今週のトピック

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1 < 目次 > 1. グラフの作成方法複数のシートにまたがったときの合算処理データベース機能関数アウトライン小計シートの保護校閲共有エラーチェック条件付き書式入力規則テンプレート... 11

) グラフ化訂正したい箇所を選択グラフタイトル主縦軸ラベル 1,000 900 800 700 600 500 400 300 200 100 0 598 EX20 0 914

2 1. グラフの作成方法作成したい表の範囲を選択挿入タブグラフグラフの種類を選択して OK ボタンを押す ( 下の表の水色部分を CTRL キーを使って選択見出し行が凡例となるので見出しを含むこと!) グラフ化訂正したい箇所を選択グラフタイトル主縦軸ラベル 1, EX XYZ DS α PIX Opt FP30 0 販売数主横軸ラベルヒンクがフロットエリア凡例データテーブル販売数棒グラフの太さ自体は選択して右クリックしデータ系列の書式設定で要素の間隔を調整 1 / 11

1 一度作ってしまったグラフの種類の変更方法 : 変更したいグラフを選択クリックデザインタブグラフの種類と変更で変更する 2 一度作ってしまったグラフのデータや凡例範囲の変更方法 : 変更したいグラフを選択クリックデザインタブデータの選択で変更する 3 一度作ってしまったグラフにデータの追加方法 : 追加したいデータ範囲のセル選択 CTRL+C グラフエリアをクリック CTRL+V

3 1 一度作ってしまったグラフの種類の変更方法 : 変更したいグラフを選択クリックデザインタブグラフの種類と変更で変更する 2 一度作ってしまったグラフのデータや凡例範囲の変更方法 : 変更したいグラフを選択クリックデザインタブデータの選択で変更する 3 一度作ってしまったグラフにデータの追加方法 : 追加したいデータ範囲のセル選択 CTRL+C グラフエリアをクリック CTRL+V 4 一度作ってしまったグラフのデータに複合グラフを追加方法 : 3 の方法で追加した後レイアウトタブ現在の選択範囲プロットエリア追加したグラフの系列選択 1 デザインタブグラフの種類の変更レイアウトタブ現在の選択範囲プロットエリア選択対象の書式設定 2 系列のオプションで第 2 軸をクリック複合グラフの例 : % 25.0% 20.0% 15.0% 10.0% 5.0% 0.0% 売上額純利益の全体構成比 1 のこと 2 のこと複合グラフを作る場合 ( 上記の例 ) の手順 : まず棒グラフ部分だけ作成あとから構成比を上記 3の要領でコピペレイアウトタブで構成比を選択デザインタブで折れ線グラフに変更 ( それでもデータが小さすぎるので ) レイアウトタブで構成比をもう一度選択選択対象の書式設定で系列のオプションで第 2 軸の追加 2 / 11

2. 複数のシートにまたがったときの合算処理 1 リンク貼り付け ( コヒー & リンク貼り付け ) 必要なセルの選択 ( 例 : 東京または大阪のシート ) ctrl+c 貼り付けたいシート ( 例 : 全国 ) のセル ( 東京をコヒーしたいなら B6 大阪なら C6) を選択ホームタブ貼り付けリンク貼り付け 11 行目までオートフィルを行う 2 参照 (=でセル指定)

4 2. 複数のシートにまたがったときの合算処理 1 リンク貼り付け ( コヒー & リンク貼り付け ) 必要なセルの選択 ( 例 : 東京または大阪のシート ) ctrl+c 貼り付けたいシート ( 例 : 全国 ) のセル ( 東京をコヒーしたいなら B6 大阪なら C6) を選択ホームタブ貼り付けリンク貼り付け 11 行目までオートフィルを行う 2 参照 (=でセル指定) 貼り付けたいシート ( 例 : 全国 ) のセル ( 東京をコヒーしたいなら B6 大阪なら C6) に = を入力欲しい元データのシート ( 例 : 東京または大阪のシート ) のセル ( 東京をコヒーしたいなら B6 大阪なら C6) を選択 ( クリック ) し Enter キーを押す 11 行目までオートフィルを行う 12 いずれの場合も貼り付けた方のシートのセルにはこの式が入力されている = シート名! セル 3 統合統合したいシートをクリックデータタブ統合 ( 下のウインドウ ) 統合したい元データを追加し OK 合計を選択すれば統合データを合計してくれるここをクリックして統合元シートを選択し追加統合元データとリンクすればアウトライン表示上端行をレチェックすれば統合シートに上端行の見出しが表示される ( 東京大阪名古屋合計 ) 左端列をレチェックすれば統合シートに左端列の見出しが表示される ( 紅茶セットフルーツジュースクッキー和菓子アイスクリームチョコレート ) 3 / 11

5 3. データベース機能データベース機能は大量のデータを EXCEL のメニューを使って簡単に検索作表集計する方法で 3 種類がある (1 並べ替え 2 フィルタ 3 抽出 ) 1 並べ替え並べ替えしたいフィールドのデータ領域にセルをおくデータタブ AZ で昇順に ZA で降順に並べ替えを行うそのときとなりあったセルも一緒にすべての並べ替えが行われる並べ替えキーが複数ある場合キーを複数設定してすべての並べ替データタブ並べ替え ( 例 : 開催日が降順で金額が降順など ) えを行う OK 必ずデーター部分にカーソルを置いてから並べ替えを行うこと 4 / 11

2 フィルタフィルタ機能を使うとそれぞれの項目 ( フィールド ) 毎にフィルタがかけられ条件指定したものだけを表示させることができる 5 月分のみのフィルタがかけられている状態フィルタの種類 ( 項目 ( フィールド ) の書式によってフィルタが変わる ) 日付フィルタ月分のみや指定の値より前や後ろなどの条件が設定できる数値フィルタ

6 2 フィルタフィルタ機能を使うとそれぞれの項目 ( フィールド ) 毎にフィルタがかけられ条件指定したものだけを表示させることができる 5 月分のみのフィルタがかけられている状態フィルタの種類 ( 項目 ( フィールド ) の書式によってフィルタが変わる ) 日付フィルタ月分のみや指定の値より前や後ろなどの条件が設定できる数値フィルタトップテンや指定の値より前や後ろなどの条件が設定できるテキストフィルタ指定の値を含む含まないなどの条件が設定できる ( すべてのフィルタの解除はクリアにておこなう ) 3 抽出抽出は条件指定する範囲セルをデータ領域とは別に用意しそのエリアに条件を設定すると条件に合ったものだけを検索して表示してくれる機能前準備 1: 表の上に空白行を用意し見出し部分だけ作成しておくこと 2: 抽出条件を上で作成した見出しの下に設定すること ( スヘースは条件無しと判断される ) 3: アクティブセルをデータエリアにおいてから右上の詳細設定のボタンを押すこと 4: 検索条件範囲の設定を行って OK をおすこと 5: 抽出を解除する場合はクリアをおすことこの数行に条件を設定準備 1: と 2: リスト範囲は 3: が正しくできてれば自動的に設定される検索条件が数行にまたがったら再度設定しなおす必要がある ( 例 :$B$3:$J$4 $B$3:$J$5 に変更など ) 5 / 11

小計 1~3 のいずれも並べ替えフィルタ抽出ごとに小計を自動的に算出することができるデータタブ小計集計の設定ウインドウで算出方法を決定テーブルに変換テーブルに変換することで単なる表にスタイル設定やフィールドの追加集計行の追加が行える 1スタイル設定データ部 (

7 小計 1~3 のいずれも並べ替えフィルタ抽出ごとに小計を自動的に算出することができるデータタブ小計集計の設定ウインドウで算出方法を決定テーブルに変換テーブルに変換することで単なる表にスタイル設定やフィールドの追加集計行の追加が行える 1スタイル設定データ部 ( 見出し名以外のところ ) を選択挿入タブテーブルデザインタブスタイルの設定 2 フィールドの追加テーブルの見出し行の最後列にフィールド追加すると自動的に下にデータセルが作成される 3 集計行の追加デザインタブの集計行にチェックをいれると最終行に集計行が追加される 6 / 11

8 4. 関数基本 <+と & の違いを理解しよう> 文字列が入力されているセル同士は & の記号を使うことにより結合できます (C1 式参照 ) 数値が入力されているセル同士の結合に & を使うと数値を文字列として結合します (C2 式参照 ) 数値が入力されているセル同士の結合に+を使うと足し算を行います (C3 式参照 ) ( 文字列は左寄せ数値は右寄せになる ) 式の途中で数値を入れる場合は例 :=Today()+35 結果 : 今日の日付の 35 日後式の途中で文字列をいれる場合は例 := 今月は &Month(Today())& 月です結果 : 今月は2 月です ( 記号はすべて半角です文字列 ( ) 中身だけ全角が可能になります ) < よく使う関数 > 関数には引数が存在し関数によって引数の数が異なります文字入力以外は半角で記述します例 := 関数 ( 引数, 引数, 引数 ) 引数なし関連例 : Today() 今日の日付 Now() 今日の日付と時間引数 1つだけの例 : Year( 日付 ) 指定された日付の年を返す Exp:=Year(today()) Hour( 時刻 ) 指定された時刻を返す Exp:=Hour(Now()) Phonetic( セル ) 指定セル内の文字列のフリガナを返す引数 2 つの例 Roundup( 数値, 桁数 ) 指定された数値を指定された桁数で切り上げる Rounddown( 数値, 桁数 ) 指定された数値を指定された桁数で切り捨てる引数に条件指定が入る例 Sumif( 範囲, 検索条件, 合計範囲 ) 検索条件に一致するものだけを集計する範囲 ~ 条件にあったセルを検索する範囲を指定検索条件 ~ 条件式が入っているセルまたは文字列 ~ を指定合計範囲 ~ 合計を出したい金額 ( または数値 ) がすべて入っている範囲を指定 7 / 11

2 Hlookup( 検索値, 範囲, 行番号, 検索方法 ) 検索値をもとに範囲から指定された行データを抽出 Vlookup の参照表の行列が入れ替わったもの論理関連 If( 論理式, 真の場合,

9 Sumifs( 合計範囲, 条件 1 範囲, 検索条件 1, 条件 2 範囲, 検索条件 2,) 複数ある検索条件に一致するものだけを集計する Sumifs の式が入力されたセル行列関連 ( 資料 : 伝票の作り方参照 ) Vlookup( 検索値, 範囲, 列番号, 検索方法 ) 検索値をもとに範囲から指定された列データを抽出検索方法 :true( 近似値 ) か False( 完全一致 ) 2 Hlookup( 検索値, 範囲, 行番号, 検索方法 ) 検索値をもとに範囲から指定された行データを抽出 Vlookup の参照表の行列が入れ替わったもの論理関連 If( 論理式, 真の場合, 偽の場合 ) 論理式が正しければ真の処理そうでなければ偽の処理を実行例 :=If (A1>=10, OK, NG ) もし A1 セルの内容が 10 以上なら OK 違ったら NG と代入 8 / 11

5. アウトライン小計テーブルや表のデータをグループ毎に集計してまとめる機能最大 8レベルまで作成可能あらかじめ SUM 関数や SUBTOTAL 関数が組み込まれているとアウトラインを自動的に生成する ( 注意 :EXCEL のオプション詳細設定次のシートで作業するときの表示設定アウトアインが適用されている場合はアウトライン記号を表示するのチェックがはずれていると表示されない

10 5. アウトライン小計テーブルや表のデータをグループ毎に集計してまとめる機能最大 8レベルまで作成可能あらかじめ SUM 関数や SUBTOTAL 関数が組み込まれているとアウトラインを自動的に生成する ( 注意 :EXCEL のオプション詳細設定次のシートで作業するときの表示設定アウトアインが適用されている場合はアウトライン記号を表示するのチェックがはずれていると表示されない ) 左図の表内を選択データタブアウトライングループのグループ化アウトラインの自動作成下図のできあがり 6. シートの保護ホームタブ内校閲タブ内シート自体の保護方法方法 1: ホームタブ書式シートの保護パスワード設定レ点確認 ( レ点が設定されている処理は実行できる ) OK 方法 2: 校閲タブシートの保護パスワード設定レ点確認 ( レ点が設定されている処理は実行できる ) OK 許可されるセルを指定してシート保護方法 1: 入力許可するセルの選択書式セルのロック ( カギのマークに黄色枠が消えていることを確認 ) シートの保護パスワード設定レ点確認 ( レ点が設定されている処理は実行できる ) OK 方法 2: 校閲タブ範囲の編集を許可新規範囲指定 OK シートの保護パスワード設定レ点確認 OK 9 / 11

11 7. 校閲コメント挿入削除( 校閲タブコメントを挿入するセル指定コメントの挿入変更履歴とコメントの表示コメントにレ点確認シート保護( 校閲タブシートの保護 ) 8. 共有 9. エラーチェック BOOK を共有する際誰が変更をかけたのか知る必要があるため変更履歴の記録を行い校閲機能を利用する方法 : 校閲タブ変更履歴の記録編集中に変更箇所を記録するにレ点を入れる ( レ点を外すまで履歴は続く ) 保存改めて誰かが編集して保存をしても上のレ点がはずれるまで履歴が残るので再度開いたときに校閲機能が利用できる null の計算などを行った時計算式がおかしい場合などはエラーチェックを行うように設定しておくとエラーをおこしているセルの左上隅に緑のマークがつくクリックするとどこを参照してエラーをおこしているか一目でわかるようになっている 10. 条件付き書式伝票などの入力エリアのセルにこの数式設定可能な書式を設定しておくと別セルのエラーや情報をひろって書式を設定することができる例 :F11 のセルは入力エリアの為数式が設定できない時 E10 がエラーなら F11 のセルはフォントを赤にするなどの書式を設定できる 10 / 11

11. 入力規則伝票などの入力セルに入力規則が設定できる ( 下はよく使う例 ) リスト ( リストボックス選択でそれ以外が選択されたらエラー ) ( すでにデータがある場合データタブの重複の削除機能でリストを作成するとよい ) 日付 ( 入力された日付が条件範囲かどうか判断しエラー表示 ) 文字列 ( 入力された文字列の文字数が満たない場合はエラー表示

12 11. 入力規則伝票などの入力セルに入力規則が設定できる ( 下はよく使う例 ) リスト ( リストボックス選択でそれ以外が選択されたらエラー ) ( すでにデータがある場合データタブの重複の削除機能でリストを作成するとよい ) 日付 ( 入力された日付が条件範囲かどうか判断しエラー表示 ) 文字列 ( 入力された文字列の文字数が満たない場合はエラー表示 ) 12. テンプレート作成した BOOK をテンプレートとして保存しておくと再利用ができる ( 伝票など ) 名前を付けて保存ファイルの種類 EXCEL テンプレートを指定 ( マクロつきの場合マクロつきのテンプレートを指定 ) 保存 ( パスワードを追加したかったらツールを選択後全般オプションで読み取り書き込みパスワードを設定する ) 11 / 11

スライド 1

スライド 1 第 6 章表計算 B(Excel 2003) ( 解答と解説 ) 6B-1. 表計算ソフトの操作 1 条件付き書式の設定 1. ( ア )=E ( イ )= お条件付き書式とはセルの数値によりセルの背景に色を付けたり文字に色を付けたりアイコンをつけたりして分類することができる機能です本問題では以下の手順が解答となります 1 2 ユーザー定義の表示形式 1. ( ア )=2 ( イ )=4