監査結果に基づき港区長が講じた措置

監査結果に基づき港区長が講じた措置 平成 25 年度定期監査 ( 後期 ) の結果に基づき講じた措置について 港区長から通知があ りました 平成 26 年 9 月 25 日 第 1 公表の範囲 平成 25 年度定期監査 ( 後期 )( 実施期間 : 平成 25 年 9 月 2 日から同年 9 月 24 日まで ) の結果に基づき講じた措置について港区長から通知を受けた事項 第 2 公表の概要 平成 25 年度定期監査 ( 後期 ) において指摘した事項 7 件 意見事項 9 件について通 知を受けた 1 調定事務の遅延について 高輪地区総合支所区民課 ア指摘の内容会計事務規則第 23 条第 1 項のただし書は 同一の科目に属する歳入で 日々調定をするものについては 毎月分をとりまとめ 翌月 5 日までに通知することができる と規定しているが 平成 24 年 4 月分から 12 月分までの納課税証明手数料 (1,008,000 円 ) 自動車臨時運行許可手数料 (153,000 円 ) 戸籍関係諸証明手数料(5,422,050 円 ) 身分証明手数料(108,900 円 ) 印鑑証明手数料 (5,212,700 円 ) 住民記録諸証明手数料(6,070,600 円 ) 住民基本台帳カード発行手数料 (169,000 円 ) 自動交付機カード発行手数料(215,000 円 ) 4 月分から 7 月分までの外国人登録諸証明手数料 (45,200 円 ) 5 月分 7 月分から 9 月分 11 月分の原動機付自転車標識紛失弁償金 (2,000 円 ) 6 月分 7 月分 10 月分の国民健康保険事業会計の証明手数料 (2,100 円 ) の調定事務は 平成 25 年 1 月に一括して行った 高輪地区総合支所は 芝地区総合支所とともに先行して平成 24 年 4 月に各手数料の収納事務も含めた窓口事務の一部業務委託を試行実施した 所管課は調定事務遅延の原因を 受託事業者の誤納付による 4 月 5 日収入分 ( 原動機付自転車標識紛失弁償金 国民健康保険事業会計の証明手数料を除く各手数料合計 224,400 円 ) の振替事務が 5 月 17 日に完了したことや 4 月 27 日収入分 ( 戸籍関係諸証明手数料 印鑑証明手数料 住民記録諸証明手数料合計 37,200 円 ) の 1

還付事務が平成 25 年 1 月 7 日に完了したためとしているが 振替事務や還付事務にかかわらない月分や そのほかの手数料等についての遅延理由は認められない 窓口事務の受託事業者に慎重な収納事務を指導するとともに 調定の手続きは 会計事務規則に基づき 遅れること無く適正な処理を徹底すべきである イ講じた措置の概要業務委託における誤収納については 委託当初に発生したものであり その対応について 芝地区総合支所や会計室との協議に時間がかかってしまいました また 職員の会計事務規則についての認識不足の中で調定事務の遅延をもたらしました 定期監査の結果を受けて 職員へ適正な調定事務について指導徹底するとともに 委託事業者に改めて指導しました これからも 会計事務規則に基づく速やかな調定事務を行うことを 毎月の定例委託業務連絡会等を通して徹底してまいります 2 指定管理料 ( 光熱水費 ) の流用と清算金について 麻布地区総合支所管理課 ア指摘の内容麻布地区総合支所管理課が所管する南麻布いきいきプラザは 高齢者支援課が所管する南麻布高齢者在宅サービスセンター及び南麻布地域包括支援センター ( 以下 在宅サービスセンター等 という ) との複合施設のため 光熱水費は面積等で分担することとしている 麻布地区総合支所管理課は 南麻布いきいきプラザの指定管理料を 在宅サービスセンター等の光熱水費分 8,900,000 円を含めて予算措置し 支出した また 同額を歳入に収入することとした予算編成を行っていた 一方 麻布地区港区立いきいきプラザの管理運営に関する年度協定 ( 以下 年度協定 という ) では 南麻布いきいきプラザ指定管理者は 在宅サービスセンター等から光熱水費を徴収すると規定しているため 9,035,634 円を徴収していた このため 在宅サービスセンター分の光熱水費 8,900,000 円は過払いである 過払い金は速やかに返還されるべきであるが 過払い分を含む光熱水費のほか 事業費等と合わせ流用し 指定管理者に 7 件 11,395,336 円の修繕を行わせていたため返還されなかった 7 件の修繕のうち 主なものは南麻布いきいきプラザに設置しているエレベーター 2 基の修繕 10,465,874 円である 一方 麻布地区港区立いきいきプラザ管理運営に関する基本協定書 ( 以下 基本協定書 という ) では 130 万円以上の修繕は区が行うと規定している このため エレベーターの修繕は区が行うべきところ 基本協定書の変更にかかわる起案文書を作成せず 指定管理者との合意文書も作成しないまま指定管理者に行わせていた また 指定管理者からの清算書によると 7 件の修繕費は 11,395,336 円であるが 指定管理者が修繕を行った事業者に支払った金額は 10,308,900 円で 差額の 1,086,436 円を請求書等の証拠書類を確認しないまま 指定管理者の事務費として認め 返還させていなかった 1 年度協定について年度協定第 8 条では 南麻布いきいきプラザの指定管理者は在宅サービスセンター等から 2

光熱水費分を徴収することと規定している一方で 年度協定に定める指定管理料には 在宅サービスセンター等の光熱水費分 8,900,000 円が含まれていた 麻布地区総合支所管理課が支出した 8,900,000 円は不要である 年度協定の内容に齟齬のないようにされたい 2 過払い金の流用について過払い金は流用の原資にはなりえないもので 修繕の経費として使用させたことは極めて不適切である 3 エレベーターの修繕について当該エレベーターは平成 25 年度に他社製に交換すると決定されていたが 平成 24 年 12 月 13 日にモーターから発煙する事故が発生し 施設の安全な管理運営及び サービス提供の継続性の観点から必要性があるとして緊急的に修繕させたものと理解している しかし 基本協定書第 17 条第 2 項では 130 万円以上の修繕は区が行うことと規定していることから 麻布地区総合支所管理課は新たに予算を措置し 区がエレベーター会社に修繕を行わせるべきである なお 指定管理者に修繕を行わせる場合には 基本協定書の変更にかかわることであることから その必要性を示した区長決裁の起案文書が必要で 指定管理者との事業計画の変更を含む合意文書も作成すべきある 事案専決規程及び基本協定書を遵守されたい また 基本協定書第 31 条第 4 項で修繕費及び光熱水費に余剰金が発生した場合は 実績に応じて清算するものとすると規定している 修繕及び光熱水費については領収書等の証拠書類で実費を確認するとともに 年度当初に予定のない修繕に要した指定管理者の事務処理経費は その必要性等を指定管理者と協議し精査の上 修繕費と明確に区分して処理すべきである イ講じた措置の概要 1 年度協定につきましては 平成 26 年度から 在宅サービスセンター等の光熱水費分を指定管理料に含めない内容で締結いたしました また 平成 25 年度の在宅サービスセンター等における光熱水費の過払いにつきましては 年度協定の内容を変更後 改めて協定を締結し 指定管理料返還の措置を行いました 2 過払金につきましては 今後 発生することがないよう経費を精査し 年度協定を締結します また 緊急工事等により修繕経費の増加が見込まれる場合は 適正に処理いたします 3 修繕につきましては 今後は 基本協定書に基づき 130 万円以上の修繕は区が行い 適正な事務処理を徹底してまいります また 修繕費等につきましては 平成 24 年度に要した実費の領収書等証拠書類を確認しました 今後は 指定管理料の修繕費とその他経費 ( 事務処理経費 ) とを明確に区分し 予算計上の上 執行していくとともに 証拠書類による履行確認を行い 清算処理してまいります 3

3 会計年度を越えた支出について みなと保健所保健予防課 ア指摘の内容 骨塩量測定装置保守点検委託 は 契約日は平成 25 年 1 月 16 日で 納入 履行期間が1 月 17 日から 3 月 31 日までの契約 (294,000 円 ) としていた 委託料の支出において 確認書の履行年月日及び確認年月日は 1 月 17 日で 納品書及び請求書は速やかに受領していたにもかかわらず ( 受託事業者によると 納入 履行期間終了直後の 4 月中旬に請求書を送付することになっているとの説明あり ) これを失念し 過年度支出( 支払日 :7 月 31 日 ) を行った 遅延金については 受託事業者から辞退する旨の文書を徴していた また 支出にかかる起案文書の起案日は 7 月 26 日だが 決裁日を 7 月 22 日としていた 更に契約書は 骨塩量測定装置保守点検委託 だが 支出にかかる関係書類では 骨密度測定装置保守点検委託 として相違していた 地方自治法 支払遅延防止等に関する法律及び会計事務規則に基づく適正な事務処理を徹底するとともに 組織的な確認体制が効果的に機能するよう整備すべきである イ講じた措置の概要支払遅延による過年度支出はあってはならない不適正事務です 正確な事務の徹底と共に事故再発防止に向けて事故発覚後 直ちに保健所内において 事故防止対策会議 を開催し 事故の原因を究明したところ 担当者以外のチェックが行き届かずに不十分であったことが判明しました 今後このようなことが二度と起きないよう内部チェック機能を強化するなど 再発防止策を講ずることを決定するとともに全職員に周知しました また 支出にかかる起案文書の記載事項の過誤につきましては 単純なミスを見逃してしまい 組織的なチェック機能が十分に働いていなかったことが原因でした 職員一同真摯に反省し 改めて再発防止に取り組み 法令に則った適正な事務の執行に万全を期すこととしました 4 金券の有効期間切れについて 芝地区総合支所生活福祉担当 ア指摘の内容 JRの普通回数乗車券 ( 有効期間 3 か月 ) の平成 24 年度への繰越枚数 124 枚と購入枚数 880 枚の合計 1,004 枚のうち 平成 24 年度末現在の交付枚数は 601 枚 ( 約 60%) 平成 25 年度への繰越枚数は 147 枚 ( 約 15%) で 残りの 256 枚 ( 約 25%) は有効期間切れとなっていた 単価は 210 円から 290 円までのもので 合計 69,680 円分であった 有効期間切れが見込まれるJRの普通回数乗車券については 有効期間内に払いもどし手続きを行い 歳入処理をすべきである イ講じた措置の概要ご指摘を踏まえ 現在 有効期間切れが見込まれる乗車券につきましては 払い戻しの手続 4

きを行っております 今後も 有効期間切れが生じないように必要枚数を精査するとともに 乗車券の種類を精査して購入します それでも期限切れになる乗車券が発生した時は 必ず払い戻し手続きを行います 5 新規開設した指定管理施設の追加工事について 芝地区総合支所管理課 ア指摘の内容神明保育園及び神明子ども中高生プラザは 平成 24 年 9 月 1 日の開設直後に 安全に対する配慮から指定管理者が追加工事を行った 工事の内容は 家具工事 650,000 円 (9/3~9/7 実施 ) 窓柵取付工事 705,000 円 (9/10~9/18 実施 ) シンク下カバー取付工事 1,245,000 円 (9/21 ~9/28 実施 ) である 基本協定書第 17 条によると 1 件につき130 万円 ( 消費税を含む ) 未満のものについては 乙 ( 指定管理者 ) の責任及び費用負担において実施するものとする 乙が前項に規定する本施設の修繕を行う際は 甲 ( 区 ) に対して予告するとともに了承を得るものとする としているが 追加工事について区が了承した書類は確認できなかった 指定管理者が工事を行う場合は 事前に書面による申請及び承認に漏れがないよう徹底すべきである しかし そもそも本件の追加工事 3 件は 施設開設前の実施設計などに盛り込むべき内容である 区有施設の工事の計画にあたっては 全体の内容を十分に確認 調整したうえで実施されたい また 工事の実施時期も近く同一事業者が施工していることから 分割することなく 130 万円以上の工事として区がまとめて行うべきものである 工事 ( 修繕 ) の実施に際しては 基本協定書の趣旨を踏まえ対応すべきである イ講じた措置の概要指定管理者の工事実施の予告了承については 指定管理者からの工事内容の相談に対し口頭承認で実施しましたが 書面による事前承認を原則とするように事務処理を改め 指定管理者にも徹底しました 新築時の工事内容については 実施設計に漏れや竣工直後の追加工事が発生することがないよう 十分に注意してまいります また 指定管理者の工事の発注については 基本協定に沿って 管理課と指定管理者で十分な調整を経た上で適正に実施してまいります 6 エレベーターの不適切な管理について ア指摘の内容 麻布地区総合支所管理課 5

区は 区有施設に設置しているエレベーターの保守管理業務委託契約については 平成 19 年度からPOG 方式 ( 注 1) による契約を行うこととし 区で独自に昇降機維持保全業務標準仕様書 ( 以下 区の仕様書 という ) を設けている また 区は 区の仕様書に基づき保守会社が作成した長期保全計画 ( 注 2) に予定された部品交換を 各年度に予算措置し 計画的に行うこととしている そのほか 毎月の定期点検で修繕が必要であると報告を受けた時は 速やかに対応することとしている 南麻布いきいきプラザ等の複合施設に設置しているエレベーター 2 基は 平成 19 年度から区の仕様書で保守契約を締結していたが 仕様書で定めた長期保全計画は平成 19 年度当初から作成されていなかった また 保守会社から毎月の定期点検で経年劣化による部品交換を推奨する旨の文書が毎月繰り返し提出されていたが 交換を行っていなかった 長年に渡り修繕していなかったことは 極めて遺憾である また 平成 24 年 12 月 13 日午前 10 時頃に 部品の経年劣化が原因でモーターから発煙する事故が発生した 利用者を屋外に避難誘導し けが人はいなかったものの 区有施設で火災が発生したことは 安全対策が未だに不十分であった現れで残念でならない 平成 18 年に区有施設で発生したエレベーター事故を重く受け止め 危機管理意識を持ち 施設の安全な管理運営を徹底されたい ( 注 1)POG 方式 : 保守料金の中で行うのは 定期的な点検 清掃 注油 調整 小額の消耗品の補充 交換のみ 機械部品 電気部品などの取替 修理が発生した場合は別料金となる契約 ( 注 2) 長期保全計画 : 部品材料の交換周期に基づき 交換した部品と今後交換する部品を年度ごとに示したもので 保守会社が作成するもの イ講じた措置の概要ご指摘につきましては 平成 19 年度からの長期保全計画未作成状態を解消するために 平成 24 年 11 月に長期保全計画を作成し 順次部品交換を行うべく 区民の安全確保に取り組んでおりました その取組の最中でのモーター発煙事故については大変遺憾に感じております 今後は 施設設備の安全管理を徹底し 事故を未然に防ぐために 長期修繕計画に沿った部品更新等修繕をおこない 再発防止に取り組んでまいります 7 臨時職員の任用手続きについて 赤坂地区総合支所区民課 ア指摘の内容地域保健活動事業 ( 育児相談会 ) 実施に伴い 2 名の栄養士を臨時職員として任用し 一般賃金で支出 (@11,000 円 / 日 年 12 回 合計 132,000 円 ) していたが 適正な任用手続きを行っていなかった 臨時職員の任用は 賃金を支出する根拠となるものである 臨時職員取扱要綱に基づき 手続きを行うべきである 6

イ講じた措置の概要 今年度については 全て任用手続きを行うよう改めました さらに係会議等で 港区臨時職 員取扱要綱に基づく適正な事務執行を職員に徹底しました 8 調定事務の遅延について 麻布地区総合支所区民課 ア意見の内容会計事務規則第 23 条第 1 項のただし書は 同一の科目に属する歳入で 日々調定をするものについては 毎月分をとりまとめ 翌月 5 日までに通知することができる と規定しているが 平成 24 年 4 月分から 9 月分までの狂犬病予防注射等手数料 (631,880 円 ) 畜犬登録等手数料 (350,800 円 ) コミュニティバス乗車券費用(132,000 円 ) の調定事務は 10 月に 6 か月分を一括して行った 調定の手続きは 会計事務規則に基づき 遅れること無く適正な処理を徹底すべきである イ講じた措置の概要調定事務にあたっては 再度同様の指摘を受けることのないよう 会計事務規則や財務会計の手引きの再確認を行い 10 月以降適正に毎月分を翌 5 日までに調定するとともに 調定の手続きが遅れることなく 毎月課庶務担当による確認を徹底し 適正な事務処理を行うよう職員への指導の徹底を図りました 9 収納金日報の確認者について 麻布地区総合支所区民課 ア意見の内容収納金日報の金銭出納員欄に金銭出納員ではない副係長が押印しているものが 53 件 課長欄に係長や副係長が押印しているものが 40 件あった 金銭出納員は区長が任命し会計管理者に通知しており また 収支命令権者である課長の確認は必須であることから 安易な代理は認められない 収納金日報の確認にあたっては 適正な事務処理を徹底されたい イ講じた措置の概要収納金日報の確認にあたっては 再度同様の指摘を受けることのないよう 会計事務規則の再確認を行い 収納金日報については即時 適正な金銭出納員による押印及び収支命令権者による確認を行うとともに 会計事務規則に基づいた適正な事務処理を行うよう職員への指導の徹底を図りました 10 収納金にかかる証拠書類の保管について 7

赤坂地区総合支所区民課 ア意見の内容金銭登録機収納金の記録紙 ( ロール紙 ) は 各日分を丸めてセロテープで貼り付けた状態で段ボール箱に入れて保管していた また 保管期間は 3 か月程度であった 収納金の取扱状況を示す証拠書類は 関連書類と併せて保管をされたい イ講じた措置の概要記録紙について 収納金日報の裏面に貼付した上で 3 年間保管するように改善しました さらに 毎月行う係会議において 証拠書類管理に関する理解を深め 適正な事務執行に努めるよう指導し 収納金日報の決裁時に確認を徹底します 11 調定事務の遅延に関する指導について 会計室 ア意見の内容会計事務規則第 23 条第 1 項のただし書は 同一の科目に属する歳入で 日々調定をするものについては 毎月分をとりまとめ 翌月 5 日までに通知することができる と規定している しかし 定期監査 ( 前期 後期 ) をとおし 調定事務において 平成 24 年 4 月収納分を平成 25 年 1 月に調定を行ったり 1 年分を年度末に一括して調定するなど 全庁的に不適切な事務処理が確認された 調定事務に関しては 会計事務規則に基づき 遅れること無く処理するよう 更に全庁的な指導の徹底及び確認をされたい イ講じた措置の概要会計事務規則における 歳入の調定をした場合は その内容を財務会計システムに記録することにより直ちに会計管理者に通知しなければならない ただし 同一の科目に属する歳入で 日々調定するものについては 毎月分をとりまとめ 翌月 5 日までに通知することができる という規定を遵守し 速やかな事務処理により予算の執行管理を適切に行うよう平成 26 年 1 月に通知しました 今後も研修等の機会を捉えて 会計事務規則に基づく会計処理が日々適切に行われるよう各課を指導してまいります 12 支出にかかる証拠書類の記載用具について 芝浦港南地区総合支所管理課 ア意見の内容請書兼検査証兼請求書の 納入又は完了年月日 や 検査年月日 事業者が記載する 請求日 について 消しゴムで消せるボールペンで記載していたものが 77 件あった 支出にかかる証拠書類等を 鉛筆同様の容易に改ざん可能なもので記載することは認められ 8

ず 適正な事務処理を徹底するとともに事業者にも指導されたい イ講じた措置の概要支出にかかる証拠書類に容易に消しゴムで消せるボールペンで日付を記載していたことは 港区公文規程に反することであり 当然 認められることではありません 今回 業務において鉛筆代わりに使用していた消せるボールペンが 通常のボールペンと混在し 書類作成時にも使用してしまった経緯を確認しました 77 件の記載については 港区公文規程施行細目に定める筆記用具により記載をし直すとともに 今後このようなことがないよう 港区公文規程に則り 適正な事務処理を徹底し 事業者と交わす契約書類に不備がないよう充分確認をしてまいります 13 金券の管理について 赤坂地区総合支所区民課 ア意見の内容保健福祉係で管理している金券のうち 障害者 ( 児 ) 及び被爆者用の無料入浴券 都営交通無料乗車券 タクシー利用券 児童扶養手当受給世帯用の都営交通無料乗車券は 監査当日に提出された金券等保管状況調べに記載した数と金券とに差異があり なかなか一致しなかった 平成 24 年度の金券の数は最終的に一致したが 金券の管理は日々の適切な事務処理を行うとともに 受払簿により保管状況の定期的な確認にも努められたい イ講じた措置の概要 金券等保管状況調べ については より分かりやすく 金券の詳細な種別ごとに明細を記載します 一部の受払簿も様式が金券の発行番号のみでの記載であったので 受払数及び残数の欄を設け 日々の確認ができるように改善しました 今後とも 管理する全ての金券について 受払簿や保健管理システムから出力するリストなどにより 定期的に確認を実施してまいります 14 工事や業務委託契約にかかる仕様書の内容について 芝地区総合支所管理課 ア意見の内容芝公園保育園仮設 GHP 設置工事 (1,295,000 円 ) 芝公園保育園仮設給湯設備工事 (1,294,300 円 ) などの工事や 芝公園保育園園庭プール蓋開閉点検 (90,562 円 ) などの業務委託において 仕様書には材料等の材質や規格 数量などの詳細な内容を記載せずに事業者から見積書を徴していた 仕様書作成にあたっては 工事や業務委託内容の品質を確保するとともに 複数業者間での公正な業者選定となるよう詳細な内容を記載されたい 9

イ講じた措置の概要 事務の執行にあたっては 指摘のあった仕様書を例に問題点をあきらかにし 仕様書に材料 等の材質や規格 数量などの詳細な内容を明記し 業者間に見積するよう職員を指導しました 15 工事契約にかかる事前の検討について 高輪地区総合支所管理課 ア意見の内容 ひさし 1 高輪コミュニティーぷらざ1 階入口庇漏水改修工事 ( 平成 25 年 1 月 15 日契約 1,296,750 円 ) と2 高輪コミュニティーぷらざ1 階地下鉄入口部等庇漏水改修工事 (2 月 25 日契約 1,299,900 円 ) の2 案件は 履行内容がほぼ同じで履行か所も隣接か所であるが 別契約として発注している これは 当初 総合支所側入口部分 1のみで漏水を防止できる見込みであったものが 足場設置時点で確認した結果 地下鉄入口部分 2も施工しなければ漏水を防止できないことが判明したためとしている そして 1の足場解体後 2でも足場設置 解体を含むほぼ同種の工事を行っていた 区有施設の工事にあたっては 事前に工事範囲を詳細に検討し 費用縮減や工期短縮を図られたい ひさし イ講じた措置の概要工事費用の縮減や工期短縮については 工事の特性を踏まえた より詳細な事前調査が必要であったと考えます 今後は 建物管理を委託している指定管理者も含め 建物修繕事案などから学んだ修繕方法や基礎的な建物管理知識を施設長会などの機会に情報共有に努めることにより職員の建物管理に関する知識を深め 区有施設の工事に関して十分な事前調査をすることにより効率的な工事を進めてまいります 16 新規開設した指定管理施設の備品管理について 芝浦港南地区総合支所管理課 ア意見の内容平成 24 年 12 月 1 日に開設した さんぽーと港南 ( 注 1) たかはま保育園及び港南子ども中高生プラザを保管場所として平成 25 年 3 月 25 日から 29 日に取得した備品のうち 20 件 ( 合計 4,477,200 円分 ) について 備品シールを出力せずに管理していた たかはま保育園及び港南子ども中高生プラザは指定管理施設である これらは区が貸与した備品 (Ⅰ 種 ) に該当し 指定管理者が所有する備品 (Ⅱ 種 = 指定管理者が自らの経費で購入する備品 ) と明確に区別して管理させなければならないものである 指定管理施設における適正な備品管理に努められたい 10

( 注 1) さんぽーと港南 : たかはま保育園 港南子ども中高生プラザ 港南区民協働スペース の複合施設の愛称 イ講じた措置の概要指定管理施設である さんぽーと港南 を保管場所として 平成 24 年度末に取得した備品のうち 20 件について備品シールを貼らずに管理していたことにつきましては ただちにシールを貼付しました 今後 区が貸与した備品と指定管理者が所有する備品とを明確に区別して管理するため 備品の登録と同時に備品シールを出力するとともに すみやかに備品にシールを貼付し 適正な備品管理を行います 11