「探検隊」新入生登録

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1 株 式 会 社 トーハン 探 検 隊 新 入 生 登 録 新 入 生 の 利 用 者 を Excel ファイルから 登 録 しよう 探 検 隊 バージョン7シリーズ 向 け 探 検 隊 サポートセンター 2014/03/19 本 資 料 は 探 検 隊 オフィシャルマニュアル 3 章 利 用 者 の 登 録 (ファイル 読 み 込 み) の 内 容 を 補 完 するものになります

2 はじめに まもなく 新 入 生 を 迎 えて 新 年 度 がスタートする 時 期 になります ここでは 探 検 隊 に 新 入 生 のデータを Excel データから 読 み 込 み 新 規 登 録 するやり 方 について 解 説 します 本 資 料 は 探 検 隊 オフィシャルマニュアル 3 章 利 用 者 の 登 録 (ファイル 読 み 込 み) の 内 容 を 補 完 するものになります 事 前 にそちらの 内 容 もご 確 認 ください 新 入 生 のデータ 登 録 は 年 に1 度 の 作 業 です 間 違 いのないように 作 業 を 行 う 為 にも 本 資 料 をぜひご 活 用 ください 探 検 隊 用 のひな 形 となる Excel ファイルを 用 意 する 新 入 生 のデータの 新 規 登 録 を 行 うには 探 検 隊 の 機 能 から 探 検 隊 ( 管 理 版 )>データ 登 録 > 利 用 者 登 録 を 利 用 します しかし どの 様 な Excel ファイルでも 取 り 込 めるというわけではありません 探 検 隊 に 取 り 込 むためには 探 検 隊 が 取 り 込 める 形 で 作 られた Excel ファイルとデータが 必 要 です まずは 探 検 隊 用 の Excel ファイルを 用 意 しましょう 1. 管 理 版 >データ 登 録 > 利 用 者 登 録 を 起 動 して 雛 形 ファイル ボタンをクリックします 2. 名 前 を 付 けて 保 存 が 表 示 されるので 任 意 のファイル 名 を 付 けて 保 存 ボタンをクリックします ファイル 名 や 保 存 場 所 は ユーザー 様 の 任 意 で 問 題 ありません 例 えば USB メ モリーに 直 接 保 存 しても 大 丈 夫 です ご 自 分 で 保 存 した 場 所 やファイル 名 がわか る 形 で 指 定 してください ここではマイドキュメントに 20xx 年 新 入 生 データ として 作 成 しています - 2 -

3 3. 完 了 すると 確 認 メッセージが 表 示 されるので OK をクリックします 5. 雛 形 ファイルの 準 備 ができました Excel ファイルを 作 成 する 間 は 探 検 隊 は 利 用 しません 利 用 者 新 規 登 録 画 面 は 終 了 ボタンをクリックして 終 了 します これで 利 用 者 登 録 で 取 り 込 める 形 の Excel ファイルの 用 意 が 終 了 しました Excel ファイル 作 成 作 業 の 間 は 探 検 隊 は 利 用 しませんので 必 要 に 応 じて 探 検 隊 はご 利 用 ください 雛 型 ファイルについて Microsoft Excel など Excel ファイルを 編 集 できるアプリケーションが 必 要 です このマニュアルでは Microsoft Excel 2007 を 利 用 しています Excel の 操 作 方 法 は ご 使 用 の Excel のバージョンによって 異 なる 場 合 がありますが その 操 作 方 法 については 詳 しく ご 説 明 はできません アプリケーションの 操 作 方 法 については 市 販 されている Excel マニュアルなどをご 確 認 ください 1. 雛 型 ファイルを Microsoft Excel などのアプリケーションを 使 って 開 きます 本 資 料 の 手 順 で 雛 形 ファイルを 作 成 した 場 合 は Sheet1 がデータを 入 力 するシートになります - 3 -

4 新 入 生 のデータを 雛 型 ファイルに 入 力 する 前 に 雛 型 ファイルが 作 成 出 来 たら そのファイルに 新 入 生 のデータを 入 力 していきたいところですが その 前 にいくつか 探 検 隊 の 設 定 内 容 を 確 認 しておきましょう 利 用 者 番 号 の 桁 数 設 定 を 確 認 する 実 際 に 新 入 生 のデータを 作 成 する 前 に 一 度 利 用 者 番 号 の 設 定 がどの 様 になっているか 確 認 しておきましょう 探 検 隊 を 起 動 して 管 理 版 > 運 用 設 定 > 学 校 運 用 設 定 を 開 きます 画 面 中 央 右 側 利 用 者 番 号 の 値 が お 使 いいただいている 探 検 隊 に 設 定 されている 利 用 者 番 号 の 設 定 になります ここで 設 定 されて いる 桁 の 設 定 と チェックデジット の 組 み 合 わせで 利 用 者 データを 作 成 する 時 に 必 要 な 利 用 者 番 号 の 桁 数 が 異 なります チェックデジット が ウェイト3 もしくは ウェイト2 で 設 定 されている 場 合 最 後 の 1 桁 を 探 検 隊 がチェックデジットを 算 出 して 自 動 的 に 付 加 する 為 利 用 者 番 号 は 桁 の 設 定 よりも 1 桁 少 ない 値 で 利 用 者 データを 作 成 します チェックデジット が なし の 場 合 は 利 用 者 番 号 は 桁 の 設 定 と 同 じ 値 で 利 用 者 番 号 を 作 成 します 例 えば 7 桁 ウェイト3 と 設 定 されている 場 合 は 1 桁 少 ない 6 桁 で 利 用 者 番 号 を 作 成 します これが 7 桁 なし で 設 定 されていれば そのまま 7 桁 で 利 用 者 番 号 を 作 成 します コラム 1 チェックデジット? 探 検 隊 がある 計 算 式 を 元 に 番 号 の 最 後 1 桁 に 付 加 する 数 字 です これを 付 ける 事 によって 探 検 隊 がシステム 的 に 利 用 者 番 号 の 入 力 チェ ックを 行 います ウェイト 3 ウェイト2は 計 算 方 式 の 違 いになります チェックデジットの 設 定 は なし にしても 探 検 隊 を 利 用 する 上 で の 使 い 方 に 違 いはありませんが 付 けておけ ば 利 用 者 が 最 後 の1 桁 を 簡 単 に 推 測 できなく なるので 間 違 った 番 号 の 入 力 を 防 ぐ 悪 戯 に よる 不 正 な 利 用 の 防 止 につながります 利 用 者 区 分 の 設 定 を 確 認 する 利 用 者 データを 作 成 する 際 利 用 者 区 分 や 利 用 者 担 当 を 入 力 する 事 ができます このデータは ユーザー 様 毎 に 独 自 の 設 定 を 行 う 事 ができる 項 目 になっています 予 めどういった 値 を 入 力 する 事 になるか 確 認 しておきましょう Excel のデータ 作 成 の 際 利 用 者 区 分 や 利 用 者 担 当 は 不 要 であれば 入 力 しなくても 問 題 ありません その 場 合 は Excel か らのファイル 読 み 込 み 時 に 自 動 的 に 利 用 者 区 分 利 用 者 担 当 ともに NO.0 に 設 定 されている 値 が 設 定 されます - 4 -

5 確 認 を 行 うには 管 理 版 > 運 用 管 理 > 表 示 名 称 設 定 を 開 きます 画 面 上 の 利 用 者 区 分 の 内 容 を 確 認 してください 利 用 者 区 分 ボタンをクリックすると 設 定 されている 利 用 者 区 分 が 表 示 されます 表 示 内 容 が 利 用 者 データを 作 成 する 際 に 入 力 する 値 となります ここから 新 入 生 に 割 り 当 てるべき 利 用 者 区 分 を 確 認 しておきましょう 利 用 者 区 分 利 用 者 担 当 は ユーザー 様 毎 に 独 自 の 設 定 がされている 場 合 があります 下 の 図 は 探 検 隊 の 既 定 値 ( 設 定 を 変 更 していない 場 合 の 値 )となります 利 用 者 区 分 に 対 して 利 用 者 担 当 も 設 定 している 場 合 は 合 わせてここで 確 認 しておきましょう 詳 しい 操 作 方 法 は 探 検 隊 オフィシャルマニュアル 2 章 運 用 開 始 前 の 設 定 > 利 用 者 区 分 利 用 者 担 当 学 科 学 級 の 名 称 を 設 定 する をご 確 認 ください 学 科 と 学 級 の 設 定 を 確 認 する 利 用 者 区 分 の 確 認 ができたら 合 わせて 学 科 と 学 級 の 設 定 も 確 認 しておきましょう 利 用 者 データを 作 成 する 際 に 入 力 する 値 となります この 内 容 は ユーザー 様 毎 に 独 自 の 設 定 となります - 5 -

6 半 角 全 角 で 別 の 文 字 と して 扱 われるので 注 意 し てください ( 特 殊 一 貫 教 育 校 の 場 合 ) 学 校 区 分 を 確 認 する 一 貫 教 育 校 のユーザー 様 の 場 合 学 校 区 分 を 設 定 されている 事 が 考 えられます その 場 合 は 利 用 者 データを 作 成 する 際 に 学 校 区 分 欄 に 値 を 入 力 する 必 要 があるので 管 理 版 > 運 用 設 定 > 学 校 運 用 設 定 > 学 校 区 分 を 開 いて 確 認 を 行 ってください - 6 -

7 新 入 生 のデータを 入 力 する 雛 型 ファイルを 作 成 し 入 力 する 値 の 確 認 が 終 わったら 実 際 にデータを 入 力 していきましょう Excel で 利 用 者 データを 作 るときには 次 の 点 に 注 意 してください 1. 関 数 や 書 式 は 使 わないでください Excel に 慣 れている 方 は 関 数 や 書 式 を 利 用 する 事 がありますが 探 検 隊 に 取 り 込 めない または 取 り 込 んだ 値 が 正 しくないと 言 っ た 事 が 起 こります 2. 先 頭 の 1 行 目 は 修 正 しないでください 1 行 目 は 探 検 隊 がデータを 読 み 込 む 為 に 必 要 な 項 目 です 不 要 な 項 目 だからといって 削 除 を 行 ったり 名 称 の 変 更 などを 行 ってし まうと データを 取 り 込 む 事 ができなくなります 3. 1つのシートは 2000 件 までになります 探 検 隊 で 1 回 に 登 録 できる 利 用 者 データの 数 は 2000 件 までになります 2,001 件 以 上 のデータを 取 り 込 みたい 場 合 は 雛 形 ファ イルをもう 一 つ 作 成 して 個 別 に 取 り 込 みと 登 録 を 行 ってください 手 順 1.まず 新 入 生 の 名 簿 を 手 に 入 れてください 2. 探 検 隊 で 作 成 した 雛 型 ファイルを 開 き データを 入 力 するシートを 表 示 します 3. 必 要 な 項 目 に 値 を 埋 めていきましょう 入 力 に 困 ったら 探 検 隊 オフィシャルマニュアル 3 章 利 用 者 の 登 録 (ファイル 読 み 込 み) を 参 考 に 入 力 していきます 以 下 に 各 項 目 の 入 力 時 の 注 意 点 をあげておきます 利 用 者 番 号 ( 必 須 項 目 ) 探 検 隊 で 貸 出 などを 行 う 為 に 利 用 者 が 使 う 番 号 です この 番 号 を 使 って 探 検 隊 は 利 用 者 の 管 理 を 行 っている 為 在 校 生 含 め 今 までの 利 用 者 とも 重 複 する 番 号 は 利 用 できません 番 号 の 付 け 方 については ユーザー 様 毎 に 規 則 を 設 けていると 思 います ので それにしたがって 新 入 生 の 番 号 を 振 って 行 きましょう 入 学 年 度 ( 必 須 項 目 ) 今 年 度 の 値 を 西 暦 4 桁 で 入 力 しましょう 特 殊 な 利 用 者 の 登 録 が 必 要 な 場 合 学 年 の 無 い 利 用 者 (クラスなど)は 0000 司 書 や 教 員 などは 9999 を 指 定 します 学 校 区 分 ( 特 殊 ) 学 校 区 分 設 定 を 行 っていない 場 合 は 空 白 にしてください 学 校 区 分 を 設 定 している 場 合 設 定 に 従 った 値 を 入 力 します - 7 -

8 学 科 必 要 に 応 じて 入 力 します 学 科 がない 場 合 は 空 白 でも 問 題 ありません 学 年 新 入 生 のデータの 場 合 は 空 白 にしてください 入 学 年 度 を 元 に 探 検 隊 が 自 動 的 に 算 出 します 入 学 した 年 度 に 1 年 生 ではない 利 用 者 ( 転 入 生 で 2 年 生 として 登 録 するなど)がいる 場 合 は その 利 用 者 に 対 して 対 応 する 学 年 を 入 力 します 学 級 新 入 生 の 配 属 されるクラスを 入 力 します 入 力 の 際 に 半 角 全 角 に 注 意 しましょう 在 校 生 のデータと 新 入 生 のデータで 半 角 全 角 が 異 なると 見 た 目 がよくありません 学 級 を 利 用 しない 場 合 は 空 白 でも 問 題 ありません 出 席 番 号 出 席 番 号 を 入 力 します 出 席 番 号 を 利 用 しない 場 合 は 空 白 でも 問 題 ありません 氏 名 ( 必 須 項 目 ) 氏 名 を 入 力 します 名 前 と 苗 字 の 間 に 空 白 を 入 れる 場 合 は 全 角 半 角 に 注 意 しましょう 在 校 生 のデータと 新 入 生 のデータで 半 角 全 角 が 異 なると 見 た 目 がよくありません 氏 名 読 み( 必 須 項 目 ) 氏 名 の 読 みを 入 力 します 基 本 は 半 角 カタカナで 入 力 します ひらがなや 全 角 カタカナどちらで 入 力 しても 問 題 ありませんが ファイル 読 み 込 みされた 時 点 で 自 動 的 に 半 角 カタカナに 変 換 されます 性 別 男 女 というように 入 力 します 空 白 の 場 合 は 設 定 なし として 登 録 されます 進 級 処 理 の 際 に 出 席 番 号 を 男 女 別 で 振 る 必 要 がある 場 合 は 必 ず 入 力 してください 利 用 者 区 分 新 入 生 に 設 定 したい 区 分 を 入 力 します 空 白 の 場 合 は 自 動 的 に No0 の 値 が 登 録 されます 利 用 者 区 分 が No0 で 問 題 ない 場 合 は あえて 空 白 にしておく 事 で 入 力 の 手 間 を 省 く 事 ができます 利 用 者 担 当 新 入 生 に 設 定 したい 担 当 を 入 力 します 空 白 の 場 合 は 自 動 的 に No0 の 値 が 登 録 されます 利 用 者 区 分 が No0 で 問 題 ない 場 合 は あえて 空 白 にしておく 事 で 入 力 の 手 間 を 省 く 事 ができます 生 年 月 日 出 席 番 号 を 生 年 月 日 順 で 並 び 変 えたい 場 合 などに 入 力 します 必 要 ない 場 合 は 空 白 でも 問 題 ありません コラム2 利 用 者 番 号 の 作 成 基 準 と 言 われてもわからないのですが 新 しく 配 属 されたなどの 理 由 により 始 めて 探 検 隊 を 使 う 事 になった 方 は 利 用 者 番 号 の 作 成 基 準 といっても わからない 場 合 があると 思 います しかし この 点 については 探 検 隊 を 導 入 された 方 が 作 成 基 準 を 独 自 に 検 討 して 決 めている 為 探 検 隊 サポートセンターにお 問 い 合 わせいただいても お 答 えがわかりません なんとか 既 存 の 利 用 者 番 号 を 見 て 法 則 性 を 見 つ けてみてください 探 検 隊 の 利 用 者 番 号 は 設 定 された 桁 数 の 重 複 しない 数 字 データになります 良 くあるパターンとしては 西 暦 の 下 2 桁 + 連 番 や 学 校 番 号 + 連 番 などが 考 えられます - 8 -

9 新 入 生 名 簿 の Excel ファイルから データをコピーする 場 合 の 注 意 点 もらった 新 入 生 名 簿 が Excel ファイルの 場 合 は そこからデータをコピーする 事 になると 思 います この 際 に 注 意 していただきたい 点 があります 新 入 生 名 簿 の Excel から 探 検 隊 雛 型 Excel にデータをコピーする 場 合 単 純 にコピー& 貼 り 付 けを 行 ってしまうと 新 入 生 名 簿 Excel で 設 定 されている 書 式 ごと データがコピーされてしまいます その 結 果 探 検 隊 雛 型 Excel で 設 定 されているセル の 設 定 が 上 書 きされてしまったり 関 数 が 貼 り 付 けられてしまったりし 探 検 隊 にデータを 取 り 込 めなくなる 場 合 があります 新 入 生 名 簿 Excel から 探 検 隊 雛 型 Excel に コピーしたデータを 貼 りつける 場 合 は 形 式 を 選 択 して 貼 り 付 け を 実 行 し 値 のみ を 貼 りつけてください 形 式 を 選 択 して 貼 り 付 け の 手 順 は 次 のとおりです このマニュアルでは Microsoft Excel 2007 を 利 用 しています Excel などの 操 作 方 法 は ご 使 用 の Excel のバージョンによって 異 な る 場 合 があります 操 作 方 法 については 詳 しくご 説 明 はできません その 場 合 は 市 販 されている Excel マニュアルなどをご 確 認 く ださい 1. 新 入 生 名 簿 の Excel から 範 囲 を 指 定 して 右 クリックからコピーを 選 択 します 2. 探 検 隊 雛 型 Excel の 貼 り 付 けを 行 いたいセルを 選 択 したら 右 クリックから 形 式 を 選 択 して 貼 り 付 け を 選 択 します - 9 -

10 3. 貼 り 付 けから 値 を 選 択 して OK をクリックします 4. 探 検 隊 雛 型 Excel に 値 のデータだけがコピーされます Excel のファイルバージョンについて 探 検 隊 で 取 り 込 める Excel のファイルのバージョンは xls 形 式 または xlsx 形 式 です 他 の 形 式 でファイルを 保 存 してしまうと 探 検 隊 で 取 り 込 む 事 ができなくなります その 場 合 は Excel でファイルを 保 存 する 時 に 探 検 隊 で 取 り 込 めるバージョンの 形 式 で 保 存 するようにしてください

11 Excel からデータをファイル 読 込 で 取 り 込 む 利 用 者 登 録 で 取 り 込 む 為 の Excel ファイルが 完 成 したら 後 は 探 検 隊 を 使 ってデータを 取 り 込 みます 1. 管 理 版 >データ 登 録 > 利 用 者 登 録 を 起 動 して ファイル 読 込 ボタンをクリックします 2.ファイルを 選 択 する 画 面 が 表 示 されるので 読 み 込 みたい Excel ファイルを 指 定 してください ファイルを 選 択 すると 画 面 下 の フ ァイル 名 欄 に そのファイルの 名 前 が 表 示 されるので 開 く ボタンをクリックします ここでは マイドキュメントの 20xx 年 新 入 生 データ.xls を 指 定 していますが 実 際 の 作 業 ではご 自 分 で 作 成 したデ ータの 保 存 場 所 を 開 いてファイルを 選 択 してください 3. シートを 選 択 してください が 表 示 されるので 利 用 者 データを 作 成 したシートを 選 択 して 次 へ をクリックします シート 名 Sheet1 は 本 資 料 の 手 順 で 雛 型 ファ イルを 使 った 場 合 の 名 前 です ご 自 分 でシート 名 を 付 けている 場 合 などは それに 合 わせたシ ート 名 を 選 択 してください

12 4. 取 込 を 行 う 行 数 を 指 定 してください 画 面 が 表 示 されます 通 常 は 取 り 込 み 件 数 を 変 更 する 必 要 はありませんので 件 数 を 確 認 して 次 へ をクリックします 開 始 行 は 2 行 目 からで 問 題 ありません 1 行 目 は 項 目 名 となります コラム3 取 込 件 数 が 合 わない Excel ファイルから 読 み 取 る 行 数 は 先 頭 行 か ら 空 白 行 の 手 前 までになります 例 えば Excel ファイルでデータを 作 成 している 時 に 見 やす くする 為 に 1 年 A 組 と 1 年 B 組 の 間 に 1 行 空 白 行 を 入 れてしまっていると 探 検 隊 で 指 定 される 取 り 込 み 行 数 は 1 年 A 組 の 分 だけにな ってしまいます この 場 合 は 一 度 探 検 隊 を 終 了 して 読 取 元 になる Excel ファイルの 内 容 を 空 白 行 がないように 修 正 してから もう 一 度 フ ァイル 読 込 を 行 いましょう 5.すべての 指 定 が 終 了 したので 開 始 ボタンをクリックします 8.ファイルが 読 み 込 まれ 利 用 者 新 規 登 録 画 面 が 表 示 されれば 取 り 込 みは 完 了 です

13 利 用 者 データを 登 録 する Excel からデータを ファイル 読 込 しただけでは 探 検 隊 に 利 用 者 データは 登 録 されません 探 検 隊 に 登 録 する 為 には 利 用 者 新 規 登 録 画 面 で 登 録 ボタンをクリックする 必 要 があります 1 度 登 録 してしまうと 登 録 前 の 状 態 に 戻 す 事 はできませんので 登 録 を 実 行 する 前 に データに 間 違 いがないかを 確 認 しましょう 1.ファイル 読 込 を 実 行 した 直 後 は 編 集 中 の 件 数 は 最 終 ページの 利 用 者 が 表 示 されている 状 態 です 他 の 利 用 者 のデータを 確 認 す る 為 に 画 面 下 の 前 データ をクリックします この 例 では 10 件 のデータを 取 り 込 んでい るので 10 / 10 と 表 示 されています 2. 前 データをクリックする 事 で ひとつ 前 の 利 用 者 データを 確 認 できます この 例 では 10 件 のデータを 取 り 込 んでいるの で 前 データ ボタンを 1 回 クリックした 事 で 9 / 10 と 表 示 されました 3. 同 じように 前 データ をクリックしていき 利 用 者 データを 確 認 していきましょう 途 中 で 間 違 いに 気 がついた 場 合 は この 画 面 上 で 直 接 データを 編 集 して 直 しましょう

14 4. 最 終 的 に 編 集 中 の 件 数 の 表 示 が 1 / n( 読 取 件 数 ) になった 時 点 ですべてのデータの 確 認 が 終 了 です 5. 確 認 して 問 題 がないようなら 登 録 ボタンを 押 してください 6. 確 認 メッセージが 表 示 されるので はい をクリックします

15 7. 登 録 が 完 了 しましたと 表 示 されるので OK をクリックします 利 用 者 新 規 登 録 の 画 面 が 終 了 して 管 理 業 務 画 面 が 表 示 されます これで 新 入 生 の 登 録 作 業 は 終 了 です 登 録 された 内 容 を 確 認 したい 場 合 は 検 索 > 利 用 者 検 索 機 能 で 確 認 してみましょう コラム4 登 録 時 になぜか 利 用 者 番 号 を 入 力 してください と 表 示 された 場 合 は? データを 確 認 しても 利 用 者 番 号 はきちんと 設 定 されているし 他 に も 問 題 が 見 つからないのに なぜか 利 用 者 番 号 を 入 力 してください というメッセージが 表 示 されてしまう これは ほとんどの 場 合 デ ータには 何 も 問 題 がありません では 何 が 原 因 なのでしょうか? 利 用 者 新 規 登 録 画 面 右 上 の 編 集 中 の 表 示 件 数 を 良 く 見 てみましょ う 取 り 込 み 件 数 より 数 が 増 えていませんか?データの 確 認 をして いる 時 などに 最 後 のデータのページを 越 えて 次 ページ をクリ ックしすぎると 新 しく 空 白 のページが 作 成 されてしまいます する と 探 検 隊 では 登 録 時 に 空 白 ページも 登 録 しようとして 結 果 的 に 何 もないページには 利 用 者 番 号 も 設 定 されていないので 桁 が 足 りま せん というメッセージが 表 示 されてしまいます この 場 合 は 空 白 ページを 消 してあげる 事 で 登 録 ができるようになります 桁 が 足 りません というメッセージの OK ボタンをクリックすると エラ ーの 原 因 になっている 該 当 ページが 表 示 されますので そこが 空 白 ペ ージだったなら 画 面 下 の 取 消 ボタンを 押 して ページを 消 してし まいましょう その 後 で 登 録 を 行 えば 問 題 なく 登 録 が 行 えるはずで す 以 上