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問題解決と課題形成概要 目的 管理者の役割である問題解決と課題形成の重要性を認識する 問題解決のアプローチの仕方を理解する 部門内の課題形成のステップを理解する 課題形成演習を通じて 自部門の課題形成を実施する 対象 課長 新任課長 同等職位の方 所要時間 2 時間 30 分 教材 シート1 問題解決と課題形成 シート2 課題の発見と形成 シート3 課題形成と問題解決の流れ ワークシート1 課題形成の演習 ワークシート2 課題形成 ( ワークシート ) ワークシート3 課題の形成 ( 例 ) 1
時間配分 項目はじめに問題解決と課題形成の重要性問題とは何か問題解決のアプローチ課題形成とは課題形成のステップ課題形成演習の進め方個人研究グループ内発表まとめ合計 分 5 分 5 分 10 分 20 分 15 分 15 分 10 分 30 分 35 分 5 分 150 分 2
研修の内容と進め方 項目 ( 時間 ) ツール内容と進め方 はじめに (5 分 ) 主題の板書 問題解決と課題形成 管理者 ( 課長 ) の役割の1つに 問題解決と課題形成 がある 管理者の1 番重要な役割は目標達成と人材育成であるが もう1つつけ加えなければならないのが この 問題解決と課題形成 である 日常の管理活動を見てみよう 毎日が問題解決の連続といってよい その中には小さな問題もあるし 組織的に解決しなければならない問題もある 職位が上がれば 直面する問題も多様化し 複雑になってくる こういった多様化した複雑な問題を解決するためには 自部門だけでは対応が難しく 組織的な対応も必要になってくるし 問題解決の手法などを駆使した科学的アプローチも必要になってくるであろう 問題解決と課題形成の重要性 (5 分 ) ( 目的 ) シート 1 また管理者 ( 課長 ) の立場では 潜在問題など発見して ただ起こった問題を解決するだけでなく 問題を先取って課題にしていく必要もある この会合では問題解決の重要性を認識していただくと共に問題や課題の性質に応じて どのようなアプローチで解決していくべきか 問題解決手法を学んでいただいく 今 なぜ問題解決なのであろうか 課題形成なのであろうか いうまでもなく 現在も問題が多発化しているが これからはもっと問題が拡大し 複雑化していくことは目に見えて明らかである なぜなら 市場はどんどん拡大し 国際化も進んでいるし 競争も激化しているし 消費者の目も厳しくな 3
項目 ( 時間 ) ツール内容と進め方ってきている また技術革新や経営革新が急速に進んでおり それへの対応も迫られている 職場では契約社員やパート社員が急激に増えており 社員間の意識の変化からも問題が起きている また国の政策が変わり それの対応に追われている企業もある このように どの企業も大きな問題に直面している その問題を乗り切れない企業は衰退を余儀なくされるであろう 問題解決は企業だけでなく 社員一人一人の問題としても考えなければならない時代になった 仕事を行っていく上で問題を追いかけていかなければならない 問題に追われ続けていては意味がない 問題を起こさないような予防策も必要になるし 起こった問題だけでなく 状況を変革したり 機会を開発していく前向きな問題解決が必要になる それが課題形成であると考えていただきたい 管理者にとって問題解決も重要だが 課題形成も重要な役割であるという認識を持たなければならない 問題とは何か (10 分 ) シート1の 2 問題解決や課題形成の重要性はわかったが まず問題とは何かを一度整理しておこう 問題とは 人あるいは組織体が解決しなければならない事柄 をいう 問題と課題は異なる それについては後ほど説明しよう 組織の中における問題とは目標を達成する時や仕事を推進する時の障害となっているものである 問題とは ありたい基準 あるべき基準から逸脱した 4
項目 ( 時間 ) ツール内容と進め方状態 である これはケプナー and トリゴー氏による定義である 障害と同じ意味だが 基準の取り方により 問題解決の進め方が異なってくる ありたい基準 あるべき基準 問題 ( ギャップ ) 現状 つまりありたい基準である目標が高くなればなるほど問題が発生する どの職場にも達成すべき目標があるので 常に問題は存在することになる 問題解決のアプローチ (20 分 ) シート1の 3 ではどのようにして問題解決を実践していくべきであろうか 問題の性質と発生状況から見てみよう 直面する問 題 板書 まず第一の問題は仕事をしている時に突然ぶち当たるという問題である 直面する問題 といってよい クレームや事故や顧客とのトラブル 仕事上でのミスといったものはすべてこの問題の領域に入る これは通常のあるべき基準から逸脱した状態の問題である 通常の基準 逸脱 ( ギャップ ) 問題 現在 この逸脱した状態 ( ギャップ ) が低レベルのものであるなら 判断で処理できる 逸脱した状態が大きく 状況が込み入っている場合にはなぜその問題が起こったのかを明らかにしていかなければならない 原因の追求である 5
シート 1 問題解決と課題形成 管理者の日常活動を振り返ってみると職場で起こる問題に追いまくられているのが実情であろう 顧客とのトラブル メール上でのカン違い 会議などでのコミュニケーション上のミスなどあげればきりがない また次々に問題のみならず所与の課題が現れてきており それを解決するための体制作りに 時間を取られていることであろう こういった問題や課題に対して 受け身で処理していくか 前向きに処理していくかで 仕事の成果に大きな差が出てくる より発展するためには問題を解決するだけでなく 自ら問題を発見し形成していくことが何よりも求められる また 激しく変化する経営環境下では 問題が多発化してくるし 複雑化してくるので 未然防止策など抜本的な解決が必要になってくるであろう こういった問題や課題解決にあたっては 経験や勘に頼ることも大切だが 多様化 複雑化に対応するためには 科学的なアプローチが何よりも大切になるであろう 問題と課題解決も管理者の重要な役割と考え 職場の中でそれを積極的に実施していかなければならない 1. 問題の多発化経営環境が厳しくなればなるほど期待と現状にギャップが生まれてくる 問題や課題解決にあたっては まず問題が発生してくる状況に目を向けていかなければならない 今 企業が直面している問題領域には次のものがある (1) 国の政策に変化や国際化 ( 競争要因 為替 原油等も含む ) から起こる問題 (2) 市場競争の激化から起こる問題 (3) 技術革新 (IT 化を含む ) 経営革新から起こる問題 (4) 情報過多 処理にまつわる問題 (5) 労働構造から起こる問題 ( 少子高齢化 団塊の世代等 ) (6) その他 2. 問題とは何か (1) 人あるいは組織体が解決しなければならない事柄や状態をいう (2) 組織目標を達成のときの障害となっているものをいう (3) あるべき状態 ありたい状態から逸脱している状態をいう ( 基準からの逸脱 ) 問題とは目標と現状との差であり 解決しなければならない事象をさす 3. 問題の発生状況問題の発生状況には次の3つがある
ワークシート 2 課題の形成 ( ワークシート ) 所属 氏名 部門のビジョン 外部環境の変化ビジネスチャンス内部環境の変化 脅威 障害 ( 他部門からの期待も含む ) 当面の課題 持っていき方