ラグビーワールドカップ 2019 福岡ファンゾーン運営計画書作成関連事業業務委託仕様書 ( 案 ) 1 業務名ラグビーワールドカップ 2019 福岡ファンゾーン運営計画書作成関連事業 2 目的この仕様書は ラグビーワールドカップ 2019( 以下 RWC2019 ) の開催期間中に開催都市に設置 運営の義務があるファンゾーンについての運営計画書を作成し また リハーサルイベントを実施することにより その課題等を抽出し運営計画書の作成に活用することを目的とする 3 契約期間契約締結日から平成 31 年 2 月 28 日 ( 木 ) までとする 4 予算限度額 16,200,000 円以内 ( 消費税及び地方消費税を含む ) 5 業務内容 (1) ファンゾーン運営計画書案の作成ファンゾーンは 来場者への飲食物の販売 ステージショーやイベント スポーツのアクティビティなどを通して誰もが楽しめるような空間にする必要がある このようなファンゾーンを実現するため 下記事項について発注者に対し具体的な提案を行い 発注者と協議の上 契約後に提示するフォーマット ( 平面図や立面図 表など ) に従い作成する なお 本計画書は日本語版と英語版の作成を要する ( 記載事項 ) 1-1 全体テーマ コンセプト RWC2019 の大会ビジョンやファンゾーンポリシーを踏まえファンゾーンの全体テーマ ( コンセプト ) を設定 1-2 会場情報 当該会場の正式名称 ファンゾーン会場 ファンゾーン会場の最寄り駅 スタジアムの最寄り駅 スタジアムの位置関係がわかる地図 1-3 開催概要 試合日程等を踏まえ ファンゾーンの開催日 営業時間 アクセス情報 1-4 会場図 想定される最大収容人数 凡例等を用いて下記内容を盛り込んだ会場平面図 - 一般来場者 関係者の入退場口 - パブリックビューイングエリア ( 大型スクリーン 座席等 ) - ステージエリア - ケータリングエリア
- ラグビーアクティビティエリア - コマーシャルパートナーエリア ( 公式グッズ売店含む ) - トイレ - 運営本部 - 警備本部 - 救護室 - インフォメーション - 喫煙スペース ( 設ける場合 ) - 会場周囲のフェンス - その他 1-5 プロモーション ファンゾーンに特化したプロモーション計画内容 制作物の仕様や作成部数 プロモーションの実施時期 1-6 事前準備体制事前準備の体制図 1-7 事前準備スケジュール開催 12 カ月前からのおおまかな準備スケジュール 1-8 開催期間中の運営体制ファンゾーン開催期間中の運営体制図 1-9 開催期間スケジュール開催日ごとの運営スケジュール 2-1 人員一覧運営スタッフ 警備員 ボランティアそれぞれの業務内容 人数 配置場所 2-2 人員配置図各人員の配置場所を会場図に色分けして記載 2-3 来場者対応 遺失 拾得物の取扱い 迷子を保護した場合 迷子の問い合わせを受けた場合の対応についてのフロー図等 その他来場者サービス 障がい者向けのサービス 2-4 来場者アクセス経路 車両搬出入経路 最寄り駅等からファンゾーン会場までの来場者のアクセス経路図 資機材の搬出入を行う車両経路図 誘導スタッフの配置場所 2-5 シャトルバス計画 ファンゾーン会場周辺からスタジアム間のシャトルバスの運行計画 2-6 警備 警備体制のストラクチャー図等 営業時の警備内容は 手荷物検査の方法についても記載 非営業時の警備内容は 夜間の警備内容についても記載 ケータリング等の行列整理や収容可能人数を超える来場があった場合の対応 持込禁止物 制限物 ( 手荷物検査時に判断する物 ) 2-7 危機管理 緊急事案に対する基本方針
想定される緊急事案の整理 危機管理会議や緊急対策本部等の設置など 緊急事案発生時の体制図 自衛消防隊の体制図 防火管理責任組織体制 緊急避難場所 ファンゾーンから避難場所までの導線を示した避難経路図 2-8 救護 救護室の配置人数や人員の資格 配備する資機材など 平常時及び多数傷病者発生時に関して 傷病者発生から救急車の要請や運営本部への連絡等までの流れがわかるフロー図 2-9 清掃 廃棄物処理清掃人員 清掃頻度 体制図など 2-10 保険イベント保険の種類 保険の対象 填補限度額 被保険者等 3-1 大型スクリーン 大型スクリーン及び音響機器の機器情報及び立面図 パブリックビューイングを行う試合情報 試合映像以外の放映内容 3-2 ステージ ステージの立面図及び平面図 全体詳細図 ( 観覧スペースを含めステージエリアの全体図 ) 観覧スペースに座席を設ける場合は座席数やレイアウトも記載 ステージで行う演目に関してのテーマやコンセプト 演目情報 3-3 ケータリング ケータリングエリアのテーマやコンセプト 出店する事業者の情報及び店舗外観 3-4 ラグビーアクティビティ 常設のアクティビティ ( キックターゲットなどを想定 ) の写真 ( イラスト ) 特定の日時に行われるアクティビティ ( タグラグビー教室など想定 ) は その実施日時 3-5 その他活動 開催都市が独自に実施する活動について 発注者の意向を聞き取りながら 記載してください ( 地元の PR ブースや非営利団体による活動などを想定 ) 3-6 装飾 個別アイテム ( 入場アーチ 大型スクリーン周辺など ) はイメージ図を添付 全体の様子がわかるパース図 3-7 ファンゾーン非開催日の会場利用 大会期間中 ファンゾーン開催日以外に会場を別イベント等で利用する場合 当該イベントの情報 その際 RWC2019 の各種ブランディングをどのように露出しないようにするか ( 装飾の撤去 マスキング等 ) について記載 (2) 大会本番を見据えたリハーサルイベントの実施 (1) で作成する計画を元に リハーサルイベントを実施する 本イベントはファンゾーンのリハーサルとして 全部または一部を RWC2019 関連イベントとする 開催場所は原則 計画内容のとおりとし 日程は契約終了日までの複数日とする また (1) の業務のため調査や試行が必要な項目等については 本リハーサルイベン
トの機会に必要な調査等を行い 運営計画書案の作成に反映する (3) ファンゾーン運営計画書作成に必要な交渉 調整業務ファンゾーン運営計画書を作成するにあたり 組織委員会や県警 ステージイベントを行う個人 団体 会場所有者など関係者と必要な交渉及び調整を行い 実施計画書に記載する 特に大会時のファンゾーン会場及び日程については 所有者や関係者等と必要な交渉及び調整を行い確定させ 実施計画書に反映する (4) 必要許認可等の調査 申請 (1) で作成したファンゾーン運営計画書案に基づき 大会当年にファンゾーンを開催するにあたり 必要な許認可等の調査を行い 今年度に必要なものについては 速やかに手続きを行う ただし 申請等の主体が発注者である必要がある場合は その手続の支援等を行うこととする (5) 各種会議への出席及び資料の作成等発注者または組織委員会 ( 組織委員会地域支部含む ) が開催するファンゾーンに関わる会議並びに関係官庁 事業者等との協議について 受託者の同席を求めた場合にはこれに対応すること また その際に必要となる資料の作成及び会議等の議事録を作成し 発注者へ提出すること (6) ファンゾーン運営計画書案に基づく関連経費の積算 (1) で作成した運営計画書案に基づき 大会当年にファンゾーンを開催した場合の費用を積算する (7) その他 本業務の目的を達成するために必要な業務本仕様書に定めのない事項については 委託者と協議の上決定する 6 成果物の提出 次の成果物を提出する なお 各成果物の提出は各締切日までの提出とする 成果物 提出期限 ア 委託業務完了報告書 (1 部 ) 平成 31 年 2 月 28 日 イ RWC2019 ファンゾーン運営計画書 Ver.2( 日本語 英語各 2 部 ) 平成 30 年 8 月 31 日 ウ RWC2019 ファンゾーン運営計画書 Ver.3( 日本語 1 部 ) 平成 31 年 2 月 28 日 エ RWC2019 ファンゾーン運営計画書 Ver.2 に基づく関連経費積算書平成 30 年 8 月 31 日 ( 概算 ) オ RWC2019 ファンゾーン運営計画書 Ver.2 に基づく関連経費積算書平成 30 年 10 月 31 日 ( 詳細 ) カ 上記に係る電子データ一式 上記に同じ キ その他関連資料一式 平成 31 年 2 月 28 日 7 留意事項 (1) 本業務を遂行するにあたって知り得た情報を漏洩してはならない (2) 事業準備及び業務遂行にあたって 第三者の著作権その他の権利を侵害しないこと (3) 業務上の成果品に係る著作権は 原則として推進委員会に帰属することとし 受託者に著作権が留保される場合であっても 推進委員会が業務遂行に必要な限りにお
いて 成果品を利用できるよう努めること (4) 事業の進め方 実施時期 内容等については 推進委員会事務局と協議を行い決定すること 8 問い合わせ先ラグビーワールドカップ 2019 福岡開催推進委員会事務局業務課担当 : 山田 永瀬電話 :092-643-7613 FAX:092-632-2011