Exchange Online OWAユーザー操作マニュアル

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1 大 阪 工 業 大 学 Exchange Online OWA ユーザー 操 作 マニュアル [Office365] 2014 年 6 月 9 日 [2.0 版 ]

2 目 次 1 利 用 上 の 制 約 事 項 推 奨 ブラウザ 送 受 信 メールサイズ 制 限 メールボックス 利 用 制 限 ブロックされるファイル 拡 張 子 OWA へのサインイン サインイン 方 法 サインアウト 方 法 OWA 画 面 構 成 画 面 構 成 受 信 と 表 示 新 着 メールの 受 信 メールの 確 認 添 付 ファイルの 表 示 とダウンロード 添 付 ファイルの 表 示 添 付 ファイルのダウンロード メール 利 用 方 法 新 規 メール 作 成 ファイルの 添 付 メールの 返 信 編 集 中 のメールの 保 存 メールの 削 除 メールの 検 索 連 絡 先 設 定 連 絡 先 の 登 録

3 7.2 連 絡 先 グループの 登 録 アドレス 帳 検 索 連 絡 先 アドレス 帳 検 索 オプション 設 定 転 送 設 定 ( 受 信 メールを 残 す) 署 名 の 作 成 と 挿 入 APPENDIX プロファイルメンテナンスの 操 作 A.1 パスワード 変 更 A.2 パスワード 有 効 期 限 警 告 メール 通 知 先 の 変 更 A.3 メール 表 示 名 変 更 ( 教 員 ユーザーのみ)

4 1 利 用 上 の 制 約 事 項 本 マニュアルは Outlook Web App( 以 下 OWA)を 利 用 するユーザーを 対 象 にしております 1.1 推 奨 ブラウザ 推 奨 されているブラウザの 対 象 バージョンは 以 下 の 通 りです Internet Explorer 8 以 上 Firefox 最 新 リリースバージョン Chrome 最 新 リリースバージョン Safari 5.1 以 上 1.2 送 受 信 メールサイズ 制 限 OWAでは10MBを 超 えるメールは 送 信 できません また 一 度 に500を 超 える 宛 先 に 送 信 すること はできません 項 目 送 信 メールサイズ 上 限 受 信 メールサイズ 上 限 メールの 送 受 信 者 数 ( 宛 先 登 録 数 ) 添 付 ファイル 数 受 信 者 レートの 制 限 メッセージレート 数 制 限 値 10MB(メールクライアントの 場 合 は25MB) 25MB 500 件 125 件 1 日 あたり1 万 件 1 分 間 に30 個 のメッセージ 1.3 メールボックス 利 用 制 限 メールボックスサイズ( 受 信 トレイ 送 信 トレイ 送 信 済 みアイテム 下 書 き 削 除 済 みアイテム および 迷 惑 メール 等 すべてのメッセージアイテム)の 制 限 は 50GBです 制 限 容 量 を 超 過 すると メールの 送 受 信 ができなくなります -3-

5 1.4 ブロックされるファイル 拡 張 子 Exchange Onlineでブロックされるファイル 拡 張 子 の 一 覧 は 以 下 の 通 りです 該 当 する 拡 張 子 のファイルが 添 付 されたメールを 受 信 すると オリジナルの 添 付 ファイルが 破 棄 さ れフィルタにより 削 除 された 旨 のテキストファイルが 添 付 されます ブロックされる 拡 張 子 一 覧.exe,.ade,.adp,.bas,.bat,.chm,.cmd,.com,.crt,.hlp,.hta,.ins,.isp,.ise,.lnk,.mde,.mda,. mdt,.mdw,.mdz,.msc,.msh,.msi,.msp,.mst,.pcd,.pif,.reg,.scr,.sct,.shb,.shs,.url,.vbe,.vbs,.wsc,.wsf,.wsh,.app,.cpl,.csh,.fxp,.inf,.ksh,.mdb,.ops,.prf,.prg,.scf,.xsl,.ht,.zi,. vb,.js,.cer,.der,.pwl Microsoft 社 からの 公 開 情 報 がないため 予 告 なく 変 更 となる 場 合 があります -4-

6 例 )ユーザー 名 が e1a14001 の 学 生 の 組 織 アカウント 2 OWA へのサインイン 2.1 サインイン 方 法 ユーザー 名 :e1a14001 組 織 アカウント:[email protected] *メールアドレスではありません メールアドレス:[email protected] (1) Webブラウザを 起 動 し アドレスバーにサインインURLを 入 力 します URL: (2) サインイン 画 面 よりユーザー 名 とパスワードを 入 力 して サインイン をクリックします シングルサインオン 環 境 からアクセスした 場 合 は サインイン 画 面 は 表 示 されません 初 めてサインインする 場 合 はサインインすると 下 記 画 面 が 表 示 されます 言 語 が 日 本 語 ( 日 本 ) タイムゾーンが 大 阪 札 幌 東 京 ( 図 1)になっていることを 確 認 し 保 存 を クリックします ( 図 2) ( 図 1) ( 図 2) 日 本 に なっていることを 確 認 -5-

7 2.2 サインアウト 方 法 (1) 画 面 右 上 のユーザー 名 ( 図 1)をクリックし メニューから サインアウト ( 図 2)をクリックし ます ( 図 1) ( 図 2) -6-

8 3 OWA 画 面 構 成 3.1 画 面 構 成 OWAの 画 面 は 下 記 のように 構 成 されています 新 規 作 成 ボタン メール 検 索 ツールバー ナビゲーションバー ナビゲーションウィンドウ 情 報 ビューア 閲 覧 ウィンドウ 名 称 主 な 機 能 新 規 作 成 ボタン ナビゲーションウィンドウ メール 検 索 ツールバー 情 報 ビューア 閲 覧 ウィンドウ [ 新 規 作 成 ] ボタンをクリックすることで 新 しいアイテムを 作 成 しま す アイテムとは メッセージ 予 定 連 絡 先 タスクなど OWA で 管 理 することができる 情 報 の 単 位 です メニューを [Outlook] [ 予 定 表 ] [People] [タスク] に 切 り 替 える と [ 新 規 作 成 ] ボタンの 表 示 もそれぞれ [ 新 しいメール] [ 新 しい イベント] [ 新 規 作 成 ] [ 新 しいタスク] に 変 わります [ナビゲーション ウィンドウ] では 自 分 のメールボックスのフォルダ ( 受 信 トレイや 連 絡 先 など) と 作 成 したすべてのフォルダにアクセスできます フォルダは 階 層 構 造 で 表 示 されます メールボックス 内 のメールのキーワードを 入 力 して 検 索 します メールの 操 作 を 行 う 時 に 利 用 します 現 在 作 業 中 のフォルダに 含 まれるアイテムが 一 覧 表 示 されます メールや 連 絡 先 などのアイテムの 内 容 を 表 示 します ナビゲーションバー [Outlook] [ 予 定 表 ] [People] など 各 ウィンドウに 移 動 します [ 設 定 ] ではOutlook Web App の 詳 細 な 設 定 を 行 います また [ヘルプ] ボタンを 押 すと 製 品 のヘルプが 表 示 されます また 新 しいメッセージや 予 定 表 タスクのアラートがアイコンで 通 知 されます -7-

9 4 受 信 と 表 示 4.1 新 着 メールの 受 信 サインイン 中 にメールが 届 くと 画 面 右 上 に 新 着 メールアイコンが 表 示 され 自 動 的 に 消 えます また 未 読 メールは 太 字 で 表 示 されます 4.2 メールの 確 認 表 示 したいメールをクリックすると 閲 覧 ウィンドウにメール 内 容 が 表 示 されます -8-

10 5 添 付 ファイルの 表 示 とダウンロード 5.1 添 付 ファイルの 表 示 添 付 ファイル 付 きのメールを 受 信 すると メッセージの 横 にクリップマークが 表 示 されます 5.2 添 付 ファイルのダウンロード < 方 法 1:クリックしてダウンロード> (1) メールのプレビュー 画 面 から 添 付 ファイルをクリックします メールを 開 いてから 添 付 ファイルをクリックしてダウンロードすることも 可 能 です (2) ダウンロード 画 面 が 表 示 されます ファイル 開 く か 保 存 のどちらかを 選 択 します -9-

11 < 方 法 2: 右 クリックメニューからダウンロード> (1) メールを 開 き 添 付 ファイル 名 の 下 の ダウンロード の 上 で 右 クリックし メニューか ら 対 象 をファイルに 保 存 を 選 択 します (2) 保 存 先 とファイル 名 を 指 定 して 保 存 をクリックします -10-

12 6 メール 利 用 方 法 6.1 新 規 メール 作 成 (1) 新 しいメール ( 図 1)をクリックします ( 図 1) (2) 宛 先 件 名 本 文 ( 図 2)を 入 力 して 送 信 をクリックすると 作 成 したメッセージが 送 信 さ れます ( 図 2) 6.2 ファイルの 添 付 (1) メッセージ 作 成 画 面 で 添 付 ファイルマークをクリックします -11-

13 (2) 添 付 したいファイルを 選 択 し 開 く をクリックします 添 付 可 能 なファイルの 拡 張 子 は 以 下 の 通 りです 添 付 可 能 な 拡 張 子 一 覧.rpmsg,.xls,.xlsx,.xlsm,.xlsb,.pptx,.pptm,.ppsx,.ppsm,.doc,.docx,.docm,.wmv,.wma,.wav,.vsd,.txt,.tif,.rtf,.pub,.ppt,.png,.pdf,.one,.mp3,.jpeg,.gif,.doc,.bmp,.avi,.jpg,.tiff,.zip 予 告 なく 変 更 となる 場 合 があります -12-

14 (3) ファイルが 添 付 されたことを 確 認 します 6.3 メールの 返 信 (1) 情 報 ビューアで 返 信 したいメール( 図 1)を 選 択 します ツールバーより 返 信 もしくは 全 員 に 返 信 マーク( 図 2)をクリックします ( 図 2) ( 図 1) -13-

15 (2) メッセージを 作 成 し 送 信 をクリックします 6.4 編 集 中 のメールの 保 存 (1) メールメッセージ 作 成 中 に ツールバーにある 保 存 をクリックします -14-

16 (2) 下 書 き 保 存 時 刻 が 表 示 されたのを 確 認 し ウィンドウを 閉 じます (3) フォルダ 一 覧 の 下 書 き 内 に 保 存 されます 再 度 編 集 する 場 合 には 下 書 き 内 ( 図 1)の 編 集 したいメール( 図 2)を 選 択 し 編 集 の 続 行 ( 図 3)をクリックします ( 図 3) ( 図 1) ( 図 2) -15-

17 6.5 メールの 削 除 (1) 削 除 したいメールを 選 択 し をクリックします 削 除 したメールが 削 除 済 みアイテム に 移 動 します Shiftキー もしくはCtrlキーを 押 しながら 複 数 選 択 が 可 能 です 削 除 後 30 日 以 内 であれば 削 除 済 みアイテム 内 のメールを 戻 すことができます 削 除 済 みアイテム で 空 にする をクリックすると 完 全 に 削 除 することができます 送 信 メールの 削 除 も 手 順 は 同 じです -16-

18 6.6 メールの 検 索 (1) メール 検 索 エリアに 検 索 キーワードを 入 力 して 検 索 アイコンをクリックします (2) 検 索 結 果 が 表 示 されます -17-

19 7 連 絡 先 設 定 7.1 連 絡 先 の 登 録 頻 繁 にメールを 送 る 相 手 のアドレスを 連 絡 先 に 登 録 しておくと 連 絡 先 の 画 面 から 選 択 して 宛 先 に 追 加 することが 出 来 ます 連 絡 先 は 連 絡 先 の 名 前 の 一 部 またはその 他 の 連 絡 先 情 報 ごとに 並 べ 替 え たり グループ 化 したりすることが 出 来 ます < 連 絡 先 への 新 規 登 録 > (1) ナビゲーションバーの People ( 図 1)をクリック 後 新 規 作 成 ( 図 2)をクリックします ( 図 2) ( 図 1) (2) 連 絡 先 の 作 成 をクリックします -18-

20 (3) 連 絡 先 として 登 録 する 情 報 を 入 力 します 詳 細 情 報 は アイコンをクリックすると その 種 類 の 情 報 に 関 するほかのオプションが 表 示 されます 連 絡 先 に 登 録 する 項 目 一 覧 ( 黄 色 の 網 掛 けは 最 低 限 入 力 が 必 要 です) 入 力 項 目 入 力 値 プロファイル 姓 名 メール メール 表 示 電 話 勤 務 先 自 宅 携 帯 電 話 勤 務 先 役 職 部 署 会 社 名 事 業 所 上 司 秘 書 -19-

21 住 所 ( 勤 務 先 自 宅 その 他 ) 郵 便 番 号 都 道 府 県 市 区 町 村 番 地 国 / 地 域 その 他 WEBページ 学 校 個 人 WEBページ 職 業 配 偶 者 /パートナー 趣 味 記 念 日 誕 生 日 場 所 リストから 選 択 リストから 選 択 IM IM メモ メモ (4) 情 報 入 力 後 保 存 をクリックします -20-

22 (5) 連 絡 先 に 保 存 されたことを 確 認 します < 受 信 メールからの 登 録 > (1) 受 信 メールを 開 き 送 信 者 をクリックし メニューより 連 絡 先 フォルダに 追 加 を 選 択 しま す 以 降 の 手 順 は < 連 絡 先 への 新 規 登 録 >の(3) 以 降 と 同 じです -21-

23 7.2 連 絡 先 グループの 登 録 連 絡 先 グループとは 個 々の 連 絡 先 をグループ 化 して 同 報 メールを 利 用 する 機 能 です 頻 繁 に 送 信 する 連 絡 先 をグループ 化 することで 宛 先 指 定 の 手 間 を 省 くことができます (1) ナビゲーションバーの People ( 図 1)を 選 択 し 新 規 作 成 ( 図 2)をクリックします ( 図 2) ( 図 1) (2) グループの 作 成 をクリックします -22-

24 (3) グループ 名 に 作 成 するグループ 名 を 入 力 します (4) メンバーへ 追 加 する 名 前 の 一 部 を 入 力 すると 連 絡 先 とディレクトリの 検 索 が 表 示 されます 追 加 するメンバーを 選 択 し 保 存 をクリックします -23-

25 (5) ツールバーより グループ ( 図 1)をクリックします 作 成 したグループを 選 択 し( 図 2) メン バーが 追 加 されたことを 確 認 します ( 図 3) ( 図 1) ( 図 2) ( 図 3) -24-

26 8 アドレス 帳 検 索 8.1 連 絡 先 アドレス 帳 検 索 連 絡 先 アドレス 帳 は 個 人 で 登 録 管 理 しているアドレス 帳 です アドレス 帳 に 登 録 されているアド レスを 検 索 して 送 信 先 に 指 定 することができます (1) メッセージ 作 成 フォームで 宛 先 をクリックします (2) 検 索 画 面 が 表 示 されます 検 索 条 件 を 入 力 して 検 索 をクリックします 検 索 は 部 分 検 索 することができます -25-

27 (4) 検 索 結 果 が 表 示 されます 宛 先 に 追 加 したいユーザーを 選 んでダブルクリックすると 宛 先 に 追 加 されます (5) CC BCCに 追 加 したい 場 合 には メッセージ 作 成 フォーム 画 面 でCC BCCの 各 欄 をクリック します 以 降 は 宛 先 項 目 で 実 際 に 行 った 手 順 の 繰 り 返 しとなります -26-

28 (6) 宛 先 が 設 定 されたことを 確 認 します -27-

29 9 オプション 設 定 9.1 転 送 設 定 ( 受 信 メールを 残 す) 受 信 トレイのルールを 利 用 して 自 分 宛 のメッセージを 別 のメールアドレスに 自 動 的 に 転 送 しま す この 手 順 は メールボックスに 受 信 メールを 残 して 転 送 する 手 順 です! 注 意! メールボックスサイズが50GBになりますと 受 信 も 転 送 もできなくなります (1) 画 面 右 上 の ( 図 1)- オプション ( 図 2)をクリックします ( 図 1) ( 図 2) (2) ナビゲーションウィンドウより メールの 整 理 をクリックします -28-

30 (3) 受 信 トレイのルール タブ( 図 1)より ( 図 2)をクリックします 受 信 メッセージに 対 する 新 しいルールを 作 成 する を 選 択 します ( 図 1) ( 図 2) (4) 名 前 にルール 名 を 入 力 し *メッセージの 到 着 時 および: のメニュー 内 の すべ てのメッセージに 適 用 を 選 択 します -29-

31 (5) 実 行 する 処 理 : より メッセージを 次 へリダイレクトする... を 選 択 します (6) 宛 先 に 転 送 先 メールアドレスを 選 択 もしくは 入 力 ( 図 1)して OK ( 図 2)をクリックします 転 送 先 が 複 数 ある 場 合 は ; (セミコロン)に 続 けて 転 送 先 アドレスを 入 力 してください ( 図 2) ( 図 1) -30-

32 (7) 転 送 先 が 表 示 されたことを 確 認 して 保 存 をクリックします (8) 警 告 が 表 示 されるので はい をクリックします -31-

33 (9) 受 信 トレイのルール に 新 しいルールが 追 加 されていることを 確 認 します またオンの 部 分 にチェックが 付 いていることを 確 認 します 9.2 署 名 の 作 成 と 挿 入 (1) 画 面 右 上 の ( 図 1 )- オプション ( 図 2)をクリックします ( 図 1) ( 図 2) -32-

34 (2) ナビゲーションウィンドウより 設 定 をクリックします (3) 電 子 メールの 署 名 欄 内 に 署 名 として 追 記 したい 文 字 および 書 式 を 入 力 ( 図 1)します メール 作 成 時 に 自 動 的 に 署 名 が 付 くように 設 定 する 場 合 は [ 送 信 メッセージに 自 動 的 に 著 名 を 添 付 する] にチェック( 図 2)を 付 けます 設 定 が 出 来 ましたら 保 存 ( 図 3)をクリックします ( 図 1) ( 図 2) ( 図 3) -33-

35 Appendix プロファイルメンテナンスの 操 作 A.1 パスワード 変 更 (1) Webブラウザを 起 動 し アドレスバーに 下 記 URLを 入 力 します URL: (2) サインイン 画 面 よりユーザー 名 とパスワードを 入 力 して Go をクリックします (3) パスワード 変 更 ( 図 1)をクリックし New Password と Confirm New Password に 新 しいパスワードを 入 力 ( 図 2)し SAVE ( 図 3)をクリックします ( 図 1) ( 図 2) ( 図 3) -34-

36 (4) 実 行 の 有 無 を 聞 かれますので OK をクリックします (5) メンテナンス 処 理 が 完 了 しました のメッセージが 表 示 されます OK をクリックし ます -35-

37 A.2 パスワード 有 効 期 限 警 告 メール 通 知 先 の 変 更 パスワード 有 効 期 限 切 れの 時 期 が 近 づくと 警 告 メールが 指 定 のメールアドレス( 初 期 値 は Office365のメールアドレス)へ 送 付 されます メール 通 知 先 は 変 更 することができます (1) ユーザー 情 報 更 新 ( 図 1)をクリックし 基 本 情 報 更 新 ( 図 2)の パスワード 有 効 期 限 警 告 メール 通 知 先 に 通 知 先 メールを 入 力 ( 図 3)する 入 力 後 SAVE ( 図 4)をクリックしま す ( 図 2) ( 図 1) ( 図 3) ( 図 4) (2) すべてのタブの 内 容 をまとめて 保 存 します よろしいでしょうか? のメッセージが 表 示 さ れます OK をクリックします -36-

38 (3) メンテナンス 処 理 が 完 了 しました のメッセージが 表 示 されます OK をクリックし ます A.3 メール 表 示 名 変 更 ( 教 員 ユーザーのみ) 教 員 ユーザーのみ メール 表 示 名 の 変 更 を 行 うことができます 学 生 ユーザーには 表 示 名 変 更 の 項 目 はありません (1) ユーザー 情 報 更 新 ( 図 1)をクリックし 表 示 名 変 更 ( 図 2)の 表 示 名 ( 図 3)に 新 しい 表 示 名 を 入 力 ( 図 3)する 入 力 後 SAVE ( 図 4)をクリックします ( 図 1) ( 図 2) ( 図 3) ( 図 4) -37-

39 (2) すべてのタブの 内 容 をまとめて 保 存 します よろしいでしょうか? のメッセージが 表 示 さ れます OK をクリックします (3) メンテナンス 処 理 が 完 了 しました のメッセージが 表 示 されます OK をクリックし ます -38-