文書の新規作成から 登録 承認プロセス 廃棄に至るまでの管理 文書の作成と編集レビュー 承認文書の公開保管 廃棄 ❶ ❺ ➒ ⓮ ❷ ❸ ➍ ❻ ❼ ❽ ➓ ⓫ ⓬ ⓯ ⓰ ⓭
文書の作成と編集 ❶ ❷ ❸ ➍
❶ ❷ 名前 概要 更新 更新者 ステータス 概要 の特徴をまとめてます 約 1 分前 川原 レビュー 概要 の特徴をまとめてます 46 分前 門口 完了 概要 の特徴をまとめてます 8 月 21 日 秋本 完了 概要 の特徴をまとめてます 8 月 21 日 一瀬 完了 概要 の特徴をまとめてます 8 月 22 日 高田 完了 概要 の特徴をまとめてます 8 月 27 日 今吉 完了
ドラッグ & ドロップ エクスプローラーからブラウザへ直接ドラッグ & ドロップ ブラウザからエクスプローラーへ直接ドラッグ & ドロップ
属性情報の一括編集 編集する項目を範囲選択し値を設定コピー & ペーストや管理メタデータからの選択で入力可能 ( 画面は管理メタデータから設定 ) 属性値を一括更新
❸ Office Web Apps Server 公式な文書作成のために コメントを追加し レビュー フィードバックを重ねる 公式な文書作成のために コメントを追加し レビュー フィードバックを重ねる 各種ステータスの報告 日程調整 アンケート 情報収集など 議事録や日々のアイデアなどを自由に書き留めておく ブラウザから同一ファイルを複数人で同時に編集可能
PowerPoint Web App によるファイルの閲覧 編集 PowerPoint Web App による閲覧画面 PowerPoint Web App による編集画面
Word Web App によるファイルの閲覧 編集 Word Web App による閲覧画面 Word Web App による編集画面
Excel Web App によるファイルの閲覧 編集 Excel Web App による閲覧画面 Excel Web App による編集画面
➍ 同期 Office 2013 のインストールにより利用可能
Outlook 2013 と SkyDrive Pro で同期 同期 で SkydrivePro を利用しクライアント PC と同期 Outlook に接続 で Outlook と同期サイトメールボックス機能で双方向同期 同期 同期
文書のレビュー 承認 ❺ ❻ ❼ ❽
❺ ❻
バージョンとビュー 最新のメジャー ( 公開 ) バージョン (n.0) のみ表示が可能 マイナー ( 下書き ) バージョンを含む最新バージョン (n.n) を表示 閲覧者 メジャー ( 公開 ) バージョンが存在しない (1.0 が存在しない ) 文書は閲覧者に全く表示されない 編集者
❼ 名前 概要 更新 更新者 ステータス 概要 の特徴をまとめてます 約 1 分前 川原 レビュー 概要 の特徴をまとめてます 46 分前 門口 完了 概要 の特徴をまとめてます 8 月 21 日 秋本 完了 概要 の特徴をまとめてます 8 月 21 日 一瀬 完了 概要 の特徴をまとめてます 8 月 22 日 高田 完了 概要 の特徴をまとめてます 8 月 27 日 今吉 完了
プレビュー 文書の一覧ビューからプレビュー表示 内容を確認したうえで フォロー など次のアクションをすぐに実行
❽ ドキュメントに限らない情報集約
サイトメールボックス サイトに紐づいたメールボックス SharePoint から直接メールボックスへアクセス
文書の公開 ➒ ➓ ⓫ ⓬ ⓭
➒
➓ 可能な操作例 閲覧 編集 印刷 コピー スクリーンショット 閲覧者 設定に応じてドキュメントを IRM 保護 IRM セキュリティ設定 投稿 設定に応じてアップロードファイル形式を制限 IRM ライブラリ SharePoint Server 投稿者
IRM ライブラリ 画面のハードコピーは取れない Excel でファイルを開く ファイルのアクセス権に応じた操作のみが可能閲覧権限のみのユーザーは ダウンロード 名前を付けて保存 印刷など不可
サービス 名前 概要 更新 更新者 ステータス 概要 の特徴をまとめてます 46 分前 門口 完了 概要 の特徴をまとめてます 8 月 21 日 一瀬 完了 ⓫ ⓬ 検索 検索ボックス 名前 概要 更新 更新者 ステータス 概要 の特徴をまとめてます 約 1 分前 川原 レビュー 概要 の特徴をまとめてます 46 分前 門口 完了 概要 の特徴をまとめてます 8 月 21 日 秋本 完了 概要 の特徴をまとめてます 8 月 21 日 一瀬 完了 概要 の特徴をまとめてます 8 月 22 日 高田 完了 概要 の特徴をまとめてます 8 月 27 日 今吉 完了 ⓭ 文書の追加更新 通知設定 変更の通知 更新者 購読者
保管 廃棄 ⓮ ⓯ ⓰
⓮ ⓯ 名前 概要 更新 更新者 ステータス 概要 の特徴をまとめてます 約 1 分前 川原 レビュー 概要 の特徴をまとめてます 46 分前 門口 完了 概要 の特徴をまとめてます 8 月 21 日 秋本 完了 概要 の特徴をまとめてます 8 月 21 日 一瀬 完了 概要 の特徴をまとめてます 8 月 22 日 高田 完了 概要 の特徴をまとめてます 8 月 27 日 今吉 完了 タイミング 更新部 +1 年 更新日 +3 年 処理 下書きを削除 ごみ場へ移動
⓰ ( その時点のコンテンツを保持し続ける )
ワークフロー
申請者が書類作成 申請者が SharePoint サイト上で承認フローを開始 承認者が承認依頼のメールを受信 承認者が SharePoint サイト上で承認または却下 申請者が通知のメールを受け取る 承認 申請者が提案書作成 申請者が SharePoint サイト上でレビュー承認フローを開始 レビュー担当者が修正 レビュー担当者が SharePoint サイト上でレビュー完了実施 承認者が承認依頼のメールを受信 承認者が SharePoint サイト上で承認 差し戻し 却下を行う チームへ通知メールを送信 メールで差し戻しを受信 差し戻し
SharePoint 2010 Workflow Platform
SharePoint 2010 Workflow Platform SharePoint 2013 Workflow Platform
SharePoint 2010 ワークフロー Windows Workflow Foundation 3.5 がベース SharePoint Designer での宣言型ワークフロー作成 /Visual Studio でのコーディングによるワークフロー開発 SharePoint 2013 ワークフロー Windows Azure Workflow へ変更 (WF 4.0 ベース ) ワークフローマネージャーのインストール / 構成が必要 SharePoint Designer ワークフロー機能の進化 ループやステージ Visual Designer の利用 Visual Studio での宣言型ワークフロー開発
ブラウザ 単純な申請や承認のフロー ユーザー部門で簡単に作成 SharePoint 2010 ワークフロー 承認 フィーバックの収集など SharePoint Designer 2013 ループ 差し戻し 条件分岐 Web サービスの呼び出しなどが必要なフロー SharePoint Designer 2012 で提供する条件やアクションの範囲でワークフローを作成 / ノンコーディング SharePoint 担当者 / 管理者 / 開発者が作成 Visual Studio 2012 SharePoint Designer 2013 で提供される条件やアクションで実現できないワークフローの作成 ソリューションパッケージとして展開するワークフロー SharePoint 開発者が作成
35 参考画面 : リストワークフロー作成
参考画面 : ステージ設定 差し戻しでステージを戻す SharePoint Designer 2013 にて ステージ タスク割り当て 状態の遷移を設定
参考画面 : 承認タスク割り当て設定 複数人に対して同時に承認依頼 誰かが応答すれば 処理を進める タスクが削除された場合は 却下 扱い
参考画面 : 合議用のオプション設定 すべての応答を待機するこのオプションを選択すると ワークフローはすべての応答が収集されるまで待機します その後 最も多くの応答を受け取った結果を返します 同数の場合は最初に受け取った応答を返します 最初の応答を待機するこのオプションを選択すると ワークフローは最初の応答を受け取るまで待機します その後 最初の応答の結果を返します 特定の応答を待機するこのオプションを選択すると ワークフローは必要な結果を受け取るまで待機します 必要な結果を受け取らなかった場合は 既定の結果を返します 一定の割合の応答を待機するこのオプションを選択すると ワークフローは指定した割合の特定の結果を受け取るまで待機します 必要な割合に達しない場合 既定の結果を返します
http://technet.microsoft.com/ja-jp/library/jj219638.aspx http://technet.microsoft.com/ja-jp/library/jj227177.aspx http://msdn.microsoft.com/ja-jp/library/jj164026.aspx http://msdn.microsoft.com/ja-jp/library/jj163199.aspx http://msdn.microsoft.com/ja-jp/library/jj163790.aspx