WebEx Outlook インテグレーション

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1 WebEx Outlook インテ グレーション ユーザーガイド 2.23

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3 目次 第 1 章 WebEx Outlook インテグレーションについて... 5 WebEx Outlook インテグレーションについて... 5 Outlook インテグレーションのオプションについて... 6 第 2 章ミーティングをスケジュールする... 9 ミーティングのスケジュールについて... 9 ミーティングを設定して出席者を招待する ミーティングを設定する パーソナル電話会議ミーティングを設定する 出席者を招待する 定期的なミーティングを指定する WebEx Outlook インテグレーションで使用できる繰り返しパターン 自分の代わりにミーティングのスケジュールや編集を行う代理人を指名する WebEx サービス Web サイトで代理人を指名する Microsoft Outlook で代理人を指名する 第 3 章本来の主催者に代わってスケジュールする 他の主催者のためのスケジュールについて 他の主催者のためにミーティングまたは予定をスケジュールする 他の主催者のためにミーティングを開始する 第 4 章スケジュールしたミーティングの編集または取り消す スケジュール済みミーティングに変更を加える i

4 ミーティングを取り消す 第 5 章ミーティングを開始する ミーティングの開始について Microsoft Outlook からスケジュール済みミーティングを開始する WebEx サービス Web サイトからミーティングを開始する パーソナル電話会議のミーティングを開始する 第 6 章ミーティングに参加する ミーティングへの参加について 招待メールからミーティングに参加する Outlook の WebEx メニューからミーティングに参加する WebEx サービス Web サイトからミーティングに参加する 第 7 章 WebEx 生産性向上ツールをインストールして設定する WebEx 設定ダイアログボックスを開く WebEx 生産性向上ツールをインストールする WebEx 生産性向上ツールを設定する WebEx 設定ダイアログボックスについて アカウントタブについて インスタントミーティングタブについて スケジュール済みミーティングタブについて ワンクリックタブについて ツールタブについて WebEx 生産性向上ツールをアンインストールする ii

5 索引 iii

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7 第 1 章 1 WebEx Outlook インテグレーションについて 目的... 参照先... WebEx Outlook インテグレーションの概要を理解する WebEx Outlook インテグレーションについて 5 ページ Outlook インテグレーションの各オプションの概要を理解する Outlook インテグレーションのオプションについて 6 ページ WebEx Outlook インテグレーションについて オンラインミーティングやパーソナル電話会議ミーティングを Microsoft Outlook でスケジュールしたり開始したりする場合は WebEx Outlook インテグレーションを使用すると便利です オンラインミーティングをスケジュールしたりミーティングに参加したりするときは 通常 WebEx サービス Web サイトを利用しますが Outlook インテグレーションを使用すると このサイトを使用しなくてもこれらの作業を実行できます WebEx Outlook インテグレーションは Microsoft Outlook 向けの WebEx 生産性向上ツールです WebEx 生産性向上ツールは WebEx サービス Web サイトにログインしたときにお使いのコンピュータに自動的にインストールされます そして 新しいバージョンが利用可能になった時点で自動的に更新されます 手作業で生産性向上ツールをインストールすることも可能です 詳細については WebEx 生産性向上ツールをインストールする 41 ページ を参照してください WebEx 生産性向上ツールをインストールすると Microsoft Outlook に WebEx インテグレーションオプションが追加されます このオプションを使用して オンラインミーティングを簡単にスケジュールできます 5

8 第 1 章 : WebEx Outlook インテグレーションについて 注意 : WebEx Outlook インテグレーションを使用する前に 次のことを確認してください : WebEx サービス Web サイトのユーザーアカウントを持っていること WebEx サービス Web サイトで Outlook インテグレーションオプションが利用可能であること 使用するコンピュータがインターネットに接続されていること Microsoft Outlook の操作を理解していること ミーティングをスケジュールするときは グローバルアドレス一覧 個人用アドレス帳 連絡先フォルダなどの任意の Outlook アドレス帳を使用して出席者を招待できます ミーティングに招待する出席者は ミーティングに参加するために Outlook インテグレーションを使用する必要はありません Outlook インテグレーションでは ミーティングのセキュリティを強化するために 128 ビット SSL(Secure Sockets Layer) 暗号が利用されています WebEx サービス Web サイトと通信を行うデータはすべて SSL を使って暗号化されます WebEx Outlook インテグレーションではさらに次の機能が提供されます : あなたのパーソナルミーティングのリスト ユーザープロファイル および他のアカウントオプションを含む WebEx Web サイトへの簡単なアクセス ワンクリックのインスタントミーティングを開始するための機能 (WebEx サービスサイトでは利用できません ) ミーティング招待状のテンプレート Outlook インテグレーションのオプションについて WebEx 生産性向上ツールがインストールされると WebEx インテグレーションツールバーが Microsoft Outlook のウィンドウの中に表示されます Microsoft Outlook のツールバーを操作するのと同じように これらのメニューバーの 1 つをクリックおよびドラッグして WebEx ツールバーを 切り離して 表示できます [X] ボタンをクリックすると 切り離して表示したツールバーが閉じます 閉じたツールバーを再表示するには Microsoft Outlook の任意のツールバーを右クリックしてから [WebEx 生産性向上ツール ] を選択します 6

9 第 1 章 : WebEx Outlook インテグレーションについて 以下の一覧には WebEx インテグレーションツールバーのボタンの説明が記載されています ボタン ワンクリックミーティング ミーティングのスケジュール 説明ワンクリックミーティングを開始する ワンクリックミーティングはいつでも開始できるインスタントミーティングであり 事前のミーティングのスケジュールが不要です 詳細については WebEx サービスWebサイトの ワンクリックユーザーガイド を参照してください [WebEx 設定 ] ダイアログボックスの [ インスタントミーティング ] タブからインスタントミーティングのオプションを設定できます 詳細については WebEx 生産性向上ツールを設定する 42ページ を参照してください このボタンをクリックすると Outlook の [ 予定 ] ウィンドウが開きます このウィンドウには オンラインミーティングをスケジュールするための Outlook インテグレーションオプションが追加されています WebEx 設定ダイアログボックスの [ スケジュール済みミーティング ] タブ上にあるインスタントミーティングのオプションを指定できます 詳細については WebEx 生産性向上ツールを設定する 42 ページ を参照してください 注意 : Outlook の会議ウィンドウにも WebEx インテグレーションオプションが追加されます WebEx 設定 このボタンをクリックすると メニューが表示され以下のオプションを選択できるようになります マイ WebEx: マイ WebEx にアクセスし WebEx サービス Web サイト上のアカウント情報やスケジュールしたミーティングを管理できます [ マイ WebEx] の詳細については サイトのオンラインヘルプを参照してください アカウント設定 : WebEx 設定ダイアログボックスの [ アカウント ] タブを開き WebEx ユーザーアカウント情報を指定します これには WebEx サービス Web サイトの URL およびユーザー名とパスワードです WebEx 設定ダイアログボックスにある インスタントミーティングおよびスケジュールされたミーティングのためのオプションなど追加オプションを指定することもできます ミーティングテンプレート : ユーザーやサイト管理者が WebEx サービス Web サイトに保存したテンプレートを表示できます テンプレートにはミーティングの設定情報が含まれます 必要に応じて テンプレートを選択できます サイト管理の設定により Outlook での主催者のテンプレートの使用を許可した場合にのみミーティングテンプレートが利用できます スケジュール許可の設定 : [ マイ WebEx プロファイル ] ページを開き ここで代理人を任命したり 代理人によりスケジュールされたミーティングを編集します 詳細については ミーティングのスケジュールや編集を行う代理人を指名する 19 ページ を参照してください ヘルプ WebEx Outlook インテグレーションの使用方法を調べることができます バージョン情報 : WebEx Outlook インテグレーションのバージョン番号 およびライセンスや特許に関する情報を表示できます 7

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11 第 2 章 2 ミーティングをスケジュールする 目的... 参照先... Outlook インテグレーションを使用してミーティングをスケジュールする方法の概要を理解する ミーティングのスケジュールについて 9 ページ ミーティングを設定して スケジュール済みミーティングに出席者を招待する 自分の代わりにミーティングのスケジュールや編集を行う代理人を指名する ミーティングを設定して出席者を招待する 10 ページ 自分の代わりにミーティングのスケジュールや編集を行う代理人を指名する 19 ページ ミーティングのスケジュールについて WebEx Outlook インテグレーションを使用してオンラインミーティングをスケジュールしたり ミーティング招待状を送信したりする場合は 以下の点について注意してください : Outlook インテグレーションは ミーティングをスケジュールするための基本的なオプションを提供しています WebEx サービス Web サイトで利用できるオプションの中には Outlook インテグレーションでは利用できないものもあります Outlook インテグレーションは Microsoft Outlook で使用できるすべての定期のオプションをサポートしているわけではありません 詳細については ミーティングの定期的なパターンを指定する 16 ページ を参照してください Microsoft Outlook から送信するミーティング招待状では WebEx サービスのサイト設定にあるタイムゾーンではなく お使いのコンピュータに設定されているタイムゾーンでのミーティングの開始時刻が表示されます 9

12 第 2 章 : ミーティングをスケジュールする WebEx サービス Web サイトでは すべてのミーティングの時刻が サイト設定で指定されたタイムゾーンで表示されます お使いのコンピュータに設定されているタイムゾーンは関係ありません ミーティングを設定して出席者を招待する 目的... 参照先... Outlook インテグレーションを使用してミーティングを設定する ミーティングを設定する 10 ページ Outlook インテグレーションを使用してパーソナル電話会議を設定する スケジュール済みミーティングに出席者を招待する 定期的なミーティングを指定する パーソナル電話会議を設定する 13 ページ 出席者を招待する 15 ページ 定期的なミーティングを指定する 16 ページ ミーティングを設定する WebEx Outlook インテグレーションを使用してオンラインミーティングを設定するには 新しく [ ミーティングの要求 ] または [ 予約 ] ウィンドウを開いてから ミーティングの情報と設定を指定します Outlook インテグレーションを使用してミーティングを設定するには : 1 Microsoft Outlook で以下のいずれかの作業を行ってください WebEx ツールバーで [ ミーティングのスケジュール ] をクリックします [ ファイル ] メニューで [ 新規作成 ] [ ミーティングの要求 ] または [ 新規作成 ] [ 予定 ] を選択します スケジュールを設定するウィンドウが [WebEx ミーティングの追加 WebEx ミーティングの追加 ] ボタンと一緒に表示されます 10

13 第 2 章 : ミーティングをスケジュールする 2 以下の作業を行って ミーティング情報全般を指定します : [ 件名 ] ボックスにミーティングの議題を入力します [ 開始時刻 ] および [ 終了時刻 ] のドロップダウンリストで それぞれミーティングの開始時刻と終了時刻を指定します オプションです 定期的なミーティングを指定するには [ 繰り返し ] をクリックしてから 繰り返しオプションを選択します 詳細については ミーティングの定期的なパターンを指定する 16 ページ を参照してください オプションです ミーティングのリマインダなどの Microsoft Outlook の他のオプションを指定します 3 WebEx ミーティング追加をクリックして ミーティング設定を指定してください 4 [WebEx 設定 ] ダイアログボックスの [ アカウント ] が表示される場合は 必要な情報を入力してから [OK] をクリックします [WebEx 設定 ] ダイアログボックスが表示されます 別の主催者の代わりにミーティングをスケジュールしている場合は [WebEx の設定 ] ダイアログボックスに [ 主催者名 ] に代わりスケジュールしています というメッセージが表示されます 11

14 第 2 章 : ミーティングをスケジュールする 5 WebEx ミーティングの設定を指定してから [OK] をクリックします 詳細については WebEx 生産性向上ツールを設定する 42ページ を参照してください 6 必要に応じて以下のいずれかの作業を行います : 出席者にミーティング招待状に送信します 詳細については 出席者を招待する 15 ページ を参照してください [ 保存して終了 ] をクリックして 後ほど スケジュール済みミーティングに出席者を招待します Outlook インテグレーションは お使いの WebEx サービス Web サイトに接続し スケジュール済みミーティングを次の場所に追加します : Outlook カレンダー お使いの Web サイトにある [ マイ WebEx ミーティング ] ページのミーティング一覧 ユーザーのアカウントに含まれている場合は [ パーソナルミーティングルーム ] ページ 12

15 第 2 章 : ミーティングをスケジュールする パーソナル電話会議ミーティングを設定する WebEx Outlook インテグレーションを使用してパーソナル電話会議ミーティングを設定するには Outlook で新しく [ 会議出席依頼 ] または [ 予定 ] ウィンドウを開いてから ミーティングの情報と設定を指定します Outlook インテグレーションを使用してパーソナル電話会議ミーティングを設定するには : 1 Microsoft Outlook で以下のいずれかの作業を行ってください : WebEx ツールバーで [ ミーティングのスケジュール ] をクリックします [ ファイル ] メニューで [ 新規作成 ] > [ 会議出席依頼 ] または [ 新規 ] [ 予定 ] を選択します スケジュールを設定するウィンドウが [ パーソナル電話会議を追加 ] ボタンと一緒に表示されます 2 以下の作業を行ってミーティング情報全般を指定します : [ 件名 ] ボックスにミーティングの議題を入力します 13

16 第 2 章 : ミーティングをスケジュールする [ 開始時刻 ] および [ 終了時刻 ] のドロップダウンリストで それぞれミーティングの開始時刻と終了時刻を指定します オプションです 定期的なミーティングを指定するには [ 繰り返し ] をクリックしてから 繰り返しオプションを選択します 詳細については ミーティングの定期的なパターンを指定する 16 ページ を参照してください オプションです ミーティングリマインダなどの Microsoft Outlook の他のオプションを指定します 3 [ パーソナル電話会議を追加 ] を選択し パーソナル電話会議のミーティングの設定を指定します 4 [WebEx 設定 ] ダイアログボックスの [ アカウント ] が表示される場合は 必要な情報を入力してから [OK] をクリックします [WebEx 設定 ] ダイアログボックスが表示されます 別の主催者の代わりにミーティングをスケジュールしている場合は [WebEx の設定 ] ダイアログボックスに [ 主催者名 ] に代わりスケジュールしています というメッセージが表示されます 14

17 第 2 章 : ミーティングをスケジュールする 5 WebEx ミーティングの設定を指定してから [OK] をクリックします 詳細については WebEx 生産性向上ツールを設定する 42 ページ を参照してください 6 必要に応じて以下のいずれかの作業を行います : 出席者にミーティング招待状に送信します 詳細については 出席者を招待する 15 ページ を参照してください [ 保存して終了 ] をクリックして 後ほど スケジュール済みミーティングに出席者を招待します Outlook インテグレーションは お使いの WebEx サービス Web サイトに接続し スケジュール済みミーティングを次の場所に追加します : Outlook カレンダー お使いの Web サイトにある [ マイ WebEx ミーティング ] ページのミーティング一覧 ユーザーのアカウントに含まれている場合は [ パーソナルミーティングルーム ] ページ 出席者を招待する WebEx Outlook インテグレーションを使用してミーティングをスケジュールする場合 Microsoft Outlook の連絡先にある名前やメールアドレスを選択することで出席者を招待できます たとえば 会社がグローバルアドレスリストを保守している場合は その一覧から出席者の名前を選択して招待できます また Outlook の連絡先に表示されていない出席者でも メールアドレスを入力することで招待できます スケジュールしたミーティングに出席者を招待すると その出席者に招待メールが送信されます このメールメッセージには パスワードなどのミーティングの情報と出席者がクリックするとミーティングに参加できるリンクが記載されています ミーティング招待状を送信するには : 1 WebEx Outlook インテグレーションを使用してミーティングをスケジュールしている場合は Outlook のカレンダーでミーティング項目を開きます [ 予定 ] ウィンドウを開いている場合は [ 出席者の招待 ] をクリックして [ 送信先 ] を表示します 次の図に例を示します 15

18 第 2 章 : ミーティングをスケジュールする [ 出席者の招待 ] をクリックすると [ 送信先 ] ボックスが表示され 出席者の名前やメールアドレスを入力できるようになります 出席者の名前やメールアドレスを入力して招待することができる [ 送信先 ] ボックスを削除するには [ 招待のキャンセル ] をクリックします 2 出席者の名前とメールアドレスを [ 送信先 ] ボックスに入力してから [ 送信 ] をクリックします 定期的なミーティングを指定する Microsoft Outlook の繰り返しオプションを使用すると 定期的なオンラインミーティングのパターンを指定できます たとえば 指定する日まで毎週水曜日の午後 2 時にミーティングを繰り返すように設定することができます 繰り返しパターンに指定した各日に WebEx Outlook インテグレーションによりミーティングがスケジュールされます WebEx Outlook インテグレーションで使用できる繰り返しオプションは WebEx サービス Web サイトで利用可能なオプションのみです お使いの WebEx サービスによっては 繰り返しオプションがサポートされていないことがあります Outlook インテグレーションでサポートされていない繰り返しパターンを理解するには Outlook インテグレーションでサポートされていない繰り返しパターンを参照してください オンラインミーティングの繰り返しパターンを設定するには : 1 対象となるミーティングのミーティングウィンドウまたは予約ウィンドウで [ 繰り返し ] をクリックします [ 繰り返し ] をクリックしてミーティングの繰り返しパターンを設定します 2 ダイアログボックスでオプションを指定し [OK] をクリックします 16

19 第 2 章 : ミーティングをスケジュールする WebEx Outlook インテグレーションで使用できる繰り返しパターン 以下の表では WebEx での Outlook の繰り返しパターンの扱われ方を紹介します WebEx ミーティング タイプ 日単位 Outlook オプション [X] 日ごと 平日 WebEx ミーティングに変換のオプション [X] 日ごと 平日 Meeting Center および Sales Center ミーティング用 : [X] 週ごとの :[ 日曜日 月曜日 火曜日 水曜日 木曜日 金曜日 土曜日 ] 週単位 月単位 [X] 週ごとの :[ 日曜日 月曜日 火曜日 水曜日 木曜日 金曜日 土曜日 ] [x] ヶ月ごとの [x] 日 毎月 [1 日 2 日 3 日 4 日 最終日 ] 平日または週末の [1 日 2 日 3 日 4 日 最終日 ] Event Center イベントおよび Training Center トレーニングセッション用 : 毎週 :[ 日曜日 月曜日 火曜日 水曜日 木曜日 金曜日 土曜日 ] Microsoft Outlook で 2 週間以上の間隔で繰り返すミーティングをスケジュールすると Outlook では指定したとおりにミーティングがスケジュールされますが WebEx サービスサイトでは毎週繰り返すミーティングとして表示されてしまいます [x] ヶ月ごとの [x] 日 毎月 [1,2,3,4,31] 日 サポートなし [x] か月ごとの [ はじめ 2 週目 3 週目 4 週目 最終 ] の [ 日曜 月曜 火曜 水曜 木曜 金曜 土曜 ] [x] か月ごとの [ はじめ 2 週目 3 週目 4 週目 最終 ] の [ 日曜 月曜 火曜 水曜 木曜 金曜 土曜 ] 毎月 [1 月から 12 月 ] [1,...31] 毎月 [1 月から 12 月 ] [1,...31] 年単位 [1 月から 12 月 ] の [ はじめ 2 番目 3 番目 4 番目 最終 ] の [ 日 平日 週末 ] サポートなし [1 月から 12 月 ] の [ はじめ 2 週目 3 週目 4 週目 最終 ] の [ 日曜 月曜 火 [1 月から 12 月 ] の [ はじめ 2 週目 3 週目 4 週目 最終 ] の [ 日曜 月曜 17

20 第 2 章 : ミーティングをスケジュールする タイプ WebEx ミーティングに変換のオプシ Outlook オプション ョン 曜 水曜 木曜 金曜 土曜 ] 火曜 水曜 木曜 金曜 土曜 ] 終了日 終了日未定 [x] 回後に終了 [date input] までに終了 終了日未定 [x] 回後に終了 [date input] までに終了 WebEx パーソナル電話会議のミーティング タイプ 日単位 週単位 Outlook オプション [X] 日ごと 平日 [X] 週ごとの :[ 日曜日 月曜日 火曜日 水曜日 木曜日 金曜日 土曜日 ] WebEx パーソナル電話会議のミーティングに変換するオプション毎日 平日 [X] 週ごとの :[ 日曜日 月曜日 火曜日 水曜日 木曜日 金曜日 土曜日 ] [x] ヶ月ごとの [x] 日毎月日 毎月 [1 日 2 日 3 日 4 日 最終日 ] 毎月日 月単位 平日または週末の [1 日 2 日 3 日 4 日 最終日 ] サポートなし [x] か月ごとの [ はじめ 2 週目 3 週目 4 週目 最終 ] の [ 日曜 月曜 火曜 水曜 木曜 金曜 土曜 ] [x] か月ごとの [ はじめ 2 週目 3 週目 4 週目 最終 ] の [ 日曜 月曜 火曜 水曜 木曜 金曜 土曜 ] 年単位 終了日 毎月 [1 月から 12 月 ] [1,...31] [1 月から 12 月 ] の [ はじめ 2 番目 3 番目 4 番目 最終 ] の [ 日 平日 週末 ] [1 月から 12 月 ] の [ はじめ 2 週目 3 週目 4 週目 最終 ] の [ 日曜 月曜 火曜 水曜 木曜 金曜 土曜 ] 終了日未定 [x] 回後に終了 [date input] までに終了 サポートなし サポートなし サポートなし 期間が一年以上の場合 一年に変換 期間が一年以上の場合 一年に変換 期間が一年以上の場合 一年に変換 注意 :Outlook インテグレーションを使用して定期的なミーティングの設定を変更する場合は その変更を関連するミーティングのすべてに適用する必要があります たとえば 1 回分のミーティングだけに変更を適用すると その変更は Outlook では表示されますが Web サイトでは表示されません 18

21 第 2 章 : ミーティングをスケジュールする 自分の代わりにミーティングのスケジュールや編集を行う代理人を指名する WebEx Outlook インテグレーションにより あなたに代わり ミーティングのスケジュールや編集を行う代理人を任命できます たとえば WebEx ミーティングを定期的に主催する必要がある場合は 自分の代わりにミーティングをスケジュールする権限をアシスタントに与えることができます 権限が与えられた代理人はミーティングのスケジュール 編集 キャンセル および開始を代行できます 自分の代わりにミーティングをスケジュールする代理人を指名するには 次の両方の作業を行います WebEx サービス Web サイトで 代理人にスケジュール権限を与えます 詳細については WebEx サービス Web サイトで代理人を指名する 19 ページ を参照してください Microsoft Outlook で 代理人を選択し その代理人とカレンダーを共有します 詳細については Microsoft Outlook で代理人を指名する 21 ページ を参照します 重要 : 代理人がスケジュールしたミーティングは 自分のカレンダーに表示されます これを編集するには WebEx Outlook インテグレーション 3.1 以降のバージョンをコンピュータにインストールしている必要があります スケジュール権限は 代理人からいつでも削除できます WebEx サービス Web サイトで代理人を指名する 代理人を指名するには WebEx サービスサイトの [ マイ WebEx プロファイル ] から その人にスケジュール権限を与えます Microsoft Outlook からページに直接移動できます Microsoft Outlook を使用せずに [ マイ WebEx プロファイル ] ページに移動するには WebEx サービス Web サイトにログインしてから [ マイ WebEx] > [ マイプロファイル ] をクリックします 19

22 第 2 章 : ミーティングをスケジュールする WebEx サービス Web サイトでスケジュール権限を与えた上で Microsoft Outlook で自分のカレンダーを代理人と共有する必要があります 詳細については Microsoft Outlook で代理人を指名する 21 ページ を参照します 重要 : WebEx サービス Web サイトで代理人を指名するオプションが表示されない場合は サイト管理者がこの機能を有効にしていることを参照してください 代理人も WebEx サービス Web サイト上で WebEx 主催者アカウントを持つ必要があります Web サイトでの自分と代理人両方のアカウントのメールアドレスが Microsoft Outlook のアドレスと一致している必要があります WebEx サービス Web サイトで代理人を指名するには : 1 Microsoft Outlook で [WebEx] をクリックします 2 表示されるメニューで [ スケジュール許可の設定 ] を選択します [ マイ WebEx プロファイル ] ページが表示されます 3 [ 主催者一覧から選択 ] をクリックします [ スケジュールの権限 ] 領域で 参照できる主催者の名前を選択し 左向きの矢印をクリックします 4 表示される [ 主催者の選択 ] ウィンドウで代理人のメールアドレスを選択し 追加 > [OK] をクリックします 5 [ 更新 ] をクリックします 20

23 第 2 章 : ミーティングをスケジュールする Microsoft Outlook で代理人を指名する 代理人を指名するには Microsoft Outlook で自分のカレンダーを代理人と共有します Microsoft Outlook で自分のカレンダーを共有する以外にも Web サイトでスケジュール権限を与える必要があります 詳細については WebEx サービス Web サイトで代理人を指名する 19 ページ を参照してください 重要 : 共有するカレンダーは Microsoft Outlook の個人用フォルダ以外の場所に置いてください カレンダーがパブリックフォルダにある場合のみ 代理人はカレンダーにアクセスできます 任命する代理人の名前は Microsoft Outlook のグローバルアクセス一覧に記載されている必要があります Microsoft Outlook の代理人を指名するには : 1 [ ツール ] メニューの [ オプション ] を選択します 2 [ 代理人 ] タブで [ 追加 ] をクリックします 3 代理人の名前を選択し [OK] をクリックします 4 [ 代理人の許可 ] ダイアログボックスで [ カレンダー ] ドロップダウンリストから [ 編集 ] を選択し [OK] をクリックします 21

24 第 2 章 : ミーティングをスケジュールする 5 [ 適用 ] > [OK] の順にクリックします 22

25 第 3 章 3 本来の主催者に代わってスケジュールする 目的... 参照先... 他の主催者の代理でスケジュールを設定する方法の概要を理解する 他の主催者のためのスケジュールについて 23 ページ 他の主催者のためにミーティングまたは予定をスケジュールする 他の主催者のためにミーティングを開始 他の主催者のためにミーティングまたは予定をスケジュールする 24 ページ 他の主催者のためにミーティングを開始する 25 ページ 他の主催者のためのスケジュールについて 代理人のみ 別の主催者から権限を与えられている場合は その主催者の代理でミーティングをスケジュールすることができます たとえば あなたが WebEx ミーティングを定期的に開催する部長の秘書をしている場合 部長は秘書であるあなたが代理でミーティングをスケジュールするように任命できます 他の主催者からスケジュール権限を与えられると その主催者のためにミーティングをスケジュール 編集 およびキャンセルすることができます 他の主催者のためにミーティングをスケジュールするには 以下を確認してください : WebEx 主催者アカウントを持っている WebEx 主催者アカウントの取得については サイト管理者にお問い合わせください 23

26 第 3 章 : 本来の主催者に代わってスケジュールする WebEx Outlook インテグレーションのアドインプログラムが Microsoft Outlook にインストールされている 本来の主催者は次の作業を行います : WebEx サービス Web サイトのスケジュール権限が与えられます 詳細については WebEx サービス Web サイトで代理人を指名する 19 ページ を参照してください Microsoft Outlook であなたを代理人に選んで 彼または彼女のカレンダーをあなたと共有する 詳細については Microsoft Outlook で代理人を指名する 21 ページ を参照します 注意 : 他の主催者の代理でミーティングをスケジュールした後 必要に応じて 主催者のためにミーティングを開始することもできます 詳細については 他の主催者の代わりにミーティングを開始する 25ページ を参照してください 本来の主催者はスケジュール権限をいつでもあなたから削除できます 他の主催者のためにミーティングまたは予定をスケジュールする 代理人のみ 他の主催者のためにミーティングまたは予定をスケジュールするには まず主催者がすでに代理人と共有している主催者の Microsoft Outlook カレンダーを開きます 他の主催者のためにミーティングまたは予定をスケジュールするには : 1 Microsoft Outlook で他の主催者のカレンダーを開くために 次の作業を行います : a) [ ファイル ] メニューの [ 開く ] を選択し [ ほかのユーザーのフォルダ ] を選択します [ ほかのユーザーのフォルダを開く ] ダイアログボックスが表示されます 24

27 第 3 章 : 本来の主催者に代わってスケジュールする b) 実際の主催者の名前を入力するか [ 名前 ] をクリックして実際の主催者の名前を選択します c) [ フォルダタイプ ] ドロップダウンリストから [ カレンダー ] を選択し [OK] をクリックします 共有カレンダーが表示されます 注意 :Microsoft Outlook のビューのカスタマイズ方法によっては 他の人のカレンダーを開く方法がいくつかあります 詳細については Microsoft Outlook のヘルプを参照してください 2 複数のカレンダーを並べて表示している場合は 一度クリックして実際の主催者のカレンダーを確実に選択してください 3 Outlook で新しく [ ミーティングの要求 ] または [ 予定 ] ウィンドウを開いてから ミーティングの情報と設定を指定します 詳細については ミーティングを設定および出席者を招待する 10 ページ を参照してください 他の主催者のためにミーティングをスケジュールしている場合は [WebEx の設定 ] ダイアログボックスにそのことを示すメッセージが表示されます スケジュール済みミーティングを編集したり 取り消すこともできます 詳細については スケジュール済みミーティングを編集する 27 ページ およびミーティングを取り消す 28 ページ を参照してください 他の主催者のためにミーティングを開始する 他の主催者のためにミーティングをスケジュールすると 実際の主催者は Microsoft Outlook. で確認メールメッセージを受け取ります まず Microsoft Outlook で実際の主催者がカレンダーを代理人とまだ共有していることを確認します 次に 主催者のカレンダーからミーティングを開始できます 25

28 第 3 章 : 本来の主催者に代わってスケジュールする 他の主催者のためにミーティングを開始するには : 1 Microsoft Outlook で他の主催者のカレンダーを開くために 次の作業を行います : a) Microsoft Outlook で [ ファイル ] メニューの [ 開く ] > [ 他のユーザーのフォルダ ] を選択します [ 他のユーザーのフォルダを開く ] ダイアログボックスが表示されます b) 主催者の名前を入力するか [ 名前 ] をクリックして主催者の名前を選択します c) [ フォルダタイプ ] ドロップダウンリストから [ カレンダー ] を選択し [OK] をクリックします 共有カレンダーが表示されます 注意 :Microsoft Outlook のビューのカスタマイズ方法によっては 他の人のカレンダーを開く方法がいくつかあります 詳細については Microsoft Outlook のヘルプを参照してください 2 他の主催者のカレンダーでミーティング項目をダブルクリックします 確認メールメッセージが表示されます 3 ミーティングを開始するには このメールメッセージの指示に従い Web サービス Web サイトで自分の WebEx 主催者アカウントにログインします 26

29 第 4 章 4 スケジュールしたミーティングの編集または取り消す 目的... 参照先... スケジュールしたミーティングを編集する スケジュール済みミーティングに変更を加える 27 ページ スケジュールしたミーティングを取り消す ミーティングを取り消す 28 ページ スケジュール済みミーティングに変更を加える WebEx Outlook インテグレーションを使ってスケジュールしたミーティングは Outlook でいつでも変更できます たとえば 開始時刻の変更 新規パスワードの指定 電話会議オプションの選択などを行うことができます スケジュール済みミーティングを変更すると Outlook インテグレーションは ミーティングに招待した出席者に更新されたミーティング招待状を送信し Web サイトのミーティング情報も更新します スケジュール済みミーティングに変更を加えるには : 1 Microsoft Outlook カレンダー上で スケジュール済みミーティングの項目を開きます 2 ツールバーまたは [ 予定 ] タブでミーティング情報を編集したりオプションを変更したりします 例 : WebEx ミーティングの設定を変更するには [ 設定変更 ] をクリックします 以前に設定した WebEx ミーティングの設定を削除するには [WebEx ミーティングを取り消す ] をクリックします 27

30 第 4 章 : スケジュールしたミーティングの編集または取り消す 繰り返しパターンを追加したり変更したりするには [ 繰り返し ] をクリックします ミーティング招待メールのテキストを編集するには [ 予定 ] タブで操作します 3 必要に応じて以下のいずれかの作業を行います : 招待した出席者に更新したミーティング招待状を送信し Outlook カレンダーに更新したミーティングを保存するには [ 更新情報の送信 ] をクリックします 更新したミーティングを Outlook カレンダーに保存するには [ 保存して終了 ] をクリックします Lotus Notes インテグレーションが WebEx サービス Web サイトと通信を行い サイト上のミーティング情報を更新します 重要 : Web サイトで WebEx ミーティングを編集すると Microsoft Outlook には変更内容が表示されません 例えば サイトを使用してミーティングの開始時刻を変更した場合 Outlook のカレンダーの開始時刻は変更されません したがって ミーティングの変更には Outlook だけを使用することを WebEx ミーティングサービスではお勧めしています 例えば 繰り返しの WebEx ミーティングの 1 回分のスケジュールを変更したり取消したりする場合に Microsoft Outlook を使用すると その変更は Outlook のみで表示され Web サイトでは表示されません 例えば 繰り返しの WebEx ミーティングの 1 回分の開始時刻を Outlook で変更すると 出席者は前回に設定した開始時刻にミーティングに参加できてしまいます したがって 繰り返しミーティングを Outlook で変更する場合は 関連するミーティングのすべてに変更を適用することを WebEx ミーティングサービスではお勧めしています ミーティングを取り消す Microsoft Outlook でミーティングを取り消すことができます ミーティングを取り消すときに ミーティングに招待した出席者全員に中止の通知を送信することもできます また WebEx Outlook インテグレーションは Web サイトと通信を行い サイトからこのミーティングを取消します つまり削除します ミーティングが取り消されたことを確認するメッセージが表示されます スケジュール済みミーティングを取り消すには : 1 Microsoft Outlook で 次のいずれかの作業を行います : ミーティング項目を開きます ツールバーの 28

31 第 4 章 : スケジュールしたミーティングの編集または取り消す ミーティング項目を開きます [ ファイル ] メニューの削除を選択します カレンダーでこのミーティング項目を選択します 右クリックしてから 削除を選択します 2 招待した出席者に通知を行うかどうかを選択してから [OK] をクリックします 3 確認ボックスで [OK] をクリックします 29

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33 第 5 章 5 ミーティングを開始する 目的... 参照先... ミーティングの開始の概要を理解する ミーティングの開始について 31 ページ スケジュール済みミーティングを Outlook から開始する パーソナル電話会議ミーティングを開始する スケジュール済みのミーティングを WebEx サービス Web サイトから開始する Microsoft Outlook からミーティングを開始する 31 ページ パーソナル電話会議ミーティングを開始する 34 ページ WebEx サービス Web サイトからミーティングを開始する 33 ページ ミーティングの開始について WebEx Outlook インテグレーションを使用してミーティングをスケジュールした後は Microsoft Outlook または WebEx サービス Web サイトからミーティングを開始できます Microsoft Outlook からスケジュール済みミーティングを開始する Outlook ミーティングからミーティングを開始する : Microsoft Outlook のカレンダーで ミーティング項目を開いてから ミーティングを開始するリンクをクリックします ミーティング項目の例を次の図に示します 31

34 第 5 章 : ミーティングを開始する このリンクをクリックしてミーティングを開始します 重要 : ミーティング項目に表示されるリンクはミーティングの主催者専用です クリックするとミーティングに参加できる出席者への招待状に表示されるリンクは 別のリンクです 詳細については 招待状メールからミーティングに参加するを参照してください Outlook の [WebEx] メニューからスケジュール済みミーティングを開始するには : 1 Microsoft Outlook で [WebEx] をクリックします 2 メニューが表示されたら スケジュール済みのミーティングを開始を選択する 32

35 第 5 章 : ミーティングを開始する スケジュール済みのミーティングを開始ダイアログボックスが表示され 過去にスケジュール済みのミーティングリストが表示されます 3 開始したいミーティングを選択します 4 [ 開始 ] をクリックします ミーティングが開始し ミーティングマネージャウィンドウが開きます WebEx サービス Web サイトからミーティングを開始する ワンクリックミーティングを WebEx サービス Web サイトから開始するには : 1 Microsoft Outlook で [WebEx] をクリックします 2 表示されるメニューで [ ログイン ] を選択します 33

36 第 5 章 : ミーティングを開始する [ マイ WebEx ミーティング ] ページが表示されます 注意 :WebEx サービスサイトにログインしていない場合は ログインが求められるかもしれません 3 主催しているミーティングがページ上部のリストで選択されていることを確認してください 4 開始したいミーティングのとなりにある開始をクリックしてください パーソナル電話会議のミーティングを開始する Outlook の WebEx メニューからパーソナル電話会議のミーティングを開始するには : 1 Microsoft Outlook で [WebEx] を選択します 2 表示されるメニューから [ パーソナル電話会議を開始 ] を選択します 34

37 第 6 章 6 ミーティングに参加する 目的... 参照先... ミーティングへの参加の概要を理解する ミーティングへの参加について 35 ページ 招待メールからミーティングに参加 WebEx サービス Web サイトからミーティングに参加 招待メールからミーティングに参加する 35 ページ WebEx サービス Web サイトからミーティングに参加する 38 ページ ミーティングへの参加について WebEx Outlook インテグレーションを使用してミーティングをスケジュールし出席者を招待している場合 招待された出席者には クリックすることによりミーティングに参加できるリンクが記載された招待メールが送信されます ミーティングの出席者も WebEx サービス Web サイトからミーティングに参加できます 招待メールからミーティングに参加する 出席者が使用しているメールプログラムで 受信した招待メールを開き メッセージに記載されている適切なリンクをクリックしてミーティングに参加します 出席者が受信する招待メールや登録を確認するメールメッセージには ミーティング番号 ミーティングパスワード または登録 ID などのミーティングに参加するために必要な情報が記載されています 35

38 第 6 章 : ミーティングに参加する ミーティングに参加するには このリンクをクリックします Outlook の WebEx メニューからミーティングに参加する Outlook の [WebEx] メニューからスケジュール済みミーティングを開始するには : 1 Microsoft Outlook で [WebEx] をクリックします 36

39 第 6 章 : ミーティングに参加する 2 表示されるメニューより [ ミーティングに参加 ] を選びます [ ミーティングに参加 ] ダイアログボックスが開き その日に招待されているミーティング一覧が表示されます 3 ( オプション ) 別の日付を選択すれば その日付のミーティングが表示されます あるいは 週単位あるいは月単位を選択すれば その週 または月のミーティングを表示できます 4 ( オプション ) 招待されているすべてのミーティングを表示したい場合は [ すべてのミーティング ] をクリックして WebEx サービスサイトの一覧を参照してください 5 ミーティング一覧の下にあるボックスに メールアドレス 携帯電話番号またはミーティング番号を入力します 6 [ 参加 ] をクリックします 37

40 第 6 章 : ミーティングに参加する WebEx サービス Web サイトからミーティングに参加する WebEx サービス Web サイトで 招待されたミーティングに参加できます ミーティングに参加するには以下の情報が必要です : ミーティングパスワード 登録 ID: Event Center サービスのみです イベントの主催者が イベント参加前に登録 ID を入力することを出席者に要求する場合は 登録を確認するメールメッセージで一意の ID が通知されます ミーティング番号 : 非公開ミーティング (Web サイトのカレンダーに表示されないミーティング ) に参加するには 出席者はミーティング番号を指定する必要があります WebEx サービスサイトで招待されているミーティングに参加するためには : 1 Microsoft Outlook で [WebEx] をクリックします 2 表示されるメニューで [ ログイン ] を選択します [ マイ WebEx ミーティング ] ページが表示されます 38 注意 :WebEx サービスサイトにログインしていない場合は ログインが求められるかもしれません 3 招待されているミーティングがページの上の一覧で選択されていることを確認してください 4 参加したいミーティングの隣の参加をクリックします

41 第 7 章 7 WebEx 生産性向上ツールをインストールして設定する WebEx 生産性向上ツールをインストールして ワンクリック Microsoft Office Web ブラウザ Microsoft outlook IBM Lotus Notes およびインスタントメッセンジャーから速やかにミーティングを開始したりミーティングに参加したりできます あるいは あなたの WebEx のサービスサイトに移動することなく Microsoft Outlook または IBM Lotus Notes を使用してミーティングをスケジュールできます WebEx 生産性向上ツールをインストールしたら 自分の WebEx アカウントにログインしてオプションを設定できます インスタントミーティングおよびスケジュール済みミーティングのためにオプションを設定します ワンクリックパネルのための およびプリファレンスを設定し WebEx と一緒に使用する生産性向上ツールを選択します 次の表では WebEx 生産性向上ツールのインストールおよびオプションの設定のための機能を示します WebEx 生産性向上ツールをインストールする詳細 ページ WebEx 設定ダイアログボックスを開く詳細 ページ WebEx 生産性向上ツールのオプションを設定する詳細 ページ WebEx 生産性向上ツールをアンインストールする詳細 ページ WebEx 設定ダイアログボックスを開く [ 開始 ] メニューから [WebEx 設定 ] ダイアログを開くには : [ スタート ] > [ プログラム ] > [WebEx] > [ 生産性向上ツール ] > [WebEx 設定 ] の順に移動します [WebEx 設定 ] ダイアログボックスが表示されます 39

42 第 7 章 : WebEx 生産性向上ツールをインストールして設定する [ ワンクリックパネル ] から [WebEx 設定 ] ダイアログボックスを開くには : 1 [ ワンクリックパネル ] がまだ開いていない場合は 以下のいずれかの作業を行います : デスクトップの [WebEx ワンクリック ] アイコンをダブルクリックする [ スタート ] > [ プログラム ] > [WebEx] > [ 生産性向上ツール ] > [ ワンクリック ] の順に移動します 2 [ ワンクリックパネル ] で [WebEx 設定の編集 ] をクリックします [WebEx 設定 ] ダイアログボックスが表示されます [ ワンクリック ] タスクバーアイコンから [WebEx 設定 ] ダイアログボックスを開くには : 1 [ ワンクリック ] タスクバーアイコンを右クリックします 2 メニューから [WebEx 設定 ] を選択します [WebEx 設定 ] ダイアログボックスが表示されます Microsoft Outlook または IBM Lotus Notes から [WebEx 設定 ] ダイアログボックスを開くには : [WebEx] メニューで [ アカウント設定 ] をクリックします [WebEx 設定 ] ダイアログボックスが表示されます Microsoft Office から [WebEx 設定 ] ダイアログを開くには : Microsoft Word Microsoft Excel または Microsoft PowerPoint で [WebEx 設定 ] をクリックします [WebEx 設定 ] ダイアログボックスが表示されます インスタントメッセンジャーから [WebEx 設定 ] ダイアログを開くには : [WebEx] > [WebEx 設定 ] をクリックします [WebEx 設定 ] ダイアログボックスが表示されます 40

43 第 7 章 : WebEx 生産性向上ツールをインストールして設定する WebEx 生産性向上ツールをインストールする サイト管理者が WebEx サービスサイトに対し WebEx 生産性向上ツールのオプションを有効にした場合 サイト上ですべての WebEx 生産性向上ツールが自動的にインストールされます さらに 新しいバージョンが利用可能になった時点で WebEx 生産性向上ツールは自動的に更新されます インストールプロセスの中ですべての利用可能な WebEx 生産性向上ツールがインストールされます しかし WebEx 生産性向上ツールと一緒に使用するアプリケーションについての基本設定はいつでも変更できます また WebEx 設定ダイアログボックスで他の WebEx アカウントやミーティング基本設定に変更することが可能です 詳細については WebEx 生産性向上ツールを設定する 42 ページ を参照してください 必要に応じて WebEx 生産性向上ツールを手作業でダウンロードし インストールすることができます WebEx 生産性向上ツールをインストールする前に お使いのコンピュータが次のシステムの最低要件を満たしていることを確認してください : Microsoft Windows 2000 XP 2003 Vista Microsoft Internet Explorer 6.0 SP1 または 7.0 または Firefox 3.0 以降 Intel x86 (Pentium 400MHZ +) もしくは互換性があるプロセッサ JavaScript およびクッキーの有効化 注意 :IBM Lotus Notes WebEx インテグレーションは サイト管理者がサイト用に Lotus Notes のオプションを有効にした場合にのみ WebEx 生産性向上ツールのインストールに含まれるか またはダウンロードできます [ 生産性向上ツールの設定 ] ページから WebEx 生産性向上ツールをインストールします 1 WebEx サービス Web サイトにログインします 2 [ マイ WebEx] > [ 生産性向上ツールの設定 ] ( 左側のナビゲーションバー ) をクリックします [ 生産性向上ツールの設定 ] ページが表示されます 3 [ デスクトップ上 ] の下にある [ 生産性向上ツールのダウンロード ] をクリックします [ ファイルのダウンロード ] ダイアログボックスが表示されます 4 インストールプログラムをコンピュータに保存します インストールファイル名の拡張子は.msi です 41

44 第 7 章 : WebEx 生産性向上ツールをインストールして設定する 5 インストールファイルを実行し その手順に従います インストールが完了したら WebEx アカウント情報を使用してログインし [WebEx 設定 ] ダイアログボックスの設定を確認します 詳細については WebEx 生産性向上ツールを設定する 42ページ を参照してください [ ダウンロード ] ページから WebEx 生産性向上ツールをインストールするには : 1 WebEx サービス Web サイトにログインします 2 左側のナビゲーションバーで [ サポート ] の下にある [ ダウンロード ] をクリックします 3 [ ダウンロード ] ページで [WebEx 生産性向上ツール ] の見出しのとなりにある [ 今すぐダウンロード ] をクリックします [ ファイルのダウンロード ] ダイアログボックスが表示されます 4 インストールプログラムをコンピュータに保存します インストールファイル名の拡張子は.msi です 5 インストールファイルを実行し その手順に従います インストールが完了したら WebEx アカウント情報を使用してログインし [WebEx 設定 ] ダイアログボックスの設定を確認します 詳細については WebEx 生産性向上ツールを設定する 42ページ を参照してください 注意 : システム管理者は 社内のコピュータに大量インストールすることもできます 詳細については WebEx 生産性向上ツール大量実行ツール用 IT 管理者ガイド を参照してください WebEx 生産性向上ツールを設定する WebEx 生産性向上ツールのオプションを設定するには : 1 [WebEx 設定 ] ダイアログボックスを開く... 詳細については [WebEx 設定 ] ダイアログボックス 39 ページ を参照してください 42

45 第 7 章 : WebEx 生産性向上ツールをインストールして設定する 2 [ アカウント ] タブで WebEx サービスサイトの URL を指定し ユーザー名とパスワードを入力してから自分のアカウントにログインします 詳細については アカウントタブについて 48 ページ を参照してください 3 [ 適用 ] をクリックします 4 [ インスタントミーティング ] タブをクリックします 43

46 第 7 章 : WebEx 生産性向上ツールをインストールして設定する 5 [ ワンクリック ] パネル Microsoft Office ブラウザ インスタントメッセンジャー 右クリックメニュー および Microsoft Outlook あるいは IBM Lotus Notes から速やかにミーティングを開始するためにオプションを指定します 詳細については インスタントミーティングタブ 49 ページ を参照してください 6 [ スケジュール済みミーティング ] タブをクリックします 44

47 第 7 章 : WebEx 生産性向上ツールをインストールして設定する 7 Microsoft Outlook または IBM Lotus Notes を使ってスケジュールされたミーティングのオプションを指定します 詳細については スケジュール済みのミーティングタブについて 51 ページ を参照してください 8 [ ワンクリック ] タブをクリックします 9 [ ワンクリック ] パネルのオプションを指定します 詳細については ワンクリックパネルについて 54 ページ を参照してください 10 [ ツール ] タブをクリックします 45

48 第 7 章 : WebEx 生産性向上ツールをインストールして設定する WebEx インテグレーションと一緒に使用するアプリケーションを選択します 詳細については ツールタブについて 55 ページ を参照してください WebEx 設定ダイアログボックスについて このダイアログボックスにアクセスする方法 [ スタート ] メニューから [WebEx 設定 ] ダイアログを開くには : [ スタート ] > [ プログラム ] > [WebEx] > [ 生産性向上ツール ] > [WebEx 設定 ] の順に移動します [WebEx 設定 ] ダイアログボックスが表示されます [ ワンクリックパネル ] から [WebEx 設定 ] ダイアログボックスにアクセスするには : 1 [ ワンクリックパネル ] がまだ開いていない場合は 以下のいずれかの作業を行います : デスクトップの [WebEx ワンクリック ] アイコンをダブルクリックする 46

49 第 7 章 : WebEx 生産性向上ツールをインストールして設定する [ スタート ] > [ プログラム ] > [WebEx] > [ 生産性向上ツール ] > [ ワンクリック ] の順に移動します 2 [ ワンクリックパネル ] で [WebEx 設定の編集 ] をクリックします [WebEx 設定 ] ダイアログボックスが表示されます [ ワンクリック ] タスクバーアイコンから [WebEx 設定 ] ダイアログボックスにアクセスするには : 1 [ ワンクリック ] タスクバーアイコンを右クリックします 2 メニューから [WebEx 設定 ] を選択します [WebEx 設定 ] ダイアログボックスが表示されます Microsoft Outlook または IBM Lotus Notes から [WebEx 設定 ] ダイアログボックスにアクセスするには : [WebEx] メニューで [ アカウント設定 ] をクリックします [WebEx 設定 ] ダイアログボックスが表示されます Microsoft Office から [WebEx 設定 ] ダイアログにアクセスするには : Microsoft Word Microsoft Excel または Microsoft PowerPoint で [WebEx 設定 ] をクリックします [WebEx 設定 ] ダイアログボックスが表示されます インスタントメッセンジャーから [WebEx 設定 ] ダイアログにアクセスするには : [WebEx] > [WebEx 設定 ] をクリックします [WebEx 設定 ] ダイアログボックスが表示されます このダイアログボックス内のタブ [WebEx 設定 ] ダイアログボックスには次のタブがあります : アカウント詳細 ページ 47

50 第 7 章 : WebEx 生産性向上ツールをインストールして設定する インスタントミーティング詳細... 49ページ スケジュール済みミーティング詳細... 51ページ ワンクリック詳細... 54ページ ツール詳細... 55ページ アカウントタブについて アカウントオプションにより 自分のユーザー名とパスワードを使って自分の WebEx サービスサイトにログインできます オプション... 実行できること... サイトの URL 生産性向上ツールのインストール元 WebEx サービスサイトの URL を入力します ユーザー名 パスワード 自分のパスワードを記憶する パスワードを忘れた場合 パスワードの変更 言語 ロケール タイムゾーン WebEx サービスサイトの設定の変更 更新 WebEx サービスサイトでの主催者アカウントのユーザー名を入力します Webex サービスサイトでの主催者アカウントのユーザー名を入力します 次にログインするときにユーザー名とサイトの URL を入力する必要がないように 入力したユーザー名とパスワードが保存されます あなたのパスワードのリマインダを送信してくれる WebEx サービスサイトの [ ログインアシスタンス ] ページを開きます 新しいパスワードを指定することはできるダイアログボックスを開きます 自分の WebEx サービスサイトで現在選択されている言語を指定します 自分の WebEx サービスサイトで現在選択されている国または地域を指定します 自分の WebEx サービスサイトで現在選択されているタイムゾーンを指定します 自分の WebEx サービスサイトの [ マイ WebEx] > [ マイプロファイル ] ページを開き 自分のプロファイルの変更を行います WebEx サービスサイトにある最新の設定を基に [WebEx 設定 ] ダイアログボックスを更新します 48

51 第 7 章 : WebEx 生産性向上ツールをインストールして設定する インスタントミーティングタブについて インスタントミーティングのオプションは [ ワンクリック ] パネル Microsoft Office ブラウザ インスタントメッセンジャー 右クリックメニュー および Microsoft Outlook あるいは IBM Lotus Notes から速やかに開始されたミーティングに作用します オプション... 機能... サービスタイプ 開始するミーティングの WebEx セッションタイプを選択します このオプションには お使いのサイトおよびユーザーアカウントで利用できるセッションタイプだけが表示されます ミーティングの議題 ミーティングの議題または名前を入力します ミーティングパスワード WebEx サイトにあるこのミーティングの表示 サポートセッションを [ パーソナルミーティング ] ページに表示する 参加者は参加時に承認を要求する ミーティング参加のために設定したパスワードの入力を参加者に求めます セキュリティ上の理由から サイトが パスワードの最少文字数や 文字 数字 および特殊文字の数などの 一定の基準を満たすパスワードを使用するように設定していることもあります WebEx サービスサイトのミーティングカレンダー上のこのミーティングも含みます ミーティング セールスミーティング およびトレーニングセッションでしか利用できません WebEx サービスサイト上の [ パーソナルミーティングルーム ] サポートセッションのミーティングの一覧に このサポートセッションを追加します サポートセッションでしか利用できません ミーティングに参加しようとする人がいたときに [ 参加要求 ] ダイアログボックスが自分の画面に表示されるように指定します サポートセッションでしか利用できません 49

52 第 7 章 : WebEx 生産性向上ツールをインストールして設定する オプション... 機能... 会議通話タイプ使用する電話会議の種類を選択します : なし : ミーティングで電話会議を利用しない またはお使いのミーティングサービス以外の手段を使って電話会議を利用することを指定します WebEx 音声 : WebEx 音声会議などのミーティングで 電話またはコンピュータをミーティングに参加する際の音声装置として利用するかどうかを指定します このオプションを選択した場合 以下の WebEx 音声のオプションのいずれかを選択してください : 国際コールイン番号を表示する : このオプションでは トールフリーやローカル番号などの電話番号のリストが表示されます 海外にいる出席者は これらの番号をダイヤルして電話会議に参加できます 出席者がコールバックを受信する : 電話会議に参加するために参加者が自分の電話番号を指定してコールバックを受ける 統合コールバック電話会議をミーティングで利用する場合に選択します 出席者は開始時刻より先に電話会議にも参加できます : これにより 出席者は 開始時刻より先に電話をかけ WebEx 音声会議に参加することができます 注意 : ミーティングが開始されると 参加者は 電話会議に参加するときに VoIP を使用して各自のコンピュータを音声機器として使用するか 電話を音声機器として使用するか選択できます Cisco Unified MeetingPlace 音声会議 : ミーティングに自分の Cisco Unified MeetingPlace 音声会議アカウントを含む統合型音声会議が含まれていることを確認します このオプションを選択した場合 電話会議タイプを次から選びます : 出席者がコールイン電話をかける : 顧客がダイヤルして参加する場合に選択します 出席者がコールバックを受信する : 顧客が電話番号を入力し 電話会議サービスからコールバックを受け取る場合に選択します 参加者が電話会議サービスからのコールバックを受けるには 直通の電話回線を利用しなければなりません ただし 直通の電話回線を持たない参加者でも ミーティングウィンドウに表示されているコールイン番号に電話をかけることによって 電話会議に参加することができます 注意 : Cisco Unified MeetingPlace 音声会議オプションは Cisco Unified MeetingPlace アカウントをお持ちのユーザーだけが利用できます 他社の電話会議 : ミーティングで他社が提供する電話会議サービスを利用する場合に指定します 参加者がミーティングに参加すると テキストボックスに入力した参加方法が 参加者の画面に自動的に表示されます ヒント : 参加者が電話会議サービスからのコールバックを受けるためには 直通の電話回線を利用しなければなりません ただし 直通の電話回線を持たない参加者でも ミーティングウィンドウに表示されているコールインの電話番号に電話をかけることによって 電話会議に参加することができます 50

53 第 7 章 : WebEx 生産性向上ツールをインストールして設定する オプション... 機能... トラッキングコード 組織があなたのミーティングと関連させたい部門 プロジェクト または他の情報を識別します サイト管理者の設定により トラッキングコードの指定は任意であったり必須になったりします あらかじめ定義したリストからトラッキングコードを選択するようにサイト管理者が設定している場合は 適切なドロップダウンリストからコードを選択します CUVC ミーティング ID (CUVC Meeting Center インテグレーションのみ ) カスタム URL を入力することで 自分のミーティングで Cisco Video (CUVC) を使用できるバーチャルミーティングルームを作成できます このボックスを空にした場合は 既定の WebEx ミーティング ID が使用されます WebEx ミーティングを開始すると CUVC Video パネルが自動的に表示されます スケジュール済みミーティングタブについて スケジュール済みミーティングのオプションは Microsoft Outlook または IBM Lotus Notes を使ってスケジュールされたミーティングに作用します オプション... 実行できること... サービスタイプ スケジュールしたい WebEx ミーティングのタイプを選択します お使いのサイト設定によっては リストには標準のミーティングタイプだけでなく 次の 1 個またはそれ以上のオプションのが含まれます : パーソナル電話会議 : まず音声会議が開始され 後からオンライン会議が自動的に追加されるパーソナル電話会議をスケジュールすることができます このミーティングタイプで使用するためのに [ マイ WebEx] > [ パーソナル電話会議 ] ページで指定した少なくとも 1 個のパーソナル電話会議番号アカウントを持っている必要があります MeetingPlace パーソナル電話会議 : 音声会議のために自分の Cisco Unified MeetingPlace 音声会議アカウントが使用される Cisco Unified MeetingPlace パーソナル電話会議を指定することができます ミーティングの議題 ミーティングの議題または名前を入力します ミーティングパスワード ミーティング参加のために設定したパスワードの入力を参加者に求めます セキュリティ上の理由から サイトが パスワードの最少文字数や 文字 数字 および特殊文字の数などの 一定の基準を満たすパスワードを使用するように設定していることもあります ミーティングタイプでパーソナル電話会議を選択した場合 ミーティ 51

54 第 7 章 : WebEx 生産性向上ツールをインストールして設定する オプション... 実行できること... ングのために指定したパーソナル電話会議番号アカウントにある既定のパスワードが出席者アクセスコードになります 招待メールからパスワードを取り除く WebEx サイトにあるこのミーティングの表示 出席者は 開始時刻の [x] 分前から参加することができる 外部の出席者を許可する CUVC ミーティング ID ミーティングに招待されたすべての参加者に送信されるメールメッセージからミーティングパスワードを除外します WebEx サービスサイト上のミーティングカレンダーにこのミーティングも加えます ミーティング セールスミーティング およびトレーニングセッションでのみ利用できます ミーティング開始時刻より ここに設定した時間 ( 分 ) だけ前から 出席者はミーティングに参加することができます 注意このチェックボックスの選択を解除した場合 あるいはこのオプションに 0 分を指定した場合は あなたがミーティングを開始するまで出席者はミーティングに参加できません 公共インターネット上に位置する出席者にあなたのミーティングへの参加を許可する チェックが入っていない場合 同一のインターネットネットワーク内の出席者のみが参加できます 注意 : このオプションは Cisco Unified MeetingPlace のユーザーのみ利用できます (CUVC Meeting Center インテグレーションのみ ) カスタム URL を入力することで 自分のミーティングで Cisco Video (CUVC) を使用できるバーチャルミーティングルームを作成できます このボックスを空にした場合は 既定の WebEx ミーティング ID が使用されます WebEx ミーティングを開始すると CUVC Video パネルが自動的に表示されます [ 音声とトラッキング ] タブ オプションは音声会議およびトラッキングに作用します オプション... 機能... 会議通話タイプ使用する電話会議の種類を選択します : なし : ミーティングで電話会議を利用しない またはお使いのミーティングサービス以外の手段を使って電話会議を利用することを指定します WebEx 電話会議 : ミーティングで WebEx 電話会議を利用する場合に指定します このオプションを選択した場合 以下の電話会議のタイプのいずれかを選択してください : 出席者がコールバックを受信する : 電話会議に参加するために参加者が自分の電話番号を指定してコールバックを受ける 統合コールバック電話会議をミーティングで利用する場合に選択します 出席者は開始時刻より先に電話会議にも参加できます : これ 52

55 第 7 章 : WebEx 生産性向上ツールをインストールして設定する オプション... 機能... により 出席者は 開始時刻より先に電話をかけ電話会議に参加することができます パーソナル電話会議番号 : マイ WebEx のパーソナル電話会議セクションで設定した個人通話会議アカウントを表示します ミーティングで使用するアカウントを選択します 最大で 3 個のアカウントを作成できます Cisco Unified MeetingPlace 音声会議 : ミーティングに自分の Cisco Unified MeetingPlace 音声会議アカウントを含む統合型音声会議が含まれていることを確認します このオプションを選択した場合 電話会議タイプを次から選びます : 出席者がコールイン電話をかける : 顧客がダイヤルして参加する場合に選択します 出席者がコールバックを受信する : 顧客が電話番号を入力し 電話会議サービスからコールバックを受け取る場合に選択します 参加者が電話会議サービスからのコールバックを受けるには 直通の電話回線を利用しなければなりません ただし 直通の電話回線を持たない参加者でも ミーティングウィンドウに表示されているコールイン番号に電話をかけることによって 電話会議に参加することができます 注意 : Cisco Unified MeetingPlace 音声会議オプションは Cisco Unified MeetingPlace アカウントをお持ちのユーザーだけが利用できます 他社の電話会議 : ミーティングで他社が提供する電話会議サービスを利用する場合に指定します 参加者がミーティングに参加すると テキストボックスに入力した参加方法が 参加者の画面に自動的に表示されます ヒント : 参加者が電話会議サービスからのコールバックを受けるためには 直通の電話回線を利用しなければなりません ただし 直通の電話回線を持たない参加者でも ミーティングウィンドウに表示されているコールインの電話番号に電話をかけることによって 電話会議に参加することができます トラッキングコード 組織があなたのミーティングと関連させたい部門 プロジェクト または他の情報を識別します サイト管理者の設定により トラッキングコードの指定は任意であったり必須になったりします あらかじめ定義したリストからトラッキングコードを選択するようにサイト管理者が設定している場合は 適切なドロップダウンリストからコードを選択します [ 登録 ] タブ このオプションは出席者登録の承認方法に作用します オプション... 機能... 出席者の登録が必要 出席者のミーティングへの参加を承諾または拒否するために すべての出席者に対し出席者登録を必要とするかどうか指定します 出席者は 登録要求が承認されないと ミーティングに出席することはでき 53

56 第 7 章 : WebEx 生産性向上ツールをインストールして設定する オプション... 機能... ません このオプションは [ 出席者は 開始時刻の [x] 分前からミーティングに参加することができる ] オプションが解除されている場合にのみ利用可能です すべての登録要求を自動承認する すべての登録要求を自動的に承認します このオプションが選択されていない場合 WebEx サービスサイトの [ 登録済み出席者 ] ページにあるオプションを使用して 登録要求を手作業で承認する必要があります このオプションは [ 出席者は 開始時刻の [x] 分前からミーティングに参加することができる ] オプションが解除されており [ 出席者の登録を要求する ] オプションが選択されている場合にのみ利用可能です [ リソース ] タブ このオプションにより ミーティングの中でのリソースの使用方法をコントロールします オプション... 機能... 情報タブのテンプレート ミーティング中にコンテンツビューアに表示される [ 情報 ] タブのテンプレートを選択します [ 情報 ] タブには ミーティング主催者 電話会議の電話番号 および主催者キー ( 主催者のみ ) などのミーティングに関する情報が表示されています 注意 : ミーティングサービス用にカスタマイズした 1 個以上の [ 情報 ] タブのテンプレートが利用可能な場合のみ 別のテンプレートを選択することができます サイト管理者は サービス用のテンプレートを追加することができます 主催者が参加する前に自動的にプレゼンテーションを再生する 主催者がミーティングに参加する前に 出席者は自動的に再生されるプレゼンテーションを閲覧することができます ワンクリックタブについて ワンクリックオプションは [ ワンクリック ] パネルの機能に作用します オプション... 機能... 常にデスクトップの前面に表示する コンピュータ上で開かれているすべてのアプリケーションまたはプログラムの前面に WebEx ワンクリックパネルを表示します タスクバー上にワンクリックアイコンを表示する タスクバー上にワンクリックアイコンを表示します 54

57 第 7 章 : WebEx 生産性向上ツールをインストールして設定する オプション... 機能... ワンクリックウィンドウにスケジュール機能を表示する [ スケジュール済みミーティングの開始 ] および [ ミーティングのスケジュール ] のリンクをパネル上で表示または非表示にします いずれかのリンクをクリックすると あなたの WebEx サービス Web サイト上の該当するページに移動します [Microsoft Outlook] または [IBM Lotus Notes] 既定のアドレス帳のためのメールおよびスケジュールのプログラムのを選択します ここで選択したメールプログラムは WebEx ワンクリックと統合され 連絡先のメールアドレスを容易に取得できるようになります WebEx ワンクリックパネルでをクリックすると ここで選択したメールプログラムのアドレス帳が表示されます ツールタブについて [ ツール ] オプションにより WebEx インテグレーションおよびショートカットを含むプログラムを指定します オプション... 実行できること... Microsoft Outlook ミーティングのスケジュール または Microsoft Outlook の連絡先とカレンダーを使用して Microsoft Outlook からワンクリックミーティングを開始するために WebEx ボタンおよびコマンドを表示します IBM Lotus Notes WebEx と Microsoft Office を一緒に使用する Internet Explorer 中にボタンを表示する Windows の右クリックメニューを表示する ( 再起動が必要 ) WebEx をインスタントメッセンジャーと一緒に使用する ミーティングのスケジュール または Lotus Notes の連絡先とカレンダーを使用して IBM Lotus Notes からワンクリックミーティングを開始するために WebEx ボタンおよびコマンドを表示します ワンクリックミーティングを開始し 選択したファイルまたは以下の Microsoft Office アプリケーションのドキュメントを自動共有するために WebEx ボタンを表示します Excel PowerPoint Word Microsoft Internet Explorer のツールバーからワンクリックミーティングが開始できる WebEx ボタンを表示します ワンクリックミーティングを開始し 選択したファイルまたは Windows Explorer で利用可能な右クリックショートカットのウィンドウのドキュメントを自動共有できる WebEx ボタンを表示します インスタントメッセンジャーからワンクリックミーティングが開始できる WebEx ボタンおよびコマンドを表示します 1 つかそれ以上のインスタントメッセンジャーを以下から選択できます : AOL Google Talk 55

58 第 7 章 : WebEx 生産性向上ツールをインストールして設定する オプション... 実行できること... Lotus SameTime Skype Windows Messenger Yahoo Messenger FireFox 中にボタンを表示する Firefox ツールバーからインスタントミーティングを開始できる WebEx ボタンを表示します WebEx 生産性向上ツールをアンインストールする WebEx 生産性向上ツールはいつでもアンインストールすることができます [ スタート ] メニューコマンドを使用して WebEx 生産性向上ツールをアンインストールするには : 1 [ スタート ] > [ プログラム ] > [WebEx] > [ 生産性向上ツール ] > [ アンインストール ] の順にクリックします 2 [ はい ] をクリックして アンインストールする WebEx 生産性向上ツールを確認します [ コントロールパネル ] を使用して WebEx 生産性向上ツールをアンインストールするには : 1 [ スタート ]>[ 設定 ]>[ コントロールパネル ] をクリックします 2 [ プログラムの追加と削除 ] をダブルクリックします 3 [WebEx 生産性向上ツール ] をクリックします 4 [ 削除 ] をクリックします 5 [ はい ] をクリックして アンインストールする WebEx 生産性向上ツールを確認します 注意 :[ 生産性向上ツールのアンインストール ] は お使いのコンピュータからすべての生産性向上ツールおよびショートカットを削除します いくつかの生産性向上ツールを残しその他を無効にする場合は [WebEx 設定 ] ダイアログボックスのオプションを編集します 詳細については WebEx 生産性向上ツールを設定する 42 ページ を参照してください 56

59 索引 [ [ スケジュール済みミーティング ] - 15, 27, 28, 31, 33, 46 [ オプション ] - 46 Microsoft Outlook から開始する - 31 WebEx サイトからの開始 - 33 キャンセルする - 28 サービスサイトからの開始 - 33 出席者を招待する - 15 編集する - 27 M Microsoft Outlook カレンダーを共有する - 21 代理人と - 21 O Outlook インテグレーション - 5 概要 使用 - 5 W WebEx Outlook インテグレーション - 5 概要 使用 - 5 WebEx アカウント - 46 WebEx サイト - 38 ミーティングに参加する - 38 WebEx ワンクリックパネル - 56 コンピュータから削除する - 56 WebEx 生産性向上ツール, インストールする - 39, 41 WebEx 生産性向上ツールをアンインストールする - 56 WebEx 生産性向上ツールをインストールする - 39, 41 WebEx 生産性向上ツールをダウンロードします - 41 WebEx 設定ダイアログボックス - 39, 46 開く - 39 全般 - 46 あ アカウント - 46 [ オプション ] - 46 アカウントにログインする - 46 アプリケーションの WebEx インテグレーション - 39 インスタントミーティング - 46 [ オプション ] - 46 か キャンセルする - 28 [ スケジュール済みミーティング ] - 28 さ サービスサイト - 38 ミーティングに参加する - 38 サイトの URL - 46 ショートカット - 39, 41, 56 コンピュータから削除する - 56 ダウンロードする - 41 スケジュールしたミーティングを編集する - 27 スケジュールの権限 - 19 代理人を設定する

60 た トラッキングコード - 46 は パーソナル電話会議のミーティング開始する - 34 設定する - 13 パスワード - 46 ま ミーティング - 10 設定してスケジュールする - 10 ミーティングに参加する - 35, 38 WebEx サイトから - 38 サービスサイトから - 38 招待メールから - 35 ミーティングのスケジュール - 10 ミーティングの開始 - 25 本来の主催者に代わって - 25 ミーティングの設定 - 10 ミーティングをスケジュールする - 9, 24 概要 - 9 本来の主催者に代わって - 24 ミーティング招待状 - 15 出席者に送信する - 15 や ユーザー名 - 46 WebEx サイトからスケジュールされたミーティング - 33 サービスサイトからスケジュールされたミーティング - 33 繰り返しパターン - 16 ミーティングを設定する - 16 繰り返しミーティング 設定 - 16 出席者 - 15 スケジュールしたミーティングに招待する - 15 出席者を招待する - 15 スケジュールしたミーティングへの - 15 招待メール - 35 ミーティングに参加する - 35 生産性向上ツール - 39, 41, 56 アンインストールする - 56 インストールする - 41 コンピュータから削除する - 56 ショートカット - 39, 41 設定する - 16 定期的なミーティング 繰り返しパターン - 16 送信する - 15 出席者へのミーティング招待状 - 15 代理人 - 19, 21 Microsoft Outlook カレンダーを共有する - 21 スケジュール権限を設定する - 19 概要 ミーティングをスケジュールするように任命する - 19 代理人を指名する - 19, 21 Microsoft Outlook - 21 WebEx サイト - 19 サービスサイト - 19 概要 - 19 電話会議 - 46 本来の主催者 - 24, 25 ミーティングの開始 - 25 ミーティングをスケジュールする - 24 本来の主催者に代わってミーティングをスケジュールする - 23 概要 - 23 漢字 開く - 39 WebEx 設定ダイアログボックス - 39 開始する - 31, 33 Microsoft Outlook からのスケジュールされたミーティング