4 章 情 報 リテラシー TFU リエゾンゼミ ナビ 学 びとの 出 会 い 2.エクセルで 表 とグラフを 作 ろう 1 エクセルとは エクセル(Excel)は Microsoft 社 が 開 発 販 売 している 表 計 算 ソ フト です 表 計 算 ソフト とは 表 の 基 本 構 成 となるセル(マス 目 ) に 必 要 な 情 報 や 数 値 を 入 力 し 表 やデータベースを 作 成 することができ るソフトウェアのことです 数 式 や 関 数 も 入 力 することができ セルに 入 力 した 数 値 などを 集 計 したり 計 算 結 果 からグラフを 作 成 したり デ ータ 分 析 をしたりするなどの 幅 広 い 機 能 が 備 えられています 目 的 や 状 況 に 合 わせて 有 効 に 利 用 してみましょう ここでは Excel2010 を 用 いて 説 明 します なお 操 作 方 法 が 複 数 ある 場 合 で も 紙 面 の 都 合 上 説 明 は ひとつの 方 法 でしかして いません 複 数 の 方 法 を 実 際 に 試 してみて 自 分 にあ った 方 法 を 見 つけておく ことも 必 要 です 2 エクセルの 基 本 1 データの 入 力 次 のデータは 平 成 21 年 度 の 総 合 福 祉 学 部 と 子 ども 科 学 部 の 就 職 状 況 ( 分 野 別 ) 結 果 を 練 習 用 に 四 捨 五 入 したものです ワークシートを 開 き 以 下 のデータを 入 力 してみましょう 本 学 With You 2011 掲 載 平 成 22 年 3 月 31 日 現 在 のデータを 元 にして 作 成 セルの 幅 が 狭 く 入 力 したデータがセルに 入 り 切 らないときは 変 更 す る 列 を 選 択 し ホーム セル 書 式 列 の 幅 をクリッ
クして 表 示 された 列 幅 ダイアログボックスの 値 を 変 更 し 設 定 しま す 入 力 したデータを 保 存 しておけば いつでも 読 み 込 み 目 的 に 応 じて 編 集 しデータとしての 活 用 が 可 能 です 活 用 方 法 の 例 として 次 に 表 やグ ラフを 作 成 してみましょう 2 表 数 値 データは 文 章 で 数 値 について 説 明 するよりも 表 にして 視 覚 的 に 表 現 すると より 理 解 されやすい 情 報 となります 表 は 情 報 を 行 と 列 に 整 理 して 並 べたものです 表 には 細 かい 値 まで 数 値 を 正 確 に 伝 えこと ができるという 特 徴 があるので 視 覚 情 報 としてレポートなどに 活 用 し ましょう 先 ほど 作 成 したワークシートを 利 用 して 表 を 作 成 してみま しょう (1) 表 の 作 成 1 先 ほど 入 力 したワークシートを 開 き 罫 線 を 表 示 させたい 範 囲 をドラ ッグして 反 転 させます エクセルは 表 計 算 ソフト として 利 用 することが 多 いのですが セル 単 位 での 移 動 挿 入 削 除 コピー を 含 めた 様 々な 編 集 作 業 や 連 続 データの 入 力 など が 可 能 であることを 利 用 すると 文 書 作 成 の 際 にも 活 用 できる 場 合 がありま す 文 書 作 成 はワードで と 決 め 付 けずに 内 容 によ って 使 い 分 けができれば とても 便 利 です ただし あらかじめ 様 々な 機 能 があることを 頭 に 入 れておかなければ 使 い 分 けができるようにはなれ ません そのためにも 時 間 がたっぷりあるときに どんなことができるもの なのか どのようにすれば 良 いのかを 十 分 に 試 して おくことをお 勧 めします すべて 自 分 で 学 習 するの は 難 しいと 感 じる 場 合 は 他 者 の 作 成 したものを 観 察 して こんなこともでき るのかと 情 報 を 収 集 する ことから 始 めても 良 いで しょう なお 頻 繁 に 使 用 しない 機 能 は 忘 れてしま うことがあるので 気 に 入 った 使 い 方 を 見 つけたら メモを 取 っておくと 良 い でしょう 2 ホーム 罫 線 格 子 をクリックして 罫 線 を 表 示 します
(2) 表 の 構 成 要 素 表 には 罫 線 以 外 にも 表 番 号 表 タイトル 数 値 単 位 出 典 などを 記 載 する 必 要 があります 1 表 番 号 は 掲 出 順 の 通 し 番 号 を 付 し 表 1 表 2 表 3 という ように 表 記 し 表 タイトルの 前 に 付 します 2 表 番 号 と 表 タイトルは 表 の 上 に 記 載 します 3 数 値 のみの 記 載 では 何 を 表 しているかわからないため 数 値 単 位 を 忘 れずに 記 載 します 4 出 典 は 誰 でもが 元 のデータを 参 照 できるような 表 現 とし 表 の 右 下 に 記 載 します
(3) 編 集 大 学 における 提 出 物 では 過 度 なものは 必 要 ありませんが 多 少 であれ ばカラフルにすることで 見 栄 えを 良 くすることができます 掲 示 物 や 配 布 用 のビラであれば より 目 立 つものや 鮮 やかなデザインが 必 要 となる 場 合 もあるでしょう 文 字 のフォントを 変 えたりセルに 着 色 したりする ことで ワード 同 様 に 様 々な 編 集 が 可 能 ですので 例 のように 編 集 して みましょう 1 先 ほど 入 力 したデータの 編 集 したい 範 囲 をドラッグして 反 転 させま す 2 ホーム フォント から フォントサイズ 太 字 斜 体 塗 りつぶしの 色 また ホーム 配 置 から 文 字 列 を 右 に 揃 える をクリックして 編 集 します 3 グラフ グラフを 用 いると 視 覚 的 直 感 的 に 情 報 をとらえることができま す その 反 面 グラフから 細 かい 数 値 データを 読 み 取 ることには 限 界 も あります このような 違 いを 利 用 して 表 とグラフを 目 的 に 応 じて 上 手 に 使 い 分 けることが 必 要 です 情 報 を 自 由 にデザインできるようなスキ ルを 身 につけておけば その 場 に 応 じた 伝 わりやすい 情 報 表 現 が 可 能 と なります 学 生 時 代 にレポートなど で 活 用 するのはもちろん ですが 職 種 によっては 営 業 実 績 や 商 品 の 比 較 検 討 をグラフや 表 を 用 いて 説 明 することが 求 められま す このようなスキルは ぜひとも 学 生 のうちに 身 につけておきたいもので す
(1)グラフの 作 成 先 ほど 作 成 した 表 を 利 用 して 図 を 作 成 してみましょう 1グラフにしたいワークシートの 範 囲 をドラッグして 反 転 させます 2 挿 入 グラフ 円 円 をクリックするとグラフが 作 成 されます
3 表 に 重 なっていたらドラッグ&ドロップで 空 白 部 分 に 移 動 させれば 表 と 並 べての 編 集 も 可 能 です (2)グラフの 構 成 要 素 グラフにも 表 と 同 様 に グラフ 番 号 グラフタイトル 数 値 単 位 出 典 などを 記 載 する 必 要 があります ただしグラフ 番 号 は 図 1 図 2 図 3 というように 表 記 します また グラフ 番 号 とグラフタイト ルは 厳 密 にはグラフの 下 に 記 載 します エクセルではグラフタイ トルが 自 動 的 にグラフの 上 に 記 載 されます (3) 編 集 値 の 大 きさを 少 し 大 きくするだけで とても 見 栄 えが 良 くなったりし ます 目 的 に 応 じて 編 集 してみましょう ここではデータラベルの 編 集 をしてみましょう 1 円 グラフ 上 でクリックし グラフの 全 体 をアクティヴの 状 態 にします 2グラフ 上 で 右 クリックし データラベルの 追 加 を 選 択 すると 各 項 目 に 数 値 が 記 載 されます
3 再 度 右 クリックをして データラベルの 書 式 設 定 を 選 択 するとさま ざまなパターンに 編 集 することができます 分 類 名 を 入 れたり 値 では なくパーセンテージで 表 示 したりと 目 的 に 応 じて 選 択 してみましょう
講 義 で 教 員 が 示 す 資 料 や 学 生 が 作 成 したものをよ く 観 察 し どのようなスタ イルが 見 やすいかを 意 識 しておくと 実 際 に 作 成 す る 際 の 参 考 になります 3 その 他 のさまざま 機 能 以 上 の 基 本 操 作 が 可 能 であれば あとはその 他 の 機 能 を 使 いこなすこ とでスキルアップにつながります 本 当 に 種 類 豊 富 ですので 必 要 な 機 能 を 使 いこなせるようにしておきましょう ここではほんの 一 部 を 紹 介 します あとはテキストなどを 参 考 にしながら さまざま 試 してみてく ださい 1 練 習 :JR 仙 台 市 内 各 駅 の 旅 客 輸 送 状 況 データを 用 いて 以 下 の 手 順 でデータを 検 索 し グラフを 作 成 します 仙 台 市 ホームページ 統 計 情 報 せんだい 統 計 時 報 ( 定 期 資 料 ) 22 JR 仙 台 市 内 各 駅 の 旅 客 輸 送 状 況 ( 日 平 均 乗 車 人 員 )
上 から 国 見 駅 までのセルをコピーして エクセルのワークシートにペース トします この 表 を 元 に 練 習 してみましょう (1) 東 北 福 祉 大 前 駅 の 利 用 状 況 を 両 隣 の 駅 と 比 較 する 必 要 な 表 を 準 備 するため 北 山 東 北 福 祉 大 前 国 見 以 外 の 行 データを
削 除 します 該 当 の 行 をドラッグして 反 転 させ その 上 で 右 クリックを して 削 除 を 選 択 すると 3 駅 分 のデータが 残 りますのでこれを 利 用 しま しょう 1 折 れ 線 グラフ グラフを 作 成 したい3 駅 分 のデータをドラッグして 反 転 させ 挿 入 グラフ 折 れ 線 をクリックします 2スパークライン 表 の 数 値 と 隣 接 したセルに 小 さなグラフを 表 示 して データの 傾 向 を 簡 単 に 表 現 することができます これをスパークライン 機 能 と 呼 びま す スパークラインを 利 用 する 手 順 は 次 の 通 りです (1)グラフを 表 示 するセルを 選 択 状 態 にします
(2) 挿 入 スパークライン をクリックして 折 れ 線 縦 棒 勝 敗 のいずれかのグラフを 選 択 します (3)データ 範 囲 の をクリックして グラフで 表 現 したいデータ 範 囲 をド ラッグして OK をクリックします 上 の 例 では 北 山 のデータのスパークラインができあがります できあ がったスパークラインのセルをコピーして 東 北 福 祉 大 前 国 見 のセ ルにペーストすると 次 の 表 のように 他 の 駅 についてもグラフを 表 示 する
ことができます (2) 東 北 福 祉 大 前 駅 と 両 隣 の 駅 の 利 用 状 況 について 数 式 を 用 いて 比 較 す る 1 結 果 を 表 示 させるセルを 選 択 し 関 数 の 挿 入 をクリックします 2 関 数 名 から 求 めたい 関 数 を 選 択 して OK をクリックします 平 均 (AVERAGE) 合 計 (SUM) 最 大 (MAX) データの 個 数 (COUNT) などを 1クリックで 指 定 することができます
関 数 の 分 類 でから 希 望 の ものを 選 択 すると 関 数 名 のリストが 変 わります 3 求 めるデータ 範 囲 が 合 っていることを 確 認 (ドラッグして 指 定 すること も 可 能 )し OK をクリックします 4 出 来 上 がったセルをコピーして 他 のセルにペーストすると 次 のように 他 の 駅 についても 結 果 が 表 示 されます 2 練 習 : 仙 台 市 の 人 口 の 推 移 データを 用 いて 以 下 の 手 順 で 検 索 すると 仙 台 市 の 区 別 男 女 別 人 口 のデータが 得 られ るので エクセルにコピーしさまざまな 分 析 をしてみましょう
仙 台 市 ホームページ 市 民 向 け 情 報 統 計 情 報 せんだい 人 口 人 口 の 推 移 住 民 基 本 台 帳 人 口 外 国 人 登 録 人 口 下 の 方 の 表 :( 再 掲 ) 平 成 23 年 7 月 住 民 基 本 台 帳 人 口 ( 区 別 ) 初 めは 身 近 なデータから どんなことが 表 現 できる か 何 が 言 えるかという 視 点 で 試 行 錯 誤 を 重 ねてみ ると とてもよい 練 習 にな るでしょう どんなに 高 機 能 なソフトであっても 時 間 を 使 って 使 いこなせるよう
にしておかないと いざというときに 何 の 役 にも 立 ちません どうか 将 来 を 見 据 えて 行 動 し スキルアップをはかってください