運 用 細 則
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- ぜんぺい ごみぶち
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1 文書管理細則 ( 目的 ) 第 1 条この細則は コープシティ桜台管理規約 ( 以下 規約 といいます ) 第 34 条 ( 運用細則 ) の規定に基づき 管理組合が管理すべき文書類を定め その保管 運用 廃棄等につき規定することにより 管理組合運営が円滑に行われ かつ 一貫した業務が遂行され 適正な運営に寄与することを目的とします ( 定義 ) 第 2 条この細則において使用する用語の意義は この規約で特に定めるもののほか 規約に定められた通り とします ( 対象文書 ) 第 3 条この細則で管理対象とすべき書類等 ( 以下 文書 という ) は別表第 1 に記載のとおりとします ( 保管場所 ) 第 4 条文書の保管場所は別表第 1 に記載した場所とします ( 管理責任 ) 第 5 条文書は会計細則第 16 条 ( 通帳および銀行印の保管 ) に定める通帳を除き理事長の責任において管理 保存するものとします ただし 理事長は特定の理事およびマンション管理業者等第三者にその業務の一部または全部を委任することができます ( 文書の引き継ぎ ) 第 6 条理事長は次期理事長に業務を引き継ぐ場合 別表第 1 により文書の引き継ぎを行わなければなりませ ん ( 保存期間 ) 第 7 条文書の保存期間は法令等に定めがある場合を除き 別表第 1 に記載の期間とします ( 注意義務 ) 第 8 条理事長および理事は文書の紛失 火災 盗難等の防止に注意しなければなりません また 永久保存 および重要文書等は 特に保存方法に留意しなければなりません ( 電子記録による保存 ) 第 9 条文書は原本の保存が必要ないものについては 電子記録により保存することができます ただし 原本の保存が必要なものでも 原本と電子記録を併せて保存する事ができます また 電子記録した文書は経年劣化 使用環境の変化等による使用不能への対処をしなければなりません 文書管理細則 -1
2 ( 写し等の保存 ) 第 10 条原本以外の控え 写し 副本は適当な時期に廃棄する事が出来ます ( 文書の持ち出し ) 第 11 条理事等が必要により文書を保管場所以外の場所に持ち出すときは 理事長の承認を得なければなりま せん 2. 竣工図書等については前項の持ち出しは認めないものとします 但し 修理業者等に提供する必要 がある場合は 理事長の承認を得てコピーを提供する事が出来ます ( 文書の閲覧 ) 第 12 条総会議事録 理事会議事録 規約原本および会計帳票類について区分所有者および利害関係人から理由を付した書面により閲覧の請求があったときは 理事長はこれを閲覧させなければなりません この場合相当の日時 場所等を指定することができます 2. 前項以外の文書について 区分所有者および利害関係人から理由を付した書面により閲覧の請求があったときは 理事長は理事会の決議により これを閲覧させることができます ただし 各種の届出書類についてはみだりに閲覧させず 対象物件の管理のために管理組合が必要とするとき 捜査機関より要請があり理事会がやむをえないと判断するとき その他法令の定めによるときに限り閲覧させることができるものとします 3. 区分所有者および利害関係人から文書の写しの交付請求があったときは 第 1 項および第 2 項に準 じて取り扱うものとします ( 廃棄の方法 ) 第 13 条保存期間が経過した文書は 理事長が保存の可否について理事会で最終確認のうえ 適切な方法で廃棄するものとすします この場合において 個人情報の保護に留意し 適切な廃棄方法を採らなければなりません ( 監事による確認 ) 第 14 条監事は文書が本細則により適切に保存 管理 運用されているか監査しなければなりません ( 細則外事項 ) 第 15 条この細則に定めのない事項については 規約又は他の細則に定めるところによります ( 細則の改廃 ) 第 16 条この細則の変更又は廃止は 団地総会の決議を経なければなりません ただし この細則の変更が規 約の変更を必要とする事項であるときは 規約の変更を経なければ することができません 文書管理規則 -2
3 附則 ( 細則の発効 ) 第 1 条この細則は 平成 21 年 6 月 7 日から効力を発します 文書管理細則 -3
4 別表第 1 管理すべき文書リスト 文書名重要文書要原本保管場所保存期間 1. 組合員 居住者関連 (1) 入居届 ( 家族構成届出書 ) 管理員室 永久 (2) 誓約書 ( 占有者 ) 管理員室 永久 (3) 組合員変更届 管理員室 受付から 10 年 (4) 通知受領場所届 管理員室 受付から 10 年 (5) 組合員名簿および居住者名簿 ( 緊急永久 管理員室連絡用を含む ) (6) 駐車場使用申込書 管理員室 永久 (7) 駐輪場使用申込書 管理員室 承認日から 1 年 (8) 専有部分改修 改装工事申請書 承承諾日から 5 年管理員室諾書 ( 写 ) 2. 会計 収納関連 (1) 月次会計報告書 ( 収支報告書 貸借対照書 ) 管理員室 当該会計年度末から 5 年 (2) 年度決算書 監査報告書 集会室書庫 永久 (3) 管理費等収納台帳 ( 未納者報告書 ) 管理員室 当該会計年度期末から 10 年 (4) 小口現金出納帳 預金出納帳 領収書等 ( 小口会計 ) 資料室書庫 当該会計年度期末から 10 年 預金出納長 領収書等 ( 大口会計 ) 管理員室 当該会計年度期末から 10 年 (5) 管理費等延滞処理台帳 管理員室 当該会計年度末から 5 年 (6) 什器備品台帳 資料室書庫 当該会計年度期末から 10 年 (7) 損害保険契約書 資料室書庫 契約満了日から 5 年 (8) 預金通帳 定期預金証書等 ( 小口会会計担当理役員引継ぎもしくは繰越 / 満 計 繰越 / 満了前 ) 事保管了まで 預金通帳 定期預金証書等 ( 小口会 計 繰越 / 満了後 ) 管理員室 繰越日 満了日から 10 年 預金通帳 定期預金証書等 ( 大口会マンション委託終了もしくは繰越 / 満了 計 繰越 / 満了前 ) 管理会社まで 預金通帳 定期預金証書等 ( 大口会 計 繰越 / 満了後 ) 管理員室 繰越日 満了日から 10 年 3. 管理組合関連 (1) 管理規約原本 各細則原本 集会室書庫永久 (2) 管理規約 細則改正記録資料 ( 改正内永久 資料室書庫容と理由 ) (3) 総会議案書 議事録 資料室書庫永久文書管理規則 -4
5 文 書 名 重要文書 要原本 保管場所 保存期間 (4) 総会出席票 議決権行使書 委任状 管理員室 当該総会開催日から 5 年 (5) 理事会議案書 議事録 資料室書庫 当該会計年度末から 10 年 (6) 各専門委員会議事録等 資料室書庫 当該会計年度末から 10 年 (7) 管理組合ニュース等 資料室書庫 永久 (8) アンケートつづり 資料室書庫 アンケート実施日から 10 年 (9) 苦情処理関係記録 資料室書庫 処理終了日から 10 年 4. 管理委託関連 (1) 管理委託契約書 重要事項説明書 資料室書庫契約終了日 発行日から 5 年 (2) 管理人日報管理員室当該会計年度末から 5 年 5. 点検業務関連 (1) エレベーター点検報告書 管理員室 当該会計年度末から 10 年 (2) 巡回業務 ( 目視点検 ) チェックリスト 管理員室 当該会計年度末から 5 年 (3) 給水設備点検 管理員室 当該会計年度末から 10 年 (4) 消防設備定期点検報告書 管理員室 当該会計年度末から 10 年 6. 維持管理業務関連 (1) 各種メンテナンス契約書 資料室書庫 契約終了日から 5 年 (2) 長期修繕計画 資料室書庫 最終承認日から 10 年 (3) 大規模修繕工事実施関係記録 集会室書庫 永久 (4) 修繕履歴簿 資料室書庫 永久 (5) 修繕工事契約書および竣工図書 記録 資料室書庫 永久 (6) 植栽管理計画および実施記録 資料室書庫 永久 (7) 建物診断報告書 資料室書庫 永久 7. 分譲時資 (1) 竣工図書 ( 適正化法施行規則 102 条 竣工図書がない場合は設計図書 ) 1 付近見取図 集会室書庫 永久 2 配置図 集会室書庫 永久 3 仕様書 ( 仕上げ表を含む ) 集会室書庫 永久 4 各階平面図 集会室書庫 永久 5 二面以上の立面図 集会室書庫 永久 6 断面図または矩形図 集会室書庫 永久 7 基礎伏図 集会室書庫 永久 文書管理細則 -5
6 文 書 名 重要文書 要原本 保管場所 保存期間 8 各階床伏図 集会室書庫 永久 8 小屋伏図 集会室書庫 永久 9 構造詳細図 集会室書庫 永久 10 構造計算書 集会室書庫 永久 (2) 上記以外に保存が望ましい資料 1 設備図 ( 電気設備 機械 ( 給排水 ガス ) 設備 ) 2 設計関係書類 ( 数量調書 竣工地籍測量図等 ) 集会室書庫 集会室書庫 永久 永久 3 建築基準法に基づく検査済証 集会室書庫 永久 4 都市計画法 区市町村条例等に基永久集会室書庫づく許可書等 5 特定行政庁等関係書類 ( 建築確認永久集会室書庫通知書 日影協定書等 ) 6 住宅性能評価書 集会室書庫 15 年 7 近隣住民等との協定書 集会室書庫 永久 8 アフターサービス基準 集会室書庫 永久 9 分譲契約書 集会室書庫 永久 10 重要事項説明書 集会室書庫 永久 11 販売用パンフレット 集会室書庫 永久 12 入居のしおり 集会室書庫 永久 13 敷地および建物の登記簿謄本 集会室書庫 永久 14 敷地境界確認資料 集会室書庫 永久 注 1) 重要文書 本細則第 8 条記載の 特に保存方法に留意すべき文書 注 2) 要原本 本細則第 9 条記載の電子保存を行った場合でも原本を保存しておく必要がある文書 文書管理規則 -6
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