阿王ヶ台 避難者カード の作成と運用試行について 1. 阿王ヶ台 避難者カード の使用目的と期待される効果について 添付の阿王ヶ台 避難者カード は 横浜市で用意されたもの ( 災害時の避難の際に地域防災拠点で運用される ) をベースとしていますが 実際の災害の場合の地域防災拠点への避難者は自治会の

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1 避難者カード 運用試行にご賛同の皆様 (100 世帯強 ) 避難者カード 運用試行について 平成 30 年 11 月 25 日 阿王ヶ台自治会会長兼 e- 阿王ヶ台代表 箕浦一雄 今年も残すところ 1 ヶ月余りとなりましたが 皆様にはご清祥のこととお喜び申上げます また 皆様には日頃から自治会の活動や運営にご参加 ご協力を賜りまして厚く御礼申し上げます さて 阿王ヶ台自治会におきまして 防災関係の中長期的視点に立って継続的な組織的取組を始めました ( 阿王ヶ台防災委員会 ) 今後 その一環として 避難者カード の運用の具体化検討を進めることとします つきましては 避難者カード の運用試行にご賛同いただきました皆様に 下記の目的と実施方法などをご理解いただき 避難者カード の運用試行のご協力をお願いします 今回のお願いは下記の 実施ステップ の ステップ 1 に該当します ステップ 2 ステップ 3 につきましては 今年度中に順次進める予定ですが 皆様にはその都度進捗状況をご報告する予定です なお 今回の運用試行は ご賛同いただきました 100 世帯強の皆様を対象として 避難者 カード を作成していただき その情報を区役所や皆様の安否を知りたい人に発信するシステムの 効力や課題等を明らかにしたいと考えます 記目的 : 避難者カード の具体的使用方法とその効果や課題を理解すること 実施ステップ : 避難者カード の作成から使用まで 下記ステップを実施します ステップ 1: 別紙の説明 手順に従って 避難者カード を作成して ご提出いただきます ステップ 2: 作成された 避難者カード は自治会の情報システムにアップロードされます ステップ 3: インターネットで 避難者カード を閲覧して 避難者の安否情報を確認します 避難情報の発信先 : 区役所 ( 救援物資要請 ) 及び皆様の避難情報( 安否情報 ) を知りたい人個人情報保護 : 個人情報保護法の下で防災関係者と皆様の避難情報を知りたい人に限定します 以下に 阿王ヶ台 避難者カード の作成に関わる説明等を添付しますが 最後に添付した 避難者カード (3 枚添付します ) のうちの 1 枚にご記入後 12 月 15 日 ( 土 ) までに C ブロック / 箕浦へ届けて下さるようお願いいたします 他の 2 枚の 避難者カード はパスワードを取り決める遠隔地にお住いのご家族などにお送りください 3 枚以上必要な方は箕浦 (Tel ) へご連絡下さい 1

2 阿王ヶ台 避難者カード の作成と運用試行について 1. 阿王ヶ台 避難者カード の使用目的と期待される効果について 添付の阿王ヶ台 避難者カード は 横浜市で用意されたもの ( 災害時の避難の際に地域防災拠点で運用される ) をベースとしていますが 実際の災害の場合の地域防災拠点への避難者は自治会の会員全員が避難するとは限らず 自宅や自治会館あるいは自家用車に避難する人がいると思われます 従って 地域防災拠点の 避難者カード は自治会員の全員を対象とする安否確認や全員の救援物資を保証するものではありません この不都合をなくすために 阿王ヶ台自治会としては同様の 避難者カード を使用して インターネットと自治会の情報システムを活用することにより 避難者カード に登録した自治会員全員を漏れなく対象として検索し得る安否確認システムを提供します そのシステムは金沢区の危機管理システムとリンクして安否確認と同時に金沢区への確実な救援物資の要請を実現し得るものです 従って 地域防災拠点に避難しても あるいは自宅待機しても 阿王ヶ台 避難者カード を記載した自治会員の全員の安否確認と その人達の避難生活に必要な救援物資の正確な数 / 量を知り 金沢区役所へ連絡することができます つまり この阿王ヶ台 避難者カード の運用目的は下記の二つです 1 阿王ヶ台自治会の会員の安否確認 ( 避難場所を問わない ) 2 避難生活に必要な救援物資の数 / 量を把握して 金沢区役所へ要請すること 前記のような災害時に想定される状況と阿王ヶ台 避難者カード の使用目的をご理解いただいた上で 避難あるいは自宅待機を想定して 別紙の阿王ヶ台 避難者カード に必要事項をご記入ください 個人情報保護の視点から 運用試行においては実際の電話番号でなくても ( 仮の番号でも ) 結構です 災害時の阿王ヶ台 避難者カード の運用の場合には 阿王ヶ台自治会の会員名簿と併用することになると思われますが いずれも個人情報保護法の下で 阿王ヶ台 避難者カード に記載される情報の取扱いは 金沢区の危機管理担当者 e- 阿王ヶ台担当者 及び自治会役員 ( 会長 防災担当副会長 総務部 ) に限定されます なお 阿王ヶ台 避難者カード の構想を金沢区役所の総務部危機管理課へ紹介したところ 地域防災拠点の 避難者カード とバッティングすることなく むしろ阿王ヶ台の 避難者カード は金沢区の危機管理システムとリンクして 地域防災拠点の 避難者カード のシステムを補完 支援するものであるとの実感を得ました 2

3 2. 阿王ヶ台 避難者カード の説明と記入方法 添付の阿王ヶ台 避難者カード の記入について以下にご説明します 2.1 阿王ヶ台自治会の防災本部設置場所 震度 5 以上の地震発生とともに阿王ヶ台自治会は防災本部を設置しますが それは災害の規模等に応じて 阿王ヶ台公園 ( いっとき避難場所 )/ 自治会館 あるいは能見台南小学校 ( 地域防災拠点 ) のどちらかに設置されます 運用試行においては 本部を阿王ヶ台自治会館に設置すると仮定します 2.2 阿王ヶ台自治会の会員の皆様の安否情報の問合せ 災害時の皆様の安否を知りたい人として 遠隔地にお住いのご家族やご親戚などがいらっしゃると思われますが 大災害時には電話は不通となり ライフライン ( 電気 ガス 水道 鉄道 ) もストップすることが想定されます そのような場合でもインターネットは利用可能で信頼性が高い情報通信手段であることが実証されています ( 阪神淡路大震災 東日本大震災 大阪北部地震 北海道胆振東部地震 ) 遠隔地にお住いのご家族やご親戚が皆様の安否を 問合せ したいと思う場合 電話が不通状態でもインターネット経由で e- 阿王ヶ台のホームページにアクセスすれば そこに掲載される 避難者カード により皆様の安否を 回答 できます 避難者カード の二重線枠内は皆様の安否を知りたい遠隔地にお住いのご家族やご親戚の人達の 問合せ に対して 回答 する情報の許容範囲を決めます 避難者カード に記載したことをすべて回答してもよい場合は 2 に を記入してください 2.3 本人が特定できた場合 本人 とは避難者本人のことで 金沢区役所では 安否の問合せに対して 住所や電話番号など避難者を特定できた場合のみ 避難者カード の情報に基づいて 回答 するようにしているそうですが 電話が不通状態の場合 インターネットで 本人 を特定することになると思われますが インターネットで如何にして 本人 を特定するのか不明です この点 阿王ヶ台 避難者カード の場合 本人 がパスワードを提供した人に対して安否確認を可能にします つまり 電話が不通でもインターネットを経由してパスワードによって 本人 の特定が自動的になされます このパスワードの設定については以下にご説明します 3

4 2.4 パスワード パスワードは前述のような 本人 の特定のためだけでなく 個人情報保護のために必要です 本人 の安否情報を 回答 したい遠隔地にお住いのご家族やご親戚の人達にだけ 平常時にパスワードを提供してください ( 災害が発生すると電話 /FAX 郵便などの通信手段が機能しなくなる惧れがあります ) そのパスワードは 本人 の安否を確認したい人が e- 阿王ヶ台のホームページの 緊急時安否確認 のサイトで 安否確認システムの パスワード として使用します 緊急時安否確認 のサイトの URL と QR コードを下記に記載します 遠隔地にお住いのご家族やご親戚の人達との間で パスワード を決める際に 上記の URL あるいは QR コードをお知らせ下さい 上記の URL は 避難者カード の下段にも記載しますので 遠隔地にお住いのご家族やご親戚の人達にも 避難者カード をお送りください パスワードは 10 桁以内の半角英数字 ( 大文字でも小文字でも可 ) として 特殊文字は使用しないで下さい 例えば a1b2c3z4y5 は OK ですが a1/b2- c3<z のように / - < はダメです 世帯で 1 枚 住民登録が異なる世帯は 同居していても別世帯として 1 世帯で 1 枚 の 避難者カード にご記入ください ( 避難者カード を 3 枚配布しますが 不足の場合は箕浦 (Tel ) までご連絡下さい 必要枚数をお届けします ) 2.6 避難生活区画 避難生活区画 とは 避難生活をする場所のことです 暫定的に 阿王ヶ台自治会館 能見台南小学校 自宅 その他 とします 自家用車で避難生活する場合は 自宅 としてください 世帯以上の同居家族の場合 住民登録が異なる 2 世帯以上の同居家族の場合は 1 世帯につき 1 枚づつ記入してください その場合 いずれの世帯も自治会の会員名簿に代表として記載された会員の氏名を筆頭に記入して下さい ( 避難者カード を 3 枚配布しますが 不足の場合は箕浦 (Tel ) までご連絡下さい 必要枚数をお届けします ) 2.8 災害活動に関する特技 資格など 災害時に役立つ特技 資格など 例えば 医師 看護師 救護ボランティア 防災士 危機管理士 などの他に 一般的な自動車運転やパソコン使用可能な場合も記入ください 4

5 2.9 備考 備考 の欄には 例えば詳しい 身体の状況 などを記入することが可能です 2.10 電話 ( 携帯 ) 電話 運用試行の場合でも 個人情報保護を徹底管理しますが 実際の電話番号以外を使用することが可能です 災害時の場合は 電話番号を含めて 避難者カード に記載された個人情報は 個人情報保護の下で金沢区の危機管理担当者 e- 阿王ヶ台担当者 及び自治会役員 ( 会長 防災担当副会長 総務部 ) に限定されます 世帯主以外の人の電話番号は世帯主と異なる場合のみ記入して下さい 2.11 パスワードは 安否確認する人が下記のサイトで使用します 安否確認する人は 1 まず e- 阿王ヶ台のホームページ : へアクセスします (QR コードは右 ) 2 そのページの 大災害時は電話回線が麻痺します Web で貴方の安否を知らせましょう をクリックします すると 緊急時安否確認 のページ : が表示されます 同ページの赤色の部分の ここをクリックしてから パスワード を入力してください の部分をクリックすると 安否を確認したい人のパスワードを入力してください と表示され 枠の中にパスワードを入力します すると 本人 の安否を知らせる 阿王ヶ台自治会会員安否情報 のページが現れます 3 そこで 避難者カード ( 安否情報 ) を開く をクリックすると 本人 の 避難者カード が現れます 4 また 阿王ヶ台自治会会員安否情報 のページで 安否を確認した人は 本人 にメッセージを送ることができます 以上のようにして 安否確認する人は 本人 の 避難者カード を見ることができ 安否を確認することができます 最後に阿王ヶ台 避難者カード を添付しますので 実際の災害を想定して記入して下さい そして 遠隔地にお住いのご家族やご親戚の人達に パスワード をお知らせしてください その際 この 阿王ヶ台 避難者カード の作成について のコピーを郵送していただければ幸いです コピーが必要な方は箕浦 (Tel ) までご連絡下さい 以上 5

6 阿王ヶ台自治会避難者カード ( 兼 安否確認票 )No. ( この避難者カードは 横浜市あるいは金沢区役所 及び遠隔地にお住いのご家族等に避難された方達の安否を回答するものです ) 1 世帯で 1 枚記入 ( 下線の引かれた項目は 必ず記入してください ) 阿王ヶ台自治会の防災本部設置場所 阿王ヶ台自治会館 能見台南小学校 阿王ヶ台自治会の会員の皆様の安否情報の問合せについて ご希望の番号にチェックをつけてください 問い合わせに 1 下記の情報を回答しないで下さい 2 下記の情報を回答しても結構です ( インターネットでも検索できます ) 3 一部の項目だけ回答しても結構です ( 回答してもよい項目にチェックをつけてください インターネット検索時 チェックした項目のみ表示されます ) < v 住所 v 性別年齢身体の状況滞在場所 > ( 問合せには 本人が特定できた場合のみお答えします 特定のためのパスワードを右欄に記載してください ( 英数字 10 桁以内 ) 確認者 ひなんしゃ避難者 ひなんにちじ避難した日時 たいきょにちじ退去した日時 ひなん避難 わくない ( 枠内 せいかつくかく 生活区画 へいじょうじ の平常時の住所 ばんち に番地 とう等 じゅうしょ を きにゅう記入ください ) 年 月 日 : 年 月 日 : 阿王ヶ台自治会館 能見台南小学校 自宅 その他 ( ) 金沢区釜利谷東 4 丁目 - - * アパート マンション名 2 世帯以上の同居家族の場合 世帯別に記入してください ただし 自治会名簿に記載された会員の氏名を筆頭に記入して下さい 氏 ふりがな 名 (NAME) 災害活動に関する特技 資格など パスワードは 安否確認する人が下記のサイトで使用します 電話番号及び携帯番号は検索用にのみ利用し公表はしません 性別 本情報は 災害時のみの利用とし 災害対策本部の廃止後に消去します 年齢 身体の状況 滞在場所 備考 原則非公開ですが インターネット検索時に 備考を場合は にチェックしてください 電話 ( 携帯 ) 番号 ( 記入例 )