Ｇメール及び新大学棟におけるＬＡＮの利用について

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すずりにかどり
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1 メールシステム切替説明資料拠点 : 福岡キャンパス実施日 :2013/10/ 年 10 月 1 日

2 ~ 目次 ~ 1. 目的と概要 2. 日程 3. 切替手順 4. ブラウザでの基本的な操作方法 5. 利用者支援体制参考資料ー 1 対象 OS 及びブラウザ 1

3 1.1. 目的 1. 目的と概要現在キャンパスごとに構築管理されているメールシステムについてクラウドサービスを利用することによりコストを削減し更に管理一元化と学内コミュニケーションの良化を目指す事を目的としています導入する電子メールはセキュリティ対策などを含め企業向けと遜色ない機能を無償で利用できる教育機関向けクラウドサービス Google Apps EducationEdition にて切替えます 1.2. 利用するクラウドメールサービス (Gmail) 主要製品を比較しメール BOX の容量が大きくサービスレベルの保証があり大学での利用実績が一番ある Gmail を採用しました <Gmail とは > Google 社が提供するクラウドサービス Google Apps Education Edition のサービスの一つで従来メーラーで行っていたメールの送受信をブラウザ ( ホームページ ) 上で行えるようになるサービスとなりますまたメールやアドレス帳をクラウドサービス上にて管理しますのでパソコンの交換を行った場合でもすぐにメールを利用することが可能です <Gmail の主な特徴 > 大容量 : メール BOX の容量が最大 30GB サービスレベル保証 : 99.9% の稼働率を保証迷惑メール対応 : 強力な迷惑メールフィルタ機能が利用可能検索機能 : メールアドレスキーワードなどで過去メールの高速検索が可能広告フリー : 教育機関向けサービスなのでコストもかからず広告も表示されない添付ファイルの容量 : 添付ファイルの容量は25MBまで 2

4 1. 目的と概要 1.3. 利用イメージ現在利用しているメールシステムと切替後に利用するメールシステム (Gmail) の利用イメージは下図の通りになります < 現在のメール利用 > 現在のメールは各個人 PC のメーラーでメールの送受信を行いメールやアドレス帳も各個人 PC に保管されるものとなっています < 切替後のメール利用 > 切替後のメールは各個人 PC のブラウザ ( ホームページ ) でメールの送受信を行いメールやアドレス帳はクラウドサービス上に保管されるものとなります 3

5 1. 目的と概要 1.4. 切替対象現在利用中のメール ( ドメイン名が fmt.teikyo-u.ac.jp) すべてを切替対象としますメールアドレスのサブドメイン名単位で切替を行います切替に伴いメールアドレスの変更はしません切替前のメールアドレスを引続き使用します例 ) xy@ fmt. teikyo-u.ac.jp xy ( アカウント名 ) fmt ( サブドメイン名 ) teikyo-u ( ドメイン名 ) 1.5. 切替時期サブドメイン利用組織切替時期現 ( サブ ) ドメイン新 ( サブ ) ドメイン名ドメイン名利用組織切替時期 fmt.teikyo-u.ac.jp fmt.teikyo-u.ac.jp 福岡キャンパス H25/11/18~H25/11/22 med.teikyo-u.ac.jp med.teikyo-u.ac.jp teikyo-u.ac.jp ちば総合医療センター H25/11/25~H25/11/30 med.teikyo-u.ac.jp med.teikyo-u.ac.jp teikyo-u.ac.jp 溝口病院 H25/11/25~H25/11/30 main.teikyo-u.ac.jp main.teikyo-u.ac.jp teikyo-u.ac.jp 八王子キャンパス H25/12/02~H25/12/14 med. teikyo-u.ac.jp pharm. teikyo-u.ac.jp med. teikyo-u.ac.jp pharm. teikyo-u.ac.jp teikyo-u.ac.jp 板橋キャンパス / 本院 H25/12/16~H25/12/27 4

6 1.6.( 参考 ) 利用にあたり 1. 目的と概要新しいメールシステムの利用にあたり下記をご一読ください 1. メールの自動転送は禁止致します但し一部のサブドメインは当面禁止しません 2.G メールの本文につきましては暗号化されませんので機密部分は添付ファイルとし添付ファイルを暗号化してください 3. メールアドレスは原則 1 人 1 アドレスです 4. メールアドレスは退職日を過ぎると使用不可となります異例の扱いをする場合は申請が必要です ( 窓口は各事務部本部は情報センター ) 5

7 2.1. 日程 2. 日程新メールシステムを利用するために下図の流れで切替作業を行いますメールシステムサービスイン前メールシステムサービスイン後 1 メールシステムアクセス確認 2 初期パスワード受信 / 受領 3 現行メール最終受信 4 メールシステムパスワード変更 5 メールシステム稼働確認 6 メールアップロード 11/13( 水 ) 10:00 11/15( 金 ) 13:00 11/18( 月 ) 10:00~ ~ 11/18( 月 ) 10:00 ~ 11/18( 月 ) 10:00 作業項目 1 メールシステムアクセス確認新しいメールシステムへ接続可能であることを確認する新しいメールシステムをブックマークへ登録する作業内容 2 初期パスワード受信 / 受領新しいメールシステムの初期パスワードを受信 / 受領する ( 受信の場合個人のメーラーにて受信 ) 3 現行メール最終受信個人のメーラーにて現行メールシステムからメールデータの最終受信を行う 4 メールシステムパスワード変更新しいメールシステムにてパスワードの変更を行う (2 で受け取った初期パスワードからの変更 ) 5 メールシステム稼働確認新しいメールシステムでの基本的な動作を確認する 6 メールアップロード個人のメーラーから過去のメールおよびアドレス帳を新メールシステムにアップロードする注意事項 4 の作業 :11 月 18 日 ( 月 ) 10:00 以降に実施可能となります 3 の作業 : 現行メールシステムにも 11 月 17 日 ( 日 ) までのメールが入っている可能性がありますので必ず最終受信を行って下さい ( 新しいメールシステムには最速で 11 月 16 日 ( 土 ) からメールの配信が開始されます ) 6 の作業 : 任意作業になります 3.2. 過去メールデータ保存場所の選択を参照ください重要次ページ以降で参照する手順書はに掲載します切り替え 1 週間前に公開予定です 6

8 3. 切替手順 3.1. 切替手順 1 メールシステムアクセス確認 URL « をブックマークに登録してください利用対象ブラウザは参考資料 -1 対象 OS 及びブラウザを参照ください利用者全員対象 7

9 3. 切替手順 3.1. 切替手順利用者全員対象 2 初期パスワード受信 / 受領新しいメールシステムへアクセスするための初期パスワードが 11 月 15 日 ( 金 )13:00 から配信されますので現在使用中のメールに届いていることを確認してください初期パスワードメールが 11 月 18 日 ( 月 ) 10:00 までに届いていない場合にはサポートデスクへお問合せください 3 現行メール最終受信現行メールシステムから全てのメールを受信しておくためにいままで通りの手順で現在使用中のメーラーにてメールデータの最終受信を行ってください 8

2 ユーザー名とパスワードの準備新しいメールシステムにアクセス 1 メールシステムアクセス確認参照ユーザー名ユーザー名は

10 3. 切替手順 3.1. 切替手順 4 メールシステムパスワード変更 2 で受信受領された初期パスワードを以下手順にて変更してください利用者全員対象 1 2 ユーザー名とパスワードの準備新しいメールシステムにアクセス 1 メールシステムアクセス確認参照ユーザー名ユーザー名はより前の部分ですパスワード受信受領された初期パスワードになりますパスワードの変更をクリックユーザー名を入力 3 パスワードの変更今までのパスワードと新しいパスワードを入力詳細は初期パスワード変更手順書をご参照ください 9

11 3. 切替手順切替手順 5 メールシステム稼動確認 4 で変更したパスワードを使用して正しくメールの送受信ができることを確認してください自分のメールアドレス宛にメールを送り送受信できることを確認します新しいメールシステムにアクセス 1 メールシステムアクセス確認参照利用者全員対象作成をクリック 2 3 ユーザー名とパスワードの入力しログインボタンを押す自分のメールアドレス宛のメール送信 To 自分のメールアドレス件名テストメール本文これはテストメールです以上を入力し送信をクリック 4 3 のメール受信確認受信トレイをクリックし 3 で送信したメールが届いていることを確認詳細はメール送受信確認手順書をご参照ください 10

12 3. 切替手順 3.2. 過去メールデータ保存場所の選択任意作業となりますのでご自身の用途に合わせて作業を実施してください A) 過去メールデータを新しいメールシステムへデータアップロード ( 保存 ) しない方 4. ブラウザでの基本的な操作方法に進みメールをお使いください B) 過去メールデータを新しいメールシステムへデータアップロード ( 保存 ) する方 6 メールアップロードに進み引続き作業を行ってください 11

Outlook での手順となりますのでその他のメーラーについてはご自身の環境にあった手順書を参考にして作業を行ってください Google Apps Migration

com/dlpage/outlookmigration にアクセスして Google Apps Migration for Microsoft Outlook

13 3. 切替手順過去メールデータ保存場所の選択 6 メールアップロード現在使用中のメールソフトに入っているメールデータを新しいメールシステムにアップロードする手順になります以下は Outlook での手順となりますのでその他のメーラーについてはご自身の環境にあった手順書を参考にして作業を行ってください Google Apps Migration for Microsoft Outlook をダウンロード過去メールデータを新しいメールシステムへアップロードする方対象にアクセスして Google Apps Migration for Microsoft Outlook をダウンロード後インストールしてください 2 Migration tool を起動 3 Gmail アカウント情報を入力メールアドレスとパスワードを入力し続行ボタンを押す 4 保存するデータを選択し実行保存対象データを選択移行を押す詳細はデータアップロード手順書 ( ご自身のメールソフトにあったもの ) をご参照ください 12

14 4. ブラウザでの基本的な操作方法 4.1. メールを読む / 受信するログインが完了すると下図のような受信したメールの一覧が表示されます新着メールは太字で表示されています読みたいメールをクリックすることによりメール本文が表示されます受信トレイ画面読みたいメールをクリック読みたいメールをクリックすると下図のようにメール本文が表示されますこのメールは添付ファイルがある場合の例ですメール本文の表示表題本文返信ボタン差出人添付ファイル 13

すると下図のように宛先件名本文を入力する画面が表示されますので手順に従いメールを作成後送信してください

メールを送信する場合にはテキスト形式をクリックしプレーンテキスト形式でのメール送信を行ってください 4.3.

15 4. ブラウザでの基本的な操作方法 4.2. メールを作成 / 送信する新しいメールを送信するには画面左上に表示されているメールを作成というリンクをクリックしますすると下図のように宛先件名本文を入力する画面が表示されますので手順に従いメールを作成後送信してくださいメール送信画面 (1) To:( 宛先 ) を入力 (2) 件名を入力 (5) 送信ボタンをクリック (3) 本文を入力メールを送信する場合にはテキスト形式をクリックしプレーンテキスト形式でのメール送信を行ってください 4.3.Gmail 利用についてメールの基本的な利用手順についてはメール利用手順書をご参照くださいまたさらに詳しい利用方法についてはをご確認ください 14

16 5. 利用者支援体制 5.1. 利用者支援体制サポートデスクを設置し利用者支援を実施しますサポートデスク情報拠点設置期間 : 11/18( 月 )~11/22( 金 ) 大会議室内線 123 メール : support@med.teikyo-u.ac.jp 稼動時間 : 月曜 ~ 土曜 ( 除く祝日 ) 9:00~18:00 15

17 参考資料ー 1 対象 OS 及びブラウザ利用できるブラウザは以下表の通りとなりますお使いの環境から使用できるブラウザを選んでインストールしてください Chrome Firefox Internet Explorer Safari XP Vista Windows 7 8 Mac Mac OS 1 OS X 1 ipad ipad mini ios 2 3 Android 4 Linux ブラウザは最新版とその 1 つ前のメジャーリリース版がサポート対象です 1 マイクロソフトのサポートは終了しています 2 ios 4.3 以降で動作します 3 ダウンロード提供は終了しているダウンロード済みの場合は使用可能 4 今回のリリース時期では対象外とするリリース後検討 OSとする 16

Ｇメール及び新大学棟におけるＬＡＮの利用について

Ｇメール及び新大学棟におけるＬＡＮの利用についてメールシステム切替説明資料拠点 : 八王子キャンパス ( 教員 ) 実施日 :2013/11/15 2013 年 10 月 1 日 ~ 目次 ~ 1. 目的と概要 2. 日程 3. 切替手順 4. ブラウザでの基本的な操作方法 5. 利用者支援体制参考資料ー 1 対象 OS 及びブラウザ 1 1. 目的と概要 1.1. 目的現在キャンパスごとに構築管理されているメールシステムについてクラウドサービスを利用することにより