訪問介護勤務スケジュール作成

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1 訪 問 介 護 勤 務 スケジュール 作 成 勤 務 表 作 成 編 (Ver ) Microsoft Excel 2003 対 応 Microsoft Excel 2007 対 応 Microsoft Excel 2010 対 応

2 こんなことができます!! 登 録 者 情 報 のチェック ( 基 本 登 録 情 報 のチェック) 対 象 月 の 情 報 チェック 勤 務 表 作 成 勤 務 表 編 集 配 布 資 料 作 成 印 刷 今 月 はヘルパー2 名 増 えて 利 用 者 さんも5 名 増 えた お 宅 までの 移 動 時 間 も 登 録 しよう 利 用 者 さん9 日 10 時 通 院 ヘルパー さん10 日 休 み さんは 毎 週 水 曜 に 来 れなくなったので 基 本 情 報 も 変 更 しておこう! カレンダーで 変 更 できるから 便 利 勤 務 表 作 成 は クリック1つで 何 度 でもOK! 気 に 入 らなかったら 利 用 者 さんへのサービスに ヘルパーを 指 定 してから もう 一 回 作 り 直 そう! この 日 は 足 りないので さんに 働 いてもらう ことにして もう 一 回 作 成 勤 務 表 が 完 成 したら 利 用 者 さんのサービス 提 供 表 ヘルパー 毎 の 勤 務 表 を1クリックで 作 成 し 必 要 ならいろいろ 書 き 込 んで 印 刷 して 作 業 終 了! そのあとの 変 更 や 微 妙 な 調 整 は 全 員 分 の 勤 務 スケジュール 表 で 修 正 してもいいけど チャートで 修 正 すると わかりやすい! 2

3 目 次 STEP1 STEP2 STEP3 STEP4 STEP5 STEP6 はじめに 登 録 情 報 ファイルを 入 手 します ヘルパー 利 用 者 の 名 簿 を 作 成 します ヘルパー 基 本 情 報 を 入 力 します 利 用 者 基 本 情 報 を 入 力 します 利 用 者 宅 間 の 移 動 時 間 を 入 力 します 基 本 情 報 内 容 にエラーがないか 確 認 します 6 ページ 8 ページ 10 ページ 12 ページ 14 ページ 16 ページ STEP7 STEP8 STEP9 1 回 目 のデータを 利 用 した2 回 目 以 降 の 手 順 18 ページ 対 象 月 のヘルパーの 勤 務 予 定 を 入 力 します 対 象 月 の 利 用 者 サービス 予 定 を 入 力 します 月 間 情 報 内 容 にエラーがないか 確 認 します インターネット 上 に 個 人 名 が 出 ていかないように IDに 変 換 する 手 順 スケジューリングエンジンで 最 適 なスケジュールを 割 り 当 て 勤 務 スケジュールを 作 成 します 22 ページ 24 ページ 26 ページ 28 ページ 30 ページ 勤 務 表 編 集 編 集 可 能 シートの 関 係 35 ページ 勤 務 表 編 集 ID 変 換 36 ページ 勤 務 表 編 集 勤 務 スケジュール( 全 員 分 ) 38 ページ 勤 務 表 編 集 勤 務 チャート( 作 成 ) 40 ページ 勤 務 表 編 集 勤 務 チャート( 操 作 手 順 ) 42 ページ 勤 務 表 編 集 ヘルパー 勤 務 スケジュール 表 作 成 44 ページ 勤 務 表 編 集 利 用 者 サービス 提 供 表 作 成 46 ページ 付 録 1 Excelの 便 利 機 能 48 ページ 付 録 2 こまった!こんなときは 53 ページ 付 録 3 その 他 58 ページ 3

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5 勤 務 表 作 成 の 流 れ マニュアルの 流 れは 以 下 のようになっています STEP1~6は 初 回 のみで 次 月 度 以 降 は 一 度 作 成 した 基 本 情 報 を 基 に 作 成 できます STEP7 以 降 からはじめてください 初 めての 方 はこちら STEP1~6 ヘルパー 利 用 者 名 簿 作 成 ヘルパー 基 本 情 報 入 力 利 用 者 基 本 情 報 入 力 移 動 時 間 入 力 2 回 目 以 降 の 方 はこちら 前 月 ファイルからのコピー ヘルパー 利 用 者 の 追 加 削 除 追 加 したヘルパーの 基 本 情 報 変 更 追 加 した 利 用 者 の 基 本 情 報 変 更 移 動 時 間 変 更 共 通 STEP7~9 勤 務 表 編 集 ヘルパー 月 間 情 報 入 力 利 用 者 月 間 情 報 入 力 スケジュール 作 成 スケジュールの 編 集 勤 務 表 完 成 ヘルパー 勤 務 スケジュール 表 利 用 者 サービス 提 供 表 印 刷 5

6 STEP1 STEP2 STEP3 STEP4 STEP5 STEP6 STEP7 STEP8 STEP9 STEP1 webよりファイルをダウンロードする 登 録 情 報 ファイルを 入 手 します (Microsoft Excel で 開 けます ) 1 ブラウザで 下 記 のURLにアクセスします 2 登 録 情 報 ファイル( 入 力 用 ) 取 得 をクリックします 3 ヘルパーの 人 数 と 利 用 者 の 人 数 を 入 力 して ファイルの 取 得 をクリックします ヘルパー 利 用 者 の 人 数 がわからない 場 合 は あらかじめ 多 めに 設 定 しておきます 後 で 追 加 や 削 除 も 可 能 です 4 パソコン 上 の 任 意 の 場 所 に 必 ず 保 存 します 任 意 の 場 所 の 例 デスクトップ 上 に 月 勤 務 表 という 名 前 でフォルダを 作 り 保 存 します 1.デスクトップ 上 で 右 クリックして 新 規 作 成 フォルダ 2. 作 成 したフォルダ 名 に 月 勤 務 表 と 名 前 をつけます 3. 上 記 で 作 成 したフォルダに 保 存 します 6

7 STEP1 STEP2 STEP3 STEP4 STEP5 STEP6 STEP7 STEP8 STEP9 1 ログインして 利 用 すると スケジュール 作 成 結 果 を 履 歴 管 理 できます 2 3 おおよそのヘルパー 数 利 用 者 数 を 入 力 します パソコン 上 の 任 意 の 場 所 に 保 存 します 4 7

8 STEP1 STEP2 STEP3 STEP4 STEP5 STEP6 STEP7 STEP8 STEP9 STEP2 名 簿 の 作 成 ( 初 回 ) 以 降 の 作 業 をしやすいように 取 得 したファイルのヘルパー 名 と 利 用 者 名 を 個 人 名 に 変 換 する 手 順 を 行 います 1 STEP1でパソコン 上 に 保 存 したExcelファイルを 開 きます 2 マクロを 有 効 にする を 選 択 します マクロを 有 効 にする が 表 示 されない 場 合 53ページ 参 照 3 メインメニューが 表 示 されるので ダウンロード 直 後 をクリックします 4 IDと 個 人 名 の 変 換 対 応 表 作 成 をクリックします 5 IDに 対 応 するヘルパー 名 と 利 用 者 名 を 入 力 し Excelのメニューから ファイル 上 書 き 保 存 で 保 存 してください ヘルパー_ 利 用 者 名 簿.xlsを 閉 じても 差 し 支 えありません 6 基 本 情 報 入 力 ファイルに 戻 り メインメニュー 表 示 をクリック メインメニューから ダウンロード 直 後 をクリックし 訪 問 介 護 ステーション 情 報 設 定 をクリックして 連 絡 先 を 入 力 します 7 もどる ボタンでメインメニューへ 戻 り 前 準 備 メニューへ をクリックして 前 準 備 メニューを 表 示 します 8 ID 個 人 名 変 換 ボタンをクリックして はい をクリックし, 個 人 名 への 変 換 が 完 了 します 9 もどる ボタンでメインメニューへ 戻 ります 8

9 STEP1 STEP2 STEP3 STEP4 STEP5 STEP6 STEP7 STEP8 STEP ヘルパーと 利 用 者 それぞれのシートに 個 人 名 を 入 力 して 保 存 します 7 8 9

10 STEP1 STEP2 STEP3 STEP4 STEP5 STEP6 STEP7 STEP8 STEP9 STEP3 ヘルパー 基 本 情 報 入 力 ヘルパーの 基 本 情 報 (1 週 間 分 )を 入 力 します 1 メインメニューシートから メインメニュー 表 示 ボタンをクリックします 2 データ 入 力 メニューへ をクリックし データ 入 力 メニューを 表 示 します 3 ヘルパー 基 本 情 報 の 入 力 をクリックします メッセージが 表 示 され ヘルパー 基 本 情 報 シートが 表 示 されます ヘルパー 毎 に 月 曜 ~ 日 曜 日 までの 勤 務 可 能 な 時 間 帯 を 入 力 してください 4 入 力 が 終 わったらファイルを 保 存 してください おまけ 機 能 ( 省 略 可 能 ) 58 59ページ 参 照 ヘルパー1 週 間 当 たりの 勤 務 時 間 量 の 上 下 限 を 設 定 したい 場 合 には 以 下 を 設 定 してください 空 のままだと 割 り 当 てられないので 注 意! 希 望 ( 最 小 ):( 初 期 値 0 時 間 ) 1 週 間 当 たりに 希 望 する 最 小 のサービス 提 供 時 間 量 希 望 ( 最 大 ):( 初 期 値 40 時 間 ) 1 週 間 当 たりに 希 望 する 最 大 のサービス 提 供 時 間 量 可 能 ( 最 小 ):( 初 期 値 0 時 間 ) やむをえない 場 合 の1 週 間 当 たりの 最 小 のサービス 提 供 時 間 量 可 能 ( 最 大 ):( 初 期 値 40 時 間 ) やむをえない 場 合 の1 週 間 当 たりの 最 大 のサービス 提 供 時 間 量 希 望 の 優 先 度 :( 初 期 値 普 通 ) ヘルパー 毎 に 1 週 間 当 たりに 希 望 するサービス 提 供 時 間 量 を 守 る 優 先 度 を 設 定 できます 希 望 のサービス 提 供 時 間 量 に なりやすい 普 通 高 い とても 高 い 10

11 STEP1 STEP2 STEP3 STEP4 STEP5 STEP6 STEP7 STEP8 STEP 右 クリックでそれぞれの 機 能 を 使 えます おまけ 機 能 11

12 STEP1 STEP2 STEP3 STEP4 STEP5 STEP6 STEP7 STEP8 STEP9 STEP4 利 用 者 基 本 情 報 入 力 利 用 者 が 受 ける 基 本 となるサービス 予 定 (1 週 間 分 )と 担 当 可 能 ヘルパー 指 定 ( 優 先 割 当 )ヘルパー 情 報 を 入 力 します 1 メインメニューシートから メインメニュー 表 示 ボタンをクリックします 2 データ 入 力 メニューへ をクリックし データ 入 力 メニューを 表 示 します 3 利 用 者 基 本 情 報 の 入 力 をクリックします メッセージが 表 示 され 利 用 者 基 本 情 報 シートが 表 示 されます 4 利 用 者 に 対 して 以 下 の 情 報 を 入 力 します サービスが 複 数 ある 場 合 は 行 の 挿 入 をしてください 行 の 挿 入 がわからない 場 合 48ページ 参 照 サービス 提 供 の 曜 日 サービス 提 供 の 時 間 費 用 区 分 サービス 種 別 ( 身 体 身 体 生 活 生 活 予 防 ) 自 由 入 力 も 可 能 サービスレベル(1~9) 指 定 ヘルパー( 指 定 がない 場 合 は*にしておくと 担 当 可 能 ヘルパーの すべてが 対 象 となります ) 担 当 可 能 ヘルパーを 右 クリックで 印 を 付 けてから 指 定 ヘルパーの 設 定 をしてください 印 を 連 続 入 力 したい 場 合 49ページ 参 照 1つのサービスに2 人 のヘルパーを 訪 問 させる( 同 伴 等 )の 場 合 65ページ 参 照 5 入 力 が 終 わったらファイルを 保 存 してください 12

13 STEP1 STEP2 STEP3 STEP4 STEP5 STEP6 STEP7 STEP8 STEP 右 クリックでそれぞれの 機 能 を 使 えます 既 にヘルパーが 決 まっている 場 合 は 指 定 したほうが 希 望 に 沿 った 勤 務 表 が 作 成 できます 13

14 STEP1 STEP2 STEP3 STEP4 STEP5 STEP6 STEP7 STEP8 STEP9 STEP5 移 動 時 間 の 設 定 ヘルパーが 利 用 者 宅 間 を 移 動 するために 必 要 な 時 間 を 設 定 します 初 期 設 定 は30 分 に 設 定 されています 1 メインメニューシートから メインメニュー 表 示 ボタンをクリックします 2 データ 入 力 メニューへ をクリックし データ 入 力 メニューを 表 示 します 3 利 用 者 宅 間 移 動 時 間 の 変 更 をクリックします 4 移 動 時 間 変 更 メニューで 移 動 時 間 を 変 更 したい 利 用 者 を 選 びます 複 数 選 択 する 場 合 はctrlキーを 押 しながら 対 象 をマウスで 選 択 します 中 央 の のチェックボックスを 選 択 することで 往 路 復 路 それぞれに 別 の 時 間 を 設 定 できます 5 移 動 時 間 を 選 択 または 入 力 して 登 録 をクリックします 6 移 動 時 間 シートで 直 接 入 力 することも 可 能 です 移 動 時 間 シートで 右 クリックすると 移 動 時 間 変 更 画 面 が 表 示 されます 選 択 した 利 用 者 間 の 移 動 時 間 のみ 表 示 されます 7 入 力 が 終 わったらファイルを 保 存 してください 14

15 STEP1 STEP2 STEP3 STEP4 STEP5 STEP6 STEP7 STEP8 STEP 移 動 時 間 をExcelで 直 接 入 力 する 場 合 は 移 動 時 間 シートへ を クリックします 15

16 STEP1 STEP2 STEP3 STEP4 STEP5 STEP6 STEP7 STEP8 STEP9 STEP6 入 力 確 認 スケジュール 作 成 をするために 入 力 したデータに 間 違 いが ないか 確 認 します 1 メインメニューシートから メインメニュー 表 示 をクリックします 2 データ 入 力 メニューへ をクリックし データ 入 力 メニュー を 表 示 します 3 基 本 情 報 内 容 の 確 認 をクリックします 入 力 した 時 間 の 整 合 性 同 一 ヘルパーの 重 複 確 認 同 一 利 用 者 の 重 複 確 認 4 入 力 確 認 の 結 果 が 表 示 されます 正 常 終 了 の 場 合 は OK をクリックします 警 告 が 出 た 場 合 は 警 告 に 従 い 修 正 します エラーのシート 名 に 赤 色 が 付 き 各 シートでの 問 題 の 箇 所 はコメントで 表 示 されます 5 問 題 の 箇 所 の 修 正 が 終 わったら 再 度 基 本 情 報 内 容 の 確 認 をクリックします 16

17 STEP1 STEP2 STEP3 STEP4 STEP5 STEP6 STEP7 STEP8 STEP エラーのある シート 名 に 赤 色 が 付 きます エラーを 修 正 17

18 STEP1 STEP2 STEP3 STEP4 STEP5 STEP6 STEP7 STEP8 STEP9 2 回 目 以 降 は,ここからはじめることができます 2 回 目 以 降 ( 翌 月 から)は 前 回 入 力 した 基 本 情 報 を 利 用 する ことができます 1 ファイルコピー 作 成 登 録 情 報 ファイルと 名 簿 のコピーが 作 成 されます 開 いているファイルを 閉 じ コピーしたファイルを 開 きます 2 コピーした 先 の 登 録 情 報 ファイルを 開 きます 3 IDを 個 人 名 に 変 換 します STEP2で 作 成 した 名 簿 を 利 用 します 4 増 減 したヘルパーを 追 加 または 削 除 します ヘルパーの 検 索 コピーして 追 加 新 規 追 加 削 除 が できます 名 簿 登 録 基 本 情 報 に 追 加 削 除 されます 5 増 減 した 利 用 者 を 追 加 または 削 除 します 利 用 者 の 検 索 コピーして 追 加 新 規 追 加 削 除 が できます 名 簿 登 録 基 本 情 報 に 追 加 削 除 されます 6 追 加 したヘルパーの 基 本 情 報 を 編 集 します コピーして 追 加 した 場 合 は コピー 元 より 情 報 が 引 き 継 がれています 7 追 加 した 利 用 者 の 基 本 サービスを 入 力 します コピーして 追 加 した 場 合 は コピー 元 より 情 報 が 引 き 継 がれています 8 移 動 時 間 を 変 更 します 9 入 力 内 容 の 確 認 (エラーチェック)をします STEP2 参 照 20ページ 参 照 20ページ 参 照 STEP3 参 照 STEP4 参 照 STEP5 参 照 STEP6 参 照 18

19 STEP1 STEP2 STEP3 STEP4 STEP5 STEP6 STEP7 STEP8 STEP

20 STEP1 STEP2 STEP3 STEP4 STEP5 STEP6 STEP7 STEP8 STEP9 ヘルパー 利 用 者 の 追 加 と 削 除 増 減 したヘルパー 利 用 者 の 追 加 と 削 除 をします 1 メインメニュー 上 にある 前 準 備 メニューへ をクリックし 前 準 備 メニューを 表 示 します 前 準 備 メニュー 上 にある ヘルパー 追 加 削 除 利 用 者 追 加 追 加 より 操 作 します 追 加 : 新 しくヘルパーまたは 利 用 者 を 追 加 します コピー : 既 存 の 情 報 を 基 にして 新 しく 追 加 します 削 除 : 削 除 します やり 直 し : 変 更 前 の 状 態 に 戻 します 確 定 : 追 加 削 除 の 変 更 を 確 定 します ヘルパーGを 選 択 し 削 除 をクリックすると 状 態 に が 付 きます 追 加 をクリックし ヘルパーHを 入 力 すると ヘルパーHが 一 覧 に 追 加 され 状 態 に が 付 きます ヘルパーAを 選 択 し コピーをクリックして ヘルパーIを 入 力 するとヘルパーAの 情 報 を 基 に 新 たにヘルパーIが 一 覧 に 追 加 され 状 態 に が 付 きます 名 前 をドラッグして 順 序 を 変 えることで シート 上 に 表 示 される 名 前 の 順 序 を 変 える ことができます 2 増 減 したヘルパーを 追 加 または 削 除 します 3 増 減 した 利 用 者 を 追 加 または 削 除 します 20

21 STEP1 STEP2 STEP3 STEP4 STEP5 STEP6 STEP7 STEP8 STEP

22 STEP1 STEP2 STEP3 STEP4 STEP5 STEP6 STEP7 STEP8 STEP9 STEP7 月 間 情 報 入 力 ヘルパーの 月 間 情 報 入 力 基 本 情 報 と 異 なる 対 象 月 のヘルパーの 勤 務 予 定 を 入 力 します 1 メインメニューシートから メインメニュー 表 示 をクリックします 2 データ 入 力 メニューへ をクリックします 3 月 間 情 報 の 入 力 をクリックします 4 カレンダー 作 成 から 作 成 したい 月 を 選 択 して カレンダーを 作 成 したいヘルパーと 利 用 者 を 選 択 し ヘルパー 月 間 情 報 シートと 利 用 者 月 間 情 報 シートを 作 成 します 既 に 月 間 情 報 シートが 作 成 されていると 年 月 が 変 更 されました 作 成 済 みの 月 間 情 報 シートを 全 て 削 除 しますが よろしいですか? とメッセージが 表 示 されることがあります 作 成 済 みの 月 間 情 報 シートを 全 て 削 除 し 新 たに 月 間 情 報 シートを 作 成 する 場 合 は はい を 選 択 してください 5 対 象 のヘルパー 名 のシートを 選 択 して 変 更 箇 所 を 修 正 します 一 部 のヘルパー 名 のシートしか 表 示 されていない 場 合 57ページ 参 照 基 本 情 報 の 修 正 が 必 要 な 場 合 表 の 下 部 の 基 本 情 報 を 変 更 して カレンダーの 下 のリンク(25 行 目 )を 右 クリックすると 基 本 情 報 から 対 象 のヘルパー 勤 務 予 定 表 を 再 作 成 することができます 日 ごとの 修 正 は 無 効 になります 22

23 STEP1 STEP2 STEP3 STEP4 STEP5 STEP6 STEP7 STEP8 STEP 変 更 箇 所 は 黄 色 で 表 示 されます 右 クリックで 基 本 情 報 を 修 正 してカレンダーを 再 作 成 できます 23

24 STEP1 STEP2 STEP3 STEP4 STEP5 STEP6 STEP7 STEP8 STEP9 STEP7 月 間 情 報 入 力 利 用 者 の 月 間 情 報 入 力 基 本 情 報 と 異 なる 対 象 月 の 利 用 者 サービス 提 供 予 定 を 入 力 します 6 利 用 者 のシートを 選 択 して 変 更 箇 所 を 修 正 します 一 部 の 利 用 者 名 のシートしか 表 示 されていない 場 合 57ページ 参 照 修 正 項 目 サービス 時 間 サービス 種 別 サービスレベル 指 定 ヘルパー 不 定 期 利 用 者 への 対 応 は 63 64ページ 参 照 1つのサービスに2 人 のヘルパーを 訪 問 させる( 同 伴 等 )の 場 合 65ページ 参 照 基 本 情 報 の 修 正 が 必 要 な 場 合 表 の 下 部 の 基 本 情 報 を 変 更 して カレンダーの 下 のリンク(37 行 目 )を 右 クリックすると 基 本 情 報 から 対 象 の 利 用 者 サービス 提 供 予 定 表 を 再 作 成 することができます 日 ごとの 修 正 は 無 効 になります 24

25 STEP1 STEP2 STEP3 STEP4 STEP5 STEP6 STEP7 STEP8 STEP9 変 更 箇 所 は 黄 色 で 表 示 されます 右 クリックで 基 本 情 報 を 修 正 してカレンダーを 再 作 成 できます 25

26 STEP1 STEP2 STEP3 STEP4 STEP5 STEP6 STEP7 STEP8 STEP9 STEP7 月 間 情 報 入 力 入 力 確 認 スケジュール 作 成 をするために 入 力 したデータに 間 違 いが ないか 確 認 します 1 メインメニューシートから メインメニュー 表 示 をクリックします 2 データ 入 力 メニューへ をクリックし データ 入 力 メニュー を 表 示 します 3 月 間 情 報 内 容 の 確 認 をクリックします 入 力 した 時 間 の 整 合 性 同 一 ヘルパーの 重 複 確 認 同 一 利 用 者 の 重 複 確 認 4 入 力 確 認 の 結 果 が 表 示 されます 正 常 終 了 の 場 合 は OK をクリックします 警 告 が 出 た 場 合 は 警 告 に 従 い 修 正 します エラーのシート 名 に 赤 色 が 付 き 各 シートでの 問 題 の 箇 所 はコメントで 表 示 されます 5 問 題 の 箇 所 の 修 正 が 終 わったら 再 度 月 間 情 報 内 容 の 確 認 をクリックします 26

27 STEP1 STEP2 STEP3 STEP4 STEP5 STEP6 STEP7 STEP8 STEP エラーのある シート 名 に 赤 色 が 付 きます エラーを 修 正 27

28 STEP1 STEP2 STEP3 STEP4 STEP5 STEP6 STEP7 STEP8 STEP9 STEP8 個 人 名 IDへの 変 換 サーバ 登 録 用 に 個 人 名 を 変 換 します このステップを 作 業 しているPCから 個 人 名 が 外 に 漏 れることを 防 ぎます 1 メインメニューシートから メインメニュー 表 示 をクリックします 2 スケジュール 作 成 準 備 メニューへ をクリックし スケジュール 作 成 準 備 メニュー を 表 示 します 3 入 力 内 容 の 確 認 をクリックします 入 力 した 時 間 の 整 合 性 同 一 ヘルパーの 重 複 確 認 同 一 利 用 者 の 重 複 確 認 4 入 力 確 認 の 結 果 が 表 示 されます 正 常 終 了 の 場 合 は OK をクリックします 警 告 が 出 た 場 合 は 警 告 に 従 い 修 正 します エラーのシート 名 に 赤 色 が 付 き 各 シートでの 問 題 の 箇 所 はコメントで 表 示 されます 5 問 題 の 箇 所 の 修 正 が 終 わったら 再 度 入 力 内 容 の 確 認 をしてください 6 次 に 個 人 名 ID 変 換 をクリックします 7 変 換 処 理 が 完 了 しました が 表 示 されたらファイルを 保 存 してください 28

29 STEP1 STEP2 STEP3 STEP4 STEP5 STEP6 STEP7 STEP8 STEP エラーを 修 正 29

30 STEP1 STEP2 STEP3 STEP4 STEP5 STEP6 STEP7 STEP8 STEP9 STEP9 スケジュール 作 成 STEP7までに 入 力 したヘルパー 基 本 情 報 と 利 用 者 基 本 情 報 を 基 にヘルパーと 利 用 者 のスケジュールを 作 成 します 1 スケジュール 作 成 準 備 メニューの スケジュール 作 成 画 面 をクリックします 訪 問 介 護 勤 務 スケジュール 作 成 画 面 が 表 示 されます コピーボタンをクリックすると ファイル 名 がコピーされます ログイン 機 能 を 利 用 する 場 合 ログインしているか 確 認 してください 2 参 照 ボタンをクリックして 登 録 情 報 ファイル(InputData_ 年 月 日 _ 時 分 秒.xls)を 選 択 または ファイル 名 入 力 先 に 1でコピーしたファイル 名 を 貼 り 付 けします 3 スケジュール 作 成 の 方 針 を 選 択 します 4 スケジュール 作 成 をクリックします IDに 変 換 せずに 個 人 名 のまま 登 録 すると 受 け 付 けません 5 ファイルの 保 存 ダイアログが 表 示 されるので 保 存 先 をサーバに 登 録 した 登 録 情 報 ファイルが 保 存 されているフォルダを 選 択 して 保 存 します 違 うフォルダを 選 択 するとサーバから 取 得 したExcelファイルをIDから 個 人 名 に 変 換 できません 保 存 先 ( 例 )STEP1で 作 成 した 月 勤 務 表 フォルダ 30

31 STEP1 STEP2 STEP3 STEP4 STEP5 STEP6 STEP7 STEP8 STEP9 1 コピー ボタンはファイル 名 を コピーします 2の 手 順 で 貼 り 付 けできます 登 録 情 報 ファイルを 選 択 します

32 STEP1 STEP2 STEP3 STEP4 STEP5 STEP6 STEP7 STEP8 STEP9 スケジュール 作 成 が 完 了 しました おつかれさまでした 作 成 した 結 果 を 基 に 次 の 勤 務 表 が 作 成 できます 勤 務 スケジュール( 全 員 分 ) 勤 務 チャート ヘルパー 勤 務 スケジュール 表 利 用 者 サービス 提 供 表 それぞれのシートの 作 成 編 集 方 法 使 い 方 は 以 降 の 勤 務 表 編 集 方 法 を 参 照 してください 32

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34 勤 務 表 編 集 方 法

35 編 集 可 能 シートの 関 係 勤 務 スケジュールと 勤 務 チャートでは お 互 いに 反 映 する 編 集 ( 修 正 )が できます 配 布 用 のシートでもその 内 容 を 編 集 できますが 勤 務 スケジュール 勤 務 チャートには 反 映 されません 勤 務 スケジュール( 全 員 分 ) 勤 務 チャート 編 集 反 映 ヘルパー 勤 務 スケジュール 表 利 用 者 サービス 提 供 表 配 布 用 シート 35

36 1. 勤 務 表 確 認 編 集 前 に IDから 個 人 名 変 換 手 順 サーバから 取 得 したファイルには 個 人 名 が 含 まれません 勤 務 チャート ヘルパー 勤 務 スケジュール 表 利 用 者 サービス 提 供 表 を 作 成 する 前 準 備 として IDから 個 人 名 に 変 換 します STEP2で 作 成 した 名 簿 を 利 用 します 1 STEP9でパソコン 上 に 保 存 したExcelファイルを 開 きます 2 マクロを 有 効 にする を 選 択 します 3 メインメニューが 表 示 されるので ID 個 人 名 変 換 をクリックします 4 変 換 処 理 が 完 了 しました が 表 示 されたらファイルを 保 存 してください 36

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38 2. 勤 務 スケジュール( 全 員 分 ) 勤 務 スケジュールは 月 の 各 週 毎 の 勤 務 状 況 が 一 覧 で 確 認 できます この 画 面 から 日 毎 の 勤 務 チャートを 作 成 することもできます 1 編 集 メニューの スケジュール 確 認 修 正 メニューへ をクリックします 2 スケジュールの 表 示 と 修 正 をクリックします 3 メニューを 閉 じて 勤 務 スケジュールシートを 開 きます よろしいですか? はい を クリックしてください 第 1 週 目 のシートが 表 示 されます 38

39 1 2 3 勤 務 チャートを 作 成 できます 週 毎 にシートが 分 かれています 39

40 3. 勤 務 チャート( 作 成 ) 勤 務 チャートは コンピュータが 自 動 で 作 成 した 勤 務 予 定 の 修 正 を しやすくするためのツールです 1 編 集 メニューの スケジュール 確 認 修 正 メニューへ をクリックします 2 勤 務 チャート 作 成 をクリックします 3 チャートを 作 成 する 日 付 の 範 囲 を 選 択 し 作 成 をクリックします 指 定 した 範 囲 の 勤 務 チャートが 作 成 されます 各 週 毎 のシートで 作 成 したい 日 の チャートを 作 成 ( 右 クリック) 上 で 右 クリックすることで 日 毎 のチャートを 作 成 することもできます 勤 務 開 始 時 刻 が 午 前 7 時 より 早 い 場 合 または 勤 務 終 了 時 刻 が 午 後 9 時 より 遅 い 場 合 は 勤 務 チャートには 表 示 されません 勤 務 スケジュールで 確 認 してください 40

41 1 2 3 右 クリック 41

42 3. 勤 務 チャート( 操 作 方 法 ) 勤 務 チャートを 利 用 してヘルパー 利 用 者 のスケジュールを 修 正 します 表 示 の 説 明 グレーの 網 掛 けの 部 分 はヘルパーの 勤 務 不 可 能 な 時 間 です チャート 中 の --- で 表 示 されているところは 移 動 時 間 です チャート 上 のサービスにマウスカーソルを 合 わせると 以 下 の 情 報 が 参 照 できます サービス 時 刻 利 用 者 名 サービスの 種 類 サービスレベル 移 動 時 間 を 含 めて 次 のサービス 開 始 時 間 に 間 に 合 わない 場 合 赤 く 表 示 されます (5 分 単 位 ) 修 正 方 法 1 修 正 したいサービス 時 間 を 選 択 して 右 クリックします 2 個 別 修 正 画 面 が 表 示 されますので 時 間 担 当 ヘルパーを 修 正 します 3 修 正 個 所 がわかるように 色 を 変 更 します 4 修 正 をクリックします 担 当 ヘルパーに 未 決 定 を 選 ぶと 表 の 下 部 の 未 決 定 一 覧 に 移 動 します 5 修 正 後 はファイルを 保 存 してください 新 たなサービスを 追 加 したい 場 合 62ページ 参 照 42

43 エラーメッセージ 表 示 1 右 クリック 修 正 ボタンで 勤 務 スケジュールも 修 正 されます 43

44 4.ヘルパー 勤 務 スケジュール 表 作 成 スケジュールが 完 成 したら 勤 務 スケジュールから ヘルパー 毎 の 勤 務 スケジュール 表 を 作 成 します 1 STEP9でパソコン 上 に 保 存 したファイルを 開 きます 2 編 集 メニューから 配 布 用 シート 作 成 メニューへ をクリックします 3 配 布 用 シート 作 成 前 に 修 正 の 内 容 に 誤 りがないか 確 認 します 4 ヘルパー 勤 務 スケジュール 表 作 成 をクリックします 5 作 成 が 完 了 しました が 表 示 されると1のExcelファイルと 同 じフォルダ 内 に ヘルパー 勤 務 スケジュール 表 が 出 力 されます シートの 表 示 されている 順 番 は 勤 務 可 能 日 一 覧 表 ヘルパー 毎 の 勤 務 スケジュール 表 となっています 勤 務 可 能 日 一 覧 表 とは ヘルパーの 勤 務 可 能 日 の 割 り 当 て 状 況 等 を 確 認 できます 印 刷 前 に 文 字 の 大 きさなど 自 由 に 編 集 してご 利 用 ください 勤 務 スケジュール( 全 員 分 )には 反 映 されません 44

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46 5. 利 用 者 サービス 提 供 表 勤 務 スケジュールから 利 用 者 サービス 提 供 表 を 作 成 します 1 STEP9でパソコン 上 に 保 存 したファイルを 開 きます 2 編 集 メニューから 配 布 用 シート 作 成 メニューへ をクリックします 3 配 布 用 シート 作 成 前 に 修 正 の 内 容 に 誤 りがないか 確 認 します 4 利 用 者 サービス 提 供 表 作 成 をクリックします 5 作 成 するサービス 提 供 表 の 種 類 を 選 択 します 全 て 表 示 : 時 刻 担 当 ヘルパー 名 サービス 内 容 が 記 載 されます ただし サービスが3つ 以 上 の 場 合 は 時 刻 と 担 当 ヘルパーのみの 記 載 となります 時 間 名 前 のみ 表 示 : 時 刻 担 当 ヘルパーのみ 記 載 されます 編 集 済 みデザインを 使 用 : オリジナルのデザインを 使 用 できます デザインの 編 集 方 法 は 66ページ 参 照 6 作 成 が 完 了 しました が 表 示 されると1のExcelファイルと 同 じフォルダ 内 に 利 用 者 サービス 提 供 表 が 出 力 されます 印 刷 前 に 文 字 の 大 きさなど 自 由 に 編 集 してご 利 用 ください 勤 務 スケジュール( 全 員 分 )には 反 映 されません 46

47 時 刻 ヘルパー 名 サービス 内 容 が 記 載 されて います 時 刻 ヘルパー 名 のみ 記 載 されて います 6 47

48 付 録 1.Excelの 便 利 機 能 行 の 挿 入 方 法 一 人 の 利 用 者 に 対 して 複 数 のサービスを 登 録 するときには 挿 入 したい 行 番 号 の 上 で 右 クリックし 挿 入 をクリックします 14 行 目 に 空 行 が 挿 入 されました 48

49 付 録 1.Excelの 便 利 機 能 連 続 入 力 の 方 法 連 続 して 繰 り 返 し 同 じ 文 字 を 入 力 する 場 合 入 力 されたセルの 右 下 にマウスカーソルを もっていくと ( 十 字 型 )に 変 わるので その 状 態 でドラッグ( 左 ボタンを 押 したまま) 連 続 して 入 力 したい 方 向 へマウスを 移 動 します 右 クリックしてください のコメントは 気 にしないでください 連 続 して が 入 力 されます 49

50 付 録 1.Excelの 便 利 機 能 複 数 シート 同 時 印 刷 の 方 法 ShiftキーやCtrlキーを 押 しながらシートを 選 択 すると 複 数 シートを 同 時 に 印 刷 できます 50

51 付 録 1.Excelの 便 利 機 能 Excelシートの 拡 大 縮 小 キーボードのCtrlキーを 押 しながら マウスのホイールを 前 後 に 回 転 させるとシートの 拡 大 縮 小 ができます 月 間 情 報 シートの 全 体 を 見 たいとき 詳 細 を 見 たいとき 等 に 便 利 です ホイール Ctrlキー 51

52 付 録 1.Excelの 便 利 機 能 Enterキーを 押 した 後 のセルの 移 動 方 向 の 変 更 <Excel Ver.2003> 1 ツール オプション を 選 択 します 2 編 集 タブで 移 動 方 向 を 指 定 してください <Excel Ver.2007> 1 マーク ああ Excelのオプション を 選 択 します 2 詳 細 設 定 で 移 動 方 向 を 指 定 してください 52

53 付 録 2.こまった!こんなときは!Excelを 起 動 して マクロを 有 効 にする が 表 示 されない 場 合 があります (Microsoft Office Excel 2003) Excelのセキュリティ 設 定 が 高 (H) 最 高 (V)に 設 定 されている 可 能 性 があります Excelのメニューのツールからオプションを 選 択 してセキュリティタブのマクロセキュリティの 設 定 を 中 (M)に 設 定 してください Microsoft Office Excel 2007の 場 合 は 次 頁 (54ページ 参 照 ) 53

54 付 録 2.こまった!こんなときは!Excelを 起 動 して マクロを 有 効 にする が 表 示 されない 場 合 があります (Microsoft Office Excel 2007) Excelのセキュリティセンターのマクロの 設 定 が 警 告 を 表 示 せずにすべてのマクロを 無 効 にする(L) に 設 定 されている 可 能 性 があります Excelのオプション から セキュリティセンター タブの マクロの 設 定 を 警 告 を 表 示 してすべてマクロを 無 効 にする(D) に 設 定 してください 通 常 は セキュリティの 警 告 に 表 示 されているオプションを クリックし このコンテンツを 有 効 にする(E) を 選 択 します 54

55 付 録 2.こまった!こんなときは!Excelを 起 動 してもシートが 表 示 されない 画 面 の 表 示 エリア 外 にシートが 隠 れている 可 能 性 があります Excelのメニューのウィンドウ(W)から 整 列 を 選 んで 並 べて 表 示 を 選 択 してください 55

56 付 録 2.こまった!こんなときは!セルの 書 式 が 変 更 されてしまった 時 分 と 分 けてセルに 入 力 する 必 要 があるため 時 を 入 力 するセルに8:00などの 時 間 と 認 識 される 数 字 を 入 力 してしまうとセルの 書 式 が 変 更 されてしまいます 書 式 を 直 すには 直 したいセル 上 で 右 クリックして セルの 書 式 設 定 をクリックします 表 示 形 式 のタブにある 分 類 のリストにある 標 準 を 選 択 して OK をクリックします セルの 書 式 が 戻 ったので 時 の 入 力 をやり 直 してください セル 56

57 付 録 2.こまった!こんなときは!ヘルパーまたは 利 用 者 の 月 間 情 報 シート 名 が 一 部 しか 表 示 されていない ヘルパー 数 や 利 用 者 数 が 多 いと 月 間 情 報 シートの 一 部 が 隠 れてしまい 一 度 に 全 員 を 表 示 できないことがあります シート 名 が 表 示 されている 左 側 にある 矢 印 ボタンをクリックすることで 隠 れている シートが 表 示 されます シートの 表 示 されている 順 番 は メインメニュー ヘルパー 基 本 情 報 利 用 者 基 本 情 報 移 動 時 間 ヘルパー 個 々の 月 間 情 報 シート 利 用 者 個 々の 月 間 情 報 シート となっています 矢 印 ボタンをクリックすることで 表 示 されるシート 名 の 範 囲 を 移 動 できます 57

58 付 録 3.その 他 希 望 ( 最 小 最 大 ) 可 能 ( 最 小 最 大 )とは ヘルパー 基 本 情 報 入 力 において 希 望 ( 最 小 最 大 )は 1 週 間 における 勤 務 時 間 量 を その 上 下 限 値 の 間 に 収 めるように 勤 務 スケジュール 表 を 作 成 します 可 能 ( 最 小 最 大 )は 希 望 ( 最 小 最 大 )に 収 まらないとき どの 値 まで 上 下 限 を 緩 和 してもよいかを 入 力 します 常 勤 ヘルパーをあまり 割 り 当 てたくない さんには 最 低 でも 時 間 働 いて 欲 しい 等 をここで 設 定 できます 例 )ヘルパーAは1 週 間 に5 時 間 までしか 割 り 当 てたくないが 仕 方 ないときは8 時 間 まで 許 す 場 合 希 望 ( 最 大 )を 5 可 能 ( 最 大 )を 8 に 設 定 します 59ページ 参 照 可 能 ( 最 大 ) 希 望 ( 最 大 ) 希 望 ( 最 小 ) 可 能 ( 最 小 ) 58

59 付 録 3.その 他 希 望 ( 最 小 最 大 ) 可 能 ( 最 小 最 大 ) 希 望 の 優 先 度 の 設 定 例 ヘルパー さんには 1 週 間 でこれだけ 働 いて 欲 しいというように ヘルパーの 勤 務 量 を 調 整 するには 勤 務 時 間 量 の 希 望 ( 最 小 最 大 )を 設 定 してください ( 可 能 時 間 量 ( 最 小 最 大 )は 希 望 が 満 たせなかった 場 合 の 制 限 になります ) また 希 望 の 優 先 度 を 設 定 することもできます 以 下 の 例 では 希 望 ( 最 大 ) 以 内 に 勤 務 時 間 量 が 収 まらないときは ヘルパーAより ヘルパーBを 多 く 割 り 当 てるようになります < 設 定 前 > < 設 定 後 > 59

60 付 録 3.その 他 移 動 時 間 変 更 画 面 と 移 動 時 間 シートの 関 係 移 動 時 間 変 更 画 面 において 利 用 者 全 員 を 選 択 して 移 動 時 間 シートへ をクリック すると 利 用 者 名 全 員 が 表 示 されます また 移 動 時 間 変 更 画 面 において 利 用 者 の 一 部 を 選 択 して 移 動 時 間 シートへ をクリックすると 選 択 した 利 用 者 名 のみ 表 示 され ます 移 動 時 間 を 変 更 した 際 には 移 動 時 間 を 変 更 した 利 用 者 のみを 選 択 して 移 動 時 間 シートへ をクリックして 変 更 した 利 用 者 のみ 移 動 時 間 が 変 更 されているか 確 認 をしてください ShiftキーやCtrlキーを 押 しながら 選 択 や 解 除 をします 60

61 付 録 3.その 他 月 間 情 報 入 力 用 のカレンダーの 一 部 不 要 な 場 合 利 用 者 SとTのカレンダーが 不 必 要 なときは カレンダー 作 成 画 面 の 利 用 者 SとTの 選 択 を 解 除 してください 作 成 をクリックすると 利 用 者 SとTを 除 く 選 択 されていたヘルパーと 利 用 者 のカレンダーが 作 成 されます ShiftキーやCtrlキーを 押 しながら 選 択 や 解 除 をします 利 用 者 SとTのシートは 作 成 されない 61

62 付 録 3.その 他 新 たなサービスを 追 加 し 勤 務 チャートで 修 正 したい 場 合 勤 務 チャートのシート 内 では 新 たなサービスが 追 加 できません 勤 務 スケジュールの 未 決 定 欄 に 新 たなサービスを 直 接 入 力 し 勤 務 チャートを 作 り 直 してから 修 正 してください 1 新 たなサービスを 未 決 定 欄 に 入 力 する 2サービス 追 加 後 勤 務 チャートに 反 映 させるため チャート 作 成 ( 右 クリック) を 右 クリックします 3 修 正 画 面 を 表 示 し 修 正 を 行 う 62

63 付 録 3.その 他 不 定 期 利 用 者 への 対 応 1 利 用 者 基 本 情 報 で 入 力 後 月 間 情 報 で 削 除 する 場 合 利 用 者 Xさんについて 土 曜 日 のサービスが 隔 週 だったとき 利 用 者 Xさんの 月 間 情 報 シートにて 提 供 しないサービスの 箇 所 を 削 除 します 変 更 されたセルは 黄 色 で 表 示 されます 利 用 者 Xさんの 月 間 情 報 ( 修 正 前 ) 利 用 者 Xさんの 月 間 情 報 ( 修 正 後 ) 63

64 付 録 3.その 他 不 定 期 利 用 者 への 対 応 2 月 間 情 報 で 入 力 する 場 合 ( 利 用 者 基 本 情 報 では 入 力 しない) 利 用 者 Xさんについて 土 曜 日 のサービスが1 回 だったとき 利 用 者 Xさんの 月 間 情 報 シートにて 提 供 するサービスの 箇 所 を 入 力 します 変 更 されたセルは 黄 色 で 表 示 されます 利 用 者 Xさんの 月 間 情 報 ( 修 正 前 ) 利 用 者 Xさんの 月 間 情 報 ( 修 正 後 ) 64

65 付 録 3.その 他 同 伴 の 入 力 方 法 1つのサービスに2 人 のヘルパーを 訪 問 させる 場 合 には 2つのサービスとして 登 録 する ことができます だたし その 場 合 入 力 確 認 で 警 告 メッセージが 表 示 されますが 修 正 の 必 要 はありません < 利 用 者 基 本 情 報 シートで 入 力 し 入 力 確 認 を 行 った 場 合 > < 利 用 者 の 月 間 情 報 シートで 入 力 し 入 力 確 認 を 行 った 場 合 > 65

66 付 録 3.その 他 利 用 者 サービス 提 供 表 のデザイン 編 集 方 法 利 用 者 サービス 提 供 表 のデザインを 使 用 するには 使 用 済 みデザインを 使 用 に チェックを 付 けます 初 めて 使 用 する 際 には デザイン 編 集 をクリックします お 好 みのデザインに 編 集 してご 使 用 ください デザインを 使 用 する 場 合 は チェックを 付 けます 変 更 可 能 な 項 目 文 字 色 文 字 サイズ 文 字 フォント セル 色 セル 幅 行 の 高 さ デザイン 編 集 方 法 の 説 明 シート 全 て 表 示 用 の テンプレート 時 間 名 前 表 示 用 の テンプレート 66