クラウド版 メールワイズ ユーザー向け

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1 クラウド版 メールワイズ ユーザー向け Cybozu

2 商標について 記載された商品名 各製品名は各社の登録商標または商標です また 当社製品には他社の著作物が含まれて い ることがあります 個別の商標 著作物に関する注記については 弊社の Web サイトを参照してください なお 本文および図表中では (TM)マーク (R)マークは明記していません 2

3 目次 目次 最初に確認すること メールワイズの特長 基本操作 CSVファイルを使ってデータを管理する こんなときは 個人設定編 メールワイズにログインする 個人設定を変更する メールアプリケーション 操作の流れと画面の見かた メールアプリケーションを操作する メール情報を操作する メールを検索する 全文検索機能を使用する クラウド版 メールワイズのみ 便利な操作 電話履歴 訪問履歴 画面の見かた 電話履歴 訪問履歴を操作する 電話履歴/訪問履歴を検索する 便利な操作 アドレス帳 画面の見かた アドレス帳を操作する 顧客や会社情報を検索する 便利な操作 テンプレート

4 目次 画面の見かた テンプレートを操作する その他の便利な操作 一斉配信 画面の見かた 配信メールを操作する 集計レポート 集計レポートを操作する ユーザー名簿 ユーザー名簿を操作する メールワイズ for ios を使う メールワイズ for ios をインストールする メールワイズ for ios の接続設定をする メールワイズ for ios の画面の見かた メールを操作する メールを検索する メールを新規作成する メールを返信する メールを転送する メールを再送信する 通知を確認する iphone/ipadの通知設定を確認する メールワイズ for ios の通知設定を変更する 接続先やログインユーザーを切り替える メールワイズ for Android を使う メールワイズ for Android をインストールする メールワイズ for Android の接続設定をする メールワイズ for Android の画面の見かた メールを処理済みにする メールを返信する 通知を確認する メールワイズ for Android の通知設定を変更する

5 目次 接続先やログインユーザーを切り替える

6 最初に確認すること 最初に確認すること メールワイズを使用する前に確認が必要な項目を説明します メールワイズとは メールワイズの特長 - 7ページ 基本操作 Webブラウザーを設定する - 10ページ 画面の見かた - 11ページ ヘッダーを使って操作する - 12ページ アプリケーションメニューを使う - 13ページ ユーザーを選択する - 14ページ 書式編集を使う - 14ページ ファイルを添付する - 15ページ 表示順を変更する - 17ページ 検索条件を設定する - 17ページ CSVファイルを使ってデータを管理する - 19ページ 6

7 最初に確認すること メールワイズの特長 メールワイズの特長を説明します 製品サイトでも メールワイズの特長を紹介しています 製品サイト ( メールワイズとは - 7ページ メールワイズを使用するには - 7ページ メールワイズのアプリケーション - 8ページ メールワイズとは メールワイズとは 企業の代表メールや問い合わせメールを一元管理するためのシステムです 複数人での作業でも Webブラウザーを経由して同じメールを操作できるため メール対応業務の効率化を実現しま す メールワイズを使用するには メールワイズでメールを送受信するには 次の設定が必要です メールサーバーの設定 社内で複数の異なるメールサーバーを利用している場合でも それぞれのメールサーバーをメールワイズに登 録し メールサーバーに応じた 各メールアカウントを利用できます メールスペースの設定 メールスペースは メールワイズを利用するユーザーグループの作業場所です メールワイズ1つの環境に 複 数のメールスペースを設定できます メールスペース1つにつき 8種のアプリケーションを使用できます メールワイズのアプリケーション - 8ページ メールスペースの設定方法は 次のページを参照してください 7

8 最初に確認すること パッケージ版 メールワイズ メールスペースを管理する ( management.html#anchor01) クラウド版 メールワイズ メールスペースを管理する ( management.html#anchor01) メールの送受信をしない場合は 上記の設定は不要です メールワイズでは メールサーバーを登録しなくても メールアプリケーション以外のアプリケーション(アドレス帳や 電話履歴など)を利用できます お使いのライセンスにより メールワイズで使用できるメールスペースの数は異なります 詳細は次のページを参照してください 製品サイト 価格 ( ユーザーの操作を制限する場合は アクセス権を設定します アクセス権の設定 各メールスペースやアプリケーションに対して アクセスできるユーザーや 操作ができる内容を 制限できます メールワイズのアプリケーション メールワイズでは 下記のアプリケーションを使用できます アプリケーションごとに 使用を停止できます アプリケーション メールアプリケーション1 説明 特定のアカウントで送受信するメールを管理します 1つのメールアプリケーションにつき 複数のメールア カウント1を設定できます 例 AAAレストラン宛てのメールであれば 複数のメ ールアカウントでもまとめて管理できます 8

9 最初に確認すること など また 受信したメールの差出人を1人の顧客として管 理することで 顧客ごとに過去の対応履歴をメールデ ータ上で参照できます 電話履歴 お客様への電話対応の履歴を管理します 履歴データは アドレスデータと連携することが可能 です 訪問履歴 お客様への訪問履歴を管理します 履歴データは アドレスデータと連携することが可能 です メールスペース内で使用するアドレス帳です アドレス帳では メールや電話対応でやり取りした履 歴や顧客の情報を管理できます マニュアル内では 各データを次のように記載してい ます アドレスデータ アドレス帳のデータです 顧客データと会社デー タの両方を指します アドレス帳 顧客データ 顧客(人)のデータです メールや電話対応の履 歴データと紐づけられます 会社データ 顧客が所属する会社のデータです また 顧客を 登録せずに会社のみのデータとしても登録でき ます メールや電話対応の履歴データと紐づけられま す テンプレート メールを作成するために使用するテンプレートを管理 します 一斉配信 アドレス帳で管理している顧客やCSVファイルで指定 した宛先リストにメールを一斉に配信します 集計レポート メールや履歴データなどを集計します ユーザー名簿 メールワイズの利用ユーザーとして登録されているユ ーザーの名簿です ユーザー情報を確認できます 1 お使いのライセンスにより 使用できるメールスペースとメールアカウントの数が異なります 9

10 最初に確認すること 基本操作 メールワイズの画面の見かたや基本的な操作を説明します Webブラウザーを設定する - 10ページ 画面の見かた - 11ページ ヘッダーを使って操作する - 12ページ アプリケーションメニューを使う - 13ページ ユーザーを選択する - 14ページ 書式編集を使う - 14ページ ファイルを添付する - 15ページ 表示順を変更する - 17ページ 検索条件を設定する - 17ページ Webブラウザーを設定する 製品を使用する前に お使いのWebブラウザーの設定を確認してください メールワイズは Webブラウザーを利用したシステムです Webブラウザーを介して サーバーに保存されているデ ータにアクセスします 対応Webブラウザー cybozu.com 動作環境 ( メールワイズ 5 動作環境 ( 各種Webブラウザーの設定方法 ( Cookie メールワイズのユーザー認証には Cookieを使用します Webブラウザーで Cookieを受け付け る が選択されていない場合は エラーが発生することがあります キャッシュ キャッシュの設定で 新しい情報を確認する が選択されていない場合は 新しく登録したデータが Webブラウザーに反映されないことがあります JavaScript メールワイズは JavaScriptを利用しています JavaScriptの設定で JavaScriptを有効にする が 選択されていない場合は メールワイズを利用できません プロキシ パッケージ版をお使いの場合のみ プロキシの種類により メールワイズを正常に利用できないことがあります メールワイズがインス トールされているサーバーでは プロキシを経由せずに Webブラウザーからサーバーに直接アク セスできるように設定します 10

11 最初に確認すること 画面の見かた メールワイズの画面の見かたを説明します 例 メールアプリケーションの 営業 にアクセスした場合 パーツ 番号 説明 ヘッダーです ヘッダーを使って操作する - 12ページ アプリケーションメニュー です アプリケーションメニューを使う - 13ページ お知らせ 欄です 各メールアプリケーションの利用ユーザーへの連絡 事項や 共有する情報などを記載します 書式編集機能を使用できます 書式編集を使う - 14ページ お知らせ をクリックすると お知らせ 欄を閉じ られます お知らせ 欄を閉じても 最終更新日時や最終更新 者は表示されます が表 新しい書き込みがあると更新日時の横に 示され お知らせ 欄は開いた状態となります 11

12 最初に確認すること メールを整理するフォルダーです よくあるご質問 処理メール と 未分類 フォルダ の違いはなんですか ( alphascope/cybozu/web/mailwise5/detail.aspx? id=1768) メールアプリケーション内で作業しているメールの一 覧です メールの担当者や処理状況を確認できます 画面の見かたについての詳細は 各アプリケーションの説明を参照してください メールアプリケーション - 57ページ 電話履歴 訪問履歴 - 109ページ アドレス帳 - 127ページ テンプレート - 151ページ 一斉配信 - 161ページ ヘッダーを使って操作する ヘッダーを使って操作する方法を説明します 例 システム管理者でログインしている場合 パーツ 番号 説明 クラウド版のみ ロゴです 任意のロゴを設定できます cybozu.comヘルプ ヘッダーをカスタマイズする ( customize_header.html) クラウド版のみ 利用しているサイボウズのサービスがアイコンで表示 されます アイコンをクリックすると アクセスするサービスを切り 替えられます 共有リンク集です 12

13 最初に確認すること パッケージ版 メールワイズ 共有リンク集を管理 する ( admin/management.html#anchor05) クラウド版 メールワイズ 共有リンク集を管理する ( admin/management.html#anchor04) アクセスするメールスペースを切り替えたり 運用管 理画面にアクセスできます 例 ユーザー情報を変更したり ヘルプを参照できます クリックすると アカウント設定や個人設定へのリンク が表示されます システム管理者にのみ表示されます クリックすると システム設定画面や問い合わせへの リンクが表示されます アプリケーションメニューを使う 画面上部に表示される アプリケーションメニュー の使い方を説明します アプリケーションメニューとは 画面上部に表示されているアイコンのメニューを アプリケーションメニュー と呼びます アイコンをクリックすると 各アプリケーションの画面に切り替わります システム管理者の設定により アプリケーションメニューに表示されるメニューやアイコンが異なる場合があります 閲覧権限のないアプリケーションのメニューやアイコンは表示されません システム管理者によって閲覧権限を与えられたアプリケーションの中から アプリケーションメニューにどの項目を表 示するかは ユーザー自身が指定します 変更は個人設定で行います パッケージ版 メールワイズ 画面の表示を設定する ( personal.html#anchor04) クラウド版 メールワイズ 画面の表示を設定する - 50ページ 13

14 最初に確認すること ユーザーを選択する ユーザーを選択する方法を説明します メール通知の宛先や アクセス権を設定するために使用します 右側のユーザー一覧の上にあるドロップダウンリストで 組織を選択したあと 追加するユーザーを選択しま す 追加 をクリックします 候補から削除する場合 削除 をクリックします ユーザーを検索する場合 キーワードを入力し ユーザー検索 をクリックします 組織の選択について ドロップダウンリストでは 設定している組織情報が選択肢として表示されます 表示される選択 肢は操作する画面により異なります 組織 番号 説明 (全員) すべてのユーザーが候補として表示されま す (組織一覧) 組織に所属するユーザーが候補として表示 されます 書式編集を使う 書式編集を使って操作する方法を説明します システム管理者の設定により 書式編集を使用できない場合があります 書式編集を使うと メールがHTMLメールになります 14

15 最初に確認すること メールの編集画面で テキスト入力欄で 書式編集» をクリックします テキストを入力します 範囲を指定し 利用する書式編集機能をクリックします 書式編集のアイコン アイコン 説明 アイコン 説明 文字のサイズを変更し ます リンクを解除します 文字を太字にします 文字揃えを変更しま す 文字を斜体にします 文字の色を変更しま す 文字にアンダーライン を追加します 背景色を変更します リンクを設定します ファイルを添付する ファイルを添付する方法を説明します 添付できるファイルの数に制限はありません ただし システム管理者が送信メールのサイズを制限している場合 ファイルを添付した結果 サイズの上限を上回ったメールは送信できません メールアプリケーション テンプレート および 一斉配信 では 複数のファイルを一括で添付できます 1つずつ添付する - 15ページ 複数のファイルを一括添付する - 16ページ 1つずつ添付する ファイルを添付する画面で 追加する 選択する または 参照 をクリックします ファイルを選択します お使いのWebブラウザーの画面に沿って操作します 選択したファイルを削除する場合は 画面により次のいずれかの方法で操作します 削除するファイルを選択し 削除する をクリックします 15

16 最初に確認すること 削除するファイルの左側のチェックを選択します 削除するファイルの左側の 削除する をクリックします 複数のファイルを一括添付する 複数のファイルの一括添付は お使いのWebブラウザーが一括添付に必要な機能をサポートしている場合に メー ルアプリケーション テンプレート および 一斉配信 で利用できます この機能の動作確認が取れているWebブラウザーは次のとおりです (2016年1月現在) Chrome最新版(Windows) Firefox最新版(Windows/Mac) Internet Explorer 11 Microsoft Edge最新版 Safari最新版(Mac) ファイルの選択画面を表示して選択する方法と ドラッグアンドドロップでファイルを選択する方法があります ファイルの選択画面を使用する方法 ファイルの項目で [選択する]をクリックします ファイルの選択画面で 添付するファイルを範囲選択します Webブラウザーの画面に従い ボタンをクリックします ファイル項目に ファイル名が表示されます 16

17 最初に確認すること ドラッグアンドドロップを使用する方法 ファイルの項目の ドラッグアンドドロップでも複数のファイルを添付できます の文章の上に 添付するファイル をドラッグアンドドロップします 添付の中止やファイルを削除する場合 ファイルのアップロード中に添付を中止する場合は 添付したファイルを削除する場合は キャンセルする をクリックします 削除する をクリックします 表示順を変更する 次のアイコンを使用して 項目の表示順を変更します 選択した項目を最上段に移動します 選択した項目を一段上に移動します 選択した項目を一段下に移動します 選択した項目を最下段に移動します 複数項目をまとめて順番変更する ユーザーや組織などの表示順を変更するとき ShiftキーやCtrlキーを押しながら複数項目をまとめて選択して並び 替えられます 変更する をクリックすると 順番変更の結果が反映されます 検索条件を設定する 検索条件を設定する方法を説明します 履歴データやアドレスデータの詳細検索や 絞込の設定で使用します 17

18 最初に確認すること 入力したキーワードは 全角 半角 大文字 小文字を区別して検索されます 検索方法をメニューから選択します 検索方法 検索方法 説明 以下の全ての条件を満たす 入力した条件のすべてに該当する項目が検索結 果に表示されます (AND検索) 以下のいずれかの条件を満たす 入力した条件のいずれかに該当する項目が検索 結果に表示されます (OR検索) 次の条件を区別せずに検索します 全角 半角 ひらがな カタカナ 拗音や促音(ぁ) 通常の文字 あ マイナス(-) 長音(ー) ダッシュ( ) 全角スペース 半角スペース タブ 改行あり 改行なし あいまい検索 あいまい検索 パッケージ版 メールワイズ とは どのような検索ですか ( faq.cybozu.info/alphascope/cybozu/web/ mailwise5/detail.aspx?id=387) クラウド版 メールワイズ あいまい検索と は どのような検索ですか ( faq.cybozu.info/alphascope/cybozu/web/ mailwise/detail.aspx?id=387) 検索条件を設定します 検索条件を増やす場合 条件を追加する をクリックします 追加した条件を削除する場合 削除する条件の左横にある 削除する をクリックします 18

19 最初に確認すること CSVファイルを使ってデータを管理する ここでは CSVファイルを使って管理できるデータの種類 注意点 フォーマットなどの詳細を説明しています CSVファイルの読み込みや書き出しの操作は 各アプリケーションのページを参照してください CSVファイルで管理できるデータ - 19ページ CSVファイルを作成するときの注意点 - 20ページ CSVファイルを読み込むときの注意点 - 20ページ CSVファイルのフォーマット - 21ページ CSVファイルで管理できるデータ CSVファイルで管理できるアプリケーションのデータは 次のとおりです アプリケーション ユーザー管理 メールアプリケー ション 対象データ 読み込み 書き出し ユーザーデータ システム管理者 メールデータ1 ユーザー ユーザー ユーザー アドレスデータ ユーザー テンプレートデータ ユーザー 配信先データ ユーザー 送信エラーデータ ユーザー 電話履歴 操作 履歴データ 訪問履歴 アドレス帳 テンプレート 一斉配信 1 メールアプリケーション単位で書き出します CSVファイルを使ってデータを管理するユーザーには ファイル入出力のアクセス権が必要です 各アプリケーションのアクセス権の設定は 次のページを参照してください システム管理マニュアル アプリケーション管理 ( admin_app/index.html) 19

20 最初に確認すること CSVファイルを作成するときの注意点 CSVファイルのデータを記述する項目をフィールドと呼びます 次の点に注意して フィールド内にデータを正しく記 述します 改行コード レコードの区切りには 次のどちらかの改行コードを使用します WindowsまたはMS-DOS向け CR LF(0x0D0A) Linux向け LF(0x0A) 特殊文字 次の文字が含まれる場合は フィールド内の文字を半角二重引用符(")で囲みます カンマ(,) 改行コードLF 半角二重引用符(") フィールドの中に半角二重引用符(")を含む場合 使用している半角二重引用符(")と フィールド の最初と最後に 半角二重引用符(")をひとつずつ挿入します 例 記載する文字列 abc, xy"z, def CSVファイルでの表記 abc, " xy" " z ", def CSVファイルを読み込むときの注意点 CSVファイルの読み込みを開始する前に確認してください 読み込むCSVファイルに必須項目のデータが入力されていることを確認してください 必須項目が入力されてい ないと CSVファイルを読み込めません 特定のデータを示すIDやコードが既存データと一致する場合 読み込まれるデータで既存のデータが上書きさ れます 一致しない場合は 読み込まれるデータを新しいデータとして追加されます 変更がない場合でもすべての項目を記入してください ファイルに含まれていない項目は 空のデータとして読 み込まれ 既存のデータが削除されます 読み込むファイルのフィールド数と順序は 利用しているアプリケーションの項目の状態と一致している必要が あります 次の項目を参照してください CSVファイルのフォーマット - 21ページ CSVファイルの読み込み中にエラーが発生すると 読み込みが中止されます 途中まで読み込まれた内容はメ ールワイズに反映されません 各ユーザーの初期値の設定や通知の設定は CSVファイルから読み込めません 手動で設定します 20

21 最初に確認すること CSVファイルのフォーマット 各データのCSVファイルのフォーマットを説明します ユーザーデータ - 21ページ メールデータ - 22ページ 電話履歴データ - 25ページ 訪問履歴データ - 29ページ アドレスデータ - 33ページ テンプレートデータ - 36ページ 配信先データと送信エラーデータ - 37ページ ユーザーデータ ユーザーデータを管理するCSVファイル内の 項目と順序を説明します CSVファイルで管理できる項目や操作は パッケージ版とクラウド版で異なります パッケージ版 メールワイズの場合 - 21ページ クラウド版 メールワイズの場合 - 22ページ パッケージ版 メールワイズの場合 CSVファイル内の各項目の順序は 次のとおりです 順序 入出力画面とCSVファイル上の項 目名 1 ユーザーID 2 名前(姓) 3 名前(名) 4 ログイン名 5 メールアドレス 6 連絡先 7 パスワード 8 所属組織 備考 21

22 最初に確認すること ユーザーデータをCSVファイルから読み込むときの注意 目的に応じて CSVファイルに入力する値を変更する必要があります ユーザーID 既存ユーザーの情報を上書きする場合 上書きするユーザーのユーザーIDと同じユーザーIDを入力します 既存ユーザーのユーザーIDは次のどちらかの方法で確認できます ユーザー名簿から確認する ユーザーデータをCSVファイルに書き出す 新たにユーザーを追加する場合 ユーザーIDを空欄にします パスワード 既存ユーザーの情報をCSVファイルのデータで更新する場合 パスワードの値を * にすると 既存のパスワードは更新されません 新たにユーザーを追加する場合 パスワードを読み込まない場合は パスワードを空欄にするか * を入力します ログイン名 新たにユーザーを追加する場合 既存ユーザーのログイン名と同じログイン名がCSVファイルに含まれていると そのCSVファイルは読み込 まれません 組織 新たに組織を追加する場合 ユーザー情報に新しい組織名を入力します クラウド版 メールワイズの場合 クラウド版のユーザーデータは cybozu.com共通管理で管理します CSVファイルのフォーマットについては 次のページを参照してください ユーザー情報を読み込むファイルのフォーマット ( メールデータ CSVファイルで管理できる項目は メールデータを書き出す際に設定する条件により異なります 詳細は 次のページを参照してください CSVファイルを使ってメールデータを管理する - 107ページ 次の条件でメールデータを書き出す場合 各項目と 各項目のファイル内の順序は 次の表のとおりです 22

23 最初に確認すること 出力内容 任意で設定する 出力条件 メールを全て出力する を選択する 出力項目 項目の種類 メール情報 と 顧客データ の両方 すべての項目を書き出す 項目の種類 順序 出力画面での項目 名 CSVファイル上の 項目名 1 メール番号 メール番号 2 緊急度 緊急度 備考 3 アカウント アカウント 複数のメールアカ ウントを設定してい る場合に表示また は使用します 4 日時1 日時 表示形式 年/月/ 日 時:分 日付 表示形式 年/月/ 日 時刻 表示形式 時:分 5 日付 時刻1 6 7 状況 状況 8 確認者 確認者 9 担当者 担当者 10 フォルダ フォルダ 11 件名 件名 12 差出人 差出人 13 宛先 宛先 14 CC CC 15 BCC BCC 16 本文 本文 メール情報 23

24 最初に確認すること 17 添付ファイル名 添付ファイル名 管理者によってメ ール項目が設定さ れている場合に表 示されます 18 メール項目 メール項目 19 コメント コメント 20 メールのURL メールのURL 21 返信日時1 返信日時1 表示形式 年/月/ 日 時:分 返信日1 表示形式 年/月/ 日 返信時刻1 表示形式 時:分 22 返信日 返信時刻 1 23 顧客情報 返信メールの件名 返信メールの件名 25 返信メールの本文 返信メールの本文 26 顧客グループ2 顧客グループ2 27 顧客コード 顧客コード 28 名前 名前 29 よみ よみ 30 部課3 部課3 31 電話番号 電話番号 32 メールアドレス メールアドレス 33 配信停止 配信停止 34 メモ メモ 35 担当(顧客) 担当(顧客) 36 添付ファイル名(顧 客) 添付ファイル名(顧 客)

25 最初に確認すること 37 会社グループ2,3 会社グループ2,3 38 会社コード3 会社コード3 39 会社名3 会社名3 40 会社よみ3 会社よみ3 41 電話番号(会社)3 電話番号(会社)3 42 住所3 住所3 43 URL3 URL3 44 業種3 業種3 45 担当(会社)3 担当(会社)3 添付ファイル名(会 添付ファイル名(会 社)3 社) 日時を扱う項目は2種類あります 扱いやすい形式に合わせて どちらかのパターンでデータを管理します 2 運用管理でグループを設定している場合に表示または記入します 3 会社の情報は 管理者により会社項目を使用する設定になっている場合に表示または記入します 電話履歴データ CSVファイルで管理できる項目は 電話履歴データを書き出す際に設定する条件により異なります 詳細は 次のページを参照してください CSVファイルを使って履歴データを管理する - 124ページ 次の条件でメールデータを書き出す場合 各項目と 各項目のファイル内の順序は 次の表のとおりです 出力対象 全て 出力条件 電話履歴を全て出力する を選択する 出力項目 すべての項目を書き出す 順序 1 入出力画面での項目名 CSVファイル上の項目名 日時1 日時1 備考 電話対応の開始日時 表示形式 年/月/日 時: 分 25

26 最初に確認すること 2 日付1 表示形式 年/月/日 時刻1 表示形式 時:分 日付,時刻1 3 4 作成日時 作成日時 履歴データの作成日時 表示形式 年/月/日 時: 分 5 作成者 作成者 表示形式 姓と名の間 を半角スペースで区切る 6 番号 番号 履歴データの番号 7 件名 件名 読み込む項目または出 力項目に 顧客 を追加 した場合に表示されま す 8 顧客2 表示形式 次の情報を, カンマ で区切る 顧客2 会社名 名前 複数ある場 合 ひとつずつ, で 区切る 会社コードまたは顧客コ 9 ード12 顧客1 コード,会社名3,名 10 前 2 会社名12 名前12 11 会社コードまたは顧客コ 12 ード22 顧客2 コード,会社名3,名 13 前 2 名前22 14 会社コードまたは顧客コ 15 顧客3 コード,会社名3,名 前 会社名22 ード32 会社名32

27 最初に確認すること 名前 問い合わせ内容 問い合わせ内容 19 回答内容 回答内容 20 対応所要時間(分) 対応所要時間(分) 21 コメント コメント 22 添付ファイル名 添付ファイル名 1 電話対応の開始日時を扱う項目は2種類あります 詳細は 次のページを参照してください 日時 項目 または 日付, 時刻 項目の用途 - 27ページ 2 CSVファイルで管理する顧客の数によって 使用する項目が異なります 顧客 項目 3件を超える顧客データを管理する場合に使用します この場合 読み込む項目または出力項目に 顧客 を追加する必要があります ただし 顧客 を指定して読み込んだ場合は アドレス帳の会社名 顧客の名前には紐づきません 会社コードまたは顧客コード1 会社名1 名前1 など 3件までの顧客データを個別に管理する場合に使用します この場合 顧客の数に応じて 読み込む項目または出力項目に 顧客1 顧客2 顧客3 を追加する必要が あります 顧客 項目 または 顧客1 顧客2 顧客3 項目の用途 - 28ページ 3 会社名は 管理者により会社項目を使用する設定になっている場合に表示 または記入します 電話履歴データをCSVファイルから読み込むときの注意 目的に応じて CSVファイルに入力する値を変更する必要があります 読み込むデータは すべて新規データとして登録されます 読み込むデータの日付などの 表示形式 が合っていないと データを正しく読み込めません 表示形式は上に ある表で確認できます 1つのフィールドに 複数の値を入力する場合は フィールド内の各値を, カンマ で区切ります 日時 項目 または 日付, 時刻 項目の用途 電話対応の開始日時に関する情報は必ず読み込む項目として選択する必要があります 電話対応の開始日時を扱う項目は2種類あります 扱いやすい形式に合わせて 次のどちらかのパターンでデータ を管理します 日時 電話対応の開始日時を 年/月/日 時:分 形式で管理できます 日付, 時刻 電話対応の日付 年/月/日 と開始時刻 時:分 を異なるカラムに分けて管理します 27

28 最初に確認すること 日時 項目と 日付, 時刻 項目のCSVファイルでの表示の違い 次のデータを読み込む場合を例に説明します 顧客データの例 電話対応の日時が 2012/7/20(金) 15:00 である CSVファイルでの表示例 表示例 テキストエディターでの表示 日時 項目 "2012/7/20 15:00" 日付, 時刻 項目 "2012/7/20","15:00" 日時 日付 時刻 2012/7/20 15: /7/20 15:00 Excelでの表示 顧客 項目 または 顧客1 顧客2 顧客3 項目の用途 顧客 3件を超える顧客データを管理する場合に使用します アドレス帳の会社名と顧客の名前には紐づきません 1つの会社に複数の顧客を登録する場合は 顧客の名前を, で区切って入力します 異なる会社に登録する顧客を指定する場合 会社名もしくは名前,名前... を改行で区切って入力します 顧客1 顧客2 顧客3 3件までの顧客データを個別に管理する場合に使用します 3件を超える場合は 顧客 項目を使用してくださ い アドレス帳に登録済みの会社や顧客に紐づける場合は 会社名や名前をアドレス帳に登録したものと一致さ せ かつ 該当の会社や顧客の会社コードまたは顧客コードを一緒に読み込んでください 会社コードまたは顧客コード 会社名 および名前を, (カンマ)で区切って入力します 会社に所属しない場合 は会社名を空欄にしてください 顧客 項目と 顧客1 顧客2 顧客3 項目のCSVファイルでの表示の違い 次の顧客データを読み込む場合を例に説明します 顧客データの例 顧客コード 1, 会社名 ボウズ商会, 顧客名 山田 のりこ 顧客コード 2, 会社名 ボウズ商会, 顧客名 川上 健人 顧客コード 3, 会社名 空, 顧客名 井上 香 顧客コード 4, 会社名 サイボウズ派遣, 顧客名 田中 兼 CSVファイルでの表示例 表示例 テキストエディターでの表示 28 顧客 項目1 ボウズ商会,山田 のりこ,川上 健人 井上 香 サイボウズ派遣,田中 兼 顧客1 顧客2 顧客3 項目2 "1","ボウズ商会","山田 のりこ ","2","ボウズ商会","川上 健人 ","3","","井上 香"

29 最初に確認すること 顧客 ボウズ商会,山田 のりこ,川 上 健人 井上 香 サイボウズ派遣,田中 兼 Excelでの表示 顧客コ ード1 会社 名1 名前 1 1 ボウズ 商会 山田 のりこ 顧客コ ード2 会社 名2 名前 2 2 ボウズ 商会 川上 健人 顧客コ ード3 会社 名3 名前 3 井上 香 3 実際のExcelでは表は横一列で 記載されます 1 アドレス帳の会社名 顧客の名前には紐づきません 2 顧客 1 顧客2 顧客3 項目には 3件までの顧客データしか管理できないため 4件目以降の顧客は入 力できません 訪問履歴データ CSVファイルで管理できる項目は 訪問履歴データを出力する際に設定する条件により異なります 詳細は 次のページを参照してください CSVファイルを使って履歴データを管理する - 124ページ 次の条件でメールデータを書き出す場合 各項目と 各項目のファイル内の順序は 次の表のとおりです 出力条件 訪問履歴を全て出力する を選択する 出力項目 すべての項目を書き出す 順序 1 入出力画面での項目名 日付 CSVファイル上の項目名 日付 備考 訪問日時 表示形式 年/月/日 時: 分 29

30 最初に確認すること 2 作成日時 作成日時 履歴データの作成日時 表示形式 年/月/日 時: 分 3 作成者 作成者 表示形式 姓と名の間 を半角スペースで区切る 4 番号 番号 履歴データの番号 5 件名 件名 読み込む項目または出 力項目に 顧客 を追加 した場合に表示されま す 6 顧客1 表示形式 次の情報を, カンマ で区切る 顧客1 会社名 名前 複数ある場 合 ひとつずつ, で 区切る 会社コードまたは顧客コ 7 ード11 顧客1 コード,会社名2,名 8 前 1 会社名11,2 名前11 9 会社コードまたは顧客コ 10 ード21 顧客2 コード,会社名2,名 11 前 1 会社名21,2 名前21 12 会社コードまたは顧客コ 13 ード31 顧客3 コード,会社名2,名 前 1 会社名31,2 名前31

31 最初に確認すること 16 参加者 参加者 17 目的 目的 18 打ち合わせ内容 打ち合わせ内容 19 課題 課題 20 コメント コメント 21 添付ファイル名 添付ファイル名 複数指定する場合は 参加者の名前を改行で 区切ります 1 CSVファイルで管理する顧客の数によって 使用する項目が異なります 顧客 項目 3件を超える顧客データを管理する場合に使用します この場合 読み込む項目または出力項目に 顧客 を追加する必要があります ただし 顧客 を指定して読み込んだ場合は アドレス帳の会社名 顧客の名前には紐づきません 会社コードまたは顧客コード1 会社名1 名前1 など 3件までの顧客データを個別に管理する場合に使用します この場合 顧客の数に応じて 読み込む項目または出力項目に 顧客1 顧客2 顧客3 を追加する必要が あります 顧客 項目 または 顧客1 顧客2 顧客3 項目の用途 - 31ページ 2 会社名は 管理者により会社項目を使用する設定になっている場合に表示 または記入します 訪問履歴データをCSVファイルから読み込むときの注意 目的に応じて CSVファイルに入力する値を変更する必要があります 読み込むデータは すべて新規データとして登録されます 読み込むデータの表示形式が合っていないと データを正しく読み込めません 表示形式は上にある表で確認 できます 1つのフィールドに 複数の値を入力する場合は フィールド内の各値を, カンマ で区切ります 日付 必ず読み込む項目として指定する必要があります 顧客 項目 または 顧客1 顧客2 顧客3 項目の用途 顧客 3件を超える顧客データを管理する場合に使用します アドレス帳の会社名と顧客の名前には紐づきません 1つの会社に複数の顧客を登録する場合は 顧客の名前を, で区切って入力します 異なる会社に登録する顧客を指定する場合 会社名もしくは名前,名前... を改行で区切って入力します 顧客1 顧客2 顧客3 3件までの顧客データを個別に管理する場合に使用します 3件を超える場合は 顧客 項目を使用してくださ 31

32 最初に確認すること い アドレス帳に登録済みの会社や顧客に紐づける場合は 会社名や名前をアドレス帳に登録したものと一致さ せ かつ 該当の会社や顧客の会社コードまたは顧客コードを一緒に読み込んでください 会社コードまたは顧客コード 会社名 および名前を, (カンマ)で区切って入力します 会社に所属しない場合 は会社名を空欄にしてください 顧客 項目と 顧客1 顧客2 顧客3 項目のCSVファイルでの表示の違い 次の顧客データを読み込む場合を例に説明します 顧客データの例 顧客コード 1, 会社名 ボウズ商会, 顧客名 山田 のりこ 顧客コード 2, 会社名 ボウズ商会, 顧客名 川上 健人 顧客コード 3, 会社名 空, 顧客名 井上 香 顧客コード 4, 会社名 サイボウズ派遣, 顧客名 田中 兼 CSVファイルでの表示例 表示例 テキストエディターでの表示 顧客 項目1 ボウズ商会,山田 のりこ,川上 健人 井上 香 サイボウズ派遣,田中 兼 顧客 Excelでの表示 ボウズ商会,山田 のりこ,川 上 健人 井上 香 サイボウズ派遣,田中 兼 顧客1 顧客2 顧客3 項目2 "1","ボウズ商会","山田 のりこ ","2","ボウズ商会","川上 健人 ","3","","井上 香" 顧客コ ード1 会社 名1 名前 1 1 ボウズ 商会 山田 のりこ 顧客コ ード2 会社 名2 名前 2 2 ボウズ 商会 川上 健人 顧客コ ード3 会社 名3 名前 3 3 井上 香 実際のExcelでは表は横一列で 記載されます 1 アドレス帳の会社名 顧客の名前には紐づきません 32

33 最初に確認すること 2 顧客 1 顧客2 顧客3 項目には 3件までの顧客データしか管理できないため 4件目以降の顧客は入 力できません アドレスデータ CSVファイルで管理できる項目は データを書き出す際に設定する条件により異なります 詳細は 次のページを参照してください CSVファイルを使ってアドレス帳のデータを管理する - 149ページ 会社データ - 33ページ 顧客データ - 34ページ アドレスデータをCSVファイルから読み込むときの注意 - 35ページ 会社データ 会社の項目を使用する設定になっている場合のみ 使用します 次の条件で会社情報を書き出す場合 各項目と 各項目のファイル内の順序は 次の表のとおりです 出力条件 会社情報を全て出力する を選択する 出力項目 すべての項目を書き出す 順序 入出力画面とCSVファイル上の 項目名 1 会社グループ1 2 会社コード 3 会社名 4 会社よみ 5 電話番号 6 住所 7 URL 8 業種 9 担当者 10 添付ファイル名 11 所属する顧客 備考 33

34 最初に確認すること 1 管理者によってグループが設定されている場合に表示されます 顧客データ 次の条件で顧客情報を書き出す場合 各項目と 各項目のファイル内の順序は 次の表のとおりです 出力条件 顧客情報を全て出力する を選択する 出力項目 すべての項目を書き出す 順序 34 入出力画面とCSVファイル上の 項目名 1 顧客グループ1 2 顧客コード 3 名前 4 よみ 5 部課 6 電話番号 7 メールアドレス 8 配信停止 9 メモ 10 担当 11 添付ファイル名 12 会社グループ1 13 会社コード 14 会社名 15 会社よみ 16 電話番号(会社) 17 住所 備考 個人が所属する会社に関する情 報 会社の項目を使用する設定になっ ている場合のみ出力できます

35 最初に確認すること 18 URL 19 業種 20 担当者(会社) 21 添付ファイル名(会社) 1 管理者によってグループが設定されている場合に表示されます アドレスデータをCSVファイルから読み込むときの注意 目的に応じて CSVファイルに入力する値を変更する必要があります 会社コードまたは顧客コードを指定してアドレスデータを追加する場合は 会社の項目の設定で 会社コードまたは顧客コードを 手動で設定する に設定します 自動で連番を設定する を設定 していると CSVファイルの読み込みによってアドレスデータが上書きされる場合があります アドレスデータの項目を設定する ( customer/item.html) 会社データ 会社コード 会社データは 会社コード の値を基準に 既存のデータの上書きか 新規登録かを判断します 既存データの上書き 読み込むCSVファイルの 会社コード の値が すでに登録されている値と同じ値の場合 既存の会社デー タがCSVファイルのデータで上書きされます 会社コードは次のどちらかの方法で確認できます 会社の詳細 画面で 会社コードを確認する 会社データをCSVファイルに書き出して 会社コードを確認する 新規登録 次のいずれかの場合は 読み込むCSVファイルのデータで新しい会社データが登録されます CSVファイルの 会社コード の値が 空の場合 CSVファイルの 会社コード の値が 既存の会社データに存在しない場合 会社コード を 読み込む項目 から除外する場合 読み込まれるデータがすべて新規登録されます 顧客データ 顧客コードとメールアドレス 顧客データは 顧客コード または メールアドレス の値を基準に 既存のデータの上書きか 新規登録かを 判断します 既存データの上書き CSVファイルの 顧客コード または メールアドレス のどちらか一方の値が すでに登録されている値と同 じ値の場合 既存の顧客データがCSVファイルのデータで上書きされます 顧客コードは次のどちらかの方法で確認できます 35

36 最初に確認すること 顧客の詳細 画面で 顧客コードを確認する 顧客データをCSVファイルに書き出して 顧客コードを確認する 新規登録 次のいずれかの場合は 読み込むCSVファイルのデータで新しい顧客データが登録されます CSVファイルの 顧客コード および メールアドレス の値が 空の場合 CSVファイルの 顧客コード および メールアドレス の値が 既存の顧客データに存在しない場合 顧客コード および メールアドレス を 読み込む項目 から除外する場合 読み込まれるデータがすべて新規登録されます 会社コードと会社名 顧客データと併せて顧客が所属する会社に関する情報を読み込むには 会社コード または 会社名 の値を 入力します 既存の顧客データの所属する会社データを上書きする場合 CSVファイルの会社コードまたは会社名のどちらか一方に 既存の会社データの値を入力します 新規で追加した会社を 顧客が所属する会社データとして追加する場合 会社名 に 既存の会社データとして登録されていない会社名を入力します 部課 顧客データと併せて所属する部課を読み込むには 会社コード と 会社名 のどちらか一方と 部課 の値を 入力します 既存の部課を上書きする場合 CSVファイルの部課の値に 既存の部課の値を入力します 新規で部課を追加し その部課に顧客を所属させる場合 部課 の値に 既存の顧客データに存在しない部課名を設定します テンプレートデータ CSVファイルで管理できる項目は ユーザーがテンプレートデータを書きだす際に設定する条件により異なります 詳細は 次のページを参照してください CSVファイルを使ってテンプレートを管理する - 159ページ 次の条件でテンプレートデータを書き出す場合 CSVファイルで管理できる項目と ファイル内の各項目の順序は 次の表のとおりです 出力対象 カテゴリ 全て を選択する サブカテゴリも出力対象とする を選択する 出力項目 すべての項目を書き出す 順序 36 入出力画面とCSVファイル上の 項目名 1 ID 2 名前 備考 必須項目

37 最初に確認すること 3 宛先 4 CC 5 BCC 6 件名 7 内容 8 カテゴリ 9 書式編集 テンプレートデータをCSVファイルから読み込むときの注意 目的に応じて CSVファイルに入力する値を変更する必要があります ID 既存のテンプレートを上書きする場合 CSVファイルのIDに 既存テンプレートのIDと同じ値を入力します IDは次の方法で確認できます テンプレートの詳細 画面で IDを確認する テンプレートデータをCSVファイルに書き出して IDを確認する 新規で登録する場合 空欄のままにします 件名 件名を指定しない 設定にする場合 件名を空欄にします 件名を空欄に設定する場合 件名に %Empty% と入力します カテゴリ 既存のカテゴリを変更しない場合 読み込み時に 読み込み対象 でカテゴリを (指定しない) に設定し 読み込む項目から カテゴリ を削 除します 書式編集 書式編集機能の利用の有無によって フラグを指定します 書式編集機能を利用したテンプレートを読み込む場合 1 書式編集機能を利用しないテンプレートを読み込む場合 0 配信先データと送信エラーデータ 配信メールの宛先の設定時に使用します 一斉配信の送信エラーデータも同じ項目で出力されるので エラーデータのCSVファイルを修正して再利用できま 37

38 最初に確認すること す CSVファイルで管理できる項目と 配信に失敗した宛先をCSVファイルに書き出した場合のファイル内の各項目の順 序は 次の表のとおりです 順序 配信先データと送信エラーデータ の 項目名 備考 1 メールアドレス 必須項目 2 名前 省略可能 3 会社名1 次の予約語を使用できます 名前 %Customer% 会社名 %Company% 部課 %Section% 4 部課1 予約語の機能 ( manual.cybozu.co.jp/mailwise/ admin_app/mail/ send.html#anchor02) 1 会社の項目を使用している場合に使用します ただし 管理者の設定によって 次の項目が無効にされている場合があります 会社名 会社の項目 部課 顧客の項目 上記の項目を使用するには システム設定のアドレス帳で各項目を有効にする必要があります 部課 が無効になっている場合 顧客の項目 の 部課 の設定を有効にします 次のページを参照してください アドレス帳を使用するための設定 標準の項目を変更する ( customer/item.html#anchor011) 会社名 が無効になっている場合 会社の項目 を使用しない設定になっているため 会社の項目 を使用する 設定に変更します 次のページを参照してください アドレス帳を使用するための設定 会社の項目を使用するかどうか選択する ( mailwise/admin_app/customer/operation.html#anchor02) こんなときは ここでは 操作で困ったことを解決するヒントをまとめて紹介します 案内するヒントには 管理者の操作が必要な場合があります 38

39 最初に確認すること メールの本文がすべて表示されない - 39ページ メールのフォルダーが表示されていない - 41ページ ほかのユーザーが編集中のため メールを編集できない - 42ページ 書きかけ保存のメールの画面に表示される項目の内容を知りたい - 42ページ メール番号の採番方法を知りたい - 43ページ メールに署名を入れたい - 43ページ メールを送信できない - 44ページ トラブルが解決しない - 44ページ メールの本文がすべて表示されない 次の原因が考えられます メール本文のサイズが制限値を超えている - 39ページ HTMLメールがテキストで表示されている - 39ページ HTMLメールの情報が欠落した状態で表示されている - 40ページ HTMLメールを解析できません テキストデータのみ表示します と表示される - 41ページ メール本文のサイズが制限値を超えている テキスト形式 またはHTML形式にかかわらず メールの本文をすべて表示できるのは 10MB以内のメールです 本文すべてを閲覧するには メールデータを書き出し 他のメールソフトに読み込む必要があります Internet Explorerをお使いの場合を例に説明します メールの詳細画面を表示します 件名の横にある ソースを見る をクリックします [対象をファイルに保存]を選択し お使いのクライアントパソコンに保存します ファイル名の拡張子を.eml にして保存します 例 cybozumail.eml メールワイズ以外のメールソフトで 手順3のEMLファイルを読み込み メール内容を確認します HTMLメールがテキストで表示されている 受信したHTMLメールが システム管理者によってテキストのみを表示する設定になっている場合があります テキストのみを表示する設定の場合 メール本文上部に次のメッセージが表示されます < メッセージ例 > 現在 システム管理者によってHTMLメールはテキストのみを表示する設定になっています HTML形式で閲覧するには HTMLファイルをダウンロードしてください 39

40 最初に確認すること 本文をHTML形式で閲覧するには HTMLファイルをダウンロードして Webブラウザーで表示します メールの詳細画面を表示します メールの本文上部に 現在 システム管理者によってHTMLメールはテキストのみを表示する設定になってい ます が表示されます メッセージは 印刷用画面には表示されません 本文の上部にある HTMLファイルをダウンロードする をクリックします お使いのクライアントパソコンにファイルを保存します ダウンロードしたファイルをダブルクリックし Webブラウザーで表示します ダウンロードしたHTMLファイルは クライアントパソコンのウイルス対策ソフトでスキャンした後に 開いてください HTMLメールの情報が欠落した状態で表示されている 受信したHTMLメールに含まれる情報によっては メールワイズ上で表示する際に 本文の一部を表示できない場 合があります HTMLメールの解析処理により一部のデータが変更された場合 メール本文上部に次のようなメッセージが表示さ れます < メッセージ例 > HTMLメールの解析処理により 一部のデータが変更されました 変更前の内容を確認する場合は HTMLファイルをダウンロードしてください 本文すべてを閲覧するには HTMLファイルをダウンロードして Webブラウザーで表示してください メールの詳細画面を表示します メールの本文上部に HTMLメールの解析処理により 一部のデータが変更されました が表示されます メッセージは 印刷用画面には表示されません 本文の上部にある HTMLファイルをダウンロードする をクリックします お使いのクライアントパソコンにファイルを保存します ダウンロードしたファイルをダブルクリックし Webブラウザーで表示します ダウンロードしたHTMLファイルは クライアントパソコンのウイルス対策ソフトでスキャンした後に 開いてください 40

41 最初に確認すること HTMLメールを解析できません テキストデータのみ表示します と表示される 受信したHTMLメールの内容が不正でメールワイズで解析できなかった際に メール本文上部に次のようなメッセー ジが表示されます < メッセージ例 > HTMLメールを解析できません テキストデータのみ表示します HTMLメールの内容を確認する場合は HTMLファイルをダウンロードしてください エラーメッセージは 解析できないHTMLデータです テキストデータのみ表示します と表示される場合もありま す HTMLファイルを直接ダウンロードして Webブラウザーで表示してください メールの詳細画面を表示します メール本文上部に HTMLメールを解析できません テキストデータのみ表示します が表示されます 本文の上部にある HTMLファイルをダウンロードする をクリックします お使いのクライアントパソコンにファイルを保存します ダウンロードしたファイルをダブルクリックし Webブラウザーで表示します ダウンロードしたHTMLファイルは クライアントパソコンのウイルス対策ソフトでスキャンした後に 開いてください メールのフォルダーが表示されていない 管理者の設定によって フォルダーの代わりに メールの種類を切り替えるタブが表示される場合があります タブで切り替えられるメールの種類は 次のとおりです 処理メール 受信メール 送信メール 41

42 最初に確認すること ごみ箱のメール 処理メール に ログインユーザーが担当者または確認者に設定されているメールがある場合 次のメッセージが 表示されます 担当メールがXX件あります 確認メールがXX件あります ほかのユーザーが編集中のため メールを編集できない 他のユーザーが編集しているメールは 画面上部に ****さんが編集中です と表示され 編集ロックが掛かってい ます メールの編集者または管理者に 編集ロックの解除を依頼してください メールの編集ロックを解除する ( operation.html#anchor01) 書きかけ保存のメールの画面に表示される項目の内容を知りたい 書きかけ保存したメールの場合 表示される内容が他のメールと異なります 一覧画面 件名のあとに (作成中) と表示されます 詳細画面 メールの本文に次のタブが表示されます メール本文 返信対象の受信メールの本文を確認できます 編集中の返信内容 書きかけの返信メールを確認できます 42

43 最初に確認すること メール番号の採番方法を知りたい メールワイズは 受信メール1件ごとにメール番号を採番して管理しています メール番号は 自動的に連番が振られます 手動で番号を設定したり 変更したりできません メール番号は次のように付与されます メール番号は すべての受信メールに付与されます 受信メール以外のメールには メール番号は付与されません メール番号は アプリケーションごとに受信した日時順に連番が振られます メール番号は メールの詳細画面で確認できます メールデータをCSVファイルで書き出す際に メール番号を出力項目として設定できます 次の方法で メールの一覧画面にメール番号を表示できます 設定方法 運用管理画面で [メールアプリケーション] > [表示] > [変更する] > 一覧画面で表示する項目 で 番号 を選 択する > [変更する]の順にクリックし 設定します 管理者によって メールアプリケーション内のすべてのメールが一括削除されると メール番号はリセットされま す 新たに受信したメールに1番から番号が付与されます 一覧画面でメールを削除すると 削除したメールのメール番号は欠番になります メールに署名を入れたい メールに署名を挿入するには 次の準備が必要です どちらも管理者が設定します 署名を作成しておく 署名の挿入位置をメールアプリケーションごとに設定する 署名の作成方法は 次のページを参照してください 署名を設定する ( 43

44 最初に確認すること 署名の位置は メール作成時には指定できません 署名の挿入位置の設定については 次のページを参照してください 詳細設定を変更する ( 署名が複数登録されている場合 どの署名を挿入するかは メールの作成時に選択します 次のページの 設定項目 を参照してください メールを作成する 設定項目 - 70ページ メールを送信できない 宛先のメールアドレスに誤りがあったり 送信メールサーバーの設定が不正であったりすると エラー番号 1113 または エラー番号 1115 が表示され メールを送信できない場合があります 次の よくあるご質問 を参照して エラーへの対処を確認してください パッケージ版 メールワイズ エラー番号 1113 エラー番号 1115 が表示されメールが送信できません ( クラウド版 メールワイズ エラー番号 1113 エラー番号 1115 が表示されメールが送信できません ( そのほかのエラーメッセージについては 次のページを参照してください メールワイズ 5 エラーメッセージ一覧 ( トラブルが解決しない マニュアルに掲載していないトラブルの解決方法や便利な操作は よくあるご質問 で紹介しています パッケージ版 メールワイズ メールワイズ 5 よくあるご質問 ( mailwise5/) クラウド版 メールワイズ メールワイズ よくあるご質問 ( mailwise/) よくあるご質問 でもトラブルが解決しない場合は システム管理者から 弊社のテクニカルサポートへ問い合わせ てください パッケージ版 メールワイズ テクニカルサポートに問い合わせる ( admin/support.html) クラウド版 メールワイズ テクニカルサポートに問い合わせる ( admin/support.html) 44

45 個人設定編 個人設定編 クラウド版 メールワイズの個人設定を変更する方法を説明します 個人設定 メールワイズにログインする - 46ページ 個人設定画面を表示する - 48ページ ユーザー情報を変更する - 48ページ ログイン名やパスワードを変更する - 48ページ 最初に表示するメールスペースを変更する - 49ページ 画面の表示を設定する - 50ページ 最初に表示する項目の初期値を変更する - 51ページ メール通知を受信する - 52ページ 45

46 個人設定編 メールワイズにログインする クラウド版 メールワイズにログインする方法と ログアウトする方法を説明します ログインする - 46ページ ログアウトする - 47ページ ログインする クラウド版 メールワイズにログインします ログイン名やパスワードがわからない場合は システム管理者にお問い合わせください ログインする場合の注意 お使いのWebブラウザーでCookieの設定を無効にしている場合 エラーメッセージが表示さ れ サイボウズのクラウドサービスにログインできません ログインする前に Cookieの設定を有効にしてください Windows環境 Internet Explorer Cookieの設定 ( webbrowser/winie7.html#02) Mozilla Firefox Cookieの設定 ( winff80.html#02) Google Chrome JavaScript Cookieの設定 ( webbrowser/winchrome.html#01) Mac環境 Safari Cookieの設定 ( macsafari50.html#02) Mozilla Firefox Cookieの設定 ( macff80.html#02) ログインの失敗を繰り返すと ユーザーアカウントがロックされ ログインできなくなることが あります この場合 システム管理者にアカウントロックの解除を依頼してください cybozu.comヘルプ アカウントがロックされたら ( admin/list_security/unlock_account.html) Webブラウザーを起動し *** は お客様が所属する企業によって異なります ログイン名とパスワードを入力し [ログイン]をクリックします パスワードの有効期限が切れている場合は 新しいパスワードを設定します 46

47 個人設定編 次の操作でも クラウド版 メールワイズにログインできます 1. Webブラウザーを起動して 2. ログイン名とパスワードを入力し [ログイン]をクリックします 3. [メールワイズ]をクリックします システム管理者がセッションの有効期間を設定している場合 有効期間を過ぎると セキュリティ のためクラウド版 メールワイズから自動的にログアウトされます セッションの有効期間に関する詳細は cybozu.comヘルプを参照してください cybozu.comヘルプ パスワードポリシーを設定する ( list_security/passwordpolicy.html) パスワードの有効期限の5日前になると 有効期限までの残りの日数と パスワードの変更を促 すメッセージがログイン画面に表示されます メッセージをクリックして パスワードを変更してくだ さい cybozu.comヘルプ パスワードの有効期間 ( list_personal/pw_date.html) クライアント証明書の有効期限の5日前になると 有効期限までの残りの日数がログイン画面に 表示されます 有効期限内にクライアント証明書の再発行を管理者に依頼してください cybozu.comヘルプ クライアント証明書を使用してオフィス外からアクセスする ( jp.cybozu.help/general/ja/user/list_access/access_service.html) cybozu.comヘルプ クライアント証明書の有効期限を迎えるユーザーに クライアント証明書を 発行する ( client_update.html) 現在有効なセッションや過去のログイン履歴が ログイン履歴 タブに表示されます ログイン履歴に関する詳細は cybozu.comヘルプを参照してください cybozu.comヘルプ ログイン履歴を確認する ( list_personal/session.html) ログアウトする クラウド版 メールワイズからログアウトします ヘッダーで [ユーザー名] > [ログアウト]の順にクリックします 個人設定を変更する クラウド版 メールワイズの個人設定を変更する方法を説明します 個人設定画面を表示する - 48ページ ユーザー情報を変更する - 48ページ ログイン名やパスワードを変更する - 48ページ 47

48 個人設定編 最初に表示するメールスペースを変更する - 49ページ 画面の表示を設定する - 50ページ 最初に表示する項目の初期値を変更する - 51ページ メール通知を受信する - 52ページ システム管理者の設定により 画面に表示されないメニューや項目があります 個人設定画面を表示する 個人設定画面を表示します ヘッダーの右側の[ユーザー名] > [個人設定] の順にクリックします ユーザー情報を変更する ユーザー情報を変更します ユーザー情報は cybozu.comのプロフィールに表示されます 個人設定 画面を表示し 個人情報セクションの アカウント設定 をクリックします プロフィール でユーザー情報を変更します システム管理者がプロフィールの変更を禁止している場合は ユーザーはプロフィールを変更できません プ ロフィールを変更したい場合は 管理者に依頼してください 詳細は 次のヘルプを参照してください cybozu.comヘルプ プロフィールを確認 変更する ( ログイン名やパスワードを変更する クラウド版 メールワイズにログインするためのログイン名やパスワードを変更します Garoonやサイボウズ Officeなど 他のサイボウズのクラウドサービスを利用している場合 同じログイン名とパスワ ードを使用します ここでログイン名やパスワードを変更すると 利用するすべてのサービスで変更されます 初期設定でのパスワードは システム管理者が設定したパスワードです 最初にサービスにログ インしたあとに パスワードを変更します パスワードは定期的に変更することを推奨します システム管理者の設定により パスワードに最低限の長さや有効期限などの条件が設定されて いることがあります 詳細は システム管理者に確認してください 48

49 個人設定編 個人設定 画面を表示し 個人情報セクションの アカウント設定 をクリックします ログイン名とパスワード をクリックします ログイン名 またはパスワードを変更します 操作の詳細は 次のヘルプを参照してください cybozu.comヘルプ ログイン名やパスワードを変更する ( auth.html) 最初に表示するメールスペースを変更する 最初に表示するメールスペースとは 各ユーザーがメールワイズにアクセスした際に 設定したメールスペースの画面を優先的に表示する機能です メールワイズに登録されているメールスペースが多い場合に便利です システム管理者の設定によって 初期値が設定されている場合があります 用途に合わせて各ユーザーは個人設 定で初期値を更新できます この機能は 次のすべての条件を満たす場合に使用できます 条件を満たしていないと 設定で きません ご契約のライセンスがプレミアムコースである 2つ以上のメールスペースを使用している 最初に表示するメールスペース はシステム管理の ユーザーの表示順と最初に表示する項目 画面からも設定できます ただし ユーザーの設定が優先されるため ユーザーが個人設定で 最初に表示するメールスペ ース を設定すると システム管理で設定した内容は更新されます 個人設定 画面を表示し 個人情報セクションの 最初に表示する項目 をクリックします 最初に表示するメールスペースを選択し 変更する をクリックします 49

50 個人設定編 画面の表示を設定する 画面の背景色やメール作成欄のサイズなどを変更します メールスペース単位で設定を変更できます 個人設定 画面を表示し 目的の (メールスペース名)のカスタマイズ セクション > 表示 の順にク リックします 必要な項目を変更し 設定する をクリックします 設定項目 項目 説明 画面のデザイン 画面のデザインを選択します 初期値では 標準 が選択されています メール作成欄のサイズ メール作成欄の縦と横のサイズ(文字数や行数)を 設定します メールに添付された画像ファイルを メール本文と 一緒に表示するかどうかを設定します 表示できる画像ファイルの形式は 次のとおりで す gif 画像ファイル png jpg jpeg jpe pjpeg 50 アプリケーションメニュー アプリケーションメニューにアイコンを表示するかど うかを設定します アイコンを非表示にすると アプリケーション名がリ ンクとして表示されます 一行のアプリケーション数 アプリケーションメニューの1行に表示するアプリケ ーションの数を設定します 表示するアプリケーション アプリケーションメニューに表示するアプリケーショ ンを選択します ここで非表示に設定したアプリケ ーションは 共有リンク集に表示されます

51 個人設定編 最初に表示する項目の初期値を変更する 最初に表示する項目とは メールワイズにアクセスしたときや 指定するアプリケーションにアクセスしたときに最初に表示される 画面や項目 です メールスペース単位で設定を変更できます 個人設定 画面を表示し 目的の (メールスペース名)のカスタマイズ セクション > 初期値 の順に クリックします 必要な項目を変更し 設定する をクリックします 設定項目 メールワイズ全体 項目 説明 最初に表示するアプリケーション メールワイズにログインした時 に どのメールアプリケーション の画面を最初に表示するかを設 定します 最初に使うFrom 新規メールまたは転送メールの From欄(差出人)に最初に表示す るメールアカウントを設定しま す メールアプリケーションにアクセ スした時に どのデータの一覧 を最初に表示するかを設定しま す 次の項目から選択できます メールアプリケーション 最初に表示する一覧 処理メール 担当メール 確認メール 受信メール フォルダー アドレス帳 最初に表示する一覧 アドレス帳にアクセスした時に どのデータの一覧を最初に表示 するかを設定します 次の項目から選択できます 会社一覧 担当(会社) 会社グループ 顧客一覧 51

52 個人設定編 担当(顧客) 顧客グループ メール通知を受信する 次の場合にメール通知を受信するかどうかを メールスペース単位で設定します メールの担当者に設定されたとき メールの確認者に設定されたとき メールを受信したとき 通知メールは ユーザー情報に登録されているメールアドレス宛に送信されます 次の場合 メール通知を設定できません システム管理者により メール通知機能が無効に設定されている ユーザー情報にメールアドレスが登録されていない メール通知の詳細は 次のページを参照してください メールアプリケーションのメール通知を設定する ( operation.html#anchor02) 個人設定 画面を表示し 目的の (メールスペース名)のカスタマイズ セクション > 通知 の順にク リックします 目的のメールアプリケーションで 必要な項目を変更し 変更する をクリックします 設定項目 項目 52 説明 メールの担当者に設定された時 通知メールを受 け取る メールの担当者に設定されると その旨を知らせる 通知がユーザー宛てに送信されます メールの確認者に設定された時 通知メールを受 け取る メールの確認者に設定されると その旨を知らせる 通知がユーザー宛てに送信されます メールを受信した時 通知メールを受け取る1 指定したフォルダーにメールが受信されると その 旨を知らせる通知がユーザー宛てに送信されま す サブフォルダーで受信された場合に通知するに は サブフォルダも対象とする を選択します

53 個人設定編 1 対象フォルダを指定する場合は メールの振り分け保存を設定しておく必要があります 振り分け保存の設定は 管理者に確認してください 手動でメールをフォルダーに振り分ける場合は メール通知は送信されません 53

54 54

55 メールアプリケーション メールアプリケーションは 特定のアカウントで送受信するメールを管理するアプリケーションです メールアプリケーションを使用する際の操作の流れや使いかたを説明します 操作の流れと画面の見かた 操作の流れ - 56ページ 画面の見かた - 57ページ メールアプリケーションを操作する メールを受信する - 66ページ メールを閲覧する - 69ページ メールを作成する - 70ページ メールを編集する - 72ページ メールを送信する - 75ページ メールを返信する - 76ページ メールを転送する - 77ページ メールを移動する - 78ページ メールを削除する - 79ページ 楽天あんしんメルアドサービスを利用している場合の操作 - 81ページ メール情報を操作する メール情報を設定する - 83ページ 顧客情報を確認する - 88ページ メールを検索する メールを検索する - 91ページ 検索履歴を使用する - 92ページ 設定項目と検索条件 - 93ページ 全文検索機能を使用する クラウド版 メールワイズのみ 全文検索の検索対象 - 95ページ 全文検索で検索する - 98ページ 検索結果を確認する - 99ページ 55

56 便利な操作 メールソースを表示する - 101ページ メールを印刷する - 102ページ メールを絞り込む - 102ページ メールを他のユーザーに通知する - 103ページ メールの添付ファイルを一括ダウンロードする - 105ページ スレッドを使用する - 105ページ CSVファイルを使ってメールデータを管理する - 107ページ 操作の流れと画面の見かた 基本的なメール操作の流れと メールアプリケーションの画面の見かたを説明します 操作の流れ - 56ページ 画面の見かた - 57ページ 操作の流れ 次のメール操作の流れを説明します 新規メールの作成から送信までの流れ - 56ページ メールの受信から返信までの流れ - 57ページ 新規メールの作成から送信までの流れ 新しくメールを作成し 送信するまでの一連の操作の流れを説明します メールの送信前にメール内容をチェックに回す場合を例に ステップを記載しています メールを作成します メールを作成する - 70ページ 作成したメールのステータスや確認者を設定します メール情報の欄で設定します コメント欄を使用し 関係者でメール対応についてやり取りすることもできます メール情報を設定する - 83ページ 56

57 メールの修正依頼があれば メールを編集します メールを編集する - 72ページ メール情報を設定する - 83ページ メールの内容が確定したら メール情報の状況を (送信待ち) に変更します メール情報を設定する - 83ページ メールを送信します メールの送信権限のあるユーザーのみ メールを送信できます メールの受信から返信までの流れ メールアプリケーションでメールを受信してから 返信するまでの一連の操作の流れを説明します 返信メールの送信前にメール内容をチェックに回す場合を例に ステップを記載しています メールを受信します メールを受信する - 66ページ メールの担当者を設定します メール情報の欄で設定します メール情報を設定する - 83ページ 返信メールを作成します メールを返信する - 76ページ 返信メールのステータスや確認者を設定します メール情報の欄で設定します コメント欄を使用し 関係者でメール対応についてやり取りすることもできます メール情報を設定する - 83ページ メールの修正依頼があれば メールを編集します メールを編集する - 72ページ メール情報を設定する - 83ページ メールの返信内容が確定したら メール情報の状況を 送信待ち に変更します メール情報を設定する - 83ページ 返信メールを送信します メールの送信権限のあるユーザーのみ メールを返信できます 画面の見かた メールアプリケーションの画面の見かたを説明します 57

58 一覧画面 - 58ページ 詳細画面 - 63ページ 一覧画面 メールの一覧画面の見かたを説明します 処理メールの一覧の例 パーツ 番号 パーツ お知らせ欄 説明 連絡事項や 共有する情報などを記載し ます 書式編集機能を使用できます 書式編集を使う - 14ページ 警告日時になったメールが 件あり ます 新着メールがあります 画面を再読 み込みしてください 58 詳細画面の 警告日時 欄で設定した時 間が経過したメールがある場合に表示さ れます メールの自動受信後や 他のユーザーが 手動でメールを受信し 閲覧可能なメール がある状態でWebブラウザーを更新しない でいると表示されます クリックすると 一覧に新着メールが表示 されます

59 メール受信時の注意と補足 - 67ペー ジ メール受信 メールを受信します 最終受信 xx/xx xx:xx 最後にメールを受信した日時です メール作成 メールを新規に作成します メール検索 クリックすると メールの検索 画面が表 示されます ファイル出力 メールデータをCSVファイルに書き出しま す アドレス帳検索 クリックすると 詳細検索画面が表示され ます ボタンの横のドロップダウンリストで検索 対象を指定して キーワード検索をするこ ともできます 処理状況が 処理済み と 送信済み 以 外のメールが表示されます よくあるご質問 処理メール と 未分 類 フォルダの違いはなんですか ( cybozu/web/mailwise/detail.aspx? id=1768) 1 絞り込み 担当メール 処理メール のう ち ログインユーザ ーが担当者に設定 されているメール が表示されます 確認メール 処理メール のう ち ログインユーザ ーが確認者に設定 されているメール が表示されます 処理メール 送信待ち メール 処理メール のう ち 処理状況が 送信待ち のメー ルが表示されま す 59

60 送信待ちメールの 一覧では 送信待 ちのメールを一括 で送信できます 受信メール 処理済みのメールを含めた すべての受 信メールが表示されます 送信メール すべての送信メールが表示されます メールアプリケーションに初期値として固 定表示されているフォルダーです [未分類]フォルダーは削除できません [未分類] フォルダー よくあるご質問 メール一覧画面にあ る[未分類] とは何ですか ( faq.cybozu.info/alphascope/ cybozu/web/mailwise/detail.aspx? id=1767) 運用管理で追加したフォルダーが表示さ れます フォルダーに振り分けられていないメール (フォルダー名) は[未分類]フォルダーに保存されます フォルダーの設定については 次のペー ジを参照してください フォルダーを設定する ( manual.cybozu.co.jp/mailwise/ admin_app/mail/basic.html#anchor04) ごみ箱 削除されたメールが一時的に保存されて います ごみ箱の保存期間が経過したメールは 自動的に削除されます クリックすると メール情報を編集できま す 一覧画面で直接メール情報を入力す る - 85ページ 60 緊急度 メール処理の緊急度です 至急 または 大至急 が表示されます 処理状況 メールのステータスです メールが編集中の場合 ステータスの横 に * が表示されます

61 クリックすると フォルダー欄が非表示に なり 処理メール欄が広くなります 元に戻す場合は をクリックします メール情報表示 メール情報を表示するかどうかを切り替え られます 切り替えた状態は 同じメール アプリケーションの一覧表示で維持されま す メール情報とは - 84ページ 本文表示 一覧画面にメールの本文を表示するかど うかを切り替えられます メールの本文 は 最大200文字まで表示されます 切り 替えた状態は 同じメールアプリケーショ ンの一覧表示で維持されます 件名 と 宛先/差出人 の列幅は ドラッ グ操作で調整できます 調整後 このアイ コンをクリックすると 列幅を初期状態に 戻せます 2 運用管理者が 宛先と差出人を分けて表 示するように設定している場合は 宛先 宛先/差出人 と 差出人 がそれぞれ別の項目として表 示され アドレス帳の名前で表示するよう に設定している場合は アドレス帳の名前 で表示されます 画面の表示を設定する ( manual.cybozu.co.jp/mailwise/ admin_app/mail/ display.html#anchor01) 区切りを示す横線です 運用管理で設定 した区切り線が表示されます 日時を基準として 指定した位置に表示さ せることができます 区切り線 区切り線を設定する ( manual.cybozu.co.jp/mailwise/ admin_app/mail/ display.html#anchor02) 担当者 メールの担当者です コメント メールの詳細画面で追加した メールに 関するやり取りやメモが表示されます 61

62 クリックすると メールの詳細画面が表示 されます 書きかけ保存したメールの場合 件名の あとに 作成中 と表示されます メールのタイトル タイトルの横に表示されるアイコンは次の とおりです 返信したメール 転送したメール 添付ファイルがあるメール チェックアイコン すべてのメールを選択したり 選択を外し たりします ソート項目 受信メールの日時 または送信メールの 日時で メールを並べ替えます 絞込メニュー メールの処理状況や担当者などで 表示 するメールを絞り込めます 削除する 選択したメールを削除します 選択したメールの次の情報を一括で変更 できます 処理状況 確認者 緊急度 一括設定する 担当者 メールを保存するフォルダー 警告日時 コメント メール情報を設定する - 83ページ 件数表示送り 運用管理で設定した表示メールの件数ご とに メール一覧の件数表示送りができま す 1 フォルダー横の数字 処理状況が 処理済み と 送信済み 以外のメール件数です 2 Internet Explorerの場合 お使いのバージョンによっては ドラッグ操作で列幅が調整できないことがあります 次のページで 対応Webブラウザーを確認してください cybozu.com 動作環境 ( メールワイズ 5 動作環境 ( また タブレット端末などのタッチパネルでは ドラッグ操作はできません 62

63 詳細画面 メールの詳細画面の見かたを説明します HTMLメールがテキストで表示されたり 部分的に欠落した状態で表示される場合は HTMLファイルをダウンロード して Webブラウザーで表示してください 詳細は 次のページを参照してください HTMLメールがテキストで表示されている - 39ページ HTMLメールの情報が欠落した状態で表示されている - 40ページ 受信メールの詳細画面例 パーツ 番号 パーツ 説明 返信する メールの返信画面を表示します 処理済みにする メールの処理状況を 処理済み にします 転送する メールの転送画面を表示します その他の操作 次のメニューが表示されます 削除する 63

64 添付ファイルの削除 添付ファイルの一括ダウンロ ード メールの添付ファイルを一 括ダウンロードする ページ 他のユーザーに通知する 顧客を変更する メールを移動する スレッドを使用する スレッドを使用する ページ 印刷用画面 メール情報を変更します メール情報についてはパーツ 変更する を参照してください 表示する項目 メール情報欄に表示する項目を選 択します メールによって 選択できる項目 が異なります 次の項目を選択できます メール情報詳細 顧客詳細 スレッド メールヘッダ メール情報 64 メール情報を設定する - 83ペ ージ 状況 メールのステータスです メールが編集中の場合 ステータ スの横に * が表示されます 確認者 メールの確認者です 設定されていない場合は (未設 定) と表示されます 緊急度 メール処理の緊急度です 担当者 メールの担当者です 設定されていない場合は (未設 定) と表示されます

65 フォルダ メールが保存されているフォルダ ーです 設定されていない場合は 未分 類 と表示されます 設定した日時を過ぎると 次のメッ セージがメール一覧の上部に表 警告日時 示されます 警告日時になったメール が 件あります 対応の締切を個々のメールに設 定したり メールの送信予定日時 の目安を設定するのに便利です 返信日時 自動返信機能を使って メールが 返信されている受信メールの詳細 画面に表示されます コメント メールに関するやり取りやメモを 書き込んだり 表示したりします 次の情報がアドレス帳に登録され ている場合 メールに紐づく顧客 データが表示されます 顧客情報 受信メールの場合 差出人 のメールアドレス 送信メールの場合 宛先のメ ールアドレス 顧客情報を確認する - 88 ページ 関連するメールを確認できます 次の条件をすべて満たす場合に 表示されます スレッド メールアプリケーション内で 親子関係にあるメールが存在 する パーツ で スレッド を選 択している スレッドを使用する ページ メール番号 メールアプリケーション内で自動 的に採番される連番です 65

66 メール番号の採番方法を知り たい - 43ページ ソースを見る メールソースを確認できます ページ遷移のボタン クリックすると 同じフォルダーに 保存されている前後のメールが表 示されます メールアプリケーションを操作する メールアプリケーションの基本的な操作方法を説明します アクセス権の設定によって 操作できない機能があります メールワイズはUTF-8およびHTMLメールに対応しています メールを受信する - 66ページ メールを閲覧する - 69ページ メールを作成する - 70ページ メールを編集する - 72ページ メールを送信する - 75ページ メールを返信する - 76ページ メールを転送する - 77ページ メールを移動する - 78ページ メールを削除する - 79ページ 楽天あんしんメルアドサービスを利用している場合の操作 - 81ページ メールを受信する メールアプリケーションに登録されているメールアカウント宛てに届いたメールを受信します 手動で受信する - 66ページ 自動的に受信する - 67ページ メール受信時の注意と補足 - 67ページ 手動で受信する 最後にメールを受信してから 現在までのメールを手動で受信します 66

67 アプリケーションメニューで メールアプリケーション名 をクリックします メール受信 をクリックします 受信したメールが一覧に表示されます 受信ボタンの右横に メールの最終受信日時が表示されます 受信したメールは 次のフォルダーで確認できます 処理メール メールの処理状況が 処理済み と 送信済み 以外のメールが表示されます 受信メール 処理済み を含むすべての受信メールが表示されます 自動的に受信する メールを自動的に受信します クラウド版 メールワイズの場合 5分おきに 自動的にメールを受信します パッケージ版 メールワイズの場合 システム設定で 自動受信の設定がされていると 設定された間隔でメールを自動的に受信します メールの自動受信を設定する ( メール受信時の注意と補足 次の事項は メールを手動で受信した場合と自動的に受信した場合の両方に該当します メール受信時の注意 1回の受信操作で100通までメールを受信できます 手動で受信した際に101通以上のメールがあると 受信していないメールが残っている旨のメッセージが画面上 部に表示されます 再度 メール受信 をクリックすると 残りのメールを受信できます 管理者が設定しているメールサイズの制限を上回るサイズのメールは 受信できません 受信できなかったメールがある場合 メッセージと[詳細情報]のリンクが表示されます 67

68 次の操作で 受信できなかったメールをメールサーバーから削除できます 1. [詳細情報]リンクをクリックします 2. 削除するメールを選択し 削除する をクリックします 受信メールサイズの制限値を変更すると解決できる場合があります 制限値の変更については 管理者に相 談してください 分割受信したメールは 受信後に自動的に復元されます メールの自動受信後や 他のユーザーが手動でメールを受信し 閲覧可能なメールがある状態でWebブラウザ ーを更新しないでいると 新着メールがあります 画面を再読み込みしてください と表示されます その場合は メッセージをクリックして画面を再読み込みできます メッセージが表示されるタイミングは 5分間隔です メール受信時の自動設定 個人設定や運用管理の設定により メール受信時に次の項目が自動的に設定される場合があります 詳細は リンク先のページを確認してください メール受信の通知 担当メールの通知 メール通知の種類 ( メールの自動振り分け フォルダへの自動振り分けを設定する ( receive.html#anchor01) 担当者の設定 68

69 担当者の自動割り当てを設定する ( receive.html#anchor04) メールの処理状況の設定 処理状況の自動設定を設定する ( receive.html#anchor02) メール項目の入力 メール項目の自動入力を設定する ( receive.html#anchor03) 差出人情報の変換 差出人情報の変換条件を設定する ( receive.html#anchor05) メールを閲覧する 送受信したメールや処理中のメールを閲覧します HTMLメールがテキストで表示されたり 部分的に欠落した状態で表示される場合は HTMLファイルをダウンロード して Webブラウザーで表示してください 詳細は 次のページを参照してください HTMLメールがテキストで表示されている - 39ページ HTMLメールの情報が欠落した状態で表示されている - 40ページ 解析できないHTMLデータです テキストデータのみ表示します と表示される - 41ページ アプリケーションメニューで メールアプリケーション名 をクリックします メールのフォルダーをクリックします 閲覧するメールのタイトルをクリックします 画面の見かた メールの詳細画面 - 63ページ ソートの初期値と絞込の並び順 メールの一覧画面のソートと絞込の初期値は次のとおりです 日時 受信メールの一覧画面の場合 メールスペースの運用管理者が設定した 次のどちらかの並び順でメールが表示されます メールの送信日時が新しい順 メールの受信日時が新しい順 受信メール以外の一覧画面 メールの送信日時が新しい順でメールが表示されます 状況 (未処理) (処理中) カスタマイズ項目 (送信待ち) (処理済み) の順で表示されます 担当者や確認者 メールワイズの利用ユーザーの登録順で表示されます また 確認者で絞り込んでから さらに担当者で絞り込むといった操作もできます 69

70 メールを作成する 新しくメールを作成する手順を説明します アプリケーションメニューで メールアプリケーション名 をクリックします メールを作成する をクリックします 必要な項目を設定します 設定項目 - 70ページ メールの内容が確定している場合は そのまま送信します ほかのユーザーにメールの内容の確認を依頼することもできます メールの内容が確定している場合 送信する > 送信する の順にクリックします 他のユーザーにメールの内容の確認を依頼する場合 メールの作成画面で次の項目を設定し 書きかけ保存する をクリックします 処理状況 確認者 メールを保存するフォルダー その他のメール情報を設定する場合は 次のページを参照してください メール情報を設定する - 83ページ 作成したメールの文字コードは 管理者によって設定されています 詳細設定を変更する ( send.html#anchor04) 設定項目 項目 From メールの差出人として使用するメールアカウントを選 択します To メールの宛先を入力します CC1 BCC1 70 説明 複数の宛先にメールを送信する場合 各メールアドレスを半角カンマ(,)で区切ります セミコロン(;)など半角カンマ以外の文字を使用す ると 正常に送信できない場合があります

71 メールワイズに登録されているメールアドレスを 選択する場合 アドレス選択 をクリックします メールアドレスとして使用できる文字列は次のと おりです ~ ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ abcdefghijklmnopqrstuvwxyz (To/CC/BCC)欄のメールアドレスが不正である 可能性があります と表示される場合 上記の文 字列以外を宛先に入力していないか 確認してく ださい 例 が全角 になっている 送信確認画面で [内容を修正する]をクリックする と To/CC/BCC欄を修正できます 件名 メールのタイトルを入力します メールの本文を入力します HTML形式のメールを作成する場合 書式編集を使用します テンプレート2を適用する場合 件名欄の横の テンプレート挿入 をクリックしま 本文 す 予約語を使用する場合 予約語の機能 ( mailwise/admin_app/mail/ send.html#anchor02) メールに挿入する署名を 登録済みの署名から選択 するか 直接入力します 署名 署名は 管理者の設定により 引用文の前かメール 本文の末尾に挿入されます 署名の位置は メール アプリケーション単位で設定されています 署名を設定する ( mailwise/admin_app/mail/send.html#anchor01) ファイル ファイルを添付します メール情報を設定します メール情報の設定3 メール情報とは - 84ページ 71

72 コメントを書き込みます メンバー間でメールの文面をチェックするなど メール に関するやり取りをする際に便利です コメント3 1 管理者の設定により CCまたはBCC欄に初期値が入力されている場合があります CC メールのコピーを送信する宛先です BCC メールのコピーを送信する宛先です To および CC の送信先には BCCのメールアドレスは表示され ません メールを他の宛先に送信していることや 宛先のメールアドレスをメールの送信先に非公開にする場合 に BCC欄を使用します 2 管理者の設定により あらかじめテンプレートが適用されている場合があります 3 管理者の設定により メール情報の設定項目が表示されない場合があります アドレス選択について メールの作成画面で アドレス選択 をクリックすると 次のアドレス帳に登録されているメールアドレスを選択でき ます ユーザー名簿 アドレス帳の会社データ アドレス帳の顧客データ 操作方法 アドレス選択 > メールアドレスの選択 > 上記のアドレスを挿入する の順にクリックします メールアドレスの選択時に 次のリンクを使用すると便利です 最近使ったアドレス 直近で使用したメールアドレスが表示されます (会社に所属する顧客全員) または 部課に所属する顧客全員 選択した会社に所属するすべての顧客が宛先に追加されます アドレス帳の顧客の詳細画面からも メールを作成できます メールを編集する メールを編集する手順を説明します 書きかけ保存したメールの内容を修正したり ほかのユーザーがチェックした結果を反映したりする場合に操作しま す メールを編集する - 73ページ 送信前にメールの内容をチェックする - 73ページ 添付ファイルを削除する - 74ページ 72

73 メールを編集する メールを編集するためのボタンは 次のユーザーにのみ表示されます メールの作成者 メールの担当者 メールの確認者 メール情報は このほかのユーザーでも変更できます アプリケーションメニューで メールアプリケーション名 をクリックします 編集するメールを選択し 詳細画面を表示します 書きかけ保存したメールを編集する場合 編集前と編集中の内容を タブを切り替えて確認できます 書きかけ保存のメールの画面に表示される項目の内容を知りたい - 42ページ ***を編集する をクリックします 編集するメールによって ボタン名が変わります 例 内容を編集する 返信内容を編集する など 必要な項目を設定します 設定項目 - 70ページ メールの内容が確定している場合は そのまま送信します ほかのユーザーにメールの内容の確認を依頼することもできます メールの内容が確定している場合 送信する > 送信する の順にクリックします 他のユーザーにメールの内容の確認を依頼する場合 次の項目を設定し 書きかけ保存する をクリックします 処理状況 確認者 メールを保存するフォルダー その他のメール情報を設定する場合は 次のページを参照してください メール情報を設定する - 83ページ ほかのユーザーが編集中のため メールを編集できない ほかのユーザーが編集中のため メールを編集できない - 42ページ 送信前にメールの内容をチェックする メールを送信する前に メールの内容をチェックします メールの処理状況やコメントを使用して メールの作成者または担当者と メールの内容についてやり取りできま 73

74 す ここでは 確認者がメール内容をチェックする場合を例に説明します アプリケーションメニューで フォルダー欄の メールアプリケーション名 をクリックします 確認メール をクリックし チェックするメールを選択し 詳細画面を表示します 必要に応じて メールの本文やメール情報を変更します メールを編集する - 72ページ メール情報を設定する - 83ページ メールの作成者または担当者に スムーズに処理の引き継ぎができるように 処理状況や確認者を変更しま す 例 メールの処理状況 (処理中) (送信待ち) メールの確認者 自分 メールの作成者または担当者 添付ファイルを削除する メールの添付ファイルを削除します 処理中のメールから添付ファイルを削除する メールの編集画面を表示し ファイル 欄で 削除する をクリックします メールを編集する - 72ページ 受信したメールから添付ファイルを削除する 不要な添付ファイルを削除することで システムの負荷の軽減が見込めます 添付ファイルを削除しても メールの件名や本文は削除されません 削除した添付ファイルはごみ箱に移動せず 完全に削除されます 削除した添付ファイルは元に 戻せません 削除する前に 添付ファイルをクライアントパソコンにダウンロードして保存することを推奨します 添付ファイルを削除すると メールソースも削除されます そのため 添付ファイルを削除したメー ルはメールソースを表示できません アプリケーションメニューで メールアプリケーション名 をクリックします 添付ファイルを削除するメールの詳細画面を表示します その他の操作 をクリックし 74 添付ファイルの削除 をクリックします

75 確認画面で OK をクリックします 添付ファイルが削除されたメールの詳細画面では 添付ファイルのファイル名のみが表示されます 例 添付ファイル名.txt (削除済み) 添付ファイルを削除しても メールの一覧画面に表示されるアイコン は消えません メールを送信する メールの送信手順を説明します 楽天あんしんメルアドサービスを利用している場合は 次の項目を参照してください 楽天あんしんメルアドサービスを利用している場合の操作 - 81ページ メールを個別に送信する - 75ページ 送信待ちメールを一括送信する - 76ページ メールを個別に送信する 作成したメールを1通ずつ送信します アプリケーションメニューで メールアプリケーション名 をクリックします 送信するメールの詳細画面を表示します ***を編集する > 送信する» の順にクリックし 内容を確認します メールアドレスとして使用できる文字列は次のとおりです +-./ :@ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZabcdefghijklmnopqrstuvwxyz #%&=\_ ~ (To/CC/BCC)欄のメールアドレスが不正である可能性があります と表示される場合 上 記の文字列以外を宛先に入力していないか 確認してください 例 が全角 になっている 送信確認画面で [内容を修正する]をクリックすると To/CC/BCC欄を修正できます キャンセルする場合 内容を修正する をクリックし 次に表示される画面で送信をキャンセルします 送信したメールを任意のフォルダーに保存する場合 メールの格納フォルダ で保存先を選択します 送信する をクリックします 75

76 送信済みのメールを再送信する場合 フォルダー欄の 再送信する 送信メール をクリックし 再送信するメールの詳細画面を表示します > 送信する» > 送信する の順にクリックします 送信待ちメールを一括送信する メールの処理状況が 送信待ち のメールを まとめて送信します アプリケーションメニューで フォルダー欄の メールアプリケーション名 をクリックします 送信待ちメール をクリックします 送信するメールを選択し 一括送信する をクリックします 確認画面で OK をクリックします 一度に 20通まで送信できます 手順3で 21通以上のメールを選択していた場合 次のメッセージが表示されます メッセージ 送信待ちのメールが残っています 引き続き 一括送信する ボタンを押して下さい 一括送信する をクリックすると 残っているメールを送信できます メールを返信する メールを返信する手順を説明します アプリケーションメニューで メールアプリケーション名 をクリックします 返信するメールの詳細画面を表示します 返信する をクリックします 必要な項目を設定します 設定項目 - 70ページ メールの内容が確定している場合は そのまま送信します ほかのユーザーにメールの内容の確認を依頼することもできます 76

77 メールの内容が確定している場合 送信する > 送信する の順にクリックします 他のユーザーにメールの内容の確認を依頼する場合 次の項目を設定し 書きかけ保存する をクリックします 処理状況 確認者 メールを保存するフォルダー その他のメール情報を設定する場合は 次のページを参照してください メール情報を設定する - 83ページ 返信メールを作成すると 次の項目が自動的に変更されます メールの処理状況 (未処理) (処理中) メールの担当者 未設定 操作しているユーザー 返信したメールは 送信メール フォルダーに保存され 件名の横に が表示されます 返信後も処理メールとして残すためには メールを返信する前の確認画面で送信後の処理状況を変更すると メールを返信した後でも 返信した受信メール を処理メールとして残せます メールの返信 画面で 送信後の処理状況 で 未処理 または 処理中 を選択し 送信する をクリックし ます 送信する > 送信する の順にクリックします 返信済みのメールを再送信する場合 フォルダー欄の 再送信する 送信メール をクリックし 再送信するメールの詳細画面を表示します > 送信する» > 送信する の順にクリックします メールを転送する メールを転送する手順を説明します 77

78 アプリケーションメニューで メールアプリケーション名 をクリックします 転送するメールの詳細画面を表示します 転送する をクリックします 必要な項目を設定します 設定項目 - 70ページ 送信する > 送信する の順にクリックします 転送したメールは 送信メール フォルダーに保存され 件名の横に が表示されます 転送後も処理メールとして残すためには メールを転送する前の確認画面で送信後の処理状況を変更すると メールを転送した後でも 転送した受信メール を処理メールとして残せます メールの転送 画面で 送信後の処理状況 で 未処理 または 処理中 を選択します 転送したメールを任意のフォルダーに保存する場合は メールの格納フォルダ で保存先を選択します 送信する > 送信する の順にクリックします メールを移動する メールアプリケーション内の異なるフォルダーや 異なるメールアプリケーションにメールを移動できます メールの移動方法は 次のとおりです 異なるフォルダーに移動する メールアプリケーション内で メールを保存するフォルダーを変更します アプリケーションメニューで メールアプリケーション名 をクリックします 移動するメールの詳細画面を表示します メール情報欄の 変更する をクリックします フォルダ 欄で移動先のフォルダーを選択し 変更する 78 をクリックします

79 異なるメールアプリケーションに移動する 1つのメールスペース内で複数のメールアプリケーションを使用している場合 同じメールスペース内の異なるメール アプリケーションにメールを移動できます メールスペースをまたいでの移動はできません 編集中のメールを異なるメールアプリケーションに移動すると 編集した内容は失われます アプリケーションメニューで メールアプリケーション名 をクリックします 移動するメールの詳細画面を表示します その他の操作 > メールを移動する の順にクリックします 必要な項目を設定し 移動する をクリックします 設定項目 項目 説明 移動先 メールの移動先のメールアプリケーションを選択しま す コメント コメントを入力します メールを削除する メールの削除方法は 次の3とおりです 削除したメールは 顧客の履歴データからも削除されます ごみ箱のメールデータ 削除したメールは ごみ箱に移動し 一定期間保存されます ごみ箱に保存されている期間内であれば メールを削除前のフォルダーに戻せます ごみ箱に保存される期間は 運用管理で設定されています 詳細設定を変更する ( send.html#anchor04) 保存期間を過ぎたメールは ごみ箱に新たにメールが追加された時に自動的に削除されま す 保存期間を過ぎても ごみ箱にメールが追加されるまでメールは削除されません 編集中の内容を削除する - 80ページ 79

80 メールを個別に削除する - 80ページ ごみ箱のメールを完全に削除する - 81ページ 編集中の内容を削除する 返信処理を開始しているメールの場合 編集中の内容を削除し メールの編集を開始する前の状態に戻せます アプリケーションメニューで メールアプリケーション名 をクリックします 返信処理中のメールの詳細画面を表示します その他の操作 > 編集中の内容を削除する の順にクリックします 必要な項目を設定し はい をクリックします 設定項目 項目 説明 削除後の処理状況 編集中の内容を削除した後のメールの処理状況を選 択します 削除後の確認者 編集中の内容を削除した後のメールをチェックするユ ーザーを選択します メールを個別に削除する メールを1通ずつ削除します 削除したメールはごみ箱に移動します アプリケーションメニューで メールアプリケーション名 をクリックします 削除するメールの詳細画面を表示します その他の操作 > 削除する の順にクリックします 確認画面で OK をクリックします メールの一括削除 メールの一覧画面で 削除するメールを選択し 削除する をクリックすると 一度に複数 のメールを削除できます 80

81 メールの検索結果画面で 削除するメールを選択し 削除する をクリックすると 一度に 複数のメールを削除できます メールの復旧 ごみ箱に保存されているメールは 次の手順で元に戻せます メールの詳細画面で 復旧する をクリックします メールの一覧画面で 元に戻すメールを選択し 復旧する をクリックします ごみ箱のメールを完全に削除する ごみ箱のメールを完全に削除します アプリケーションメニューで メールアプリケーション名 をクリックします ごみ箱 フォルダーを選択し 完全に削除するメールの詳細画面を表示します 完全に削除する をクリックします ごみ箱のメールの一括削除 次の手順で 複数のメールをまとめて完全に削除できます メールの一覧画面で 削除するメールを選択し 完全に削除する をクリックします メールの一覧画面で ごみ箱を空にする をクリックします ごみ箱のすべてのメールが完全に削除されます 楽天あんしんメルアドサービスを利用している場合の操作 楽天あんしんメルアドサービスとは 楽天市場が提供する メールアドレスを暗号化して送受信するサービスです すでに楽天あんしんメルアドサービスを利用しており メールアカウントに対してサービスを利用するための設定が 完了していれば 楽天あんしんメルアドサービスを介したメールの送受信ができます メールアカウントの設定は システム管理者が行います 使用しているメールアカウントに 楽天あんしんメルアドサービスを使用する設定がされているかどうかは 管理者 に確認してください 通常のメールの送受信と異なる点 - 82ページ 81

82 通常のメールの送受信と異なる点 楽天あんしんメルアドサービスのサーバーを経由してメールを送受信する場合と 通常のメールを送受信する場合 とで メールワイズの表示画面や操作が異なる点を説明します メールを受信する場合 - 82ページ メールを送信する場合 - 82ページ 書きかけのメールを保存した場合 - 83ページ 制限される機能 - 83ページ メールを受信する場合 楽天あんしんメルアドサービスを経由した顧客のメールアドレスは 次のような暗号化されたメールアドレス(マスク アドレス)で届きます *********************@ **.fw.rakuten.ne.jp 実際に顧客が送信したメールアドレスではありませんが このアドレスに返信をすることにより 楽天あんしんメルア ドサービスを経由して 顧客にメールを返信できます メールを送信する場合 楽天あんしんメルアドサービスの設定をしたメールアカウントを使えば メールワイズが自動的に送信メールサーバ ーを判別するため マスクアドレスに対してもメールを送信できます 楽天あんしんメルアドサービスを経由する場合と それ以外の場合で メールアカウントを切り替える必要はありま せん 通常使用しているメールアドレスと楽天あんしんメルアドサービス用のメールアドレスの両方をひとつのアカウントに 設定している場合は Fromを手動で切り替えるか メールワイズがアドレスを自動で切り替えてメールを送信しま す 送信先のアドレスがマスクアドレスの場合 楽天あんしんメルアドサービスを経由して送信する方法が 自動的に適 用されます 楽天あんしんメルアドサービスを経由して送信する場合は メールアドレスのあとにアイコンが表示されます アイコンをマウスオーバーすると説明が表示されます 楽天あんしんメルアドサービスの設定をしているメールアドレスで送信する場合 82

83 楽天あんしんメルアドサービスの設定をしていないメールアドレスで送信しようとした場合 書きかけのメールを保存した場合 送信先のアドレスがマスクアドレスの場合 メールを保存した時点で メールアドレスの切り替えが行われ 送信す るときと同じアイコンと説明が表示されます 制限される機能 楽天あんしんメルアドサービスを使用する場合も 自動返信機能を利用できます ただし クラウド版のみです 次の操作はできません 3MB以上のメール送信 マスクアドレスへのメール通知 マスクアドレスへの自動転送 マスクアドレスを含むメールアドレスへの一斉配信 楽天あんしんメルアドサービス経由でのメールの一斉配信は 楽天市場が提供している機能をご利用くださ い メール情報を操作する メールには メールの宛先や本文の内容とは別に メールワイズで処理をするための情報をメールごとに付与でき ます メール情報を設定する - 83ページ 顧客情報を確認する - 88ページ メール情報を設定する メールの詳細画面でメール情報を設定します メール情報とは - 84ページ 一覧画面で直接メール情報を入力する - 85ページ メールの処理状況を変更する - 85ページ 83

84 メールに担当者や確認者を割り当てる - 86ページ コメントを書き込む - 86ページ メール情報とは メール情報は メールの緊急度 担当者 処理状況など メールの処理に必要な情報をメールごとに付与する情報 です メールの担当者や進捗状況を確認するのに便利です メールの一覧画面や詳細画面に表示されます 管理者の設定により メール情報に表示される項目は異なります メール情報に設定できる項目は 次のとおりです メールの処理状況 確認者 緊急度 担当者 メール項目 メールが保存されているフォルダー 警告日時 コメント メール情報の緊急度や担当者などをキーにして メールを検索できます また メール情報の担当者や期間などを元に 集計レポートを作成し 処理件数などをグラフ化することもできま す 集計レポートを操作する - 178ページ メールに編集ロックが掛かっている間は メール情報を変更できません 複数のメールのメール情報を一括で変更できます メールの一覧画面で メール情報を変更するメールを選択し 84 一括設定する をクリックします

85 一覧画面で直接メール情報を入力する 次のメール情報は メールの詳細画面を表示せずに入力できます 受信メール 確認者 緊急度 担当者 警告日時 コメント 送信メール 緊急度 担当者 コメント 目的のメールの をクリックします ポップアップ画面で必要な項目を入力し [変更する]をクリックします メールの処理状況を変更する メールの処理状況とは 未処理 や 送信待ち といった 処理の進捗状況を示す項目です 処理状況には 標準で用意されているものと 管理者が追加しているものがあります 処理状況の種類については 次のページを参照してください 処理状況の種類 ( アプリケーションメニューで メールアプリケーション名 をクリックします 処理状況を設定するメールの詳細画面を表示します 85

86 メール情報欄の 変更する をクリックします 次の手順でも メールを (処理済み) にできます メールの詳細画面で 処理済みにする をクリックします 処理状況を選択し 変更する をクリックします メールの作成を開始すると 次の項目が自動的に変更されます メールの処理状況 (処理中) メールの担当者 操作しているユーザー 返信メールを作成すると 次の項目が自動的に変更されます メールの処理状況 (未処理) (処理中) メールの担当者 未設定 操作しているユーザー メールに担当者や確認者を割り当てる メールの担当者や確認者とは 次のユーザーを指します 担当者 メール処理を担当するユーザーです 担当者がメール内容を作成し 確認者にメール内容のチェックを依頼します 運用方法によっては メールの作成者と担当者が異なる場合があります フォルダー欄で 担当メール をクリックすると ログインユーザーが担当者に設定されているメールを確認で きます 確認者 メール内容をチェックするユーザー または承認するユーザーです フォルダー欄で 確認メール をクリックすると ログインユーザーが確認者に設定されているメールを確認で きます 次の手順で メールの担当者や確認者を割り当てます アプリケーションメニューで メールアプリケーション名 をクリックします 担当者および確認者を設定するメールの詳細画面を表示します メール情報欄の 変更する をクリックします 担当者および確認者を選択し 変更する をクリックします コメントを書き込む メールに対するコメントを書き込みます メールの修正を依頼したり 対応方法を指示したりできます 86

87 コメントごとの区切りにはコメントを示すアイコン や 名前を一緒に書き込むと より区別しやすくなります が表示されますが コメント入力時に コメントの発言者の 自分が書き込んだコメントに表示されます 他のユーザーが書き込んだコメントに表示されます 一覧画面では コメントで改行が使用されているかどうかで どのようにコメントが表示されるかが 変わります コメントに改行がない場合 1行のみのコメントの場合 上記の画面例のように コメントは改行表示ではなく 一列で表示されます コメントに改行がある場合 複数行のコメントの場合 複数行のコメントは 他のコメントと区別がしやすいように改行で表示されます メールを送信しても 書き込んだコメントは送信されません メールの編集ロックが掛かっている間も コメントは書き込めます 自分が書き込んだコメントのみ削除できます アプリケーションメニューで メールアプリケーション名 をクリックします コメントを書き込むメールの詳細画面を表示します コメント欄にコメントを入力し 書き込む をクリックします 87

88 メール情報の変更時でも コメントを書き込めます 顧客情報を確認する メールの詳細画面で 顧客情報を確認します 次の情報がアドレス帳に登録されている場合 メールに紐付けられた顧客データが顧客情報の欄に表示されます 受信メールの場合 差出人のメールアドレス 送信メールの場合 宛先のメールアドレス 例 メールと顧客データが紐付くことで 顧客に対する対応履歴をまとめて閲覧できるようになるため便利です 会社データをメールに紐付けることはできません メールに紐付ける顧客を変更する - 88ページ 顧客への対応履歴を確認する - 88ページ メールに紐付ける顧客を変更する メールに紐付ける顧客を変更します アプリケーションメニューで メールアプリケーション名 をクリックします 紐付く顧客を変更するメールの詳細画面を表示します その他の操作 > 顧客を変更する の順にクリックし 顧客を選択します 確認画面で はい をクリックします 紐付ける顧客情報を初めて登録する場合 メールに紐づく顧客情報がアドレス帳に登録されていない場合 顧客情報 欄に 顧客を登録する が表示され ます リンクをクリックすると 差出人または宛先のメールアドレスを顧客データとして登録できます 顧客への対応履歴を確認する メールに紐付く顧客との過去のやり取りを確認できます 確認できる履歴は 次のとおりです メールの送受信履歴 電話履歴 訪問履歴 88

89 配信メールの送受信履歴 アプリケーションメニューで メールアプリケーション名 をクリックします 履歴を確認するメールの詳細画面を表示します 顧客情報 欄で 履歴を見る をクリックします 例 すでにアドレス帳に顧客が登録されている場合 顧客情報欄に 顧客の名前が表示されます 例 アドレス帳に顧客が未登録の場合 顧客情報欄に メールアドレスが表示されます 顧客の履歴を確認します 89

90 件名のリンクをクリックすると 履歴の詳細を確認できます メールを検索する メールアプリケーションごとにメールを検索する方法を説明します メールを検索する - 91ページ 検索履歴を使用する - 92ページ 90

91 設定項目と検索条件 - 93ページ メールを検索する メールに含まれる文字列や メール情報の項目をキーワードにして メールを検索します ごみ箱の中のメールも 検索対象に含めることができます アプリケーションメニューで メールアプリケーション名 をクリックします メール検索 をクリックします 必要な項目を設定し 検索する をクリックします 設定項目と検索条件 - 93ページ 検索結果を確認します 画面下部に検索結果が表示されます メールのタイトルをクリックすると メールの詳細画面が表示されます 条件を変更して検索する場合は 条件を修正し 検索する をクリックします 作成中および編集中のロックが掛かっているメールは 検索できません 詳細検索を利用して 検索結果に含まれるメールをまとめて削除したり メール情報を変更したり できます クラウド版の場合 システム管理者の設定によって メール一覧の表示対象の期間を区切る機能を使用してい る場合があります その場合 一覧画面に 過去のデータ のドロップダウンリストが表示さ れます 表示期間を選択した状態で メール検索 をクリックすると メールの検索 画面には 検 索対象期間 の表示と 最新のデータに変更する のリンクが表示されます 最新の期間のメールを検索対象にする場合は 最新のデータに変更する をクリックしま 91

92 す 検索対象の期間を変更する場合は キャンセルする をクリックして一覧画面に戻り 過去のデータ のドロップダウンリストから期間を選択します 上記の機能を使用している場合に 検索対象期間 と 検索期間 で設定した期間がマッ チしていないと検索結果が0件になります 絞り込んでいる 検索対象期間 とマッチさせるには 検索期間の 全て を選択してくださ い 本日が 7月8日の場合の例 検索対象期間を絞り込んでいる場合 検索画面の 検索期間 でどの期間を選択しても 検索結 果は 絞り込んでいる検索対象期間の範囲になります 検索履歴を使用する 一度検索に使用した条件は 履歴として保存されます 過去に検索に使用した条件を使用して検索できます 検索履歴の候補は 20件まで表示されます 20件を超えると 一覧の末尾から削除されます 新たに使用した条件は 一覧の先頭に表示されます 詳細検索画面で 履歴を見る をクリックします 検索する期間と条件の 検索する をクリックします 検索する をクリックして 検索に使用した履歴は 検索履歴一覧の先頭に移動します 新たな検索履歴とし て追加されることはありません 92

93 検索結果を確認します 設定項目と検索条件 設定項目 項目 説明 検索対象 検索するメールの種類を選択します 検索するフォルダーを選択します すべてのフォルダーを検索する場合 (全て) を選択します フォルダ サブフォルダーも合わせて検索する場合 サブフォルダも検索する を選択します 検索期間 検索対象とする期間を選択します キーワード検索と詳細検索ができます キーワード検索の対象は次のとおりです 件名 差出人 宛先 本文 コメント キーワード検索では and検索ができます キーワードをひとつずつ " ダブルクォーテーショ ン で囲むと フレーズ検索ができます 検索条件 フレーズ検索を使用すると 指定した順序でキー ワードを含むデータのみを 検索結果に表示しま す キーワードを空白で検索した場合 指定したフォ ルダ内から 指定された期間に合致する検索対 象のメールを検索結果に表示します 詳細検索を選択すると 条件を設定して検索が できます 詳細検索の項目 項目 アカウント 説明 メールアカウントを選択 します 入力値制限 指定方法 と同じ と異なる 93

94 メールアプリケーション 内に 複数のメールアカ ウントが登録されている 場合のみ表示されます メール番号 検索の基準になるメー ル番号を入力します 状況 メールの処理状況を選 択します 確認者 メールの確認者を選択し ます 確認者は メールワイズ のユーザーから選択す るか ユーザー名を直接 入力して指定します 94 緊急度 緊急度を選択します 担当者 メールの担当者を選択し ます 担当者は メールワイズ のユーザーか 直接入 力で指定します 整数9桁 より大きい 以上 より小さい 以下 と同じ と異なる と同じ と異なる 100 文字 (直接入力 の場合) と同じ と異なる と同じ と異なる 100 文字 (直接入力 の場合) と同じ と異なる 件名 メールの標題を入力しま す 100文字 を含む を含まない と同じ と異なる 差出人 差出人のメールアドレス を入力します 100文字 を含む を含まない 宛先 宛先のメールアドレスを 入力します 100文字 を含む を含まない CC CCのメールアドレスを入 力します 100文字 を含む を含まない BCC BCC のメールアドレスを 入力します 100文字 を含む を含まない

95 本文 文字列または文章を入 力します 100文字 を含む を含まない 添付ファイル 添付ファイルの名前を入 力します 100文字 を含む を含まない コメント コメントに含まれる文字 列を入力します 100文字 を含む を含まない と同じ と異なる (メール項目) メール項目を選択しま す メール項目が設定されて いる場合のみ表示され ます メール項目は 項目名 か 直接入力で指定しま す 100 文字 (直接入力 の場合) を含む を含まない と同じ と異なる 全文検索機能を使用する クラウド版 メールワイズのみ メールアプリケーションごとに メールとメールの添付ファイルのデータをまとめて検索します 検索ボックスはヘッダーに表示されます 通常のメール検索と異なり 添付ファイルの内容も検索できます この機能は クラウド版 メールワイズのみ使用できます 全文検索の検索対象 - 95ページ 全文検索で検索する - 98ページ 検索結果を確認する - 99ページ 全文検索の検索対象 検索対象のデータと項目 および添付ファイルの説明をします 全文検索の検索できるデータと項目 - 95ページ 検索できる添付ファイル - 96ページ 全文検索の検索できるデータと項目 閲覧権限のあるメールアプリケーションの次のデータを検索できます 95

96 送受信メール ごみ箱のメール 添付ファイル 検索対象項目は次のとおりです 差出人 名前 メールアドレス 宛先 名前 メールアドレス CC 名前 メールアドレス BCC 名前 メールアドレス 件名 本文 添付ファイル名 添付ファイル内容 内容を検索できるファイルについては 次の項目を参照してください 検索できる添付ファイル - 96ページ コメント 次のデータは検索対象外です 作成中のメール コメント 添付ファイル 含む 削除された添付ファイル 検索できる添付ファイル 次の製品やファイル形式のファイルの内容を検索できます 製品またはファイル形式 Microsoft Word バージョンまたは種類 Windows版 Word (XP) Mac OS版 Word Microsoft Excel Windows版 Excel (XP) Mac OS版 Excel Microsoft PowerPoint 96 Windows版 PowerPoint (XP)

97 Mac OS版 PowerPoint Microsoft Visio Visio 2002 (XP) バージョン 種類 ODF Writer 文書ドキュメント Calc 表計算ドキュメント Impress プレゼンテーションファイル OpenOffice LibreOffice 3.4 Acrobat X XI DC PDF JUSTSYSTEM一太郎 Ver.5からVer から2015 DocuWorks文書 DocuWorks DocuWorksバインダー Microsoft XML Paper Specification(XPS) 1.0 リッチテキスト RTF 1.0から1.9 テキスト文書 次の文字コードでエンコードされているファイル JIS (ISO-2022-JP) EUC-JP Shift_JIS UTF-8 UTF-16 HTML マークアップ言語 XML SGML 検索できるファイルのサイズの上限は 50MBです 全文検索サーバーは 検索対象のファイルからテキストのみを抽出してインデックスを作成しま す 抽出されたテキストの先頭から1MBまでを検索できます 暗号化されたPDFファイルも検索できます ただし Acrobat X以降の256-bit AES暗号化には未 対応です 97

98 Unicode私用領域を利用した文字 例 外字 は 検索できない場合があります また 検索結果画 面に正しく表示されない場合があります DocuWorksファイルには 一部未対応の形式があります 詳細は 富士ゼロックス社の次のページで DocuWorksサポートの DocuWorks Content Filter for Linux の情報を参照してください 富士ゼロックスダイレクト ( 全文検索で検索する キーワードをもとに メールアプリケーションを検索します ヘッダーの検索ボックスにキーワードを入力し Enterキーを押すか 虫眼鏡アイコンをクリックします 検索結果が表示されます 必要に応じて検索期間やキーワードを追加して [検索する]をクリックします 検索結果を絞り込めます 何も入力せずに 検索ボックスでEnterキーを押すか 虫眼鏡アイコンをクリックすると そのまま 検索結果 画面に 移動し 検索期間を絞り込んで検索できます 検索できる文字 キーワード 検索できるキーワードは 100文字以下です 複数のキーワードを検索できます 複数のキーワードを指定して AND条件 OR条件またはNOT条件で検索できます キーワード A と B の両方を含むレコードを検索する A と B の間にスペースまたは AND を入力します 例 AB A AND B キーワード A と B のいずれかを含むレコードを検索する A と B の間に OR を入力します 例 A OR B キーワード A を含むが B を含まないレコードを検索する B の前に NOT を入力します 例 A NOT B 98

99 キーワードをひとつずつ " ダブルクォーテーション で囲むと フレーズ検索ができます フレーズ検索を使用すると 指定した順序でキーワードを含むデータのみを 検索結果に表示します 値が1文字の単語は 1文字のキーワードで検索できますが 値が2文字以上の単語は 2文字以 上のキーワードで検索する必要があります 例 日本語 というキーワードを検索する場合 検索可能なキーワード 日本 本語 または 日本語 検索できないキーワード 日 本 または 語 英数字は 単語単位で検索します スペースまたは全角文字で区切られた英数字が単語として 認識されます アルファベットの大文字と小文字は区別されません 例 値が support のデータを検索する場合 検索可能なキーワード support Support 検索できないキーワード sup 一部の記号文字などは 文字列に置き換えた場合も含めて検索されます Unicode正規化 例 検索キーワード ｻｲﾎﾞｳｽﾞ 検索対象 ｻｲﾎﾞｳｽﾞ サイボウズ 検索キーワード ⑳ 検索対象 ⑳ 20 検索キーワード 検索対象 (株) キーワードに句読点以外の全角記号を使用すると 検索できない場合があります 検索結果を確認する 検索結果 画面について説明します 99

100 検索条件として入力した文字列が 太字で表示されます コメントと添付ファイルの内容が検索結果に該当した場合は 太字表示の前に [コメント] [ファイル] の種別 が表示されます 複数のコメントや添付ファイルのあるメールで それぞれのコメントや添付ファイルに検索キーワードを含む場 合は 同じメール内であっても それぞれ１件の検索結果として表示されます 例 検索キーワードが3件のコメントに該当する場合 検索結果は3件表示される システム管理者の設定によって メール一覧の表示対象の期間を区切る機能を使用している場 合があります その場合 一覧画面に[過去のデータ]のドロップダウンリストが表示されます 表示期間を選択した状態で全文検索を行うと メールの検索 画面には 検索対象期間 の表 示と 最新のデータに変更する のリンクが表示されます 最新の期間のメールを検索対象にする場合は 最新のデータに変更する をクリックします 検索対象の期間を変更する場合は [キャンセルする]をクリックして一覧画面に戻り [過去のデ ータ]のドロップダウンリストから期間を選択します 上記の メール一覧の表示対象の期間を区切る機能を使用している場合に 検索対象期間 と 検索期間 で設定した期間がマッチしていないと検索結果が0件になります 絞り込んでいる 検索対象期間 とマッチさせるには 検索期間の 全て を選択してください 100

101 本日が7月8日の場合の例 検索対象期間を絞り込んでいる場合 検索画面の 検索期間 でどの期間を選択しても 検索結 果は 絞り込んでいる検索対象期間の範囲になります 便利な操作 メールアプリケーションの知っておくと便利な操作を説明します メールソースを表示する - 101ページ メールを印刷する - 102ページ メールを絞り込む - 102ページ メールを他のユーザーに通知する - 103ページ メールの添付ファイルを一括ダウンロードする - 105ページ スレッドを使用する - 105ページ CSVファイルを使ってメールデータを管理する - 107ページ メールソースを表示する メールソースを表示すると メールのヘッダー情報を確認できます メールソースには 次の情報が含まれます 送信元のメールソフトの情報 経由してきたメールサーバーの情報 文字コードの種類 101

102 など 添付ファイルが削除されたメールは メールソースを表示できません アプリケーションメニューで メールアプリケーション名 をクリックします メールソースを表示するメールの詳細画面を表示し ソースを見る をクリックします Webブラウザーのファイル保存機能を使って ファイルを保存します 保存したソースファイルをテキストエディタで閲覧します メールを印刷する 印刷用にフォーマットを変更して メールを印刷します アプリケーションメニューで メールアプリケーション名 をクリックします 印刷するメールの詳細画面を表示し その他の操作 > 印刷用画面 の順にクリックします 画面を印刷します Webブラウザーの印刷機能を利用して印刷します メールを絞り込む メールの一覧画面で 表示するメールを絞り込みます 作業が未処理のメールや 自分が担当者としてアサインされているメールを絞り込んだりできます 絞り込みに使用できる項目は 次のとおりです 処理状況 確認者 担当者 メール項目 管理者が項目を設定している場合に表示されます アプリケーションメニューで メールアプリケーション名 をクリックします 各ドロップダウンリストで 絞り込む項目を選択します 102

103 絞り込まれた結果を確認します メールのタイトルをクリックすると メールの詳細画面が表示されます クラウド版の場合 システム管理者の設定により 期間を区切って検索ができる場合があります 過去のデータ のドロップダウンリストが表示されている場合は 期間を選択して 絞り込みを行 ってください メールを他のユーザーに通知する 他のユーザーにメールの情報を通知できます メールの対応を依頼する場合や メールワイズ に常時接続していないユーザーへの連絡などに便利です メールアプリケーションのメール通知の詳細は 次のページを参照してください メールアプリケーションのメール通知を設定する ( admin_app/mail/operation.html#anchor02) メールを他のユーザーに通知する - 103ページ メール通知を確認する - 104ページ メールを他のユーザーに通知する メールアプリケーションのメール通知を 他のユーザーに送信します アプリケーションメニューで メールアプリケーション名 をクリックします 通知するメールの詳細画面を表示します その他の操作 > 他のユーザーに通知する の順にクリックします 必要な項目を設定し 通知する をクリックします 設定項目 項目 説明 通知先 通知するユーザーを選択します 通知先をコメントで残す 通知メールのコメント欄に 通知先を表示する場合に 選択します 103

104 コメント 通知メールに記載するコメントを入力します メール通知を確認する メール通知は メールとして送信される場合と連携システムからの通知として送信される場合があります 通知の種類ごとに 通知からメールアプリケーションを表示するまでの方法を説明します メールとして送信された通知で確認する 例 メール通知をサイボウズ Officeで受信した場合 連携システムからの通知として送信された通知で確認する 例 パッケージ版 サイボウズ Officeと連携している場合 連携システムからの通知の一覧でリンクをクリックすると 該当するメールが表示されます メールワイズの通知をサイボウズ製品で受信する ( linkage.html#anchor02) 104

105 サイボウズ Officeのトップページで通知を確認する サイボウズ Officeのトップページの お知らせ 欄でメールワイズの更新情報を確認できます この機能は 必要な条件を満たす場合のみ有効です 必要な条件については 次のリンク先を参照してください Office 10 連携先がメールワイズ 5の場合 ( as_cybozu.html#link02) サイボウズ Office ドメインが同じ場合 ( as_cybozu.html#link022) メールの添付ファイルを一括ダウンロードする 受信メールや送信メールに添付されている複数のファイルを一括でダウンロードできます 一括でダウンロードするファイルは zip形式に圧縮されます 編集中のメールの添付ファイルはダウンロードできません アプリケーションメニューで メールアプリケーション名 をクリックします 添付ファイルを一括ダウンロードするメールの詳細画面を表示し その他の操作 > 添付ファイルの一 括ダウンロード の順にクリックします Webブラウザーの表示に従い ファイルを任意のフォルダーに保存します ダウンロードしたファイルを使用する場合は 圧縮ファイルを解凍ツールなどで解凍します zipファイルに格納されるファイルの更新日時は zipファイルをダウンロードした時点のサーバー日時です zipファイル内に同名のファイルがあった場合 連番が付与されます 連番は更新日時の早い順に ファイル名 の末尾に(2) (3) (4) の順に付与されます スレッドを使用する スレッドとは スレッドとは あるメールに対して返信した場合に 元となるメール(親メール)と返信したメール(子メール)の関係や 履歴を示す機能です メールの詳細画面でスレッドを表示する設定にすると スレッド 欄が表示されます 105

106 スレッドの仕様 - 106ページ スレッドを修正する - 106ページ スレッドの仕様 スレッドは メールヘッダー情報の In-Reply-to の値をもとに システムが自動的に設定します メールソフトによっては メールヘッダー情報に In-Reply-to: がない場合があります この場合 スレッドは自動的に設定されません 必要に応じて 手動でスレッドを設定します In-Reply-to とは In-Reply-to は 表示しているメールが どのメールに対する返信メールかを示すヘッダーフィー ルドです 通常は 返信対象メールの Message-ID が引用されます スレッドを修正する メールの親として設定されているメールをほかのメールに変更したり 親と子の関係を削除したりできます アプリケーションメニューで メールアプリケーション名 をクリックします スレッドを修正する子メールの詳細画面を表示します その他の操作 > スレッドを修正する の順にクリックします 親メールに設定するメールを選択します 親と子の関係を削除する場合や 親メールを設定しない場合は 親メールを設定しない をクリックします 確認画面で はい をクリックします 106

107 作成中のメールは スレッドを修正できません スレッドの修正対象のメールの子メール(孫メール)を 親メールとして選択できません CSVファイルを使ってメールデータを管理する メールデータをCSVファイルで管理します メールデータをファイルに書き出す - 107ページ メールデータをファイルに書き出す メールデータをCSVファイルに書き出します 送受信したメールのバックアップを取ることができます 操作を開始する前に CSVファイルのフォーマットを確認してください CSVファイルのフォーマット メールデータ - 22ページ アクセス権の設定により 操作できない場合があります CSVファイルに書き出したメールデータを読み込むことはできません アプリケーションメニューで メールアプリケーション名 をクリックします 一覧画面で ファイル出力 をクリックします 必要な項目を設定し 書き出す をクリックします ファイル名を指定してデータを保存します ファイル名を指定してデータを保存します 設定項目 種類 項目 説明 書き出すメールの種類を次の中か ら選択します 出力内容 対象 受信メール1 送信メール 送受信メール 107

108 フォルダ 対象 項目で選択したメールの中 から さらにフォルダー名で書き出 すメールを絞り込みます サブフォルダも対象とする を選 択すると サブフォルダー内のメー ルも併せて書き出せます 期間 指定した期間に処理されたメール を書き出します メールを全て出力する 出力内容 欄で指定した条件に 合致するメールをすべて書き出し ます メールを絞り込んで出力する 出力内容 欄で指定した条件に 合致するメールの中から さらに 条件を設定し メールを絞り込み ます 出力条件 書き出す項目を選択します 書き出す項目の種類は メール 情報 と 顧客情報 があります 出力項目 その他の設定先頭行に項目名を 書き出す CSVファイルの先頭行に項目名を 書き出す場合に選択します 文字コード書き出す CSVファイルの文字コードを選択 します その他の設定 1 受信メールを書き出す場合 そのメールに対する返信メールの次の項目を併せて書き出せます 返信日時 返信メールの本文 電話履歴 訪問履歴 電話履歴は お客様への電話対応の履歴を管理するアプリケーションです 訪問履歴は お客様への訪問履歴を管理するアプリケーションです 電話履歴および訪問履歴の使いかたを説明します 画面の見かた 電話履歴 - 109ページ 訪問履歴 - 112ページ 108

109 電話履歴 訪問履歴を操作する 履歴を閲覧する - 115ページ 履歴を作成する - 115ページ コメントを書き込む - 117ページ 履歴を変更する - 117ページ 履歴を削除する - 118ページ 電話履歴/訪問履歴を検索する 履歴を検索する - 118ページ 検索履歴を使用する - 119ページ 設定項目と検索条件 - 119ページ 便利な操作 履歴を印刷する - 122ページ 履歴を絞り込む - 123ページ 履歴を他のユーザーに通知する - 123ページ CSVファイルを使って履歴データを管理する - 124ページ 画面の見かた 電話履歴および訪問履歴の画面の見かたを説明します 電話履歴 - 109ページ 訪問履歴 - 112ページ 電話履歴 電話履歴の画面の見かたを説明します 一覧画面 - 110ページ 詳細画面 - 111ページ 109

110 一覧画面 電話履歴の一覧画面の見かたを説明します パーツ 番号 パーツ 説明 電話履歴を作成する 履歴を追加します 電話履歴を検索する クリックすると 詳細検索画面が表 示されます ファイル入出力 CSVファイルを使って 履歴データ を読み込んだり 書き出したりしま す 絞込 表示する履歴を絞り込みます 履歴データのタイトル クリックすると 履歴データの詳細 画面が表示されます クリックすると 詳細検索画面が表 示されます アドレス帳検索 件数表示送り 110 ボタンの横のドロップダウンリスト で検索対象を指定して キーワー ド検索をすることもできます 運用管理で設定した表示件数ごと に 履歴一覧の件数表示送りがで きます

111 詳細画面 電話履歴の詳細画面の見かたを説明します 一覧画面で説明している内容と重複している項目は 説明を省略しています パーツ 番号 パーツ 説明 印刷する 印刷用にフォーマットを変更して 履歴を印刷します 変更する 履歴の内容を変更します 削除する 履歴を削除します 再利用作成 表示している履歴を利用して 新 しい履歴を作成します 他のユーザーに通知する 他のユーザーに この履歴への通 知メールを送信します ユーザー名 年/月/日(曜日)/時刻 履歴の作成者と作成日時です 日時 電話対応をした日時です 顧客 顧客や会社がアドレス帳に登録さ れている場合に この履歴との紐 付けをします 問い合わせ内容1 電話での問い合わせ内容です 111

112 回答内容1 電話で回答した内容です 対応所要時間(分)1 電話での対応に要した時間です 添付ファイル 添付ファイルがある場合 ファイル 名が表示されます 最終更新 最終更新者と最終更新日時です コメント 電話対応に関するやり取りやメモ です コメントを書き込むこともでき ます 1 電話履歴のカスタマイズ項目です 管理者の設定によって 表示されるカスタマイズ項目は異なります 履歴データの項目を設定する ( operation.html#anchor012) 訪問履歴 訪問履歴の画面の見かたを説明します 一覧画面 - 112ページ 詳細画面 - 113ページ 一覧画面 訪問履歴の一覧画面の見かたを説明します パーツ 112

113 番号 パーツ 説明 訪問履歴を作成する 履歴を追加します 訪問履歴を検索する クリックすると 詳細検索画面が表 示されます ファイル入出力 CSVファイルを使って 履歴データ を読み込んだり 書き出したりしま す 絞込 表示する履歴を絞り込みます 履歴データのタイトル クリックすると 履歴データの詳細 画面が表示されます クリックすると 詳細検索画面が表 示されます アドレス帳検索 件数表示送り ボタンの横のドロップダウンリスト で検索対象を指定して キーワー ド検索をすることもできます 運用管理で設定した表示件数ごと に 履歴一覧の件数表示送りがで きます 詳細画面 訪問履歴の詳細画面の見かたを説明します 一覧画面で説明している内容と重複している項目は 説明を省略しています パーツ 113

114 番号 パーツ 説明 印刷する 印刷用にフォーマットを変更して 履歴を印刷します 変更する 履歴の内容を変更します 削除する 履歴を削除します 再利用作成 表示している履歴を利用して 新 しい履歴を作成します 他のユーザーに通知する 他のユーザーに この履歴への通 知メールを送信します ユーザー名 年/月/日(曜日)/時刻 履歴の作成者と作成日時です 日時 顧客を訪問した日時です 顧客 顧客や会社がアドレス帳に登録さ れている場合に この履歴との紐 付けをします 参加者1 顧客を訪問したユーザーです 目的1 訪問の目的です 打ち合わせ内容1 打ち合わせの内容です 課題1 訪問時に挙がった課題などです 添付ファイル 添付ファイルがある場合 ファイル 名が表示されます 最終更新 履歴データの最終更新日時です コメント 訪問履歴に関するやり取りやメモ です コメントを書き込むこともでき ます 1 訪問履歴のカスタマイズ項目です 管理者の設定によって 表示されるカスタマイズ項目は異なります 履歴データの項目を設定する ( operation.html#anchor012) 114

115 電話履歴 訪問履歴を操作する 電話履歴および訪問履歴の基本的な操作方法を説明します アクセス権の設定によって 操作できない機能があります 履歴を閲覧する - 115ページ 履歴を作成する - 115ページ コメントを書き込む - 117ページ 履歴を変更する - 117ページ 履歴を削除する - 118ページ 履歴を閲覧する 一覧画面から閲覧する履歴を選択して 履歴の詳細を確認します アプリケーションメニューで 電話履歴 または 訪問履歴 をクリックします 閲覧する履歴のタイトルをクリックします 画面の見かた - 109ページ 履歴を作成する 新しい履歴を作成する手順を説明します アプリケーションメニューで 電話履歴 または 訪問履歴 をクリックします 次のどちらかをクリックします 電話履歴の場合 電話履歴を作成する 訪問履歴の場合 訪問履歴を作成する 必要な項目を設定し 作成する をクリックします 設定項目 種類 説明 115

116 日時 電話対応をした日時を設定しま す 件名 履歴のタイトルを入力します 顧客を追加する をクリックし 顧客 電話 履歴 対応した顧客をアドレス帳から検 索して設定します アドレス帳に新しい顧客として追 加することもできます 問い合わせ内容1 電話での問い合わせ内容を入力 します 回答内容1 電話で対応した内容を入力しま す 対応所要時間(分)1 電話対応に要した時間を入力しま す 添付ファイル ファイルを添付します 日時 顧客を訪問した日時を設定しま す 件名 履歴のタイトルを入力します 顧客を追加する をクリックし 顧客 訪問 履歴 116 対応した顧客をアドレス帳から検 索して設定します アドレス帳に新しい顧客として追 加することもできます 参加者1 顧客を訪問したユーザーを選択し ます 目的1 訪問の目的を入力します 打ち合せ内容1 打ち合せの内容を入力します 課題1 訪問して浮上した課題を入力しま す 添付ファイル ファイルを添付します

117 1 カスタマイズ項目です 管理者の設定によって 表示されるカスタマイズ項目は異なります 履歴データの項目を設定する ( operation.html#anchor012) アドレス帳に登録されている会社データや顧客データを元に 履歴を作成することもできます 操 作は アドレス帳の詳細画面で行います 詳細は次のページを参照してください 顧客や会社に紐付く履歴を閲覧する - 134ページ 履歴を再利用して 新しい履歴を作成する 既存の履歴の内容を利用して 新しい履歴を作成する手順は 次のとおりです 再利用する履歴の詳細画面で 再利用作成 をクリックします 必要な項目を設定し 作成する をクリックします コメントを書き込む 履歴にコメントを書き込みます 顧客への対応をやり取りするのに便利です アプリケーションメニューで 電話履歴 または 訪問履歴 をクリックします コメントを書き込む履歴をクリックし コメント欄にメッセージを入力します 書き込む をクリックします コメントは各発言ごとに改行して表示されます コメントごとの区切りにはコメントを示すアイコン や が 表示されますが コメント入力時に コメントの発言者の名前を一緒に書き込むと より区別しやすくなります 自分が書き込んだコメントに表示されます 他のユーザーが書き込んだコメントに表示されます 自分が書き込んだコメントのみ削除できます 履歴を変更する 履歴の内容を変更する手順を説明します アプリケーションメニューで 変更する履歴をクリックし 電話履歴 または 訪問履歴 をクリックします 変更する をクリックします 117

118 必要な項目を設定し 変更する をクリックします 履歴を削除する 履歴を削除する手順を説明します 削除した履歴は元に戻せません 重要な履歴は 削除する前にCSV ファイルに書き出して保存してください CSVファイルを使って履歴データを管理する - 124ページ アプリケーションメニューで 削除する履歴をクリックし 電話履歴 または 訪問履歴 をクリックします 削除する をクリックします 確認画面で はい をクリックします 電話履歴/訪問履歴を検索する 電話履歴や訪問履歴を検索する方法を説明します 履歴を検索する - 118ページ 検索履歴を使用する - 119ページ 設定項目と検索条件 - 119ページ 履歴を検索する 検索期間や検索条件を設定して 履歴を検索します アプリケーションメニューで 電話履歴 または 訪問履歴 をクリックします 次のどちらかをクリックします 電話履歴の場合 電話履歴を検索する 訪問履歴の場合 訪問履歴を検索する 必要な項目を設定し 検索する をクリックします 118

119 設定項目と検索条件 - 119ページ 検索結果を確認します 画面下部に検索結果が表示されます 表示された履歴のタイトルをクリックすると 詳細画面が表示されます 条件を変更して検索する場合は 条件を修正し 検索する をクリックします 検索履歴を使用する 一度検索した条件は 履歴として保存されます 過去に検索した条件の履歴を使用して検索できます 検索履歴の候補は 20件まで表示されます 20件を超えると 一覧の末尾から削除されます 新たに使用した条件は 一覧の先頭に表示されます 同じ条件の検索候補は 1件にまとめられます 詳細検索画面で 履歴を見る をクリックします 検索する期間と条件の 検索する をクリックします 検索結果を確認します 設定項目と検索条件 設定項目 項目 説明 検索期間 検索対象とする期間を選択します 検索条件 キーワード検索と詳細検索ができます キーワード検索の対象は次のとおりです 件名 顧客 コメント タイプが 文字列 のカスタマイズ項目 キーワード検索では and検索ができます キーワードをひとつずつ " ダブルクォーテーショ ン で囲むと フレーズ検索ができます フレーズ検索を使用すると 指定した順序でキー ワードを含むデータのみを 検索結果に表示しま す 119

120 詳細検索を選択すると 条件を設定して検索が できます 詳細検索の項目 項目 日時 説明 入力値制限 電話対応をした日 付や時間を指定し ます (日付選択)を選ぶ と 日付を直接指 定できます 指定方法 以降 以前 と同じ と異なる 履歴の作成者を選 択します 作成者 番号 電話 履歴 検索の基準になる 履歴の番号を入力 します 100 文字 (直接入力の場合) と同じ と異なる 整数9桁 より大きい 以上 より小さい 以下 と同じ と異なる 100文字 を含む を含まない と同じ と異なる 件名 履歴のタイトルを 入力します 顧客 顧客の情報を入力 します 100文字 を含む を含まない と同じ と異なる 添付ファイル名 添付ファイルの名 前を入力します 100文字 を含む を含まない 100文字 を含む を含まない と同じ と異なる コメント 120 作成者は メール ワイズのユーザー から選択するか 直接入力で指定し ます コメント内の文字 列を入力します

121 (カスタマイズ項 目)1 日時 電話履歴のカスタ マイズ項目が設定 されている場合の み表示されます 入力欄は 項目名 か 直接入力で指 定します 100文字 (直接入力の場合) 顧客を訪問した日 付や時間を指定し ます (日付選択)を選ぶ 以降 以前 と同じ と異なる と 日付を直接指 定できます 作成者 履歴の作成者を選 択します 作成者は メール ワイズのユーザー から選択するか 直接入力で指定し ます を含む を含まない と同じ と異なる 100 文字 (直接入力の場合) と同じ と異なる 整数9桁 より大きい 以上 より小さい 以下 と同じ と異なる 100文字 を含む を含まない と同じ と異なる 番号 検索の基準になる 履歴の番号を入力 します 件名 履歴のタイトルを 入力します 顧客 訪問した顧客の情 報を入力します 100文字 を含む を含まない と同じ と異なる 添付ファイル名 添付ファイルの名 前を入力します 100文字 を含む を含まない 100文字 を含む を含まない と同じ と異なる 訪問 履歴 コメント コメント内の文字 列を入力します 121

122 (カスタマイズ項 目)2 訪問履歴のカスタ マイズ項目が設定 されている場合の み表示されます 入力欄は 項目名 か 直接入力で指 定します 100文字 (直接入力の場合) を含む を含まない と同じ と異なる 1 電話履歴では 初期値として次のカスタマイズ項目が設定されています 問い合わせ内容 回答内容 対応所要時間(分) 2 訪問履歴では 初期値として次のカスタマイズ項目が設定されています 参加者 目的 打ち合せ内容 課題 便利な操作 電話履歴および訪問履歴の知っておくと便利な操作を説明します 履歴を印刷する - 122ページ 履歴を絞り込む - 123ページ 履歴を他のユーザーに通知する - 123ページ CSVファイルを使って履歴データを管理する - 124ページ 履歴を印刷する 印刷用にフォーマットを変更して 履歴を印刷します アプリケーションメニューで 電話履歴 または 訪問履歴 をクリックします 印刷する履歴の詳細画面を表示し 印刷する をクリックします 画面を印刷します Webブラウザーの印刷機能を利用して印刷します 122

123 履歴を絞り込む 履歴の一覧画面で 表示する履歴を絞り込みます 絞込のメニューは 管理者によって設定されています 絞込を設定する ( アプリケーションメニューで 電話履歴 または 訪問履歴 をクリックします ドロップダウンリストから 絞込のメニューを選択します 絞り込まれた結果を確認します 履歴の件名をクリックすると 詳細画面が表示されます 履歴を他のユーザーに通知する 他のユーザーに 履歴への通知メールを送信します この機能を使用すると 常時メールワイズにアクセスしていないユーザーに 履歴の情報を知らせることができま す メールアドレスが設定されていないユーザーには 通知は送信できません 電話履歴または訪問履歴のメール通知の詳細は 次のページを参照してください 電話履歴または訪問履歴のメール通知を設定する ( admin_app/form/operation.html#anchor041) アプリケーションメニューで 電話履歴 または 通知する履歴の詳細画面を表示し 訪問履歴 をクリックします 他のユーザーに通知する をクリックします 必要な項目を設定し 通知する をクリックします メール通知の例は 次のページで紹介しています メール通知を確認する - 104ページ 123

124 設定項目 項目 説明 通知先 通知するユーザーを選択します 通知先をコメントで残す 履歴のコメント欄に 通知先を表示する場合に選択し ます コメント 通知メールに記載するコメントを入力します CSVファイルを使って履歴データを管理する CSVファイルを読み込んで履歴データを追加したり 履歴データをCSVファイルに書き出したりできます アクセス権の設定により 操作できない場合があります CSVファイルを読み込む - 124ページ 履歴データをファイルに書き出す - 125ページ CSVファイルを読み込む CSVファイルを読み込み 履歴データを追加したり 更新したりします 履歴データを一度にまとめて更新するときに便利です 操作を開始する前に CSVファイルに関する注意点やCSVファイルのフォーマットを確認してください CSVファイルに関する注意点 CSVファイルを作成するときの注意点 - 20ページ CSVファイルを読み込むときの注意点 - 20ページ 電話履歴データをCSVファイルから読み込むときの注意 - 27ページ 訪問履歴データをCSVファイルから読み込むときの注意 - 31ページ CSVファイルのフォーマット 電話履歴データ - 25ページ 訪問履歴データ - 29ページ アプリケーションメニューで 電話履歴 または 訪問履歴 をクリックします 一覧画面から ファイル入出力 > 履歴データの読み込み の順にクリックします 必要な項目を設定し 次へ» をクリックします CSVファイルの内容を確認し 読み込む をクリックします 124

125 設定項目 項目 説明 ファイル 読み込むCSVファイルを選択します 読み込む項目 読み込む項目を選択します 先頭行を項目名として無視する CSVファイルの先頭行を項目名として無視する場合 に選択します 文字コード 読み込むCSVファイルの文字コードを選択します 履歴データをファイルに書き出す 履歴データをCSV ファイルに書き出します 操作を開始する前に CSV ファイルのフォーマットを確認してください CSVファイルのフォーマット 電話履歴データ - 25ページ 訪問履歴データ - 29ページ アプリケーションメニューで 電話履歴 または 一覧画面から ファイル入出力 > 履歴データの書き出し の順にクリックします 訪問履歴 をクリックします 必要な項目を設定し 書き出す をクリックします ファイル名を指定してデータを保存します 設定項目 項目 出力対象 説明 期間 書き出す対象とするデータの登録 日を期間で指定します ***履歴を全て出力する1 出力対象 欄で指定した履歴デ ータをすべて書き出します ***履歴を絞り込んで出力する1 出力対象 欄で指定した履歴デ ータから さらに条件を設定し 書 き出すデータを絞り込みます 出力条件 125

126 出力項目 書き出す項目を選択します 先頭行に項目名を書き出す CSVファイルの先頭行に項目名を 書き出す場合に選択します 文字コード 書き出すCSVファイルの文字コー ドを選択します その他の設定 1 操作するアプリケーションによって *** 部分が 電話 または 訪問 に変わります アドレス帳 アドレス帳は メールワイズを使ってやり取りする顧客や会社の情報を管理するアプリケーションです 管理者が 利用用途に応じて 顧客データや会社データの項目にカスタマイズ項目を設定したり 会社項目を使用 しない設定にしている場合があります 項目ごとにアクセス権も設定できます メールの一覧画面に表示される宛先や差出人は アドレス帳に登録した名前で表示することもできます 詳細は 次のページを参照してください 画面の表示を設定する ( アドレス帳では 顧客ごと または会社ごとに 次のアプリケーションの対応履歴を時系列で確認できます メールアプリケーション 電話履歴 訪問履歴 一斉配信 また 顧客データを元に 一斉配信したり 電話履歴や訪問履歴を作成したりできます アドレス帳の使いかたを説明します 画面の見かた 一覧画面 - 127ページ 詳細画面 - 130ページ アドレス帳を操作する 顧客や会社の詳細情報を閲覧する - 134ページ アドレスデータを追加する - 135ページ 部課を設定する - 138ページ アドレスデータを変更する - 140ページ 顧客や会社の情報を削除する - 141ページ 126

127 アドレス帳を検索する 検索ボックスを使って顧客や会社情報を検索する - 142ページ よみから顧客や会社情報を検索する(クリック検索) - 147ページ 便利な操作 顧客や会社情報を印刷する - 148ページ 表示する顧客や会社情報を絞り込む - 148ページ CSVファイルを使ってアドレス帳のデータを管理する - 149ページ 画面の見かた アドレス帳の画面の見かたを説明します 会社の項目を使用している場合と 使用していない場合で 表示内容が 異なります 会社の項目を使用しない設定になっていても 以前の設定で会社の項目に情報を入力していた場合は 会社の情 報が表示されます 一覧画面 - 127ページ 詳細画面 - 130ページ 一覧画面 アドレス帳の会社や顧客の一覧画面の見かたを説明します 127

128 会社の項目を使用している場合 会社の項目を使用していない場合 パーツ 番号 パーツ 会社を登録する 128 説明 新しい会社デ ータを追加しま す 会社項目 会社項目 使用時1 不使用時1

129 顧客を登録する 新しい顧客デ ータを追加しま す ファイル入出力 CSVファイルを 使って アドレ スデータを読 み込んだり 書 き出したりしま す 検索キーワードの入力欄 キーワードを入 力し Enterキ ーを押すと ア ドレス帳を検索 します クリック検索 クリックした文 字と顧客デー タの よみ を 頭文字から比 較し 一致する アドレスデータ を表示します 登録されてい る会社データ が表示されま す アドレス グループ (担 当) 担当者が 自分の会 社データ です 会社 一覧 会社 グループ 名 会社グル ープに所 属している 会社デー タです 顧客一覧 登録されてい る顧客データ 129

130 が表示されま す (担 当) 担当者が 自分の顧 客データ です 顧客 グループ 名 顧客グル ープに所 属している 顧客デー タです 絞込 アドレスデータ を絞り込みま 顧客名 クリックすると 顧客データの 詳細画面が表 示されます 件数表示送り 20件ごとに ア ドレス一覧の 件数表示送り ができます す 1 は表示あり は表示なしを表します 詳細画面 アドレス帳の会社や顧客の詳細画面の見かたを説明します 130

131 会社の項目を使用している場合 会社の項目を使用していない場合 パーツ 番号 パーツ 作成する 説明 表示している 顧客宛にメー ルを作成しま す 会社項目 会社項目 使用時1 不使用時1 131

132 電話履歴の作成 表示している 顧客の電話履 歴を作成しま す 訪問履歴の作成 表示している 顧客の訪問履 歴を作成しま す 印刷する 印刷用にフォ ーマットを変更 して アドレス データを印刷し ます 顧客を登録する 表示している 会社に所属す る 新しい顧客 を追加します 部課の設定 表示している 会社に所属す る部課を追加 します 表示している 会社に所属す る顧客や部課 です クリックすると 詳細情報が表 示されます キーワードを入 力し Enterキ ーを押すと ア ドレス帳を検索 します 変更する 顧客データを 変更します 別の会社に所 属させる 顧客が所属す る会社を変更 します 会社名 顧客名 部課名 検索キーワードの入力欄 顧客データ 132

133 削除する 顧客データを 削除します 履歴を見る 顧客に対す る メールや電 話などの対応 履歴が表示さ れます 配信停止 メールの配信 が停止されて いる顧客に表 示されます 変更する 会社データを 変更します 削除する 会社データを 削除します 履歴を見る 会社に対す る メールや電 話などの対応 履歴が表示さ れます 会社データ 1 は表示あり は表示なしを表します 会社の項目を使用しない設定に変更する前に 会社データを登録していた場合は 会社データ 欄が表示されます アドレス帳を操作する アドレス帳の基本的な操作方法を説明します アクセス権の設定によって 操作できない機能があります 管理者の設定によって アドレスデータの一部の項目が表示されない場合があります 顧客や会社の詳細情報を閲覧する - 134ページ アドレスデータを追加する - 135ページ 部課を設定する - 138ページ アドレスデータを変更する - 140ページ 133

134 顧客や会社の情報を削除する - 141ページ 顧客や会社の詳細情報を閲覧する アドレス帳に登録されている 会社や顧客の情報を確認します 顧客や会社の詳細情報を閲覧する - 134ページ 顧客や会社に紐付く履歴を閲覧する - 134ページ 顧客や会社の詳細情報を閲覧する 顧客や会社の詳細を確認します アプリケーションメニューで アドレス帳 をクリックします 画面左で 閲覧するアドレスグループをクリックします 画面の見かた - 127ページ 閲覧する 会社名 または 顧客名 をクリックします 詳細情報を閲覧します 顧客や会社に紐付く履歴を閲覧する 顧客または会社に対する メールや電話などの対応履歴を確認します アプリケーションメニューで アドレス帳 をクリックします 履歴を閲覧する会社または顧客を選択します 履歴を見る をクリックします 134

135 設定項目 項目 説明 種別 表示する履歴データをアプリケーションごとに絞り 込みます 表示 詳細情報 を選択すると コメントや対応した内容 などが表示されます 履歴の件名をクリックし 履歴の詳細を確認します アドレスデータを追加する 新しいアドレスデータを登録する手順を説明します 会社データを追加する - 135ページ 顧客データを追加する - 136ページ 会社データを追加する アドレス帳に会社データを追加します 会社データは 会社情報のみを登録したり 会社に所属する顧客を含めて登録したりできます アプリケーションメニューで アドレス帳 をクリックします 会社を登録する をクリックします 必要な項目を設定し 登録する をクリックします 設定項目 項目 説明 会社グループ 会社グループを選択します 管理者がグループを設定している場合に表示され ます 会社コード 会社コードを入力します 管理者が会社コードの設定を手動設定に設定して いる場合にのみ 表示されます 135

136 会社名 会社名を入力します 会社名のよみを入力します よみを設定すると クリック検索 を利用できます 会社よみ よみから顧客や会社情報を検索する(クリック 検索) - 147ページ 電話番号1 会社の電話番号を入力します 複数の電話番号を登録する場合は 1行に1つずつ 入力します 住所2 会社の住所を入力します URL2 会社のHPサイトなど 関連するサイトのURL を入 力します 業種2 会社の業種を設定します 担当 会社の担当者をユーザーから選択します 添付ファイル ファイルを添付します 1 電話番号は ハイフン - を含めて登録することも 含めずに登録することもできます 電話番号を対象に検索する場合には ハイフン - は検索対象からは除外されます たとえば xxxx というように - を付けて登録しても xxxx というように - を付けずに 登録しても 検索結果は変わりません また 検索する場合は 半角 全角を区別せずに検索します 2 カスタマイズ項目です 管理者の設定によって 表示される項目や項目名が変わる場合があります 会社データの登録後 会社の詳細画面で 顧客を登録する をクリックすると 会社に所属する 顧客を登録できます 会社データを登録後 会社に所属する部課を設定できます 詳細は次のページを参照してくださ い 部課を設定する - 138ページ 顧客データを追加する アドレス帳に顧客データを追加します 顧客データは 顧客の個人情報のみを登録したり 顧客が所属する会社の情報を含めて登録したりできます ここでは 顧客が所属する会社の情報を含めて登録したりできます アプリケーションメニューで 136 アドレス帳 をクリックします

137 顧客を登録する をクリックします 必要な項目を設定し 登録する をクリックします 設定項目 項目 説明 顧客グループ 顧客グループを選択します 管理者がグループを設定している場合に表示され ます 顧客コード 顧客コードを入力します 管理者が顧客コードの設定を手動設定に設定して いる場合にのみ 表示されます 名前 顧客名を入力します 顧客名のよみを入力します よみを設定すると クリック検索 を利用できます よみ 電話番号 メールアドレス よみから顧客や会社情報を検索する(クリック 検索) - 147ページ 顧客の電話番号を入力します 複数の電話番号を登録する場合は 1行に1つずつ 入力します 顧客のメールアドレスを入力します 複数のメールアドレスを登録する場合は 1行に1 つずつ入力します 入力したすべてのメールアドレスに対するメール が 顧客への対応履歴として保存されます 顧客への対応履歴を確認する - 88ページ 配信停止 配信メールの送信を停止する場合に選択します メモ1 顧客に関するメモを入力します 担当 顧客の担当者をメールワイズの登録ユーザーから 選択します 添付ファイル ファイルを添付します 1 カスタマイズ項目です 管理者の設定によって 表示される項目や項目名が変わる場合があります 137

138 登録した顧客を会社に所属されるかどうかの確認するメッセージが表示されたら OK をクリックします 会社に未所属の顧客として登録する場合は キャンセル をクリックします 顧客が所属する会社を選択します 確認画面で はい をクリックします 部課を設定する 登録されている会社データに部課を設定します 作成した部課は アドレスの詳細画面の左側に表示されます 部署ごとに顧客を管理できます 部課を追加する - 138ページ 顧客が所属する部課を設定する - 139ページ 部課名を変更する - 139ページ 顧客が所属する部課を変更する - 139ページ 部課を削除する - 140ページ 部課を追加する 会社データに部課を追加します アプリケーションメニューで アドレス帳 をクリックします 部課を追加する会社を選択します 138

139 [部課の設定]をクリックし 部課を追加する をクリックします 部課名を入力し 追加する をクリックします 顧客が所属する部課を設定する 顧客データに 顧客が所属する部課を設定します 顧客データに 顧客が所属する会社が登録されていない場合は 顧客が所属する会社を設定したあとに 顧客が 所属する部課を設定します 所属する会社を変更する - 141ページ アプリケーションメニューで アドレス帳 をクリックします 部課を設定する顧客を選択します 顧客データ欄で 変更する をクリックし 部課 項目で顧客が所属する部課をドロップダウンリストから選択 します 変更する をクリックします 部課名を変更する 会社の部課名を変更します 部課名は 顧客の詳細画面でも変更できます アプリケーションメニューで アドレス帳 をクリックします 部課を設定する顧客を選択します [部課の設定]をクリックし 変更する部課の 変更する をクリックします 部課名を入力し 変更する をクリックします 部課の表示順を変更する場合は 部課の設定 画面で 部課の順番変更 をクリックします ShiftキーやCtrlキーを押しながら選択することで 複数の部課を選択できます 部課の表示順を 設定し 変更する をクリックすると 順番変更の結果が反映されます 顧客が所属する部課を変更する 顧客が所属する部課を変更します アプリケーションメニューで アドレス帳 をクリックします 139

140 所属する部課を変更する顧客を選択します 顧客データ欄で 変更する をクリックし 部課 項目で顧客が所属する部課をドロップダウンリストから選択 します 変更する をクリックします 部課に所属する顧客の表示順を変更する場合は 部課の設定 画面で 所属する顧客の 順番変更 をクリックします 部課に所属しない顧客の表示順を変更する場合は 部課の設定 画面で 会社直下に所 属する顧客の順番変更 をクリックします ShiftキーやCtrlキーを押しながら選択することで 複数の顧客を選択できます 顧客の表示順を 設定し 変更する をクリックすると 順番変更の結果が反映されます 部課に所属する顧客の表示順を よみ 順に変更する場合は 順番変更の画面で 並び替える をクリックします 部課を削除する アドレス帳から部課を削除します 部課を削除すると 削除した部課に所属する顧客は 部課に未所属の顧客になり 会社直下に所 属する顧客になります アプリケーションメニューで アドレス帳 をクリックします 部課名を削除する会社を選択します 部課の設定 をクリックし 削除する部課 削除する をクリックします 確認画面で はい をクリックします アドレスデータを変更する アドレスデータを変更する手順を説明します 顧客や会社情報を変更する - 141ページ 140

141 所属する会社を変更する - 141ページ 顧客や会社情報を変更する アドレス帳に登録されている会社や顧客の情報を変更します アプリケーションメニューで アドレス帳 をクリックします 変更する会社または顧客を選択します 変更する をクリックします 必要な項目を設定し 変更する をクリックします 所属する会社を変更する 顧客が所属する会社を変更します アプリケーションメニューで アドレス帳 をクリックします 所属する会社を変更する顧客を選択します 会社に所属させる または 別の会社に所属させる をクリックします 所属する会社を選択します 会社に所属させない場合は 会社に所属しない をクリックします 顧客が所属する会社を新しく登録する場合は 会社を登録する をクリックします 確認画面で はい をクリックします 顧客や会社の情報を削除する 顧客や会社の情報をアドレス帳から削除する手順を説明します 削除したアドレスは元に戻せません 重要なアドレスは 削除する前にCSVファイルに書き出して保存してください CSVファイルを使ってアドレス帳のデータを管理する - 149ページ 会社データを削除すると 電話履歴や訪問履歴に関連付けられた会社データも削除されます 141

142 会社データを削除しても 削除された会社に所属する顧客データは削除されません 会社に所属 しない未所属のユーザーとして アドレス帳に残ります アドレス帳検索を使用して 条件に合致した会社や顧客を削除できます アプリケーションメニューで アドレス帳 をクリックします 削除する会社データまたは顧客データを表示し 削除する をクリックします 確認画面で はい をクリックします 顧客や会社情報を検索する 検索期間や検索条件を設定して 顧客や会社情報を検索します 検索ボックスを使って顧客や会社情報を検索する - 142ページ よみから顧客や会社情報を検索する(クリック検索) - 147ページ 検索ボックスを使って顧客や会社情報を検索する 顧客情報の検索方法には 検索対象を選択してからキーワードを入力する簡易な検索と 検索条件を細かく設定 する詳細検索の2種類があります 簡易な検索では 次の項目が検索対象になります AND検索をする場合は 文字列と文字列の間に 半角スペースまたは全角スペースを入力しま す 詳細検索を利用して 検索結果表示された会社や顧客をまとめて削除できます 電話番号で検索する場合 ハイフン (-)は 検索対象から除外されます - を入力する必要は ありません メールアプリケーションや電話履歴 訪問履歴から顧客や会社情報を検索できます 簡易検索 簡易な検索では 次の項目が検索対象になります 会社名 名前(顧客) 電話番号 顧客コード 142

143 メールアドレス アプリケーションメニューで アドレス帳 をクリックします 画面の右上で 検索対象の項目を選択し 検索ボックスにキーワードを入力してEnterキーを押します 検索結果を確認します 詳細検索 アプリケーションメニューで アドレス帳 をクリックします 画面の右上にある アドレス帳検索 をクリックします 検索キーワードと必要な項目を設定し 検索する をクリックします 設定項目 - 143ページ 検索結果を確認します 検索結果が表示されます 検索結果を1件ずつクリックすると 詳細画面が表示されます 設定項目 項目 説明 検索対象 会社と顧客のどちらを検索するか選択します 検索条件 検索条件を設定します 検索条件の項目 種類 項目 顧客グループ 顧客1 顧客コード 説明 入力制限値 指定方法 顧客グループを選 択します 顧客グループが設 定されている場合 のみ表示されま す と同じ と異なる 顧客コードを入力 します を含む を含まない と同じ と異なる 100文字 143

144 名前 よみ 顧客のよみを入力 します 部課 顧客が所属する部 課名を入力しま す 電話番号 顧客の電話番号を 入力します 100文字 100文字 を含む を含まない と同じ と異なる 100文字 を含む を含まない と同じ と異なる 100文字 を含む を含まない と同じ と異なる 100文字 を含む を含まない と同じ と異なる メールアドレス 顧客のメールアド レスを入力します 配信停止 顧客に対して メー ルの一斉配信を停 止しているかどう かを選択します 担当 担当者に設定され ているユーザーを 選択します メールワイズのユ ーザーから選択す るか ユーザー名 を直接入力して指 定します 100文字 (直接入力の場合) と同じ と異なる 添付ファイル名 添付ファイルの名 前を入力します 100文字 を含む を含まない 100文字 (直接入力の場合) を含む を含まない と同じ と異なる (カスタマイズ項 目)2 144 顧客の名前を入力 します を含む を含まない と同じ と異なる 顧客データのカス タマイズ項目が設 定されている場合 のみ表示されま す と同じ と異なる

145 入力欄は 項目名 か 直接入力で指 定します 会社グループ 会社コード 会社名 会社よみ 会社グループを選 択します 会社グループが設 定されている場合 のみ表示されま す と同じ と異なる 会社コードを入力 します 100文字 を含む を含まない と同じ と異なる 100文字 を含む を含まない と同じ と異なる 100文字 を含む を含まない と同じ と異なる 会社名を入力しま す 会社名のよみを入 力します 会社 電話番号(会社) 会社の電話番号を 入力します 100文字 を含む を含まない と同じ と異なる 担当(会社) 担当者に設定され ているユーザーを 選択します メールワイズのユ ーザーから選択す るか ユーザー名 を直接入力して指 定します 100文字 (直接入力の場合) と同じ と異なる 添付ファイル(会 社) 添付ファイルの名 前を入力します 100文字 を含む を含まない 100文字 (直接入力の場合) を含む を含まない と同じ と異なる (カスタマイズ項 目)3 会社データのカス タマイズ項目が設 定されている場合 のみ表示されま す 145

146 入力欄は 項目名 か 直接入力で指 定します 登録者 データを登録した ユーザーを選択し ます メールワイズのユ ーザーから選択す るか ユーザー名 を直接入力して指 定します 登録日時 データの登録日時 を指定します (日付選択)を選ぶ と 日付を直接指 定できます 最終更新者 データの最終更新 者を選択します メールワイズのユ ーザーから選択す るか ユーザー名 を直接入力して指 定します 更新日時 データの最終更新 日時を指定しま す (日付選択)を選ぶ と 日付を直接指 定できます 最終履歴(日時) 最終履歴の 日 時 を指定します (日付選択)を選ぶ と 日付を直接指 定できます 例 最終履歴の条件に 今月 と 同じ を 設定すると 最終 更新履歴の日付 が今月中の 顧客 または会社データ を絞り込めます 会社と顧客の共通 の項目 文字 (直接入力の場合) と同じ と異なる 以降 以前 と同じ と異なる 100文字 (直接入力の場合) と同じ と異なる 100文字 以降 以前 と同じ と異なる 以降 以前 と同じ と異なる

147 1 検索対象として 顧客 を選択している場合 検索条件には 会社 の項目を指定できます 2 顧客データでは 初期値として次のカスタマイズ項目が設定されています メモ 3 会社データでは 初期値として次のカスタマイズ項目が設定されています 住所 URL 業種 よみから顧客や会社情報を検索する(クリック検索) 顧客や会社情報を よみ から検索します アプリケーションメニューで アドレス帳 をクリックします 画面左で 検索対象を会社一覧または顧客一覧から選択します クリック検索 をクリックし 検索する文字列をクリックします 該当する顧客情報が画面の右に表示されます 文字列をクリックするごとに アドレスデータが検索されます 入力した文字を削除する場合は をクリックします 1文字ずつ削除されます 検索結果を確認します 147

148 便利な操作 アドレス帳の知っておくと便利な操作を説明します 顧客や会社情報を印刷する - 148ページ 表示する顧客や会社情報を絞り込む - 148ページ CSVファイルを使ってアドレス帳のデータを管理する - 149ページ 顧客や会社情報を印刷する 印刷用にフォーマットを変更して 顧客や会社情報を印刷します アプリケーションメニューで アドレス帳 をクリックします 印刷する顧客や会社を選択し 印刷する をクリックします 画面を印刷します Webブラウザーの印刷機能を利用して印刷します 表示する顧客や会社情報を絞り込む アドレス帳の一覧画面で 表示する顧客や会社情報を絞り込みます 絞込のメニューは 管理者によって設定されています 絞込を設定する ( アプリケーションメニューで アドレス帳 をクリックします ドロップダウンリストから 絞込のメニューを選択します 絞り込まれた結果を確認します 148

149 検索結果を1件ずつクリックすると 詳細画面が表示されます CSVファイルを使ってアドレス帳のデータを管理する CSVファイルを読み込んでアドレス帳のデータを追加したり アドレス帳のデータをCSVファイルに書き出したりでき ます アクセス権の設定により 操作できない場合があります CSVファイルを読み込む - 149ページ アドレス帳のデータをファイルに書き出す - 150ページ CSVファイルを読み込む CSVファイルを読み込み 顧客や会社情報を追加したり 更新したりできます アドレス帳の内容を一度にまとめて更新するときに便利です 操作を開始する前に CSVファイルに関する注意点やCSVファイルのフォーマットを確認してください CSV ファイルに関する注意点 CSVファイルを作成するときの注意点 - 20ページ CSVファイルを読み込むときの注意点 - 20ページ アドレスデータをCSVファイルから読み込むときの注意 - 35ページ CSVファイルのフォーマット アドレスデータ - 33ページ アプリケーションメニューで アドレス帳 をクリックします 一覧画面から ファイル入出力 をクリックし 会社データの読み込み または 顧客データの読み込み をクリ ックします 必要な項目を設定し 次へ» をクリックします 必要な項目を設定し 読み込む をクリックします 設定項目 項目 説明 ファイル 読み込むCSVファイルを選択します 読み込む項目 読み込む項目を選択します 149

150 先頭行を項目名として無視する CSVファイルの先頭行を項目名として無視する場合 に選択します 文字コード 読み込むCSVファイルの文字コードを選択します アドレス帳のデータをファイルに書き出す アドレス帳のデータをCSVファイルに書き出します 操作を開始する前に CSVファイルのフォーマットを確認してください CSVファイルのフォーマット アドレスデータ - 33ページ アプリケーションメニューで アドレス帳 をクリックします 一覧画面から ファイル入出力 をクリックし 会社データの書き出し または 顧客データの書き出し をクリッ クします 必要な項目を設定し 書き出す をクリックします ファイル名を指定してデータを保存します 設定項目 項目 ***データを全て出力する1 出力条件 ***履データを絞り込んで出力す る1 出力項目 説明 顧客または会社データをすべて書 き出します 条件を設定し 書き出すデータを 絞り込みます 書き出す項目を選択します 先頭行に項目名を書き出す CSVファイルの先頭行に項目名を 書き出す場合に選択します 文字コード 書き出すCSVファイルの文字コー ドを選択します その他の設定 1 *** 部分には 会社 または 顧客 が入ります 150

151 テンプレート テンプレートは よく利用する返信文や挨拶文などを メールのひな形として登録しておく機能です メールの作成時にテンプレートを使用すると 簡単にメールを作成できます テンプレートの使いかたを説明します 画面の見かた 一覧画面 - 151ページ 詳細画面 - 152ページ テンプレートを操作する テンプレートを閲覧する - 154ページ テンプレートを追加する - 154ページ テンプレートを変更する - 156ページ テンプレートを削除する - 156ページ その他の便利な操作 カテゴリーを設定する - 157ページ テンプレートを検索する - 158ページ CSVファイルを使ってテンプレートを管理する - 159ページ 画面の見かた テンプレートの画面の見かたを説明します 一覧画面 - 151ページ 詳細画面 - 152ページ 一覧画面 テンプレートの一覧画面の見かたを説明します 151

152 パーツ 番号 パーツ 説明 テンプレートを追加する 新しいテンプレートを作成します ファイル入出力 CSVファイルを使って テンプレー トデータを読み込んだり 書き出し たりします カテゴリを設定する クリックすると カテゴリーの設定 画面が表示されます (カテゴリー名) クリックすると カテゴリーごとに振 り分けられたテンプレートが表示さ れます 検索キーワードの入力欄 キーワードを入力し Enterキーを 押すと テンプレートを検索しま す 順番変更 一覧画面でのテンプレートの表示 順を変更します テンプレート名 クリックすると テンプレートの詳 細画面が表示されます 詳細画面 テンプレートの詳細画面の見かたを説明します 152

153 パーツ 番号 パーツ 説明 変更する テンプレートの内容を変更します 削除する テンプレートを削除します 再利用作成 表示しているテンプレートを利用し て 新しいテンプレートを作成しま す ID テンプレートを識別するためのID です IDは自動採番です 名前 テンプレートの名前です 件名 テンプレートを使って作成したメー ルの件名として使用されます カテゴリ テンプレートが保存されているカテ ゴリーです 内容 テンプレートを使って作成したメー ルの本文として使用されます ファイル テンプレートを使って作成したメー ルの添付ファイルとして使用され ます 作成情報 テンプレートの作成者と作成した 日時です 153

154 最終更新 テンプレートの最終更新者と更新 した日時です テンプレートを操作する テンプレートの基本的な操作方法を説明します アクセス権の設定によって 操作できない機能があります テンプレートを閲覧する テンプレートを追加する テンプレートを変更する テンプレートを削除する - 154ページ 154ページ 156ページ 156ページ テンプレートを閲覧する 一覧画面から閲覧するテンプレートを選択して テンプレートの詳細を確認します アプリケーションメニューで テンプレート をクリックします 閲覧するテンプレートの名前をクリックします 画面の見かた - 151ページ テンプレートを追加する 新しいテンプレートを作成する手順を説明します アプリケーションメニューで テンプレート をクリックします テンプレートを追加する をクリックします 必要な項目を設定し 追加する をクリックします 設定項目 項目 154 説明

155 名前 テンプレートの名前を入力します テンプレートを保存するカテゴリーを選択します カテゴリ カテゴリーを設定する - 157ページ To メールの宛先を入力します 複数の宛先を指定する場合 各メールアドレスを半角カンマ, で区切ります CC1 メールワイズに登録されているメールアドレスを 選択する場合 [アドレス選択]をクリックします BCC1 メールの件名に設定する文字列を入力します 件名は設定しない この項目を有効にすると 作成中のメールにテン プレートを適用する際 テンプレートに設定されて いる件名を使用せず 新たに件名を入力できま す 件名 メールの本文に設定する文字列を入力します 本文に予約語を使用することもできます 予約語の詳 細は 次のページを参照してください 内容 予約語の機能 ( mailwise/admin_app/mail/send.html#anchor02) メールの添付ファイルに設定するファイルを指定しま す ファイル よく使う予約語が表示されています 次のリンクをクリックすると 画面に表示されていない 予約語を確認できます その他の顧客情報を挿入する 予約語の一覧 他のテンプレートの内容を挿入する 予約語の機能 ( mailwise/admin_app/mail/send.html#anchor02) 1 CC メールのコピーを送信する宛先です BCC メールのコピーを送信する宛先です ただし To および CC の送信先には BCC に設定されたメール アドレスは表示されません テンプレートを再利用して 新しいテンプレートを作成する 既存のテンプレートの内容を利用して 新しいテンプレートを作成する手順は 次のとおりです アプリケーションメニューで テンプレート をクリックします 155

156 再利用するテンプレートをクリックし 再利用作成 をクリックします 必要な項目を設定し 追加する をクリックします テンプレートを変更する テンプレートの内容を変更する手順を説明します アプリケーションメニューで テンプレート をクリックします 変更するテンプレートをクリックし 変更する をクリックします 必要な項目を設定し 変更する をクリックします テンプレートの表示順を変更する場合は テンプレートの一覧画面で 順番変更 をクリックしま す ShiftキーやCtrlキーを押しながら選択することで 複数のテンプレートを選択できます テンプレー トの表示順を設定し 変更する をクリックすると 順番変更の結果が反映されます テンプレートを削除する テンプレートを削除する手順を説明します 削除したテンプレートは元に戻せません 重要なテンプレートは 削除する前にCSVファイルに書き出して保存してください CSVファイルを使ってテンプレートを管理する - 159ページ アプリケーションメニューで 削除するテンプレートをクリックし テンプレート をクリックします 削除する をクリックします 確認画面で はい をクリックします その他の便利な操作 テンプレートの知っておくと便利な操作を説明します 156

157 カテゴリーを設定する - 157ページ テンプレートを検索する - 158ページ CSVファイルを使ってテンプレートを管理する - 159ページ カテゴリーを設定する カテゴリーを設定して テンプレートを分類して整理します 作成したカテゴリーは テンプレートの一覧画面の左側に表示されます カテゴリーを追加する - 157ページ カテゴリー情報を変更する - 157ページ カテゴリーを削除する - 158ページ カテゴリーを追加する 新たなカテゴリーを追加します アプリケーションメニューで カテゴリを設定する > テンプレート をクリックします 追加する の順にクリックします 必要な項目を設定し 追加する をクリックします 設定項目 項目 説明 位置 カテゴリーを追加する位置を選択します カテゴリーは 選択したフォルダーの直下に追加され ます カテゴリ名 カテゴリー名を入力します カテゴリー情報を変更する カテゴリーの設定を変更します アプリケーションメニューで カテゴリを設定する テンプレート をクリックします > 変更するカテゴリーの 変更する の順にクリックします 157

158 必要な項目を設定し 変更する をクリックします カテゴリーの位置を変更する場合は カテゴリの変更 画面で所属させるカテゴリーを変更しま す カテゴリーの表示順を変更する場合は カテゴリの設定 画面で 順番変更 をクリックしま す (全テンプレート) カテゴリーは 初期状態で自動的に作成されるカテゴリーです フォルダー名お よび位置は変更できません カテゴリーを削除する カテゴリーを削除します サブカテゴリーを持つ親カテゴリーを削除すると その親カテゴリーに含まれるすべてのサブカテ ゴリーが削除されます カテゴリーを削除しても そのカテゴリーに保存されているテンプレートは削除されません カテゴリーが削除されたテンプレートは (全テンプレート) カテゴリーに保存されます アプリケーションメニューで カテゴリを設定する テンプレート をクリックします > 削除するカテゴリーの 削除する の順にクリックします 確認画面で はい をクリックします テンプレートを検索する テンプレートの詳細情報に含まれているキーワードを使って検索します アプリケーションメニューで テンプレート をクリックします 検索するカテゴリーを選択します すべてのテンプレートから検索する場合は (全テンプレート) カテゴリーを選択します キーワード入力欄にキーワードを入力し Enterキーを押します 検索結果を確認します 画面下部に検索結果が表示されます テンプレート名をクリックすると 詳細画面が表示されます 158

159 CSVファイルを使ってテンプレートを管理する CSVファイルを読み込んでテンプレートを追加したり テンプレートをCSVファイルに書き出したりできます アクセス権の設定により 操作できない場合があります CSVファイルを読み込む - 159ページ テンプレートをファイルに書き出す - 160ページ CSVファイルを読み込む CSVファイルを読み込み テンプレートを追加したり 更新したりできます テンプレートを一度にまとめて更新するときに便利です 操作を開始する前に CSVファイルに関する注意点やCSVファイルのフォーマットを確認してください CSVファイルに関する注意点 CSVファイルを作成するときの注意点 - 20ページ CSVファイルを読み込むときの注意点 - 20ページ テンプレートデータをCSVファイルから読み込むときの注意 - 37ページ CSVファイルのフォーマット テンプレートデータ - 36ページ アプリケーションメニューで テンプレート をクリックします 一覧画面から ファイル入出力 > データの読み込み の順にクリックします 必要な項目を設定し 次へ» をクリックします CSVファイルの内容を確認し 読み込む をクリックします 設定項目 項目 説明 ファイル 読み込むCSVファイルを選択します 読み込み対象 CSVファイルから読み込んだテンプレートを保存する カテゴリを選択します 読み込む項目 読み込む項目を選択します 159

160 先頭行を項目名として無視する CSVファイルの先頭行を項目名として データに含め ない場合に選択します 文字コード 読み込むCSVファイルの文字コードを選択します テンプレートをファイルに書き出す テンプレートをCSVファイルに書き出します 操作を開始する前に CSVファイルのフォーマットを確認してください CSVファイルのフォーマット テンプレートデータ - 36ページ アプリケーションメニューで テンプレート をクリックします 一覧画面から ファイル入出力 > データの書き出し の順にクリックします 必要な項目を設定し 書き出す をクリックします ファイル名を指定してデータを保存します 設定項目 項目 出力対象 カテゴリ 出力項目 説明 書き出すテンプレートが保存され ているカテゴリーを選択します サ ブカテゴリーのテンプレートも含め て出力する場合は サブカテゴリ も出力対象とする を選択します 書き出す項目を選択します 先頭行に項目名を書き出す CSVファイルの先頭行に項目名を 書き出す場合に選択します 文字コード書き出す 書き出すCSVファイルの文字コー ドを選択します その他の設定 一斉配信 一斉配信は アドレス帳に登録されている顧客宛てに 一斉にメールを配信できるアプリケーションです メールマガジンやお礼のメール 顧客へのお知らせメールなどの配信に利用できます 顧客ごとにToや本文中の個人情報などを設定し 顧客1人ずつに個別にメールを送信します 160

161 メールのToには個々の顧客のメールアドレスのみが設定されるため 個々の配信先のメールアドレスを 他の配信 先に知らせることなくメールを送信できます 顧客情報で 配信停止 の項目にチェックが入っている顧客は 配信先から自動で削除されます 誤ってメールを送 信してしまうミスを防ぐことができます メールの本文には テンプレートや予約語を活用できます 一斉配信の使いかたを説明します 画面の見かた 一覧画面 - 161ページ 詳細画面 - 163ページ 配信メールを操作する 配信メールを閲覧する - 165ページ コメントを書き込む - 166ページ 配信メールを作成する - 167ページ 配信メールを編集する - 171ページ 配信メールを送信する - 171ページ エラーのリストを書き出して再送信する - 175ページ 配信メールを削除する - 177ページ 画面の見かた 一斉配信の画面の見かたを説明します 一覧画面 - 161ページ 詳細画面 - 163ページ 一覧画面 一斉配信の一覧画面の見かたを説明します 161

162 パーツ 番号 パーツ 説明 配信メールを作成する 配信メールを作成します 作成者 配信メールの作成者です 配信メールのタイトル クリックすると 配信メールの詳細 画面が表示されます 日時 配信メールを作成した日時です 配信状況1 配信メールの作業ステータスで す カッコ内の件数は 配信先の件数 です コメント 配信メールに関するやり取りやメ モが表示されます ページ遷移 クリックすると ページを移動でき ます 1 配信状況には 次のステータスがあります 作成中 まだ配信されていません カッコ内に配信先の件数が表示されます 配信済み すでに配信されています カッコ内の件数で 配信結果を確認できます カッコ内の件数は 次の件数を表し ています (正常に配信された件数/ セットされていた配信先の件数) 配信メールのアイコン 件名に表示されるアイコンで 配信メールの配信状況を確認できます 162 作成中の配信メール

163 配信済の配信メール 詳細画面 一斉配信の詳細画面の見かたを説明します 作成中のメール内容の例 配信先の例 パーツ 番号 パーツ メッセージ 説明 配信メールの作業状況が表示さ れます 163

164 送信する 作成済の配信メールを送信しま す 削除する 配信メールを削除します 次の内容を変更します From 内容を変更する 件名 本文 署名 添付ファイル 配信先を変更する 配信メールの宛先を変更します テストメールを送る 指定するメールアドレスにテストメ ールを送信します 次の表示を切り替えます メール内容 配信先(数字) 表示切替のタブ 件名 エラー(数字) 配信できなかったメールがあ る場合に表示されます 配信に失敗した宛先やエラー 内容を確認したり 送信に失 敗した宛先の一覧をCSVファ イルに書き出したりできます 配信メールの件名です 配信メールの差出人です From 164 From欄に表示する情報を設定 する ( manual.cybozu.co.jp/mailwise/ admin_app/mail/ send.html#anchor03) 本文 メールの本文です 書式編集を使用すると HTMLメー ルを作成できます 作成情報 配信メールの作成者と作成した日 時です

165 最終更新 配信メールの最終更新者と更新し た日時です コメント 配信メールに関するやり取りやメ モを書き込みます 自分が書き込んだコメントのみ 削除できます 絞込条件 配信先の設定で指定した配信先 の条件です 除外 配信先から除外した顧客の件数 です 配信先 配信メールの宛先です 配信メールを操作する 一斉配信の基本的な操作方法を説明します アクセス権の設定によって 操作できない機能があります 配信メールを閲覧する - 165ページ コメントを書き込む - 166ページ 配信メールを作成する - 167ページ 配信メールを編集する - 171ページ 配信メールを送信する - 171ページ エラーのリストを書き出して再送信する - 175ページ 配信メールを削除する - 177ページ 配信メールを閲覧する 送信済みの配信メールや作成中の配信メールを閲覧します 配信メールを閲覧する - 166ページ 一斉配信の閲覧時に困ったときは - 166ページ 165

166 配信メールを閲覧する 一覧画面から閲覧する配信メールを選択して 配信メールの詳細を確認します アプリケーションメニューで 一斉配信 をクリックします 配信状況を確認し 閲覧する配信メールの件名をクリックします 画面の見かた - 161ページ 一斉配信の閲覧時に困ったときは ここでは 一斉配信メールの閲覧時に困ったことを解決するヒントをまとめて紹介します ほかのユーザーが編集中のため 配信メールを編集できない 他のユーザーが編集しているメールは 画面上部に ****さんが編集中です と表示され 編集ロックが掛かってい ます 配信メールの編集者または管理者に 編集ロックの解除を依頼してください メールの編集ロックを解除する ( operation.html#anchor01) 書きかけ保存の配信メールの画面に表示される内容を知りたい 書きかけ保存した配信メールの場合に 画面に表示される内容は次のとおりです 一覧画面 配信状況に 作成中 と表示されます 詳細画面 メールの本文に次のタブが表示されます メール内容 作成中の本文を確認できます 配信先 メールを配信予定の顧客を確認できます コメントを書き込む 配信メールに対するコメントを書き込みます メールの修正を依頼したり 対応方法を指示したりできます アプリケーションメニューで 一斉配信 をクリックします コメントを書き込む配信メールの詳細画面を表示します コメント欄にコメントを入力し 書き込む をクリックします 166

167 コメントは各発言ごとに改行して表示されます コメントごとの区切りにはコメントを示すアイコン や が表示されますが コメント入力時に コメントの発 言者の名前を一緒に書き込むと より区別しやすくなります 自分が書き込んだコメントに表示されます 他のユーザーが書き込んだコメントに表示されます メールアプリケーション コメントを書き込む - 86ページ 配信メールを送信しても 書き込んだコメントは送信されません メールの編集ロックが掛かっている間も コメントは書き込めます 自分が書き込んだコメントのみ削除できます 配信メールを作成する 新しい配信メールを作成する手順を説明します 作成中の配信メールを保存する場合は 作成画面の下部の 書きかけ保存する をクリックしま す 一斉配信の配信先は 10,000件まで指定できます 配信先が1,000件を超える場合 1,000件配信するたびに確認画面が表示され 配信を中断できま す 配信先が10,000件を超える場合は 配信先を分割して別の配信メールを作成してください 顧客のメールアドレス項目に複数のメールアドレスが登録されている場合 アドレス帳の顧客デ ータから配信先を抽出すると 一番上のメールアドレスだけが配信先として抽出されます 配信メールでは テンプレートや予約語を挿入できます 送信アクセス権がない場合 操作できない機能があります 楽天あんしんメルアドサービスを経由したメールアドレス マスクアドレス への一斉配信はできま せん 167

168 楽天あんしんメルアドサービス経由でのメールの一斉配信は 楽天市場が提供している機能をご 利用ください アプリケーションメニューで 一斉配信 をクリックします 配信メールを作成する をクリックします 配信メールを送信する メールアプリケーション名 をクリックします メールスペース内で複数のメールアプリケーションが有効な場合に表示されます どのメールアプリケーションを使用して一斉配信するかを選択します 必要な項目を設定し 次へ» をクリックします 配信メールの設定項目 項目 説明 From 配信メールの差出人として使用するメールアカウン トを選択します 件名 配信メールの件名を入力します 配信メールの本文を入力します HTML形式の配信メールを作成する場合 書式編集を使用します テンプレートを適用する場合 本文 件名欄の横の テンプレート挿入 をクリックし ます 予約語を使用する場合 予約語の機能 ( manual.cybozu.co.jp/mailwise/admin_app/ mail/send.html#anchor02) 168 署名 作成したメールの署名を設定します 登録済みの署名から選択するか 直接入力しま す ファイル 配信メールに添付するファイルを選択します コメント コメントを書き込みます メールの修正を依頼したり 対応方法を指示する など メールに関するやり取りをする際に便利で す

169 配信先に設定する顧客の抽出条件を選択し 配信先を抽出する をクリックします 配信先の設定項目 項目 全ての顧客に配信する 説明 アドレス帳に登録されている すべての顧客に配 信する場合に選択します 次の顧客は自動的に配信先から除外されます アドレス帳で 配信停止 が設定されている顧 客 メールアドレスが登録されていない顧客 配信する顧客を絞り込む場合に選択します 既存の絞り込み条件を使用したり 新たに絞り込 顧客を絞り込んで配信する み条件を設定したりできます 管理者が絞込を設定している場合 絞込を利用し て配信先を抽出できます 絞込を設定する ( mailwise/admin_app/customer/ manage.html#anchor03) CSVファイルを読み込み CSVファイルに入力され ているメールアドレス宛てに配信する場合に選択し ます 先頭行を項目名として無視する CSVファイルの先頭行を項目名として無視す る場合に選択します CSVファイルから読み込んで配信する 文字コード CSVファイルの文字コードを選択します 作業を開始する前に CSVファイルのフォーマット を確認してください CSVファイルのフォーマット 配信先データと送信エラーデータ - 37ペ ージ 抽出された配信先を確認し 次へ» をクリックします 必要に応じて 次の操作をします 次の操作を行うには 送信アクセス権が必要です 配信先から除外する顧客がある場合 抽出結果の一覧で除外する顧客を選択し 除外する をクリックします 169

170 配信先の顧客をCSVファイルに書き出す場合 抽出結果セクションの右端で 書き出すCSVファイルの文字コードを選択し ファイル出力 をクリックし ます 配信先の件数が多い場合 CSVファイルに書き出して配信先をチェックすると便利です 顧客の抽出をやり直す場合 手順5に戻ります 配信メールの内容が確定している場合は そのまま送信します ほかのユーザーに配信メールの内容の確認を依頼することもできます メールの内容が確定している場合 送信する > 確認画面で OK の順にクリックします 詳細は次のページを参照してください 配信メールを送信する - 171ページ 内容を修正する場合 内容を修正する をクリックします 他のユーザーにメールの内容の確認を依頼する場合 1. 画面下部で 書きかけ保存する をクリックします 2. 配信情報の詳細画面で 依頼コメントを入力します 3. 確認者に連絡します 一斉配信にはメール通知機能はありません ユーザー自身で 確認者に連絡してください 配信済みのメールを再利用する 配信済みのメールの内容と配信先を利用して 新しい配信メールを作成します 配信前のメールは再利用できません アプリケーションメニューで 一斉配信 をクリックします 再利用する配信済みのメールの件名をクリックし 詳細画面を表示します 再利用配信 をクリックします 必要な項目を設定し 配信メールを送信します 詳細は 配信メールを作成する の手順4以降を参照してください 配信メールを作成する - 167ページ 170

171 配信メールを編集する 配信メールを編集する手順を説明します 書きかけ保存したメールの内容を修正したり ほかのユーザーがチェックした結果を反映したりします アプリケーションメニューで 一斉配信 をクリックします 編集する配信メールを選択し 詳細画面を表示します 書きかけ保存した配信メールを編集する場合 作成中の本文と配信先を タブで切り替えて表示できます 次の操作をします 配信メールの内容を編集する場合 内容を変更する をクリックします 配信メールの設定項目 - 168ページ 配信先を変更する場合 配信先を変更する をクリックします 配信先の設定項目 - 169ページ 必要な項目を設定し 変更する をクリックします ほかのユーザーが編集中のため 配信メールを編集できない場合は 次のページを参照してくだ さい ほかのユーザーが編集中のため メールを編集できない - 42ページ 配信メールを送信する 配信メールを送信する手順を説明します テストメールを送信する - 171ページ 配信メールを送信する - 172ページ テストメールを送信する 配信メールを一斉送信する前に テストメールを送信します 配信先でメールがどのように表示されるかを確認できます 配信状況が 作成中 のメールのみ テストメールを送信できます アプリケーションメニューで 一斉配信 をクリックします テストメールを送信する配信メールを選択し 詳細画面を表示します 171

172 テストメールを送る をクリックします 必要な項目を設定し 送信する をクリックします 設定項目 項目 会社名 説明 テンプレートを適用している場合に使用します 入力した文字列は テンプレートに含まれる次の予 約語と置き換えられます %Company% 名前 %Customer% メールアドレス テストメールの宛先のメールアドレスを入力しま す テストメールを受信し メールの内容を確認します 配信メールを送信する 内容が確定した配信メールを 指定した顧客宛てに一斉に送信します 次の顧客は配信先から自動的に除外されます アドレスデータ上で 配信停止 が有効になっている顧客 メールアドレスが登録されていない顧客 配信時の注意点 一斉配信の完了までには時間がかかる場合があります 配信が完了するまで 次の操作はしないでください 配信が途中で中断されます Web ブラウザーを閉じる Web ブラウザーを再読込する 中止ボタンをクリックする 配信が中断された場合 配信状況には 未配信 と表示されます 再配信は 未配信のメールに対してのみ実行されます 配信済みメールを重複して配信すること 172

173 はありません 配信中はメールワイズ全体の動作が遅くなります 1分間に送信できるメールの件数がシステム管理者によって制限されている場合 一斉配信の完 了までに時間がかかります 詳細は 次のページを参照してください パッケージ版 メールワイズ メールサーバーを追加する ( mailwise5/admin/mailserver.html#anchor02) クラウド版 メールワイズ メールサーバーを追加する ( mailwise_cloud/admin/mailserver.html#anchor02) 配信中は 配信中のメールの編集や削除はできません 一斉配信が終了してから 編集や削除 を実行してください 一斉配信 をクリックします アプリケーションメニューで 送信する配信メールを選択し 詳細画面を表示します 送信する をクリックし メールの内容を確認します 配信先を確認する場合は 全配信先(**件) をクリックします 送信する をクリックします 次のどちらかの確認ダイアログが表示されます 配信先が1,000件以下の場合 173

174 配信先が1,000件を超える場合 確認ダイアログで OK をクリックします 配信が開始されます 1,000件配信するごとに 次の確認画面が表示されます この確認画面が表示されているときに 更新ボタンを押さないでください 意図しない送信が行われる場合が あります 配信を実行する場合 [実行する]をクリックします 配信を中断する場合 [キャンセルする]をクリックします 一斉配信の一覧画面が表示され 配信メールは途中まで配信された状態になります 配信されていないメールの配信状況は 未配信 になります 一斉配信の実行中は 配信メールの編集や削除ができません 最終送信日時から5分以上経過すると 未配信のメールも含め 配信メールの編集や削除ができるように なります 再配信は 未配信のメールに対してのみ実行します 配信済みメールを重複して配信することはありませ 174

175 ん 配信の実行結果を確認します 配信が成功した件数が表示されます 配信に失敗した宛先がある場合は 配信できなかった宛先の数が表示 されます 配信に成功した場合 (送信成功 **件) と表示されます 配信できなかった宛先がある場合 配信失敗が**件あります と表示されます リンクをクリックすると エラーの詳細を確認できます また 詳細画面では次のタブが表示されます 配信済みのメールは 配信先に設定されていた顧客の履歴一覧にも表示されます エラーのリストを書き出して再送信する 配信に失敗した宛先は CSVファイルに書き出せます ここでは 書き出したCSVファイルを利用し 再配信する手順を説明します エラーのリストをCSVファイルに書き出す アプリケーションメニューで 一斉配信 をクリックします 送信に失敗した宛先を含む配信メールを選択し 詳細画面を表示します [エラー]タブをクリックします 175

176 出力する文字コードを選択し ファイル出力 をクリックします ファイル出力 のボタンは システム管理者がアドレス帳のファイル入出力アクセス権を付与しているユーザ ーにのみ 表示されます 詳細は 次のページを参照してください アクセス権を設定する ( operation.html#anchor01) ファイル名を指定してデータを保存します CSVファイルを編集する CSVファイルには次の項目が書き出されます ファイル内の 順序 項目 1 メールアドレス 2 名前 3 会社名 4 部課 備考 管理者の設定によって 一部の項目が無効になっている場合があります 詳細は次のページを参照してください 配信先データと送信エラーデータ - 37ページ 必要に応じて 不要な送信先の削除や 送信エラーになったメールアドレスの修正を行います メールを再配信する エラーのリストのCSVファイルを利用して再配信するには 配信済みのメールの内容を再利用します アプリケーションメニューで 一斉配信 をクリックします 再利用する配信メールの件名をクリックし 詳細画面を表示します 再利用配信 をクリックします 必要に応じてメールの内容を編集し 次へ をクリックします CSVファイルから読み込んで配信する を選択し 作成したCSVファイルを読み込みます CSVファイルの先頭行に項目タイトルを記入している場合は 先頭行を項目名として無視する のチェックボッ クスを選択します 配信先を抽出する をクリックします 176

177 画面下部にCSVファイルから抽出された宛先の件数と一覧が表示されます 次へ をクリックします メールの内容を確認し 送信する をクリックします 配信メールを削除する 配信メールを削除する手順を説明します 削除した配信メールは元に戻せません 削除した配信メールは 顧客の履歴一覧からも削除されます アプリケーションメニューで 一斉配信 をクリックします 削除する配信メールを選択し 詳細画面を表示します 削除する をクリックします 確認画面で OK をクリックします 集計レポート 集計レポートとは メールワイズに蓄積されたメールや顧客データなどを自動的に集計したり グラフで表示し たり するアプリケーションです メールと履歴データは 担当者別 項目別 期間別にグラフで表示できます 担当者のパフォーマンスをチェックしたり 期間別にメールや履歴の増減を把握したりするのに便利です 集計レポートの使いかたを説明します 集計レポートを操作する 集計レポートを閲覧する - 178ページ 集計期間やグラフのスケールを設定する - 184ページ 集計レポートを印刷する - 185ページ 177

178 集計レポートを操作する 集計レポートの基本的な操作方法を説明します 集計レポートのアクセス権が設定されていないユーザーには 集計レポートのアイコン は 表示されません 集計レポートを閲覧する - 178ページ 集計期間やグラフのスケールを設定する - 184ページ 集計レポートを印刷する - 185ページ 集計レポートを閲覧する 一覧画面からデータを集計するアプリケーションを選択して 集計レポートを確認します 集計方法を設定する - 178ページ 集計レポートの例 - 180ページ 集計方法を設定する データを集計するアプリケーションや 集計する方法を設定します アプリケーションメニューで 集計レポート をクリックします 画面左のリストから データを集計するアプリケーションを選択します 178

179 例 集計する対象を選択します 全般 集計対象は選択できません メールアプリケーションを選択している場合 集計対象を次の項目から選択します 担当者別の件数 項目別の受信件数 期間別のレポート 電話履歴または訪問履歴を選択している場合 集計対象を次の項目から選択します 作成者別の件数 項目別の件数 期間別のレポート アドレス帳を選択している場合 集計対象を次の項目から選択します 会社項目の件数 個人項目の件数 画面右に表示される集計レポートを閲覧します 各項目で集計されるデータの詳細は 次のページを確認してください 集計レポートの例 - 180ページ 集計期間やグラフのスケールを設定する場合は 次のページを参照してください 集計期間やグラフのスケールを設定する - 184ページ 次の状況に 該当する場合 集計を実行する際に 件数が多いため 集計には時間がかかる 可能性がありますが よろしいですか というメッセージが表示されます 集計対象のデータ数が1万件以上ある 集計期間が1年以上である 179

180 そのまま集計レポートを表示する場合は 集計を実行する をクリックします 集計条件を 変更する場合は 集計期間や条件を再設定します 管理者が設定した集計条件を使用し 集計レポートに表示するデータを絞り込むこともでき ます 管理者が設定した集計条件は 集計条件 の右のドロップダウンリストから選択しま す 集計条件を設定する ( operation.html#anchor012) 集計レポートの例 データを集計するアプリケーションや 集計する対象によって 集計レポートの内容が異なります 全般 - 180ページ メールアプリケーション - 180ページ 電話履歴 訪問履歴 - 182ページ アドレス帳 - 183ページ 全般 メールスペース内の次のアプリケーションのデータを 1日ごとに集計します メールアプリケーション メールの送受信件数 処理残件数を集計します 電話履歴 訪問履歴 履歴の作成件数を集計します << 前の日へ 今日 次の日へ >> をクリックし 集計する日を切り替えられます 例 メールアプリケーション メールアプリケーションの集計の種類は3つです 担当者別の件数 次の件数を担当者別に集計します 180

181 現在の処理残件 処理メール一覧に表示されているメールの件数です 期間内に送信したメールの件数 例 項目別の受信件数 メール項目別に受信メールの件数を集計します メール項目は管理者によって設定されています メール項目を設定する ( 例 期間別レポート 1日の送信メールの件数と受信メールの件数を集計し 1週間ごとに表示します << 前の週へ 今日 次の週へ>> をクリックし 表示する週を切り替えられます 例 181

182 電話履歴 訪問履歴 電話履歴と訪問履歴の集計の種類は3つです 作成者別の件数 履歴に登録した件数を作成者別に集計します 例 項目別の件数 電話履歴または訪問履歴に設定されている項目別にデータを集計します 電話履歴 および訪問履歴の項目は管理者によって設定されています 履歴データの項目を設定する ( operation.html#anchor012) 集計される項目は 管理者が追加したカスタマイズ項目のうち 次の2つのみです タイプ 選択 メニュー タイプ ユーザー選択 カスタマイズ項目の追加については 次のページを参照してください カスタマイズ項目を追加する ( operation.html#anchor0122) 管理者が タイプ ユーザー選択 で 参加者 を追加し タイプ 選択 メニュー で 目的 を追加した場合 集計レ ポートの項目別の件数は次のように表示されます 182

183 例 期間別レポート 1日に登録された履歴の件数を集計し 1週間ごとに表示します << 前の週へ 今日 次の週へ>> をクリックし 表示する週を切り替えられます 例 アドレス帳 集計対象を選択し 集計を実行する をクリックすると 選択した項目でデータを集計します 会社項目の集計対象には アドレスグループとタイプ 選択 メニュー を選択できます 集計項目の変更 をクリックします 集計項目を変更する場合は アドレスグループと 選択 メニュー 項目は管理者によって設定されています アドレスグループを設定する ( manage.html#anchor02) アドレスデータの項目を設定する ( item.html#anchor01) タイプ 選択 メニュー は 管理者が追加したカスタマイズ項目です カスタマイズ項目を設定する ( item.html#anchor012) 183

184 アドレスグループと 選択 メニュー で 業種 項目を追加した場合 集計レポートは次のように表示されます 例 集計期間やグラフのスケールを設定する 集計レポートの集計期間やグラフのスケールを設定します 集計期間やグラフのスケールは 設定したユーザー本人の画面にのみ反映されます 一度設定した集計期間やグラフのスケールは 設定を変更するまで保持されます 集計レポート を利用する際は 最初に集計期間の設定を確認してください アプリケーションメニューで 集計レポート をクリックします 設定を変更する集計レポートを選択します 集計方法を設定する - 178ページ 集計の設定 または 表示の設定 をクリックします 表示されるリンクは集計するアプリケーションによって異なります 集計の設定 集計期間と表示方法を設定します メールアプリケーション 電話履歴 および訪問履歴の集計レポートに表示されます 表示の設定 表示方法を設定します メールアプリケーションの期間別レポートとアドレス帳の集計レポートに表示されます 184

185 必要な項目を設定し 設定する をクリックします 項目 説明 集計する期間を指定します (日付選択)を選択すると 日付を直接指定できま す メールアプリケーションの期間別レポートとアドレス 帳の集計レポートでは 期間を設定できません 期間 グラフのスケールを変更する場合は (集計対象) の集計グラフのスケールを指定する を選択し グ ラフで100%にする件数を入力します 例 アドレス帳 表示 集計レポートを印刷する 印刷用にフォーマットを変更して 集計レポートを印刷します アプリケーションメニューで 集計レポート をクリックします 印刷する集計レポートを表示し 印刷用画面 をクリックします 集計方法を設定する - 178ページ 画面を印刷します Webブラウザーの印刷機能を利用して印刷します ユーザー名簿 ユーザー名簿は メールワイズの利用ユーザーを確認するアプリケーションです 各ユーザーのユーザー情報やログイン時間 メモを確認できます ユーザー名簿の使い方を説明します 185

186 ユーザー名簿を操作する ユーザー名簿を閲覧する - 186ページ ユーザー情報を変更する - 188ページ メモを入力する - 189ページ ユーザー名簿を操作する ユーザー名簿の基本的な操作方法を説明します ユーザー名簿を閲覧する - 186ページ ユーザー情報を変更する - 188ページ メモを入力する - 189ページ ユーザー名簿を閲覧する ユーザー名簿を表示して ユーザーのログイン時間やメールアドレスなどを確認します アプリケーションメニューで ユーザー名簿 をクリックします 組織を選択し ユーザー名簿を閲覧します 例 メールワイズ 例 メールワイズ 5 プロフィール画像を表示するには - 187ページ 表示内容 項目 組織 186 説明 表示するユーザーを 組織単位で絞り込みます

187 名前 ログイン時間 ユーザー名をクリックすると ユーザー情報の詳細 画面が表示されます 今日 ユーザーがメールワイズにログインした時間 が表示されます ユーザーがログインするたびに更新されます メールアドレス 連絡先 ユーザー情報に登録されている内容が表示されま す 自分のユーザー情報は個人設定から変更できま す パッケージ版 メールワイズ ユーザー情報を変 画像 パッケージ版の場合 組織 クラウド版の場合 1 更する ( mailwise5/user/personal.html#anchor02) クラウド版 メールワイズ ユーザー情報を変更 する - 48ページ メモ2 連絡事項や在席情報などのメモが表示されます 1 表示される項目は パッケージ版とクラウド版で異なります 2 クラウド版 メールワイズをお使いの場合 ユーザー名簿の詳細でメモを入力しても cybozu.com 共通管理 のユーザー情報画面には反映されません ユーザー情報を閲覧する場合は ユーザー名をクリックします メールの送受信が可能な場合 メールアドレス 欄に表示されているメールアドレスをクリックすると 選択し ているユーザー宛てのメールを作成できます プロフィール画像を表示するには パッケージ版 メールワイズでユーザー情報の詳細画面に プロフィール画像を表示するには 次の操作をします 個人設定 画面を表示し 目的の メールスペース名 のカスタマイズ セクション> 表示 の順にクリ ックします 画像ファイル 欄の 本文と一緒に表示する を選択し 設定する をクリックします 187

188 ユーザー情報を変更する 自分のユーザー情報を変更します アプリケーションメニューで 組織を選択し ユーザー名簿 をクリックします 自分のユーザー名 をクリックします お使いの環境によって 表示される画面が異なります クラウド版 メールワイズ クラウドサービス共通のプロフィールが表示されます パッケージ版 メールワイズ ユーザー名簿の詳細画面が表示されます クラウド版の場合は変更する項目の を パッケージ版の場合は 変更する をクリックします 必要な項目を設定し クラウド版の場合は[保存] パッケージ版の場合は 変更する をクリックします 188

189 クラウド版 メールワイズ システム管理者がプロフィールの変更を禁止している場合は ユーザーはプロフィールを変更できませ ん プロフィールを変更したい場合は システム管理者に依頼してください メモを入力する 次の画面のメモ欄に表示されるメモを入力します 自分以外のユーザーのメモ欄にもメモを入力できます ユーザー名簿の一覧画面 ユーザー情報の詳細画面(パッケージ版のみ) クラウド版 メールワイズをお使いの場合 ユーザー名簿の詳細でメモを入力しても cybozu.com 共通管理のユーザー情報画面には反映されません アプリケーションメニューで ユーザー名簿 をクリックします メモを入力するユーザーのメモ欄で 変更する をクリックします メモを入力し 変更する をクリックします 189

190 メールワイズ for ios を使う メールワイズ for ios を使う メールワイズ for ios は iphoneまたはipad端末でメールワイズを利用するためのアプリです クラウド版 メールワイズをお使いの場合にのみ 利用できます メールワイズ for ios を使えば 外出時など会社のパソコンを使えないときでも お手持ちのiPhoneおよびiPadでメ ールを確認 操作できます このマニュアルでは iosのバージョンが10.3.1のiphoneを使用している場合を例に説明します メールワイズ for ios メールワイズ for ios をインストールする - 191ページ メールワイズ for ios の接続設定をする - 192ページ メールワイズ for ios の画面の見かた - 198ページ メールを操作する - 205ページ メールを検索する - 216ページ メールを新規作成する - 219ページ メールを返信する - 222ページ メールを転送する - 225ページ メールを再送信する - 229ページ 通知を確認する - 232ページ iphone/ipadの通知設定を確認する - 235ページ メールワイズ for ios の通知設定を変更する - 237ページ 接続先やログインユーザーを切り替える - 239ページ 190

191 メールワイズ for ios を使う メールワイズ for ios をインストールする メールワイズ for ios をインストール バージョンアップ およびアンインストールする手順を説明します 新規でインストールする - 191ページ バージョンアップする - 191ページ アンインストールする - 192ページ 新規でインストールする メールワイズ for ios を端末にインストールします お使いのiPhoneまたはiPadが メールワイズ for ios に対応しているかどうかを確認します cybozu.com 動作環境 ( iphoneまたはipadのホーム画面で をタップします サイボウズ を検索し メールワイズのページを表示します [入手]をタップし インストールします メールワイズ for ios の接続設定を行います メールワイズ for ios の接続設定をする - 192ページ バージョンアップする 次の手順で メールワイズ for ios がアップデートされたかどうかを確認し 最新のバージョンにバージョンアップし ます iphoneまたはipadのホーム画面で をタップします 画面右下の[アップデート]をタップします メールワイズ が表示されることを確認します メールワイズ が表示されていない場合は お使いの メールワイズ for ios は最新です バージョンアップの 必要はありません [メールワイズ]の右横に表示される[アップデート]をタップします アップデートが終了したら [OPEN]をタップして メールワイズ for ios を起動します 191

192 メールワイズ for ios を使う アンインストールする メールワイズ for ios をアンインストールする手順を説明します iphoneまたはipadのホーム画面で メールワイズ の左上の のアイコンを長押しします をタップします [削除]をタップします メールワイズ for ios の接続設定をする メールワイズ for ios の接続設定を行うには 次の2通りの方法があります アクセスURLやログイン名 パスワードなどの接続情報を手入力する クラウド版 メールワイズから メールワイズ for ios の接続設定に必要な接続情報をiPhoneまたはiPadに送信 する セキュアアクセスを使用している場合は ご利用中のクラウド版 メールワイズから メールワイズ for ios の接続設定に必要な情報をメールで送信する方法でしか メールワイズ for ios の接続 設定を行えません セキュアアクセスを使用しているかどうかは システム管理者に確認してください 接続情報をiPhone/iPadに送信する - 195ページ cybozu.com セキュアアクセス ( cybozu.comヘルプ セキュアアクセス ( list_secureaccess.html) 接続情報を手入力する - 192ページ 接続情報をiPhone/iPadに送信する - 195ページ 接続情報を手入力する セキュアアクセスを使用していない環境に接続する場合 アクセスURLやログイン名 パスワードなどの接続情報を メールワイズ for ios に手入力で設定します セキュアアクセスを使用していない場合は Basic認証を設定することを推奨します ログイン名とパスワードによる認証のみの場合 インターネットを通じて第三者がcybozu.comのロ グイン画面にアクセスするおそれがあります 192

193 メールワイズ for ios を使う をタップし メールワイズ for ios を起動します 使用許諾画面で[同意する]をタップします メールワイズ for ios を使用するには 使用許諾への同意が必要です ウォークスルー画面が表示されたら [さあ はじめよう ]をタップして説明を確認します [次へ]をタップすると 次の画面に移動します 画面を左右にスライドすると 前後の説明を確認できます ウォークスルー画面の最後の通知設定の案内画面で [設定する]をタップします 通知設定の確認ダイアログで [許可]をタップします 確認ダイアログで[許可しない]をタップすると 受信メールなどの通知を受け取れません あとから通知設定を変更したい場合は iphoneまたはipadの設定を変更してください iphone/ipad の通知設定を確認する - 235ページ 接続設定 画面で アクセスするメールワイズのサブドメイン名を入力し [次へ]をタップします 193

194 メールワイズ for ios を使う サブドメイン名がわからない場合は システム管理者に問い合わせてください Basic認証を設定している環境に接続する場合は 認証IDとパスワードを入力します Basic認証を設定していない環境に接続する場合は この画面は表示されません 手順8へ進みます メールワイズにアクセスするログイン名とパスワードを入力し [次へ]をタップします 利用するメールアプリケーションを選択します 194

195 メールワイズ for ios を使う メールアプリケーションやメールスペースが1つの場合は この選択画面は表示されません ログインが完了すると 処理メール画面が表示されます 接続情報をiPhone/iPadに送信する ご利用中のクラウド版 メールワイズから メールワイズ for ios の接続設定に必要な情報をメールで送信します アクセスURLやログイン名を入力する手間が省け パスワードを入力するだけで メールワイズ for ios の接続設定 が完了する便利な機能です 195

196 メールワイズ for ios を使う セキュアアクセスを使用している いないにかかわらず 利用できます セキュアアクセスを使用している場合は この方法で接続設定を行います パソコンなどから メールワイズ for ios の接続設定に必要な情報が書かれた設定ファイルをiPhoneまたは ipadに送信します 1. パソコンなどでメールワイズにアクセスします 2. ヘッダーで [ユーザー名] > [アカウント設定]の順にクリックします 3. モバイルからのアクセス をクリックします セキュアアクセスを使用していても モバイルからのアクセス が表示されていない場合は システ ム管理者にクライアント証明書を発行するよう依頼してください cybozu.comヘルプ クライアント証明書を発行する ( admin/issue_client.html) 4. セキュアアクセスを使用していない場合は 次の手順5へ進みます セキュアアクセスを使用している場合は クライアント証明書の情報 欄に記載されているパスワ ードを控えます 後の手順で必要になります クライアント証明書のダウンロードリンクとパスワードが表示されていない場合は 設定ファイルを 送信できません システム管理者に クライアント証明書のダウンロードを許可するよう依頼してく ださい cybozu.comヘルプ ユーザー本人にクライアント証明書のダウンロードを許可する ( help.cybozu.com/ja/general/admin/prohibit_dl.html) 5. [iphone/androidアプリからアクセスする]をクリックします ご利用になるアプリを選択 欄で メールワイズ を選択します 7. メールワイズ for ios を使用する端末で受信可能な アドレスを 確認用と合わせて2回入力 し [送信]をクリックします 入力した アドレス宛てに 設定ファイルが送信されます iphoneまたはipadで受信したメールに添付されている設定ファイルをタップして 必要な情報を入力します iphoneまたはipadで パソコンなどから送信したメールを開きます 添付されているファイルをタップします ファイルを開くアプリが複数表示された場合は メールワイズ を選択します メールワイズ for ios が起動したら 使用許諾画面で[同意する]をタップします メールワイズ for ios を使用するには 使用許諾への同意が必要です 5. ウォークスルー画面が表示されたら [さあ はじめよう ]をタップして説明を確認します [次へ]をタップすると次の画面に移動します 画面を左右にスライドすると 前後の説明を確認できます 6. ウォークスルー画面の最後の通知設定の案内画面で [設定する]をタップします 196

197 メールワイズ for ios を使う 7. 通知設定の確認ダイアログで [許可]をタップします 確認ダイアログで[許可しない]をタップすると 受信メールなどの通知を受け取れません あとから通知設定を変更したい場合は iphoneまたはipadの設定を変更してください iphone/ipadの通知設定を確認する - 235ページ 8. 接続設定画面で ログイン情報のパスワードを入力します セキュアアクセスを使用している場合は 手順1の4.で控えたクライアント証明書のパスワードも併 せて入力します 9. [次へ]をタップします 10. 利用するメールアプリケーションを選択します メールアプリケーションやメールスペースが1つの場合は この画面は表示されません 197

198 メールワイズ for ios を使う ログインが完了し 処理メール画面が表示されます メールワイズ for ios の画面の見かた メールワイズ for ios の画面の見かたを説明します 198

199 メールワイズ for ios を使う メール一覧画面 - 199ページ メニュー - 201ページ メール詳細画面 - 203ページ メール一覧画面 メールの一覧画面の見かたを説明します メールワイズ for ios では 次のメールを一覧で確認できます 処理メール 担当メール 確認メール 送信待ちメール 受信メール 送信メール メールワイズ for ios を起動すると 最初に処理メール画面が表示されます ここでは 処理メール画面を例に メール一覧画面の見かたを説明します 処理メール一覧の例 処理メール画面には 処理状況が 処理済み と 送信済み 以外のメールが表示されます 番号 パーツ 説明 199

200 メールワイズ for ios を使う メニュー メールワイズ for ios の設定を 変更したり 確認するメールの種 類を切り替えたりします 詳細は 次の見出しを参照してく ださい メニュー - 201ページ 添付ファイル メールにファイルが添付されてい る場合に表示されます 緊急度 メールの緊急度で 至急 または 大至急 を設定した場合 表示さ れます 処理状況 メールの処理状況を色で表示しま す メールの処理状況の色は メール ワイズの[運用管理] > 基本設 定 セクションの[処理状況]で設定 されています 初期設定で処理状 況に設定されている色は 次のと おりです 赤 未処理 緑 処理中 青 送信待ち 一括で処理済みにするメールを選 択します 検索 キーワードを入力して メールを検 索します 本文 メール本文が冒頭2行分 表示さ れます コメント 未読のコメントがあるメールのコメ ントアイコンが赤色で表示され 既 読のコメントと区別できます 既読のコメントは グレーのアイコ ンで表示されます 担当者 200 メールの担当者のユーザーアイコ ンを表示します メールの担当者のユーザーアイコ ンには cybozu.comのプロフィー ルで設定した画像が表示されま

201 メールワイズ for ios を使う す プロフィール画像の設定方法は 次のヘルプを参照してください cybozu.comヘルプ プロフィー ルを確認 変更する ( help.cybozu.com/ja/general/ user/profile.html) システム管理者がプロフィールの 変更を禁止している場合は プロ フィール画像を変更できません プロフィール画像を変更したい場 合は 管理者に依頼してください 新規メール作成画面を表示しま す メニュー 処理メール 画面で をタップすると メニューが表示されます メニュー以外の場所をタップすると メニューが閉じます メニュー画面の例 201

202 メールワイズ for ios を使う 番号 パーツ 説明 メールアプリケーションとメールス ペース 選択しているメールアプリケーショ ンとメールスペースを表示します 上がメールアプリケーション 下が メールスペースです 次のメニューが表示されます 接続設定 設定 通知設定 ログアウト 使用許諾 PC画面を開く アプリ内ブラウザーを開きます パ ソコンからメールワイズにアクセス した場合と同じ画面が表示されま す メールワイズ本体で複数のメール アプリケーション1を設定している 場合 閲覧するメールスペースや メールアプリケーションの切り替え ができます 旧バージョンを利用していた場合 は 一度 接続設定 の メールア プリの選択 で 利用するメールア プリケーションを選択してください そのあと メニューに切り替えアイ コンが表示されます 処理メールの件数 担当メール 処理メール 担当メール 確認メ ール および送信待ちメールに 赤丸でメール件数が表示されま す 処理メールのうち ログインユーザ ーが担当者に設定されているメー ルが表示されます 確認メール 処理メールのうち ログインユーザ ーが確認者に設定されているメー ルが表示されます 送信待ちメール 202 処理メールのうち 処理状況が 送信待ち のメールが表示されま す

203 メールワイズ for ios を使う 受信メール 処理済みのメールを含めた すべ ての受信メールが表示されます 送信メール すべての送信メールが表示されま す 1 プレミアムコースをご契約の場合のみ メールアプリケーションを複数お使いいただけます 価格 購入 ( メールアプリの切り替え をタップすると メールアプリの選択 画面が表示されます 利用するメールアプリケーションをタップして 切り替えられます メール詳細画面 一覧画面でメールをタップすると 詳細画面が表示されます 203

204 メールワイズ for ios を使う 処理メールの詳細画面 処理メールの操作メニュー をクリックすると 次のメニューが表示されます 204

205 メールワイズ for ios を使う 番号 パーツ 説明 処理済み1 表示しているメールを処理済みに します メール情報変更 処理状況/担当者/確認者/緊急 度を変更します 編集ロック中のメールは 処理状 況を変更できません 返信2 メールを返信します 転送2 メールを転送します URLを共有 表示しているメールのURLを iphoneまたはipadのアプリで共有 できます 顧客情報/履歴 表示しているメールの 顧客情報 とやり取りの履歴を表示します 1 新規作成して書きかけ保存したメールや 編集ロック中のメールは このメニューは表示されません 2 新規作成して書きかけ保存したメールは このメニューは表示されません メールを操作する メールの一覧画面や詳細画面で メール情報を閲覧 操作できます メールを処理済みにする - 205ページ メール情報を変更する - 211ページ コメントを確認する - 212ページ URLを共有する - 213ページ 顧客情報/履歴を確認する - 215ページ メールを処理済みにする 処理メール 担当メール 確認メール および送信待ちメールの一覧画面と詳細画面で メールを処理済みにできま す 一覧画面で処理済みにする - 206ページ 205

206 メールワイズ for ios を使う 詳細画面で処理済みにする - 210ページ 一覧画面で処理済みにする メールを処理済みにするには 1件ずつ処理済みにする方法と 一括で処理済みにする方法があります 1 件ずつ処理済みにする メールの一覧画面で 処理済みにするメールをスワイプします スワイプしたあとに表示される[処理済みにする]をタップするか スワイプします スワイプは 左右どちらからでもできます 206

207 メールワイズ for ios を使う メールを処理済みにしたあとの数秒間 一覧画面の下に[元に戻す]メニューが表示されます [元に戻す]をタップすると 処理済みにしたメールは一覧画面に再度表示されます 次のメールは 処理済みにできません 新規作成中のメール 207

208 メールワイズ for ios を使う 新規作成や転送で 書きかけ保存したメール 編集ロック中のメール メールワイズ for ios の一覧画面 詳細画面では メールがロック中であることは表示されませ ん 編集ロック中のメールは メールワイズ本体で解除できます メールの編集ロックを解除する ( operation.html#anchor01) 上記の処理済みにできないメールをスワイプすると 処理済みにできません と表示されます 一括で処理済みにする 処理メール 担当メール 確認メール および送信待ちメールの一覧画面で 選択したメールを一括で処理済みにし ます 一覧画面の画面上部にある 208 をタップします

209 メールワイズ for ios を使う 処理済みにするメールを選択します [処理済みにする]をタップします 209

210 メールワイズ for ios を使う 1件ずつ処理済みにするときと同様に メールを処理済みにしたあとの数秒間 一覧画面の下に [元に戻す]メニューが表示されます [元に戻す]をタップすると 処理済みにしたメールは一覧画面に再度表示されます 次のメールは 処理済みにできません 新規作成中のメール 新規作成や転送で 書きかけ保存したメール 編集ロック中のメール 処理済みにできないメールは 選択できません 詳細画面で処理済みにする メールの詳細画面で 表示しているメールを処理済みにできます 処理済みにするメールの詳細画面を開きます をタップします [処理済み]をタップします [処理済みにする]をタップします 210

211 メールワイズ for ios を使う メール情報を変更する メール詳細画面で メール情報を変更します 処理状況 担当者 確認者 および緊急度の設定が可能です メール詳細画面で をタップします [メール情報変更]をタップします 211

212 メールワイズ for ios を使う 変更したいメニューをタップし メール情報を変更します コメントを確認する 未読のコメントがあるメールをタップすると コメント一覧が表示されます 未読のコメントは 赤色の背景色で表示されます 212

213 メールワイズ for ios を使う コメント一覧画面で コメントの書き込みができます URLを共有する メール詳細画面のメニューで表示しているメールのURLを iphoneまたはipadのアプリで共有できます メールのエスカレーションや共有を効率よく行うことができます メールの詳細画面で をタップします [URLを共有]をタップします 213

214 メールワイズ for ios を使う iphoneまたはipadのコンテンツビューで URLを共有したいメニューをタップします URLを共有したいメニューをタップすると 件名+URL がコピーされます ブラウザで開く をタップすると 該当のメールがWebブラウザーで表示されます 214

215 メールワイズ for ios を使う 顧客情報/履歴を確認する メール詳細画面で表示しているメールの 顧客情報とやり取りの履歴を表示します メールアドレスと電話番号がアドレス帳に登録されている場合 顧客のメールアドレスと電話番号の両方を表示しま す 該当の顧客がアドレス帳に登録されていない場合は メールアドレスのみ表示します 顧客情報欄に表示された顧客情報をタップすると 新規メールの送信や 電話の発信が行えます また メールアドレスを長押しするとコピーできます メールの詳細画面で をタップします [顧客情報/履歴]をタップします アドレス帳に登録されている顧客のメールアドレスと電話番号を表示します 215

216 メールワイズ for ios を使う メールを検索する メールに含まれる文字列をキーワードにして メールを検索します メールワイズ for ios では 各メールの一覧画面でキーワード検索ができます 閲覧しているメールスペース内のメールを検索します 作成中のメールと 異なるメールスペースのメールは検索できません メール一覧画面で をタップします キーワードを入力し 検索をタップします 216

217 メールワイズ for ios を使う 検索キーワードの入力欄をタップすると 直近で検索した5件分が履歴として表示されます 検索対象をすばやく見つけるには 入力中のキーワードは 1文字ごとにアドレス帳に登録されている会社名や顧客名と一致するかどうかが検索され ます 表示された会社名 顧客名をタップすると アドレス帳の顧客情報画面が表示されます メールの文字列で検索する以外に アドレス帳の顧客情報の履歴からメールを確認する方法もあります 217

218 メールワイズ for ios を使う 本田 のキーワードを入力したあと検索をタップすると メールの検索結果が表示されます 218

219 メールワイズ for ios を使う メールを新規作成する メールを新規で作成し 送信できます メール一覧画面で をタップし 新規メール画面を開きます 宛先を入力します To/CC/BCCの入力が可能です メールワイズのアドレス帳を対象に 1文字入力するごとに検索が実行され 検索対象をすばやく見つけられま す 219

220 メールワイズ for ios を使う 宛先は入力順に追加されていきます メールワイズ本体で メール送信時に使うFromを設定している場合は 本体と同様 設定し たメールアドレスが メールワイズ for ios のFrom欄にも設定されます メールの内容を入力します メールワイズ本体で 署名やテンプレートの自動設定をしている場合は 設定したメールの内容が メールワイ ズ for ios でも入力された状態になります 自動設定されるテンプレートにファイルを添付している場合は メールワイズ for ios の新規メール画面でも ファイルが添付された状態になります メールワイズ for ios の新規メール画面では ファイルを添付することはできません メール内容を保存するには 新規メール画面の[閉じる]をタップして[書きかけ保存する]をタップします 書きかけ保存したメールは 処理メールの一覧画面の件名に 作成中 と表示されます 220

221 メールワイズ for ios を使う 書きかけ保存したメールを再度編集する場合や 送信する場合は 書きかけ保存したメールの詳細画面で をタップします [送信]をタップし 送信確認画面で内容を確認後 再度[送信]をタップします 221

222 メールワイズ for ios を使う 自動設定されるテンプレートで書式編集を使っている場合 メールワイズ for ios の新規メール 画面では無効になり テキストで表示されます メールを返信する メールワイズ for ios でメールを返信します 処理メール画面で返信したいメールをタップし 詳細画面を表示します をタップします 222

223 メールワイズ for ios を使う 返信画面で 返信内容を入力します 返信内容を保存するには [閉じる]をタップして[書きかけ保存する]をタップします 223

224 メールワイズ for ios を使う 返信内容を保存しない場合は[変更を破棄する]をタップすると 変更前の画面に戻ります 書きかけ保存しないですぐに送信する場合は 手順6に進みます 書きかけ保存をしたメールを送信するには 224 をタップします

225 メールワイズ for ios を使う 返信画面が表示されたら [送信]をタップします 送信確認画面で内容を確認して 再度[送信]をタップします メールを転送する メールワイズ for ios でメールを転送します 転送するメールの詳細画面を開き をタップします [転送]をタップします 225

226 メールワイズ for ios を使う 宛先を入力します To/CC/BCCを新しく入力できます メールワイズのアドレス帳を対象に 1文字入力するごとに検索が実行され 検索対象をすばやく見つけられま す Original Message 以下は 転送元メールの情報が引き継がれます 転送元のメールに添付されていたファイルは メールの転送時も引き継がれます この添付 ファイルを転送時に削除することはできません メール内容を入力します 転送画面で新たなファイルを添付することはできません メールの内容を保存するには 転送画面の[閉じる]をタップして[書きかけ保存する]をタップします 226

227 メールワイズ for ios を使う 書きかけ保存したメールは 処理中 作成中 として 処理メール一覧に表示されます メールの担当者は 転送メールを作成しているユーザーになります 転送メールを書きかけ保存したとき 次の場合は転送元メールからメール情報を引き継ぎま す 未処理 以外の処理状況 確認者 担当者1 緊急度1 1 メールワイズ本体で メール情報の設定欄を表示する を有効に設定している場合 転送画面で書きかけ保存せずに送信した場合は 上記の設定にかかわらず次の設定となり ます 処理状況 送信済み 担当者 転送メールを送信したユーザー 緊急度 転送元メールの緊急度 書きかけ保存したメールを再度編集する場合や 送信する場合は 書きかけ保存したメールの詳細画面で をタップします 227

228 メールワイズ for ios を使う [送信]をタップし 送信確認画面で内容を確認後 再度[送信]をタップします 228

229 メールワイズ for ios を使う メールを再送信する 送信済みのメールを再送信します 過去のメールと同じ内容を別の宛先に送信する場合に便利です また 以前と同じ宛先にメールを送る場合に 宛先を設定する手間が省けます HTMLメールは引き継がれません テキストで表示されます 送信メールの詳細画面で をタップします [再送信]をタップします 新規メール画面で 宛先や内容を必要に応じて修正します 229

230 メールワイズ for ios を使う 送信メールから 次のメール情報が引き継がれます To/CC/BCC 件名 本文 添付ファイル 添付ファイルは 新規メール画面で削除できません メール内容を保存するには 新規メール画面の[閉じる]をタップして[書きかけ保存する]をタップします 書きかけ保存したメールは 処理中 作成中 として 処理メール一覧に表示されます メールの担当者は 再送信メールを作成しているユーザーになります 書きかけ保存したメールを再度編集する場合や 送信する場合は 書きかけ保存したメールの詳細画面で をタップします 230

231 メールワイズ for ios を使う [送信]をタップし 送信確認画面で内容を確認後 再度[送信]をタップします 231

232 メールワイズ for ios を使う 通知を確認する メールワイズ for ios の通知を確認します アプリを起動していない場合 - 232ページ アプリを起動している場合 - 233ページ アプリを起動していない場合 アプリを起動していない場合 iphoneまたはipadの設定によって 通知の表示方法が異なります 通知をタップすると 通知の内容にしたがってメール一覧画面を表示します 例えば 担当者に割り当てられた通知では担当メール一覧を メールを受信したときの通知は処理メール一覧を表 示します 232

233 メールワイズ for ios を使う アプリを起動している場合 アプリを起動している場合 通知内容をバナーで表示します バナーをタップしても 画面は移動しません 233

234 メールワイズ for ios を使う メールを手動で更新する場合は 画面を下に引っ張って離します メールワイズで操作を行った場合の通知について メールワイズ本体で メール受信 ボタンを押して新着メールを受信した場合でも 自動受信 した場合でも どちらも メールワイズ for ios に通知が送信されます 操作を行った本人には 通知は送信されません 234

235 メールワイズ for ios を使う 同じタイミングで複数の通知条件に当てはまる場合は 上から順に次の通知が1回にまと めて送信されます 担当者設定 確認者設定 メールの受信 例えば メール受信時に自動的に担当者に設定された場合 担当者に割り当てられたという内容 の通知が上に 新着メールを受信したという内容の通知が下に表示されます 通知内容 担当者に割り当てられたメールが1件あります 件名 新着メールが1件あります 件名 iphone/ipadの通知設定を確認する メールワイズ for ios で通知を受け取るには iphoneまたはipad側の通知設定がオンになっている必要がありま す 最初に メールワイズ for ios を起動したときのウォークスルー画面で通知の設定を許可した場合は オンに設定さ れています iphoneまたはipadのホーム画面で をタップします 235

236 メールワイズ for ios を使う [通知]をタップします [メールワイズ]をタップします 通知を許可 がオンになっていることを確認します Appアイコンにバッジを表示 をオンに設定した場合 アプリを起動していない状態で通知を受け 取ると iphoneまたはipadのホーム画面のアプリアイコンに 1 を表示します アプリを起動すると バッジは消えます 236

237 メールワイズ for ios を使う 新着通知の件数にかかわらず バッジは 1 と表示されます メールワイズ for ios の通知設定を変更 する メールワイズ for ios の通知設定を変更します メールワイズ for ios の通知設定では 通知されるメールごとに設定を変更できます 新着メールの通知だけ受け 取る 自分が担当のメールだけ通知を受け取る といった設定も可能です iphoneまたはipad側で アプリの通知が有効に設定されていることを確認します 通知の設定は 端末側の設定が優先されます 端末側で アプリの通知が無効に設定されていると通知され ません iphone/ipadの通知設定を確認する - 235ページ メールワイズ for ios を起動します をタップします [設定]をタップします 237

238 メールワイズ for ios を使う [通知設定]をタップします 担当者割り当て 確認者割り当て 新着メールの通知を受け取るかどうかを設定します 238

239 メールワイズ for ios を使う 初期設定では すべてオンに設定されています 接続先やログインユーザーを切り替える メールワイズ for ios の接続先やログインしているユーザーを変更します 別のサブドメインのメールワイズに接続したい場合や メールワイズ for ios を別のユーザーで切り替えて使いた いときは 一度ログアウトして 再度接続設定をし直します メールワイズ本体でログインパスワードを変更した場合は [接続設定]をタップし 新しいパスワー ドを使って メールワイズ for ios に再度ログインしてください メールワイズ for ios を起動します をタップします 239

240 メールワイズ for ios を使う [設定]をタップします [ログアウト]をタップします 240

241 メールワイズ for ios を使う サブドメイン名を入力し [次へ]をタップします ログイン名とパスワードを入力し [次へ]をタップします 241

242 メールワイズ for ios を使う 利用するメールアプリケーションを選択します メールアプリケーションやメールスペースが1つの場合は この選択画面は表示されません 変更後の情報でログインが完了すると 処理メール画面が表示されます 242

243 メールワイズ for Android を使う メールワイズ for Android を使う メールワイズ for Android は Android端末でメールワイズを利用するためのアプリです メールワイズ for Android を使えば 外出時など会社のパソコンを使えないときでも お手持ちのAndroidでメー ル を確認できます ここでは メールワイズ for Android の設定方法と使いかたを説明します メールワイズ for Android メールワイズ for Android をインストールする - 244ページ メールワイズ for Android の接続設定をする - 245ページ メールワイズ for Android の画面の見かた - 250ページ メールを処理済みにする - 256ページ メールを返信する - 258ページ 通知を確認する - 261ページ メールワイズ for Android の通知設定を変更する - 262ページ 接続先やログインユーザーを切り替える - 264ページ 243

244 メールワイズ for Android を使う メールワイズ for Android をインストール する メールワイズ for Android をインストール およびアンインストールする手順を説明します 新規でインストールする - 244ページ アンインストールする - 244ページ 新規でインストールする メールワイズ for Android を端末にインストールします お使いのAndroidが メールワイズ for Android に対応しているかどうかを確認します cybozu.com 動作環境 ( Androidのホーム画面で Playストア をタップします メールワイズ を検索し メールワイズのモバイルアプリの画面で インストール をタップします インストール完了後 メールワイズ for Android の接続設定を行います メールワイズ for Android の接続設定をする - 245ページ アンインストールする メールワイズ for Android をアンインストールする手順を説明します Androidで 設定 画面を起動し [アプリ]をタップします メールワイズ をタップし 詳細画面を表示します [アンインストール]をタップします 244

245 メールワイズ for Android を使う メールワイズ for Android の接続設定をす る メールワイズ for Android の接続設定を行うには 次の2通りの方法があります メールワイズから メールワイズ for Android の接続設定に必要な接続情報をAndroidに送信する アクセスURLやログイン名 パスワードなどの接続情報を手入力する セキュアアクセスを使用している場合は ご利用中のメールワイズから メールワイズ for Android の接続設定に必要な情報をメールで送信する方法でしか メールワイズ for Android の 接続設定を行えません セキュアアクセスを使用しているかどうかは システム管理者に確認してください サイボウズのクラウドサービス セキュアアクセス ( option/) cybozu.comヘルプ セキュアアクセスの設定 ( list_secureaccess.html) 接続情報をAndroidに送信する - 245ページ 接続情報を手入力する - 248ページ 接続情報をAndroidに送信する ご利用中のメールワイズから メールワイズ for Android の接続設定に必要な情報をメールで送信します アクセ スURLやログイン名を入力する手間が省け パスワードを入力するだけで メールワイズ for Android の接続設定が 完了する便利な機能です セキュアアクセスを使用している いないにかかわらず 利用できます セキュアアクセスを使用している場合は この方法で接続設定を行います 設定ファイルをAndroidに送信する - 245ページ 受信した設定ファイルをタップして接続設定する - 246ページ 設定ファイルをAndroidに送信する パソコンなどからメールワイズにアクセスし ヘッダーで[ユーザー名] > [アカウント設定]の順にクリックしま す モバイルからのアクセス をクリックします 245

246 メールワイズ for Android を使う セキュアセキュアアクセスを使用していても モバイルからのアクセス が表示されていない場合は システム 管理者にクライアント証明書を発行するよう依頼してください cybozu.comヘルプ クライアント証明書を発行する ( issue_client.html) セキュアアクセスを使用していない場合は 次の手順4へ進みます セキュアアクセスを使用している場合は クライアント証明書の情報 欄に記載されているパスワードを控えま す あとの手順で必要になります クライアント証明書のダウンロードリンクとパスワードが表示されていない場合は 設定ファイルを送信できま せん システム管理者に クライアント証明書のダウンロードを許可するよう依頼してください cybozu.comヘルプ ユーザー本人にクライアント証明書のダウンロードを許可 禁止する ( jp.cybozu.help/ja/general/admin/prohibit_dl.html) [iphone/androidアプリからアクセスする]をクリックします 2.ご利用になるアプリを選択 欄で メールワイズ を選択します メールワイズ for Android を使用する端末で受信可能な アドレスを 確認用と合わせて2回入力し [送 信]をクリックします 入力した アドレス宛てに設定ファイルが送信されます 受信した設定ファイルをタップして接続設定する Androidで パソコンなどから送信したメールを開きます 添付されているファイルをタップします ファイルを開くアプリが複数表示された場合は メールワイズ を選択します メールワイズ for Android が起動したら 使用許諾画面で[同意する]をタップします メールワイズ for Android を使用するには 使用許諾への同意が必要です ウォークスルー画面が表示されたら [さあ はじめよう ]をタップして説明を確認します [次へ]をタップすると次の画面に移動します 画面を左右にスライドすると 前後の説明を確認できます ログイン 画面で ログイン情報のパスワードを入力します セキュアアクセスを使用している場合は 設定ファイルをAndroidに送信する の手順3で控えたクライアント証 明書のパスワードも併せて入力します 設定ファイルをAndroidに送信する - 245ページ 246

247 メールワイズ for Android を使う Basic認証を使用している場合は Basic認証のパスワードも併せて入力します [次へ]をタップします 利用するメールアプリケーションを選択します メールアプリケーションやメールスペースが1つの場合は この画面は表示されません 247

248 メールワイズ for Android を使う ログインが完了し 処理メール 画面が表示されます 接続情報を手入力する セキュアアクセスを使用していない環境に接続する場合 アクセスURLやログイン名 パスワードなどの接続情報を メールワイズ for Android に手入力で設定します セキュアアクセスを使用していない場合は Basic認証を設定することを推奨します ログイン名とパスワードによる認証のみの場合 インターネットを通じて第三者がcybozu.comのロ グイン画面にアクセスするおそれがあります をタップし メールワイズ for Android を起動します 使用許諾画面で[同意する]をタップします メールワイズ for Android を使用するには 使用許諾への同意が必要です ウォークスルー画面が表示されたら [さあ はじめよう ]をタップして説明を確認します [次へ]をタップすると 次の画面に移動します 画面を左右にスライドすると 前後の説明を確認できます サブドメイン 画面で アクセスするメールワイズのサブドメイン名を入力し [次へ]をタップします サブドメイン名とは 下記のアクセスURLの丸カッコ内に表示された部分のことを指します サブドメイン名.cybozu.com/m/ サブドメイン名は お客様の環境によって異なります サブドメイン名がわからない場合は システム管理者に確認してください システム管理者に確認しても アクセスURL がわからない場合は よくあるご質問を参照してください 248

249 メールワイズ for Android を使う よくあるご質問 アクセスURL 初回ログイン方法がわかりません ( cybozu/web/cybozu.com/detail.aspx?id=66) Basic認証を設定している環境に接続する場合は Basic認証のログイン名とパスワードを入力します Basic認証を設定していない環境に接続する場合は この画面は表示されません 手順6へ進みます メールワイズにアクセスするログイン名とパスワードを入力し [次へ]をタップします 利用するメールアプリケーションを選択します 249

250 メールワイズ for Android を使う メールアプリケーションやメールスペースが1つの場合は この選択画面は表示されません ログインが完了すると 処理メール 画面が表示されます メールワイズ for Android の画面の見かた メールワイズ for Android の画面の見かたを説明します メール一覧画面 - 251ページ 250

251 メールワイズ for Android を使う メニュー - 253ページ メールの詳細画面 - 255ページ メール一覧画面 メールの一覧画面の見かたを説明します メールワイズ for Android では 次のメールを一覧で確認できます 処理メール 担当メール 確認メール 送信待ちメール 受信メール 送信メール メールワイズ for Android を起動すると 最初に処理メール画面が表示されます ここでは 処理メール画面を例に メール一覧画面の見かたを説明します 処理メール一覧の例 処理メール画面には 処理状況が 処理済み と 送信済み 以外のメールが表示されます 番号 パーツ メニュー 説明 メールワイズ for Android の設 定を変更したり 確認するメール の種類を切り替えたりします 251

252 メールワイズ for Android を使う 詳細は 次の見出しを参照してく ださい メニュー - 253ページ 添付ファイル メールにファイルが添付されてい る場合に表示されます 緊急度 メールの緊急度で 至急 または 大至急 を設定した場合 表示さ れます 処理状況 メールの処理状況を色で表示しま す メールの処理状況の色は メール ワイズの[運用管理] > 基本設 定 セクションの[処理状況]で設定 されています 初期設定で処理状 況に設定されている色は 次のと おりです 赤 未処理 緑 処理中 青 送信待ち 一括で処理済みにするメールを選 択します 本文とコメント 担当者 メール本文が冒頭2行分 表示さ れます メールにコメントがある と コメントアイコンも表示されま す メールの担当者のユーザーアイコ ンを表示します メールの担当者のユーザーアイコ ンには cybozu.comのプロフィー ルで設定した画像が表示されま す プロフィール画像の設定方法は 次のヘルプを参照してください cybozu.comヘルプ プロフィー ルを確認 変更する ( jp.cybozu.help/general/ja/ user/list_personal/profile.html) システム管理者がプロフィールの 変更を禁止している場合は プロ フィール画像を変更できません 252

253 メールワイズ for Android を使う プロフィール画像を変更したい場 合は 管理者に依頼してください メニュー メール一覧画面で をタップすると メニューが表示されます メニュー以外の場所をタップすると メニューが閉じます メニュー画面の例 番号 パーツ メールアプリケーションとメールス ペース 処理メール 担当メール 説明 選択しているメールアプリケーショ ンとメールスペースを表示します 上がメールアプリケーション 下が メールスペースです 処理状況が 処理済み と 送信済 み 以外のメールが表示されま す 処理メールのうち ログインユーザ ーが担当者に設定されているメー ルが表示されます 253

254 メールワイズ for Android を使う 確認メール 処理メールのうち ログインユーザ ーが確認者に設定されているメー ルが表示されます 送信待ちメール 処理メールのうち 処理状況が 送信待ち のメールが表示されま す 受信メール 処理済みのメールを含めた すべ ての受信メールが表示されます 送信メール すべての送信メールが表示されま す 次のメニューが表示されます 接続設定 設定 通知設定 ログアウト 使用許諾 PC画面を開く アプリ内ブラウザーを開きます パ ソコンからメールワイズにアクセス した場合と同じ画面が表示されま す メールワイズ本体で複数のメール アプリケーション1を設定している 場合 閲覧するメールスペースや メールアプリケーションの切り替え ができます 1 プレミアムコースをご契約の場合のみ 複数のメールアプリケーションを使うことができます 製品サイト 価格 購入 ( 254

255 メールワイズ for Android を使う メールアプリの切り替え をタップすると メールアプリの選択 画面が表示されます 利用するメールアプリケーションをタップして 切り替えられます メールの詳細画面 一覧画面でメールをタップすると 詳細画面が表示されます 255

256 メールワイズ for Android を使う メールを処理済みにする 処理メール 担当メール 確認メール および送信待ちメールの一覧画面と詳細画面で メールを処理済みにできま す 処理済みにできないメールは 次のとおりです メールワイズ本体で新規作成中のメール 書きかけ保存したメール 編集ロック中のメール メールワイズ for Android の一覧画面 詳細画面では メールがロック中であることは表示されません 編集ロック中のメールは メールワイズ本体で解除できます メールの編集ロックを解除する ( operation.html#anchor01) 一覧画面で処理済みにする - 256ページ 詳細画面で処理済みにする - 258ページ 一覧画面で処理済みにする 処理メール 担当メール 確認メール および送信待ちメールの一覧画面で 選択したメールをまとめて処理済みに します 一覧画面の画面上部にある をタップします 処理済みにするメールを選択します 256

257 メールワイズ for Android を使う [処理済みにする]をタップします メールを処理済みにしたあとの数秒間 一覧画面の下に[元に戻す]メニューが表示されます [元に戻す]をタップすると 処理済みにしたメールは一覧画面に再度表示されます 257

258 メールワイズ for Android を使う 詳細画面で処理済みにする メールの詳細画面で 表示しているメールを処理済みにします 処理済みにするメールの詳細画面を開きます をタップします [処理済み]をタップします 処理済みにできないメールは メニューの中に[処理済み]が表示されません メールを返信する メールワイズ for Android でメールを返信します 返信は 次の一覧で行えます 処理メール 担当メール 確認メール 送信待ちメール 処理メール など 一覧画面から返信したいメールをタップし 詳細画面を表示します をタップします 258

259 メールワイズ for Android を使う 返信 画面で 返信内容を入力します 返信内容を保存するには 返信画面の をタップして[書きかけ保存する]をタップします 259

260 メールワイズ for Android を使う 返信内容を保存しない場合は[変更を破棄する]をタップすると 変更前の画面に戻ります 書きかけ保存しないですぐに送信する場合は 手順6に進みます 書きかけ保存をしたメールを再度編集または送信するには 返信画面が表示されたら 260 をタップします をタップします

261 メールワイズ for Android を使う 送信確認画面で内容を確認して 再度 送信 をタップします 通知を確認する メールワイズ for Android の通知を確認します メールワイズ for Android で通知を受け取るには Android側の通知設定が有効になっている必要があります 261