Version1.0 第一生命健康保険組合 ウオーキングイベント申込マニュアル 提供 : 一般社団法人日本ウオーキング協会株式会社アクティブウォーク & スポーツ 日本ウオーキング協会 ( 第一生命専用 ) TEL:03-6206-9292 FAX:03-6206-8192 E メール :walking@gs-lab.jp
目次 Ⅰ. 申込 ~ 参加までの流れ 2 Ⅱ. 参加条件等 3 (1) 参加資格および補助額 (2) 申込単位 (3) 対象イベント Ⅲ. イベントの検索方法 4 Ⅳ. イベント情報の見方 5 (1) 第一生命推奨のイベント (2) 第一生命推奨以外のイベント Ⅴ. 申込方法 7 (1) 第一生命推奨のイベント (2) 第一生命推奨以外のイベント Ⅵ. 申込完了通知 ( 兼 ) 当日参加報告書 の送付 9 Ⅶ. イベント当日の受付について 10 1
Ⅰ. 申込 ~ 参加までの流れ 事前 当日 参加申込書 当日参加報告書 1 参加イベント決定 2 申込書をダウンロードし 必要事項を記入 3 日本ウオーキング協会へ申込み (E メール orfax) 4 申込書受領通知が届く ( 即日 ) 5 受付完了通知書 ( 兼 ) 当日参加報告書 が届く (2~3 日後 ) 6 参加報告書に出欠を記入し 受付へ提出 日本ウオーキング協会にて各イベントへ申込み 第一生命健康保険組合より参加費支払い 1 参加イベント決定 ウオーキングイベント情報から参加したいイベントを決定し 事業所単位 ( もしくは労働組合の支部単位 ) で参加者をとりまとめてください 2 申込書をダウンロードし必要事項を記入 イベント詳細ページの下部にある 申込み書ダウンロード から申込書をダウンロードして 必要事項を記入してください ウオーキング参加申込書 は参加するコースごと作成してください ( 詳細は P7 参照 ) 3 日本ウオーキング協会へ申込み E メールもしくは FAX にて申込書を送付ください 4 申込書受領通知 日本ウオーキング協会にて申込書受領次第 申込代表者様宛て E メールにて 申込書受領通知 をお送りします ( 申込日が休日の時は翌営業日 ) 5 受付完了通知書 ( 兼 ) 当日参加報告書 申込手続完了後 日本ウオーキング協会から申込代表者様宛て 受付完了通知書 ( 兼 ) 当日参加申込書 を E メールにて送付します 本書類は当日 受付へ提出する参加報告書にもなりますので 内容確認後 当日まで大切に保管してください 6 出欠確認 当日受付 イベント当日は 各コースの代表者の方が それぞれ 受付完了通知書 ( 兼 ) 当日参加報告書 に当日の出欠確認を記入し 団体受付で受付を行ってください 受付を終えた後に 係りの指示に従ってイベントにご参加ください 2
Ⅱ. 参加条件等 (1) 参加資格および補助額 第一生命健康保険組合の被保険者とその家族 対象イベントへの参加費用を全額補助 交通費 食事代等は補助の対象外 費用補助の回数上限はなし (2) 申込単位 事業所単位もしくは労働組合の支部単位 規定以外の単位での申込は健康保険組合保険事業担当へお問い合わせください (3) 対象イベント 日本ウオーキング協会が提携する当社推奨の全国のイベントが対象です 対象イベントは日本ウオーキング協会の第一生命専用 Web ページに掲載されています 健保 HP(http://www.daiichiseimei-kenpo.or.jp/) から専用ページへアクセスしてください 3
Ⅲ. イベントの検索方法 1. 健保組合のホームページ ( http://www.daiichiseimei-kenpo.or.jp/ ) の ウオーキングイベント参加申込み のバナーをクリックします 2. ウォーキングイベント情報トップページが開きます 3. 参加したい都道府県をクリックすると 該当する地域のイベントが表示されます 4. 都道府県名の横 (MAP) をクリックすると別ウィンドウでイベントマップが開き イベントが開催される場所を記したマップが表示されます MAP は印刷も可能です MAP をクリック 該当する地域のイベントが表示される イベントの開催場所が地図で表示される 4
Ⅳ. イベント情報の見方 (1) 第一生命推奨のイベント 1. イベント情報には以下 詳細情報が掲載されています ( 情報が確定していない場合は空欄ですが 順次更新されます ) 開催日時 開催場所 特色 コース ( 日時 距離 ) 集合場所 集合時間 解散場所 スタート場所 スタート時間 エントリー期間 イベント主催者側が提供するチラシ イベントにより提供がない場合もあり チラシに申込用紙 振込用紙が掲載されている場合がありますが こちらを使用しての申込みは行なわないでください 費用補助の対象外となります 2. 問い合わせ先 申込内容に関する問い合わせ 日本ウオーキング協会 TEL:03-6206-9292 E メール :walking@gs-lab.jp イベント情報に関する問い合わせ イベント情報ページに掲載されている問い合わせ先 5
Ⅳ. イベント情報の見方 (2) 第一生命推奨以外のイベント ご注意ください 第一生命推奨以外のイベントは 3000 円未満のイベントのみ費用補助の対象となります 上記 条件に該当するイベントでも参加できないイベントも含まれますので 参加を希望する場合は 事前 ( 開催日の 20 日前迄 ) に日本ウオーキング協会へお問い合わせください 詳細は P8 参照 1. 各県のイベント情報が表示されたページの最下部の イベントマップ掲載以外のイベント情報はこちら ボタンをクリックします 2. 日本ウオーキング協会が発行する会報誌 ウオーキングライフ ( 隔月発行 ) に掲載されているウオーキングイベントページが表示されます イベント情報は開催日順で掲載されています 地域別には掲載されておりませんのでご了承ください こちらのイベントは 奇数月初に更新されます 3. 問い合わせ先 日本ウオーキング協会 TEL:03-6206-9292 E メール :walking@gs-lab.jp 6
Ⅴ. 申込方法 (1) 第一生命推奨のイベント 1. 申込み書ダウンロードボタンより ウオーキングイベント参加申込書 をダウンロードして下さい 2. ウオーキングイベント参加申込書 はエクセルで作成されています 必要事項を入力いただき K ドライブ等に一旦保存してください 参加日 コースが異なる場合は参加コースごとに申込用紙を記入して下さい 申込代表者様の欄は必ず記入して下さい 記載頂いた E メールアドレスに 申込受領通知 および 申込完了通知書 ( 兼 ) 当日参加申込書 が送付されますので 必ずご記入ください 3. 必要事項入力後 日本ウオーキング協会へ E メール もしくは FAX でお申込み下さい 4. イベント申込書が到着次第 日本ウオーキング協会より 申込代表者様へ E メールにて 申込受領通知 が送付されます 申込日より 2 日経過しても通知がない場合には お手数ですが 日本ウーキング協会へご連絡ください 3. 申込先 問い合わせ先 日本ウオーキング協会 TEL:03-6206-9292 FAX:03-6206-8192 E メール :walking@gs-lab.jp 7
Ⅴ. 申込方法 (2) 第一生命推奨以外のイベント ご注意ください 第一生命推奨以外のイベントは 3000 円未満のイベントのみ費用補助の対象となります 上記 条件に該当するイベントでも参加できないイベントも含まれますので 参加を希望する場合は 事前 ( 開催日の 20 日前迄 ) に日本ウオーキング協会へお問い合わせください 1. 上記のとおり 3000 円未満のイベントから参加希望のイベントを選んでください 2. 対象のイベントについて 日本ウオーキング協会へ参加可能であるかの問い合わせをしてください イベント開催日の 20 日前までにお問い合わせください 20 日前を経過したイベントは申込みができませんのでご注意ください 記載されている問い合せ先に直接連絡 直接申込みをした場合は 補助対象外となりますので ご注意ください 日本ウオーキング協会 TEL:03-6206-9292 E メール :walking@gs-lab.jp 3. 日本ウオーキング協会より参加可能と回答があったイベントのみ 前項の申込方法と同様にお申込みください 8
Ⅵ. 申込完了通知 ( 兼 ) 当日参加報告書の送付 1. 参加申込手続きが完了すると 日本ウオーキング協会から 申込完了通知書 ( 兼 ) 当日参加申込書 が申込代表者様宛て E メールで送付されます 2. 申込代表者様は 申込内容に相違ないかご確認ください 申込代表者様が当日の受付担当者になりますので 担当者様を変更する場合は 日本ウオーキング協会へご連絡ください 3. 申込完了通知 ( 兼 ) 当日参加報告書 は 当日団体受付に提出する参加報告書にもなりますので 当日まで大切に保管ください 当日の受付方法については 次ページを参照ください 9
Ⅶ. イベント当日の受付 受付は団体受付にて受付を行なってください 受付完了通知書 ( 兼 ) 当日参加報告書 に参加者の出欠を記入し 受付へ提出してください 留意事項 イベントによって開催日の 1 週間 ~10 日前に 参加通知書 が送付される場合があります その場合は 上記の 申込完了通知書 ( 兼 ) 当日参加報告書 に加えて 参加通知書 も持参し 受付にお渡しください 受付時間を経過しても 受付が完了していない場合 受付完了通知 ( 兼 ) 当日参加報告書 に記載された申込代表者様へお電話が入りますので ご承知おき願います 遅刻者の対応遅刻された方は 到着後速やかに団体受付にて受付を行い 係りの指示に従い出発して下さい 受付を設置していない小規模イベントの場合 スタートと同時にフタッフも移動してしまう場合もありますので 遅刻者の報告は必ず行なってください イベント当日の出欠状況を でご記入ください出席 : 欠席 : 遅刻 : 10