WORD2013 の裏技 1. 新しく作成した文書に名前を付けて保存する方法 作成した文書をファイルとして保存しておけば 後から何度でも利用できる 文書をはじめて保存する場合は 文書にファイル名を付けて保存する 1 ファイル タブをクリックし メニューの中にある 名前を付けて保存 をクリックする 2 名前を付けて保存 ダイアログボックスが表示され ファイルを保存したいフォルダーを指定する 3 ファイル名 に保存するファイル名を入力する ファイルの種類 は デフォルトでは WORD 文書 (*.docx) となっている Word で作成した文書内容や書式などの情報を全て保存するには基本的に.docx のまま保存する ファイル名にはデフォルトでは xxxx.docx のように表示されているが ファイル名を指定する場合はファイルの名前だけを指定すれば良い 自動的に ファイルの種類 で選択した拡張子 ( 今回の場合は.docx ) が自動的にファイル名に付く 4ファイル名の指定が終わったら 保存 ボタンをクリックする 指定した名前で文書が保存される 保存しても Word は終了せず 引き続き編集等が可能である この時 文書のタイトルは保存したファイル名となる すでにあるファイル名を付けると 下図のダイアログボックスが表示される 1 既存のファイルと置き換える すでにあるファイルに上書き保存する場合に選択する 2 変更したファイルを別の名前で保存する ******* 別の名前を付けて保存する場合に選択する 3 変更内容を既存のファイルに反映する 変更履歴が保存されている文書で その変更箇所を反映して保存する場合に選択する doc と docx の違いは doc:word 97-2003 用の word デフォルト保存形式 docx:word 2003 以降に発売された word デフォルト保存形式 - 1 -
2. 文書を上書き保存する方法 一度ファイルとして保存された文書を編集して 同じ名前のまま保存する場合には 上書き保存 を行うことが出来る 1 ファイル タブをクリックし 上書き保存 をクリックする 上書き保存 の場合はダイアログボックスが出ることもなく 同じファイルに最新の文書の内容が改めて保存される 古い文書の内容は上書きされてしまうので 本当に上書きして良いか 上書き保存 をクリックする前に確認すること 新規に文書を作成し 一度もファイルとして保存されていない状態で 上書き保存 を行うと どのファイルに上書きしていいのか分からないため 自動的に 名前を付けて保存 と同じ動作を行う ファイルを作成中に簡単に保存するにはファイルの保存は ファイルを作成しながら こまめに保存しておくと良いが つい忘れてしまうこともある 簡単に保存するには 保存 のショートカットキーを使えば 手軽に行うことができる ショートカットキーは Ctrl キー + S キーを押す S は 保存するという英単語 Save( セーブ ) の S である Ctrl キーと S キーが互いに近い位置にあるので Ctrl キーは左手の小指 S キーは中指や薬指で 左手だけで操作が行えるようになっている そのため ファイルを作成しながらこまめに保存することも手軽に行うことができる 画面上に何かが表示されたりしないのでわかりづらいが このショートカットキーを押した時点で上書き保存がされている このショートカットキーは 上書き保存 を実行するものであるが まだ一度も保存をしていないファイルの場合は 名前を付けて保存 の役目をし 一度でも保存しているファイルの場合は 上書き保存 となる 誤ってファイルを保存せずに閉じてしまったり パソコンが急に動かなくなってしまったり 停電してしまうなどのトラブルは いつ発生するかわからない ファイルに変更を加えたら こまめに Ctrl キーと S キーを押す癖をつけておくと不測の事態が起きたときにリスクを減らすことができる ぜひ覚えて活用しよう ファンクションキーの F12 キーを使って保存する F12 キーを押した場合は 必ず新規保存として処理がされ 名前を付けて保存 画面が表示される 例えば 元のファイルは残しておいて 現在編集しているファイルを別バージョンとして保存しておきたいときなどに F12 を使う - 2 -
3.PDF 形式で保存する方法 PDF は情報の配布 交換 蓄積を電子的に行なうために用いられる PDF は紙に印刷するのと同じ状態のページのイメージを保存するためのファイル形式の名前で Portable Document Format( ポータブル ドキュメント フォーマット ) の頭文字を取ったものである 1Word ドキュメントを開く 2メニューの ファイル タブをクリックする 3 情報 画面が表示されるので エクスポート をクリックする 4 PDF/XPS ドキュメントの作成 画面が表示されるので PDF/XPS の作成 ボタンをクリックする 5 PDF または XPS 形式で発行 ダイアログボックスが表示され ファイル名 と保存場所を指定して 発行 ボタンをクリックする 作成された PDF が表示され 指定した保存場所に PDF ファイルが保存される ファイル 名前を付けて保存 を押し 出てきたメニューから PDF を選んでも保存できる PDF を受け取り 表示 印刷するためには PDF リーダー (PDF を表示できるビューアー ) が必要である PDF リーダーとしては Adobe Acrobat Reader DC ソフトウェア があり 下記のサイトから ダウンロード できる https://get.adobe.com/jp/reader/ Adobe Acrobat Reader DC ソフトウェア は PDF の表示 印刷 署名および注釈の追加を行うための信頼 性の高い無償の標準ソフトウェアである - 3 -
4. ファイルにパスワードを設定して保存する方法 誰かとパソコンを共有している人や Word のファイルをメールで送る時など セキュリティ上パスワードを掛ける方法を紹介する 1 ファイル タブをクリックし 情報 をクリックする 2 文書の保護 をクリックし パスワードを使用して暗号化 を選択する 3 ドキュメントの暗号化 のダイアログボックスが表示され パスワード を入力して OK をクリッ クする 4 パスワードの確認 のダイアログボックスが表示され パスワードを再入力して OK をクリックする 情報 欄には 文書の保護 と表示される - 4 -
文書の保護をされたファイルを開くには文書を開こうとすると パスワード の入力欄が表示され パスワード を入力する OK をクリックすると 文書が開く パスワードを解除するには 1パスワードを入力してファイルを開く 2 ファイル - 情報 - 文書の保護 から パスワードを使用して暗号化 をクリックする 3 パスワード を範囲選択して Delete キーで削除して OK をクリックする 文書の保護が解除される Delete - 5 -
5. 画像を圧縮してファイルサイズを小さくして保存する方法 ワードで作ったファイルサイズが大きすぎると メールに添付したときに メールの受信者がワードファイルを開く際 時間がかかってしまう可能性が高い ファイルサイズを小さくするためには ワードの画像ファイルを圧縮するとよい ワードの文書内の画像ファイルを圧縮してファイルサイズを小さくすることで ディスク領域を節約することができる 1 圧縮したい画像をクリックする 2 書式 リボンの 調整 グループの 図の圧縮 をクリックする 3 画像の圧縮 ダイアログボックスが表示され メニューから目的にあった解像度の選択を行って OK をクリックする ファイルサイズを確認するにはエクスプローラーで ファイルを右クリックして プロパティ を選択すれば ファイルの詳細な情報を確認できる ファイルの 詳細情報 右クリック - 6 -