平成 30 年度新規高卒予定者県内 県外合同企業説明会 管理運営等業務仕様書 平成 30 年度新規高卒予定者県内 県外合同企業説明会管理運営等業務に係る仕様は次のとおりとする 1 業務名平成 30 年度新規高卒予定者県内 県外合同企業説明会管理運営等業務 2 開催日平成 30 年 7 月 17 日 ( 火 ) 7 月 18 日 ( 水 ) 3 開催場所沖縄コンベンションセンター ( 沖縄県宜野湾市真志喜 4-3-1) 展示棟 会議棟 B 4 業務内容以下のとおりとする ( 詳細については 別紙業務内容詳細 を参照 ) (1) 参加希望企業の受付 取りまとめ 参加可否決定通知送付等業務について ( 参加希望企業の受付 問合せへの対応 応募企業への通知 高卒求人票の徴求 ) (2) 参加希望生徒等の取りまとめ業務について (3) 会場レイアウト図の作成について (4) 配付資料の作成 印刷及び郵送について (1 生徒 引率教諭用 2 参加企業用 3 スタッフ用 ) (5) 会場設営 撤去等業務について ( 当日の設営 撤去等 案内看板等の製作及び設置 ) (6) 当日の運営に係る事項について ( スタッフ 看護師 駐車場整理要員の配置 ) (7) 会場使用に係る事項について 1 会場借用及び付属備品の使用許可申請書の提出 ( 展示場 ) 2 行為許可申請書の提出 3 催物開催届出書の提出 4 会場借用及び付属備品の使用に係る使用料の支払い (8) その他 1 当日配布アンケート ( 企業用 高校生用 引率教諭用 ) の作成 回収 集計 2 当日の備品 消耗品の用意について 3 ゴミ処理 4 お礼状の印刷等 5 データ等の提供方法 及び廃棄について (1) データは E メールまたは 手渡しにて対応する (2) 提供 作成 使用したデータ等 ( 企業情報含む ) は委託業務終了後 全て適正に消去 返却すること 6 検収同説明会開催後 2 ヶ月以内に 仕様書に示された項目の実施確認をできる書類 ( 報告書 アンケート集計結果 写真 ( データでも可 ) 等 ) を提出すること 7 協議についてこの仕様書に疑義が生じた場合は 発注者及び受注者間の協議により対応する
別紙業務内容詳細 ( 4 業務内容 関係 ) (1) 参加希望企業の受付 取りまとめ 参加可否決定通知送付等業務について 募集に係る周知及び選考は 雇用政策課 沖縄労働局及び教育庁で行う 1 参加企業募集予定数 2 日間合計 210 社程度 ( 県内企業 120~130 社 県外企業 80~90 社 ) 展示棟 200 社 (100 社 2 日間 入れ替え制 ) 会議棟 B 10 社 参加企業は業種ごとに参加日を指定する予定 ( 詳細は 4 月上旬決定予定の実施要領による ) 参加企業の条件 等についても実施要領に定める 2 参加希望企業の受付 問合せへの対応 事務局 ( 専任スタッフ 専用スペース 専用回線等については 受託者の判断による ) の設置と 参加希望企業の参加申込みの受付 なお 申込票等の様式については 雇用政策課と調整の上作成する 申込 開催等に係る各企業からの問合せ対応 申込受付時に 平成 29 年度 ( 前年度 ) 高卒求人票を徴求すること 参加申込みに必要な書類や記載事項等が揃っているかの確認作業 受付予定期間は平成 30 年 4 月 23 日 ( 月 )~5 月 11 日 ( 金 ) とするが 申込状況によっては追加の受付を行うこともあるので留意する 受付期間終了後は 受付をした企業のデータを一覧表にまとめ 徴求した前年度高卒求人票と併せて 速やかに雇用政策課までエクセルデータで提出すること 3 応募企業への通知 雇用政策課で参加企業を決定した後に 速やかに 応募企業あてに参加可否決定通知 ( メール及び郵送 ) を送付すること なお メールは平成 30 年 5 月末日 (* 予定 ) 葉書の郵送はその翌日までに作業を完了させること 4 平成 30 年度 ( 今年度 ) 高卒求人票の徴求 参加決定した企業については 平成 30 年 7 月 9 日 ( 月 ) までに平成 30 年度高卒求人票 ( 所管する公共職業安定所の確認印のあるもの ) を徴求する 期日までに当該求人票が提出されない場合 参加決定を取り消すことがあるので注意すること (2) 参加希望生徒の取りまとめ業務について各学校から報告される参加希望生徒数の取りまとめと集計各県立学校への報告依頼は雇用政策課にて行い 報告先を事務局とする 取りまとめ期間は 6 月 4 日 ( 月 )~6 月 15 日 ( 金 ) を予定 (3) 会場レイアウト図の作成について 1 会場図面を基に各会場の 2 日分のレイアウト図を作成する 2 展示棟 100 社 2 日間 ( 入れ替え制 ) 会議棟 B 10 社程度 ( 県内企業 ) 3 参加企業は 210 社を予定しているが 申込み状況に応じて最大 230 社程度増を想定すること 4 会場内をブロック毎に色別けするなど 企業ブースが探しやすいよう工夫をすること 5 設置内容 ( ブース配置含む ) については 必ず 雇用政策課と事前調整を行うこと
(4) 資料の作成 印刷及び郵送について下記資料をそれぞれ 期限以内に作成 印刷し郵送すること 併せて雇用政策課へはデータも提出すること また印刷物については 雇用政策課と校正を行うこと 1 高校用資料 内容は 会場レイアウト図 参加企業一覧 企業概要 スケジュール等 学校毎にまとめ 6 月 30 日 ( 金 ) までに郵送を完了させること 2 企業用資料 内容は 会場レイアウト図 参加高校一覧 スケジュール等 参加決定企業へ 6 月 30 日 ( 金 ) までに郵送を完了させること 3 スタッフ用資料 スタッフ用資料として 高校用と企業用の資料を 1 部ずつセットした資料 ( フラットファイル等を使用し編綴したもので 見出しを付けたもの ) を 35 部作成し 雇用政策課に提出すること (5) 会場設営 撤去等業務について 1 設営 撤去時間等 (a) 展示棟 会議棟 Bの会場設置内容については 前年度レイアウトを参考にすること (b) 企業ブース ( 基本 ) は 下記のとおりとするが 過年度において 生徒訪問実績が高い企業については 生徒座席数を増やした大型ブースを設置することとする 座席数等については 事前に雇用政策課と協議すること 県内企業 : テーブル1 台 ( 企業担当 2 席 生徒 8 席 ) 県外企業 : デーブル1 台 ( 企業担当 2 席 生徒 4 席 ) (c) 音響設備は コンベンションセンターに設置されているマイク等を使用し 各会場にタイムテーブル案内や注意事項等のアナウンスが行きわたるようにすること その他 開会式用にマイク マイクスタンドを各 2 本 ( 受付テーブル用 1 本 演台用 1 本 ) 用意すること (d) 設営 撤去時間は 原則として下記のとおりとする 1 日目設営 : 平成 30 年 7 月 17 日 ( 火 ) 9:00~12:00 2 日目展示棟ブースチェンジ : 平成 30 年 7 月 18 日 ( 水 ) 9:00~12:00 撤去 : 平成 30 年 7 月 18 日 ( 水 ) 16:00~19:00 冷房使用は 説明会開催中 (12:00~16:00) を目安とする 2 会場設営に必要な看板等の製作及び設置について (a) 会場案内看板 ( 屋内用 ) 展示棟用会場レイアウト看板 (H2100mm W1800mm) 1 基 2 日分 会議棟 B 用会場レイアウト看板 (H900mm W1800mm) 1 基 (b) 会場 駐車場案内看板 ( 屋外用 ) 正面ゲートバイパス側設置立看板 (H1800mm W900mm) 1 基 敷地内設置立看板 (H1800mm W900mm) 5 基 コンベンションセンター入口 駐車場入口 展示場入口 (c) 展示棟会場内誘導用横断幕 (H900mm W1800mm) 1 枚 (d) サインスタンド表示板 ( 高校名 事務局名 )
(e) 企業名三角柱 (f) テーブルクロスのレンタル及び設置 (g) 電源設置 全ての参加企業が PC プロジェクター等を活用できるように用意すること その際 会場内でコードが邪魔にならないように工夫すること (h) 相談ブースの設置 ハローワーク 沖縄県県外事務所 沖縄県キャリアセンターの相談ブースを設置 (6) 当日 (2 日間 ) の運営に係る事項 1 会場内スタッフの配置等について下記業務に十分対応ができるように配置し 円滑な説明会運営に努めること 常駐時間 12:00~16:00 主な業務会場受付 案内 説明会開催中の生徒の誘導 トラブル防止の為の見張り 各種問合せ対応 その他進行に関する事項 ( タイムテーブルアナウンス等 ) その他主催者が行う指示への対応となる 2 看護師の配置について 配置人数 1 名 常駐時間 12:00~16:00 主な業務 救護室の対応 3 駐車場整理要員の配置について 配置人数 来場者 ( 各企業 学校 ) の駐車場整理のため 最低 2 名を配置すること 配置時間 11:30~15:30 (7) 会場使用料等 1 会場借用及び付属備品の使用許可申請書の提出 ( 展示場 ) 2 行為許可申請書の提出 3 催物開催届出書の提出 4 会場借用及び付属備品の使用に係る使用料の支払い 1~4 については 沖縄コンベンションセンター利用許可申請 関係資料を参照 沖縄県雇用政策課名で会場予約済み 契約後速やかに 申込者名の変更及び使用料の対応をすること (8) その他 1 当日配布アンケート ( 企業用 高校生用 引率教諭用 ) の作成 回収 集計アンケート項目については 雇用政策課と調整する 2 当日の備品 消耗品の用意について (a) 企業用飲料 ( ペットボトル 紙コップ付き ) (b) 救護室用スポーツドリンク ( 熱中症対策 ) 1 企業当たり 2 人分
(c) 名札等 不審者防止のため 生徒以外の入場者を一目でわかるようにすること (d) パソコン プリンター等 表示案内等の誤字 脱字に対応するため 用意すること (e) その他会場設営に要する消耗品 ( 例 : 布テープや画鋲等 ) (f) 着払用伝票 運送業者の集荷手配 ( 参加企業の荷物送付のため ) (g) ゴミ袋 ( 可燃物 不燃物 )8 箇所に設置 当日が雨の場合は 傘袋の準備もすること ( 正面入口に設置 ) 3 ゴミ処理 4 お礼状の印刷等参加企業へのお礼状を印刷 郵送する 送付については 平成 29 年 7 月 20 日 ( 金 ) までに作業を完了すること お礼文 郵送用封筒 ( 長 3 サイズ ) は 雇用政策課で行う 住所 ラベルシール等は 事務局で購入 作成する