Microsoft Word - upload.doc

Size: px

Start display at page:

Download "Microsoft Word - upload.doc"

うきえありはら
4 years ago
Views:

1 EXselfworkplace 利用マニュアルご担当者様向け年末調整データアップロード Vol.<6.0> 目次 EXselfworkplace 利用マニュアル概要運用上の留意点データアップロード時に必要なもの操作マニュアル EXself より作成した提出書類のアップロード方法バーコードリーダーの設置バーコードの読み取りバーコード読み取りファイルの保存読み取りファイルのアップロード EXself 申請以外で作成された提出書類のアップロード方法用意していただくもの保険料控除申告用データの登録配偶者控除等申告用データの登録住宅借入金特別控除申告用データの登録作成したテキストファイルのアップロード方法 EXhumanimate より出力された保険料控除申告書のアップロード方法用意していただくものバーコードの読み取りバーコードのアップロードよくあるお問合せ /13

2 本マニュアルに記載されているシステム製品名は一般に各社の商標もしくは登録商標です本マニュアル内ではやは記述しておりません本マニュアル内の固有名称 URL 等は予告無く変更される場合があります本マニュアル内で使用している画像等は実際のものと異なる場合があります本マニュアルを無断で複製複写転載することは固く禁じます 2/13

3 1. 概要本マニュアルは年末調整担当者様向けの内容を記載しています年末調整 / 再年末調整時に社員様が EXself より出力した提出書類をバーコードリーダーにて読み取りを行い年末調整 ( 管理者 ) メニューよりデータをアップロードする方法と EXself を利用しない社員様の提出書類を EXself へ登録する方法等について記載しています 2. 運用上の留意点 2.1 データアップロード時に必要なもの項目内容社員様より提出いただいた書類 ( 証明書添付台紙保険料控除申告書等 ) が必要です各種提出書類各種提出書類には右上にバーコードが印字されています上記以外で作成した書類がある場合も合わせてご用意ください提出書類に印字されているバーコードを読み取る機械ですバーコードリーダー保険料控除申告書ならびに扶養控除申告書等の帳票で利用しているバーコード体系は CODE39 規格となっておりますバーコードリーダーで読取ったデータを出力させます Windows 標準装備のメモ帳でも出力可能ですテキストエディタ出力したデータ ( テキスト形式 ) をEXselfにアップロードします EXself よりアップロードしたデータは基幹システムに連携され年末調整計算の対象となりますバーコードを読み取る前に提出書類のチェックを必ず行ってください提出書類サンプル EXself より作成した提出書類には以下のように右上にバーコードが印字されています 3/13

4 3. 操作マニュアル 3.1 EXself より作成した提出書類のアップロード方法バーコードリーダーの設置バーコードリーダーを USB 端子に接続します接続後赤い光がリーダーより出力されれば設置は完了ですバーコードの読み取りバーコードリーダーを接続したPCのテキストエディタ (= メモ帳 ) を開きますチェック済の提出書類のバーコードにバーコードリーダーの赤い光を当てると自動的にテキストエディタにバーコードデータが反映されます 1 件読み込むごとに自動的に改行されます提出書類の印刷上の問題でバーコードの読み込みができない場合はバーコードの下部にある半角英数字の文字列を手入力で登録してくださいバーコードリーダーでバーコードを読み取るとテキストエディタに反映されますバーコード読み取りファイルの保存バーコードの読み取りが完了しましたらテキストファイル ( 拡張子.csv または.txt ) に任意の名前を付けて保存をしてくださいバーコードの読み取り数ファイル保存時の命名等に関してシステム上制限は無く年末調整担当者様側で任意に設定できますが提出書類 ( 台紙 ) ごとに読み取り内容を保存する方法を管理運用の観点で推奨します << 読み取りとファイル保存の例 >> 一般生命保険の証明書ごとにバーコード読み取りを実施ファイル名を一般生命保険_yyyymmdd( アップロード日 ).txt として保存する ( テキストファイルまたはCSVファイル形式にて作成してください ) 4/13

5 3.1.4 読み取りファイルのアップロードバーコードデータを読み込んだテキストファイルを Exself に登録を行います管理者ユーザーで Exself にログインしていただき左メニューより年末調整 ( 管理者 ) - データアップロードメニューをクリックしデータアップロード画面を表示しますデータアップロード画面のデータアップロードボックスよりデータ種別をバーコード読み取りデータ ( 台紙専用 ) にチェックを入れ参照ボタンより保存したテキストデータを指定してアップロードボタンをクリックするとデータのアップロードは完了ですデータアップロードを行いデータ処理が行われる前に内容に不備がないかチェックを行いますデータ種別が誤っている場合またはバーコードの読み取りに不備があった場合はエラーが表示されます 5/13

一部エラー異常終了の場合リンクをクリックすると取り込みデータのエラー情報が表示されます取り込み処理はアップロードしたテキストファイルの行ごとに判断を行います

6 データ連携処理が行われステータス一覧欄に処理結果が反映されます ( 更新タイミングは 15:00 頃と夜間の 2 回です ) アップロードしたデータは年末調整連携期間の夜間処理にて基幹システムに連携されます当日アップロードしたデータの連携結果はシステム稼動の翌朝に確認できますステータス一覧にはデータの取込み結果が表示されます配偶者控除等データステータスが一部エラー異常終了の場合リンクをクリックすると取り込みデータのエラー情報が表示されます取り込み処理はアップロードしたテキストファイルの行ごとに判断を行います詳細ログの行番号のデータのみ修正し別ファイルにて再度アップロード処理を実施してください正常に取り込まれたデータを再度取り込む必要はありません取り込みエラーについてはメッセージ一覧を参照してください 6/13

7 3.2 EXself 申請以外で作成された提出書類のアップロード方法ここでは EXself 以外で年末調整の各種提出書類を提出される社員様がいる場合のデータアップロード方法について説明いたします EXself 以外で申請を行うケースが無い場合はここでの作業は必要ありません用意していただくもの EXself 年末調整 ( 管理者用 ) メニューにあるデータアップロード画面の初めにお読みくださいより Excel バッチシートをダウンロードしてください保険料控除申告用配偶者控除等申告用住宅借入金特別控除申告用のバッチシートがございますので該当する申告に合わせてご利用ください 7/13

8 3.2.2 保険料控除申告用データの登録保険料控除申告用を開いて下記 B 列 ~O 列までの情報を記載します No. 列内容 1 B 列更新区分を選択します ( 新規変更削除 ) 2 C 列帳票種別を選択します 3 D 列会社コード ( 数字 6 桁 ) を入力します 4 E 列従業員番号 ( ユーザID) を入力します 5 F 列保険料 Noを入力します 6 G 列給与控除区分を選択します ( 個人払い00のみ選択可 ) 7 H 列申告額を入力します 8 I 列損保区分を選択します ( 旧長期 =L, 地震 =E) 9 J 列保険料控除区分を選択します 10 K 列保険金受取人 ( 姓 ) を入力します 11 L 列保険金受取人 ( 名 ) を入力します 12 M 列保険金受取人の続柄を選択します 13 N 列保険会社等名称を入力します ( 全角文字 ) 14 O 列国民年金区分を入力します 15 P 列登録用データを自動生成します必要事項に全て入力いただくと P 列にカンマ区切りの文字列が生成されますのでその部分をコピーしテキストファイルに貼り付け任意の名前で保存してください小規模企業等共済掛金のデータは変更のみ有効です 8/13

9 3.2.3 配偶者控除等申告用データの登録配偶者控除等申告用を開いて下記 B 列 ~H 列までの情報を記載します No. 列内容 1 B 列更新区分を選択します ( 新規変更削除 ) 2 C 列帳票種別を選択します 3 D 列会社コード ( 数字 6 桁 ) を入力します 4 E 列従業員番号 ( ユーザID) を入力します 5 F 列連番を入力します 6 G 列配偶者の給与収入を入力します 7 H 列配偶者の所得額 ( その他所得 ) を入力します 8 I 列本人の給与収入を入力します 9 J 列本人の所得額 ( その他所得 ) を入力します 10 K 列登録用データを自動生成します必要事項に全て入力いただくと K 列にカンマ区切りの文字列が生成されますのでその部分をコピーしテキストファイルに貼り付け任意の名前で保存してください 9/13

10 3.2.4 住宅借入金特別控除申告用データの登録住宅借入金特別控除申告用を開いて下記 B 列 ~AW 列までの情報を記載します No. 列内容 1 B 列更新区分を選択します ( 新規変更削除 ) 2 C 列帳票種別を選択します 3 D 列会社コード ( 数字 6 桁 ) を入力します 4 E 列従業員番号 ( ユーザID) を入力します 5 F 列 01 を入力します 6 G 列居住開始年月日を入力します 7 H 列家屋取得対価額を入力します 8 I 列家屋総面積を入力します 9 J 列家屋居住用面積を入力します 10 K 列土地等取得対価額を入力します 11 L 列土地等総面積を入力します 12 M 列土地等居住用面積を入力します 13 N 列住宅借入金等特別控除額の基となる年末残高を入力します 14 O 列増改築の費用を入力します 15 P 列増改築の居住部分の費用を入力します 16 Q 列居住用部分に係る年末残高を入力します 17 R 列証明書残高 1を入力します 18 S 列連帯債務割合 1を入力します 19 T 列内訳 1を入力します 20 U 列借換前借入残高 1を入力します 21 V 列借換後当初金額 1を入力します 22 W 列借入金年末残高 1を入力します 23 X~AU 列 R~Wまでの内容の証明書 2 枚目 ~5 枚目までの内容を入力します 24 AV 列特別控除額を入力します 25 AW 列住宅借入金控除区分を入力します 26 AX 列登録用データを自動生成します 10/13

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 212223 23242526 必要事項に全て入力いただくと AX

5 作成したテキストファイルのアップロード方法管理者ユーザーで EXself にログインし左メニューより年末調整 ( 管理者 ) - データアップロードメニューをクリックし

ボタンをクリックしていただくことでデータのアップロードは完了しますバーコード読み取りデータ同様取り込んだ日の夜間処理にて取り込み処理を実施します取込まれたデータはステータスが

11 必要事項に全て入力いただくと AX 列にカンマ区切りの文字列が生成されますのでその部分をコピーしテキストファイルに貼り付け任意の名前で保存してください作成したテキストファイルのアップロード方法管理者ユーザーで EXself にログインし左メニューより年末調整 ( 管理者 ) - データアップロードメニューをクリックしデータアップロード画面を表示します配偶者控除等データデータアップロード欄のデータ種別より取り込みたいデータ種別を選んでいただき参照ボタンをクリックして作成したファイルを選択しますアップロードボタンをクリックしていただくことでデータのアップロードは完了しますバーコード読み取りデータ同様取り込んだ日の夜間処理にて取り込み処理を実施します取込まれたデータはステータスがバーコード読み取り済みとなり EXhumanimate へ連携されると完了に更新されますエラーの場合はステータス欄のリンクよりエラー詳細が確認できます取り込みに失敗したデータのみ再度修正しアップロードを実施してください正常に取り込まれたデータを再度登録する必要はありません取り込みエラーについてはメッセージ一覧を参照してください 11/13

3.1 用意していただくもの EXhumanimate より出力された保険料控除申告書 3.3.2 バーコードの読み取り保険料控除申告書の右上に記載されたバーコードを読み取りテキストファイル ( 拡張子.csv または.

12 3.3 EXhumanimate より出力された保険料控除申告書のアップロード方法ここでは EXhumanimate より出力された保険料控除申告書のアップロード方法について説明します保険料控除申告書をアップロードすることで給与天引き分のみ申告完了となります保険料控除申告について申告がなければ反映しないをご選択いただいている場合のみ用意していただくもの EXhumanimate より出力された保険料控除申告書バーコードの読み取り保険料控除申告書の右上に記載されたバーコードを読み取りテキストファイル ( 拡張子.csv または.txt ) に名前を付けて保存をしてくださいバーコードリーダーでバーコードを読み取るとテキストエディタに反映されますバーコードのアップロードデータアップロード画面のデータアップロードボックスよりデータ種別を保険料控除申告書専用にチェックを入れ参照ボタンより保存したテキストデータを指定してアップロードボタンをクリックするとデータのアップロードは完了です配偶者控除等データ 12/13

13 4. よくあるお問合せ分類分類 No. Question Answer No. 1 住所扶養 1 EXself にて再年末調整時に住民登録住所を変更しましたが EXhumanimate の住民登録住所が更新されません再年調期間中 EXself から EXhumanimate への住所扶養の連携先は 1 月 1 日住民登録住所 ( 新 ) になっているためこれを EXhumanimate にて住民登録住所 ( 新 ) に変更していただくまたは本人に年末調整 ( 再年調 ) 画面の住所扶養画面から申告していただく必要があります 2 保険料控除申告 3 扶養控除申告 2 家族の増減がありましたが本年末調整までに登録できませんでした再年末調整に反映するにはどうすればいいですか 3 保険料控除申告のステータスを進めたにも関わらず EXhumanimate のステータスが未申告のままになっている 4 ステータスが申告済から完了に変わりません 5 申告データはいつ EXhumanimate に連携されますか? 6 扶養控除申告のステータスを進めたにも関わらず EXhumanimate のステータスが未申告のままになっている 7 長欠者の扶養控除申告書を代理者で出力し EXhumanimate で申告歴を登録したものの EXself のステータスが未申告となっている 8 EXself にて扶養控除申告を行いましたが EXself の本人税区分情報画面では乙欄のままになっています 4 その他 9 バーコードが正しく読み込まれません 10 バーコードリーダーの貸し出しはしてもらえないでしょうか 11 バーコードのコード体系等の情報は何を利用しているのか本年末調整後に登録する場合は本人基本情報からの登録に加え再年末調整の住所扶養に登録が必要となります完了にしてしまいますと EXhumanimate 連携済みと判定されてしまい連携対象となりません EXhumanimate に連携するためには PDF 読取り済のステータスにする必要があります一度目の申告は連携対象となりますが一度完了になった内容の二度目以降の申告は控除額にかかわる部分の変更でなければ連携の対象にはなりません入力当日のデータは翌朝に EXhumanimate へ連携されますまた日中に EXhumanimate に登録したデータは深夜に EXself に連携されます完了にしてしまいますと EXhumanimate 連携済みと判定されてしまい連携対象となりません EXhumanimate に連携するためには PDF 読取り済のステータスにする必要があります代理者で出力し EXhumanimate で申告歴をご登録いただいた場合 EXself のステータスは変更されません EXhumanimate で税額表区分が変更されていることをご確認ください申告したデータはデータ連携の都合上翌々日に EXself に反映されます ( システム非稼働日を挟まない場合 ) バーコードリーダーのキーボード設定を変更していないと + が ~ に変換されて入力される可能性があります日本語に設定を変更してご利用ください PC のキーボード設定ではなくバーコードリーダーの設定を変更してください申し訳ございませんが各社様でご用意をお願いいたします何卒ご理解ご協力のほど宜しくお願いいたします保険料控除申告書ならびに扶養控除申告書等の帳票で利用しているバーコード体系は CODE39 規格となっております 13/13

Microsoft Word - Help-Year.doc

Microsoft Word - Help-Year.doc EXselfworkplace 利用マニュアル年末調整 Vol. 目次 1. システム機能概要... 3 1.1 年末調整の申告... 3 1.2 申請フロー... 3 1.3 年末調整機能概要... 4 2. 操作マニュアル... 5 2.1 保険料控除申告の手続き... 5 2.1.1 保険料控除申告画面の表示... 5 2.1.2 給与控除されている保険料の確認... 6 2.2