CONTENTS 1. はじめに 本書の位置付け ONEDRIVE FOR BUSINESS の概要 オンライン ( ブラウザー ) ONEDRIVE FOR BUSINESS 2013(PC クライアント用同期アプ

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1 OneDrive for Business ユーザー向け操作ガイド 2015 年 4 月 1 日版 Version Microsoft Japan Co.,Ltd. All rights reserved.

2 CONTENTS 1. はじめに 本書の位置付け ONEDRIVE FOR BUSINESS の概要 オンライン ( ブラウザー ) ONEDRIVE FOR BUSINESS 2013(PC クライアント用同期アプリケーション ) ONEDRIVE FOR BUSINESS(IPHONE 用アプリケーション ) ブラウザーによる操作 ファイルの管理 活用方法 ドキュメントの新規登録 ライブラリ上で新しいドキュメントを作成する ドキュメントのアップロード ドキュメントの管理 ドキュメントの編集 チェックアウト チェックイン 破棄 プロパティの表示および編集 バージョン履歴の表示と削除 ドキュメントの削除 ダウンロード ワークフローの発行 申請 承認 削除 ファイルを共有する ファイルおよびフォルダーの共有 通知 フォロー 自分に共有されているファイルを確認する ファイルを検索する OFFICE365 内でファイルを検索する ファイルの所有者に LYNC でコンタクトする ライブラリの管理 活用方法 ビューの管理 ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 1

3 ビューの作成 ビューの変更 列の作成 共有と追跡 リンクを電子メールで送信 更新の通知 RSS フィードの表示および購読 接続とエクスポート デバイスと同期 OUTLOOK に接続 OFFICE に接続 EXCEL にエクスポート エクスプローラーで開く ライブラリのカスタマイズ ライブラリの設定 ワークフローの設定 PC クライアント ( 同期アプリケーション ) による操作 クライアント PC の初期設定 ( 同期アプリ利用時 ) ファイルの設定 保存 iphone 用アプリケーション (OneDrive for Business) による操作 ドキュメントの表示と編集 ドキュメントの共有 利用シーン シナリオ 1 SHARE POINT ONLINE との連携 シナリオ 2 EXCHANGE ONLINE との連携 シナリオ 3 OFFICE との連携 参考資料 ソフトウェア要件 ONEDRIVE と ONEDRIVE FOR BUSINESS の違い ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 2

4 変更履歴 バージョンリリース時期変更内容 Version 年 4 月初版リリース ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 3

5 1. はじめに 1.1. 本書の位置付け 本資料は OneDrive for Business のユーザーが OneDrive for Business を利用するにあたり 各サービスの基本的な 利用手順について記述したものです 利用シナリオとしては 1 PC で Web ブラウザーを利用して OneDrive for Business にアクセスする場合 2 PC で OneDrive for Business 2013( 同期アプリ ) を利用する場合 ➂SharePoint Online と連携して使用する場合 4 Exchange Online と連携して使用する場合 5Office と連携して使用する場合についてそれぞれ章を分けて解説します また Office のドキュメントは主に Word を使用して説明しています 本資料は 2015 年 3 月 22 日現在の内容によるものです 本書内にて掲載しているサイトの更新等により本資料と 差異が発生している可能性がございますことをご了承の上でご利用ください 1.2. ONEDRIVE FOR BUSINESS の概要 OneDrive for Business は 従業員個人用のライブラリで 作業ファイルの保存 同期 共有ができます PC スマートフォン Mac などのさまざまなデバイスより ファイルの更新や共有を行うことができ 他のユーザーと同時に Office ドキュメントで作業できます また 99.9% の稼働率を保証するサービスレベル契約 (SLA) があり SharePoint のテクノロジーに基づいて作られているため Office ファイルのクイックプレビュー機能やバージョン履歴の保持 チェックイン / チェックアウト ワークフロー 管理者による機能制限やポリシーの適用まで 会社組織で利用するための信頼性と管理機能を提供します OneDrive との相違点は 6.2. OneDrive と OneDrive for Business の違い をご参照ください ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 4

6 オンライン ( ブラウザー ) クラウド上の個人用ライブラリで 作業ファイルの保存 同期 共有ができます Office Online と連携し オンライン上でファイルの更新や共有を行うことができ 他のユーザーと同時に編集することもできます ファイルサーバー上の 共有 機能とは異なり 各ユーザーがどこを編集しているかが一目でわかるようになっています 詳細は 2. ブラウザーによる操作 をご参照ください OneDrive for Business 2013(PC クライアント用同期アプリケーション ) OneDrive for Business と PC を同期する設定を行うと OneDrive for Business というフォルダーが作成され ク ラウド上のファイルとローカル PC 上にあるファイルを双方向で同期することができます 詳細は 3. PC クラ イアント ( 同期アプリケーション ) による操作 をご参照ください OneDrive for Business(iPhone 用アプリケーション ) 外出時なども iphone で OneDrive for Business を利用できます 詳細は 4. iphone 用アプリケーション (OneDrive for Business による操作 ) をご参照ください ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 5

7 2. ブラウザーによる操作 2.1. ファイルの管理 活用方法 OneDrive for Business は業務用のオンライン記憶域です 社内で作成したファイルを保存あるいは同期設定を行うことにより 外出先で急にデータが必要になった場合でもノートパソコンやスマートフォンから ファイルを参照することができます さらに 同僚やビジネスパートナーだけでなく 顧客とも安全にファイルを共有することができます また PC を紛失するといったアクシデントで大切なデータが消失する心配もありません サービスレベル契約 (SLA) で 99.9% の稼働率を保証しています ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 6

8 ドキュメントの新規登録 ライブラリ上で新しいドキュメントを作成する ライブラリ上で新しいドキュメントを作成するにはファイルリスト上の [ 新しいドキュメント ] リンクをクリッ クします 新たに作成するファイルの種類やフォルダーを選びドキュメントを作成します ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 7

9 Word Online を利用して作業を行う場合そのまま作業可能です ドキュメントの名称はヘッダー中央部分をクリ ックして変更します また オフライン作業をしたいときなど クライアント PC の Word で開くこともできます 元の画面に戻るには ブラウザーの [ 戻る ] ボタンか左上の Microsoft サービスの一覧から [OneDrive] をクリ ックします ファイルは自動で保存されるため 保存の操作は不要です ただし Online で開いている場合 ほかのユーザーの編集を反映させるために左上の アイコンをクリ ックすると 編集した内容を保存し 他のユーザーの更新内容を反映することができます ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 8

10 新しく作成された文書にはファイル名の右隣に マークが表示されています ドキュメント作成時の既定 は作成者のみ参照 編集可能となっています ( 共有設定は 自分のみ となります ) そのほか リボンの [ ファイル ] タブの [ 新しいドキュメント ] をクリックして作成することもできます ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 9

11 ドキュメントのアップロード ファイルリスト上の [ アップロード ] リンクをクリックし PC 上のドキュメントをアップロードすることができます あるいは ドキュメントを直接ドラッグすることでもアップロードできます メモ : アップロードできるのは最大 2GB まで アイテム数は 20,000 までとなります *.tmp または *.ds_store の拡張子の付くファイルなどはアップロードできません 詳細は 6.1. ソフトウェア要件 に記載のリンク先をご参照ください アップロードするファイルを選択し [ 開く ] ボタンをクリックします ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 10

12 新しいドキュメント作成時と同様に 初期設定は共有設定が 自分のみ となります リボンの [ ファイル ] タブの [ ドキュメントのアップロード ] でもアップロードできます ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 11

13 既存のファイルに新バージョンとして追加する にチェックが入っている場合 すでにアップロード済のファ イルと同じ名称のドキュメントをアップロードすると 新バージョンでアップロードされます ファイルアップロード後のバージョン履歴に以下のように表示されます バージョン履歴の表示方法については バージョン履歴の表示と削除 をご参照ください ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 12

14 また ドキュメントの追加 ウィンドウで [Windows エクスプローラーを使ってファイルをアップロードする ] リンクをクリックすると エクスプローラー画面が開きます ファイルをドラッグ & ドロップすることでファイルをアップロードすることができます ここでは すでに同期済のため PC の OneDrive for Business フォルダーが開きます 同期については デバイスと同期 または 3. PC クライアント ( 同期アプリケーション ) による操作 をご参照ください なお 同期を行っていない場合は OneDrive for Business の URL が開きます アイコンに緑のマークが表示されるとアップロードが完了していますので エクスプローラーを閉じてブラウザ ーに戻ります ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 13

15 先ほどの ファイルの追加 画面を閉じて以下の画面でヘッダーの [OneDrive] をクリックするか F5 キーで画 面を更新すると アップロードしたファイルが表示されています メモ : 管理者が SharePoint 管理センターで設定している場合は 管理者も閲覧 編集 削除することができま す また すでに OneDrive for Business 上にあるドキュメントと同じ名称のファイルをアップロードした場合の挙動は 操作方法によって異なります [ アップロード ] をクリックした場合は 同じ名称のドキュメントの新バージョンとして追加されます ドキュメントをドラッグした場合は 上書きを確認するダイアログが表示されます ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 14

16 メモ : リストビュー上 5,000 ファイルを超えた場合に このビューは 管理者が設定したリストビューのしきい値 ( アイテム 5,000 個 ) を超えるため 表示できません というメッセージが表示され オンライン上ではファイルを表示することができなくなります この場合は 日付などのフィルター条件をつけた新たなビューを作成し 表示数が 5,000 個を超えないようにしてください ビューの作成については ビューの作成 をご参照ください ドキュメントの管理 ドキュメントの編集 ドキュメントを編集するには 該当のドキュメントの左にチェックを入れ [ 編集 ] をクリックします 該当する Office が起動し ファイルが開きます ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 15

17 リボンの [ ファイル ] タブの [ ドキュメントの編集 ] をクリックして同様に編集できます ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 16

18 また ドキュメント名の右隣の アイコンをクリックして [ 編集 ] を選択しても同様の操作ができま す ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 17

19 チェックアウト チェックイン 破棄 チェックアウトすることにより そのドキュメントにロックをかけて他のユーザーが編集できないようにします チェックインしたら変更内容を反映してロックが解除され 他のユーザーが編集可能になります チェックインすることでバージョンが新しくなるため バックアップファイルとして残しておき 後ほど復元することもできます バージョン履歴や復元については バージョン履歴の表示と削除 をご参照ください チェックアウトをするには ドキュメントの左側にチェックを入れ ファイルリスト上の [ 管理 ] をクリック し [ チェックアウト ] を選択します 複数ドキュメントをまとめてチェックアウトすることも可能です 2 C C 1 3 チェックアウトすると ドキュメントのアイコンに緑のマーク がつきます ドキュメント名をクリック してファイルを開き 編集します ( 詳細は ドキュメントの編集をご参照ください ) ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 18

20 チェックアウト中は 他のユーザーが編集することができません チェックアウトされているドキュメントを編 集しようとすると 以下のメッセージが表示されます チェックアウトされているドキュメントを再度チェックアウトすることはできません ( リンクが非表示または 操作不可能となります ) ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 19

21 リボンの [ ファイル ] タブの [ チェックアウト ] をクリックして同様の操作を行うことができます チェックアウトを取り消す場合は [ チェックアウトの破棄 ] をクリックします ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 20

22 チェックアウトが取り消され ドキュメントのアイコンから緑の矢印が表示されなくなります チェックインを行うには [ 管理 ] の [ チェックイン ] またはリボンの [ ファイル ] タブの [ チェックイン ] を クリックします チェックイン時にコメントを入力し チェックアウトを継続するか選択できます チェックアウトを継続したい 場合は [ はい ] 編集を終了する場合は [ いいえ ] を選択します 一旦変更を保存しておきたいときに利用でき ます ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 21

23 また 入力したコメントはドキュメントのバージョン履歴の表示で参照可能です ( 後述の バージョ ン履歴の表示と削除 をご参照ください ) クライアント PC の Word で編集し保存した際にも同様のダイアログが表示されます 以下のダイアログで [ はい ] をクリックするとコメントを追加することができます 1 C C 2 C C ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 22

24 チェックインが完了すると 破棄した時と同様にアイコンから緑の矢印が表示されなくなります ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 23

25 プロパティの表示および編集 ドキュメントのプロパティを確認するには該当のファイルの左端にチェックを入れ [ 管理 ] またはリボンの [ ファイル ] タブの [ プロパティの表示 ] をクリックします 編集はリスト上の [ 管理 ] またはリボンの [ ファ イル ] タブの [ プロパティの編集 ] をクリックします ドキュメントの名前 タイトル バージョン 作成日時 最終更新日時を確認することができます リボンの 表示 タブで [ アイテムの編集 ] をクリックすると プロパティを編集することができます また バージョン履歴の確認 共有相手の確認 ドキュメントの削除 チェックアウト 通知 ワークフローの操作を 行うことができます 説明は 各章をご参照ください ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 24

26 ドキュメントの名前とタイトルを編集することができます なお プロパティの変更の保存は誰も参照していな いときのみ可能です 変更を保存すると バージョン履歴が追加されます バージョン履歴については 後述の バージョン履歴の表示と削除 をご参照ください 自分または他のユーザーが開いた状態の場合はエラーメッセージが表示され 変更を保存することができませ ん ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 25

27 バージョン履歴の表示と削除 バージョン履歴を確認するには該当のファイルにチェックを入れ [ 管理 ] の [ バージョン履歴 ] またはリボン の [ ファイル ] タブの [ バージョン履歴 ] をクリックします バージョン番号 更新日時 更新者 サイズ コメントが表示されます 列をクリックするとソート順を変更す ることができます 削除されたバージョンは表示されません ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 26

28 タイトルにカーソルを合わせると右側に が表示されます [ 表示 ] はファイルを表示します [ 復元 ] は選択したドキュメントのバージョンに復元します [ 削除 ] は選択したバージョンのドキュメントを削除することができます 最新のドキュメントは [ 表示 ][ 復元 ] のみ表示されます 例えば バージョン 6.0 で [ 復元 ] をクリックします ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 27

29 バージョン 6.0 がバージョン 8.0 として新たに作成されました また [ すべてのバージョンを削除 ] をクリックすると最新版以外のバージョンはすべて削除されます ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 28

30 メモ : 削除されたドキュメントは ごみ箱 に移動されます ごみ箱から復元も可能です ごみ箱 で見つからない場合は サイトコレクションのごみ箱 を確認してください また ごみ箱 のファイルも使用済みの容量として対象になりますので ご注意ください ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 29

31 メモ : クライアント PC のオフィスで開いた際に リボンの [ 校閲 ] タブの [ 比較 ] から [ 特定のバージョン (S) ] をクリックすると OneDrive for Business 上にある過去のバージョンのドキュメントと比較することができ ます 比較したい過去のバージョンを選択し [ 比較 ] をクリックします ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 30

32 比較結果が表示されます 過去のバージョンのファイルも同時に開かれ 復元することもできます ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 31

33 ドキュメントの削除 ドキュメントを削除するには 該当のドキュメントにチェックを入れ リボンの [ ファイル ] タブの [ ドキュメントの削除 ] またはファイルリスト上の [ 管理 ] の [ 削除 ] をクリックします ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 32

34 [OK] をクリックすると対象のドキュメントが削除されます 対象のドキュメントはバージョン削除時と同様 に ごみ箱 に移動されます [ プロパティの表示 ] または [ プロパティの編集 ] の [ アイテムの削除 ] ボタンをクリックして同様に削除する ことができます ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 33

35 ダウンロード ドキュメントのコピーをダウンロードするには リボンの [ ファイル ] タブまたはファイルリスト上の [ 管理 ] の [ コピーのダウンロード ] をクリックします ダイアログの [ 保存 ] ボタンの をクリックすると 名称を変更して保存することもできます ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 34

36 ドキュメントの名称を変更しない場合は PC > ダウンロード フォルダーに保存されます メモ : ファイルをドラッグ & ドロップで PC にダウンロードすることもできます ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 35

37 ドキュメントを管理用と編集用など別々に分けたいときは リボンの [ ファイル ] タブの [ 送信 ][ そ の他の場所 ] をクリックし URL を指定してその他の場所 (SharePoint ドキュメントライブラリ ) へコピーする こともでき 更新されたときに通知を受けることもできます また ワークスペースを作成してコピーを配置することも可能です ワークスペースはサイト上のほかのメンバーとドキュメントを共有し 協力して作業することができます ドキュメント以外にもお気に入りのリンクやお知らせもサイトに掲載することができます メンバーは画面上に明示的に表示されているので プロジェクトやチーム内などでの共同作業で活用できます ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 36

38 ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 37

39 ワークフローの発行 申請 承認 削除 ドキュメントに対して上司への承認要求の依頼や 他のメンバーが確認したという履歴を残す必要がある場合 に ワークフローを発行することができます ワークフローの機能を使用するには リボンの [ ライブラリ ] タブの [ ワークフローの設定 ] を先に行ってください ( 詳細は ワークフローの設定 をご参照ください ) 共有設定のあるファイルまたはフォルダーにチェックを入れ リボンの [ ファイル ] タブまたはファイルリスト上の [ 管理 ] の [ ワークフロー ] をクリックします ( 共有設定については ファイルを共有する をご参照ください ) 新しくワークフローを開始するにはワークフローの設定で作成したワークフローを選択します ここでは すで に作成した [ フィードバックの収集 を選択し [ 開始 ] ボタンをクリックします ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 38

40 ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 39

41 ワークフローの開始に少し時間がかかるため 処理中の画面が表示されます 作成が完了するとファイルリストを表示する画面に戻ります ワークフローの状態を確認するには [ ワークフロ ー ] から 実行中のワークフロー で対象のワークフローをクリックします ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 40

42 この画面から ドキュメントの参照や ワークフローのアクティブなタスクの期限 依頼時のコメントの更新 タスクの取消 校閲者の追加または更新 ワークフローの終了を行うことができます ワークフローによって依頼メールの送信が可能です ここでは 校閲者 ( 依頼先 ) と発行者にメールが送信され ています ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 41

43 校閲者が フィードバックの送信 をクリックすると完了します 完了すると 完了したワークフロー に表示されます ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 42

44 ファイルを共有する 共有設定を行うことで プロジェクトメンバーや上司 部下とドキュメントを共有し 1 つのドキュメントに対して複数人で作業を分担する場合でも 直接ドキュメントを更新してもらう共同作業もできます また 顧客へドキュメントを送信したいときに直接 E メールに添付するのではなく OneDrive for Business に保存したドキュメントの URL を作成して連携することもできます ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 43

45 ファイルおよびフォルダーの共有 共有するには該当のドキュメントにチェックを入れ リボンの [ ファイル ] タブの [ 共有 ] またはファイルリス ト上の [ 共有 ] をクリックします ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 44

46 組織内のメンバーの名前を入力すると 該当のユーザーが自動表示されます 顧客など組織外のユーザーは電子メールアドレスを入力して共有することもできます 組織内すべてのメンバーに公開する場合は すべてのユーザー と入力します プルダウンメニューで [ 編集可能 ] か [ 表示可能 ] を設定します 既定は サインインを要求する 電子メール招待状を送信する にチェックが入っています 共有 列に共有相手の名前が表示されます ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 45

47 メールが共有相手に送信されます ゲストリンクの設定がある場合は メール本文中に表示されます また ドキュメント名の右隣の アイコンをクリックして [ 共有 ] を選択しても同様の操作ができま す ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 46

48 共有相手が複数の場合はリスト上に表示しきれないため 共有相手をすべて表示するにはファイルリスト上の桔 共有 列の名前 [ 管理 ] の [ 共有相手 ] またはリボンの [ ファイル ] タブの [ 共有相手 ] をクリッ クします また プロパティの表示からも確認できます ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 47

49 組織内のユーザーはユーザー名が表示されます 顧客など組織外のユーザーなど E メールアドレスで招待した場合は 匿名ユーザーとなり ゲストリンクを使用して公開 と表示され アドレスなどの詳細は表示されません E メールアドレスは通知時のみに利用され URL さえ知っていれば誰でもアクセスできます メモ : 管理者によって外部共有不可に設定されている場合は すでに URL が公開されていても外部ユーザーは参照不可となります 外部共有が不可の場合は 他社の Office365 ユーザーまたは Microsoft アカウントを保持するユーザーのみ参照可能となります また 共有設定を変更するには [ リンクの設定 ] から [ 無効にする ] をクリックします ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 48

50 ゲストリンクを使用して公開 が表示されなくなります また この画面より 表示のみ または 編集 のリンクを作成して送信することができます ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 49

51 通知 ファイルの更新をメンバーに通知するには ドキュメントにチェックを入れ リボンの [ ファイル ] タブの [ 通 知 ] から [ このドキュメントに通知を設定 ] をクリックします ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 50

52 通知のタイトル 通知先 配信方法 ( メールアドレス /SMS) 通知のきっかけ 通知のタイミングを指定でき ます ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 51

53 通知設定が完了すると 以下のメールが届きます 設定した通知を参照するには リボンの [ ファイル ] タブの [ 通知 ] から [ 個人用通知の管理 ] をクリックしま す 通知を選択し 通知設定の更新や削除を行うことができます ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 52

54 フォロー ドキュメントをフォローすると ニュースフィードの更新情報を受け取れます フォローするには ドキュメン トにチェックを入れ リボンの [ ファイル ] タブの [ フォロー ] あるいはファイルリスト上の [ 管理 ] の [ フォ ロー ] をクリックします ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 53

55 フォロー中のものは画面左側の フォロー対象 または Office365 の ニュースフィード で参照できます 自分に共有されているファイルを確認する 自分あてに共有されたファイルやフォルダーはライブラリ上には表示されません 確認するには 画面左側の 自分と共有 をクリックします ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 54

56 ファイルを検索する Office365 内でファイルを検索する OneDrive for Business の左側の検索ボックスで OneDrive for Business の自分のドキュメント フォルダーだけで はなく 自分に共有されているドキュメントや サイトにあるドキュメントも検索することができます ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 55

57 例えば プロジェクト計画書 と入力すると以下のように表示されます OneDrive for Business 内のフォルダ ーやドキュメントが検索対象となります 入力途中から検索が始まり Enter キーを押さなく ても結果 が表示されます 表示された結果からファイルを直接開くことや をクリックして共有設定をすることもできま す ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 56

58 [ すべて検索 ] をクリックすると サイト上で検索結果を表示します サイトにあるドキュメントも検索対象となります 画面左側にあるファイルの種類や作成者 更新日で絞込可能です 検索結果から ドキュメントのプレビューを表示して 編集やフォロー 結果の送信 格納されているライブラリを表示することができます [ 通知 ] をクリックして検索結果のドキュメントが変更された場合などの通知設定を行うこともできます ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 57

59 また [ ユーザー設定 ] をクリックすると検索機能のカスタマイズを行うことができます ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 58

60 [ 高度な検索 ] をクリックすると 詳細な検索条件の指定ができます また 作成者 説明 最終更新日などの ドキュメントのプロパティによる絞込も可能です ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 59

61 ファイルの所有者に LYNC でコンタクトする 検索で見つけたファイルの所有者の連絡先を表示し 電話 E メールや Lync でコンタクトをとることができま す ここでは Lync でコンタクトする場合の方法をご説明いたします Office365 内でファイルを検索する で検索したファイルの所有者に Lync でコンタクトを取るには 検索結果に表示されている名前をクリックします ニュースフィードのページが開くため 吹き出しのアイコン をクリックします ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 60

62 Lync のウィンドウが表示されるので直接メッセージをやりとりすることができます Lync クライアントがインス トールされている場合は Lync クライアントが起動します ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 61

63 2.2. ライブラリの管理 活用方法 ライブラリとは OneDrive for Business のベースとなる SharePoint の管理単位で プロジェクト単位など用途別に 作成し利用することができます また ライブラリ内では検索しやすくするために列を追加したり 目的のファ イルのみを表示させるなどのフィルタリングの設定を行ったりなど カスタマイズすることができます ビューの管理 ビューとは ドキュメントやフォルダーに関する情報を抽出してリストとして表示したものです 表示する項目 をカスタマイズすることができます 既定のビューを編集するだけではなく 新たにビューを作成 変更するこ ともできます ビューの作成 新しいビューを作成するには [ ライブラリ ] タブの [ ビューの作成 ] をクリックします ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 62

64 標準 予定表 Access データシート ガントビューから選択するか 既存のビューから作成することができま す ビューの作成時に指定する項目は以下の通りです ( 標準ビューの場合 ) 設定値設定値詳細既定値 名前ビュー名 ( 空白 ) 列と左か らの並び 順 対象ユーザー ( 個人用 / パブリック ) 種類 / 名前 / 更新日時 / 共有 / 更新者 /ID/ アプリの作成者 / アプリの変更者 / コピー元 / コンテンツタイプ / タイトル / チェックアウト先 / チェックインのコメント / バージョン / ファイルサイズ / フォルダーの子の数 / マイドキュメント / 共有のヒントのハッシュ / 共有相手 / 子アイテムの数 / 登録者 / 登録日時 / 内部で共有 ) パブリック 種類 / 名前 / 更新日時 / 共有 / 更 新者 並び替え最優先する列 ( 昇順 / 降順 ) なし 2 番目に優先する列 ( 昇順 / 降順 ) なし フィルター表形式で表示グループ すべてのアイテムを表示する / 次に条件に該当する場合だけアイテムを表示する ( 列の条件 AND/OR) 各アイテムにチェックボックスを表示します最優先する列 ( 昇順 / 降順 ) すべてのアイテムを表示する チェックあり なし 化 2 番目に優先する列 ( 昇順 / 降順 ) なし ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 63

65 既定のグループの表示方法 ( 折りたたみ / 展開 ) 1 ページに表示するグループの数 30 折りたたみ 集計ソースのバージョン ( 変換済みドキュメント ) ( なし / デ なし ータの個数 ) ソース名 ( 変換済みドキュメント ) 数 ) 更新者 ( なし / データの個数 ) ( なし / データの個 なし なし 更新日時 (' 平均 ' はデータシートビューでのみサポートされ なし ます ) ( なし / データの個数 / 平均 / 最大値 / 最小値 ) スタイル フォルダ 種類 ( なし / データの個数 ) 名前 ( なし / データの個数 ) 基本的な表形式 / ドキュメントの詳細 / ニュースレター / ニュースレター ( 線なし )/ 網掛け / プレビューウィンドウ / 既定フォルダー内のアイテムを表示する / フォルダーなしですべ なしなし既定フォルダー内のアイテムを表示す ー アイテム てのアイテムを表示する 表示するアイテム数 30 る の制限 指定したサイズのアイテムをまとめて表示する / 指定した アイテム数に制限する 指定したサイズのアイテムをまと めて表示する モバイルこのビューにモバイルからアクセスできるようにするチェックあり このビューをモバイルアクセス用の既定のビューにする このビューのリストビュー Web パーツに表示するアイテム チェックなし 3 数 モバイルリストの管理ビューに表示するフィールド ( 名前 / 更新日時 / 更新者 ) 名前 ( 編集メニュー付きのドキュ メントにリンク ) ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 64

66 ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 65

67 例として プロパティに表示される タイトル 列を追加したビューを作成しました 既定以外のビューがある と 列名の上にビューの名前が表示されるようになります ( 規定は すべて ) また ビュー名称の右端の をクリックするとビューを新規に作成することができます ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 66

68 ビューの変更 作成したビューを変更するには 変更対象のビューを表示しリボンの [ ライブラリ ] タブの [ ビューの変更 ] ま たはリスト上のビュー名称の右端の をクリックします [ ライブラリ ] タブの方からは SharePoint Designer で編集 も選択できます ビューの削除も行うことができます 例としてビューの名称の変更と表示列を追加しています ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 67

69 表示するビューを選択するには 列名の上のビューの名称をクリックします あるいはリボンの [ ライブラリ ] タブの 現在のビュー でプルダウンから選択します メモ :[ ライブラリ ] タブの [ クイック編集 ] をクリックすると ウィンドウ上で列名 並び順の変更や列の追 加を行うことができます 編集を完了するには リスト上の [ このリストの編集を完了 ] か [ ライブラリ ] タブ の [ ビュー ] をクリックします ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 68

70 既定のビューはクイック編集のみ可能です 既定のビューをクイック編集する場合は列の追加はできません (+ ボタンが表示されていません ) ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 69

71 列の作成 既定の列以外に一目で判別できるようなキーワードの列を追加したい場合は リボンの [ ライブラリ ] タブの [ 列の作成 ] をクリックします ここで作成した列は 更新の通知時にメール本文や RSS フィードに表示されます また 作成した列を既定のビューにも追加したい場合は [ ライブラリ ] タブの [ ライブラリの設定 ] から行うことができます 詳細は ライブラリの設定 をご参照ください 列名 列の種類 列の説明 列の種類に応じた詳細オプションを設定することができます 列の種類とその詳細オプションは以下の通りです 列の情報の種類 列の追加設定 既定値 1 行テキスト この列への情報の入力を必須にする ( はい / いいえ ) いいえ 固有の値を適用する ( はい / いいえ ) いいえ 最大文字数 255 既定値 ( テキスト / 計算値 ) ( 空白 ) IME の設定 ( オン / オフ / コントロールなし ) コントロールなし 複数行テキスト この列への情報の入力を必須にする ( はい / いいえ ) いいえ ドキュメントライブラリでの長さを制限しない いいえ 編集対象の行数 6 ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 70

72 選択肢 ( メニューから選択 ) 数値 ( ) この列への情報の入力を必須にする ( はい / いいえ ) 固有の値を適用する ( はい / いいえ ) それぞれの行に選択肢を入力してください選択肢の表示形式 ( ドロップダウンメニュー ラジオボタン チェックボックス ( 複数選択可能 )) 選択肢を追加できるようにする既定値 ( 選択肢 / 計算値 ) IME の設定 ( オン / オフ / コントロールなし ) この列への情報の入力を必須にする ( はい / いいえ ) 固有の値を適用する ( はい / いいえ ) いいえいいえ選択肢 #1 を入力してください選択肢 #2 を入力してください選択肢 #3 を入力してくださいドロップダウンメニューいいえ選択肢 #1 を入力してくださいコントロールなしいいえいいえ 入力できる最小値と最大値を指定してください ( 空白 ) 小数点以下桁数 ( 自動 /0/1/2/3/4/5) 既定値 ( 数値 / 計算値 ) パーセンテージで表示 ( 例 :50%) 自動 数値 チェックなし 通貨 ($ ) この列への情報の入力を必須にする ( はい / いいえ ) いいえ 固有の値を適用する ( はい / いいえ ) いいえ 入力できる最小値と最大値を指定してください ( 空白 ) 小数点以下桁数 ( 自動 /0/1/2/3/4/5) 既定値 ( 通貨 / 計算値 ) 自動 通貨 通貨の表示形式 ( 各国の表示形式 ) 123,456.00( 日本 ) 日付と時刻この列への情報の入力を必須にする ( はい / いいえ ) いいえ 固有の値を適用する ( はい / いいえ ) 日付と時刻の形式 ( 日付のみ / 日付と時刻 ) 表示形式 ( 標準 / フレンドリ ) 既定値 ( なし / 今日の日付 /YYYY/M/D の形式で指定 いいえ日付のみ標準なし / 計算値 ) この列への情報の入力を必須にする ( はい / いいえ ) 固有の値を適用する ( はい / いいえ ) いいえ いいえ ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 71

73 参照 ( このサイ トにある既存の 情報 ) 情報の取得先 ( スタイルライブラリ / ソーシャル / ドキュメント / フォームテンプレート / マイクロフィード ) 取得する列 (ID/ 登録日時 / 更新日時 / コピー元 / バージョン / タイトル ) 複数の値を許可 ドキュメントライブラリでの長さを制限しない以下のフィールドを表示する列を追加 (ID 登録日時 更新日時 コピー元 バージョン タイトル ) リレーションシップの動作を実行する ( 実行する場合は制限削除 / 連鎖削除 ) スタイルライブラリタイトル ( チェックなし ) チェックなしチェックなし はい / いいえ既定値 ( はい / いいえ ) はい ユーザーまたは グループ この列への情報の入力を必須にする ( はい / いいえ ) 固有の値を適用する ( はい / いいえ ) 複数選択できるようにする ( はい / いいえ ) 次を選択できるようにする ( ユーザーのみ / ユーザーとグループ ) 選択元 ( すべてのユーザー /SharePoint グループ ) いいえいいえいいえユーザーのみすべてのユーザー 表示フィールド ( 名前 / 部署 / 画像のみなど ) 名前 ( プレゼンス付き ) ハイパーリンク または画像 この列への情報の入力を必須にする ( はい / いいえ ) URL の形式 ( ハイパーリンク / 画像 ) IME の設定 ( オン / オフ / コントロールなし ) いいえ ハイパーリンク コントロールなし 集計値 ( ほかの 数式 ( 空白 ) 列を基にした計 算結果 ) この式から返されるデータの種類 (1 行テキスト / 数 値 ( )/ 通貨 ($ )/ 日付と時刻 / はい / いいえ ) 1 行テキスト タスクの結果この列への情報の入力を必須にする ( はい / いいえ ) いいえ 固有の値を適用する ( はい / いいえ ) それぞれの行に選択肢を入力してください いいえ 選択肢 #1 を入力してください 選択肢 #2 を入力してください 選択肢 #3 を入力してください 既定値 ( 選択肢 / 計算値 ) 選択肢 #1 を入力してください ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 72

74 IME の設定 ( オン / オフ / コントロールなし ) コントロールなし 外部データこの列への情報の入力を必須にする ( はい / いいえ ) いいえ 外部コンテンツタイプ ( 空白 ) この列に表示するフィールドを選択してください 操作メニューの表示 この列を外部コンテンツタイプの既定アクションにリ ( 空白 ) ( チェックあり ) ( チェックあり ) 管理されたメタ データ ンクするこの列への情報の入力を必須にする ( はい / いいえ ) 固有の値を適用する ( はい / いいえ ) 複数の値を許可する表示する値 ( 用語ラベルをフィールドに表示します / 用語への完全なパスをフィールドに表示します ) 管理用語セットの使用 / 用語セットのカスタマイズ選択肢を追加できるようにする ( はい / いいえ ) いいえいいえチェックなし用語ラベルをフィールドに表示します 管理用語セットの使用いいえ 既定値 ( 空白 ) ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 73

75 例として ラジオボタンで集計値を選択して更新日時を日時形式で表示するように作成しました 列の作成時 に 既定のビューにも同じ列を追加することもできます ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 74

76 ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 75

77 共有と追跡 ライブラリ単位で 共有や 通知 と同じ設定をすることができます また RSS フィードで表示や購読 ができます リンクを電子メールで送信 リンクを送信する場合は リボンの [ ライブラリ ] タブの [ リンクを電子メールで送信 ] をクリックします outlook が起動し URL が入力された下書きができますので 宛先と件名および本文を入力して送信します ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 76

78 更新の通知 ライブラリ自体に通知を設定するには リボンの [ ライブラリ ] タブの [ 通知 ][ このライブラリに通知を設 定 ] をクリックします 通知 に記載のドキュメント単位の通知と同様に 通知のタイトル 送信先 配信方法 ( 電子メール /SMS) 通知の対象 ( すべて / 追加 / 変更 / 削除 ) 変更の仕方 通知タイミング ( すぐに / 日 / 週 時刻 ) を設定します ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 77

79 通知を作成するとメールが届きます 設定した通知は [ ライブラリ ] タブの [ 通知 ][ 個人用通知の管理 ] から確認できます ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 78

80 ライブラリ内で条件に合致する操作があると メールが届きます メール本文内のリンクから 通知設定への変 更 文書の表示 ライブラリの表示 モバイル用のビューの表示ができます メール本文内には [ 列の作成 ] で追加した列の情報も記載されています ( ここでは 正確な更新日時 ) ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 79

81 RSS フィードの表示および購読 このライブラリの RSS フィードを表示するには [ ライブラリ ] タブの [RSS フィード ] をクリックします [ このフィードを受信登録する ] をクリックすると 以下の IE のウィンドウが表示され RSS フィードの受信登 録をすることができます OneDrive for Business にアクセスしていないときでも更新が通知されます ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 80

82 [ フィードを表示 ] をクリックすると ウィンドウの左側に表示されます ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 81

83 IE の場合 [ フィードのプロパティを表示 ] をクリックして フィードの名前や更新スケジュール アーカイブ設 定を変更することができます メモ : フィード名やフィードのイメージのロゴ ( ここでは ) をクリックすると 該当のライブラリの画面 に遷移します ドキュメント名をクリックすると 該当のドキュメントのプロパティの表示画面に遷移します ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 82

84 接続とエクスポート ライブラリの同期コピーをコンピューター上に作成したり Outlook や Office と連携させたりして便利に利用す ることができます また OneDrive for Business をエクスプローラーで開いてファイルのアップロードや削除な どの操作を楽に行うことができます デバイスと同期 ライブラリの同期コピーをコンピューター上に作成することによって ブラウザーにアクセスしなくてもドキュ メントの参照や追加 削除を行うことができます 同期を行うには リボンの [ ライブラリ ] タブの [ 同期 ] ま たはファイルリスト上の [ 同期 ] をクリックします [ 今すぐ同期 ] をクリックします ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 83

85 [ 今すぐ同期 ] をクリックします お気に入りに OneDrive for Business のフォルダーが作成されますので [ ファイルの表示 ] をクリックして表示します メモ : 複数のライブラリを同期している場合 2つ目以降のフォルダー名は OneDrive - { 組織名 } となります ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 84

86 ライブラリ上のファイルのコピーが保存されています 緑のアイコン が表示されている場合は 同期さ れていることを表します OneDrive for Business のフォルダーやファイルを右クリックすると [OneDrive for Business] のメニューが表示さ れ ブラウザーを表示したりリンクをコピーしたりすることができます また 同期を行うと画面右下に OneDrive for Business のアイコン が表示されます 右クリックで同期の開始 / 停止などを行うことができます ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 85

87 メモ :PC の OneDrive for Business フォルダーへファイルを追加して OneDrive for Business にファイルをアップロ ードすることもできます アイコンの種類は表をご参照ください マークの種類 意味 同期完了 同期中 エラー ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 86

88 Outlook に接続 Outlook に接続するにはリボンの [ ライブラリ ] タブの [Outlook に接続 ] をクリックします [ 許可 ] をクリックします ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 87

89 [ 許可 ] をクリックすると Outlook が起動します OneDrive for Business を Outlook に接続するために [ はい ] を クリックします [ 詳細設定 ] をクリックすると Outlook に表示されるライブラリ名を変更することができます 連携が完了すると Outlook でドキュメントライブラリを閲覧することができます クリックすると表示できます 編集するには [ オフライン編集 ] をクリックします ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 88

90 オフライン作業となり PC > ドキュメント > SharePoint 下書きフォルダーに保存されます また Word の保存オプションでオフライン編集の無効化や設定の変更ができます 編集後 ドキュメントを閉じる際に以下のダイアログが表示されます [ 更新 ] をクリックすると OneDrive for Business 上のファイルを更新することができます [ サーバーを更新しない ] をクリックすると 別途手動でアップロードが必要になります 誰かが編集を行っている場合は 以下のようなメッセージが表示されますので 後ほど手動でアップロードが必 要になります ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 89

91 Office に接続 Word Excel PowerPoint などの Microsoft Office アプリケーションでドキュメントを作成したり 開いたり 保 存したりするときに表示されるショートカットを追加します リボンの [ ライブラリ ] タブの [office に接続 ] から [SharePoint サイトへの追加 ] をクリックします ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 90

92 Office の Word の場合 開く 名前を付けて保存 に現在の SharePoint サイトが表示されます ショートカットを削除するには [SharePoint からの削除 ] をクリックし はい をクリックして削除しま す ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 91

93 Excel にエクスポート ライブラリ上のアイテムの一覧を Excel にダウンロードし Excel からドキュメントまたはフォルダーにアクセス することができます [ ライブラリ ] の [Excel にエクスポート ] をクリックします セキュリティに関する通知が出るため [ 有効にする ] をクリックします ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 92

94 ドキュメントの名前 作成した列 プリンシパルの数 (ID) 更新者 アイテムの種類( フォルダー / ファイル ) パスが表示されます 必要な場合は名前を付けて保存します 保存したファイルで リボンの [ データ ] タブの [ すべて更新 ] または [ 更新 ] ボタンをクリックし 最新のデータを取得することができます ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 93

95 エクスプローラーで開く エクスプローラーで開くには [ ライブラリ ] タブの [ エクスプローラーで開く ] をクリックします ブラウザーにアクセスすることなく エクスプローラーの操作でファイルのドラッグ & ドロップ フォルダーの 作成 ファイルの移動およびコピー 複数ファイルの一括削除を行うことができます メモ : 既に デバイスと同期 の操作を行っている場合は 同期先のフォルダーが開きます ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 94

96 ライブラリのカスタマイズ ライブラリの設定の確認やカスタマイズを行うことができます ライブラリの設定 ライブラリの設定を行うには リボンの [ ライブラリ ] タブの [ ライブラリの設定 ] をクリックします リスト情報 列の情報 ビューの情報が表示されています カスタマイズできる機能は以下の通りです 全般設定 規定値 リスト名 説 ライブラリの名称の変更 ドキュメント 明 ナビゲーシ ョンの列挙 ライブラリの説明の追加 ( 空白 ) ライブラリへのリンクをサイドリンクバーに表示する いいえ バージョン設定コンテンツの承認を必須とするいいえ ドキュメントのバージョン履歴 ( 無し / メジャー / マイナ ー ) バージョンの上限数 メジャーバージョンを作成す る 上限 500 下書きアイテムを表示できるユーザーの範囲 アイテムの作成者及びアイテ ムを承認できるユーザー ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 95

97 編集時にチェックアウトを必須とする いいえ 詳細設定コンテンツタイプの許可の有無いいえ ドキュメントのテンプレートの URL の変更 テンプレート Documents/Forms/template.dotx の編集 ブラウザーで開くドキュメントを開く際の既定の方法 サーバーの規定値を使用する 独自の送信先 ( 送信先名 URL) ( 空白 ) 新しいフォルダーコマンドの有無 はい ドキュメントライブラリを検索結果として表示する はい 既定以外のビューのインデックス化の有無 いいえ ドキュメントライブラリインデックスの再作成 オフラインクライアントの使用制限 はい ドキュメントライブラリをサイトリソースライブラリに いいえ する必要がある クイック編集を使用できる はい ダイアログボックスでフォームを開始する いいえ インデックスの自動管理を許可する はい 検証の設定新しいアイテムが保存された時の検証に使用する式の指定 ( 空白 ) 評価式が不合格になった場合に表示するメッセージ ( 空白 ) 列の規定値の設 定 マイドキュメント 既定値なし 対象ユーザーの 設定 対象ユーザー設定の有効化 チェックなし ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 96

98 評価の設定リストのアイテムを評価できるようにするいいえ 評価が有効な場合の評価方法 ( いいね!/ 星評価 ) ( 星評価 ) フォームの設定未サポート 権限と管理 既定値 このドキュメントライブラリに対 する権限 固有の権限の表示 固有の権限の削除 アクセス許可の付与 ユーザー権限の編集 ユーザー権限の削除 ユーザー / グループの権限の確認 チェックインバージョンが存在し ないファイルの管理 選択したアイテムの所有権の取得 チェックなし エンタープライズメタデータとキ ーワードの設定 このリストにエンタープライズキ ーワード列を追加し キーワード の同期を有効にします チェックなし 通信 :RSS 設定 既定値 リストの RSS このリストで RSS を利用できるようにする ( はい / いい え ) はい RSS のチャン ネル情報 複数行にわたるテキストフィールドを 256 文字で切り捨 てる ( はい / いいえ ) いいえ タイトル ( ユーザー名 : ドキュメント ) ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 97

99 説明 ドキュメントリストの RSS フィー ドです イメージの URL /personal/( ユーザー ID)_( ドメ ドキュメント のオプション アイテムの添付ファイルをフィードに含める RSS アイテムとファイルを直接リンクさせる イン ) _onmicrosoft_com/_layouts/15/imag es/siteicon.png いいえ いいえ RSS の説明で 表示する列 順 ( 作成した列 ) アプリの作成者 アプリの変更者 コピー元 ソースのバージョン ソース名 タイトル チェックアウト先 チェックインのコメント バージョン フォルダーの子の数 更新者 更新日時 子アイテムの数 登録者 登録日時 ( 作成した列のみにチェックあ り ) アイテムの制 限 対象にする最大アイテム数 25 対象にする最大日数 7 列 機能 列の作成 列の作成を行うことができます 機能は 列の作成 と同様ですが 作成した列を既定のビューに追加することができます サイト内の既存の列から追加 サイト列の選択元と利用可能なサイト例を選択し 列を追加することができ ます 既定のビューに追加することもできます 列の順序 名前 タイトル マイドキュメント 内部で共有 作成した列の上からの並 び順を設定することができます インデックス付きの列 このリストのインデックス設定を表示 変更 削除ができます また 新し いインデックスの作成ができます ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 98

100 ビュー 機能 ビューの作成 機能は ビューの作成 と同様です 以下のライブラリ設定画面で現在の設定値の確認と設定の変更を行うことができます ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 99

101 ワークフローの設定 ワークフローを追加するには はじめにワークフローを有効化する必要があります リボンの [ ライブラリ ] タ ブの [ ワークフロー設定 ] から ワークフロー設定 をクリックします 承認ワークフローを有効にするため [ アクティブ化 ] をクリックします ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 10 0

102 その後 [ ライブラリ ] タブの [ ワークフロー設定 ] から [ ワークフローの追加 ] をクリックします SharePoint のフィードバックの収集 / 署名の収集テンプレートを使用して ワークフローを追加することができ ます ここで追加すると [ ファイル ] タブの [ ワークフロー ] からドキュメントやフォルダーに対するワーク フローを開始することができます ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 10 1

103 ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 10 2

104 メモ :[ 設定 ] をクリックすると ライブラリの設定 画面に遷移します ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 10 3

105 作成済みのワークフローの設定を行うには [ ライブラリ ] タブの [ ワークフロー設定 ] から ワーク フロー設定 をクリックします 発行済みワークフローの正常性の確認やこのリスト / ファイル / フォルダー単位でワークフローを表示し 変更 をすることができます [ ワークフローの削除 ブロック または復元 ] をクリックして ワークフローの削除 ブロック 復元を行うこと ができます また 初期テンプレート以外のワークフローを作成する場合 SharePoint Designer が必要となります ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 10 4

106 ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 10 5

107 3. PC クライアント ( 同期アプリケーション ) による操作 3.1. クライアント PC の初期設定 ( 同期アプリ利用時 ) クライアント PC にライブラリ内のファイルをダウンロードして ローカルで操作を行いたい場合に 初回のみ アプリの設定を行います リボンの [ ライブラリ ] タブの [ 同期 ] またはファイルリスト上の [ 同期 ] をクリッ クします 同期に適した OneDrive for Business アプリを取得します をクリックしてアプリのインストールを開始しま す ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 10 6

108 パスワードを再入力してサインインをクリックします 言語 : 日本語 ( 日本 ) を選択してインストールをクリックします ダウンロードのダイアログで [ 実行 ] をクリ ックします ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 10 7

109 IE や Office を開いていると以下のダイアログが表示されるため 該当のプログラムを閉じます ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 10 8

110 しばらく [ 次へ ] をクリックします [ 開始する ] をクリックします ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 10 9

111 ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 11 0

112 Microsoft Office 2013 に OneDrive for Business 2013 がインストールされます ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 11 1

113 3.2. ファイルの設定 保存 OneDrive for Business 2013 アプリをクリックすると OneDrive for Business フォルダーをローカルコンピューターのエクスプローラーで開き ファイルを使った作業ができます ここでファイルを更新すると OneDrive for Business 上にも反映されます ファイルやフォルダーの作成 ファイルの削除も同様です ここから別の場所にコピーすることもできます また 右クリックして OneDrive for Business のブラウザーを表示したり ブラウザーのリンクをコピーしたりすることもできます デバイスと同期 と同様です 例として フォルダーを新規に作成し 既存のフォルダーと既存のファイルの名称変更をします ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 11 2

114 しばらくすると同期が完了し すべてファイルのアイコンに緑マークが表示されます ブラウザー上のファイルリスト上にフォルダーの追加やフォルダー名の変更が反映されています F 社宛提案書 はドキュメントがチェックアウト中のため ファイル名の変更がされていません クライアント PC の Office で 名前を付けて保存 を選択すると OneDrive for Business のフォルダー (OneDrive 組織名 ) が表示されるので [ 参照 ] をクリックします ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 11 3

115 ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 11 4

116 4. iphone 用アプリケーション (OneDrive for Business) による操作 4.1. ドキュメントの表示と編集 iphone で OneDrive for Business にあるドキュメントの表示や編集をするには アプリケーションを利用します OneDrive for Business アプリケーションをタップして ユーザー名 (Office365 で利用しているメールアドレス ) を入力し [ サインイン ] をクリックします 次画面でパスワードを入力し [ サインイン ] をクリックします ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 11 5

117 OneDrive for Business に格納されているドキュメントやフォルダーが表示されます 開きたいドキュメントをタ ップすると 内容が表示されます オフライン時でも参照できるようにするに は ボタンをタップする と オフラインで使用可能 が表示されます 参照するにはファイルの一覧の下にある ボタンをタップします ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 11 6

118 編集するにはドキュメントを開いた状態で ボタンをタップすると Word が起動します Office365 のアカウント入力を求められた場合は E メールアドレスとパスワードを入力して [ サインイン ] をタ ップします ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 11 7

119 該当のドキュメントをダウンロードし 最初は読み取り専用で開くため 詳細 をタップして 編集 をタッ プします 編集可能な状態で開き 編集したい箇所をダブルタップすると 該当の部分がアップで表示されます 編集後 で元の全体表示に戻ることができます ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 11 8

120 ボタンをタップし ファイルの自動保存の設定や複製 元に戻す操作 印刷 プロパティの表示を行うこ とができます ボタンをタップし フォントを調整できます ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 11 9

121 ボタンをタップすると全画面表示になります もう一度タップすると元の表示に戻ります をタップするとドキュメントの検索 電子メールにリンクを記載 電子メールにファイルを添付 リン クのコピーを行うことができます ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 12 0

122 編集終了後 他にも Word で編集したいドキュメントがある場合は OneDrive for Business アプリに戻らなくても ボタンで Word ファイルの一覧画面に遷移することができます ファイルの右隣の ボタンでも共有設定や削除 プロパティの表示を行うことができます ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 12 1

123 メモ :Office for iphone をダウンロードしていない場合はウィンドウが表示されますが [ ダウンロード ] をタッ プしてもダウンロードできません ( 過去 Office Mobile で提供されていたが 現在では Office for iphone で提供されているため ) AppStore で Office for iphone で検索し word Excel PowerPoint を個別にダウンロードします ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 12 2

124 4.2. ドキュメントの共有 ドキュメントを共有するには 開いた状態で ボタンをタップします 共有する相手のメールアドレスを 入力するか あるいは ボタンをタップして連絡先を選択します 編集を許可するかどうか選択できます 必要に応じてメッセージを入力し [ 追加 ] をタップします 共有設定が完了しました ファイルの一覧画面にも 共有 の文字が表示されます メモ : 他人から共有されているファイルは アプリ上では参照することができません ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 12 3

125 共有相手にはメールが送信されます 共有設定を変更したい場合は 共有画面から設定を変更したい対象者をタップし 表示可能か編集可能かを変え ることができます また 共有設定を解除したい場合は [ アクセス許可の削除 ] をタップします ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 12 4

126 5. 利用シーン Microsoft の各サービスと連携しての使い方をご紹介いたします 5.1. シナリオ 1 Share Point Online との連携 SharePoint Online は 社内共有用 としてのストレージ領域 ( サイト ) を保有します 管理者がサイトごとに管 理し 業務プロセスとの紐付けが可能となっています 業務プロセスとの連携では OneDrive for Business 上でメンバーが分担して作成したファイルにワークフローを設定し 決裁者の承認後に正式な資料として SharePoint Online 上で社内公開されるといったような使い方ができます また こうして作成した資料を各種カテゴリー / タグで整理し 情報ポータルサイトとして活用することもできます また SharePoint Online のチームサイトはサイト単位に権限設定が可能です チーム共有でプロジェクトを進め る場合は SharePoint Online を利用する方が適しています デザインやロゴなども設定可能なため サイトに対 してより多くのカスタマイズを行いたい場合は SharePoint Online のチームサイトをご利用ください OneDrive for Business から SharePoint Online にファイルを移行する場合は それぞれエクスプローラーで開き フ ァイルを移動させます ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 12 5

127 5.2. シナリオ 2 Exchange Online との連携 社内外の相手にファイルを展開したい場合 今まではメールに添付して送信していましたが 大きなサイズのファイルをメールに添付すると送信上限を超えてしまうこともあり 自分が送信できなかったり 送信した相手に迷惑をかけてしまったりすることがあります OneDrive for Business と連携すれば ファイルを添付するのではなく共有用のリンクをメールに記載することでファイルサイズを気にすることなく展開することができます 5.3. シナリオ 3 Office との連携 事前の同期操作や同期アプリをインストールしておくことで Office で文書を作成し名前を付けて保存する際に OneDrive for Business のフォルダーに保存することで オンライン上の OneDrive for Business にもアップロードされ バックアップ操作が不要となります また OneDrive for Business のフォルダーにあるファイルの更新や削除でも 同様にオンライン上の OneDrive for Business も更新され 管理の手間が省けます オンライン上の OneDrive for Business から新規に作成したドキュメントや保存した文書を Office Online で開いた 場合は 文書の作成 更新を直接行うことができます ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 12 6

128 6. 参考資料 6.1. ソフトウェア要件 OneDrive for Business を利用するためのソフトウェア要件については 以下の Web サイトをご参照ください OneDrive のシステム要件 OneDrive for Business を介して SharePoint ライブラリをコンピューターに同期する際の制限事項 リストやライブラリに追加できないファイルの種類 %83%aa%e3%81%ab%e8%bf%bd%e5%8a%a0%e3%81%a7%e3%81%8d%e3%81%aa%e3%81%84%e3%83%95%e3% 82%a1%e3%82%a4%e3%83%ab%e3%81%ae%e7%a8%ae%e9%a1%9e-30be234d-e551-4c2a-8de8- f8546ffbf5b3?correlationid=16e51da6-857e-4946-b273-33e d&ui=ja-jp&rs=ja-jp&ad=jp 6.2. OneDrive と OneDrive For Business の違い OneDrive は Microsoft アカウントまたは Outlook.com で設定できる無償の個人用オンラインストレージで 自宅 職場 学校などから利用することができます OneDrive の Web サイトにアクセスするか スマートフォン用の OneDrive モバイルアプリを使うことで さまざまなデバイスからファイルを使用できます OneDrive を使って ドキュメント 写真 その他のファイルをクラウドに保存したり友人と共有したりすることができます 同期を実行するプログラムが Windows8.1 に標準搭載されているため OS のサインインに Microsoft アカウントを利用すれば 特に意識しなくてもデータを同期させることができます ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 12 7

129 一方 OneDrive for Business は OneDrive for Business や Office365 のアカウントで利用できる業務用のオンラインストレージです OneDrive for Business は組織によって管理され 同僚と作業ドキュメントの共有や共同作業を行うことができ SharePoint2013 に含まれ Office365 Small Business や Office365 Enterprise と共に利用できます 利用者個人でもある程度の設定はできますが 基本的には組織のサイトコレクション管理者がライブラリの使い方を管理します 同期を行うにはブラウザー上で同期操作を行うか 同期アプリをダウンロードする必要があります 機能は OneDrive に似ていますが 99.9% の稼働率を保証するサービスレベル契約 (SLA) があり SharePoint のテクノロジーに基づいて作られているため Office ファイルのクイックプレビュー機能やバージョン履歴の保持 チェックイン / チェックアウト ワークフロー 管理者による機能制限やポリシーの適用まで 会社組織で利用するための信頼性と組織化された管理機能を提供します また OneDrive for Business は SharePoint Online と同様に 最も強力と言われている最新の暗号化技術と検出技術によってデータが保護されています デバイスとデータセンターとの間 あるいはサーバーとデータセンター間でデータが送受信される際は 2,048 ビットキーによって暗号化されます さらに保存中のデータもディスクの暗号化とファイルの暗号化という 2 種類の暗号化が実施されます ディスクの暗号化では BitLocker を使用し ファイルの暗号化では高度暗号化標準 (AES) と 256 ビットキーを使用し ファイルごとに独自のキーでセキュリティが確保されます このしくみは連邦情報処理標準 (FIPS)140-2 にも準拠しています OneDrive と OneDrive for Business の同期プログラムの併用は可能です エクスプローラー上はどちらも同 じ青い雲のアイコンですが 通知領域では OneDrive は白い雲 OneDrive for Business は青い雲で表示さ れます メモ :SharePoint または Office365 サイト上のヘッダーなどの場所では わかりやすくするために OneDrive が OneDrive for Business の省略形として表示されています ONEDRIVE FOR BUSINESS ユーザー向け操作ガイド 12 8