1.Office365( 新 メールシステム)ログイン 手 順 メール(Office365) をクリックします (2) 以 下 のログインページが 表 示 されます ユーザ 名 とパスワードを 入 力 します ユーザ 名 は 学 籍 番 号 ( 教 職

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1 Office365( 新 メールシステム) 利 用 ガイド 3 版 ( 版 ) はじめに Office365( 新 メールシステム) 利 用 ガイド 3 版 本 ガイドは Office365( 新 メールシステム)における 以 下 の 手 順 を 説 明 する 資 料 です 1.ログイン 及 びメール 作 成 手 順 2.Nics@Mail のメールデータの 移 行 3.Nics@Mail のアドレス 帳 の 移 行 4. 署 名 メール 形 式 などの 環 境 設 定 5.メールクライアントでの 接 続 先 サーバ 設 定 の 確 認 6.メール 転 送 設 定 7. 補 足 説 明 1 画 面 表 示 が OutlookWebApp になってしまった 場 合 の 対 応 8. 補 足 説 明 2 初 回 ログイン 時 にタイムゾーンを 変 更 しなかった 場 合 の 対 応 9. 補 足 説 明 3 メールの 自 動 振 り 分 け 設 定 について 10. 補 足 説 明 4 Office365 のアドレス 帳 インポート 用 情 報 なお 項 番 2 及 び 項 番 3については 旧 メールシステム(Nics@Mail)を 利 用 している 方 向 けの 手 順 になります 新 規 に Office365 を 利 用 される 方 には 関 係 致 しません 改 版 履 歴 2 版 初 回 ログイン 時 に 表 示 される 画 面 の 説 明 を 追 加 タイムゾーン 設 定 と 画 面 表 示 が 変 わってしまった 場 合 の 復 帰 手 順 を 補 足 説 明 として 追 加 章 構 成 の 変 更 (メール 転 送 をデータ 移 行 より 後 の 手 順 に 変 更 ) メールデータ 移 行 実 施 後 ダウンロード 中 に PC の 電 源 オフにしても 問 題 ない 旨 追 記 メールの 自 動 振 り 分 け 設 定 について 追 記 3 版 新 規 利 用 ユーザ 向 けの 記 述 を 追 記 アドレス 帳 の 移 行 で 部 署 会 社 電 話 自 宅 電 話 会 社 FAX の 移 行 方 法 を 追 記 アドレス 帳 の 移 行 で 電 子 メール 表 示 名 の 記 載 方 法 を 追 記 Excel で 作 成 した 一 覧 をアドレス 帳 に 取 り 込 む 際 のヘッダ 情 報 について 補 足 に 追 記 1

2 1.Office365( 新 メールシステム)ログイン 手 順 メール(Office365) をクリックします (2) 以 下 のログインページが 表 示 されます ユーザ 名 とパスワードを 入 力 します ユーザ 名 は 学 籍 番 号 ( 教 職 員 の 場 合 はメールアドレスの@より 前 の 部 分 )です パスワードは Nics@Web(ポータル)と 同 じです 2

3 (3) 初 回 ログイン 時 に 限 り 以 下 の 画 面 が 表 示 されます 以 下 の 操 作 を 実 施 願 います 視 覚 の 状 態 に 合 わせた 設 定 を 仕 様 するのチェックは 入 れないで 下 さい タイムゾーンは (UTC+09:00) 大 阪 札 幌 東 京 に 変 更 して 下 さい 上 記 確 認 後 [OK]を 押 して 下 さい チェックなしの 状 態 (UTC+09:00) 大 阪 札 幌 東 京 に 変 更 して 下 さい 初 回 ログイン 時 に 上 記 の 設 定 を 行 わなかった 場 合 や チェックを 入 れてしまった 場 合 には 画 面 表 示 が 変 わってしまいますので 巻 末 に 記 載 する 補 足 説 明 手 順 にて 対 応 お 願 いします 3

4 (3)Office365 の 画 面 が 表 示 されます 受 信 したメールは 画 面 左 の 受 信 トレイ をクリックすると 一 覧 表 示 されます メールを 新 規 に 作 成 する 場 合 は 新 規 作 成 のリンクをクリックします 受 信 トレイ メールの 新 規 作 成 (4)メールの 新 規 作 成 を 行 うと 以 下 のウィンドウが 表 示 されます 宛 先 件 名 メール 本 文 を 記 載 し 送 信 のリンクをクリックして 下 さい ファイル 添 付 する 際 は 画 面 上 部 のクリップのアイコンをクリックして 下 さい メールのデータサイズ 上 限 は 同 様 10MB になります ファイル 添 付 メール 送 信 4

5 からのデータ 移 行 手 順 旧 利 用 者 のみ 対 象 (1) 画 面 右 上 のオプションをクリックし すべてのオプションを 表 示 を 選 択 します (2)アカウントの 画 面 が 表 示 されます 接 続 されているアカウント をクリックした 後 新 規 作 成 のリンクをクリックします 5

6 (3) 新 しいアカウントの 接 続 ウィンドウが 表 示 されます 学 生 学 籍 番 教 職 員 教 職 員 番 old. を 付 けてください!! パスワードは と 同 じです 電 子 メールアドレス 欄 に 以 下 のように 入 力 します 学 生 の 方 : 学 籍 番 教 職 員 の 方 : 教 職 員 番 アットマークの 後 に old.を 追 加 して 下 さい パスワードは Nics@Web のパスワードと 同 じです 入 力 後 次 へ をクリックします (4)しばらく 接 続 確 認 が 行 われた 後 以 下 の 警 告 画 面 が 表 示 されます はい をクリックします 6

7 (5) 以 下 の 画 面 が 表 示 されれば 完 了 です 完 了 をクリックして 下 さい (6)アカウントの 画 面 で 状 態 が ダウンロード 中 になっていれば からの データ 移 行 が 実 行 されています 画 面 左 上 の メール のリンクをクリックします ダウンロード 中 と 表 示 されていれば からのデータ 移 行 が 行 われています 7

8 (7)Office365 に のメールがフォルダ 構 成 も 含 めて 移 行 されます 全 てのメールを 移 行 するには 数 時 間 ~ 数 日 程 度 かかる 場 合 があります 移 行 はサーバ 側 で 行 われる 為 Office365 のウィンドウを 閉 じても 影 響 ありません 受 信 トレイの 下 に Nics@Mail の フォルダ 構 成 毎 移 行 されます ( 移 行 は 時 間 がかかります) Office365 をサインアウト(ログオフ) やブラウザを 閉 じても 問 題 ありません データ 移 行 は 継 続 して 行 われます (8)データ 移 行 完 了 の 確 認 アカウントの 画 面 で 状 態 が OK になっていれば データ 移 行 が 完 了 しています 状 態 が ダウンロード のままであっても インターネットのサーバ 側 で 移 行 は 行 われています Office365 をサインアウトしたり PC の 電 源 をオフにしても 問 題 ありません 8

9 (9) 移 行 後 の 状 態 とメール 振 り 分 けの 再 設 定 について 旧 メールシステムでメールをフォルダ 分 けしていた 場 合 には フォルダ 構 成 も 移 行 されます 旧 メールシステム) Office365( 新 メールシステム) フォルダ 構 成 ごと 移 行 されます ただし Office365 側 に 新 しく 届 いたメールは 受 信 トレイ に 保 存 されます でメールの 自 動 振 り 分 けの 設 定 を 行 っていた 場 合 には Office365 側 でも 同 様 の 設 定 を 実 施 願 います 着 信 したメールをもとに 自 動 振 り 分 け 設 定 を 行 う 手 順 を 巻 末 に 記 載 しておりますので 確 認 願 います 9

10 3.アドレス 帳 ( 連 絡 先 )の 移 行 旧 メールシステム(Nics@Mail) 利 用 者 のみ 対 象 (1)Nics@Mail の 住 所 録 メニューより 住 所 録 エクスポートを 実 行 します (2) 住 所 録 エクスポート 画 面 が 開 きます 保 存 するファイル 名 を 入 力 して エクスポート をクリックします ファイルを 入 力 ( 例 )addressbook 10

11 (3)ファイルを 保 存 します (4)アドレス 帳 のファイルが 作 成 されました 11

12 (5) 作 成 したアドレス 帳 ファイルを Excel で 開 きます Office365( 新 メールシステム) 利 用 ガイド 3 版 (6)Excel のセルの 内 容 を 以 下 のように 書 き 換 えて 下 さい セルの 場 所 初 期 表 示 されている 文 字 書 き 換 えていただく 文 字 備 考 A1 電 子 メール 電 子 メール アドレス 書 き 換 え 必 須 です 1 B1 名 前 名 書 き 換 え 必 須 です M1 ふりがな 名 前 フリガナ 書 き 換 え 必 須 です D1 部 署 名 部 署 任 意 2 F1 自 宅 電 話 番 号 自 宅 電 話 任 意 2 H1 勤 務 先 電 話 番 号 会 社 電 話 任 意 2 I1 勤 務 先 ファックス 会 社 FAX 任 意 電 子 メール アドレス の 電 子 メールとアドレスの 間 は 半 角 スペースを 入 れて 下 さい 2 部 署 名 自 宅 電 話 番 号 勤 務 先 電 話 番 号 勤 務 先 ファックス 生 年 月 日 は Nics@Mail で データを 入 れていない 場 合 には 変 更 しなくてもかまいません 3 会 社 FAX の 会 社 と FAX の 間 は 半 角 スペースを 入 れて 下 さい (7) 以 下 のように 書 き 換 えが 行 えたことを 確 認 します A1セルは 電 子 メール アドレス 半 角 スペースが 必 要 I1セルは 会 社 FAX 半 角 スペースが 必 要 12

13 (8)B 列 をクリックして 列 全 体 を 選 択 した 状 態 で 右 クリックし コピー を 選 択 します B 列 を 選 択 して 右 クリック コピー で 列 全 体 をコピーします (9)N 列 をクリックして 列 を 選 択 し コピーしたセルの 挿 入 を 選 択 します 結 果 B 列 の 内 容 がN 列 に 複 製 された 状 態 にして 下 さい N 列 を 選 択 して 右 クリック コピーしたセルの 挿 入 で B 列 の 内 容 をN 列 に 複 製 します (10)N1セルの 内 容 を 名 から 電 子 メール 表 示 名 に 変 更 します (11)ファイルメニューから 名 前 を 付 けて 保 存 を 選 択 します 13

14 (12) 名 前 をつけて 保 存 ウィンドウが 表 示 されます ツールボタンから Web オプション をクリックします (13)Web オプションのエンコードタブをクリックし ドキュメントの 保 存 形 式 を Unicode(UTF-8) に 変 更 し OK をクリックします Unicode(UTF-8)は 項 目 をクリックすると 表 示 されるリストの 上 から 2 番 目 にあります 14

15 (14)ファイル 名 を 変 更 して 保 存 ボタンを 押 します ここでは addressbook2.csv という 名 前 で 保 存 しています (15) 以 下 の 警 告 が 表 示 されます はい をクリックします (16)Excel を 終 了 します 以 下 の 確 認 が 表 示 された 場 合 は 保 存 しない をクリックします 以 上 でアドレス 帳 の 移 行 の 為 のデータ 作 成 が 終 了 しました 次 ページ 以 降 の 手 順 で Office365 にログインして アドレス 帳 のデータをインポートします 15

16 (14)Office365 にログインし 連 絡 先 をクリックし インポート をクリックします (15) 連 絡 先 のインポート 画 面 が 表 示 されます 参 照 をクリックします 16

17 (16)ファイル 選 択 画 面 になります 移 行 用 に Excel で 作 成 した CSV ファイルを 指 定 します Excel で 書 き 換 えたファイルを 指 定 ( 例 )addressbook2.csv (17) 次 へをクリックします (18) 以 下 のような 表 示 を 確 認 し 完 了 をクリックします 17

18 (19)Office365 の 連 絡 先 に のアドレス 帳 データが 移 行 されました 以 上 でアドレス 帳 の 移 行 は 完 了 です 18

19 4. 署 名 メール 形 式 などの 環 境 設 定 (1) 画 面 右 上 の オプション をクリックし すべてのオプションを 表 示 を 選 択 します (2) 個 人 環 境 設 定 (オプション)の 画 面 が 表 示 されます (3) 必 要 に 応 じて 以 下 の 情 報 を 参 考 に 設 定 して 下 さい 設 定 変 更 の 内 容 署 名 を 設 定 する メッセージ 形 式 を HTML 形 式 から TEXT 形 式 に 変 更 する 新 着 メールの 通 知 を 行 う 設 定 変 更 を 行 うメニューの 場 所 設 定 >メール> 電 子 メールの 署 名 設 定 >メール>メッセージ 形 式 > [この 形 式 でメッセージを 作 成 する] 設 定 >メール>メッセージオプション 迷 惑 メールの 例 外 設 定 を 行 う ブロックまたは 許 可 > 迷 惑 メールの 設 定 > 信 頼 できる 差 出 人 と 宛 先 のリスト 受 信 拒 否 リストを 設 定 する ブロックまたは 許 可 > 迷 惑 メールの 設 定 > 受 信 拒 否 リスト 19

20 5.メールクライアントでの 接 続 先 サーバ 設 定 の 確 認 メールクライアントで office365 のメールサーバに 接 続 する 際 に 必 要 なサーバ 名 の 確 認 方 法 です (1) 画 面 右 上 の オプション をクリックし すべてのオプションを 表 示 を 選 択 します (2) POP IMAP SMTP アクセスの 設 定 のリンクをクリックします 20

21 (3)メールクライアントに 設 定 するサーバ 名 ポート 番 号 暗 号 化 方 法 が 表 示 されます 実 際 のメールクライアントでの 設 定 は 各 クライアントのマニュアル 等 で 確 認 願 います 21

22 6.メール 転 送 設 定 旧 メールシステム)のメール 転 送 設 定 は 引 き 継 がれません メール 転 送 を 実 施 していた 方 は 以 下 の 手 順 にて 転 送 設 定 を 実 施 願 います メールデータの 移 行 完 了 前 に 転 送 設 定 を 行 った 場 合 移 行 中 のデータも 転 送 されますので ご 注 意 ください 通 常 はデータ 移 行 完 了 後 に 転 送 の 設 定 を 実 施 してください (1) 画 面 右 上 の オプション をクリックし すべてのオプションを 表 示 を 選 択 します (2) 電 子 メールを 転 送 する をクリックします 22

23 (3) 接 続 されているアカウントという 画 面 になります 画 面 を 下 にスクロールさせて 下 さい 画 面 を 下 に スクロール させて 下 さい (4) 電 子 メールの 転 送 先 を 入 力 し 転 送 を 開 始 ボタンを 押 して 下 さい 以 上 でメール 転 送 設 定 は 完 了 です 23

24 7. 補 足 説 明 1 視 覚 の 状 態 に 合 わせた 設 定 を 使 用 する にチェックを 入 れてしまった 場 合 メールの 画 面 構 成 が 変 わってしまいます ( 下 のような 画 面 表 示 になります) (1) 標 準 の 画 面 に 戻 すには 画 面 上 部 の オプション をクリックし 画 面 左 ユーザ 補 助 を 選 択 すると 表 示 される 視 覚 の 状 態 にあわせた 設 定 を 使 用 する のチェックを 外 して 保 存 をクリックして 下 さい その 後 一 度 サインアウトしてください 視 覚 の 状 態 に... のチェックを 外 して 下 さい (2)サインインという 画 面 になります nittai.ac.jp にサインインするをクリックします (3)Office365 の 画 面 が 表 示 されます 画 面 上 部 の Outlook をクリックします 以 上 で 画 面 表 示 が 標 準 の 状 態 に 戻 ります 24

25 8. 補 足 説 明 2 タイムゾーンの 設 定 を (UTC+09:00) 大 阪 札 幌 東 京 に 変 更 していない 場 合 タイムゾーンの 設 定 を 変 更 しないと メールの 送 受 信 の 時 間 が9 時 間 ずれてしまいます 以 下 の 手 順 で タイムゾーンの 設 定 を 日 本 時 間 に 変 更 してください (1)Office365 にログインし オプション すべてのオプションを 表 示 をクリックします (2) 設 定 > 地 域 をクリックし 現 在 のタイムゾーン を (UTC+09:00) 大 阪 札 幌 東 京 に 変 更 して 保 存 ボタンをクリックします 25

26 9. 補 足 説 明 3 メールの 自 動 振 り 分 け 設 定 について 受 信 メールを 右 クリックし ルールの 作 成 を 選 択 する 事 で 自 動 振 り 分 け 設 定 が 可 能 です (1) 振 り 分 けしたいメールを 右 クリックして ルールの 作 成 をクリックします (2) 受 信 トレイルールの 設 定 画 面 になりますので 送 信 者 で 振 り 分 けする 場 合 には 次 から 受 信 した 場 合 をチェックします メールの 件 名 の 場 合 には 次 の 単 語 が 件 名 に 含 まれている 場 合 をチェックします その 後 1つ 選 択 して 下 さい のリンクをクリックし フォルダを 選 択 します メールの 送 信 者 で 振 り 分 けをする 場 合 メールの 件 名 で 振 り 分 けをする 場 合 振 り 分 け 先 のフォルダを 選 択 26

27 (3)フォルダ 選 択 画 面 になりますので 選 択 して OK をクリックします (4) 振 り 分 け 先 のフォルダが 正 しい 事 を 確 認 し 保 存 をクリックします 27

28 (5) 以 下 の 警 告 が 表 示 された 場 合 今 後 このメッセージを 表 示 しない をチェックし はい をクリックして 下 さい (6) 件 名 などを 編 集 する 場 合 には 件 名 のリンク 部 分 をクリックして 下 さい 例 として 件 名 に 駅 すぱあと を 含 むメールを 振 り 分 け 対 象 にする 場 合 の 説 明 をします 次 の 単 語 が 件 名 に 含 まれている 場 合 をチェックし 右 側 の 青 字 のリンクをクリックします 28

29 (7) 設 定 画 面 になりますので 表 示 された 件 名 部 分 をダブルクリックして 編 集 します 又 は 削 除 して 新 規 に 追 加 してもかまいません (7) 文 字 列 を 編 集 後 OK をクリックします 29

30 (8) 件 名 及 び 保 存 フォルダが 正 しい 事 を 確 認 し 保 存 をクリックして 下 さい (9) 設 定 した 内 容 についてはオプション 画 面 にて 確 認 できます 一 度 設 定 した 内 容 の 削 除 や 変 更 はオプション> 受 信 トレイのルール 作 成 画 面 にて 確 認 願 います 30

31 10. 補 足 説 明 4 Office365 のアドレス 帳 インポート 用 情 報 Office365 のアドレス 帳 に 対 して Excel 等 で 作 成 したデータをインポートする 場 合 1 行 目 のセルの 名 前 を 以 下 に 示 す 文 字 列 にしておくことで Office365 上 の 各 項 目 に それぞれインポートされます ( 一 部 Office365 上 での 項 目 表 示 名 と 異 なります) 実 際 の 手 順 は Nics@Mail のアドレス 帳 の 移 行 を 参 考 に 実 施 願 います なお Office365 からの 連 絡 先 (アドレス 帳 )のエクスポートは 行 えません Office365 システム 側 の 仕 様 になりますので ご 了 承 下 さい <Office365 連 絡 先 インポートで1 行 目 に 設 定 する 項 目 名 一 覧 > 肩 書 き 名 ミドル ネーム 姓 敬 称 会 社 名 部 署 役 職 番 地 ( 会 社 ) 市 町 村 ( 会 社 ) 都 道 府 県 ( 会 社 ) 郵 便 番 号 ( 会 社 ) 国 ( 会 社 )/ 地 域 番 地 ( 自 宅 ) 市 町 村 ( 自 宅 ) 都 道 府 県 ( 自 宅 ) 郵 便 番 号 ( 自 宅 ) 国 ( 自 宅 )/ 地 域 番 地 (その 他 ) 市 町 村 (その 他 ) 都 道 府 県 (その 他 ) 郵 便 番 号 (その 他 ) 国 (その 他 )/ 地 域 秘 書 の 電 話 会 社 FAX 会 社 電 話 会 社 電 話 2 コールバック 自 動 車 電 話 会 社 代 表 電 話 自 宅 FAX 自 宅 電 話 自 宅 電 話 2 ISDN 携 帯 電 話 その 他 の FAX その 他 の 電 話 ポケットベル 通 常 の 電 話 31

32 無 線 電 話 TTY/TDD テレックス ID 番 号 Web ページ アカウント イニシャル インターネット 空 き 時 間 情 報 その 他 住 所 私 書 箱 マネージャー メモ ユーザー 1 会 社 住 所 私 書 箱 会 社 名 フリガナ 事 業 所 姓 フリガナ 電 子 メール アドレス 電 子 メールの 種 類 電 子 メール 表 示 名 電 子 メール 2 アドレス 電 子 メール 2 の 種 類 電 子 メール 2 表 示 名 電 子 メール 3 アドレス 電 子 メール 3 の 種 類 電 子 メール 3 表 示 名 分 類 名 前 フリガナ 32