No.10 購買管理システム 販売管理システム 総勘定元帳システムの設計と運用 3 - その他取引の入力と自動仕訳 - 1. 2 月その他取引の入力 ( 経理課入力 ) 実習 10-1 2 月その他取引の入力 商品売買取引以外で発生した支払取引について本社経理課 ( ) で入力をおこなう 実習データの準備 1 の起動 スタート ボタン すべてのプログラム 8 V.2 8 V.2 ログイン時のアカウントとパスワード, PCAUS000 と qqqqqq を入力 2 データのリカバリ メニュー ファイル データのリカバリ データのリカバリ 画面で ドライブ No. の 参照 ボタンをクリック フラッシュメモリー ( リムーバブルディスク ) に保存したフォルダ 7-1PCA を指定し, 実行 ボタンをクリック 各種メッセージが表示されるが, はい または OK をクリックする 会計ソフトへの取引入力は, 基本的には伝票画面で仕訳入力することになる なお, 本モデルでは, 部門管理のために部門別損益計算書を作成し, 当座預金の内訳管理のために補助元帳を作成するので, 損益の勘定科目には部門 ( コード ) と当座預金には補助科目 ( コード ) を取引入力において必ず入力する 1 2/8 支払取引の入力 ( 振替伝票入力 ; 2 月取引 を参照のこと ) メニュー データ入力 振替伝票入力( コクヨ式 ) 右の画面のとおり, 取引入力をおこなう 画面右下の 登録 ボタンをクリック 消費税の計算 : 外税自動計算 設定が異なる場合は, 画面下部の 税切替 ボタンを, 画面右上部に 外税自動計算 と表示されるまでクリックする 日付 を入力 伝票番号 は自動的に付される 借方金額 から入力して仕訳入力( 摘要欄は入力しなくて良い ) 借方金額 に荷造発送費の 円を入力する 借方科目 一覧から 荷造発送費 を選択 借方金額 欄の下段には自動的に消費税額が計算され表示される 荷造発送費 は損益科目であるから 部 欄に部門を選択する 貸借合計が不一致の場合は, 伝票を登録できない 入力が終了したら, 画面右下の 登録 ボタンをクリック 登録確認のメッセージが表示されたら OK ボタンをクリック 2 2/16 支払取引の入力 ( 振替伝票入力 ) 新規の振替伝票画面において 2/16 取引を入力 ( 右図表 ) 入力が終了したら, 画面右下の 登録 ボタンをクリック 登録確認のメッセージが表示されたら OK ボタンをクリック 3 残りのその他取引を入力 ( 振替伝票入力 ) 同じ取引日のものは同一伝票に入力してよい - 49 -
Accounting System 2 月取引 取引種別日付損益部門 2/8 支払多摩営業部 取引内容金額発送費を現金支払い 消費税 350 2/16 支払 支払手形代金があずさ銀行 当座預金から決済された 290,000 2/19 支払松本営業部 携帯電話代を現金支払い 消費税 350 2/20 支払多摩営業部 事務用品を現金支払い 6,000 消費税 300 2/20 支払本社営業部多摩営業部松本営業部 給与の支払い所得税を預かり残額を杉並 AIS 銀行 当座預金から支払い 給料 650,000 所得税 62,000 給料 320,000 所得税 28,000 給料 220,000 所得税 1 給料 420,000 所得税 38,000 本社管理部 小計 1,610,000 145,000 ( 支給額 :1,465,000) 2/25 支払松本営業部 発送費を現金支払い 8,000 消費税 400 2/27 支払 長期借入金をあずさ銀行 当座預金より返済 元本 120,000 利息 8,000 2/28 支払 交通費を現金支払い 本社営業部多摩営業部松本営業部本社管理部 3,000 8,000 小計 25,000 消費税 1,250 2/28 支払 通信費を現金支払い 本社営業部多摩営業部松本営業部本社管理部 6,000 4,000 3,000 小計 20,000 消費税 1,000 2/28 現金引出し 杉並 AIS 銀行 当座預金から現金引出し 50,000 2/19( 通信費支払い ) 通信費 727-30 現金 111 2/20( 事務消耗品費支払い ) 事務用消耗品費 754-20 現金 111 2/20( 給与支払い ) 給料 712-10~50 預り金 326 当座預金 121-001 2/25( 発送費支払い ) 荷造発送費 731-30 現金 111 2/27( 借入金返済 ) 長期借入金 341 当座預金 121-002 支払利息 821 2/28( 交通費支払い ) 交通費 726-10~50 現金 111 2/28( 通信費支払い ) 通信費 727-10~50 現金 111 2/28( 現金引き出し ) 現金 111 当座預金 121-001 実習 10-2 入力データの確認 メニュー 日常帳票 合計残高試算表 部門指定 : 指定なし; 松本営業部 2009 年 2 月 ~2009 年 2 月 貸借対照表 損益計算書 次の勘定科目の 2 月末残高を確認し, 出席調査票の裏面に記入しなさい 勘定科目 部 門 2 月末残高 現金 部門指定なし 1 515,350 当座預金 部門指定なし 2 3,559,600 給料手当 部門指定なし 3 9,982,000 給料手当 松本営業部 4 1,794,000-50 -
2. 自動仕訳の生成 (1) 自動仕訳の仕組み自動仕訳とは, 会計目的に適合するように必ずしも定義されていない業務データを, 仕訳の形式に自動的に変換することである 業務データの入力局面においては勘定に関するデータ入力はなく, 会計上の処理または判断は不要である しかし, 業務データの入力時点において会計上の判断が不要であるとはいえ, 業務データファイルの構成定義において会計上の処理を予定した属性が含められていることが重要となる 例えば, 下表の 取引区分 がその代表的なものである 通常, 自動仕訳は, あらかじめ定義された取引のタイプ ( 取引区分 ) に対応した仕訳テーブル ( 仕訳辞書 ) から, 具体的な業務データにもとづいて該当する仕訳パターンを自動選択する 取引日 取引区分 得意先コード 部門コード 商品コード 数量 単価 金額 2 月 2 日 0 1001 030 102 1 300,000 300,000 ( 掛売上 ) ( 東北物産 ) ( 松本営業部 ) 仕訳パターンの判別 1 取引区分設定 : 何の取引? 掛売上取引 ( 借 ) 売掛金 ( 貸 ) 売 上 2 部門設定 : どこで発生? 松本営業部 ( 借 ) 売掛金 ( 貸 ) 売 上 : 松本営業部 3 取引先設定 : どこと取引? 河合物産 ( 借 ) 売掛金 : 東北物産 ( 貸 ) 売 上 : 松本営業部 本 2 月取引では, 自動仕訳において売掛金の補助科目は設けない (2) 自動仕訳への対応方法 1 業務システム側では未加工の業務データを準備し, 総勘定元帳システム側でコンピュータ プログラムによって自動仕訳をほどこすという方法 2 業務システム側で手作業による仕訳もしくは自動仕訳をほどこし, 総勘定元帳システムにおける会計取引ファイルの構成と合致するデータ内容を送付する方法 PCA 商管自動仕訳仕入 支払仕入 / 買掛金 買掛金 / 当座預金 買掛金 / 支払手形 自動仕訳結果の取込み PCA 商魂自動仕訳販売 回収売掛金 / 売上 当座預金 / 売掛金 受取手形 / 売掛金 本 2 月取引における自動仕訳の対応方法は, 上記の 2 である PCA 商管 商魂で自動仕訳を行い, それを に送付する (3) 本モデルにおける自動仕訳の前提 主要勘定 補助科目 売上高 本社営業部 東北物産 販売 多摩営業部 回収 関東産業 松本営業部 中部商会 主要勘定 売掛金 仕入 仕入高 本社営業部 中央電機 多摩営業部 支払 根本システム 松本営業部 茨城商事 - 51 - 買掛金
Accounting System 主要勘定 補助科目 回収 : 当座預金 当座預金 杉並 AIS 銀行あずさ銀行 担当部門 会計部門 (010) 本社営業部 010 (020) 多摩営業部 020 支払 : 当座預金 当座預金 杉並 AIS 銀行あずさ銀行 (030) 松本営業部 030 (4) 自動仕訳実習 10-3 自動仕訳の生成 PCA 商魂メニュー 随時 仕訳データの作成 前準備 の 仕訳方法 ボタンをクリック 勘定科目コード桁数 3 桁 にチェックを入れる 会計部門コード桁数 3 桁 にチェックを入れる 作成方法 売上伝票 掛売上 伝票単位 入金伝票 伝票単位 仕入伝票 ( 仕入 ) 掛仕入 伝票単位 支払伝票 ( 買掛 ) 伝票単位 売上 仕入基となる部門 担当部門 にチェックを入れる 売上 仕入消費税 税抜明細 消費税科目を作成 を選択 OK ボタンをクリック 前準備 の 部門 ボタンをクリック 会計部門 右表のとおりにコードを入力し 終了 ボタン 前準備 の 代表科目 ボタンをクリック 売上 入金タブ 入金伝票 振込 勘定科目 121( 当座預金 ), 補助 001( 杉並 AIS 銀行 ) OK ボタンをクリック 仕入 支払 ( 買掛 ) タブ 支払伝票 小切手 と 振込 勘定科目 121( 当座預金 ), 補助 001( 杉並 AIS 銀行 ) OK ボタンをクリック では, 当座預金の補助科目は 杉並 AIS 銀行 と あずさ銀行 を設定しているが, ここでは一つの補助科目しか設定できないため自動仕訳を へ受け入れた後に修正する 担当部門 会計部門 (010) 本社営業部 010 (020) 多摩営業部 020 (030) 松本営業部 030 仕訳データ作成 ( 作成対象 ) 伝票日付 09 02 01 ~ 09 02 28 対象伝票 売上 入金 仕入 支払 ( 買掛 ) にチェックを入れる - 52 -
出力 ト ライフ フォルタ ファイル名 ボックスの ボタンをクリックし, リムーバブルディスクを指定しファイル名 SIWAKE02.txt で保存 自動仕訳リストの作成 のチェックを外す 実行 ボタンをクリックし, 終了 ボタンをクリック 終了前に必ずバックアップを メニュー ファイル データ領域のバックアップ データ領域を HD 等にバックアップする をクリックドライブ No. の 参照 ボタンをクリックリムーバブルディスクを指定, 8-1 商魂商管 フォルダを指定し, OK ボタンをクリック 実行 ボタンをクリック 3. 自動仕訳の受入 (1) 自動仕訳の受入 実習 10-4 自動仕訳の受け入れ 1 PCA 起動 2 データのリカバリ ( 必要に応じて ) 3 販売 回収 購買 支払取引の自動仕訳の受入 メニュー データ入力 仕訳データの受入 仕訳データの受入 画面で次の設定を行なう 汎用テ ータ ファイル名 : SIWAKE02 ( リムーバブルディスク ) を指定 汎用テ ータ形式 : スヘ ース桁合わせ を選択 実行 ボタンをクリック 処理結果 画面で読み込み件数, 転送可能件数, エラー件数が表示される 会計期間や勘定コードの不整合などの理由でエラーとなる場合がある ( 本 2 月取引では想定していない ) 転送可能件数 20 件 を受け入れるので 転送する ボタン, OK ボタンをクリックする 終了 ボタンをクリック (2) 自動仕訳受入結果の確認 実習 10-5 自動仕訳受入結果の確認 メニュー データ入力 仕訳検索修正 伝票日付 : 2009 年 2 月 1 日 ~2009 年 2 月 28 日 実行 ボタンをクリック 各種取引は, 次のようなパターンで仕訳されていることが確認できる ( 摘要欄に日付 伝票番号 取引先名が表示されているものが,から受け入れた自動仕訳結果である ) 例 : 売上取引 ( 借 ) 売掛金 : ( 貸 ) 売上 : 松本営業部 仮受消費税等 : 例 : 回収取引 ( 借 ) 当座預金 : 杉並 AIS 銀行 ( 貸 ) 売掛金 : 例 : 仕入取引 ( 借 ) 仕入高 : 根本システム ( 貸 ) 買掛金 : 仮払消費税等 : 例 : 支払取引 ( 借 ) 買掛金 : ( 貸 ) 当座預金 : 当座杉並 確認したら 終了 ボタンをクリック 終了前に必ずバックアップを メニュー ファイル データ領域のバックアップ データ領域を HD 等にバックアップする をクリックドライブ No. の 参照 ボタンをクリックリムーバブルディスクを指定, 7-1PCA フォルダを指定し, OK ボタンをクリック 実行 ボタンをクリック - 53 -