電子受発注システム e-hitz 概要説明 1. e-hitz とは? e-hitzは弊社が提供する電子受発注システムの名称です 専用サイト ( 上で弊社と取引先様間における発注関連データの電子的なやり取りを行います 対象となるデー

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1 電子受発注システム操作マニュアル Hitz 日立造船株式会社調達本部管理部作成 (2009 年 4 月 11 日 : 初版 ) (2015 年 10 月 13 日 : 第二版 ) 1 / 25 ページ

2 電子受発注システム e-hitz 概要説明 1. e-hitz とは? e-hitzは弊社が提供する電子受発注システムの名称です 専用サイト ( 上で弊社と取引先様間における発注関連データの電子的なやり取りを行います 対象となるデータは見積情報 発注情報 検収情報 支払情報です 2. データの流れ 弊社 e-hitz 取引先様 1 見積依頼 2 依頼確認 回答入力 3 回答受領 4 発注処理 5 注文請 注文書 納品書の発行 ( 現品受領 ) ( 現品納品 ) ( 納品書受領 ) ( 納品書送付 ) 6 検収処理 7 検収明細確認 8 支払情報 9 支払情報確認 10 前月注文実績データ発信 11 前月注文実績データ受信 1 見積依頼および4 発注処理の連絡として 速やかに取引先様へ電子メールを送付します 電子メール受信後 e-hitzへアクセス頂き 見積依頼および発注の内容をご確認頂き ご回答 注文請をお願いいたします 電子メールはe-Hitzへ登録しているご担当者様へ送付いたしますが 担当者変更の際には 取引先様でご担当の変更を行う事ができます 担当者名 電話番号 電子メールアドレス 2 / 25 ページ

3 電子受発注システム e-hitz 概要説明 3. その他基本事項 Ⅰ. 費用 初期登録費用 年会費: 無料 その他: インターネットに接続するために必要な費用はご負担願います Ⅱ. システム稼動時間 無休: ただしサーバー点検等の理由で臨時に休止することがあります Ⅲ. 利用環境 Ⅳ. 入会手続 インターネットに接続できるPCがあればご利用いただけます インターネットブラウザは<Internet Explorer 11>を推奨します SSLによるセキュリティを行うため LAN 環境からのアクセスができない場合があります 御社システム管理者様にご確認下さい 入会申込書に必要事項を記入のうえ 下記のあて先までFAXもしくは郵送にて送付をお願いします ( 入会申込書送付先 ) 大阪市住之江区南港北 1 丁目 7 番 89 号日立造船株式会社調達本部 ( 管理部管理グループ ) TEL: FAX: 利用規約および操作マニュアルはホームページに掲載しておりますのでご確認をお願いします ホームページURL: ( ) 利用開始: ID パスワードのご連絡をもって 利用を開始できます Ⅴ. システムに関する問合せ先 上記入会申込書送付先と同じ 取引の内容等は発注業務担当者にお問合せください 3 / 25 ページ

4 メニュー名称 ログイン メニュー番号 - 処理内容 登録申請後 当社よりユーザーエントリーシートを送付します エントリーシートには ユーザーコードとパスワードを記載していますので 以下の画面に入力してログインしてください 1 2 < ログインに際して > 半角英数字にて入力し 送信ボタンを押してください 入力後 メニュー画面に遷移します 1 ユーザーコード :10 桁 2 パスワード : 任意 4 / 25 ページ

5 メニュー名称 メニュー選定 メニュー番号 - 処理内容 以下の画面にて 作業するメニューを選定します 各ボタンをクリックして 各メニュー画面に遷移してください から 8 までの該当メニューのボタンをクリックすると 各メニュー画面に遷移します 補足説明 ( 次ページ ) [ 各メニューの説明 ] 1 見積回答 2 注文書発行 3 検収明細表 4 支払予定 5 前月注文実績データ 6ユーザー情報変更 7 見積情報検索 8 注文情報検索 : 見積回答の確認 回答を行う画面です : 注文内容の確認 注文書の出力を行う画面です : 前月までの検収データ過去 1 年分を検索できる画面です : 御社への支払予定 ( 当月分 ) を確認する画面です : 前月までの注文データをエクセル形式でダウンロードする画面です ( 毎月初更新 ) : ユーザー = 担当者の登録情報を変更する画面です ご登録の電話番号 電子メールアドレスを変更することが可能です : PJ 番号 要求番号の検索で 見積情報を確認する画面です : PJ 番号 要求番号の検索で 注文情報を確認する画面です 5 / 25 ページ

6 メニュー名称メニュー選定メニュー番号 - 補足説明 新着の見積依頼データがあると 前ページのように 新着見積依頼情報のお知らせ が表示 されます 表示期間は 見積依頼到着後 1 週間です また 一旦閲覧されると表示対象から外れます なお 新着見積依頼情報がない場合は 以下のように 新着見積依頼情報はありません と 表示されます 6 / 25 ページ

7 メニュー名称 見積回答 メニュー番号 1-1 処理内容 御社宛の見積データ一覧から選択した見積依頼データについて 回答内容を 入力します 回答済のデータに関しては回答内容を修正できます また添付ファイルをダウンロードおよびアップロード 付帯費入力が行えます [ 操作方法 ] 1メニュー画面で 見積回答 ボタンをクリックします 状態依頼中回答済承認済全件 内容発注担当者から見積依頼中のデータ見積担当者 ( 御社 ) による見積回答済のデータ発注担当者が発注手続中のデータ上記全てのデータ 処理状況表示 弊社 御社 見積依頼中 見積依頼 - 見積閲覧済 - 内容を閲覧 見積回答済 - 回答済 発注担当閲覧済 回答を閲覧 - 発注担当承認済 回答内容を承認 - 発注先選定 ( 受注 ) 御社宛に発注処理 - 発注先選定 ( 失注 ) 御社以外に発注処理 - 7 / 25 ページ

8 メニュー名称見積回答メニュー番号 1-2 [ 操作方法 ] 1. 絞込表示機能見積データの表示を処理状況 ( 依頼中 / 回答済 / 承認済 / 全件 ) に応じて 絞込表示を行います 処理状況を選択し 並べ替え ボタンをクリックすると 絞り込まれて表示されます 2. 並び替え機能表示されている見積データを以下の基準別に並べ替えます PJ 番号 要求番号 納期 締切日 発注担当 処理状況 3. 見積詳細データの表示表示された見積一覧から 要求番号をクリックして見積詳細データ画面に遷移します [ 補足説明 ] 1. 見積回答の手順について見積依頼データの内容確認 見積内容を入力 クリックして送信 2. 不要データの削除について発注処理済みの見積依頼データが画面表示上 残ってしまう場合があります その場合 弊社発注担当者において画面表示の対象から外す 非表示処理 が出来ますので 弊社発注担当者まで非表示処理を依頼してください 8 / 25 ページ

9 メニュー名称見積回答メニュー番号 1-3 [ 操作方法 ] 1 見積回答入力 見積データ一覧 から 処理状況が 見積依頼中 のデータの 要求番号 をクリックします 要求番号 を押すと 見積詳細確認 回答入力 画面に遷移します 回答内容を入力後 新規回答 ボタンをクリックします ( 赤字は必須入力です 見積有効期限 通貨 単位 数量 単価 請期 ) また添付ファイルのダウンロード アップロードや付帯費用の入力もできます ( 次ページで説明 ) 9 / 25 ページ

10 メニュー名称見積回答メニュー番号 見積回答入力 ( 続き ) [ 各ボタンなどの説明 ] 新規回答 : クリックすると見積回答データが保存され 弊社側への回答が完了します 回答修正 : 一旦回答したデータを修正した後にクリックすると修正変更が保存されます 回答削除 : 回答済の見積回答データを削除します やり直し : 回答前にクリックすると入力内容がクリアされます 見積回答添付アップロード : 見積回答に電子データを添付できます 見積辞退送信 : クリックすると見積を辞退します 見積回答添付ダウンロード : 弊社からの見積依頼データに添付された電子データをダウンロードできます 付帯費入力 : 付帯費用 ( 運賃 検査費用等 ) の詳細が入力できます 10 / 25 ページ

11 メニュー名称見積回答メニュー番号 新規回答ボタンをクリックして 見積回答が完了すると以下の画面が表示されます 次に 見積書作成 ボタンをクリックすると見積書を作成することができます PDF ファイルのダウンロードを行ってください ダウンロード後 印刷を行ってください ( 特にページ設定は必要ありません ) 11 / 25 ページ

12 メニュー名称見積回答メニュー番号 回答の修正または削除する場合の手順は以下のとおりです まず該当データの 要求番号 をクリックしてください 回答の内容が表示されます 修正したい箇所を修正したのち 画面下部の 回答修正ボタンをクリックしてください 削除したい場合は 何もせず回答削除ボタンをクリックしてください 回答修正 もしくは 回答削除 をクリックします 12 / 25 ページ

13 メニュー名称 見積回答 メニュー番号 添付ファイルについて (1) 弊社からの見積依頼データにファイルが添付されていた場合 以下の要領でダウンロードすることができます 画面の下部の 見積依頼添付ダウンロード ボタンをクリック 以下の画面に遷移します ファイル名のところを押すと保存確認画面が出るので 自分の PC に保存することが出来ます (2) 見積回答をする際にファイルが添付したい場合 画面の下部の 見積依頼添付アップロード ボタンをクリック 以下の画面に遷移します 参照ボタンを押して 添付対象のファイルを指定します コメント欄にコメントを入力することも出来ます 最後に保存を押すと添付が実行されます 一度添付したファイルを削除する場合は 上の画面の削除ボタンを押すと削除されます 13 / 25 ページ

14 メニュー名称見積回答メニュー番号 1-8 ご参考 見積依頼があると 下記内容の電子メールが届きます e-hitz にアクセスし見積内容の確認の上 回答をお願いいたします 見積依頼のお知らせ 電子メール ( サンプル ) Subject: hitz-hitachizosen.com 新規見積依頼のお知らせ (000xxxxxxxxxx/xxxxxx) From: e-hitz@hitachizosen.co.jp Date: YYYY/MM/DD 12:34 To: @ 株式会社 様 YYYY/MM/DD 下記 見積をお願いいたします PJ 番号 : 000xxxxxxxxxx 要求番号 : xxxxxx 見積追番 : 0X0 下記 Hitz 電子受発注システムへアクセスし 見積をお願いいたします ****************************************************************************** このメッセージは e-hitzより自動的に送信されています このメールにご不明な点がある場合は e-hitz@hitachizosen.co.jp までご連絡ください 注意 本メールは 見積 発注の依頼に関する情報メールです 本メールに返信された場合には システム管理担当へ返信されますので 見積 発注に関するお問合せは 弊社担当者宛へご連絡ください ****************************************************************************** メールが届かない場合 ユーザー情報変更 画面で ご登録されているメールアドレスに送信します ご登録内容をご確認ください 14 / 25 ページ

15 メニュー名称 注文書発行 メニュー番号 2-1 処理内容 御社向けの注文案件が表示されますので 内容をご確認いただきます 内容に誤りがなければ 注文請 処理を行ってください 注文請 処理により御社の受注が確定します また 注文書および納品書を発行することも出来ます [ 操作方法 ] 1 メニュー画面で 注文書発行 ボタンをクリックします 注文書再発行の際に使用するボタン ( メニュー番号 2-3 を参照ください ) 2 注文データ一覧 画面に御社向けの注文案件が表示されます 3 注文番号をクリックすると 注文詳細データ画面に遷移します 内容に誤りがなければ 注文請 ボタンをクリックしてください 15 / 25 ページ

16 メニュー名称 注文書発行 メニュー番号 注文請完了画面に遷移します 注文書 納品書を発行したい場合は 注文書 納品書作成 ボタンをクリックしてください PDF ファイルのダウンロードを行ってください ダウンロード後 印刷を行ってください ( 特にページ設定は必要ありません ) 一度 注文請処理 を行うと 注文データ一覧には表示されなくなります 再度注文書 納品書を発行したい場合は 注文書再発行 ボタンを押し プロジェクト番号 注文番号を指定して 再発行を行う事ができます プロジェクト番号 注文番号は 電子メールでご連絡している 件名欄に記載しております 件名 : (000xxxxxxxxx/xxxxxxxA) プロジェクト番号 注文番号 ( あいまい検索可能 ) 不要な場合は 注文データ一覧に戻る をクリックしてください 注文データ一覧 画面に戻ります 16 / 25 ページ

17 メニュー名称 注文書発行 メニュー番号 2-3 発注の依頼があると 下記内容の電子メールが届きます e-hitzにアクセスし発注内容の確認の上 回答 注文請をお願いいたします 発注のお知らせ 電子メール ( サンプル ) Subject: hitz-hitachizosen.com 発注のお知らせ (000xxxxxxxxxx/xxxxxxA) From: e-hitz@hitachizosen.co.jp Date: YYYY/MM/DD 12:34 To: @ 株式会社 様 YYYY/MM/DD 下記 案件を御社に発注いたしましたので ご連絡いたします PJ 番号 : 000xxxxxxxxxx 要求番号 : xxxxxxa 回答追番 : 下記 Hitz 電子受発注システムへアクセスし 手続きをお願いいたします 上記 URL e-hitz Web へアクセスし [ 注文データ一覧 ] 画面から 発注番号単位に 注文請 を押し 続いて 注文書 納品書作成 で 作成された 注文書 納品書 ( 兼検収書 ) をご利用ください ****************************************************************************** このメッセージは e-hitz より自動的に送信されています このメールにご不明な点がある場合は e-hitz@hitachizosen.co.jp まで ご連絡ください 注意 本メールは 見積 発注の依頼に関する情報メールです 本メールに返信された場合には システム管理担当へ返信されますので 見積 発注に関するお問合せは 弊社担当者宛へご連絡ください ****************************************************************************** メールが届かない場合 ユーザー情報変更 画面で ご登録されているメールアドレスに送信します ご登録内容をご確認ください 17 / 25 ページ

18 メニュー名称注文書 納品書再発行メニュー番号 2-3 処理内容一旦印刷した注文書 納品書の再発行を行えます [ 操作方法 ] 1メニュー画面で 注文書発行 ボタンをクリックします 2 注文データ一覧 画面に御社向けの注文案件が表示されます 3 注文書再発行をクリックすると 検索画面に遷移します (PJ 番号 注文番号を入力後 検索ボタン押下 ) 注文番号 をクリックすると 注文書 納品書が画面表示されますので 印刷処理を行ってください 18 / 25 ページ

19 メニュー名称 検収明細表確認 メニュー番号 3-1 処理内容 過去 1 年分の検収明細を閲覧できます エクセル形式でダウンロードすることもできます [ 操作方法 ] 1メニュー画面で 検収明細表確認 ボタンをクリックします 2 以下の画面が表示されます まず閲覧を希望する月を選択してください 明細を画面表示させたい場合は 明細表示ボタンをクリックしてください 以下のように明細が表示されます 19 / 25 ページ

20 メニュー名称検収明細表確認メニュー番号 続き データとしてダウンロードしたい場合は ダウンロード ボタンをクリックしてください 以下の画面が表示されますので 開く をクリックしてください エクセル形式でデータが表示されます 必要な方は保存ボタンを押して PC に保存することも出来ます 20 / 25 ページ

21 メニュー名称 支払予定確認 メニュー番号 4 処理内容 御社に対する支払予定 ( 当月分のみ ) を確認いただけます [ 操作方法 ] 1メニュー画面で 支払予定確認 ボタンをクリックします 以下の画面が表示されます 当月分の支払予定が表示されます ( 支払予定のデータのダウンロードはできません ) ****** ****** ****** A B C D E F A B C****** ****** D E F 支払方法と当月末支払高の内訳について 支払方法 欄に 手形 と記載がある場合であっても 当月末支払高の内訳 欄のそれぞれの内容でのお支払いになります 当月末支払高の内訳 欄の 上段は支払方法 ( 特別手形 2 ヶ月手形 120 日手形 現金 3 ヶ月手形 4 ヶ月手形 ) と 下段はそれぞれに対応した上段の支払方法での金額が表示されます 21 / 25 ページ

22 メニュー名称前月注文実績データメニュー番号 5 処理内容データ形式 ( エクセル等 ) の前月注文データをダウンロードできます データ作成期間を 見積担当者情報変更画面にて 毎日の 日次 か 毎月の 月次 かを選択できます [ 操作方法 ] 1メニュー画面で 注文データ受信 ボタンをクリックします 以下の画面に表示されますので 前月注文実績データの文字をクリックしてください ファイル保存確認の画面が表示されますので 開くをクリックしてください エクセル形式でデータが表示されます 必要な方は PC に保存も出来ます 22 / 25 ページ

23 メニュー名称 ユーザー情報変更 メニュー番号 6 処理内容 見積担当者 ( ログインユーザー ) の情報 ( 氏名 電話番号 メールアドレスなど ) を 変更できます 担当者が異動されたとき等にご利用ください 変更処理を行った翌日から反映されます [ 操作方法 ] 1メニュー画面で ユーザー情報変更 ボタンをクリックします 以下の画面が表示されます 変更したい内容を入力の上 保存ボタンをクリックしてください 赤字の項目は必須入力です 23 / 25 ページ

24 メニュー名称 見積情報検索 メニュー番号 7 処理内容 現在届いている見積情報を 検索できます [ 操作方法 ] 1 メニュー画面で 見積情報検索 ボタンをクリックします 2 以下の画面が表示されます 検索したい見積情報のPJ 番号 要求番号を入力の上 検索ボタンをクリックしてください 見積回答前の情報が反映されます 見積回答後の見積データを検索する場合は 前述の見積回答画面で処理を行ってください 24 / 25 ページ

25 メニュー名称 注文情報検索 メニュー番号 8 処理内容 現在届いている注文情報 ( 注文請前 ) を 検索できます [ 操作方法 ] 1 メニュー画面で 注文情報検索 ボタンをクリックします 2 以下の画面が表示されます 検索したい注文情報のPJ 番号 要求番号を入力の上 検索ボタンをクリックしてください 注文請前の情報が反映されます 注文請後の注文データを検索する場合は 前述の注文書再発行を行ってください PJ 番号 注文番号を両方入力もしくは いづれか 1 つの番号を入力すると < 注文検索データ一覧 > が表示されます 25 / 25 ページ