第 4 章他のアプリケーションの利用 この章では 他のアプリケーションのデータを Word 文書に挿入する機能と Word に組み込まれているツールを使ってグラフを作 成する機能について学習します STEP 1:OLE 機能 アプリケーション間でデータの情報をやり取りできる機能のことを OLE(Object Linking and Embedding) 機能といいます オブジェクトの種類 A) 埋め込みオブジェクト Word に挿入すると 作成元のデータは作成元ファイルとは切り離されるオブジェクトです Word でオブジェクトを編集しても 作成元ファイルは変更されず Word 文書上のオブジェクトのみ変更されます B) リンクオブジェクト Word に挿入しても 作成元ファイルとの連携が維持されるオブジェクトです Word 文書上でオブジェクトを編集すると 作成元ファイルも変更されます また 作成元ファイルで変更が加えられても Word 文書上のオブジェクトが更新されます STEP 2: 貼り付け 埋め込みオブジェクトの挿入 Excel で作成したグラフを Word 文書にオブジェクトとして挿入することができます 1. 作成元の Excel ファイルを開き 挿入したいグラフを選択し コピーを実行します 2. 画面下のタスクバーから Word 文書のボタンをクリックし Word 文書に切り替えます 3. グラフを挿入したい位置にカーソルを移動し [ 編集 ] メニューの [ 形式を選択して貼り付け] をクリックして [ 形式を選択して貼り付け] ダイアログボックスを表示します 4. [ 貼り付け] オプションボタンを選択し [ 貼り付ける形式 ] は[Microsoft Office Excel グラフオブジェクト] を指定して OK ボタンをクリックします <こんな方法も!!> 埋め込みオブジェクトの編集挿入した埋め込みオブジェクトを選択し [ 編集 ] メニュー ( または右クリック) の[ オブジェクト] から [ 編集 ] をクリックして編集することもできます 埋め込みオブジェクトの編集状態オブジェクトの周囲の枠線がの状態です メニューバーやツールバーが一時的に作成元アプリケーションのものになり 編集を行うことができます 埋め込みオブジェクトの選択状態オブジェクトの周囲にハンドルが表示されている状態です 折り返しの設定やサイズ変更 移動 削除など 図 と同じように操作を行うことができます 40
STEP 3: リンク貼り付け リンクオブジェクトの挿入 Excel で作成したグラフを Word 文書にリンクオブジェクトとして挿入することができます 1. 作成元の Excel ファイルを開き 挿入したいグラフを選択し コピーを実行します 2. 画面下のタスクバーから Word 文書のボタンをクリックし Word 文書に切り替えます 3. グラフを挿入したい位置にカーソルを移動し [ 編集 ] メニューの [ 形式を選択して貼り付け ] をクリックして [ 形式を選択して貼り付け ] ダイアログボックスを表示します 4. [ リンク貼り付け ] オプションボタンを選択し [ 貼り付ける形式 ] は [Microsoft Office Excel グラフオブジェクト ] を指定して OK ボタンをクリックします < こんな方法も!!> リンクオブジェクトの編集 挿入したリンクオブジェクトを選択し [ 編集 ] メニュー ( または右クリック ) の [ リンクされた オブジェクト ] から [ 編集 ] をク リックして編集することもできます リンクオブジェクトの編集状態作成元のファイルが起動し 編集を行うことができます 編集後 Word 文書に切り替えると 編集した箇所は自動的に更新されています リンクオブジェクトの選択状態オブジェクトの周囲にハンドルが表示されている状態です 埋め込みオブジェクトと同様に図として操作することができます リンクの更新リンクオブジェクトを編集すると 既定では自動的に更新されるように設定されていますが [ リンクの設定 ] ダイアログボックスで更新方法を手動などに変更することができます 1. リンクオブジェクトを選択し [ 編集 ] メニューの [ リンクの設定 ] をクリックして [ リンクの設定 ] ダイアログボックスを表示します 2. [ 手動で更新 ] オプションボタンを選択し OK ボタンをクリックします [ 手動で更新 ] に設定した場合の更新方法 A) F9 キー B) [ 編集 ] メニュー ( または右クリック ) の [ リンク先の更新 ] 41
[ オブジェクトの挿入 ] コマンド 作成元のファイルを開かずに Word 上で埋め込みオブジェクトやリンクオブジェクトを挿入することができます 1. [ 挿入 ] メニューの [ オブジェクト ] をクリックし [ オブジェクトの挿入 ] ダイアログボックスの [ ファイルから ] タブを表示します 2. 参照ボタンをクリックし 挿入したいファイルを選択して 挿入ボタンをクリックします 3. [ リンク ] チェックボックスをオン ( またはオフ ) にし OK ボタンをクリックします STEP 4: グラフの作成 <こんな方法も!!>グラフの作成 [ 挿入 ] メニューの [ オブジェクト ] をクリックして表示される [ オブジェクトの挿入 ] ダイアログボックスの [ 新規作成 ] タブから [ オブジェクトの種類 ] ボックスの [Microsoft Graph グラフ ] を選択して作成することもできます データシート グラフの元データは データシートに表示されます グラフの挿入時にはサンプルデータが入力されていますので 必要に応じてデータを入力し直します 不要なデータの削除 データシート上の不要なデータは削除する必要があります 削除の際は行単位または列単位で削除します セル単位で削除してしまうと 空白データとして認識され スペースが残ってしまうため 注意が必要です 列すべてを削除しないと セルが空白でもグラフにデータ系列の場所が残り 空白データが入力されていると認識され スペースが残ってしまいます セルを選択して削除 データシートの表示/ 非表示 データシートの表示 / 非表示は [ 標準 ] ツールバーの [ データシートの表示 ] ボタンより切り替えることができます グラフの編集 あらかじめ グラフの編集ができる状態にしてから操作をします <こんな方法も!!>グラフの種類の変更 A) [ グラフエリア ] または [ プロットエリア ] で右クリックし ショートカットメニューから [ グラフの種類 ] をクリックして [ グラフの種類 ] ダイアログボックスを表示する B) [ 標準 ] ツールバーの [ グラフの種類 ] ボタンをクリックする 一覧に表示される 18 種類からのみ選択できます ボタンをポイントすると それぞれのグラフ名を確認することできます 42
<こんな方法も!!>グラフのオプション [ グラフエリア ] または [ プロットエリア ] で右クリックし ショートカットメニューから [ グラフのオプション ] を選択して [ グラフオプション ] ダイアログボックスを表示する [ グラフオプション ] ダイアログボックス 設定した内容は ダイアログボックス右の プレビュー で確認することができます A) [ タイトルとラベル ] タブ グラフタイトルや項目軸 数値軸のラベルを挿入します B) [ 凡例 ] タブ 凡例の表示や表示位置の設定を行います C) [ データラベル ] タブ 系列に系列名や値などのラベルをつけます D) [ データテーブル ] タブ グラフの元データの表を表示したり データテーブルの項目名の前に凡例マーカーを表示する設定を行います 選択しているグラフの種類によって 表示されるタブの内容は異なります その他のグラフの編集 データ系列の方向の変更 [ 標準 ] ツールバーの [ 系列を行方向に定義 ] ボタン あるいは [ 系列を列方向に定義 ] ボタンをクリックして データシートの行見出しまたは列見出しのどちらを項目軸にするかを指定することができます 系列を列方向に定義 系列を行方向に定義 グラフの書式設定グラフを構成する要素は [ の書式設定] ダイアログボックスを使用して 編集を行うことができます 1. グラフをアクティブにし 編集したい構成要素を選択します 2. [ 書式 ] メニューの [ 選択した ] をクリックし [ の書式設定] ダイアログボックスを表示します 構成要素をダブルクリックして [ の書式設定] ダイアログボックスを表示することもできます 3. 各タブより設定を行い OK ボタンをクリックします 例 : 数値軸の表示単位を変更 43
第 4 章のトレーニング (1) ここでは OLE 機能を使用して Excel ワークシートオブジェクトを Word 文書に挿入しましょう STEP 1 Word を起動し 新規文書を表示しましょう STEP 2 Excel を起動し My Documents から 見積りデータ.xls ブックを開きましょう STEP 3 見積りデータ.xls ブックの 見積りデータ シートのセル B2 からセル G17 を Word の新規文書の 1 行目に リンクオブジェ クトとして挿入しましょう STEP 4 STEP 3 で新規文書に挿入したリンクオブジェクトを Word 上から編集状態にし セル B4 からセル G4( No. から 金額 の 項目部分 ) を太字 中央揃え フォントの色を青に変更しましょう STEP 5 Word 文書に切り替えて STEP 4 で編集した内容がリンクオブジェクトに反映されていることを確認しましょう STEP 6 ここまで編集した新規文書は 保存せずに閉じましょう STEP 7 My Documents から 4 章 (1)OLE.doc ファイルを開きましょう STEP 8 既に開いている 見積りデータ.xls ブックのセル B2 からセル G17 の表を 4 章 (1)OLE.doc ファイルの 15 行目 ( 以上 の前 の行 ) に 埋め込みオブジェクトとして挿入しましょう STEP 9 STEP 8 で挿入した埋め込みオブジェクトを Word 文書上で編集しましょう セル B4 からセル G4( No. から 金額 の項目部 分 ) のフォントの色を緑 塗りつぶしの色を薄い黄に変更しましょう STEP10 見積りデータ.xls ブックに切り替えて STEP 9 で編集した内容が 見積りデータ.xls ブックには反映されていないことを確 認しましょう STEP11 完成例を参考に 4 章 (1)OLE.doc ファイルに挿入したオブジェクトのサイズを変更しましょう STEP12 4 章 (1)OLE.doc ファイルを上書き保存して Word を終了しましょう STEP13 見積りデータ.xls ブックは保存をせず Excel を終了しましょう 44
完成例 沢村産業株式会社御中 下記の通り御見積り申し上げます 1. 納入期日 貴社御指定日 2. 納入場所 貴社御指定場所 3. 取引方法 貴社御指定方法 4. 有効期限 発効日より 2 週間 - 御見積書 - 031109 平成 16 年 12 月 16 日大森物産株式会社 123-**** 新宿区西新宿 1-1 :03-5555-XXXX 御見積金額 \459,690 商品コード 商品名 単価 数量 金額 1 DF-50D DF-Noteパソコン 189,000 2 378,000 2 DF-MOS300 スクロールマウス 1,250 8 10,000 3 DP-PR12 レーザープリンタ 49,800 1 49,800 小計消費税合計 437,800 21,890 \459,690 以上 45
第 4 章のトレーニング (2) グラフ作成用のツールを使って グラフの作成 編集を行いましょう STEP 1 Word を起動し My Documents から 4 章 (2) グラフ.doc ファイルを開きましょう STEP 2 左表下の 3-D 縦棒グラフのグラフ種類を 円グラフに変更しましょう STEP 3 右表のデータを利用して 右表の下に 3-D 縦棒グラフを作成しましょう STEP 4 STEP 3 で作成したグラフを編集状態にして データシートの ビタミン C の含有量の値を 120 からに 512 に変更しましょ う 変更後 グラフの系列にも反映されたことを確認しましょう (Word 上右表の値は変更しなくて結構です ) STEP 5 作成したグラフのデータ系列を列方向に変更しましょう STEP 6 作成したグラフの種類を 集合縦棒グラフに変更しましょう STEP 7 作成した集合縦棒グラフの系列の色を任意の色に変更しましょう STEP 8 作成したグラフに 成分表 2 というグラフタイトルを挿入しましょう STEP 9 作成したグラフの凡例を下端に移動しましょう STEP10 作成したグラフのテキストの折り返しを行内以外に変更しましょう STEP11 完成例を参考に 作成した集合縦棒グラフのサイズや位置を左側の円グラフに揃えましょう STEP12 上書き保存をして Word を終了しましょう 46
完成例 成分表 1 成分表 2 成分名 含有量 mg 成分名 含有量 mg ビタミン C 180 ビタミン C 120 ビタミン B1 80 ビタミン B1 54 ビタミン B2 450 ビタミン B2 280 カロチン 890 カロチン 910 成分表の成分 1 成分表の成分 2 ビタミン C ビタミン B1 ビタミン B2 カロチン 1000 900 800 700 600 500 400 300 200 100 0 ビタミン C ビタミン B1 ビタミン B2 含有量 mg カロチン 47
Memo 48