板橋区立中央図書館 RFID 機器システム環境整備支援及び構築業務委託募集要項 1 件名 板橋区立中央図書館 RFID 機器システム環境整備支援及び構築業務委託 ( 以下 本業務 という ) 2 プロポーザル方式実施の趣旨板橋区 ( 以下 本区 という ) は 板橋区平和公園に新たな板橋区立中央図書

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1 板橋区立中央図書館 RFID 機器システム環境整備支援及び構築業務委託募集要項 1 件名 板橋区立中央図書館 RFID 機器システム環境整備支援及び構築業務委託 ( 以下 本業務 という ) 2 プロポーザル方式実施の趣旨板橋区 ( 以下 本区 という ) は 板橋区平和公園に新たな板橋区立中央図書館を建設し 2021 年春に開館する予定である 新館に伴い図書館システムと連携させたRFID 機器システム (UHF 帯 ) を新たに導入する 導入にあたっては 環境整備支援及び構築業務を委託する事業者を公募型プロポーザル方式により選定を行い 提案を活かした効果的及び効率的な導入を図るものである この募集要項は RFID 機器システム (UHF 帯の自動貸出機 自動返却機 予約棚 BDSゲート 蔵書点検リーダ等 ) 導入について 専門的知識や技術等を有する複数事業者から環境整備支援 構築 運用保守及び機器等の提案を求め また 公正かつ公平な方法で総合的な見地から最適な事業者を選定するために必要な事項を定めたものである 提案を実施する事業者 ( 以下 提案者 という ) は この募集要項の内容を踏まえ 提案書及び関連書類を提出し プレゼンテーションするものとする 3 導入に伴う委託 機器リース予定期間 (1) 環境整備支援業務委託期間 2019 年 5 月 ~2020 年 3 月 (2) 構築業務委託期間 2020 年 4 月 ~2021 年 3 月 (3) 運用保守業務委託期間及び機器リース期間 2021 年 1 月 ~2025 年 12 月 4 契約上限金額以下の金額は 契約時の予定価格を示すものではなく 事業規模を示すための内容であることに留意すること 下記 経費年度内訳 の各年度のイニシャルコスト及びランニングコストのそれぞれの経費 ( 税込 ) を超過しない提案を行うこと 1

2 [ 経費年度内訳 ] 年度 イニシャルコスト ランニングコスト 2019 年度の経費総額 1,980,000 円 0 円 2020 年度の経費総額 38,027,000 円 6,708,000 円 2021 年度の経費総額 0 円 26,832,000 円 2022 年度の経費総額 0 円 26,832,000 円 2023 年度の経費総額 0 円 26,832,000 円 2024 年度の経費総額 0 円 26,832,000 円 2025 年度の経費総額 0 円 20,124,000 円 小計 40,007,000 円 134,160,000 円 合計 174,167,000 円 5 委託仕様書委託仕様書は 別紙 1-1 板橋区立中央図書館 RFID 機器システム環境整備支援業務委託 別紙 1-2 板橋区立中央図書館 RFID 機器システム構築業務委託 別紙 1-3 板橋区立中央図書館 RFID 機器システム運用保守業務委託 を予定しているため 仕様書の内容を踏まえた提案をすること また 選定した事業者の提案を受けて内容を追加 修正できるものとする 6 区が求める提案内容別紙 2 提案書記載項目一覧 のとおりである また 本区が導入するRFID 機器システムは 既存の図書館システムと連携する必要があるため 一次審査を通過した提案者は 必ず以下の図書館システム構築事業者に連携方法や図書館システム改修 協議等経費などを確認の上 提案すること < 図書館システム構築事業者 > 1 事業者名 : 日本電気株式会社 2システム名 :LiCS-WebⅡ 所在地 担当 連絡先については 一次審査を通過した提案者宛てお知らせする 7 参加資格要件提案者は 以下の要件をすべて満たすこと また 参加資格要件確認後に要件を満たさなくなった場合は 参加資格及び契約交渉権を取り消す 2

3 (1) 板橋区競争入札参加資格を有していること (2) 地方自治法施行令 ( 昭和 22 年政令第 16 号 ) 第 167 条の4の規定に該当しないこと (3) 東京都板橋区競争入札参加有資格者指名停止要綱 ( 平成 17 年 3 月 31 日区長決定 ) による指名停止を受けていないこと (4) 提案者及びその役員等が以下の項目に該当しないこと 1 暴力団員等である 又は暴力団員等が経営に事実上参加している 2 暴力団員等を雇用している 3 暴力団又は暴力団員等と社会的に非難される関係を有している 4 公共の安全及び福祉を脅かすおそれのある団体若しくはその構成員である (5) 提出された書類の記載事項に虚偽がないこと (6) 提案金額が契約上限金額の範囲内で提示できること (7) 日本工業規格 (JISQ15001) 準拠のプライバシーマークの取得 または ISMSの認証を受けていること 8 評価の実施方法 評価については 板橋区立中央図書館 RFID 機器システム環境整備支 援及び構築業務委託事業者選定委員会 が定めた別紙 3 評価基準書 にお いて行う (1) 一次審査 以下のどちらかの方法とする 1 提案者が 4 者以内の場合の選定方法 別表 1 一次審査表 ( 参加資格要件 ) を審査する 2 提案者が 5 者以上の場合の選定方法 別表 1 一次審査表 ( 参加資格要件 ) 及び別表 2 一次審査表 ( 書 類審査 ) を審査し 一次審査で 4 者選定する (2) 二次審査 1 選定方法 提案書をもとにプレゼンテーション ( 発表 :25 分程度 質疑応答 1 5 分程度を予定 ) をしていただき 提案採用者を決定する なお 評価 点が満点の 2 分の 1(500 点 ) を超えないときは提案採用者としない ものとする 2 審査項目及び審査基準 別表 3 二次審査表 のとおり 3

4 9 一次審査について (1) 参加表明板橋区立中央図書館事務室窓口で配布 又は本区ホームページ 板橋区立図書館ホームページで公表している募集要項 ( 本資料 ) に基づき 参加表明を行う なお 本プロポーザル方式に関する経費については 全て提案者の負担とする 1 参加表明方法提案者は 平成 31 年 2 月 18 日 ( 月 ) 午後 3 時までに以下の資料を 18 問い合わせ先 へ直接提出すること なお 直接提出する際は 事前に 18 問い合わせ先 に連絡し 時間調整を行うこと ア 様式 1 参加表明書 1 部イ 様式 2 実績記載書 1 部ウ 任意様式 実績記載書に記載した地方公共団体と締結した同様案件の契約書等の写し 1 部エ 様式 3 会社概要書 1 部オ 任意様式 財務諸表( 損益計算書 貸借対照表 ) 1 部カ登記事項証明書 ( 現在事項全部証明書 ) 1 部キ一次審査結果通知送付用封筒 ( 長 3 封筒に宛名 結果通知先の住所を記載し 82 円の切手を貼付してください ) 1 部 2 受付参加表明受付時に参加表明書に押印し その写しを返却する (2) 質問の受付 回答質問がある場合は 次の方法により行うこと 1 受付期間平成 31 年 2 月 1 日 ( 金 )~ 平成 31 年 2 月 8 日 ( 金 ) 午後 3 時 2 受付方法 様式 4 質問票に記入し 18 問い合わせ先 のメールアドレスに送付すること なお メール件名は RFID 機器システム 質問票 とすること 3 回答方法回答は メール及び本区ホームページにて公開する 4 回答予定日平成 31 年 2 月 14 日 ( 木 ) 午後 4 時 4

5 5 評価に関する質問については 回答しない (3) 一次審査結果の通知一次審査結果の通知は 平成 31 年 2 月 22 日 ( 金 ) に 自己の結果のみを各提案者に文書及びメールで通知する また 一次審査通過者には 二次審査時に使用することとなる提案者名の代わりとして提案者をあらわす記号 ( 文字等 ) を通知する 10 二次審査について (1) 提案書の作成一次審査を通過した提案者は 以下に示す事項を厳守のうえ 提案書を作成すること 1 構成提案書は 様式 5 提案書のフォーマットに沿って作成し 表紙 目次 本編で構成すること ア表紙題名に 板橋区立中央図書館 RFID 機器システム環境整備支援及び構築業務委託提案書 と記述し 提出日も記載すること なお 正本に限り 提案者名を記載すること 副本には 提案者名の代わりとして 提案者をあらわす記号を記載すること イ目次提案者は 章 節について目次を作成し 参照先のページ番号を記載すること ウ本編本編は 別紙 2 提案書記載項目一覧 に従い 以下の点に留意し作成すること ( ア ) 提案書は 日本語で十分にわかり易い記述とすること なお 必要に応じて 用語解説等記載すること ( イ ) 提案書記載項目一覧の全ての小項目 ( 記載項目 ) について 漏れなく記載すること ( ウ ) 記述事項の順序は 提案書記載項目一覧の順序と同一にし 変更を行わないこと ( エ ) 別紙 の各委託仕様書の内容は 特に断りがない場合は実現必須要件であるため 十分留意すること 2 書式ア用紙サイズ 5

6 両面 A4 版横様式を基本として記載すること イページ番号の記載本編には ページ番号を記載すること ( 表紙 目次には 記載しない ) ウページ数本編のページ数は 30ページ以内とすること エフォントの種類 サイズフォントの種類はMS 明朝体を フォントサイズは12pt を基本とすること オ作成ソフト原則として Microsoft PowerPoint を用いて作成すること (2) 提案書等の提出提案者は 以下に掲げる提出書類を期限までに所定の場所へ提出すること また 提出書類の内容に不明な点等がある場合には 必要に応じて 追加資料の提出を求める場合があるので留意すること 1 提出書類ア 様式 5 提案書イ別紙 1-2 仕様書 板橋区立中央図書館 RFID 機器システム構築業務委託 - 別紙 1 機能適合表 ウ 様式 6 見積書エ二次審査結果通知送付用封筒 ( 長 3 封筒に宛名 結果通知先の住所を記載し 82 円の切手を貼付してください ) 1 部 2 提出部数前記 1 提出書類ア~ウをインデックス等で区切り ファイルに綴ること また 製本はしないこと ア正本紙媒体 1 部 CD-ROM1 枚社名を記載のうえ 押印すること イ副本紙媒体 10 部 CD-ROM1 枚提案者を識別でき得る情報 ( 社名 ロゴ等 ) を含んではならない 提案者名の代わりとして 提案者をあらわす記号を記載すること 電子媒体に格納するデータのファイル形式は 原則として Microsoft PowerPoint Microsoft Word Microsoft Excel 及び PDF 形式とすること 6

7 3 提出期限平成 31 年 3 月 19 日 ( 火 ) 午後 3 時まで ( 時間厳守 ) 4 提出先 18 問い合わせ先 へ直接提出すること なお 直接提出する際は 事前に 18 問い合わせ先 に連絡し 時間調整を行うこと 期限に遅れた場合は 原則として受理しない 5 留意事項ア提案は 1 者につき1 提案とする イ提案書の再提出及び記載内容の変更は認めない (3) 見積書作成にあたっての注意事項一次審査を通過した提案者は 図書館システム改修 協議等に係る経費の見積りを徴取する必要があることから 一次審査結果通知の受領後 図書館システム構築事業者から平成 31 年 2 月 27 日 ( 水 ) 午後 3 時までに見積依頼をすること この場合 図書館システム構築事業者は 平成 31 年 3 月 13 日 ( 水 ) 午後 3 時までに当該提案者宛て回答する なお 公平性を担保するために図書館システム構築事業者は 提案者からの見積依頼及び回答の送信について 随時報告を上げ 本区が報告内容 ( 依頼日時及び回答日時 ) を確認する (4) プレゼンテーション一次審査を通過した提案者は 選定委員会に対して 提案の口頭プレゼンテーションを行う なお このプレゼンテーションは提案内容に重点を置くもので デモンストレーションの機会ではないことに留意すること 1 開催日時平成 31 年 3 月 27 日 ( 水 ) 午後 1 時から順次開始する 各事業者の参集時間については 一次審査通過者毎に別途通知する 2 開催場所未定 3 説明時間プレゼンテーション 25 分 質疑応答 15 分の計 40 分以内とする なお プレゼンテーションに係る準備時間は 含まないものとする 4 方法ア選考の公正を期すため 社名やマーク等の記載について 提案書 7

8 ( 本体及び別紙 ) には事業者名や事業者をイメージさせるマーク等の 記載をしないこと イ事業者名の代わりとして 提案者をあらわす記号を用いること 5 プレゼンテーション環境 プロジェクタやパソコン 指示棒等プレゼンテーションに必要な物品 について 提案者で用意すること なお スクリーンのみ本区で用意す る 6 提案者側の出席者 プレゼンテーションの出席者は 本業務で本区を担当する 5 名以内で 行うこと ア発表者 ( プロジェクトマネージャー又はプロジェクトリーダー ) イ技術的質問回答者 ウ司会 議事録作成者 出席者は受託後の担当者とならない者の参加を認めない 提案採用者決定後 契約締結までの間に 提案採用者の本区担当者 が変更となった場合 本区は提案採用者の決定を保留し 提案採用者 の次に順位の高い提案者への検討を行う場合があるため 十分留意す ること 7 IC レコーダーによる録音 ア当日のプレゼンテーション内容は IC レコーダー等で録音する イ録音内容は提出された議事録内容の確認に利用する ウ録音内容の発言は 実現可能な提案要件として考慮するので留意す ること 8 その他 プレゼンテーションに参加しない場合及び指定時間に参集していない 場合は 選定から除外する (5) 選定結果 1 二次審査結果の通知 二次審査結果の通知は 平成 31 年 3 月 29 日 ( 金 ) に 自己の結果 のみを一次審査を通過した各提案者に文書及びメールで通知する 2 選定結果の公表 選定結果については 結果 順位及び評価点を 本区ホームページで 公開する 11 参加辞退 なお 提案採用者については 事業者名及び提案価格を公開する 8

9 参加表明書の提出後に辞退する場合は 様式 7 参加辞退届を平成 31 年 3 月 19 日 ( 火 ) 午後 3 時までに 18 問い合わせ先 へ直接提出すること この期日までに参加辞退届の提出があった場合 本区へ提出した資料は返還する この期日以降 本区へ提出した資料は返還しない 12 選定スケジュール ( 予定 ) 募集開始 平成 31 年 2 月 1 日 ( 金 ) 参加表明期間 2 月 1 日 ( 金 ) ~2 月 18 日 ( 月 ) 午後 3 時 質問受付期間 2 月 1 日 ( 金 ) ~2 月 8 日 ( 金 ) 午後 3 時 質問回答 2 月 14 日 ( 木 ) 午後 4 時 一次審査結果通知 2 月 22 日 ( 金 ) 図書館システム事業者への 2 月 27 日 ( 水 ) 午後 3 時 見積依頼期限 図書館システム事業者からの 3 月 13 日 ( 水 ) 午後 3 時 見積回答期限 見積書 提案書等提出締切り 3 月 19 日 ( 火 ) 午後 3 時 二次審査日 ( フ レセ ンテーション ) 3 月 27 日 ( 水 ) 午後 1 時から 二次審査結果通知 3 月 29 日 ( 金 ) 13 契約方法 (1) 提案採用者は 提出された提案書 様式 6 見積書 を踏まえ 本区と 協議を行い 協議が整った場合に 契約上限金額の範囲内で 本区と委託 契約を締結することとする (2) 協議にあたっては 提出された提案書等の内容を一部変更する場合があ る (3) 委託仕様書及び提案書に記載された事項が履行できなかったときは 違 約金の徴収又は損害賠償請求等を行うものとする (4) 提案採用者が辞退 又は特別な理由 ( 提出書類又は提案内容に虚偽があ ることが判明した場合など ) により契約締結できない場合は 二次審査結 果の評価順位が高い者から順に提案採用者とし 契約交渉をすることがで きる (5) 契約更新に関しては 別途作成する履行評価表を基に履行評価を実施す る 履行評価の結果 改善が得られない場合は 翌年度の契約更新は実施 9

10 しないことがある 14 予算措置について本プロポーザル方式案件は 平成 31 年度予算の成立 ( 板橋区議会で平成 31 年 3 月下旬議決予定 ) を前提として行うものであり 予算が成立しなかった場合には契約締結を行わない場合がある 15 提案書等の情報公開についてプロポーザル方式への参加申込手続以降に 区に提出された書類については 東京都板橋区情報公開条例に基づき公文書公開請求 ( 情報公開 ) の対象となります 条例第 6 条第 1 項第 1 号から第 6 号に該当する事項以外は原則公開となることから あらかじめ了承のうえ提出すること 16 個人情報保護措置について受託者が個人情報を取り扱う場合は 東京都板橋区個人情報保護条例の規定により 東京都板橋区情報公開及び個人情報保護審議会の承認が必要です 受託者は 同審議会で承認された際の個人情報保護措置を遵守すること 17 その他環境整備支援 構築及び運用保守受託事業者として選定された場合でも 本区の財政上の理由により 本事業の見直し ( 縮小又は廃止 ) を行うことがあるので 留意すること 18 問い合わせ先 ( 書類提出先 質問送付先 ) 東京都板橋区常盤台一丁目 13 番 1 号板橋区教育委員会事務局中央図書館改築準備担当担当 : 岸 松本電話番号 : ky-lb-kaichiku@city.itabashi.tokyo.jp 10