e-文書法対応を支えるエビデンス管理の考え方

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1 第 5 回 ECM 研究会 e- 文書法対応を支える エビデンス管理の考え方 2009 年 7 月 23 日 株式会社ファイリング技研 代表取締役中西勝彦 Copyright 2009 JIIMA : All Rights Reserved 1

2 本日のレジュメ 1. 文書管理の重要性 2. レコードマネジメントとは 3. エビデンス管理とは 4. エビデンスの保存年限 5. 文書検索の重要性 6. 国税以外のe- 文書法の対象文書 Copyright 2009 JIIMA : All Rights Reserved 2

3 1. 文書管理の重要性 (1) (1) 文書管理とは 文書管理 (DMS) 記録管理 (RIM) エビデンス管理 新聞 雑誌 特許公報 議事録 健康診断記録 帳簿書類 取引証憑 議事録 健康診断記録 帳簿書類 取引証憑 帳簿書類 取引伝票 ( 完全性が要件 ) 文書管理システムは文書の発生から廃棄まで 文書の起案 決裁段階のフローシステムを文書管理システムと呼ぶことがあるが 本来は文書の作成から廃棄に至るストック段階も含めたトータルを文書管理という Copyright 2009 JIIMA : All Rights Reserved 3

4 1. 文書管理の重要性 (2) (2) 文書管理規程の作成は株式上場の条件 会社公開としてふさわしい経営管理体制を整備し組織的経営を行うため 会社の各業務の運営上一定のルールを設ける必要がある そのため株式公開準備過程で以下のような諸規程を整備し運用することが求められる 主な諸規程 基本規程 定款 取締役会規程 監査役会規程 株式事務取扱規程組織規定 組織規程 業務分掌規定 職務権限規程 稟議規程 内部監査規程経理規程 経理規程 原価計算規程 月次決算実施要領 棚卸実施要領総務関連規程 文書管理規程 印章管理規程 固定資産管理規程人事 労務規程 就業規則 給与規程 貸付金規程 慶弔見舞金規程 旅費規程 退職金規程業務関連規程 生産管理規程 販売管理規程 購買管理規程 Copyright 2009 JIIMA : All Rights Reserved 4

5 1. 文書管理の重要性 (3) (3) 文書管理の目的はステークホルダーへの説明責任 ECM 記録管理 (RIM) エビデンス管理 ) Copyright 2009 JIIMA : All Rights Reserved 5

6 2. レコードマネジメントとは (1) (1) レコマネの歴史と ECM の歴史 1893 年シカゴ万博で米国で考案されたバーティカルファイリングが最初とされ 1909 年にわが国にも登場したとされている 1965 年頃からコンピュータ時代に 全社的統一データの作成に貢献 構造化データと非構造化データ最初からデジタルデータを使うのが ERP 最初は紙や映像で後からデジタル化するのが ECM 次第にオフィスワークはデジタルデータだけで行われる これを ECM という マイクログラフィックスは 米国で 1906 年に提案され 1930 年代から図書館の図書のマイクロ化からスタート 1980 年代に事務の機械化が進み 電子文書の作成や文書の電子化に発展 ここが ECM のスタートとされる Copyright 2009 JIIMA : All Rights Reserved 6

7 2. レコードマネジメントとは (2) (2) 文書管理の目的別電子化方法 目的文書の例電子化方法電子化後の紙文書 歴史文書 ビジネス文書 情報検索 企業の定款や制度の原本 個人の生命と財産の記録 永久保存文書 業務文書 行政文書 文書整理や保存年限の決定等 リテンションスケジュールで管理 e- 文書法の対象 営業秘密法対応文書 特許の先使用権の証明文書 論文や技術資料 他社特許の調査 事業化未定資料の蓄積 WEB サイト情報の利用 貴重な原本を保全するため 電子データは見本としての価値 ビジネス文書が最も大量 文書の種類毎に電子化方法が異なる電子化コスト + 外部保存との費用対効果を検討し方法を決める 電子署名やタイムスタンプ不要文書も多い エビデンス管理は完全性が必要電子署名やタイムスタンプ付与 ( 電子データが原本 ) 完全性が担保できない場合は電子化後も原本保存 属性検索や全文検索の利用 PDF と OCR の併用も可能 廃棄せず紙のまま保存 電子署名 + タイムスタンプの場合は通常原本廃棄 税務文書以外の特許や営業秘密対応にもタイムスタンプの価値が高い 電子化後は紙文書は廃棄が原則 Copyright 2009 JIIMA : All Rights Reserved 7

8 3. エビデンス管理とは (1) e- 文書法の技術要件 e- 文書法は技術要件が求められており 次の 3 種類の技術要件がある 1 見読性 : スキャニングによりイメージ化文書を生成する場合 スキャン文書が後から読める必要がある 2 完全性 : スキャニングする時の担当者が特定でき 電子化した時刻と電子化後に改ざんされていない証明が必要 3 検索性 : 大量の電子化文書が蓄積されている場合 適切な検索ができなくてはならない e- 文書法の中でも国税関係書類と診療録のスキャナ保存は完全性が求められる (2) 電子署名とタイムスタンプ 1 e- 文書法の技術要件は 法令によって要件が異なるが 財務文書 ( 会計帳簿書類 ) は電子署名と タイムスタンプが付与されないと紙文書は廃棄不可 2 タイムスタンプは当初 (2005 年 ) は1スタンプ8 円 ~10 円だったが 次第に価格が下がり負担が軽減されている 3 入力サービス業者によっては 入力料金に含めて格安に付与するサービスを提供している (3) スキャニング要件 文書の電磁的保存 ( 経済産業省 ) 国税関係書類 ( 国税庁 ) 診療録 ( 厚生労働省 ) 解像度 目安カラー :150dpi モノクロ :200dpi 200dpi 以上 4 ポイント文字の認識 Copyright 2009 JIIMA : All Rights Reserved 階調 カラー : 各色 256 階調モノクロ :2 値 カラー : 各色 256 階調以上 改ざん後の検出 実用上支障のない解像度カラー : 各色 256 階調以上 8

9 スキャニング要件について経産省文書の電磁的保存等に関する検討委員会提示資料 サイズ 671K 322K 28K Copyright 2009 JIIMA : All Rights Reserved 9

10 4. エビデンスの保存年限 法令による保存年限には 1 年 3 年 5 年 7 年 10 年 30 年 永久の 7 種類ある (1) 原本が他部門にあるコピー文書は電子化せず紙のまま 1 年保管後廃棄原本を保管する部門が電子化し コピーを配布されている部門は電子化せず 1 年保管で廃棄が原則 (2) 1 年保存文書は紙のまま廃棄法令では日報類は 1 年保存 日次帳票も 1 年保存が普通 1 年保管保存は電子化せず紙のまま廃棄がよい (3) 3 年保存以上から電子化人事部門の社会保険関係文書は 2~3 年保存 健康保険は 5 年保存 3 年保存以上の文書は電子化の効果あり (4) 税務関係帳簿書類は 7 年保存法人税法で帳簿書類は 7 年保存 紙書類を廃棄するにはカラースキャン 電子署名とタイムスタンプなどで完全性が要求される なお電子署名は最大 5 年の有効期間であるが タイムスタンプの付与によりその有効期間内 ( 通常 10 年 ) は完全性が保たれる (5) 10 年保存以上はデジタルマイクロアーカイブか 標準化された電子フォーマットを利用デジタルデータは OS や業務ソフトが短期に更新されるため デジタルデータの 10 年以上の保存には計画的に仕組みを取り入れる必要がある デジタルデータが読取り不能になっても読めるように デジタルデータをマイクロフィルム化しておく PDF-A が国際標準になったため デジタルデータを PDF-A に変換しておくと長期保存に耐えられる (6) 歴史文書は電子化後も紙を廃棄しない古文書や書画は元の文書の存在に意味がある 電子化して閲覧に供するが元の文書は廃棄せず 空調設備の完備した部屋で保存する Copyright 2009 JIIMA : All Rights Reserved 10

11 5. 文書検索の重要性 文書管理において文書検索が最重要課題 電子ゴミ箱になり易いので注意が必要 (1) 総務系 業務系文書は階層検索 情報システム系文書は属性検索 全文検索になり易い文書の 起案 決裁 を電子化する 文書管理ソフト は 検索が全文検索のみが多く検索しにくい 文書のストック ( 保管 保存 ) を統合したECMは検索に意を尽くすべき 階層検索や属性検索 ( キーワード検索 メタデータ検索 ) を検討する必要あり (2) 全文検索はタイトル全文とコンテンツ全文検索あり簡易な全文検索は PC に保存されたフォルダやファイル名からの全文検索 タイトルが不完全だと検索漏れになる 文書の記載内容 ( コンテンツ ) からの全文検索は検索漏れが少ない シソーラス ( 類語 ) 検索も要検討 (3) コンテンツ全文検索は文字認識によるテキスト化が必要コンテンツ全文検索には 文字が記載されている文書が対象 OCR による文字認識でテキスト化が必要 テキスト化できない画像や写真 図形等は全文検索は不可 階層検索や属性検索を検討する必要あり (4) 階層分類の標準化を要検討総務系 業務系は階層検索に適するが 階層検索の作成がかなり難しいのが現実 業務全般を知悉している人材でなければ広範囲の階層の構築が困難 上場条件の業務分掌規程で分類すると適切な文書分類ができる または文書管理に精通したコンサルに依頼するなど 標準化する努力をすべき Copyright 2009 JIIMA : All Rights Reserved 11

12 6. 国税以外の e- 文書法の対象文書 (1) 法令による技術要件の相違 銀行法 21 条では銀行業は帳簿書類を 見読性 のみの技術要件で電子化すればよいが 法人税法施行規則 59 条では 普通法人は帳簿書類を 見読性 完全性 検索性 の要件が必要 国税庁や金融庁は 完全性 を不可欠とする 完全性のためには電子署名とタイムスタンプが必要 (2) JIIMA 発行の e- 文書法対象リスト CD-R は文書種別毎に分類 e- 文書法対象リストは 業種別に検索可能で さらに文書を 帳簿書類 営業上の重要書類 業種特有文書 に分類して表示 完全性を要求されるのは 帳簿書類 のみ 営業上の重要書類 と 業種特有文書 は ほとんど 見読性 のみが技術要件 営業上の重要書類 : 定款 株主総会議事録 取締役議事録 株主名簿 社員名簿 証書類等 業種特有文書 : 講習会の記録 健康診断記録 安全管理者に関する記録 旅行業約款 定期点検記録等々 (3) 完全性が不要な文書の電子化 文書の種類にして2/3 文書量にして1/2は完全性が不要な文書 医療及び会計上の帳簿書類以外は 完全性を要求されないと判断してよい Copyright 2009 JIIMA : All Rights Reserved 12

13 補足 :e- 文書法対象リスト Copyright 2009 JIIMA : All Rights Reserved 13

14 ご清聴ありがとうございました 社団法人日本画像情報マネジメント協会 ECM 委員会 Copyright 2009 JIIMA : All Rights Reserved 14

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