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1 第 5 章 その他 Q&A Copyright PERSOL CAREER CO., LTD. All Rights Reserved. 172

2 5.1: その他 検索のさまざまな方法 さまざまな用途に応じた doda Assist の使い方 機能についてご説明します 今日の面接準備を行いたい場合 応募者管理画面 の もっと詳しい条件で絞り込む より 1 選考状況欄にある 選考ステータス を選択 2 選考日 を入力します 3[ 検索する ] ボタンをクリック もっと詳しい条件で絞り込む の詳細は 各種機能 ( もっと詳しく検索する ) 参照 検索結果 人事担当者別で選考状況を確認したい場合 応募者管理画面 の もっと詳しい条件で絞り込む より 1 人事担当 から担当者名を選択 2[ 検索する ] ボタンをクリックします 検索結果 Copyright PERSOL CAREER CO., LTD. All Rights Reserved. 173

3 メールがどの応募者から来たのか確認したい場合 応募者管理画面 の もっと詳しい条件で絞り込む より 1 メールアドレス/ 電話番号 に応募者のメールアドレスを入力 2[ 検索する ] ボタンをクリック 検索結果 選考ステップ別の該当者を確認したい場合 応募者管理画面 の もっと詳しい条件で絞り込む より 1 選考フェーズ で 1 次面接 2 次面接 3 次面接 を選択 2[ 検索する ] ボタンをクリック 検索結果 参考 検索機能の詳細を説明したページ上記のさまざまな検索方法は 応募者管理画面 と もっと詳しく検索する画面 から行うことができます 詳細は 各種機能 ( もっと詳しく検索する ) でご説明していますので そちらもあわせてご確認いただき 日々の採用業務の効率化を実現してください Copyright PERSOL CAREER CO., LTD. All Rights Reserved. 174

4 印刷のさまざまな方法 doda Assist では 応募者情報や選考状況の一覧などを印刷することができます その場合 以下の操作を行います 応募者情報を印刷する 手順 印刷する対象者を 応募者管理 画面で事前 に絞りこみます 1 印刷したい応募者にチェック 2 一括操作 スクロールリストから 応募者情報レジュメ PDF 出力 を 選択します 3 [ 実行 ] ボタンをクリック 結果 応募者情報の印刷用 PDF が表示されます 印刷はブラウザの印刷機能をご利用ください 選考状況一覧で 複数の応募者を印刷する 手順 印刷する対象者を 応募者管理 画面で事前に 絞りこみます 1 印刷したい応募者にチェック 2 一括操作 スクロールリストから 選考結果一覧の出力 を選択します 3 [ 実行 ] ボタンをクリック Copyright PERSOL CAREER CO., LTD. All Rights Reserved. 175

5 結果 応募者の選考結果一覧の印刷画面が表示 [ 印刷 ] ボタンをクリックします 添付ファイル ( 履歴書 職務経歴書 推薦状など ) を印刷する 応募者情報に添付されたファイル ( 履歴書 職務経歴書 推薦状 など ) を印刷する場合 応募者詳細 画面から印刷したいファイルを開き ブラウザの印刷機能を使って印刷を行います 手順 応募者詳細画面の下部にある ファイルアップロード の項目から 該当のファイルを選択 ファイルを開いて 印刷することが可能です Point 応募者詳細画面については 各種機能 ( 応 募者詳細 ) を参照ください Copyright PERSOL CAREER CO., LTD. All Rights Reserved. 176

6 応募者情報の CSV 出力方法 doda Assist では CSV 形式で応募者情報を出力することができます その際は 以下操作を行います CSV 出力の方法 手順 出力したい対象者を 応募者管理 画 面で事前に絞りこみます 1 出力したい応募者にチェック 2 一括操作 スクロールリストから 応募者一覧出力 か 応募者情報ローデータ出力 ( プロフィール + 選考結果 ) いずれかを選択 3[ 実行 ] ボタンをクリック 名前を付けて保存 ダイアログボックス が表示 4 保存場所を指定し [ 保存 ] ボタンをクリック Point 4 保存時のファイル名は Senko_yyyymmddhhmm.csv ( 出力日時 yyyy は西暦 mm は月 dd は日 hh は時 mm は分 ) になります ファイル名は後から変更できます 参考 CSV での出力に関して 出力できるデータは 応募者管理画面で表示されている項目 ( のみ ) 応募者情報の全ての項目 + 選考結 果 の 2 種類となっています また 出力された CSV ファイルは Excel などの表計算ソフトを使って分析することが可能 応募経路別の入社数 人材紹介会社別の推薦数 求人別決定率など 分析したい視点で自由に加工できますので 採用手法の見直し などにご活用いただくことが可能です Copyright PERSOL CAREER CO., LTD. All Rights Reserved. 177

7 書類選考者に応募書類を共有する方法 書類選考をされる部門の担当者に 応募者詳細 画面に記載された個人情報や 履歴書 職務経歴書 推薦状 など応募書類を共有する方法をご説明します 共有方法 1 応募者詳細画面で添付書類をダウンロード メール添付又は印刷して共有する 2 書類選考される方をユーザー登録し doda Assist 上で応募書類を共有する 備考 個人情報の管理にご注意ください ユーザー登録方法は ユーザー登録 ( 利用権限 ) 参照 書類選考者をユーザー登録して doda Assist 上で応募書類を共有する 応募者書類にアクセスする最短の方法は 応募があった際に送られる 応募通知メール に記載された URL より 確認をしていただくことです 事前に書類選考者の方をユーザー登録していただく必要はありますが 個人情報観点からも最も安全な応募書類の共有手段となります ( 応募通知メールが届くタイミング 送信対象者については ユーザー登録 ( 利用権限 ) を参照 また 応募通知される場合は doda 求人情報サービス経由で応募があった 場合となります ) 応募通知メールから応募書類を共有する例 応募通知メールが届きます ( 左記のケースでは doda 人材紹介サービスから推薦があり通知メールが届きました ) メールのなかの 応募者詳細画面はこちら の URL をクリック またはアドレスをブラウザに貼り付け実行します Copyright PERSOL CAREER CO., LTD. All Rights Reserved. 178

8 ログインします 応募者詳細画面が表示されて 応募者の情報が表示されます [ 応募者 URL をほかの担当者に送る ] をクリック 閲覧中の応募者詳細画面の URL が記載されたメーラーがたちあがりますので 必要事項を記入して書類選考者へと送信してください 注意 ここで送信するメールを受け取った方が メール内に記載さ れた URL を開いて応募者情報を確認するためには 事 前にユーザー登録しておく必要があります ( ユーザー登 録については ユーザー登録 ( 利用権限 ) 参照 ) Point 履歴書 職務経歴書など 添付ファイルも閲覧可 参考 現場の書類選考者に特定の応募者情報のみ共有したい場合は? 現場部門の書類選考者には 特定の求人に応募してきた応募者情報のみを共有したい場合は 現場部門の書類選考担当者を 書類参照ユーザー に設定することにより対応できます 書類参照ユーザー は システム上の権限が制限されており 特定の応募者の詳細情報のみを閲覧できるので 安全に情報共有を行えます 詳しくは ユーザー登録 ( 利用権限 ) についてを参照ください Copyright PERSOL CAREER CO., LTD. All Rights Reserved. 179

9 参考 応募フォームでは どんな項目が設定されている? 応募フォームでは 以下項目が 必須 任意 設定なし として設定されています 応募フォーム 項目 標準 フォーム 簡易 フォーム : 必須項目 : 任意項目 -: 設定なし 個人プロフィール お名前 ( 全角 ) 姓 / 名 セイ / メイ 生年月日 ( 西暦 )~ 年 ~ 月 ~ 日 性別男性 / 女性 メールアドレス 会員 ID ( 半角英 メールアドレス / 確認用再入力 数 ) ご連絡先 現住所郵便番号 都道府県 市区町村 番地 建物名 電話番号携帯電話 固定電話 学歴 語学力 資格 最終学歴 学校名学校名 学部名 学科名 - 卒業年月卒業年月 卒業区分 - 学歴 2~5 - Copyright PERSOL CAREER CO., LTD. All Rights Reserved. 180

10 学校名 2~5 学校名 学部名 学科名 - 卒業年月 2~5 卒業年月 卒業区分 - 学歴補足事項 (200 文字以内 ) - 英語力会話力 - 読解力 - 作文力 - ( 英語資格 ) TOEIC - TOEFL(i) - TOEFL(P) - その他語学 1~2 語学名 - 会話力 - 読解力 - 作文力 - 語学備考 (1000 文字以内 ) - 保有資格普通自動車免許 ( 第一種 ) 保有 - 保有資格 (5 つまで選択可 ) - 職歴について 現在の勤務状況現職中 / 離職中 転職回数 - 職務経歴 (20 件まで登録可 ) 勤務先会社名 勤務期間勤務開始 ~( 退社年月 ) - 業種 職種 従業員数 - 上場 非上場 - 雇用形態 - Copyright PERSOL CAREER CO., LTD. All Rights Reserved. 181

11 主な職務内容 (2000 文字以内 ) - 年収 - ご希望の条件について 希望勤務地 - その他希望事項 (2000 文字以内 ) - オリジナル質問項目 ( テキストボックス ラジオボタン チェックボックス ) (5 項目まで設定可能 ) また 添付ファイル をつけることも可能となっています Copyright PERSOL CAREER CO., LTD. All Rights Reserved. 182

12 5.2:Q&A よくあるご質問とご回答 応募者管理についてのご質問 Q. 今まで Excel で管理していた応募者情報はデータ移行できる? A. CSV ファイルからの取り込み機能があり 項目を合わせれば応募者情報 ( データ ) を doda Assist へと取り込んでいただくことができます 詳細は 応募者情報の doda Assist への取りこみ をご覧ください ( なお 個人情報取り扱いの観点から 弊社ではデータ移行は行っておりません ご了承ください ) Q. 社内で選考管理するため メモを残したい A. 応募者詳細 画面で 進捗メモを残せる項目があります ご活用ください また 進捗メモ入力画面で入力した内容は一覧にも表示できます あわせてご活用ください Q. 求人媒体の取りこみに際し 応募経路は自由に設定できる? A. 応募経路その他の場合は 小分類として自由に入力が可能です 応募経路が求人広告媒体の場合は [ 各種設定 ] [ マスタ管理 ] にある [ 求人広告媒体 採用 HP 公開項目の設定 ] を選び画面の 求人広告媒体分類名 を変更することが可能になっています Q. 個人情報保護の観点から 応募者情報を一定期間経過後に削除したい A. 応募者情報の削除は可能です ( 完全削除は 応募者の重複 NG 処理 情報の非表示 削除 参照 ) 選考管理についてのご質問 Q. 選考ステップの名称は変更できる? A. ステップ名称は変更可能です [ 各種設定 ] の [ マスタ管理 ] にある [ 求人分類 選考ステップの設定 ] を選択して [ 選考ステップ名 ] を変更後に [ 変更 ] ボタンをクリックしてください ( ただし 書類選考 と 内定 ~ 入社 のステップ名については変更ができません ) Q. 応募経路ごとに選考ステップが異なる場合も対応はできる? A. 応募経路ごとに選考ステップを設定することはできません 全応募経路の最大の選考ステップを設定の上 不要な選考ステップをスキップすれば対応いただけます ( 選考結果入力時 次のステップ を選ぶことができますので 不要なステップはスキップしてください ) Q. 応募者情報を面接官に渡したい A. 応募者詳細 画面の下部にある 当画面表示 URL を 書類参照ユーザー の権限を付与した社内ユーザーあてにメールでお送りいただくか 応募者詳細 画面のプロフィール内にある [ 応募者 URL をほかの担当者に送る ] をクリックして担当者にメールしていただくことが可能です Q. 部門の書類選考担当者に 書類選考を doda Assist で行ってもらいたい A. 部門の担当者を 書類参照ユーザー として登録すれば 特定の応募者情報のみを参照する設定ができます ユーザーの登録 ( 追加 ) は [ 各種設定 ] の [ ユーザー管理 ] にある [ 新規ユーザー登録 ] から追加可能です Q. 応募日ごとに応募者を表示させたい A. [ 応募者管理 ] メニューから [ 応募者管理 ] を選び 応募日を指定して [ 検索 ] ボタンをクリックすれば 該当する応募者を絞り込んで表示することが可能です Copyright PERSOL CAREER CO., LTD. All Rights Reserved. 183

13 Q. 面接官の日程調整もシステム上で行いたい A. 面接官 面接日 面接場所を設定 管理することはできますが 面接官との日程調整はシステム内では行えません メール送信機能についてのご質問 Q. メールテンプレートはいくつまで登録できる? A. 100 件まで登録することができます また 採用でよく使われるテンプレートについてはあらかじめ用意しておりますので 適宜カスタマイズの上でご活用ください Q. メールを応募者に一斉送信できる? A. [ 応募者管理 ] メニューから [ 応募者管理 ] を選び 画面で一斉送信したい応募者にチェックをします 画面下部の [ 一括操作 ] リストから [ メッセージ / メール送信 ] を選び [ 実行 ] ボタンをクリック ( ただし応募者経路の異なる応募者に対しては一斉にメールを送信することはできませんので ご了承ください ) Q. 個人にメールを送信する場合 送信先アドレスを携帯などに変更できる? A. 応募者情報に保持しているメールアドレスは 1 件のみ登録が可能なため 複数のアドレスに送ることはできません 応募者詳細 画面で 編集 ボタンから書き換えていただく必要があります Q. 人事部共通 ( 代表 ) メールアドレスを使いメールを送ることはできる? A. 差出人メールアドレスを別途設定することができます [ 各種設定 ] の [ ユーザー管理 ] にある [ 登録ユーザーの ID/ パスワード通知 登録情報変更 ] を選びます 登録したいユーザー名をクリックして [ ユーザー情報 ] 欄の [ 差出人用メールアドレス ] に 人事部共通 ( 代表 ) のメールアドレスを設定します Q. 社内の担当者へメール送信できる? A. doda Assist には通常のメーラー機能はついておりません doda Assist のメール送信機能は 人事ご担当者から人材紹介会社 もしくは応募者へメール送信ができる機能になります 分析機能についてのご質問 Q. 求人広告媒体ごとに決定率を分析したい A. 応募者情報 および選考結果を CSV 形式でデータ出力できます Excel などの表計算ソフトに CSV 形式のデータを取りこめば 自由に分析を行っていただくことが可能です Q. 四半期の決定実績数などレポート機能はある? A. 各企業様ごとに分析の切り口が異なる関係から 画一的な機能は用意しておりません 社内で自由に分析 レポートができるよう 応募者情報および選考結果を CSV 形式でデータ出力できます ユーザー管理 / 権限についてのご質問 Q. 書類選考を行う担当者に 他の応募者情報を見せたくない A. 書類選考のみを行う担当者の方を 書類参照ユーザー に設定いただくことで 特定個人の応募情報のみ閲覧できる権限に設定する ( 制限を設ける ) ことができます ユーザーごとの権限の設定は [ 各種設定 ] の [ ユーザー管理 ] にある [ 登録ユーザーの ID/ パスワード通知 登録情報変更 ] から行えます Q. 事業部ごとに採用管理しているため 他事業部の情報を見たくない / 見せたくない A. 事業部単位でシステムを利用していただくことによって可能です ご希望の場合は 営業担当まで 窓口を分けたい とお伝えください ただし事業部単位でわけてしまうと会社全体の採用を俯瞰して情報を参照できなくなりますので 弊社ではあまりお薦めしておりません Copyright PERSOL CAREER CO., LTD. All Rights Reserved. 184

14 Q. アクセスできるユーザーを追加 削除 変更したい A. ユーザー権限が 管理者 管理者代理 の方であれば どなたでも追加 削除が行えます [ 各種設定 ] の [ ユーザー管理 ] にある [ 登録ユーザーの ID/ パスワード通知 登録情報変更 ] からご対応ください Q. 管理者情報を変更したい A. ユーザー権限が 管理者 の方のみ 管理者情報を変更することができます [ 各種設定 ] の [ ユーザー管理 ] にある [ 登録ユーザーの ID/ パスワード通知 登録情報変更 ] から行えます 規約に関するご質問 Q. システムが停止することはある? A. 年数回 システムメンテナンスのために停止させていただくことがございます その際は事前に必ずお客様にご連絡させていただきます Q. 応募者情報のデータ保持期間は? A. 1 年間は情報を保持します 1 年を超えるデータについてはデータ破棄可能性がありますのであらかじめご了承ください Q. 将来 パーソルキャリアとの取引が中断した場合も継続利用は可能? A. 可能ですが 1 年を超えてお取引がない場合は発行済み ID を失効させていただく場合もございます ご了承ください セキュリティについてのご質問 Q. 外部サーバ パーソルキャリアサーバを利用しても大丈夫? 情報漏えいが心配 A. アクセス制限された環境を構築しており 情報漏洩が起らないよう細心の注意を払っています 万が一 情報漏えいが発生した場合 アクセスログも全て管理しているため発生源の特定が可能 迅速に対応できる体制を整えております 無料提供についてのご質問 Q. なぜ無料? いつか有料化するのでは? A. もともと当システムは パーソルキャリアからお客様へと推薦書類を安全にお渡しするツールとして当社都合で提供させていただいたシステムです せっかくお使いいただくのであればお客様にとって使いやすいシステムにという思想から成り立っているため 無料提供しております また最近は他社の有料 ASP( 中途採用支援システム ) を導入する企業様も増加しており 採用予算をそうした費用にお使いいただくより 本来の採用業務自体に予算を使っていただくことにより貴社の採用に貢献したいと考えるため 無料提供をしております カスタマイズについてのご質問 Q. 有料でもかまわないので システムをカスタマイズしたい A. 上述した考えから無料提供させていただくシステムとなりますので 有料でもカスタマイズはお受けしておりません ご了承ください Copyright PERSOL CAREER CO., LTD. All Rights Reserved. 185

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