Skype を利用した電子会議ー建築会館会議室側用ー 一般社団法人日本建築学会会員 情報 G 2018 年 8 月

Skype を利用した電子会議ー建築会館会議室側用ー 一般社団法人日本建築学会会員 情報 G 2018 年 8 月

Skype の利用手順 - 全体の流れ - 1. 事前準備 説明ページ チェック欄 1) 電子会議開催機材の確保 P.4 済み 2) 参加委員の SkypeID の把握 SkypeID は 参加委員ご自身で取得してもらう 3) コンタクト ( 連絡先リスト ) への追加依頼参加委員に コンタクトの追加 への 承認 の依頼を行う 参加委員が コンタクトの追加 への 承認 を行ったことを Skype 上で確認する P.4 済み P.5 済み 委員が 承認 を行わないと 本会と通話できない 2. 会場のセッティング 1)Skype 電子会議セットを会議室に設置 説明ページ チェック欄 大型セット (52 型液晶 TV) と中型セット (40 型液晶 TV) があるので 予約した機材をセットする 2)Skype のテスト機能を用いた動作確認 パソコンとテレビの電源を入れます 自動的にパソコンにログオンされ Skype が起動する Skype 自体に簡易テスト機能でテストする 音声テストサービスにコールしてテストする P.7 済み P.7 済み 3. 会議開始 1) 参加委員の SkypeID をグループ化 複数の委員を選択して グループ化して 一斉発話する準備をする 2) 一斉発話 委員会開始 5 分前に一斉発話する 受話した委員間で グループビデオ通話が開始される 3) 遅れて参加してくる委員の追加 遅れて参加する委員は 準備が整った合図として 建築学会アカウントに 10 秒程度 鳴らし切りしてくる 掛ってきた通話に応答すると 現在のグループ通話は保留され 1 対 1 の通話が開始されてしまうので 応答しないで 切れるのを待ってください 鳴らし切りを合図に 委員をグループビデオ通話に追加するために発話する 委員が受話すると その委員もグループビデオ通話に追加される 説明ページ チェック欄 P.9 済み P.9 済み P.10 済み 2

Skype グループビデオ通話の概念 委員 3 一斉通話に受話した委員間でグループ通話が開始 2 受話 委員 1 一斉発話 建築学会 ( 会議通話のホスト ) 2 受話 2 受話 委員 4 追加で発話 委員 6 グループ通話に追加参加 5 受話 受話せず 委員 3

1. 事前準備 1) 電子会議開催機材の確保機材は 2 セットがあるので 下記の何れかを選び 会員 情報 G の窓側デスクに配置されている 開催予定管理一覧表 に予約する 1. 大型セット (52 型液晶テレビ ) >>SkypeID: aij001 2. 中型セット (40 型液晶テレビ ) >>SkypeID: aij002 Web カメラ 液晶テレビ 内蔵スピーカ パソコン 制御機器 集音マイク集音マイク集音マイク 開催予定管理一覧表を確認し 他の委員会と利用予定に重複しないように記入して予約する なお 会場の準備 / 撤去のため委員会の前後 30 分程度を確保して 機材と会議室を予約する 2) 参加委員の SkypeID の把握電子会議参加希望の委員に SkypeID の取得と Skype のセットアップを依頼する ( 詳細は 別紙 Skype を利用した電子会議 - 参加委員用 - をご参照のこと http://www.aij.or.jp/jpn/databox/skype/201206skype.pdf Skype の利用経験が無い参加者の場合には 下記から 送信用メール文面のサンプルを取得して 適宜編集して案内する http://www.aij.or.jp/jpn/databox/skype/sample.txt 4

3) コンタクト ( 連絡先リスト ) への追加依頼参加委員の SkypeID を把握したら 会員 情報 G の窓側デスクのパソコンで Skype を起動して 該当委員に コンタクトの追加 依頼を行う 大型セットを予約した場合には SkypeID aij001 を 中型セットの場合には aij002 を利用する aij001 と aij002 の連絡先リストは連動していないので 必ず当日使う SkypeID(aij001 もしくは aij002) より コンタクトの追加 の依頼を行う必要がある 1. 追加したい委員の SkypeID を入力して [ このユーザを検索 ] ボタンをクリックする ( インターネット上の Skype サーバから 該当ユーザが検索される ) 目的の委員が見つかったら [ コンタクトの追加 ] ボタンをクリックして 続いて [ リクエストの送信 ] を行う 2. 委員が [ コンタクトの追加 ] を 承認 するまでは 下記の凡例の 3 の アイコンで表示される 状態アイコンの凡例 1 オンライン 2 オフライン 3 コンタクトの追加 の 承認 を行っていない 委員に コンタクトの追加 の 承認 の操作を終えないと 本会と通話できないので 次ページの 3. のようなメールで案内を行う 5

3.Skype 上から 参加委員に コンタクトの追加 の依頼を送出したら 下記のような主旨のメールで 参加予定の委員に 承認 するように依頼する 大学 先生 お世話になっております SkypeID のご連絡をありがとうございます 先程 日本建築学会の ID(aij00 ) から 先生の ID( ) へ コンタクトへの追加のお願い を送出しました Skype を起動して 承認 の操作をよろしくお願いします ( 承認 の操作によって と aij00 が通話できるようになります ) 当日は 委員会開始の 5 分くらい前になりましたら コールしますので Skype を起動しておいて 受話をお願いします また 下記は簡単なマニュアルになりますので お目通しください http://www.aij.or.jp/jpn/databox/skype/201206skype.pdf よろしくお願いいたします ----------------------------- 一般社団法人日本建築学会 グループ 108-8414 東京都港区芝 5-26-20 Tel (03)-3456-20 Fax(03)-3456-2058 ----------------------------- 参加人数が複数名の場合には 下記のような文を付加する 今回は参加者が複数名のため 建築学会 ID を中心にして 複数拠点で通信しますので 必ず aij00 からのコールに受話してください 遅れてご参加になる場合には aij00 に 10 秒程度鳴らし切りをしてください それを合図にこちらからコールします 4. 参加委員から コンタクトへの追加依頼 に 承認 したことの返答があったら 再度 会員 情報 G の窓側デス クに配置された PC で Skype を起動して 該当の委員のアイコンが もしくは に変化した ことを確認する アイコンが の状態の場合は 承認 が行われていないので 承認 するようにメールなどで依頼する アイコンが のままだと 発話しても呼び出しが行われず 通話できないので 必ず確認する 6

2. 会場のセッティング 1) Skype 電子会議セットを会議室に設置大型セット (52 型液晶 TV) と中型セット (40 型液晶 TV) のうち 予約したものを設置する 2) Skype のテスト機能を用いた動作確認パソコンとテレビの電源をいれると 自動的にパソコンにログオンされ Skype が起動するので Skype の動作確認を行う Skype 自体が備えている開始ウィザードで動作確認を行う [ ヘルプ ] メニューから [ 通話音質ガイド ] を選択する [ 通話品質ガイド ] 画面が表示されたら [ サウンドチェックウィザード ] を起動する 7

[Skype のセットアップ - サウンドとビデオの確認 -] 画面が表示されたら 下記を確認する 1 ヘッドホンから音が出るか 2Web カメラは正常か 3マイクが音を拾っているかマイクでしゃべるとインジケータが振れるか? 音声テストサービスにコールしてテストする [ 連絡先 ] 欄から [Echo / Sound Test Service] を選択して [ 通話 ] をクリックする 機械が応答し こちらは Skype 音声テストサービスです ピープ音の後にメッセージをお話しください 10 秒後あなたの声が再生されます とアナウンスが流れるので 指示の通りにテストをする 自分の録音した音声が再生されれば テストは正常に完了 なお 音声テストサービスで テストできるのは 音声のみで Web カメラの映像はテストできない 8

3. 会議開始 1) 参加委員の SkypeID のグループ化 連絡先リストの中から 参加委員を選ぶ 複数のユーザを選択する場合には [CTRL] キーを押しながら選択する Ctrl キーを押しながら クリックすると 複数のユーザを選択できる 2) 一斉発話 参加委員を選択したら ビデオ通話 ボタンをクリックする 選択したユーザに呼び出しが実施されます 相手が受話操作すると 通話が開始される 相手が応答しない場合にはそのユーザへの呼び出しは自動的に終了する 相手側の画像 自分のビデオ 9

3) 遅れて参加する委員の追加 遅れて参加する委員は 準備が整うと 10 秒程度 建築学会の SkypeID に鳴らし切りしてくる 途中からユーザを追加する場合は 参加者を追加 ボタンを押して 追加するユーザを呼び出す 注意! 掛ってきた通話に応答すると 現在のグループ通話は保留され 1 対 1 の通話が開始される 自分の映像が OFF になっている場合には マイビデオ ボタンをクリックして 映像を ON にする 10

3. 会議開始 ( バージョン 8.0 以降 ) 1) 参加委員の SkypeID のグループ化 [Alt] キーを押して メニューバーを表示させる メニューバーから [ ファイル ] > [ 新しいグループ ] を選択する 新しいグループ ウィンドウが表示する [ グループ名 ] を入力する ( 例 :180816_ 委員会等 ) ( 丸囲右矢印 ) ボタンを押す 入力 11

ユーザーリストの中から 参加委員を選ぶ 複数のユーザーを選択する場合には 全メンバーが選択されているか確認する 選択したメンバーは 上段へ表示されるので確認 選択したメンバーに チェックマークが付いているか確認 ユーザーリストにいないメンバーは 検索して追加する 12

( 完了 ) ボタンを押す グループの作成完了 左ペインに作成したグループが 表示される 13

2) 一斉発話 次のいずれかの方法を用いて グループメンバーに一斉に発信する 方法 A 1 ( チャット ) タブ > 2 作成したグループ名のチャットを選択 > 3 ( ビデオ通話 ) ボタン を押す 1 3 2 方法 B 1 ( 通話 ) タブ > 2 作成したグループ名の [ 最近の通話 ] にマウスオーバー ( ) > 3 ( ビデオ通話を開始 ) ボタンを押す 1 マウスカーソル ( マウスポインタ ) を対象グループの上に重ねるとボタンが表示される 2 3 14