WebEx Lotus Notes インテグレーション

Transcription

1 WebEx Lotus Notes イ ンテグレーション ユーザーガイド 2.23

2 著作権 Cisco and/or its affiliates. All rights reserved. Cisco Cisco Systems および Cisco Systems ロゴは Cisco Systems, Inc. またはその関連会社の米国およびその他の一定の国における登録商標または商標です 第三者が有する著作権 特許権 商標権その他の権利により保護されております U.S. Government End User Purchasers. The Documentation and related Services qualify as "commercial items," as that term is defined at Federal Acquisition Regulation ("FAR") (48 C.F.R.) Consistent with FAR and DoD FAR Supp through , and notwithstanding any other FAR or other contractual clause to the contrary in any agreement into which the Agreement may be incorporated, Customer may provide to Government end user or, if the Agreement is direct, Government end user will acquire, the Services and Documentation with only those rights set forth in the Agreement. Use of either the Services or Documentation or both constitutes agreement by the Government that the Services and Documentation are commercial items and constitutes acceptance of the rights and restrictions herein

3 目次 第 1 章本ガイド... 3 第 2 章 WebEx 生産性向上ツールをインストールして設定する... 5 WebEx 設定ダイアログボックスを開く... 5 WebEx 生産性向上ツールをインストールする... 7 WebEx 生産性向上ツールを設定する... 8 WebEx 設定ダイアログボックスについて アカウントタブについて インスタントミーティングタブについて スケジュール済みミーティングタブについて ワンクリックタブについて ツールタブについて WebEx 生産性向上ツールをアンインストールする 第 3 章ミーティングをスケジュールする ミーティングのスケジュールについて ミーティングを設定して出席者を招待する ミーティングを設定する 出席者を招待する 定期的なミーティングを指定する ミーティングテンプレートを使用する i

4 第 4 章本来の主催者に代わってスケジュールする 他の主催者のためにスケジュールする前に設定する 本来の主催者に代わってミーティングを開始する 第 5 章ミーティングを管理する ミーティングの管理について スケジュール済みミーティングに変更を加える ミーティングを開始する ミーティングを取り消す ミーティングに参加する メール招待状を使用してミーティングに参加する WebEx サービスサイトからミーティングに参加する 索引 ii

5 第 1 章 1 本ガイド WebEx Lotus Notes インテグレーションを使えば Lotus Notes から WebEx オンラインミーティングを速やかに開始 追加 そして参加できます しかも 普段オンラインミーティングをスケジュールしたり参加するためにアクセスしているあなたの WebEx サービスサイトを使う必要がありません WebEx 生産性向上ツールは WebEx サービス Web サイトにログインしたときにお使いのコンピュータに自動的にインストールされます そして 新しいバージョンが利用可能になった時点で自動的に更新されます 手作業で生産性向上ツールをインストールすることも可能です 詳細については 4 ページの WebEx 生産性向上ツールのインストールを参照してください WebEx 生産性向上ツールがインストールされると ミーティングの開始または追加のための WebEx オプションが表示されます さらに Lotus Notes インテグレーションでは Lotus Notes 上で次の機能が提供されます : あなたのパーソナルミーティングのリスト ユーザープロファイル および他のアカウントオプションを含む WebEx Web サイトへの簡単なアクセス ワンクリックのインスタントミーティングを開始するための機能 (WebEx サービスサイトでは利用できません ) ミーティング招待状のテンプレート Lotus Notes インテグレーションでは ミーティングのセキュリティを強化するために 128 ビット SSL(Secure Sockets Layer) 暗号が利用されています WebEx サービス Web サイトと通信を行うデータはすべて SSL を使用して暗号化されます 3

6 第 1 章 : 本ガイド 注意 :WebEx Lotus Notes インテグレーションを使用する前に次のことを確認してください Lotus Notes の操作を理解している Web サイト つまりオンラインミーティングを主催するサイトにユーザーアカウントがあるか WebEx サービス Web サイト上で Lotus Notes インテグレーションが利用できる 4

7 第 2 章 2 WebEx 生産性向上ツールをインストールして設定する WebEx 生産性向上ツールをインストールして ワンクリック Microsoft Office Web ブラウザ Microsoft outlook IBM Lotus Notes およびインスタントメッセンジャーから速やかにミーティングを開始したりミーティングに参加したりできます あるいは あなたの WebEx のサービスサイトに移動することなく Microsoft Outlook または IBM Lotus Notes を使用してミーティングをスケジュールできます WebEx 生産性向上ツールをインストールしたら 自分の WebEx アカウントにログインしてオプションを設定できます インスタントミーティングおよびスケジュール済みミーティングのためにオプションを設定します ワンクリックパネルのための およびプリファレンスを設定し WebEx と一緒に使用する生産性向上ツールを選択します 次の表では WebEx 生産性向上ツールのインストールおよびオプションの設定のための機能を示します WebEx 生産性向上ツールをインストールする詳細... 7 ページ WebEx 設定ダイアログボックスを開く詳細... 5 ページ WebEx 生産性向上ツールのオプションを設定する詳細... 8 ページ WebEx 生産性向上ツールをアンインストールする詳細 ページ [WebEx 設定 ] ダイアログボックスを開く [ 開始 ] メニューから [WebEx 設定 ] ダイアログを開くには : [ スタート ] > [ プログラム ] > [WebEx] > [ 生産性向上ツール ] > [WebEx 設定 ] の順に移動します [WebEx 設定 ] ダイアログボックスが表示されます 5

8 第 2 章 : WebEx 生産性向上ツールをインストールして設定する [ ワンクリックパネル ] から [WebEx 設定 ] ダイアログボックスを開くには : 1 [ ワンクリックパネル ] がまだ開いていない場合は 以下のいずれかの作業を行います : デスクトップの [WebEx ワンクリック ] アイコンをダブルクリックする [ スタート ] > [ プログラム ] > [WebEx] > [ 生産性向上ツール ] > [ ワンクリック ] の順に移動します 2 [ ワンクリックパネル ] で [WebEx 設定の編集 ] をクリックします [WebEx 設定 ] ダイアログボックスが表示されます [ ワンクリック ] タスクバーアイコンから [WebEx 設定 ] ダイアログボックスを開くには : 1 [ ワンクリック ] タスクバーアイコンを右クリックします 2 メニューから [WebEx 設定 ] を選択します [WebEx 設定 ] ダイアログボックスが表示されます Microsoft Outlook または IBM Lotus Notes から [WebEx 設定 ] ダイアログボックスを開くには : [WebEx] メニューで [ アカウント設定 ] をクリックします [WebEx 設定 ] ダイアログボックスが表示されます Microsoft Office から [WebEx 設定 ] ダイアログを開くには : Microsoft Word Microsoft Excel または Microsoft PowerPoint で [WebEx 設定 ] をクリックします [WebEx 設定 ] ダイアログボックスが表示されます インスタントメッセンジャーから [WebEx 設定 ] ダイアログを開くには : [WebEx] > [WebEx 設定 ] をクリックします [WebEx 設定 ] ダイアログボックスが表示されます 6

9 第 2 章 : WebEx 生産性向上ツールをインストールして設定する WebEx 生産性向上ツールをインストールする サイト管理者が WebEx サービスサイトに対し WebEx 生産性向上ツールのオプションを有効にした場合 サイト上ですべての WebEx 生産性向上ツールが自動的にインストールされます さらに 新しいバージョンが利用可能になった時点で WebEx 生産性向上ツールは自動的に更新されます インストールプロセスの中ですべての利用可能な WebEx 生産性向上ツールがインストールされます しかし WebEx 生産性向上ツールと一緒に使用するアプリケーションについての基本設定はいつでも変更できます また WebEx 設定ダイアログボックスで他の WebEx アカウントやミーティング基本設定に変更することが可能です 詳細については WebEx 生産性向上ツールを設定する 8 ページ を参照してください 必要に応じて WebEx 生産性向上ツールを手作業でダウンロードし インストールすることができます WebEx 生産性向上ツールをインストールする前に お使いのコンピュータが次のシステムの最低要件を満たしていることを確認してください : Microsoft Windows 2000 XP 2003 Vista Microsoft Internet Explorer 6.0 SP1 または 7.0 または Firefox 3.0 以降 Intel x86 (Pentium 400MHZ +) もしくは互換性があるプロセッサ JavaScript およびクッキーの有効化 注意 :IBM Lotus Notes WebEx インテグレーションは サイト管理者がサイト用に Lotus Notes のオプションを有効にした場合にのみ WebEx 生産性向上ツールのインストールに含まれるか またはダウンロードできます [ 生産性向上ツールの設定 ] ページから WebEx 生産性向上ツールをインストールします 1 WebEx サービス Web サイトにログインします 2 [ マイ WebEx] > [ 生産性向上ツールの設定 ] ( 左側のナビゲーションバー ) をクリックします [ 生産性向上ツールの設定 ] ページが表示されます 3 [ デスクトップ上 ] の下にある [ 生産性向上ツールのダウンロード ] をクリックします [ ファイルのダウンロード ] ダイアログボックスが表示されます 4 インストールプログラムをコンピュータに保存します インストールファイル名の拡張子は.msi です 7

10 第 2 章 : WebEx 生産性向上ツールをインストールして設定する 5 インストールファイルを実行し その手順に従います インストールが完了したら WebEx アカウント情報を使用してログインし [WebEx 設定 ] ダイアログボックスの設定を確認します 詳細については WebEx 生産性向上ツールを設定する 8ページ を参照してください [ ダウンロード ] ページから WebEx 生産性向上ツールをインストールするには : 1 WebEx サービス Web サイトにログインします 2 左側のナビゲーションバーで [ サポート ] の下にある [ ダウンロード ] をクリックします 3 [ ダウンロード ] ページで [WebEx 生産性向上ツール ] の見出しのとなりにある [ 今すぐダウンロード ] をクリックします [ ファイルのダウンロード ] ダイアログボックスが表示されます 4 インストールプログラムをコンピュータに保存します インストールファイル名の拡張子は.msi です 5 インストールファイルを実行し その手順に従います インストールが完了したら WebEx アカウント情報を使用してログインし [WebEx 設定 ] ダイアログボックスの設定を確認します 詳細については WebEx 生産性向上ツールを設定する 8ページ を参照してください 注意 : システム管理者は 社内のコピュータに大量インストールすることもできます 詳細については WebEx 生産性向上ツール大量実行ツール用 IT 管理者ガイド を参照してください WebEx 生産性向上ツールを設定する WebEx 生産性向上ツールのオプションを設定するには : 1 [WebEx 設定 ] ダイアログボックスを開く... 詳細については [WebEx 設定 ] ダイアログボックス 5 ページ を参照してください 8

11 第 2 章 : WebEx 生産性向上ツールをインストールして設定する 2 [ アカウント ] タブで WebEx サービスサイトの URL を指定し ユーザー名とパスワードを入力してから自分のアカウントにログインします 詳細については アカウントタブについて 14 ページ を参照してください 3 [ 適用 ] をクリックします 4 [ インスタントミーティング ] タブをクリックします 9

12 第 2 章 : WebEx 生産性向上ツールをインストールして設定する 5 [ ワンクリック ] パネル Microsoft Office ブラウザ インスタントメッセンジャー 右クリックメニュー および Microsoft Outlook あるいは IBM Lotus Notes から速やかにミーティングを開始するためにオプションを指定します 詳細については インスタントミーティングタブ 15 ページ を参照してください 6 [ スケジュール済みミーティング ] タブをクリックします 10

13 第 2 章 : WebEx 生産性向上ツールをインストールして設定する 7 Microsoft Outlook または IBM Lotus Notes を使ってスケジュールされたミーティングのオプションを指定します 詳細については スケジュール済みのミーティングタブについて 17 ページ を参照してください 8 [ ワンクリック ] タブをクリックします 9 [ ワンクリック ] パネルのオプションを指定します 詳細については ワンクリックパネルについて 20 ページ を参照してください 10 [ ツール ] タブをクリックします 11

14 第 2 章 : WebEx 生産性向上ツールをインストールして設定する WebEx インテグレーションと一緒に使用するアプリケーションを選択します 詳細については ツールタブについて 21 ページ を参照してください WebEx 設定ダイアログボックスについて このダイアログボックスにアクセスする方法 [ スタート ] メニューから [WebEx 設定 ] ダイアログを開くには : [ スタート ] > [ プログラム ] > [WebEx] > [ 生産性向上ツール ] > [WebEx 設定 ] の順に移動します [WebEx 設定 ] ダイアログボックスが表示されます [ ワンクリックパネル ] から [WebEx 設定 ] ダイアログボックスにアクセスするには : 1 [ ワンクリックパネル ] がまだ開いていない場合は 以下のいずれかの作業を行います : デスクトップの [WebEx ワンクリック ] アイコンをダブルクリックする 12

15 第 2 章 : WebEx 生産性向上ツールをインストールして設定する [ スタート ] > [ プログラム ] > [WebEx] > [ 生産性向上ツール ] > [ ワンクリック ] の順に移動します 2 [ ワンクリックパネル ] で [WebEx 設定の編集 ] をクリックします [WebEx 設定 ] ダイアログボックスが表示されます [ ワンクリック ] タスクバーアイコンから [WebEx 設定 ] ダイアログボックスにアクセスするには : 1 [ ワンクリック ] タスクバーアイコンを右クリックします 2 メニューから [WebEx 設定 ] を選択します [WebEx 設定 ] ダイアログボックスが表示されます Microsoft Outlook または IBM Lotus Notes から [WebEx 設定 ] ダイアログボックスにアクセスするには : [WebEx] メニューで [ アカウント設定 ] をクリックします [WebEx 設定 ] ダイアログボックスが表示されます Microsoft Office から [WebEx 設定 ] ダイアログにアクセスするには : Microsoft Word Microsoft Excel または Microsoft PowerPoint で [WebEx 設定 ] をクリックします [WebEx 設定 ] ダイアログボックスが表示されます インスタントメッセンジャーから [WebEx 設定 ] ダイアログにアクセスするには : [WebEx] > [WebEx 設定 ] をクリックします [WebEx 設定 ] ダイアログボックスが表示されます このダイアログボックス内のタブ [WebEx 設定 ] ダイアログボックスには次のタブがあります : アカウント詳細 ページ 13

16 第 2 章 : WebEx 生産性向上ツールをインストールして設定する インスタントミーティング詳細... 15ページ スケジュール済みミーティング詳細... 17ページ ワンクリック詳細... 20ページ ツール詳細... 21ページ アカウントタブについて アカウントオプションにより 自分のユーザー名とパスワードを使って自分の WebEx サービスサイトにログインできます オプション... 実行できること... サイトの URL 生産性向上ツールのインストール元 WebEx サービスサイトの URL を入力します ユーザー名 パスワード 自分のパスワードを記憶する パスワードを忘れた場合 パスワードの変更 言語 ロケール タイムゾーン WebEx サービスサイトの設定の変更 更新 WebEx サービスサイトでの主催者アカウントのユーザー名を入力します Webex サービスサイトでの主催者アカウントのユーザー名を入力します 次にログインするときにユーザー名とサイトの URL を入力する必要がないように 入力したユーザー名とパスワードが保存されます あなたのパスワードのリマインダを送信してくれる WebEx サービスサイトの [ ログインアシスタンス ] ページを開きます 新しいパスワードを指定することはできるダイアログボックスを開きます 自分の WebEx サービスサイトで現在選択されている言語を指定します 自分の WebEx サービスサイトで現在選択されている国または地域を指定します 自分の WebEx サービスサイトで現在選択されているタイムゾーンを指定します 自分の WebEx サービスサイトの [ マイ WebEx] > [ マイプロファイル ] ページを開き 自分のプロファイルの変更を行います WebEx サービスサイトにある最新の設定を基に [WebEx 設定 ] ダイアログボックスを更新します 14

17 第 2 章 : WebEx 生産性向上ツールをインストールして設定する インスタントミーティングタブについて インスタントミーティングのオプションは [ ワンクリック ] パネル Microsoft Office ブラウザ インスタントメッセンジャー 右クリックメニュー および Microsoft Outlook あるいは IBM Lotus Notes から速やかに開始されたミーティングに作用します オプション... 機能... サービスタイプ 開始するミーティングの WebEx セッションタイプを選択します このオプションには お使いのサイトおよびユーザーアカウントで利用できるセッションタイプだけが表示されます ミーティングの議題 ミーティングの議題または名前を入力します ミーティングパスワード WebEx サイトにあるこのミーティングの表示 サポートセッションを [ パーソナルミーティング ] ページに表示する 参加者は参加時に承認を要求する ミーティング参加のために設定したパスワードの入力を参加者に求めます セキュリティ上の理由から サイトが パスワードの最少文字数や 文字 数字 および特殊文字の数などの 一定の基準を満たすパスワードを使用するように設定していることもあります WebEx サービスサイトのミーティングカレンダー上のこのミーティングも含みます ミーティング セールスミーティング およびトレーニングセッションでしか利用できません WebEx サービスサイト上の [ パーソナルミーティングルーム ] サポートセッションのミーティングの一覧に このサポートセッションを追加します サポートセッションでしか利用できません ミーティングに参加しようとする人がいたときに [ 参加要求 ] ダイアログボックスが自分の画面に表示されるように指定します サポートセッションでしか利用できません 15

18 第 2 章 : WebEx 生産性向上ツールをインストールして設定する オプション... 機能... 会議通話タイプ使用する電話会議の種類を選択します : なし : ミーティングで電話会議を利用しない またはお使いのミーティングサービス以外の手段を使って電話会議を利用することを指定します WebEx 音声 : WebEx 音声会議などのミーティングで 電話またはコンピュータをミーティングに参加する際の音声装置として利用するかどうかを指定します このオプションを選択した場合 以下の WebEx 音声のオプションのいずれかを選択してください : 国際コールイン番号を表示する : このオプションでは トールフリーやローカル番号などの電話番号のリストが表示されます 海外にいる出席者は これらの番号をダイヤルして電話会議に参加できます 出席者がコールバックを受信する : 電話会議に参加するために参加者が自分の電話番号を指定してコールバックを受ける 統合コールバック電話会議をミーティングで利用する場合に選択します 出席者は開始時刻より先に電話会議にも参加できます : これにより 出席者は 開始時刻より先に電話をかけ WebEx 音声会議に参加することができます 注意 : ミーティングが開始されると 参加者は 電話会議に参加するときに VoIP を使用して各自のコンピュータを音声機器として使用するか 電話を音声機器として使用するか選択できます Cisco Unified MeetingPlace 音声会議 : ミーティングに自分の Cisco Unified MeetingPlace 音声会議アカウントを含む統合型音声会議が含まれていることを確認します このオプションを選択した場合 電話会議タイプを次から選びます : 出席者がコールイン電話をかける : 顧客がダイヤルして参加する場合に選択します 出席者がコールバックを受信する : 顧客が電話番号を入力し 電話会議サービスからコールバックを受け取る場合に選択します 参加者が電話会議サービスからのコールバックを受けるには 直通の電話回線を利用しなければなりません ただし 直通の電話回線を持たない参加者でも ミーティングウィンドウに表示されているコールイン番号に電話をかけることによって 電話会議に参加することができます 注意 : Cisco Unified MeetingPlace 音声会議オプションは Cisco Unified MeetingPlace アカウントをお持ちのユーザーだけが利用できます 他社の電話会議 : ミーティングで他社が提供する電話会議サービスを利用する場合に指定します 参加者がミーティングに参加すると テキストボックスに入力した参加方法が 参加者の画面に自動的に表示されます ヒント : 参加者が電話会議サービスからのコールバックを受けるためには 直通の電話回線を利用しなければなりません ただし 直通の電話回線を持たない参加者でも ミーティングウィンドウに表示されているコールインの電話番号に電話をかけることによって 電話会議に参加することができます 16

19 第 2 章 : WebEx 生産性向上ツールをインストールして設定する オプション... 機能... トラッキングコード 組織があなたのミーティングと関連させたい部門 プロジェクト または他の情報を識別します サイト管理者の設定により トラッキングコードの指定は任意であったり必須になったりします あらかじめ定義したリストからトラッキングコードを選択するようにサイト管理者が設定している場合は 適切なドロップダウンリストからコードを選択します CUVC ミーティング ID (CUVC Meeting Center インテグレーションのみ ) カスタム URL を入力することで 自分のミーティングで Cisco Video (CUVC) を使用できるバーチャルミーティングルームを作成できます このボックスを空にした場合は 既定の WebEx ミーティング ID が使用されます WebEx ミーティングを開始すると CUVC Video パネルが自動的に表示されます スケジュール済みミーティングタブについて スケジュール済みミーティングのオプションは Microsoft Outlook または IBM Lotus Notes を使ってスケジュールされたミーティングに作用します オプション... 実行できること... サービスタイプ スケジュールしたい WebEx ミーティングのタイプを選択します お使いのサイト設定によっては リストには標準のミーティングタイプだけでなく 次の 1 個またはそれ以上のオプションのが含まれます : パーソナル電話会議 : まず音声会議が開始され 後からオンライン会議が自動的に追加されるパーソナル電話会議をスケジュールすることができます このミーティングタイプで使用するためのに [ マイ WebEx] > [ パーソナル電話会議 ] ページで指定した少なくとも 1 個のパーソナル電話会議番号アカウントを持っている必要があります MeetingPlace パーソナル電話会議 : 音声会議のために自分の Cisco Unified MeetingPlace 音声会議アカウントが使用される Cisco Unified MeetingPlace パーソナル電話会議を指定することができます ミーティングの議題 ミーティングの議題または名前を入力します ミーティングパスワード ミーティング参加のために設定したパスワードの入力を参加者に求めます セキュリティ上の理由から サイトが パスワードの最少文字数や 文字 数字 および特殊文字の数などの 一定の基準を満たすパスワードを使用するように設定していることもあります ミーティングタイプでパーソナル電話会議を選択した場合 ミーティ 17

20 第 2 章 : WebEx 生産性向上ツールをインストールして設定する オプション... 実行できること... ングのために指定したパーソナル電話会議番号アカウントにある既定のパスワードが出席者アクセスコードになります 招待メールからパスワードを取り除く WebEx サイトにあるこのミーティングの表示 出席者は 開始時刻の [x] 分前から参加することができる 外部の出席者を許可する CUVC ミーティング ID ミーティングに招待されたすべての参加者に送信されるメールメッセージからミーティングパスワードを除外します WebEx サービスサイト上のミーティングカレンダーにこのミーティングも加えます ミーティング セールスミーティング およびトレーニングセッションでのみ利用できます ミーティング開始時刻より ここに設定した時間 ( 分 ) だけ前から 出席者はミーティングに参加することができます 注意このチェックボックスの選択を解除した場合 あるいはこのオプションに 0 分を指定した場合は あなたがミーティングを開始するまで出席者はミーティングに参加できません 公共インターネット上に位置する出席者にあなたのミーティングへの参加を許可する チェックが入っていない場合 同一のインターネットネットワーク内の出席者のみが参加できます 注意 : このオプションは Cisco Unified MeetingPlace のユーザーのみ利用できます (CUVC Meeting Center インテグレーションのみ ) カスタム URL を入力することで 自分のミーティングで Cisco Video (CUVC) を使用できるバーチャルミーティングルームを作成できます このボックスを空にした場合は 既定の WebEx ミーティング ID が使用されます WebEx ミーティングを開始すると CUVC Video パネルが自動的に表示されます [ 音声とトラッキング ] タブ オプションは音声会議およびトラッキングに作用します オプション... 機能... 会議通話タイプ使用する電話会議の種類を選択します : なし : ミーティングで電話会議を利用しない またはお使いのミーティングサービス以外の手段を使って電話会議を利用することを指定します WebEx 電話会議 : ミーティングで WebEx 電話会議を利用する場合に指定します このオプションを選択した場合 以下の電話会議のタイプのいずれかを選択してください : 出席者がコールバックを受信する : 電話会議に参加するために参加者が自分の電話番号を指定してコールバックを受ける 統合コールバック電話会議をミーティングで利用する場合に選択します 出席者は開始時刻より先に電話会議にも参加できます : これ 18

21 第 2 章 : WebEx 生産性向上ツールをインストールして設定する オプション... 機能... により 出席者は 開始時刻より先に電話をかけ電話会議に参加することができます パーソナル電話会議番号 : マイ WebEx のパーソナル電話会議セクションで設定した個人通話会議アカウントを表示します ミーティングで使用するアカウントを選択します 最大で 3 個のアカウントを作成できます Cisco Unified MeetingPlace 音声会議 : ミーティングに自分の Cisco Unified MeetingPlace 音声会議アカウントを含む統合型音声会議が含まれていることを確認します このオプションを選択した場合 電話会議タイプを次から選びます : 出席者がコールイン電話をかける : 顧客がダイヤルして参加する場合に選択します 出席者がコールバックを受信する : 顧客が電話番号を入力し 電話会議サービスからコールバックを受け取る場合に選択します 参加者が電話会議サービスからのコールバックを受けるには 直通の電話回線を利用しなければなりません ただし 直通の電話回線を持たない参加者でも ミーティングウィンドウに表示されているコールイン番号に電話をかけることによって 電話会議に参加することができます 注意 : Cisco Unified MeetingPlace 音声会議オプションは Cisco Unified MeetingPlace アカウントをお持ちのユーザーだけが利用できます 他社の電話会議 : ミーティングで他社が提供する電話会議サービスを利用する場合に指定します 参加者がミーティングに参加すると テキストボックスに入力した参加方法が 参加者の画面に自動的に表示されます ヒント : 参加者が電話会議サービスからのコールバックを受けるためには 直通の電話回線を利用しなければなりません ただし 直通の電話回線を持たない参加者でも ミーティングウィンドウに表示されているコールインの電話番号に電話をかけることによって 電話会議に参加することができます トラッキングコード 組織があなたのミーティングと関連させたい部門 プロジェクト または他の情報を識別します サイト管理者の設定により トラッキングコードの指定は任意であったり必須になったりします あらかじめ定義したリストからトラッキングコードを選択するようにサイト管理者が設定している場合は 適切なドロップダウンリストからコードを選択します [ 登録 ] タブ このオプションは出席者登録の承認方法に作用します オプション... 機能... 出席者の登録が必要 出席者のミーティングへの参加を承諾または拒否するために すべての出席者に対し出席者登録を必要とするかどうか指定します 出席者は 登録要求が承認されないと ミーティングに出席することはでき 19

22 第 2 章 : WebEx 生産性向上ツールをインストールして設定する オプション... 機能... ません このオプションは [ 出席者は 開始時刻の [x] 分前からミーティングに参加することができる ] オプションが解除されている場合にのみ利用可能です すべての登録要求を自動承認する すべての登録要求を自動的に承認します このオプションが選択されていない場合 WebEx サービスサイトの [ 登録済み出席者 ] ページにあるオプションを使用して 登録要求を手作業で承認する必要があります このオプションは [ 出席者は 開始時刻の [x] 分前からミーティングに参加することができる ] オプションが解除されており [ 出席者の登録を要求する ] オプションが選択されている場合にのみ利用可能です [ リソース ] タブ このオプションにより ミーティングの中でのリソースの使用方法をコントロールします オプション... 機能... 情報タブのテンプレート ミーティング中にコンテンツビューアに表示される [ 情報 ] タブのテンプレートを選択します [ 情報 ] タブには ミーティング主催者 電話会議の電話番号 および主催者キー ( 主催者のみ ) などのミーティングに関する情報が表示されています 注意 : ミーティングサービス用にカスタマイズした 1 個以上の [ 情報 ] タブのテンプレートが利用可能な場合のみ 別のテンプレートを選択することができます サイト管理者は サービス用のテンプレートを追加することができます 主催者が参加する前に自動的にプレゼンテーションを再生する 主催者がミーティングに参加する前に 出席者は自動的に再生されるプレゼンテーションを閲覧することができます ワンクリックタブについて ワンクリックオプションは [ ワンクリック ] パネルの機能に作用します オプション... 機能... 常にデスクトップの前面に表示する コンピュータ上で開かれているすべてのアプリケーションまたはプログラムの前面に WebEx ワンクリックパネルを表示します タスクバー上にワンクリックアイコンを表示する タスクバー上にワンクリックアイコンを表示します 20

23 第 2 章 : WebEx 生産性向上ツールをインストールして設定する オプション... 機能... ワンクリックウィンドウにスケジュール機能を表示する [ スケジュール済みミーティングの開始 ] および [ ミーティングのスケジュール ] のリンクをパネル上で表示または非表示にします いずれかのリンクをクリックすると あなたの WebEx サービス Web サイト上の該当するページに移動します [Microsoft Outlook] または [IBM Lotus Notes] 既定のアドレス帳のためのメールおよびスケジュールのプログラムのを選択します ここで選択したメールプログラムは WebEx ワンクリックと統合され 連絡先のメールアドレスを容易に取得できるようになります WebEx ワンクリックパネルでをクリックすると ここで選択したメールプログラムのアドレス帳が表示されます ツールタブについて [ ツール ] オプションにより WebEx インテグレーションおよびショートカットを含むプログラムを指定します オプション... 実行できること... Microsoft Outlook ミーティングのスケジュール または Microsoft Outlook の連絡先とカレンダーを使用して Microsoft Outlook からワンクリックミーティングを開始するために WebEx ボタンおよびコマンドを表示します IBM Lotus Notes WebEx と Microsoft Office を一緒に使用する Internet Explorer 中にボタンを表示する Windows の右クリックメニューを表示する ( 再起動が必要 ) WebEx をインスタントメッセンジャーと一緒に使用する ミーティングのスケジュール または Lotus Notes の連絡先とカレンダーを使用して IBM Lotus Notes からワンクリックミーティングを開始するために WebEx ボタンおよびコマンドを表示します ワンクリックミーティングを開始し 選択したファイルまたは以下の Microsoft Office アプリケーションのドキュメントを自動共有するために WebEx ボタンを表示します Excel PowerPoint Word Microsoft Internet Explorer のツールバーからワンクリックミーティングが開始できる WebEx ボタンを表示します ワンクリックミーティングを開始し 選択したファイルまたは Windows Explorer で利用可能な右クリックショートカットのウィンドウのドキュメントを自動共有できる WebEx ボタンを表示します インスタントメッセンジャーからワンクリックミーティングが開始できる WebEx ボタンおよびコマンドを表示します 1 つかそれ以上のインスタントメッセンジャーを以下から選択できます : AOL Google Talk 21

24 第 2 章 : WebEx 生産性向上ツールをインストールして設定する オプション... 実行できること... Lotus SameTime Skype Windows Messenger Yahoo Messenger FireFox 中にボタンを表示する Firefox ツールバーからインスタントミーティングを開始できる WebEx ボタンを表示します WebEx 生産性向上ツールをアンインストールする WebEx 生産性向上ツールはいつでもアンインストールすることができます [ スタート ] メニューコマンドを使用して WebEx 生産性向上ツールをアンインストールするには : 1 [ スタート ] > [ プログラム ] > [WebEx] > [ 生産性向上ツール ] > [ アンインストール ] の順にクリックします 2 [ はい ] をクリックして アンインストールする WebEx 生産性向上ツールを確認します [ コントロールパネル ] を使用して WebEx 生産性向上ツールをアンインストールするには : 1 [ スタート ]>[ 設定 ]>[ コントロールパネル ] をクリックします 2 [ プログラムの追加と削除 ] をダブルクリックします 3 [WebEx 生産性向上ツール ] をクリックします 4 [ 削除 ] をクリックします 5 [ はい ] をクリックして アンインストールする WebEx 生産性向上ツールを確認します 注意 :[ 生産性向上ツールのアンインストール ] は お使いのコンピュータからすべての生産性向上ツールおよびショートカットを削除します いくつかの生産性向上ツールを残しその他を無効にする場合は [WebEx 設定 ] ダイアログボックスのオプションを編集します 詳細については WebEx 生産性向上ツールを設定する 8 ページ を参照してください 22

25 第 3 章 3 ミーティングをスケジュールする 目的... 参照先... Lotus Notes インテグレーションを使用したミーティングのスケジュールの概要を理解する ミーティングのスケジュールについて 23 ページ ミーティングの設定 ミーティングを設定して出席者を招待する 24 ページ ミーティングのスケジュールについて Lotus Notes インテグレーションを使用してオンラインミーティングをスケジュールする前に 次の事柄に注意してください : Lotus Notes インテグレーションは ミーティングのスケジュールに関する基本的なオプションを提供しています そのため 自分のサービス Web サイトで利用できるオプションの中には Lotus Notes インテグレーションでは利用できないものもあります このような追加オプションに対し Lotus Notes インテグレーションは ミーティングに対して選択されているテンプレートの設定を使用します ミーティングテンプレートの詳細については ミーティングテンプレートを使用する 32 ページ を参照してください Lotus Notes インテグレーションは Lotus Notes で使用できるすべての 繰り返し ( 定期的 ) オプションをサポートしません 詳細については ミーティングの繰り返しのパターンを指定する 28 ページ を参照してください Lotus Notes から送信するミーティング招待状では 自分のサービスサイトの設定にあるタイムゾーンではなく お使いのコンピュータに設定されているタイムゾーンでミーティングの開始時刻が表示されます 23

26 第 3 章 : ミーティングをスケジュールする 自分のサービス Web サイトでは すべてのミーティングの時刻が サイト設定で指定されたタイムゾーンで表示されます お使いのコンピュータに設定されているタイムゾーンは関係ありません サイト設定の詳細については サービス Web サイトのドキュメントを参照してください ミーティングを設定して出席者を招待する 目的... 参照先... Lotus Notes インテグレーションを使用してミーティングを設定する ミーティングを設定する 24 ページ スケジュール済みミーティングに出席者を招待する 繰り返しミーティングの設定について学習する 出席者を招待する 26 ページ 定期的なミーティングを指定する 28 ページ ミーティングテンプレートについて理解するミーティングテンプレートを使用する 32 ページ ミーティングを設定する WebEx 生産性向上ツールにより WebEx サービス Web サイトに移動することなく Lotus Notes の中からミーティングをスケジュールできます WebEx Lotus Notes インテグレーションを使ってオンラインミーティングを設定するには ミーティング要求を開き 情報を指定してミーティングを設定します Lotus Notes から WebEx ミーティングをスケジュールする 1 自分の Lotus Notes カレンダーで [ ミーティングのスケジュール ] をクリックし ミーティングの詳細を追加します [WebEx ミーティングの追加 ] ボタンを含む [ 新規カレンダーエントリ ] タブが表示されます 24

27 第 3 章 : ミーティングをスケジュールする 一般的なミーティング情報を指定します 例えば 議題 時刻 場所 招待者詳細 ページ ミーティングの繰り返し詳細... 2 一般的なミーティングオプションを指定したら [WebEx ミーティングの追加 ] をクリックします [WebEx の設定 ] ダイアログが表示されます パスワード 音声 および登録などの WebEx ミーティングオプションを指定する 別の主催者の代わりにミーティングをスケジュールしている場合は [WebEx の設定 ] ダイアログボックスに [ 主催者名 ] に代わりスケジュールしています というメッセージが表示されます 3 WebEx ミーティングの設定を指定して [OK] をクリックします 4 必要に応じて以下のいずれかの作業を行います : [ 招待状の保存と送信 ] をクリックして出席者に招待状を送信します 出席者を招待する詳細については 出席者を招待する 26 ページ を参照してください [ 下書きとして保存 ] をクリックして 後ほど スケジュール済みミーティングに出席者を招待します Outlook インテグレーションはお使いの WebEx サービス Web サイトに接続し スケジュール済みミーティングを次の場所に追加します : 25

28 第 3 章 : ミーティングをスケジュールする 自分の Lotus Notes のカレンダー 自分の Web サイトにある [ マイ WebEx ミーティング ] ページのミーティング一覧 ユーザーのアカウントに含まれている場合は [ パーソナルミーティングルーム ] ページ 注意 : ミーティングをスケジュールした後でも ミーティングに対する設定を変更できます 詳細については スケジュール済みミーティングを編集する 40 ページ を参照してください 出席者を招待する Lotus Notes インテグレーションを使用してミーティングをスケジュールするときには Lotus Notes のアドレス帳で選択することで 出席者を招待できます また Lotus Notes の連絡先リストに含まれない出席者でも メールアドレスを指定することで招待できます また Outlook の連絡先に表示されていない出席者でも メールアドレスを入力することで招待できます スケジュールしたミーティングに出席者を招待すると その出席者に招待メールが送信されます ミーティングに関する情報を含む招待状 - ミーティングパスワードおよび出席者がクリックしてミーティングに参加できるリンクが含まれます ミーティング招待状を送信するには : 1 WebEx Lotus Notes インテグレーションを使用してミーティングをスケジュールした場合 あなたの Lotus Notes カレンダーのカレンダーエントリを開きます 2 アドレス帳アイコンをクリックし 招待者の名前を選択するか名前を手作業で入力します 26

29 第 3 章 : ミーティングをスケジュールする 招待者パネルで招待者の名前を選択するか入力します 注意 :WebEx Lotus Notes インテグレーションを使用して招待した出席者は あなたの WebEx サービス Web サイトにあるミーティングの出席者リストには表示されません 次に示すのは招待メールのメッセージの例です : 27

30 第 3 章 : ミーティングをスケジュールする 招待状に追加した情報は ここに表示されます Lotus Notes を使用して出席者を招待する方法の詳細については Lotus Notes のヘルプを参照してください 定期的なミーティングを指定する Lotus Notes の繰り返しオプションを使って ミーティングの繰り返しパターンを指定することができます 例えば 毎週水曜日午後 2 時に繰り返すミーティングを指定することができます これは指定された日付まで継続されます 繰り返しパターンに指定した各日に Lotus Notes インテグレーションによりミーティングがスケジュールされます ただし お使いの WebEx サービスによっては Lotus Notes での繰り返しオプションの使用がサポートされていないことがあります オンラインミーティングの繰り返しパターンを設定するには : 1 WebEx Lotus Notes インテグレーションを使用してミーティングをスケジュールした場合 あなたの Lotus Notes カレンダーのカレンダーエントリを開きます 28

31 第 3 章 : ミーティングをスケジュールする [ 繰り返しのオプション ] ダイアログボックスが表示されます WebEx Lotus Notes インテグレーションでサポートされている繰り返しオプションの詳細については WebEx Lotus Notes インテグレーションでサポートしている繰り返しパターン 29 ページ を参照してください 2 ダイアログボックスでオプションを指定し [OK] をクリックします WebEx Lotus Notes インテグレーションでの繰り返しパターンのサポート 以下の表は WebEx での WebEx ミーティングおよび WebEx パーソナル電話会議での Lotus Notes の繰り返しパターンの扱いかたを示します : WebEx ミーティング タイプ Lotus Notes オプション 日単位 1~31 日ごと 1~31 日ごと WebEx ミーティングに変換のオプション 週単位 1~8 週ごとの :[ 日曜日 月曜日 火曜日 水曜日 木曜日 金曜日 土曜日 ] Meeting Center および Sales Center ミーティング用 : 1~8 週ごとの :[ 日曜日 月曜日 火曜日 水曜日 木曜日 金曜日 土曜日 ] Event Center イベントおよび Training Center トレーニングセッション用 : 毎週 :[ 日曜日 月曜日 火曜日 水曜日 木曜日 金曜日 土曜日 ] Lotus Notes で 1 週間以上の間隔で繰 29

32 第 3 章 : ミーティングをスケジュールする タイプ 月単位 年単位 Lotus Notes オプション 1~12 ヶ月ごとの 1~31 日 月末から数えて何日目 1~12 ヶ月ごとの [ 第 最終 ][ 日曜 月曜 火曜 水曜 木曜 金曜 土曜 ] 毎 1~10 年 WebEx ミーティングに変換のオプションり返すミーティングをスケジュールすると Lotus Notes では指定したとおりにミーティングがスケジュールされますが WebEx サービスサイトでは毎週繰り返すミーティングとして表示されてしまいます 1~12 ヶ月ごとの 1~31 日 サポートなし 1~12 ヶ月ごとの [ 第 最終 ][ 日曜 月曜 火曜 水曜 木曜 金曜 土曜 ] 毎年 Lotus Notes で 1 年以上の間隔で繰り返すミーティングをスケジュールすると Lotus Notes では指定したとおりにミーティングがスケジュールされますが WebEx サービスサイトでは毎年繰り返すミーティングとして表示されてしまいます カスタムカスタム設定サポートなし 終了日 例外を指定します 日付から開始して日付まで 日付から開始して x 回継続します移動させないでください金曜に移動させます月曜に移動させます一番近い平日に移動させます削除 期間が 1 年よりも長い場合は 1 年に変換されます 期間が 1 年よりも長い場合は 1 年に変換されます サポートなし サポートなし サポートなし サポートなし サポートなし WebEx パーソナル電話会議のミーティング タイプ Lotus Notes オプション 日単位 1~31 日ごと毎日 WebEx パーソナル電話会議のミーティングに変換するオプション 週単位 1~8 週ごとの :[ 日曜日 月曜日 火曜日 水曜日 木曜日 金曜日 土曜日 ] 1~8 週ごとの :[ 日曜日 月曜日 火曜日 水曜日 木曜日 金曜日 土曜日 ] 30 月単位 1~12 ヶ月ごとの 1~31 日 毎月 [ 第 最終 ][ 日曜日 月曜日 火曜日 水曜日 木曜日 金曜

33 第 3 章 : ミーティングをスケジュールする タイプ Lotus Notes オプション WebEx パーソナル電話会議のミーティングに変換するオプション日 土曜日 ] 月末から数えて何日目 サポートなし 毎 1~12 月の [ 第 最終 ][ 日曜日 月曜日 火曜日 水曜日 木曜日 金曜日 土曜日 ] 毎週 [ 日曜日 月曜日 火曜日 水曜日 木曜日 金曜日 土曜日 ] 年単位毎 1~10 年サポートなし カスタムカスタム設定サポートなし 終了日 例外を指定します 日付から開始して日付まで 日付から開始して x 回継続します移動させないでください金曜に移動させます月曜に移動させます一番近い平日に移動させます削除 期間が 1 年よりも長い場合は 1 年に変換されます 期間が 1 年よりも長い場合は 1 年に変換されます サポートなし サポートなし サポートなし サポートなし サポートなし 注意 : Lotus Notes で定期的なミーティングを修正または削除する場合は 次の点に注意してください : 開催日の再スケジュールやミーティングオプションの変更などで 定期的なミーティングを変更する場合は ミーティングの 1 つのインスタンスに対する変更をすべてのインスタンスに適用して WebEx サービス Web サイト上で変更を有効にする必要があります 1 つのインスタンスにのみ変更を適用すると Lotus Notes では更新が適用されますが サイトのカレンダーでは更新されません 定期的なミーティングから1 つのインスタンスを中止すると そのインスタンスは Lotus Notes で削除されますが WebEx カレンダーではそのまま残ります カレンダーから削除するには Lotus Notes で定期的なミーティングのインスタンスをすべて削除する必要があります 31

34 第 3 章 : ミーティングをスケジュールする ミーティングテンプレートを使用する ミーティングテンプレートには自分の望む設定が含まれるため スケジュールするミーティングごとに同じ様な設定を選択する代わりに テンプレートを選択することでミーティングをすぐにスケジュールまたは開始することができます ただし 議題 パスワード および日時に関する設定は テンプレートには含まれません Lotus Notes インテグレーションを使ってミーティングをスケジュールするときには 自分のサービス Web サイトに保存されている任意のミーティングテンプレートを選択できます 注意 : Lotus Notes インテグレーションが提供するのはオンラインミーティングで使用できる全オプションの一部ですが Lotus Notes インテグレーションで表示されるかどうかに関係なく すべてのオプションがテンプレートに設定済みです たとえば 特定の出席者権限をテンプレートで設定した場合 Lotus Notes インテグレーションで出席者権限の設定が使用できなくても その権限はミーティングに対して設定されます ミーティングをスケジュールした後に 使用されたテンプレートを変更することはできません テンプレートの詳細を表示するには : 1 Lotus Notes ツールバーの [WebEx の設定 ] ボタンをクリックした後 [ ミーティングテンプレート ] を選択します WebEx サービス Web サイトに保存されているミーティングテンプレートのリストが表示されます 次の例は あるユーザーのテンプレートのリストです : 32

35 第 3 章 : ミーティングをスケジュールする 2 テンプレートを選択し [ 表示 ] をクリックします 33

36

37 第 4 章 4 本来の主催者に代わってスケジュールする 本来の主催者から権限を与えられている場合は その主催者の代理として WebEx ミーティングをスケジュールできます たとえば WebEx ミーティングを定期的に主催する必要がある部長の秘書をしている場合 部長は秘書が代理でミーティングをスケジュールするように任命できます 本来の主催者に代わってミーティングのスケジュール 編集 およびキャンセルを実行できます 他の主催者のためにスケジュールする前に設定する 本来の主催者に代わって WebEx ミーティングをスケジュールする前に あなたと本来の主催者は次のことを確認してください : WebEx 主催者アカウントを持っている WebEx 主催者アカウントの取得については サイト管理者にお問い合わせください 同じバージョンの WebEx Lotus Notes インテグレーションをコンピュータにインストールしている 本来の主催者は 次の作業を行います : あなたに WebEx ミーティングのスケジュール権限を与える 主催者が WebEx サービス Web サイトで実行する あなたに主催者の Lotus Notes カレンダーの使用を許可する 主催者は Lotus Notes であなたを代理人として選択します 本来の主催者に代わってミーティングを開始する 主催者があなたに必要な許可を与えた場合 本来の主催者の代理としてミーティングをスケジュールできます 35

38 第 4 章 : 本来の主催者に代わってスケジュールする 本来の主催者に代わって Lotus Notes からミーティングをスケジュールするには : 1 [ カレンダー ] メニュー上で [ 他人のカレンダーを開く ] を選択します [ カレンダーを開く ] ダイアログボックスが表示されます 2 [ 他人 ] を選択してから主催者名を選択します 自分のカレンダー上に [ 主催者のカレンダー ] タブが表示されます ヒント : 次回 本来の主催者に代わってミーティングをスケジュールする場合 あなたの許可が有効である限り [ カレンダー ] メニューから直接主催者名を選択することができます 3 主催者のカレンダーから日時を選択します [ カレンダーエントリ ] ダイアログが表示されます 4 [ カレンダーエントリ ] ダイアログの上部左側にある [WebEx ミーティングの追加 ] をクリックします [WebEx の設定 ] ダイアログが表示されます 他の主催者のためにミーティングをスケジュールしている場合は [WebEx の設定 ] ダイアログボックスにそのことを示すメッセージが表示されます 5 ミーティングをスケジュールします 36

39 第 4 章 : 本来の主催者に代わってスケジュールする スケジュール済みミーティングを編集したり 中止することもできます 37

40

41 第 5 章 5 ミーティングを管理する 目的... 参照先... ミーティングの管理の概要を理解する ミーティングの管理について 39 ページ Lotus Notes でスケジュールしたミーティングを編集する スケジュールしたミーティングを開始する スケジュール済みミーティングに変更を加える 40 ページ ミーティングを開始する 41 ページ スケジュールしたミーティングをを取り消すミーティングを取り消す 42 ページ ミーティングに参加する ミーティングに参加する 42 ページ ミーティングの管理について Lotus Notes インテグレーションを使って WebEx ミーティングをスケジュールすると 次を含む様々なミーティングの管理を実行できます : ミーティングを変更する : Lotus Notes の中で変更を加えたミーティングは その変更が WebEx サービスサイトに自動的に反映されます ミーティング主催者としてミーティングを開始する Lotus Notes の中でミーティングを取り消す このミーティングは WebEx サービスサイトからも削除されます ミーティング出席者のためにミーティングに参加する 39

42 第 5 章 : ミーティングを管理する スケジュール済みミーティングに変更を加える Lotus Notes インテグレーションを使用してスケジュールしたミーティングは Lotus Notes を使用していつでも変更することができます たとえば 開始時刻の変更 新規パスワードの指定 別の電話会議オプションの選択などの操作を実行できます スケジュールしたミーティングを変更すると Lotus Notes インテグレーションが ミーティングに招待した出席者に更新されたミーティング招待状を送信し WebEx サービス Web サイトのミーティング情報を更新します 重要 : Lotus Notes インテグレーションの代わりに WebEx サービス Web サイトを使用してミーティングを変更すると その変更は Lotus Notes に反映されません たとえばサイトを使用してミーティングの開始時刻を変更した場合 Lotus Notes カレンダー上のその開始時刻は変更されません このため Lotus Notes を使用してミーティングの変更を実施してください Lotus Notes を使用して定期的なミーティングを変更する場合は ミーティングの 1 つのインスタンスに対する変更をすべてのインスタンスに適用して WebEx サービス Web サイト上で変更を有効にする必要があります 1 つのインスタンスにのみ変更を適用すると Lotus Notes に対しては更新されますが WebEx カレンダーに対しては更新が適用されません スケジュール済みミーティングに変更を加えるには : 1 Lotus Notes カレンダーで スケジュールしたミーティングのカレンダーエントリを開きます 2 [ カレンダー入力 ] [ ミーティング ] 画面で 情報を編集し オプションを変更します 3 [WebEx ミーティングの編集 ] をクリックして [ ミーティング設定 ] ダイアログボックス中の情報を変更するかまたはオプションを変更します 4 [ 招待状の保存と送信 ] をクリックします Lotus Notes インテグレーションが あなたのサービス Web サイトと接続し サイト上のミーティング情報を更新します ミーティングが更新されたことを確認するメッセージが表示されます 注意 : スケジュール済みミーティングに対するテンプレートを変更することはできません 40

43 第 5 章 : ミーティングを管理する ミーティングを開始する ミーティング主催者の場合 Lotus Notes インテグレーションを使用してミーティングをスケジュールした場合 次のどちらかの方法でミーティングを開始できます : Lotus Notes カレンダーからミーティング項目を開き [ 開始 ] ボタンをクリックするか ミーティングを開始するためのリンクをコピーして Web ブラウザに貼り付けます 開始またはコピーをクリックして Web ブラウザにミーティングを開始するためのリンクを貼り付けます 注意 : カレンダーエントリに表示されるリンクは ミーティングの主催者専用です クリックするとミーティングに参加できる出席者への招待状に表示されるリンクは 別のリンクです お使いのサービス Web サイトにログインした後 [ マイ WebEx ミーティング ] ページからミーティングを開始します WebEx サービス Web サイトからスケジュールしたミーティングを開始する方法の詳細については あなたのサイトにあるドキュメントを参照してください 41

44 第 5 章 : ミーティングを管理する ミーティングを取り消す Lotus Notes でスケジュールしたオンラインミーティングを取り消すには Lotus Notes で利用できるキャンセルオプションを使用します ミーティングに招待したすべての出席者には キャンセルを知らせるメッセージが自動的に送信されます また Lotus Notes インテグレーションは あなたのサービス Web サイトと接続してこのミーティングを取り消します つまりサイトから削除します あなたのサービス Web サイトからミーティングが削除されたことを確認するメッセージが表示されます また メールでもキャンセルが通知されます 重要 : Lotus Notes インテグレーションの代わりに WebEx サービス Web サイトを使ってミーティングを取り消した場合 お使いのサイトが Lotus Notes カレンダーのミーティングを自動的にキャンセルすることはありません そのため あなたのサービス Web サイトからではなく Lotus Notes を使ってミーティングを取り消すことをお勧めします 定期的なミーティングから1 つのインスタンスを取り消すと そのインスタンスは Lotus Notes で削除されますが WebEx カレンダーではそのまま残ります WebEx カレンダーから削除されるように Lotus Notes で定期的なミーティングのインスタンスをすべて削除する必要があります Lotus Notes でミーティングをキャンセルする方法の詳細については Lotus Notes のヘルプを参照してください ミーティングに参加する ミーティングの出席者の場合 ミーティングの主催者が Lotus Notes インテグレーションを使用してミーティングに招待した場合 招待された出席者には クリックすることによりミーティングに参加できるリンクが記載された招待メールが送信されます 代わりに あなたのサービス Web サイトからミーティングに直接参加することもできます メール招待状を使用してミーティングに参加する 42 ミーティングに参加するには まずあなたのメール受信トレイにあるミーティング招待状を開きます Lotus Notes を使用している場合は そのミーティングのカレンダーエントリを開くこともできます その後 ミーティングに参加するにはリンクをクリックします

45 第 5 章 : ミーティングを管理する Lotus Notes でのミーティング招待状の例を次の図に示します ミーティングに参加するには このリンクをクリックします Microsoft Outlook など icalendar 形式をサポートする他のメールプログラムを使用している場合は 招待状に.ics ファイルが含まれる場合があります このファイルをクリックすると 自分のカレンダーにミーティングを追加できます WebEx サービスサイトからミーティングに参加する メールプログラムを使用する代わりに WebEx サービス Web サイトにアクセスしてミーティングに参加できます ミーティングが公開の場合は ミーティングカレンダーまたは他のセッションリストを使用して サイトでのミーティングのエントリを探します または ミーティングが非公開の場合は サイトでのミーティング番号を入力します ミーティング番号は 招待メールのメッセージから入手するか またはミーティング主催者から直接入手することができます あなたのサービス Web サイトからミーティングに参加する方法の詳細については サイトにあるドキュメントを参照してください 43

46

47 索引 [ オプション ] - 12 [ [ スケジュール済みミーティング ] - 12 [ オプション ] - 12 L Lotus Notes インテグレーション - 23 ミーティングをスケジュールする - 23 W WebEx アカウント - 12 WebEx ワンクリックパネル - 22 コンピュータから削除する - 22 WebEx 生産性向上ツール, インストールする - 5, 7 WebEx 生産性向上ツールをアンインストールする - 22 WebEx 生産性向上ツールをインストールする - 5, 7 WebEx 生産性向上ツールをダウンロードします - 7 WebEx 設定ダイアログボックス - 5, 12 開く - 5 全般 - 12 あ アカウント - 12 [ オプション ] - 12 アカウントにログインする - 12 アプリケーションの WebEx インテグレーション - 5 インスタントミーティング - 12 さ サイトの URL - 12 サポートされないミーティングの繰り返しオプション - 29 ショートカット - 5, 7, 22 コンピュータから削除する - 22 ダウンロードする - 7 た トラッキングコード - 12 は パスワード - 12 ま ミーティング - 28, 40, 41, 42 キャンセルする - 42 開始する - 41 繰り返しパターン - 28 参加する - 42 編集する - 40 ミーティングに参加する - 42, 43 WebEx サービスサイトから - 43 招待メールを使用する - 42 ミーティングのテンプレート - 32 ミーティングのスケジュールを指定する - 32 詳細を表示する - 32 ミーティングの出席者, 招待する - 26 ミーティングの出席者を招待する

48 ミーティングをスケジュールする - 23, 26, 32, 35 ミーティングテンプレートを指定する - 32 概要 - 23 出席者を招待する - 26 本来の主催者に代わって - 35 ミーティングを開始する - 41 ミーティングを管理する 概要 - 39 ミーティングを繰り返す - 28 ミーティングを削除する ミーティングのキャンセルを参照 - 42 ミーティングを取り消す - 42 ミーティングを変更する - 40 や ユーザー名 - 12 漢字 開く - 5 WebEx 設定ダイアログボックス - 5 更新する - 40 スケジュールしたミーティング - 40 指定する - 28, 32 デフォルトのミーティングテンプレート - 32 ミーティングテンプレート - 32 ミーティングの繰り返しパターン - 28 出席者 ミーティングに招待する - 26 招待メール - 26 生産性向上ツール - 5, 7, 22 アンインストールする - 22 インストールする - 7 コンピュータから削除する - 22 ショートカット - 5, 7 定期的なミーティングをスケジュールする - 28 電話会議 - 12 本来の主催者 - 35 ミーティングをスケジュールする - 35 本来の主催者に代わってミーティングをスケジュールする - 35 概要