が -1 ) のメールのみが対象 警告 メールループの危険性について必ず 特定条件を満たすメールへの自動返信設定 末尾の警告詳細をご確認ください メールループが発生する危険性があります 自動返信メール 自動返信メールの内容 及び送信条件を指定 55

56 3-5. メールデータのインポート / エクスポートをする メールソフトのメールをメールディーラーに取り込みしたり メールディーラーで送受信したメールを出力したりします MBOX 形式でメールデータを取り込む Thunderbord などのメールソフトからエクスポートした MBOX 形式のメールをメールディーラーに取り込みます ここでは メールソフト (Thunderbird) からエクスポートしたデータをメールディーラーにインポートする方法をご案内します メールソフト (Thunderbird) での操作 Thunderbird にはもともとエクスポート機能がないため アドオンをインストールし機能を拡張する必要があります 56

57 アドオンのインストールから行う場合 エラー! 参照元が見つかりません アドオンをインストール済みの場合 2 Thunderbird のメールデータをエクスポートする 3. Thunderbird の ツール > アドオン をクリックする 1 Thunderbird の機能を拡張するフリーソフトをインストールする 1. へアクセスする 2. ページ下部 Download ImportExportTools (*.*.*.* version) をクリックし 保存 を選択する バージョンは最新のものが表示されます 保存場所はデスクトップ等わかりやすい場所を指定してください 4. 画面右上の 部品マーク > ファイルからアドオンをインストール をクリックする 57

58 5. 先程保存したファイルを指定してインストールする ファイル名 :ImportExportTools-*.*.*.*.xpi ファイルを選択すると警告画面が開きますが 問題ありませんので 今すぐインストール をクリックし インストールしてください 2. 検索画面上部でエクスポートするメールデータの条件を指定し 画面右上の 検索 をクリックする 2 Thunderbird のメールデータをエクスポートする 1. Thunderbird の ツール >ImportExportTools> 検索してエクスポート をクリックする 58

59 3. 画面下部 形式 のプルダウンにて mbox( 新規 ) もしくは eml を選択し エクスポート をクリックする mbox 形式の場合 ファイル名は _mbox になります eml 形式の場合 ファイル名は.eml になります ファイルの保存先を指定する画面が開いた場合は デスクトップなどわかりやすい場所を指定してください メールディーラーで一度にインポートできるサイズは 5MB までです エクスポート時にサイズを調整してください 3. 参照 をクリックする 4. メールソフトでの操作 > 手順 4 で保存したファイルを選択する 5. インポート方法 を選択する 6. インポート実行 をクリックする 注意 インポート時の注意点 インポートできるファイルサイズの上限は 100MB です インポートしたメールは 顧客情報閲覧画面の関連メール一覧には表示されません メールディーラーでの操作 1. メールデータのインポート をクリックする 2. データ形式 で UNIX MBOX 形式 を選択する DBX 形式でメールデータを取り込む Outlook Express からエクスポートした DBX 形式のメールをインポートします ここでは メールソフト (Outlook Express) の操作方法とメールディーラーの操作方法をご案内します 59

60 メールソフト (Outlook Express) での操作 1. Outlook Express を起動する 4. メールソフトでの操作 > 手順 3 で確認した保存先を選択する 5. インポート方法 を選択する 2. メールディーラーにインポートしたいフォルダを選択して右クリックし プロパティ をクリックする 3. メールデータの保存先を確認する 6. インポート実行 をクリックする 注意 インポート時の注意点 インポートできるファイルサイズの上限は 100MB です インポートしたメールは 顧客情報閲覧画面の関連メール一覧には表示されません メールディーラーでの操作 1. メールデータのインポート をクリックする 2. データ形式 で DBX 形式 を選択する 3. 参照 をクリックする 60

61 3-5-3.EML 形式でメールデータを取り込む EML 形式に対応している汎用メールソフトからエクスポートした EML 形式のメールデータを圧縮 (ZIP 化 ) してインポートします 4. メールソフトでの操作 > 手順 2 で確認した保存先を選択する 5. インポート方法 を選択する メールソフトでの操作 メールソフトによって EML 形式のメール抽出方法が異なります ご利用のメールソフトの EML 形式エクスポートの対応可否 具体的な方法につきましては メールソフトの提供元にご確認ください 複数の EML 形式のメールをまとめてインポートする場合 1. メールソフトから抽出した EML 形式のメールデータを 1 つのフォルダにまとめる 2. フォルダを圧縮 (ZIP 化 ) する メールディーラーでの操作 6. インポート実行 をクリックする 注意 インポート時の注意点 圧縮したファイルの中に EML 形式以外のデータが含まれている場合 インポートできません インポートできるファイルサイズの上限は 5MB です 他の形式 (MBOX 形式 /DBX 形式 ) とは異なります インポートしたメールは 顧客情報閲覧画面の関連メール一覧には表示されません 1. メールデータのインポート をクリックする 2. データ形式 で EML 形式 を選択する 3. 参照 をクリックする MBOX 形式でメールデータを出力する メールディーラーで受信したメールを他のメールソフトに取り込む場合や メールディーラーに再度インポートする場合に MBOX 形式でエクスポートします 61

62 1. メールデータのエクスポート をクリックする 2. エクスポートするメールの条件を絞り込む 3. 検索 をクリックする 4. エクスポート (MBOX 形式 ) をクリックする エクスポートするメールデータの件名にメール ID を付加する場合は [ メールの件名に ID を付加する ] にチェックを入れる コメントもエクスポートする場合は [ コメントもエクスポートする ] にチェックを入れる (PKG のみ ) 添付ファイルもエクスポートする場合は [ 添付ファイルもエクスポートする ] にチェックを入れる 5. 保存 をクリックし ファイルの場所を指定して保存する 暗号化送信された添付ファイルのパスワードについて ( 情報漏えい対策オプションをご利用の場合のみ ) 添付ファイルのパスワード情報もエクスポートすることができます エクスポートした MBOX ファイルを再度インポートする場合 パスワード情報もあわせてインポート可能です CSV 形式でエクスポートする場合 パスワード情報は含まれません 注意 MBOX 形式でのエクスポート時の注意点 ( クラウド版 ) 添付ファイルは エクスポートすることができません 電話応対は エクスポートすることができません 本文の文字数が 3000 文字以上のエラーメールは 約 3000 文字までエクスポート可能です また エクスポートした本文に 以下のメッセージが表示されます --- エラーメールの本文が長いので以下省略しています --- 参考 エクスポートできるメール上限についてエクスポートできるメール上限数は 共用プラン :10,000 件 専用プラン :30,000 件 です CSV 形式でメールデータを出力する メールディーラーで受信したメールを他のデータベースソフト等で管理する場合や 加工して集計を行う場合に CSV 形式でエクスポートします 1. メールデータのエクスポート をクリックする 62

63 2. エクスポートするメールの条件を絞り込む 3. 検索 をクリックする 4. エクスポートする項目を選択する 5. エクスポート (CSV 形式 ) をクリックする エクスポートするデータに日本語以外の文字が含まれる場合は 多言語 (UTF-8) でエクスポート にチェックを入れて下さい 6. 保存 をクリックし ファイルの場所を指定して保存する 注意 MBOX 形式でのエクスポート時の注意点 添付ファイルは エクスポートすることができません 本文の文字数が 3000 文字以上のエラーメールは 約 3000 文字までエクスポート可能です また エクスポートした本文に 以下のメッセージが表示されます --- エラーメールの本文が長いので以下省略しています --- 誤りのある HTML が本文に記述されているメールは エクスポートできない場合があります To や From に複数のアドレスが指定されているメールの場合 1 アドレスしかエ クスポートされません - や + = などの文字を含むメールデータを Excel で開いた場合 計算式と認識されるため 正しく表示されない可能性があります Excel で設けられている 1 セルあたりの文字数の上限を超える場合は メール本文の一部が欠落する可能性があります 多言語 (UTF-8) でエクスポート にチェックを入れてエクスポートしたファイルは Excel で開くと文字化けします CSV ファイルを閲覧 編集する場合は UTF-8 に対応したテキストエディタ等のアプリケーションをご利用下さい 参考 エクスポートできるメール上限についてエクスポートできるメール上限数は 共用プラン :10,000 件 専用プラン :30,000 件 です 暗号化送信された添付ファイルのパスワードについて ( 情報漏えい対策オプションをご利用の場合のみ ) 添付ファイルのパスワード情報はエクスポートされません MBOX 形式の場合のみエクスポート可能です メール 電話検索からのメールエクスポートメール 電話検索での検索結果をエクスポートすることができます 1. 検索結果よりエクスポートする対象を選択する 63

64 保存 1. エクスポートする項目を選択する 2. エクスポート項目設定を登録する をクリックする 2. チェックをつけたデータをエクスポートする をクリックする 検索結果すべてをエクスポートする場合は すべてをエクスポート をクリックする 3. エクスポートする形式 (MBOX/CSV) を選択してエクスポートする 3. 設定名 を登録する 4. 登録 をクリックする CSV 形式でのエクスポート項目の初期値を設定する CSV でエクスポートする際に必要な項目を保存し 簡単に呼び出すことができます 呼び出し 1. 適用したい設定名を選択する 64

65 3-6. テンプレートをインポートする メールディーラーで使用するテンプレートを取り込みます 2. 読み込み をクリックする 65

66 1. 参照 をクリックする 2. インポートするテンプレートデータの CSV ファイルを選択し 開く をクリックする 3. 次へ をクリックする 4. インポートするテンプレートグループを選択する 5. インポートするテンプレートファイルの 1 行目と 左側に表示される項目名のプルダウンを突き合わせる 6. インポート実行 をクリックする インポートするテンプレートデータの登録ルールは 以下の通りです 注意 インポート時の注意点 新規テンプレートを登録する場合 テンプレート ID に任意の値を設定することはできません 既存テンプレートを上書きする場合 上書きしたいテンプレートと一致するテンプレート ID を CSV ファイルに記載し インポート先のテンプレートグループを [ 指定しない ] もしくは上書きするテンプレートが含まれるテンプレートグループを選んでインポートして下さい テンプレート ID は 各テンプレートの編集画面で確認することができます メールディーラーに存在しているテンプレート ID を CSV ファイルに記載している場合でも インポート先のテンプレートグループにそのテンプレート ID を持つテンプレートが存在しない場合は 新規登録となります テンプレート名は必須です テンプレートをインポートして登録する場合は 添付ファイルの登録はできません インポートするテンプレートデータの文字コードは Shift-JIS または UTF- 8 を選択して下さい 参考 インポート結果についてインポート終了後 インポート結果が記載されたレポートメールが管理者メールアドレス宛てに送信されます 66

67 インポートに失敗した場合のみ CSV ファイルが添付され 失敗した原因が記載されておりますので 原因を確認の上 インポートに利用した CSV ファイルを修正して下さい 3-7.Q&A をインポート / エクスポートする Q&A を CSV 形式でインポート エクスポートします お気に入りのインポートについてテンプレートのお気に入りは インポートすることはできません インポート後にユーザ毎で設定してください 67

68 5. CSV ファイルの 1 行目と 左側に表示される項目名を突き合わせる 6. インポート実行 をクリックする インポートする Q&A データの登録ルールは 以下の通りです Q&A データをインポートする Q&A で共有するデータを取り込みます 1. Q&A データのインポート をクリックする 2. 参照 をクリックする 3. インポートするテンプレートデータの CSV ファイルを選択し 開く をクリックする インポートする CSV ファイルの 1 行目が 項目名 ではない場合は ファイルの先頭行 の項目にて データ を選択してください 4. 次へ をクリックする 注意 〇インポート時の注意点 空白行はエラーとなり 登録できません カテゴリ ID と カテゴリ名 はいずれか 1 つを指定してください 両方指定されている場合は インポート時にその組み合わせが正しいかチェックするため インポートに失敗する可能性が高くなる可能性があります 子カテゴリに登録したい場合は カテゴリ名に / ( 半角スラッシュ ) で階層を区切って指定してください 例 : お客様対応 > 注文 >web の web カテゴリに登録したい場合 お客様対応 / 注文 /web と指定 68

69 参考 〇インポートできる上限件数 1 回のインポートで登録できる Q&A 数は 最大 2,000 件までです Q&A のデータをエクスポートする Q&A に登録されているデータを出力します 注意 CSV 形式でのエクスポートする場合の注意点 Excel で設けられている 1 セルあたりの文字数の上限を超える場合は 本文の一部が欠落する可能性があります 多言語 (UTF-8) でエクスポート にチェックを入れてエクスポートしたファイルは Excel で開くと文字化けします CSV ファイルを閲覧 編集する場合は UTF-8 に対応したテキストエディタ等のアプリケーションをご利用下さい 1. Q&A データのエクスポート をクリックする 2. エクスポートする Q&A の条件を絞り込む 日付 は選択必須です 3. 検索 をクリックする 4. エクスポート (CSV 形式 ) をクリックする エクスポートするデータに日本語以外の文字が含まれる場合は 多言語 (UTF-8) でエクスポート にチェックを入れて下さい 5. 保存 をクリックし ファイルの場所を指定して保存する 69

70 3-8. メールと電話応対の状態名の設定をする メールディーラーでは送受信メールや電話応対の状態 ( 対応状況 ) の名称を 任意に追加 変更します 受信メールの状態を設定する 追加する 受信メールの状態名を登録します 1. 状態の新規作成 をクリックする 2. 状態名を登録する 3. 登録 をクリックする 70

71 編集する 受信メールの状態名を編集します 1. 編集する状態名の 編集 をクリックする 削除する 受信メールの状態名を削除します 1. 削除する状態名にチェックする 2. 削除する をクリックする 2. 登録内容を変更する 3. 変更 をクリックする 参考 編集できない状態名について初期値として登録されている以下の状態名は編集することができません 承認待ち 非承認返却 参考 削除できない状態名について初期値として登録されている以下の状態名は削除することはできません 新着 返信処理中 対応完了 対応継続中 承認待ち 非承認返却 対応依頼中 対応の必要なし 新着放置 対応保留 転送中回答待ち 転送回答着信 71

72 1 クリックボタンの利用メールの状態を 1 クリックで変更するボタンを設定します 1. 1 クリックで表示したい状態名をプルダウンから選択する 2. 1 クリックボタンを 利用する をクリックする 電話応対の状態を設定する 2. 内容を登録する 3. 登録 をクリックする 追加する 1. 状態の新規作成 をクリックする 編集する 電話応対の状態名を編集します 1. 編集する状態名の 編集 をクリックする 72

73 2. 登録内容を変更する 3. 変更 をクリックする 削除する 電話応対の状態名を削除します 1. 削除する状態名にチェックする 2. 削除 をクリックする 参考 削除できない状態名について初期値として登録されている以下の状態名は削除することはできません 対応完了 転送中回答待ち 転送回答着信 追加した状態名でも 初期値として指定している場合は削除することができません 1 クリックボタンの利用 電話応対の状態を 1 クリックで変更するボタンを設定します 1. 1 クリックで表示したい状態名をプルダウンから選択する 2. 1 クリックボタンを 利用する をクリックする 状態名プルダウンの表示設定をする プルダウンの表示 / 非表示の切り替え 表示する表示する状態名にチェックを入れ 表示する をクリックする 73

74 表示順序変更 1. 表示順変更 または 状態の順序変更 をクリックする 非表示にする非表示にする状態名にチェックを入れ 非表示にする をクリックする 74

75 2. 表示順序を変更する 状態の表示 / 非表示を切り替え 表示する表示する状態名にチェックを入れ 表示する をクリックする 非表示にする非表示にする状態名にチェックを入れ 非表示にする をクリックする メール一覧画面の状態名タブの表示設定をする 75

76 件数表示の設定 メール一覧画面の状態名のタブに そのタブに含まれるメールと電話応対の件数を表示します メール一覧画面の状態名の背景色設定 メール一覧画面のメールは 状態名によって背景色と文字色を変更します 表示する件数を表示する状態名にチェックを入れ 件数を表示する をクリックする 1. 背景色や文字色を変更する状態名の 色を選択 をクリックする 非表示にする件数を非表示にする状態名にチェックを入れ 件数を非表示にする をクリックする 76

77 2. 背景色 または 文字色 をクリックし 色を選択する 3-9. ラベルを設定する 緊急 や 重要 など 任意のラベルを設定することができます 複数のメールの背景色と文字色を変更する場合は 対象のメールの状態にチェックを入れ 色を選択する をクリックします 複数のメールの背景色と文字色を初期値に戻す場合は 対象のメールの状態にチェックを入れ 初期設定の色に戻す をクリックします 3. 変更 をクリックする 77

78 新規作成する 1. ラベルの新規作成 をクリックする 編集する 1. 編集したいラベルの 編集 をクリックする 2. 内容を入力する 設定ポイント 2. 内容を修正する 3. 変更 をクリックする 関連メールのラベル ラベルとつけたメール以降にやり取りする関連メールにラベルを引き継ぐかを指定 チェックを入れた場合 同じメール ID の一つ前の枝番に付与されているラベルが引き継がれます 3. 登録 をクリックする 78

79 削除する 1. 削除するラベルを選択する 表示順変更 1. 表示順変更 をクリックする 2. 表示順序を変更する 2. 削除する をクリックする 3. OK をクリックする 参考 削除できないラベルについて初期値として存在する 至急 大至急 は削除できません 不要な場合は 設定を 無効 にしてください 79

80 3-10.HTML メールの設定をする HTML メールの送受信の許可設定や HTML メール内の画像の表示設定を行います HTML メールの作成と閲覧の許可設定 1. HTML メールの利用設定 をクリックする 2. 作成 閲覧を許可するかを設定する 3. 変更 をクリックする 参考 HTML メールの閲覧を 許可しない 場合 HTML メールのテキスト部分がメール本文閲覧画面に表示されます マルチパートが存在するメールはテキストパートが表示されます HTML 形式で確認する方法はございませんので ご注意ください HTML メールの画像表示許可アドレスの設定 メールディーラーでは セキュリティの観点から 受信した HTML メールの画像の表示を制限しています HTML メールの画像表示を許可し 常に画像を表示させるアドレスを登録しておくことができます 登録したアドレスは メールボックス全体で共通となります 80

81 1. HTML 画像の表示許可アドレス をクリックする 2. 表示許可アドレスを指定する 改行区切りで複数のアドレスを登録できます 3. 変更 をクリックする 営業時間の設定 営業時間や休日の設定をすることができます 営業時間は レポートの返信所要時間や自動返信メールの設定で利用します 参考 常に許可するアドレスの登録についてメール閲覧画面の の画像を常に表示 をクリックすると 自動的に許可アドレスに追加されます また の画像を表示しない をクリックすると 自動的に許可アドレスから削除されます 注意 営業時間設定の注意点 4. 営業時間設定は 1 メールボックスにつき 1 件のみです 5. 設定を有効にするためには 営業時間 と 休日の設定 の両方の設定が必要です 81

82 営業時間を登録する 1. 営業時間設定の新規作成 をクリックする 営業時間登録後の場合 1. 休日を 曜日 または 日付 をクリックして指定する 2. 変更 をクリックする 休日のみ設定する場合 1. 休日設定 をクリックする 2. 必要情報を入力する 3. 登録 をクリックする 休日を設定する 2. 休日を 曜日 または 日付 をクリックして指定する 参考 翌年の休日設定について翌年の休日設定は 内閣府から 国民の祝日 発表後 ( 前年の 10 月頃 ) から設定できるようになります 3. 変更 をクリックする 注意 営業時間と休日設定について営業時間を利用した機能 ( 自動返信メール レポート等 ) を利用する場合 営業時間と休日設定が両方とも完了している必要があります 休日設定が未設定の場合 営業時間が正しく判定されませんのでご注意ください 82

83 営業時間を編集する 1. 編集 をクリックする 4. 環境設定 メールの受信や送信 ログイン時の制限等 メールディーラーを利用するためのメールボックスの環境設定を行います 環境設定へのアクセス手順 1. 画面右上の 管理設定 をクリックする 2. 内容を修正する 3. 変更 をクリックする 削除する 1. 営業時間を 削除する をクリックする 2. 管理設定 をクリックする 83

84 3. ( タブ ) 環境設定 をクリックする 4-1.POP/IMAP でメールを受信する メールディーラーでは 一般的なメールソフトと同様に お客様のメールサーバからメールを読み込み メールディーラーに表示することができます 84

85 参考 POP/IMAP 受信についてメールディーラーでは 一度に受信できるメール通数の制限や受信するまでの時間差を考慮し 転送受信 での運用を推奨しています 設定の流れ 1. アカウントの設定を行う 取得元の POP/IMAP サーバとアカウントの設定を行います POP/IMAP 受信の設定可能数は 6 個 までです 6 個以上のアカウントを設定する場合は 転送受信をご利用ください 1. POP/IMAP 受信で受信可能なメール容量は 最大 25MB です 25MB を超えるメールは取り込みに失敗し 運用管理者宛に通知メールが送信されます POP/IMAP 受信の場合 メールディーラー上の受信日時として メールディーラーに取り込まれた日時 が表示されます 実際の受信日時を確認する場合は メールのヘッダ情報をご確認ください IMAP 受信の場合 以下の 2 つの条件を満たすメールのみ取り込まれます 1 取得元の IMAP サーバで INBOX( 受信メールのルートフォルダ ) に保存されているメール 2 取得元の IMAP サーバで未読 (UNSEEN) 状態のメール 2. 自動読み込みの設定を行う POP/IMAP サーバのメールを読み込む間隔についての設定を行います 受信するアカウントの設定をする 追加する 1. アカウント設定の新規作成 をクリックする 85

86 2. 内容を登録する 設定内容は 利用しているメールサーバの管理者にご確認ください 設定ポイント ポート番号 利用する受信プロトコルによって異なります 受信 SSL プロトコル なし あり POP IMAP メールディーラーとご利用のメールサーバ間の暗号化通信の設定 ご利用のメールサーバが POP over SSL または通信の暗号化 IMAP over SSL または STARTTLS に対応している必要があります ( 上記以外の暗号化方式は対応していないため 利用できません ) 以下の場合にエラーが通知されます メール 1 通あたりの最大受信容量 (25MB) 超過エラー通知先アドレス POP/APOP で受信の際 メールサーバのメール蓄積数が 150 万通以上 3. 登録 をクリックする 編集する 1. 編集するアカウントの 編集 をクリックする 2. 登録内容を変更する 3. 変更 をクリックする 削除する 1. 削除するアカウントの 削除 をクリックする 2. OK をクリックする 86

87 自動読み込みの設定 1. POP/IMAP の設定を変更 をクリックする 4-2.SMTP サーバを設定してメールを送信する メールディーラーでは 送信メールの From アドレスに応じて SMTP サーバ ( メール送信サーバ ) を選択し その SMTP サーバを経由してメールを送信することができます SMTP サーバの設定は なりすましメール対策 に有効です メールが届かない等のトラブル回避のためにご設定ください 2. 内容を登録する 3. 変更 をクリックする 87

88 メール送信 (SMTP) サーバを設定する 送信に利用する送信 (SMTP) サーバを設定します 登録する 1. SMTP サーバの追加登録 をクリックする 2. SMTP サーバの新規登録 をクリックする 設定の流れ 1. 利用する SMTP サーバを登録する 3. 内容を登録する 設定内容は 利用しているメールサーバの管理者にご確認ください 2. 登録した SMTP サーバを利用するための送信メールの From アドレスの条件を設定する 3. 標準で使用する SMTP サーバを設定する 設定ポイント 認証方式 ご利用のメールサーバによって認証方式が異なります 88

89 SMTP 認証方式 自動判定 を選択しても正常に送信ができない場合 プルダウンより メールサーバ側で対応している認証方式を選択してお試しください 編集する 1. 編集する SMTP サーバの 編集 をクリックする 4. 登録 または テストメールを送信する をクリックする テストメールを送信する場合 [1] テストメールの送信先を To に入力する [2] 送信する をクリックする [3] 送信先にテストメールが届いていることを確認した後 はい をクリックする 注意 対応している通信の暗号化方式について送信時に利用する SMTP サーバによって異なります < メールディーラーサーバの場合 > STARTTLS < 外部 SMTP サーバの場合 > SMTP over SSL STARTTLS 2. 登録内容を変更する 3. 登録 または テストメールを送信する をクリックする テストメールを送信する場合 [1] テストメールの送信先を To に入力する [2] 送信する をクリックする [3] 送信先にテストメールが届いていることを確認した後 はい をクリックする 89

90 削除する 1. 削除する SMTP サーバにチェックを入れる 2. 削除する をクリックする 送信 (SMTP) サーバの利用条件を設定する From アドレスに合せて 使用する送信 (SMTP) サーバを設定します 登録する 1. SMTP サーバの利用条件設定 をクリックする 2. 利用条件の新規作成 をクリックする 3. OK をクリックする 3. 内容を登録する 4. 登録 をクリックする 参考 条件に合致しなかった場合条件に合致しなかったメールは 標準の送信 (SMTP) サーバを設定する で選択したサーバを使用して送信します 90

91 適用順序を変更する 上にある利用条件から順に合致するか確認し 送信されるため 移動ボタンをクリックして 利用条件の順序を変更します 編集する 1. 編集する利用条件の 編集 をクリックする 2. 登録内容を変更する 3. 変更 をクリックする 削除する 1. 削除する利用条件にチェックを入れる 3. OK をクリックする 標準の送信 (SMTP) サーバを設定する メール送信時に標準で利用する送信 (SMTP) サーバを設定します 標準設定した SMTP サーバで送信されるメール SMTP サーバの利用条件に合致しないメール 問い合わせフォームの問い合わせ内容送信メール 振り分け設定の自動転送メール POP/IMAP 受信時の自動転送メール 2. 削除する をクリックする 91

92 1. SMTP サーバの利用に関する基本設定 をクリックする 2. 内容を設定する 3. 変更 をクリックする 注意 メールディーラーサーバを選択した場合の注意点利用する SMTP サーバで メールディーラーサーバ を選択すると 追加した外部 SMTP サーバからは送信されず なりすましメール対策が有効となりませんので ご注意ください 4-3. 楽天あんしんメルアドにメールを送信する メール送信時に楽天あんしんメルアドサーバへ接続する為の情報 ( アカウント情報 ) をメールディーラー上に登録する設定です 楽天のマスクアドレス宛てにメールを送信する場合は 本設定が必須となっており 設定していない場合 マスクアドレス宛にメールを送信することはできません 参考 不達通知メール送信先を 送信メールの From アドレス にした場合送信メールの From アドレスがメールディーラーで受信していないアドレスの場合 メールディーラー上で不達通知を確認することができません また メールディーラーで受信できるアドレスの場合も 転送元のメールサーバで不達メールを転送しない仕様の場合は確認することができません 92

93 注意 マスクアドレスへの送信条件マスクアドレス宛てにメールを送信する場合 以下の条件に該当するメールのみ 楽天あんしんメルアドサーバを経由してメールを送信します From To/Cc/Bcc 楽天あんしんメルアドサービスに関する設定で設定した店舗連絡先リアルアドレスマスクアドレス 店舗連絡先リアルアドレス 尚 上記の条件に合致しないメールは メールディーラー上で設定されている送信サーバから送信されます 3. 必要情報を入力する 入力内容は 楽天の R-Login 画面よりご確認ください 設定ポイント 店舗連絡先メールアドレス 楽天に登録している店舗連絡先メールアドレスを設定マスク化されていない 店舗のメールアドレス ( リアルアドレス ) を指定してください ****@shop.rakuten.co.jp で表記される店舗のマスクアドレスではありません 4. 登録 または テストメールを送信する をクリックする 1. 楽天あんしんメルアドサービスに関する設定 をクリックする 2. アカウントの新規作成 をクリックする テストメールを送信して設定を確認する場合 1. テストメールを送信する をクリックする 2. テストメールの送信先を入力する To に入力できるアドレスは 楽天のマスクアドレス ( 例 :*****@**.fw.rakuten.ne.jp) マスク化されていない店舗連絡先メールアドレスのどちらかのみです 3. 送信 をクリックする 93

94 4. 正常に送信されることを確認し はい をクリックする 注意 ダイレクトメールについて マスクアドレス 宛てにダイレクトメールを送信することはできません 4-4. アクセス制限の設定をする メールディーラーにアクセスできる IP アドレスを メールボックス毎に設定することができます クラウド版の場合は IP アクセス制限オプション ( 有料 ) の申し込みが必要 楽天あんしんメルアド宛てに送信する際 楽天あんしんメルアドサーバを経由することができないため メールが送信先に届かずエラーメールが返ります 1. 内容を登録する 2. 登録 をクリックする 94

95 4-5. アカウントロックの設定をする 一定回数以上ログインに失敗した場合に そのユーザを一時的にログイン不可にする設定をします アカウントロックの条件を設定する アカウントロックに関する各種条件を設定します 1. 内容を登録する 2. 変更 をクリックする 注意 複数のメールボックスを利用している場合アカウントロックの設定はメールボックス毎に設定できます 複数のメールボックスを利用しているユーザの場合は 以下のルールが適用されます アカウントロックまでのログイン失敗回数が最も少ない設定が適用されます この設定が同じ場合は メールボックス No. が小さい設定が適用されます アカウントがロックされると すべてのメールボックスが利用できなくなります また その際の通知メールは メールボックス毎に設定されたすべての通知先に送信されます 通知先に 運用管理者 が含まれている場合 すべてのメールボックスの運用管理者に通知されます 95

96 アカウントロックを解除する アカウントロックされたユーザを解除します 4. アカウントロックを解除するユーザにチェックをつけて アカウントロックを解除する をクリックする 1. 画面右上の 管理設定 > ユーザ設定 をクリックする 2. ユーザの設定 をクリックする 3. ユーザ一覧画面上部の アカウントロック中のユーザのみ にチェックをつけて 検索 をクリックする 5. 確定 をクリックする 96

97 4-6. 電子署名を設定する メールディーラーから送信するメールのヘッダに DKIM と呼ばれる電子署名を付けることができます DKIM(Domain Keys Identified Mail) は電子署名を使った送信ドメイン認証技術の 1 つで 迷惑メール対策として利用されます なりすましメールの防止や メールの内容 ( 本文や添付ファイル ) が改竄されていないことを証明するために 電子署名を付与します DKIM には送信ドメインの認証 メールの改竄が検出できる 作成者署名 と メールの改竄検出のみができる 第三者署名 の 2 種類があり それぞれ特徴が異なります 種類 作成者署名 第三者署名 特徴メールディーラー上で 秘密鍵 と 公開鍵 を作成し From アドレスのドメインの DNS サーバの TXT レコードに公開鍵を設定する 公開鍵を取得するドメインと From アドレスのドメインが一致する メールの内容が改竄されていないと認識される メールの From アドレスが偽装されていないと認識される From アドレスと第三者署名を紐付ける ( 秘密鍵 と 公開鍵 の作成および DNS サーバへの TXT レコードに 公開鍵 を設定しない ) 公開鍵を取得するドメインと From アドレスのドメインが一致しない メールの内容が改竄されていないと認識される メールの From アドレスが偽装されている可能性があると認識される 電子署名を付けて送信したメールのヘッダは 以下のサンプルのような文字列が付与されます タグ b タグ l タグ bh タグ h タグ s タグ d タグ 意味電子署名データ電子署名の対象とした本文の長さ電子署名の対象とした本文のハッシュ値電子署名の対象としたヘッダセレクタ 公開鍵を DNS サーバから取得する際に利用するキー 公開鍵を取得する際の DNS サーバの特定に利用 d=maildealer.jp の場合 maildealer.jp ドメインを管理する DNS サーバに問い合わせる 97

98 注意 DKIM の注意点 2. メール受信時 受信メール中の DKIM 署名の照合は行っておりません 3. 楽天あんしんメルアド宛の送信メールには DKIM を付けることができません 設定の流れ 1. 電子署名を登録する 2. 登録した電子署名を利用する 送信メールの From アドレスを登録する 3. 標準で使用する電子署名を設定する 電子署名を作成する 登録する 1. 電子署名の追加登録 をクリックする 98

99 2. 電子署名の新規登録 をクリックする 一覧画面から削除する場合 [1] 削除したい電子署名にチェックを入れる [2] 削除する をクリックする 3. 内容を登録する 4. 登録 をクリックする 削除する 内容を確認してから削除する場合 [1] 削除したい電子署名の 閲覧 をクリックする 電子署名の利用条件を設定する From アドレス毎にどの電子署名を利用するか 条件を指定します 登録する 1. 電子署名の利用条件設定 をクリックする [2] 削除 をクリックする 2. 利用条件の新規登録 をクリックする 99

100 削除する 1. 削除する利用条件にチェックを入れる 2. 削除する をクリックする 3. 内容を登録する 4. 登録 をクリックする 編集する 1. 編集する利用条件の 編集 をクリックする 3. OK をクリックする 標準の電子署名を設定する 1. 電子署名の利用に関する基本設定 をクリックする 2. 登録内容を変更する 3. 変更 をクリックする 2. 標準で使用する電子署名を選択する 3. 変更 をクリックする 100

101 4-7. 外部システムを呼び出す設定をする メールディーラーの画面から外部システムを呼び出して 参照することができます ここでは 外部システムを呼び出すための設定を行います 登録する 1. 呼び出し設定の新規登録 をクリックする 2. 必要内容を入力する メールディーラーで連携しているシステムについては こちらを参照してください 基本設定パラメータの設定 3. 登録 をクリックする 参考 設定値について設定値は外部システム側で指定された値を入れてください 設定値が不明な場合は 外部システムの管理者様にご確認ください 101

102 4-8. 迷惑メールフィルタの設定をする ( オプション ) メールディーラー上で 迷惑メールフィルタ ( ブラックリスト / ホワイトリスト ) の利用設定や迷惑メールと判定するための条件設定ができます ウィルス & 迷惑メール対策サービス ( 有料 ) への申込みが必要 迷惑メールフィルタの利用設定をする 手動で迷惑メール登録をしたり ブラックリストやホワイトリストにて任意のメールアドレスを自動で判定したりすることができます 1. 迷惑メールフィルタの利用設定 をクリックする 2. 迷惑メールフィルタ の利用の有無を選択する 3. フィルタオプション を選択する 102

103 From アドレスが設定されていないメールも振り分ける From アドレスが空 ( 空欄 ) になっているメールを迷惑メールフォルダに振り分けることができます ブラックリストとホワイトリストを管理する 迷惑メールと判定するための基準に沿って 以下の順序で判定します Active!Hunter でスパム判定されたメールも振り分ける Active!Hunter でメールのヘッダ情報に X-Spam-Status: Yes が付加されたメールを迷惑メールフォルダに振り分けることができます 4. 変更 をクリックする 参考 フィルタオプションについてフィルタオプションを選択しない場合 迷惑メールフィルタ (Active!Hunter) でスパム判定されても迷惑メールとして扱われず 他のメールと同様に受信します その場合 振り分けの設定で X-Spam-Status: Yes の文字列をキーワードに迷惑メールフォルダに振り分けるか 手動で迷惑メールフォルダに移動してください 103

104 1. ブラックリストとホワイトリストの管理 をクリックする 2. 迷惑メール判定の条件となるメールアドレスを登録する 改行区切りで複数のメールアドレス及びドメインを登録できます 判定基準 迷惑メールとして判定したい場合 迷惑メールとして判定したくない場合 登録条件 ブラックリストに登録 ホワイトリストに登録 特定のメールアドレスのみを条件としたい メールアドレスで指定に登録 特定のドメインからのメールをすべて条件としたい ドメインで指定に登録 振り分け設定で 迷惑メール に振り分けられたメールの判定振り分け設定で 迷惑メール フォルダに振り分けられたメールは 迷惑メールフィルタは適用されません ブラックリスト / ホワイトリストに登録できる上限値登録できる上限値は ブラックリストとホワイトリストの合計で 100,000 件までです 上限数を超えた場合は登録できずエラーとなりますので 登録済のメールアドレスを精査してください フィルタ設定をチェックする ブラックリスト / ホワイトリストに登録した条件が正しく判定されるかチェックすることができます 1. ブラックリストとホワイトリストの管理 をクリックする 3. 変更 をクリックする 参考 振り分け設定で ゴミ箱 または 迷惑メール に振り分けられたメールの判定振り分け設定で ゴミ箱 に振り分けられたメールは 迷惑メールとして判定されません 2. フィルタ設定のチェック に確認したいメールアドレスを入力する 3. チェックをクリックする 104

105 チェックしたいメールアドレスが 最初に条件に一致した入力ボックスの背景色が変わります 4-9. メールボックスを初期化する ( 専用プランのみ ) 今まで使用していたメールボックス内のデータを一括でリセットし 初期状態で利用できる状態にします 警告 〇メールボックス初期化後のデータについてメールボックス初期化を行うと メールボックス内のデータが完全に削除されます 初期化前のデータを復旧することはできません 105

106 参考 〇 メールボックス初期化 の操作権限について初期状態では どのユーザも メールボックスの初期化 の権限が付与されていません メールボックスの初期化を行う場合は 事前に作業を行うユーザに対して メールボックス初期化 の権限を付与してください 初期化される対象データ メールボックス初期化を実施する際に 削除対象となるデータは以下の通りです メール及び電話応対記録 メール ID メールに付帯する各種情報 ( コメント 添付ファイル ) 顧客データ ダイレクトメール各種データ ダイレクトメール送信履歴 アドレス帳データ 申し送り事項 フォルダ 承認者グループ Q&Aデータ メールボックスに関する設定情報各種設定情報 メールボックスとの相関関係に関する情報 ( ユーザグループ テンプレートなどとの関連性 ) 承認フローに関する設定情報 分類に関する設定情報 グループ署名に関する設定情報 個人署名に関する設定情報 振り分け設定に関する設定情報 自動返信メールに関する設定情報 電話応対設定に関する設定情報 顧客管理に関する設定情報 ダイレクトメールに関する設定情報 営業設定に関する設定情報 参考 〇初期化の対象外となるデータについて複数メールボックスに渡る可能性のある設定は メールボックス初期化されません ユーザグループ ユーザ ゲストユーザ テンプレートグループ及びテンプレート To/From 設定 アナウンスに登録されているデータ 106

107 1. 初期化するメールボックス名及びメールボックスアドレスを確認する 2. 注意事項を読み 確認画面へ をクリックする 初期化と同時に初期化後のメールボックスの名称を設定する場合は 初期化と同時にメールボックスの名称を変更する にチェックを入れて新しいメールボックス名を指定してください 3. 初期化を実行 をクリックする 107

108 5. 顧客管理 メールディーラーで管理する顧客情報に関する設定を行います 3. ( タブ ) 顧客管理 をクリックする 顧客管理へのアクセス手順 1. 画面右上の 管理設定 をクリックする 2. 管理設定 をクリックする 108

109 5-1. 顧客管理に関する設定をする メールディーラーで顧客情報を登録 管理することで メールや電話応対 ダイレクトメール配信時などに利用することができます 109

110 顧客情報を管理する基本項目を作成する 顧客情報として管理する項目を作成します 事前に 選択肢形式の項目を作成する で選択肢を作成しておく必要があります 項目を作成する 1. 項目の設定 をクリックする 2. 基本設定 をクリックする 3. 項目の新規作成 をクリックする 5. 登録 をクリックする 選択肢形式の項目を作成する性別や都道府県など 選択形式の顧客情報項目を作成します 1. 選択肢グループの設定 をクリックする 2. 選択肢グループの新規作成 をクリックする 4. 内容を登録する 設定ポイント 選択肢グループ 選択式の項目 ( プルダウン / チェックボックス / ラジオボタン ) の選択肢を設定 3. 性別など 選択肢グループ名を入力する 4. 登録 をクリックする 110

111 5. 選択肢の設定 をクリックする 9. 5~8 を繰り返し 選択肢を登録する 10. 項目の設定 をクリックする 6. 選択肢を追加 をクリックする 11. 項目を作成する の手順をご確認ください 顧客検索の設定をする 顧客情報の検索に関する設定を行います 7. 内容を登録する 検索項目を設定する 参考 問い合わせフォームの項目にて初期値を指定する場合問い合わせフォームの項目にて 複数選択肢の中の一つを初期値とする場合は 該当の選択肢の 選択肢名 の項目にある 初期値として表示 にチェックを入れてください 8. 登録 をクリックする 顧客検索を行う際に 絞込みを行う項目を設定します 1. 検索項目の設定 をクリックする 検索項目にする検索項目とする項目にチェックを入れ 検索対象にする をクリックする 111

112 検索条件の設定をする 顧客情報検索の検索条件を登録します 登録すると 顧客情報の詳細検索画面の 検索条件 項目から登録した条件を選択できるようになり 検索条件を設定する手間を省くことができます 検索項目にしない検索項目としない項目にチェックを入れ 検索対象にしない をクリックする 1. 検索条件の登録 をクリックする 2. 顧客検索条件の新規作成 をクリックする 検索結果の件数表示の設定をする顧客検索の検索結果に 件数を表示するかどうかを設定します 1. 件数表示の設定 をクリックする 2. 表示するかどうかを選択する 3. 検索条件の名前 に名称を入力し 検索条件を指定する 4. 次へ をクリックする 5. 検索条件を登録する をクリックする 3. 変更 をクリックする 112

113 顧客一覧画面の設定をする 顧客一覧画面に表示する項目を設定します 表示項目を並び替える 1. 順序を変更したい項目を選択し 移動する 表示項目を設定する 2. 変更 をクリックする 1. 一覧表示の設定 をクリックする 2. 表示したい項目を選択し << 追加 をクリックする 非表示にする場合は 非表示にしたい項目を選択し 削除 >> をクリックする 顧客情報を自動登録する設定をする メール送受信時に To/From/Cc/Bcc/Reply-to に設定されているメールアドレスを 顧客情報に自動登録するかどうかを設定します 1. 顧客情報の自動登録 をクリックする 2. メール受信時に顧客情報を自動登録するかどうかを選択する 3. 変更 をクリックする 3. 変更 をクリックする 参考 メールアドレス以外の顧客情報についてメールアドレス以外の顧客情報は 自動登録することはできません 113

114 選択形式の項目を自動登録する設定をする メール送受信時に 指定した条件に合致したメールの To/From/Cc/Bcc/Reply-to に設定されているすべてのメールアドレスの 選択形式の顧客情報項目を自動設定します 1. 顧客情報の自動設定 をクリックする 2. 顧客情報の自動設定ルールの新規作成 をクリックする 条件指定 設定ポイント 振り分けるための詳細な条件 ( ルール ) 指定 振り分け条件を複数指定する場合 すべての条件を満たすか (AND 条件 ) いずれかの条件を満たすか (OR 条件 ) を選択する 振り分け条件 3. 内容を登録する AND 条件と OR 条件を混在させた条件を設定する場合 条件ブロックを追加し かつ (AND) もしくは または (OR) のどちらでつなぐか選択 114

115 [2] [1] で選択した項目に設定したい文字列を入力する [3] [2] で入力した文字列の指定条件を選択する 振り分け条件の詳細 [1] 条件として指定する項目を選択する From や To などメールアドレスを条件に ~と一致する で指定する場合 差出人名まですべて含めた文字列が判定する対象範囲となるため 正しく合致しない可能性があります メールアドレスを条件にする場合は ~を含む で指定することをお勧めします 振り分け条件に指定した * の扱いを指定 ワイルドカード ワイルドカードとは? 任意 ( 不特定 ) の文字列を置き換えるためのインターネット上の記号で *( アスタリスク ) で表記されます < 使用例 > が指定されている場合 115

116 @pc.fw.rakuten.ne.jp など 赤文字の部分がどんな文字列であっても すべて条件に合致していると判断 参考 1 つの振り分けルールに指定できる振り分け条件数 1 つの振り分けルールに指定できる振り分け条件数は 最大で 20 件です ( 条件ブロックの数に制限はありませんが 振り分け条件数 20 件以上は登録できません ) 振り分け条件または条件ブロックは 条件として指定する項目の下部 [+ 条件を追加 ][+ 条件ブロックを追加 ] をクリックし 追加することが可能です 5-2. 問い合わせフォームを利用する メールディーラーでは インターネット上でお問い合わせを受け付けるためのフォームを作成します このフォームから入力された内容をメールディーラーで受信し 対応を行うことができます 顧客管理アクション 振り分け条件に合致したメールの To/From/Cc/Bcc の顧客情報に自動設定する情報を指定します 4. 登録 をクリックする 116

117 問い合わせフォームの動作設定をする 問い合わせフォームを利用した時に 入力内容をメールディーラーの顧客情報に反映させるかどうかや 入力内容確認画面を表示させるかどうか等を設定します 1. 基本設定 をクリックする 2. 公開方法を選択する 公開方法 1 を選択した場合 顧客情報には反映されません 3. HTTP 接続を許可するか否かを選択する 4. ( 非公開以外 ) 問い合わせ内容送信メールの送り先を入力する 5. 登録 をクリックする 表示する項目を設定する 参考 問い合わせフォームについて 問い合わせフォームは 1 メールボックスにつき 1 つ作成可能です [HTTP 接続 ] を 許可しない 設定の場合 http で問い合わせフォームにアクセスすると 自動的に https でのアクセスに変更されます 問い合わせフォームに表示する項目を設定します 問い合わせフォームに表示できる項目は 顧客情報項目として設定されている項目です 項目を追加する場合は 項目を作成する を参照してください 117

118 問い合わせフォームへの表示項目を設定する 3. 対象項目にチェックを入れ 表示する または 非表示にする をクリックする 1. 入力項目の設定 をクリックする 2. 項目の設定 をクリックする 3. 対象項目にチェックを入れ 表示する または 非表示にする をクリックする 選択肢項目を指定する 問い合わせフォームに表示する選択形式の項目の選択肢を設定します 送信メールへの表示項目を設定するフォームに入力された内容を送信するメールに表示する項目を設定します 1. 入力項目の設定 をクリックする 2. 項目の設定 をクリックする 問い合わせフォームに表示できる項目は 顧客情報項目として設定されている項目です 項目を追加する場合は 選択肢形式の項目を作成する を参照して下さい 1. 入力項目の設定 をクリックする 2. 選択肢の設定 をクリックする 3. 設定を行う選択肢グループの 選択肢の設定 をクリックする 118

119 参考 To アドレスについて To アドレスは 問い合わせフォームの動作設定をする で設定できます 4. 対象項目にチェックを入れ 表示する または 非表示にする をクリックする 問い合わせ受付完了メールの設定 問い合わせフォーム入力者に 問い合わせの受け付けが完了したことを通知する 問い合わせ受付完了メール について設定します 1. 問い合わせ受付完了メール をクリックする 2. 内容を登録する 問い合わせ内容送信メールの設定 問い合わせフォームに入力された内容を 希望のメールアドレスに送信します 1. 問い合わせ内容送信メール をクリックする 2. 内容を登録する 3. 設定 をクリックする 3. 設定 をクリックする メッセージやデザインを編集する 表示するメッセージを設定する 入力内容確認画面と受付完了画面に表示される メッセージやボタンの設定を行います 1. 問い合わせフォームの設定 をクリックする 2. 表示メッセージの編集 をクリックする 119

120 3. 内容を登録する 入力内容確認ページのデザイン問い合わせ受付完了ページのデザイン 入力内容確認ページ問い合わせ受付完了ページ 4. 登録 をクリックする デザインを設定する HTML を利用して 入力画面 入力内容確認画面 受付完了画面の上部と下部をデザインします 5. 登録 をクリックする 参考 デザインについて 空欄の場合は デザイン編集画面下部に表示されている HTML( 標準デザイン ) が適用されます Google Analytics のトラッキングコードを埋め込む場合は 問い合わせフォームの公開方法を 公開方法 1 または 公開方法 2 にして下さい 1. 問い合わせフォームの設定 をクリックする 2. デザイン編集 をクリックする 3. 問い合わせフォームを表示する際の文字コードを指定する 指定した文字コードと HTML 内のメタ情報が一致するよう指定してください 4. 各ページのデザインの HTML タグを指定する 問い合わせ入力ページのデザイン 120

121 問い合わせフォームを確認する メールディーラーで作成した問い合わせフォームの URL を確認することができます 5-3. 顧客情報をインポート / エクスポートする 他システムで収集した顧客情報を CSV 形式で取り込んだり バックアップ等のために CSV 形式で出力したりすることができます 参考 HTTP 接続について HTTP 接続 を 許可しない に設定した場合 http で問い合わせフォームにアクセスすると 自動的に https でのアクセスに変更されます 121

122 参考 インポートに利用する CSV ファイルについて インポートする顧客情報の文字コードは Shift_JIS または UTF-8 を指定して下さい インポートできるファイルサイズの上限は 5MB です 空白行が含まれていると エラーになります 多肢選択形式のデータで 複数の選択肢を 1 つのセルに含むデータをインポートする場合は 選択肢データの間をカンマで区切って下さい 顧客情報をインポートする 1. 顧客データのインポート をクリックする 2. 参照 をクリックし インポートする顧客データファイルを選択する 3. 次へ をクリックする 4. インポートする顧客データファイルの 1 行目と メールディーラーの顧客情報項目名を付け合わせる 顧客情報の上書きについて既に登録されている顧客情報は インポートするデータにより上書きされます インポート結果についてインポート終了後 インポート結果が記載されたレポートメールが管理者アドレス宛に送信されます インポートに失敗した場合のみ CSV ファイルが添付され 失敗した原因が記載されておりますので 原因を確認の上 インポートに利用した CSV ファイルを修正してください 5. インポート実行 をクリックする 122

123 顧客情報をエクスポートする 1. 顧客データのエクスポート をクリックする 6. サポートサイト 問い合わせ 6-1. サポートサイト 2. エクスポートする顧客データを指定する 顧客情報項目で検索する場合は 検索条件に含める にチェックを入れてから条件を指定してください 3. 検索 をクリックする 4. エクスポート (CSV 形式 ) をクリックする 日本語以外を含む場合は 多言語 (UTF-8) でエクスポート にチェック 5. 保存 をクリックし ファイルの場所を指定して保存する サポートサイトでは メールディーラーの各種マニュアルをご用意しております 便利な使い方や成功事例など より便利にご利用頂ける内容をご紹介しておりますので ご活用ください! サポートサイト URL メールディーラー画面からのアクセス 1. 画面右上の サポート をクリックする 注意 CSV 形式でエクスポートする場合の注意点 多言語 (UTF-8) でエクスポート にチェックを入れてエクスポートしたファイルは Excel で開くと文字化けします CSV ファイルを閲覧 編集する場合は UTF-8 に対応したテキストエディタ等のアプリケーションをご利用下さい 123

124 2. サポートサイト をクリックする 6-3. サポートセンターへのお問い合わせ メールディーラーの操作やトラブル等 お気軽にお問い合わせください! サポートセンター営業時間 平日 9:30 ~ 17:00 ( 土日祝除く ) 6-2. よくある質問と回答 メールディーラーの使い方やトラブル等 サポートセンターに寄せられるよくある質問と回答をまとめていますので ご参照ください FAQ サイト メールでのお問い合わせ 注意 回答について 営業時間中に頂いたお問い合わせは 当日中にご回答します 営業時間外に頂いたお問い合わせは 翌営業日にご回答します サポートサイトからお問い合わせ 124

125 メールディーラー画面からのお問い合わせ 1. 画面右上の サポート をクリックする 電話でのお問い合わせ 注意 受付について営業時間外の受付は行っておりません ( サポートセンター直通 ) 2. お問い合わせ をクリックする 125