サイボウズ Office 9 アドレス帳マニュアル

商標について記載された商品名各製品名は各社の登録商標または商標ですまた当社製品には他社の著作物が含まれていることがあります個別の商標著作物に関する注記については弊社の Web サイトを参照してください http://cybozu.co.jp/company/copyright/other_companies_trademark.html なお本文および図表中では (TM) マーク (R) マークは明記していません 2

目次アプリケーション設定マニュアル 4 アドレス帳の管理 4 一般設定を変更する 4 人名の項目を設定する 4 標準の項目を変更する 5 カスタマイズ可能な項目を設定する 5 会社情報の項目を設定する 7 標準の項目を変更する 7 カスタマイズ可能な項目を設定する 8 ブックを設定する 10 アドレスデータを一括削除する 12 アドレス帳の運用 13 絞り込みを設定する 13 人名データや会社データをCSVファイルから読み込む 15 人名データや会社データをCSVファイルに書き出す 15 ブックごとにアドレスデータを一括削除する 16 アプリケーション操作マニュアル 17 アドレス帳の操作 17 アドレス帳とは 17 アドレス帳でできること 17 画面の見かた 17 アドレス帳を閲覧する 18 アドレス帳を検索する 20 アドレス帳を登録する 22 個人情報を登録する 22 会社情報を登録する 23 アドレス帳を変更する 25 アドレス帳の登録内容を変更する 25 個人用の登録情報を変更する 26 所属する会社を変更する 26 所属する人を登録する 26 アドレス帳のデータを削除する 26 個人設定を変更する 27 個人用のアドレスグループを設定する 27 一覧画面の表示方法を変更する 29 非公開の人名データをCSVファイルから読み込む 29 非公開の人名データをCSVファイルに書き出す 30 非公開の人名データを一括削除する 30 3

アドレス帳を管理しようアドレス帳のシステム設定についてしますアドレス帳のシステム設定般設定を変更できます般設定般設定の設定名の名のを設定できます会社の会社情報のを設定できますブックの管理アドレスデータを分類するブックとブックごとのアクセス権や運管理者を設定できますアドレスデータの括削除登録されているアドレスデータをブックごとにまとめて削除できます般設定を変更する名のを設定する会社情報のを設定するブックを設定するアドレスデータを括削除する般設定を変更するアドレス帳の般設定では名の登録画に表される公開 / 公開の初期値を設定します実際にアドレス帳を公開するかどうかについてはユーザーが個々のデータごとに設定しますシステム設定画で詳細設定タブをクリックする各アプリケーションのアドレス帳 > 般設定の順にクリックする必要なを設定し設定するをクリックする般設定の設定初期値の設定初期値を公開に設定する場合は公開法の初期値を公開にするを選択します名のを設定する 4

名の登録画に表される個情報のを設定しますにはあらかじめ設定されている標準のとシステム管理者が必要に応じて追加するカスタマイズ可能ながあります標準のを変更するカスタマイズ可能なを設定する標準のを変更する名の標準のに設定されているは次のとおりです表順は変更できません名前よみ役職 Tel E-mail 画像メモ名前とよみのは設定を変更できませんシステム設定画で詳細設定タブをクリックする各アプリケーションのアドレス帳 > 名のの順にクリックする標準の欄で変更するの変更するをクリックする必要なを設定し変更するをクリックする標準のの変更の使を使しない場合使しないを選択します E-mail には表されません必須必須にする場合必須であるを選択します画像には表されませんの使を停すると名の詳細画の個情報欄にが表されませんの設定( 名 ) 画で名がグレー表になります CSVファイルへの書き出し ( 名データ ) 画の覧に名が表されませんカスタマイズ可能なを設定するカスタマイズ可能なを削除すると各アドレス帳に登録されている内容も削除されますカス 5

タマイズ可能なを削除する場合は注意してください office 9 パッケージ版の場合重要なデータは削除の前にバックアップし保管することを推奨しますデータをバックアップする CSV ファイルからデータを出するシステム設定画で詳細設定タブをクリックする各アプリケーションのアドレス帳 > 名のの順にクリックするカスタマイズ可能な欄で必要なを設定するカスタマイズ可能なの操作リンク追加追加するカスタマイズ可能なを追加します変更変更するカスタマイズ可能なを変更しますのタイプは変更できません順番変更順番変更するカスタマイズ可能なの表順を変更します追加したカスタマイズ可能なは標準のの下に表されますカスタマイズ可能なを標準のより上には表できません削除削除するカスタマイズ可能なを削除しますカスタマイズ可能なの設定 * は必須です名名をしますタイプのタイプを選択しますその他の設定設定できるはタイプにより異なりますタイプの種類種類 1 のテキスト欄で表されるタイプです字列 (1 ) 表例複数のテキスト欄で表されるタイプです表例字列 ( 複数 ) 6

ドロップダウンリストで表されるタイプです表例メニュー IP 電話 1 のテキスト欄で表されるタイプです IP 電話アプリケーションに必要な電話番号やIPアドレスなどをします表例ファイルファイルを添付できるタイプですファイル添付はタイプ別の設定はありません表例タイプ別の設定必須必須にする場合必須であるを選択しますメニュードロップダウンリストの選択を表する順番に 1 1 でします会社情報のを設定する会社の登録画と名の登録画に表される会社情報のを設定しますにはあらかじめ設定されている標準のとシステム管理者が必要に応じて追加するカスタマイズ可能ながあります標準のを変更するカスタマイズ可能なを設定する標準のを変更する会社情報の標準のに設定されているは次のとおりです表順は変更できません会社コード会社よみ部課郵便番号住所地図路線会社 Tel 7

会社 Fax URL 会社名と会社よみのは設定を変更できませんシステム設定画で詳細設定タブをクリックする各アプリケーションのアドレス帳 > 会社のの順にクリックする標準の欄で変更するの変更するをクリックする必要なを設定し変更するをクリックする標準のの変更変更は選択する名によって異なりますの使を使しない場合使しないを選択します会社コードのには表されません必須必須にする場合必須であるを選択します地図路線のには表されません動連番会社情報の登録時に動で連番を設定するがどうかを設定できます動で連番を設定する場合動で連番を設定するを選択します動連番を設定すると会社の登録画に会社コードのは表されなくなります会社コードのにのみ表されます連番桁数会社コードの桁数をドロップダウンリストから選択しますの使を停すると会社の詳細画の会社情報欄にが表されませんの設定( 会社 ) 画で名がグレー表になります CSVファイルへの書き出し ( 会社データ ) 画の覧に名が表されませんカスタマイズ可能なを設定するカスタマイズ可能なを設定しますカスタマイズ可能なを削除すると各アドレス帳に登録されている内容も削除されますカスタマイズ可能なを削除する場合は注意してください office 9 パッケージ版の場合重要なデータは削除の前にバックアップし保管することを推奨しますデータをバックアップする CSVファイルからデータを出するシステム設定画で詳細設定タブをクリックする各アプリケーションのアドレス帳 > 会社のの順にクリックするカスタマイズ可能な欄で必要なを設定する 8

カスタマイズ可能なの操作リンク追加追加するカスタマイズ可能なを追加します変更変更するカスタマイズ可能なを変更しますのタイプは変更できません順番変更順番変更するカスタマイズ可能なの表順を変更します追加したカスタマイズ可能なは標準のの下に表されますカスタマイズ可能なを標準のより上には表できません削除削除するカスタマイズ可能なを削除しますカスタマイズ可能なの設定 * は必須です名名をしますタイプのタイプを選択しますその他の設定設定できるはタイプにより異なりますタイプの種類種類 1 のテキスト欄で表されるタイプです字列 (1 ) 表例複数のテキスト欄で表されるタイプです表例字列 ( 複数 ) ドロップダウンリストで表されるタイプです表例メニュー IP 電話 1 のテキスト欄で表されるタイプです IP 電話アプリケーションに必要な電話番号やIPアドレスなどをします表例 9

ファイルファイルを添付できるタイプですファイル添付はタイプ別の設定はありません表例タイプ別の設定必須必須にする場合必須であるを選択しますメニュードロップダウンリストの選択を表する順番に 1 1 でしますブックを設定するアドレスデータを分類するブックを設定しますブックはアドレス帳 ( 覧 ) 画に表されますアドレスデータはブックの中で名覧と会社覧にさらに分類されて登録されますアドレス帳のアクセス権や運管理者をブックごとに設定できますブックを削除すると削除するブックに登録されているアドレスデータも削除されますブックを削除すると削除したブックやブックに登録されているアドレスデータは元に戻せませんブックを削除する場合は注意してください office 9 パッケージ版の場合重要なデータは削除の前にバックアップし保管することを推奨しますデータをバックアップする CSVファイルからデータを出する共有アドレス帳について共有アドレス帳はすべてのユーザーが閲覧できますアクセス権は設定できません共有アドレス帳には公開のアドレスデータを追加できます Office 7 以前の製品からバージョンアップして製品を使している場合旧製品のアドレスデータはすべて共有アドレス帳に登録されています初期設定ではすべてのユーザー ( 全員 ) に閲覧変更作成削除が可能のアクセス権が設定されていますアクセス権を設定したブックはブックの管理画のアクセス制限欄に制限ありと表されます 10

閲覧のみのアクセス権もないユーザーにはアドレス帳( 覧 ) 画にブック体が表されませんシステム設定画で詳細設定タブをクリックする各アプリケーションのアドレス帳 > ブックの管理の順にクリックする必要なを設定するブックの操作リンク追加追加するブックを追加します変更変更するブックの設定を変更します順番変更順番変更するブックの表順を変更します削除削除するブックを削除しますアクセス権アクセス権と運管理者を変更する指定したブックに対してグループごとやユーザーごとのアクセス権を設定しますアクセス権を設定する運管理運管理者を変更するブックごとに運管理者を設定します共有アドレス帳の運管理者を設定しますブックの設定 * は必須ですブック名ブック名をしますアクセス権の設定操作ブックの閲覧ブックの変更ブックの作成ブックの削除閲覧のみ閲覧変更作成削除が可能運管理者の設定全員を運管理者に登録するすべてのユーザーを運管理者に登録する場合に選択します 11

特定のユーザーを指定する特定のユーザーを運管理者に登録する場合に選択し登録するユーザーを選択します次のようなアクセス権を設定できますブック A に対して A さんは閲覧しかできないが B さんはアドレスデータの登録や変更もできるアドレスデータを括削除するブックごとに登録されているアドレスデータをまとめて削除しますアドレスデータを括削除すると登録されているすべてのアドレスデータが削除され元に戻せませんアドレスデータを削除する場合は注意してください office 9 パッケージ版の場合重要なデータは削除の前にバックアップし保管することを推奨しますデータをバックアップする CSVファイルからデータを出する削除対象のアドレスデータが多いときは度の操作で削除されず処理を続けるかどうかを確認するメッセージが表される場合があります確認メッセージはすべてのアドレスデータが削除されるまで表されます削除するをクリックし残りのアドレスデータを削除してください共有アドレス帳のアドレスデータの括削除では公開されているアドレスデータのみ削除されます公開のアドレスデータは削除されませんシステム管理者はアドレス帳 ( 覧 ) 画からアドレスデータを表し登録されているアドレスデータを個別に削除できますユーザーマニュアル : アドレス帳のデータを削除する運管理者は運管理画で管理権限のあるブックのアドレスデータをまとめて削除できますブックごとにアドレスデータを括削除するシステム設定画で詳細設定タブをクリックする各アプリケーションのアドレス帳 > アドレスデータの括削除の順にクリックする削除対象のブックを選択し削除するをクリックする削除する場合は括削除するをクリックする 12

アドレス帳を運しようアドレス帳の運管理についてします運管理者はシステム管理者によって指定されたユーザーですアドレス帳の運管理者に登録されたユーザーはアドレス帳 ( 覧 ) 画に運管理が表されますアドレス帳の運管理分類 CSV ファイルからの読み名データを CSV ファイルから読み込みます込み名 CSV ファイルへの書き出名データを CSV ファイルに書き出しますし絞り込み会社の絞り込みを設定します会社込み CSV ファイルからの読み会社データを CSV ファイルから読み込みます CSV ファイルへの書き出会社データを CSV ファイルに書き出しますしアドレス帳アドレスデータの括削除ブックごとにアドレスデータをまとめて削除します絞り込みを設定する名データや会社データをCSVファイルから読み込む名データや会社データをCSVファイルに書き出すブックごとにアドレスデータを括削除する絞り込みを設定するアドレス帳( 会社覧 ) 画に表される会社情報を条件ごとに分類して表させる絞り込みを設定します特定のユーザーが作成した会社情報のみを表させたり特定の付以降に作成された会社情報のみを表させたりできます 13

利ユーザーを設定し絞り込みを使するユーザーを制限できます絞り込み条件を設定する場合次の点に注意してくださいシステム管理者の設定により表されるが異なりますタイプがファイルのカスタマイズ可能なは条件に設定できませんアドレス帳 ( 名覧 ) またはアドレス帳 ( 会社覧 ) 画を表する運管理をクリックし会社の絞り込みをクリックするブックを選択し必要なを設定する絞り込みの操作リンク追加する絞り込みを追加します追加再利する追加した絞り込みを再利して追加します絞り込み名絞り込み条件または利ユーザーの設定を再利できます異なるブックに追加する場合はブック欄で追加するブックを選択します変更変更する絞り込みの設定内容を変更します順番変更順番変更する絞り込みの表順を変更します削除削除する絞り込みを削除します絞り込みの設定 * は必須です絞り込み名絞り込み条件の名称をします絞り込み条件絞り込みの条件を設定します 14

利ユーザー利するユーザーの条件を選択します特定のユーザーが利するを選択した場合は利するユーザーを設定します名データや会社データを CSV ファイルから読み込む CSVファイルを作成する場合の注意点については次のページを参照してください CSVファイルを作成するときの注意点 CSVファイルで管理できるについては次のページを参照してくださいアドレス帳 :CSVファイルで管理できる名データの読み込みについて名データは CSVファイルで読み込むと同じ名前があってもデータは上書きされず新規追加になりますよくある質問と答え (FAQ) アドレス帳( 名覧 ) 画またはアドレス帳( 会社覧 ) 画を表する運管理をクリックし名または会社の CSVファイルからの読み込みをクリックするブックを選択し参照をクリックしてファイルを選択し次にファイルの中を確認する >> をクリックする CSVファイルの中とアドレス帳のの関連付けをドロップダウンリストから選択する CSVファイルの先頭に名がっている場合先頭を名として無視するを選択します読込む中を確認して読み込むをクリックする名データや会社データを CSV ファイルに書き出す CSVファイルで管理できるについては次のページを参照してくださいアドレス帳 :CSVファイルで管理できる名データのうち CSVファイルに書き出されるのは公開されている名データのみです各ユーザーが公開としている名データは書き出されませんタイプがファイルのに添付したファイルは CSV ファイルに書き出せません使を停したは CSV ファイルに書き出せませんアドレス帳( 名覧 ) 画またはアドレス帳( 会社覧 ) 画を表する運管理をクリックし名または会社の CSVファイルへの書き出しをクリックするブックと書き出すを設定し書き出すをクリックする 15

表される画にしたがってファイルを保存します CSVファイルの先頭に名をれる場合先頭に名を書き出すを選択します CSVファイルに書き出しファイルを保存する表される画にしたがってファイルを保存しますブックごとにアドレスデータを括削除するブックごとに登録されているアドレスデータをまとめて削除します運管理権限のあるブックのみアドレスデータをまとめて削除できますアドレスデータを括削除すると登録されているすべてのアドレスデータが削除され元に戻せませんアドレスデータを削除する場合は注意してください Office 9 パッケージ版の場合重要なデータは削除の前にバックアップし保管することを推奨しますデータをバックアップする CSV ファイルからデータを出する共有アドレス帳のアドレスデータの括削除では公開されているアドレスデータのみ削除されます公開のアドレスデータは削除されませんアドレス帳 ( 名覧 ) またはアドレス帳 ( 会社覧 ) 画を表する運管理をクリックしアドレス帳のアドレスデータの括削除をクリックする削除対象のブックを選択し削除するをクリックする削除する場合は括削除するをクリックする 16

アドレス帳を使ってみようアドレス帳の操作法についてしますアドレス帳とはアドレス帳を閲覧するアドレス帳を検索するアドレス帳を登録するアドレス帳を変更するアドレス帳のデータを削除する個設定を変更するアドレス帳とはアドレス帳でできること画のかたアドレス帳でできることアドレス帳とは取引先などの社外のアドレス情報 ( 個情報または会社情報 ) を管理し他のユーザーと共有できるアプリケーションですアドレス情報はブックごとに管理され名覧と会社覧の2 種類のタブに分類されています会社に所属するや所属する会社のようにそれぞれのデータを紐付けて管理できますまたアドレスデータは個のアドレスグループを設定して分の利しやすいように分類できます共有アドレス帳の個情報は公開で登録することでユーザー固有のアドレス帳として利できますオプション製品の報告書を利すると会社情報に関連付けて報告書を作成し会社ごとの報告書の履歴や予定の覧を確認できます製品内に登録されているユーザーの情報については次のページを参照してくださいユーザー名簿システム管理者の設定により部の操作を制限されている場合があります画のかたトップページでアドレス帳をクリックするとアドレス帳 ( 覧 ) 画が表されますアドレス帳 ( 覧 ) 画には分や他のユーザーが書き込んだアドレス情報が覧で表されます 17

アドレス帳を閲覧するアドレス帳 ( 名覧 ) 画またはアドレス帳 ( 会社覧 ) 画を表するブックを選択し閲覧するアドレス帳の覧をクリックするアドレス帳のブック共有アドレス帳共有アドレス帳に登録されているアドレスデータが覧で表されます共有アドレス帳に公開で登録したアドレスデータはすべてのユーザーが閲覧できます公開で登録したアドレスデータは登録したユーザーのみ閲覧できますブック名選択したブックに登録されているアドレスデータが覧で表されますアクセス権のあるブックのみ画に表されますアドレス帳の覧名覧登録されているのアドレスデータが覧で表されます会社覧登録されている会社のアドレスデータが覧で表されますドロップダウンリストから個アドレスグループまたは絞込を選択する個アドレスグループのメニュー ( すべて ) アドレス帳に登録されているすべての名が表されます ( 公開 ) 公開に設定した名のみが表されます共有アドレス帳の名覧でのみ選択できますグループ選択したグループに登録されている名が表されます 18

絞込メニュー ( すべて ) アドレス帳に登録されているすべての会社名が表されます ( 担当 ) 担当者に設定された会社名のみ表されますグループ選択したグループに登録されている会社名が表されます閲覧する名または会社名をクリックし個情報または会社情報の詳細を閲覧するアドレス帳は次の画からも閲覧できますトップページのアドレス帳パーツアドレス帳パーツを操作する名の詳細画は次の画からも表できます会社の詳細画で所属している欄の名をクリック名の詳細画で会社情報欄の名をクリックスケジュール報告書またはカスタムアプリの画からアドレス帳のデータを閲覧できます予定に関連したアドレス帳のデータの閲覧アドレス帳データの閲覧 ( 報告書 ) レコード覧画のかたレコードの詳細画のかた名の詳細または会社の詳細画で会社情報欄の会社情報の表をクリックするとネット連携サービスを利し会社情報を閲覧できます画に表されるアイコンについてアドレス帳( 覧 ) / アドレス帳の詳細画に表されるアドレスデータのアイコンについてしますアイコン個情報を表しています公開の個情報を表しています会社情報を表しています表する隠す設定した地図を表するかどうかを切り替えます継続サービスライセンスがない場合は表されませんアドレス帳では次の操作もできます会社に関連した予定や報告書の閲覧会社の詳細画で報告書の登録情報欄の予定覧または履歴覧をクリック会社の詳細画で報告書の登録情報欄の予定覧をクリックし報告書 ( 議事録 ) を閲覧するをクリック会社に関連した報告書の作成会社の詳細画で報告書の登録情報欄の報告書を作成するをクリック会社の詳細画で報告書の登録情報欄の予定覧をクリックし報告書を作成する予定の予定の詳細画でその他の操作 > 報告書 ( 議事録 ) を書くの順にクリック各予定に関する報告書 ( 議事録 ) を作成されていない場合は未報告と表されます 19

会社ごとの担当者の設定会社の詳細画で報告書の登録情報欄の担当者を変更するをクリック担当者の設定は報告書からも変更できますアドレス帳に登録されている会社ごとの担当者の設定個アドレスグループと絞込についてアドレス帳では個アドレスグループと絞込を利してデータを絞り込みできます個アドレスグループは各ユーザーが作成し個情報を分類するために使します絞り込みは運管理者が設定し会社情報を分類するために使します個のアドレスグループを設定する個設定でアドレス帳 ( 覧 ) 画に表するを変更できます覧画の表法を変更する Office 9 パッケージ版で次の機能を使するには継続サービスライセンスが必要です企業情報の閲覧地図の表アドレス帳を検索するキーワードや条件を指定しアドレス帳を検索しますアドレス帳の検索は表しているブックに関係なくすべてのブックから検索します検索するブックを絞り込む場合は詳細検索で検索するブックを選択しますアドレス帳( 名覧 ) 画またはアドレス帳( 会社覧 ) 画を表する検索のテキスト欄にキーワードをし名検索または会社検索をクリックする AND 検索する場合は字列と字列の間に半または全のスペースをします詳細条件を指定する場合は検索ボタン欄横の詳細検索をクリックしますアドレス帳の詳細検索名または会社名をクリックし検索結果を確認する該当するアドレス情報がよみに設定された字の五順に表されます再検索する場合は検索のテキスト欄にキーワードをし名検索または会社検索をクリックしますアドレス帳の検索では登録されている名覧または会社覧の中から次の条件で検索しますアドレス帳の検索対象次のにキーワードが含まれているかどうかを検索します使していないは検索対象から除外されます姓アドレス帳名覧名姓よみ名よみ役職 20

Tel Mail メモカスタマイズ 1 所属する会社情報会社コード ( 完全に致した場合のみ ) 会社名会社よみ部課郵便番号住所会社 Tel 会社 Fax URL カスタマイズ 1 次のにキーワードが含まれているかどうかを検索します使していないは検索対象から除外されます会社名会社名よみ部課郵便番号住所会社 Tel 会社覧会社 Fax URL カスタマイズ 1 所属する個情報姓名姓よみ名よみ役職 Tel Mail メモカスタマイズ 1 1 : ファイル以外アドレス帳の詳細検索検索ボタン横の詳細検索をクリックすると検索条件を指定し検索対象を絞り込みできます指定できる検索条件は次のとおりです検索条件の設定 21

対象ブック検索するブックを選択しますすべてのブックから検索する場合は ( 全ブック ) を選択します結果表 1 画に表する検索結果の件数を選択します検索条件検索対象を絞り込む条件を設定しますトップページで製品内検索機能やアドレス帳パーツを使してもアドレス帳を検索できますアドレス帳を登録するアドレス帳に個情報や会社情報登録しますブックのアクセス権の設定によりアドレスデータを登録できない場合がありますアドレス帳には個情報と会社情報のアドレスデータを登録できます個情報に所属する会社を設定したり会社情報に所属しているを登録したりできます個情報を登録する会社情報を登録する個情報を登録するアドレス帳 ( 名覧 ) 画を表する名を登録するをクリックする必要なを設定する名の登録の設定 * は必須ですブック名個情報を登録するブックを選択します公開公開登録する個情報を公開するかどうかを選択します共有アドレス帳の名覧でのみ選択できます公開の個情報とは名前登録するの姓名をしますよみ名前のよみをします役職役職名をします Tel 電話番号をします E-mail メールアドレスをします 22

画像画像ファイルを設定しますメモ追記情報をしますその他のシステム管理者によってが設定されている場合は設定されたが表されます必要に応じてを設定しますアドレスグループを選択する新しくアドレスグループを作成する場合は新規作成をクリックしアドレスグループを追加します個のアドレスグループを設定する所属する会社情報を設定する所属する会社情報を登録する場合は所属する会社情報を登録するを選択し会社情報を登録します会社情報を登録するアドレス帳に登録されている会社情報を利する場合はアドレス帳に登録済みの会社情報を利するをクリックし利する会社情報の利するをクリックしますアドレス帳に登録されている会社情報の利を中し新しく会社情報を作成する場合はするをクリックし所属する会社情報を登録します新規に会社情報を登録内容を確認し登録するをクリックする個情報は次の画からも登録できますヘッダーで [ リンク ] をクリックし [ 始めるメニュー ] にマウスオーバーして [ アドレスを登録する ] をクリック会社の詳細画で所属している欄の登録するをクリック名の詳細画で再利するをクリック表しているアドレスデータのすべてのを再利しアドレスデータを作成できます差出のアドレスデータの登録メールの詳細画で差出の横のアドレス帳に登録するをクリックメールの詳細画でその他の操作 > 差出をアドレス帳に登録するの順にクリック公開の個情報とは他のユーザーが閲覧できるように公開するか個で使するために公開にするかを設定します個情報を公開で登録すると登録したアドレスデータは他のユーザーから閲覧できません共有アドレス帳のみ公開の個情報を登録できます公開の個情報はアドレス帳 ( 名覧 ) 画で名前の左にが表されます名の詳細画では名前の右に ( 公開 ) と表されます会社情報は公開で登録できません所属する会社情報を設定するとき異なるブックに登録されている会社情報を利する場合は選択した会社情報が登録先のブックに新規に追加されます会社情報を登録するアドレス帳 ( 会社覧 ) 画を表する会社を登録するをクリックする 23

必要なを設定し登録するをクリックする登録済みの会社情報と重複しないかどうかを確認する場合は録されている会社情報を検索します登録済みデータと重複確認するをクリックし登会社の登録の設定 * は必須ですブック名会社を登録するブックを選択します登録する会社の名称をします会社名をし企業情報を表をクリックする会社名と別ウィンドウで企業情報検索の画が表され企業情報を検索できます企業情報を検索する会社よみ会社名のよみをします部課部課名をします郵便番号をします郵便番号をし住所を表をクリックすると郵便番号郵便番号から住所を検索できます郵便番号から住所を検索する住所会社の住所を検索します住所をし地図を検索をクリックすると周辺地図を検索しアドレス帳に地図地図を取り込めます地図を表する路線を検索をクリックすると路線情報を検索し経路 / 所要時間 / 道運賃を取り路線込めます路線を検索する会社 Tel 会社の電話番号をします会社 Fax 会社の Fax 番号をします URL 会社のホームページや会社に関するホームページの URL をしますその他のシステム管理者によってが設定されている場合は設定されたが表されます必要に応じてを設定します個情報は次の画からも登録できます会社の詳細画で再利するをクリック表しているアドレスデータのすべてのを再利しアドレスデータを作成できますただし所属するユーザーや担当者は再利できませんアドレス帳データの利についてアドレス帳に登録されたアドレス帳データはスケジュールや報告書タイプがデータ参照 ( アドレス帳 ) のが含まれているアプリと連携して利できます 24

予定の登録画で会社情報のアドレス帳から取り込むをクリックし利する会社情報の会社名横の利するをクリック報告書の作成画で会社欄のアドレス帳から追加をクリックし利する会社情報の会社名横の利するをクリックレコードの登録 / レコードの編集 / レコードの登録( 再利 ) 画でアドレス帳から取り込むをクリックし利する会社情報の会社名横の利するをクリック会社情報の詳細を確認して登録する場合は会社の情報の選択画で利するをクリックしてもアドレス帳データを利できます企業名をクリックし該当するアドレス帳のデータが登録されていない場合や新規に利するアドレス帳のデータを登録する場合は新規に会社を登録するをクリックし会社情報を登録します Office 9 パッケージ版で次の機能を使するには継続サービスライセンスが必要です企業情報の検索郵便番号からの住所検索地図の検索路線の検索アドレス帳を変更するアドレス帳の情報を変更しますブックのアクセス権の設定によりアドレスデータを変更できない場合があります会社情報を変更した場合その会社に所属しているの個データの会社情報に変更内容が反映されますアドレス帳の登録内容を変更する個の登録情報を変更する所属する会社を変更する所属するを登録するアドレス帳の登録内容を変更する名の詳細画または会社の詳細画を表する個情報欄または会社情報欄の変更するをクリックする必要なを変更し変更するをクリックする名の登録の設定会社の登録の設定会社情報を変更すると関連づけられているすべての個情報の詳細に表される会社情報に変更内容が反映されます会社情報に地図または路線が登録されている場合それぞれのに表されているクリアをクリックすると地図または路線のデータを削除できます地図欄に表させる編集するをクリックすると設定されている地図の設定を変更できます 25

名情報を変更する場合名を登録したユーザーだけに公開 / 公開を選択するラジオボタンが表されます個の登録情報を変更する個のアドレスグループを変更します名の詳細画を表するさんの登録情報欄の変更するをクリックする個アドレスグループを選択し変更するをクリックする新しくアドレスグループを作成する場合は新規作成をクリックしアドレスグループを追加します所属する会社を変更する名の詳細画を表する会社情報欄の別の会社に所属させるをクリックする変更先の会社名の所属するをクリックする会社情報との関連付けを解除する場合は所属させないをクリックます会社情報の詳細画を表し会社名横の所属するをクリックしてもアドレス帳のデータを利できます会社情報が未設定の場合は会社に所属させるをクリックし所属する会社を設定できます所属するを登録する登録されている会社に所属するを登録します会社の詳細画を表する所属している欄の登録するをクリックする必要なを設定し登録するをクリックする名の登録の設定アドレス帳のデータを削除する 26

アドレスデータを1 件ずつ削除します会社データを削除すると削除した会社に所属するのデータから会社情報が削除されます削除した会社に所属するのデータ体は削除されません次の条件をすべて満たす場合にアドレスデータを削除できますアクセス権の設定により削除する権限が付与されているデータを登録したユーザーまたはシステム管理者である名の詳細画または会社の詳細画を表する削除するをクリックする削除する場合は削除するをクリックする個設定から追加した公開の名データをまとめて削除できます公開の名データを括削除する個設定を変更するアドレス帳では次の設定を個設定で変更できますアドレス帳の個設定個アドレスグループ個のアドレスグループを設定できます表の設定アドレス帳( 覧 ) 画に表されるを設定できます CSV ファイルからの読み込み ( 公開の名データ ) 公開の名データを CSV ファイルに読み込めます CSV ファイルへの書き出し ( 公開の名データ ) 公開の名データを CSV ファイルに書き出せます公開の全名データの削除公開の名データをまとめて削除できます個のアドレスグループを設定する覧画の表法を変更する公開の名データをCSVファイルから読み込む公開の名データをCSVファイルに書き出す公開の名データを括削除する個のアドレスグループを設定する各ユーザーが使いやすいように個情報を分類する特定のユーザーをグループとして登録します個アドレスグループは設定したユーザーのみ使できます他のユーザーからは閲覧できません 27

設定した個アドレスグループはアドレス帳 ( 名覧 ) 画のメニューに追加されユーザーの覧を画に表できます共有アドレス帳の名覧でメニューから ( 公開の名 ) を選択し公開で登録した個情報のみを表できます個設定画で詳細設定タブをクリックするする各アプリケーションのアドレス帳 > 個アドレスグループの順にクリック必要なを設定する個アドレスグループの操作リンク追加追加する個アドレスグループを追加します変更変更する個アドレスグループの名称や登録している個情報を変更します順番変更順番変更する個アドレスグループの表順を変更します削除削除する個アドレスグループを削除します個アドレスグループの設定 * は必須ですグループ情報追加する個アドレスグループの名称を登録します所属情報個アドレスグループに登録する個情報を選択します個アドレスグループに登録する個情報を選択します登録から外す場合は選択を外します名の登録画で個アドレスグループ欄の新規作成をクリックし個アドレスグループを追加できます個アドレスグループ名をし追加するをクリックすると名の登録画に戻ります個アドレスグループを削除しても削除する個アドレスグループに登録されていた個情報は削 28

除されません覧画の表法を変更するアドレス帳( 覧 ) 画に表されるを設定しますアドレス帳( 名覧 ) / アドレス帳( 会社覧 ) 画を表した場合に最初に表される個アドレスグループ / 絞込を設定できますアドレス帳( 覧 ) 画に表するはシステム管理者の設定によって異なる場合があります表で設定した内容は次の検索結果画の表に反映されますアドレス帳の検索画製品内検索画個設定画で詳細設定タブをクリックする各アプリケーションのアドレス帳 > 表の設定の順にクリックする必要なを設定し設定するをクリックするアドレス帳の表画の設定共有アドレス帳の初期表最初に表する個アドレスグループ共有アドレス帳で名覧を表するときに最初に表する個アドレスグループを選択します最初に表する会社覧絞り込み共有アドレス帳で会社覧を表するときに最初に表する会社の絞り込み条件を選択します名覧欄の表アドレス帳 ( 名覧 ) 画で表するを選択します会社覧欄の表アドレス帳 ( 会社覧 ) 画で表するを選択します公開の名データを CSV ファイルから読み込む読み込んだアドレスデータは共有アドレス帳の名覧に追加されます CSVファイルを作成する場合の注意点については次のページを参照してください CSVファイルを作成するときの注意点 CSVファイルで管理できるについては次のページを参照してください公開の名データ :CSVファイルで管理できる個設定画で詳細設定タブをクリックする各アプリケーションのアドレス帳 > CSVファイルからの読み込み ( 公開の名データ ) の順にクリックする参照をクリックしてファイルを選択し次にファイルの中を確認する >> をクリックする CSVファイルの中とアドレス帳のの関連付けをドロップダウンリストから選択する 29

CSV ファイルの先頭に名がっている場合先頭を名として無視するを選択します読込む中を確認して読み込むをクリックする公開の名データを CSV ファイルに書き出すタイプがファイルのに添付したファイルは CSVファイルに書き出せません CSVファイルで管理できるについては次のページを参照してください公開の名データ :CSV ファイルで管理できる個設定画で詳細設定タブをクリックする各アプリケーションのアドレス帳 > CSVファイルへの書き出し ( 公開の名データ ) の順にクリックする書き出すと順番を設定し書き出すをクリックする CSVファイルの先頭に名をれる場合先頭に名を書き出すを選択します CSVファイルに書き出しファイルを保存する表される画にしたがってファイルを保存します公開の名データを括削除する個設定画で詳細設定タブをクリックする各アプリケーションのアドレス帳 > 公開の全名データの削除の順にクリックする削除する場合はすべて削除するをクリックする公開されているアドレスデータを削除する場合は個別にアドレス帳を削除しますアドレス帳のデータを削除する 30