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1 給与支払報告書及び公的年金等支払報告書の 光ディスク及び磁気ディスクでの提出についてのご案内 旭市役所税務課課税班 旭市ニ 1920 番地

2 目次 1. はじめに 事務処理の概要 給与支払報告書及び公的年金等支払報告書の光ディスク及び磁気ディスクによる提出承認申請書について 光ディスク及び磁気ディスクの規格 ( 給与 年金共通 ) ファイルの仕様 レコード内容 事業者 旭市 ( 給与支払報告書 ) レコード作成要領 ( 給与支払報告書 ) レコード内容 事業者 旭市 ( 公的年金等支払報告書 ) レコード作成要領 ( 公的年金等支払報告書 ) 各項目の記録に当たっての留意事項 光ディスク等提出後の支払報告書の内容訂正について 光ディスク等による税額の通知について 給与支払報告書及び公的年金等支払報告書の光ディスク及び磁気ディスクによる提出承認書 テストデータについて 光ディスク等の送付について 給与支払報告書及び公的年金等支払報告書の光ディスク及び磁気ディスクによる提出廃止承認申請書 その他

3 1. はじめに 日頃より旭市税務行政につきまして 格別のご理解 ご協力をいただき厚くお礼申し上げます さて 地方税法及び国有資産等所在市町村交付金法の一部を改正する法律 ( 平成 24 年法律第 17 号 ) により地方税法が改正され 新設された地方税法第 317 条の6 第 7 項の規定により 平成 26 年 1 月 1 日以降に提出すべき給与支払報告書及び公的年金等支払報告書 ( 以下 支払報告書 という ) を光ディスク及び磁気ディスク ( 以下 光ディスク等 という ) により提出することができるとされたところです これに伴い 支払報告書の光ディスク等による市町村への提出に係る具体的な事務等の取扱いについては 個人の住民税の給与支払報告書及び公的年金等支払報告書の光ディスク等化について ( 平成 25 年 11 月 21 日付 自治税務局長通達 ) に準じて 光ディスク等の規格 ファイルの仕様 作成要領等が全国統一されております 旭市では 以下の要領で支払報告書の光ディスク等の提出に対応しておりますので 是非ご検討いただきますようお願いいたします - 1 -

4 2. 事務処理の概要 1 提出事業者 2 旭市 3 提出事業者 給与支払報告書及び公的年金等支払報告書の光ディスク及び磁気ディスクによる提出承認申請書 の提出 旭市へテストデータの送付 他自治体で承認実績がある場合は テストデータの送付は省略することができます 省略する場合は その旨を 給与支払報告書及び公的年金等支払報告書の光ディスク及び磁気ディスクによる提出承認申請書 の余白欄に記入し 提出してください 給与支払報告書及び公的年金等支払報告書の光ディスク及び磁気ディスクによる提出承認書 の送付 1 月末日までに 光ディスク等の提出 4 旭市 電算処理による課税計算 5 旭市 光ディスク等と書面による税額通知 必要に応じ 提出事業者と旭市担当での打ち合せを行い 仕様 事務処理等の確認をいたします その時点で 旭市での処理が困難であると判断した場合は 支払報告書の提出は書面でお願いいたします - 2 -

5 3. 給与支払報告書及び公的年金等支払報告書の光ディスク及び磁気ディスクによる提出承認申請書について (1) 支払報告書を光ディスク等で提出することを希望する事業者は 給与支払報告書及び公的年金等支払報告書の光ディスク及び磁気ディスクによる提出承認申請書 を支払報告書の提出期限の3ヶ月前までに旭市長へ提出し その承認を受けてください (2) 給与支払報告書及び公的年金等支払報告書の光ディスク及び磁気ディスクによる提出承認申請書 は 初年度のみ提出していただきます 次年度以降 提出の必要はありません ただし 既に承認された内容と異なる内容の光ディスク等の提出を行う場合 ( 記録媒体の変更 ) には 給与支払報告書及び公的年金等支払報告書の光ディスク及び磁気ディスクによる提出承認取消届出書 を提出後 改めて承認申請書の提出が必要になります また 事業所の合併等により 指定番号の変更が伴う場合にも 同様の手続きが必要になります 磁気テープでの提出につきましては 旭市に磁気テープを取り込む機器を所有してい ないため 光ディスク等での提出に変更いただいております ご迷惑をおかけいたしますが ご理解いただきますようお願い申し上げます - 3 -

6 4. 光ディスク及び磁気ディスクの規格 ( 給与 年金共通 ) 支払報告書を提出することができる光ディスク等とは FD MO CD DVDのうち 次に揚げるものとする 種類 FD MO CD DVD サイズ 3.5 インチ 3.5 インチ 12 cm 12 cm 規格 2HD ISO/IEC 又は CD-R DVD-R ISO/IEC 記憶容量 1.44MB 230MB 又は 640MB 650MB 片面 4.7GB 記録 フォーマット MS-DOS(FAT 形式 ) ISO9660(Level2)/Joliet 形式 ファイル形式 CSV( カンマ区切形式 ) 記憶レコード シフトJIS 漢字水準 JISの第 1 水準及び第 2 水準 書き込みは ディスクアットワンス ( シングルセッション ) 方式とする - 4 -

7 5. ファイルの仕様 (1) ファイルの仕様給与支払報告書のファイル名は 315dat**.txt とする 公的年金等支払報告書のファイル名 313dat**.txt とする ファイル名の一部にある ** には ファイル数により 01 ~ 99 を記録する 1つの事業者が 複数の事業者分を取りまとめて提出する場合などは 1つのファイルに全てのデータを書き込むこととする なお ファイル数が複数になるのは 1 枚の媒体にデータが入りきらない場合のみとする ( 例 1) データが1 枚の媒体に入りきらず2 枚となるとき 給与支払報告書 1 枚目の媒体に格納するファイルの名前 315dat01.txt 2 枚目の媒体に格納するファイルの名前 315dat02.txt 公的年金等支払報告書 1 枚目の媒体に格納するファイルの名前 313dat01.txt 2 枚目の媒体に格納するファイルの名前 313dat02.txt ( 例 2)1つの特別徴収義務者が複数の特別徴収義務者分を取りまとめて提出するとき 全てのデータを1つにまとめて 給与支払報告書 1 枚の媒体に格納するファイル名 315dat01.txt 公的年金等支払報告書 1 枚の媒体に格納するファイル名 313dat01.txt ( このとき 1 枚にデータが入りきらなければ 例 1に準ずる ) - 5 -

8 6. レコード内容 事業者 旭市 ( 給与支払報告書 ) - 6 -

9 - 7 -

10 - 8 -

11 7. レコード作成要領 ( 給与支払報告書 ) - 9 -

12 - 10 -

13 - 11 -

14 - 12 -

15 留意事項項番 97 提出先市町村コードにつきましては と記録して提出してください 項番 98 前年度の指定番号がない場合はブランクと記載がありますが 旭市で指定番号を付番いたしますので 必ずその指定番号を記録して提出してください

16 8. レコード内容 事業者 旭市 ( 公的年金等支払報告書 )

17 - 15 -

18 9. レコード作成要領 ( 公的年金等支払報告書 )

19 - 17 -

20 - 18 -

21 留意事項項番 48 提出先市町村コードにつきましては と記録して提出してください 項番 49 前年度の指定番号がない場合はブランクと記載がありますが 旭市で指定番号を付番いたしますので 必ずその指定番号を記録して提出してください

22 10. 各項目の記録に当たっての留意事項 (1) 各項目共通イ半角の文字の,( カンマ ) は 各項目の区切り以外には使用しない 例 支払金額が 120 万円としたとき支払金額の項目 1,200, ロ記録すべき事項がない項目については 記録を省略して区切りを表す,( カンマ ) を記録する (CSV 形式では 必ず,( カンマ ) で各項目が区切られていなければならない ) 例 前の項目,, 後の項目 (2) 住所 ( 居住 ) 又は所在地イ都道府県名から順次記録する ただし 都道府県名については省略しても差し支えない 例 東京都中央区銀座 中央区銀座 大阪府中央区大手前 中央区大手前 ( 注 ) 政令指定都市については 市名を省略してはいけない ロ正式な町名にカナが含まれている場合を除き 漢字で記録する 例 名古屋市港区アキハ1-1-1 名古屋市港区秋葉 名古屋市港区あきは1-1-1 名古屋市港区秋葉 名古屋市港区いろは町 ハ ~ 県 ~ 市 ~ 村等の 県 市 村 等の文字については省略しない また 句読点等によって代替しない 例 神奈川横浜港北新横浜 神奈川 横浜 港北 新横浜 神奈川県横浜市港北区新横浜

23 ニ都道府県 市町村 字等の区切りは不要であるが 全角スペース 1 文字分の区切りがあっても差し支えない 例 神奈川県横浜市港北区新横浜 神奈川県 横浜市 港北区 新横浜 神奈川県 横浜市 港北区 新横浜 神奈川県 横浜市 港北区 新横浜 ( 注 ) は スペース 1 文字分を表す ホ住所の記載に当たって 丁目 番地 号 等の文字の代わりに記号を使用する場合は - ~ ( 全角 ) を使用することができるが それ以外の記号は使用しない 例 千代田区丸の内 千代田区丸の内 1~1~1 千代田区丸の内 1, 1, 1 ヘ様方や気付は この項目に記録し 氏名又は名称の項目には記録しない ト郵便番号は記録しない (3) 氏名又は名称イ個人の姓と名の区切りには 全角スペース1 文字分を記録する ただし 区切りがない場合は そのままでも差し支えない ロ個人の肩書き等は記録しない 例 税理士総務太郎 総務太郎 ハ法人の代表者名等は記録しない 例 総務産業株式会社代表取締役総務太郎 総務産業株式会社

24 ニ法人の組織名には必ずカッコ ( 全角 ) をつける 例 総務産業 ( 株 ) ( 株 ) 総務産業 総務産業 ( 株 株 ) 総務産業 総務産業株 ) ( 株総務産業 総務産業 / 株 株 総務産業 使用可能な略称組織名 略称 組織名 略称 株式会社 株 KK カ カブ 学校法人 学 ガク 有限会社 有 ユ ユウ 組合連合会 組連 クミレン 合資会社 資 シ 財団法人 財 ザイ 合名会社 名 メ メイ 社団法人 社 シャ 医療法人 医 イ 社会福祉法人 福 フク 協同組合 協 キョウ キヨウ 宗教法人 宗 シュウ シユウ 農業協同組合 農 ノウ 企業組合 企業 企 キ キギョウ 漁業協同組合 漁 ギョ ギヨ (4) 外字の取り扱い JIS 第 1 水準及び第 2 水準以外の漢字 カナ 記号等 ( 以下 外字等 ) という ) 及び半角文字は 次のとおり取り扱う イ半角文字のカナ 英数字 記号 丸付き数字 カッコ付き漢字等は JIS 第 1 水準及び第 2 水準の全角文字に変換する ロ人名等に使用されている漢字等で 他の文字に変換できないものが含まれている場合には 原則として その人名等をカナで記録する ハ外字がいわゆる異字体又は旧字体の場合で それらを統一文字又は新字体に変換できるものは それぞれの文字に変換する 例 德田 徳田 齊藤 斉藤

25 11. 光ディスク等提出後の支払報告書の内容訂正について 支払報告書を光ディスク等で提出した後に その内容に訂正が生じた場合 ( 個人の追加 取り消しを含む ) は 書面により提出してください このときは 訂正の表示をした総括表も添付してください ( 注 1) 訂正の内容が提出されたもの全件に及ぶような場合は 再度光ディスク等を作成していただき 再提出をお願いすることもあります ( 注 2) 退職等による取り消しの場合は 従来のとおり 給与支払報告 特別徴収にかかる給与所得者異動届出書 を提出してください

26 12. 光ディスク等による税額の通知について 特別徴収税額通知書を送付する際 給与支払報告書を提出した光ディスク等と同じ媒体に 特別徴収の税額等を下記の要領で記録して送付します (1) 光ディスク等の規格 種類 FD MO CD DVD サイズ 3.5 インチ 3.5 インチ 12 cm 12 cm ISO/IEC 規格 2HD 又は CD-R DVD-R ISO/IEC MB 記憶容量 1.44MB 又は 650MB 片面 4.7GB 640MB 記録 フォーマット MS-DOS(FAT 形式 ) ISO9660(Level2)/Joliet 形式 ファイル形式 CSV( カンマ区切形式 ) 記憶レコード シフトJIS 漢字水準 JISの第 1 水準及び第 2 水準 書き込みは ディスクアットワンス ( シングルセッション ) 方式とする (2)CD-R DVD-Rで提出をした特別徴収義務者様につきましては 税額の通知を記録する媒体も併せて提出をお願いします

27 (2) レコードの内容 旭市 特別徴収義務者様 ( 税額通知書 ) 税額通知レコード 項番 項目名 文字入力基準 1 指定番号 半角 12 文字以内 2 個人番号 半角 5 文字以内 3 受給者番号半角 25 文字以内住4 所漢字住所全角 60 文字以内 5 カナ住所 半角 60 文字以内 7 カナ氏名 半角 30 文字以内 6 漢字氏名 全角 30 文字以内 8 特別徴収税額 半角 9 文字以内 9 6 月分 半角 8 文字以内 10 7 月分 半角 8 文字以内 11 8 月分 半角 8 文字以内 12 9 月分 半角 8 文字以内 20 5 月分 半角 8 文字以内 月分 半角 8 文字以内 月分 半角 8 文字以内 月分 半角 8 文字以内 16 1 月分 半角 8 文字以内 17 2 月分 半角 8 文字以内 18 3 月分 半角 8 文字以内 19 4 月分 半角 8 文字以内 21 市町村コード 半角 6 文字以内 ( 注 ) 項番 4,6の漢字住所 漢字氏名について 下記 12に該当する項目がある場合は テキストデータに漢字氏名又は漢字住所が出力されませんので ご了承ください 1 漢字住所又は漢字氏名に外字がある場合 2 漢字住所又は漢字氏名にS-JIS 範囲外のUnicode 外字がある場合

28 13. 給与支払報告書及び公的年金等支払報告書の光ディスク及び磁気ディスクによる提出承認書 (1) 支払報告書の光ディスク等による提出を承認する場合は 後日 給与支払報告書及び公的年金等支払報告書の光ディスク及び磁気ディスクによる提出承認書 を送付します (2) 旭市では 原則として支払報告書の光ディスク等による提出を承認する方針ですが 光ディスク等の規格が特殊な場合などで 本市での電算処理が不可能と判断した時は 承認できない旨の通知をいたします 14. テストデータについて (1) 提出事業者 旭市双方の事務処理に万全を期するため 旭市に初めて支払報告書を光ディスク等で提出される場合は 原則 テストデータを提供してください また 税法改正などの影響により支払報告書のレコード内容に変更が生じた場合 テストデータの提供については 担当と協議のうえ 提出していただきます なお 他自治体で承認実績がある場合は テストデータの提供を省略することができます この場合は 給与支払報告書及び公的年金等支払報告書の光ディスク及び磁気ディスクによる提出承認申請書 の余白欄にその旨を記載し 提出してください (2) 旭市から特別徴収義務者へのテストデータ ( 税額通知 ) の提供については 原則 実施しませんので ご理解いただきますようお願いいたします

29 15. 光ディスク等の送付について (1) 光ディスク等に係る費用は 事業者の負担とします (2) 光ディスク等は2 枚作成し 1 枚は ( 正本 )1 枚は ( 副本 ) として提出してください 光ディスク等により提出した場合 原則 提出いただいた媒体に税額通知の内容を記録し 書面と併せて送付します なお CD-R DVD-Rで提出をした特別徴収義務者につきましては 税額通知を記録する媒体も含めて 合計 3 枚の提出をお願いします (3) 事業者から旭市への光ディスク等の提出期限は 書面の場合と同様の1 月末日となります (4) 提出する光ディスク等には下記の事項を明示してください 1 提出先市町村名 2 提出者名 3 提出者住所 4 指定番号 5 提出件数 6 特徴 普徴の件数 公的年金等支払報告書の提出の場合は件数のみ 7 提出年月日 8 正本 副本の区別 9 総枚数及び一連番号 (5) 提出いただいた光ディスク等は返却いたしません (6) ファイルがコンピュータ ウィルスに感染していないことを十分にご確認のうえ 提出してください (7) 旭市から送付した光ディスク等が読み取れない等の不具合が生じた場合は ご連絡ください

30 16. 給与支払報告書及び公的年金等支払報告書の光ディスク及び磁気ディスクによる提出承認取消届出書 光ディスク等による支払報告書の提出をやめる場合や既に承認された内容と異なる内容の光ディスク等での提出を行う場合 ( 記録媒体の変更 ) には 給与支払報告書及び公的年金等支払報告書の光ディスク及び磁気ディスクによる提出承認取消届出書 を支払報告書提出期限の3ヶ月前 (10 月末日 ) までに旭市長へ提出してください なお 既に承認された内容と異なる内容の光ディスク等の提出を行う場合 ( 記録媒体の変更 ) は 取消届出後 再度 提出承認申請をしてください 17. その他 (1) 提出する光ディスク等の規格等については 総務省の通達に基づいた形式に限らせていただきます (2) 個人の住所につきましては 1 月 1 日現在の住民基本台帳と照合した結果 旭市に住民基本台帳の登録がなく 他市区町村に住民基本台帳が登録されている可能性がある場合 住所確認をお願いする場合がございます (3) 旭市から送付した光ディスク等は 市県民税特別徴収事務処理以外の目的には使用しないでください

31 給与支払報告書及び公的年金等支払報告書の光ディスク及び磁気ディスクによる提出承認申請書 受 付 印 特別徴収義務者指定番号 ( - ) 住所 ( 所在地 ) 平成年月日 氏名 ( 名称 ) ( あて先 ) 旭市長殿 代表者氏名 この申請について応答できる方の所属及び氏名 ( 電話 : - - ) 給与支払報告書又は公的年金等支払報告書の提出については 下記のとおり光ディスク又は磁気ディスクによりたいので申請します なお 承認を受けて提出した光ディスク又は磁気ディスクの規格等が承認の内容と異なる場合には 市町村長の指示に従って光ディスク又は磁気ディスクによる再提出又は書面による提出を行います 記 申請する内容を選択し ( ) 内に をしてください 2つの報告書を申請する場合は 両方に をしてください 報告書の名称 給与支払報告書( ) 公的年金等支払報告書( ) 平成年以降提出分提出開始年 ( 平成年以降支払い分 ) 光ディスク等の規格裏面のとおり参考事項 ( 注 )) 既に承認された内容と異なる内容の光ディスク又は磁気ディスクの提出を行う場合には 改めて承認申請書の提出が必要です

32 次の事項について 所要事項を記入又は該当項目を で囲んでください なお 該当項目がない場合及びその他の場合には その内容を具体的に記入して下さい 提出見込件数種類 項目 FD MO CD DVD 件 サイズ 3.5 インチ 3.5 インチ 12 cm 12 cm 光ディスク等の規格 規格 2HD ISO/IEC13963 又は CD-R DVD-R ISO/IEC15041 記憶容量 1.44MB 230MB 又は 640MB 650MB 片面 4.7GB フォーマット MS-DOS(FAT 方式 ) ISO9660(Level 2)/Joliet* 記憶形式 CSV( カンマ区切形式 ) 等記憶レコード シフト JIS 漢字水準 JIS の第 1 水準及び第 2 水準 * 書き込みは ディスクアットワンス ( シングルセッション ) 方式とする 備考 1. この申請書は 給与支払報告書及び公的年金等支払報告書 ( 以下 支払報告書 という ) の光ディスク又は磁気ディスク ( 以下 光ディスク等 という ) による提出の承認を受けようとする場合に提出すること 2. この申請書は 最初に支払報告書の光ディスク等による提出をしようとするその支払報告書の提出期限 3 月前までに 支払報告書の提出先市町村長に提出すること 3. 参考事項 欄には 電子計算処理の業務拡大計画や機種変更予定などの参考となる事項を記入すること

33 給与支払報告書及び公的年金等支払報告書の光ディスク及び磁気ディスクによる提出承認取消届出書 付 受印特別徴収義務者指定番号 住所 ( 所在地 ) ( - ) 平成年月日 氏名 ( 名称 ) 代表者氏名 この申請について旭市長殿応答できる者の所 ( 電話 - - ) 属 及 び 氏 名 給与支払報告書及び公的年金等支払報告書の光ディスク及び磁気ディスクによる提出につ いては, 下記のとおり提出を取消したいので届出をします 記 報 告 書 の 名 称 申請する内容を選択し ( ) 内に をしてください 2つの報告書を申請する場合は 両方に をしてください 給与支払報告書( ) 公的年金等支払報告書 ( ) 提出開始年平成年以降提出分 廃止の理由 参考事項 備考 1. 給与支払報告書及び公的年金等支払報告書の光ディスク及び磁気ディスク ( 以下 光ディスク等 という ) による提出を廃止することについての承認を受けようとする場合には, 速やかにこの届出書を提出すること 2. 既に承認された内容と異なる内容の光ディスク等の提出を行う場合は 取消届出後 再度 提出承認申請書を提出すること

目 次 Ⅰ 光ディスク等により給与支払報告書を提出する際の手続きについて 2 1. 光ディスク等による給与支払報告書の提出について 2. 承認申請書の提出について 3. テスト用光ディスク等の作成及び提出について Ⅱ 給与支払報告書の光ディスク等について 3 1. 光ディスク等による給与支払報告書の

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