データ保管サービス 操作マニュアル 平成 27 年 8 月 第二版
目次 1. 概要... 2 2. 基本操作... 3 ログイン... 3 データ入力... 3 ファイル添付... 3 エラー表示について... 4 初期画面について... 4 3. 未登録一覧... 5 一覧表の見方... 5 4. 保管工事一覧... 6 検索方法... 6 一覧表の見方... 7 保管工事一覧帳票出力方法... 8 5. 工事補足情報... 9 登録項目について... 9 6. 保管データ閲覧...11 表示について...11 一覧表の見方... 12 削除機能について... 12 7. 補足資料追加... 13 登録方法... 13 フォルダ編集... 13 登録方法... 13 編集方法... 14 8. 成果品作成... 15 作成方法... 15 9. ダウンロード... 16 ダウンロード方法... 16 10. 権限設定... 17 設定方法... 17 11. ゲストユーザー設定 操作方法... 19 検索方法... 19 一覧表の見方... 19 登録方法... 20 ゲストユーザーでの操作方法... 22 1
1. 概要 電納 ASPer データ保管サービスは 運用中の情報共有システム ( 電納 ASPer) とは別サーバで成果品 を 10 年間管理し 必要時に受発注者様がデータを閲覧 ( 検索 ) 出来るサービスです 2
2. 基本操作 ログインあらかじめ設定されている ID コード及びパスワードを入力し OK ボタンをクリックしてください 電納 ASPer を使用されているユーザー様は同じ ID コード パスワードでログイン出来ます データ入力データの基本的な入力方法です チェックボックス : クリックすると ON になります リストから複数選択出来ます ラジオボタン : クリックすると プルダウン : テキストボックス : ON になります リストから 1 つ選択出来ます をクリックすると選択ウインドウが現れます ボタン : キーボードで文字列を入力出来ます 改行は出来ません 地図 : クリックすると入力内容を決定します 地図操作マニュアルを参照して下さい ファイル添付 自分のパソコンに保存されている資料をデータ保管サービスに登録出来ます 3
エラー表示について 画面の指示に従って操作をやり直してください 初期画面について 下記は 初期画面です 各内容は下記の通りです 1 初期画面へ戻るための画像です 画像をクリックすると初期画面に戻ります 2 データ保管サービスの各機能のメニューです クリックすると各機能の画面に切り替わります 地図設定 では地図における中心座標を設定出来ます 3 ゲストユーザーの設定メニューです ゲストユーザーの検索 登録 変更が出来ます 4 ヘルプリンクです 本マニュアルの電子版を閲覧出来ます 5 ログインユーザーが表示されています 4
3. 未登録一覧 データ保管サービスでの登録状況が表示される一覧です 各項目のリンクをクリックすることで工事補足情報画面に遷移します また 契約者毎に表示 非表示の設定出来ます ユーザーごとの設定は出来ませんのでご注意下さい 一覧表の見方表示 : 未登録一覧の表示設定が出来ます チェックボックスにチェックを入れ 一覧下にある 非表示にする ボタンをクリックすると 未登録一覧に表示されなくなります 再び表示したい場合は 工事補足情報画面で表示設定に変更して下さい 工事名 : 工事名です リンクをクリックすると工事補足情報画面に遷移します 発注者 : 工事を契約している発注者名です 受注者 : 工事を契約している受注者名です 現場担当者 : 初期表示では現場担当者数のみが表示されており 人数のリンクをクリックすると現場担当者名を確認することが出来ます カッコ内の文字は ( 受 )- 受注者 ( 発 )- 発注者であることを表します キーワード : 検索時に利用するキーワードの登録がされているかを未登録 済で表示しています リンクをクリックすると工事補足情報画面に遷移します 種類 : 工事の種類が登録されているかを未登録 済で表示しています リンクをクリックすると工事補足情報画面に遷移します 位置情報 : 工事範囲を登録しているかどうかを未登録 済で表示しています リンクをクリックすると工事補足情報画面に遷移します 契約終了日 : 対象工事のデータ保管サービスの契約終了日を表示しています 最終更新日時 : 補足資料を登録 変更 削除した最終更新日時を表示しています 登録等していない場合は未更新で表示されます 5
4. 保管工事一覧 検索方法 保管中の工事を検索出来ます 複数の条件を指定すると 全ての条件に該当する工事のみを検索します 検索可能な項目は下記の通りです 工期 工事名 発注者名 受注者名 現場担当者名 キーワード 種類 位置情報 工期 種類 位置情報以外の項目は部分一致で検索出来ます またキーワードはカンマ (,) で区切ることで OR 検索が出来ます 位置情報で検索する場合 [ 指定 ] のリンクをクリックすると 地図が別ウインドウで立ち上がり 検索範囲の指定が出来ます 詳しい検索範囲指定の方法は地図操作マニュアルを参照して下さい 検索範囲を指定している場合は 指定中 指定していない場合は 未指定 と表示されます クリアボタンをクリックすると検索範囲は削除され 未指定 に表示が変わります 6
一覧表の見方 検索した結果が一覧表示されます 一覧に表示される項目は下記の通りです 公開 工事名 発注者名 受注者名 現場担当者名 工期 契約終了日 最終更新日時 公開 : 工事のデータを公開設定状況です 公開の場合は工事のメニュー全て使用可能となり 非公開の場合は保管データ閲覧 補足資料追加 成果品作成 ダウンロードのサブメニューが使用不可となります 公開の表示は下記の表の通りです 契約形態 発注者主導型 受注者主導型 無制限閲覧型 公開区分 発注者 受注者 発注者 受注者 受注者 発注者 公開 チェックボックス 公 公 チェックボックス 無 無 非公開 チェックボックス 非 非 チェックボックス 無 無 例 1) 契約形態が発注者主導型の工事で ログイン者が発注者だった場合 一覧にはチェックボックスが表示され その工事の公開設定が出来ます チェックを入れ 一覧下の 公開設定 ボタンをクリックするとチェックを入れた工事を受注者には非公開に 出来ます 例 2) 契約形態が受注者主導型の工事で ログイン者が発注者だった場合 工事の公開設定がされている場合は 公 と表示され されていない場合は 非 と 表示されます 例 3) 契約形態が無制限閲覧型の工事であった場合 発注者 受注者関係なく 無 と表示されます 7
保管工事一覧帳票出力方法検索した結果を Excel ファイルで出力することが出来ます 一覧右上にある保管工事一覧表出力リンクボタンをクリックすると保管工事一覧表をダウンロード出来ます 一覧表に出力される項目は下記の通りです 公開 工事名 発注者( 受注者でログインしている場合のみ 表示 ) 受注者( 発注者でログインしている場合のみ 表示 ) 契約期間 工期 キーワード 種類 位置情報 1 ページ 22 工事まで出力され 改ページされます 8
5. 工事補足情報 保管中の工事に対し 検索時に必要な情報を登録出来ます 項目を入力し 登録する ボタンをクリックすると 登録が出来ます 必須項目はありません 登録が完了するとメッセージが出力されます 登録項目についてキーワード : 検索時に利用するキーワードの登録出来ます カンマ (,) で区切ると複数のキーワードを登録出来ます 種類 : 工事の種類を登録出来ます プルダウンリストからいずれかを選択できます 位置情報 : 工事の範囲を地図に登録出来ます [ 指定 ] をクリックすると地図が別ウインドウで開きます 地図の登録の方法については地図操作マニュアルを参照して下さい 合わせて位置情報の補足も登録出来ます 未登録一覧 : 未登録一覧の表示 非表示を設定出来ます 9
参考写真 : 参考写真を 5 枚まで また参考写真に対する備考を登録出来ます 登録出来る参考写真の拡張子は jpg または jpeg です ファイル名は拡張子を含め 80 文字までです 添付資料 : 添付資料を 5 つまで登録出来ます ファイル名は拡張子を含め 127 文字までです 参考写真 添付資料はファイル名または登録した画像をクリックするとダウンロード出来ます 削除 ファイルの差し替えの際は削除するチェックボックスにチェックを入れ 登録して下さい 登録すると下記のように表示されます 10
6. 保管データ閲覧 保管データを閲覧出来ます 画面左にあるツリービューのフォルダに格納されているデータを表示 ダウンロードが出来ます 表示についてツリービューには 3 種類あります ASPer: 電納 ASPer で作成された成果品が格納されているフォルダです CD 受領 : 外部成果品が格納されているフォルダです 補足資料 : 上記フォルダに対しての補足資料を格納出来るフォルダです 11
一覧の表示には 2 種類あります フォルダ表示 : 一覧表の見方登録日 : データが登録された日付です フォルダ名 : データが格納されているフォルダ名です ファイル名 : データのファイル名です ファイルサイズ : ファイルサイズです ファイル名のリンクをクリックするとファイルをダウンロード出来ます XML 表示 : XML の設定により表示されます 削除機能について 補足資料は追加した資料を削除出来ます 削除のリンクをクリックすると対象の資料を削除出来ます 12
7. 補足資料追加 保管中の工事に対し補足文書 資料の追加が出来ます また 補足資料の配下にフォルダを 作成 編集出来ます 登録方法登録したいフォルダを画面左にあるツリービューから選択して下さい 添付の参照ボタンをクリックし 登録したいファイルを選択して下さい 最大 15 個まで登録可能です 参照ボタン横の行追加ボタンをクリックし 参照ボタンを追加して下さい 登録するファイル名は拡張子を含め 40 文字までです 登録する ボタンをクリックするとデータを登録出来ます フォルダ編集 フォルダ編集のリンクをクリックすると別ウインドウが立ち上がってきます フォルダの登録と編集が出来ます 登録方法フォルダ : 登録するフォルダをどのフォルダに格納するか選択して下さい どのフォルダにも属さない場合は 最上位 を選択して下さい 名称 : 登録するフォルダの名称を入力します 全角文字 半角英数字が使用出来ます 全角半角英数 16 文字以内で入力して下さい / : *? " < > の 9 文字は名称として指定出来ません 必要項目を入力して 登録する ボタンをクリックするとデータを登録出来ます 13
編集方法 フォルダ名の変更とフォルダの削除を行えます 画面下部のフォルダ一覧から編集したいフォルダを選択して下さい 選択するとフォルダ名がピンクになり 画面上部のフォルダが選択したフォルダ名に変わります 編集する のリンクをクリックすると編集画面になります 名称変更 : 名称欄に新しい名称を入力し 名称変更 ボタンをクリックして下さい 削除 : 削除 ボタンをクリックして下さい フォルダに資料が入っている場合はフォルダを削除出来ません 作成する のリンクをクリックすると登録画面になります 14
8. 成果品作成 保管データのダウンロードを行うことが出来ます 作成方法 納品対象にしたいフォルダにチェックを入れ 成果品作成 ボタンをクリックして下さい 成果品を作成した場合下記の一覧が表示されます ダウンロード項目 : 作成するダウンロード項目です 依頼日 : 成果品作成が依頼された日付です 状態 : 成果品作成の状態です 成果品が作成されたら 作成済み と表示されますが 作成前は作成の予定時間が表示されます 15
9. ダウンロード 成果品作成していた保管データをダウンロード出来ます ダウンロード方法成果品を作成中の場合は作成中と表示され ダウンロード ボタンはクリック出来ない状態となっています 成果品の作成が完了した場合 作成済と表示され ダウンロード ボタンをクリック出来ます ダウンロード ボタンをクリックするとダウンロードの画面に遷移します ダウンロードのリンクをクリックすると作成した保管データをダウンロード出来ます 16
10. 権限設定 ゲストユーザーに対して閲覧権限の設定を行うことが出来ます 設定方法 閲覧権限を設定したいフォルダにチェックを入れ 設定 ボタンをクリックして下さい 閲覧可能に設定したい対象者を選択し 設定 ボタンをクリックして下さい 17
閲覧権限が設定されたフォルダの背景色がピンク色になります 18
11. ゲストユーザー設定 操作方法 検索方法ゲストユーザーを検索できます 複数の条件を指定すると 全ての条件に該当するユーザーのみを検索します 検索可能な項目は下記の通りです ID(1 文字目 G は入力の必要ありません ) 名前 備考 一覧表の見方 検索した結果が一覧表示されます 一覧に表示される項目は下記の通りです ID 名前 パスワード 備考 有効期限 19
登録方法 一覧画面にて 新規登録へ ボタンをクリックすると 登録画面へ遷移します 登録が完了するとメッセージが出力されます 登録項目は下記の通りです ID(1 文字目 G は入力の必要ありません ) パスワード 名前 フリガナ 備考 通知者アドレス 有効期限( 開始日には現在の日付が初期表示されます ) 20
一覧表の ID をクリックすると 登録されているゲストユーザー情報の変更 削除が出来ます ゲストユーザーへデータ保管サービスの登録完了を通知する際には 画面の下部にあるテンプレートを ご利用ください データ保管サービスのログイン URL ID パスワードが記載されています 21
ゲストユーザーでの操作方法 ゲストユーザーはデータ保管サービスのみ利用可能なユーザーです データ保管サービスログイン画面からログインしてご利用いただけます 工事補足情報 保管データ閲覧 成果品作成 ダウンロードが利用できますが ファイルやキーワード等の新規登録 編集 削除を行うことは出来ません ボタンが押せない状態になっています 保管データ閲覧 成果品作成では 10. 権限設定にて閲覧可能に設定されているフォルダのみ表示されます 22