Agenda 1 2 3 4 5 Introduction(Myself 東 京 理 科 大 学 :TUS) 大 学 IT 部 門 の 現 在, 将 来, 対 応 Boxの 利 用 概 況 新 システムVREの 構 築 ( 目 的, 概 要, 利 用 イメージ) TUSでのBoxについて( 利 用

ver 2.0 Boxの 教 育 機 関 向 け 導 入 事 例 のご 紹 介 松 田 大 Matsuda Hiroshi 東 京 理 科 大 学 学 術 情 報 システム 部 www.tus.ac.jp

Agenda 1 2 3 4 5 Introduction(Myself 東 京 理 科 大 学 :TUS) 大 学 IT 部 門 の 現 在, 将 来, 対 応 Boxの 利 用 概 況 新 システムVREの 構 築 ( 目 的, 概 要, 利 用 イメージ) TUSでのBoxについて( 利 用 者,ユースケース, 感 想,まとめ) 1

Introduction: Myself 松 田 大 Matsuda Hiroshi 東 京 理 科 大 学 学 術 情 報 システム 部 情 報 システム 課 課 長 補 佐 業 務 基 幹 システムのJava 開 発 を 経 て,OSS 環 境 でのWebアプリ( 主 に LAMP)の 開 発 を 担 当 最 近 はSaaSあたりを 担 当 研 究 者 情 報 DB:スクラッチ 学 内 ポータル:Drupal LMS:Moodle/Mahara クリックでリンク クリックでリンク クリックでリンク 2

Introduction: 東 京 理 科 大 学 TUS TUS:5キャンパス( 新 宿 区 神 楽 坂, 葛 飾 区 金 町, 千 葉 県 野 田 市, 埼 玉 県 久 喜 市, 北 海 道 長 万 部 ) 3

Introduction: 東 京 理 科 大 学 TUS 組 織 :8 学 部 33 学 科,11 研 究 科 31 専 攻 学 生 :19,673 人 ( 学 部 16,538 人, 大 学 院 3135 人 ) 教 育 職 員 :768 人 事 務 系 職 員 :506 人 4

TUS: 大 学 IT 部 門 の 現 在 ITシステムの 複 雑 化 ( 専 門 特 化, 分 散 化 ) バージョンアップ 頻 度, 運 用 負 荷 の 増 加 サーバ 台 数 の 増 加 ( 一 方 で 利 用 率 の 低 いサーバも 増 えている) 管 理 工 数 の 増 大 (システムを 構 成 するコンポーネントが 増 えている) 5

TUS: 大 学 IT 部 門 の 将 来 PC 教 室, 貸 与 ipad,サーバ 等 の 全 てのハードウェア ソフトウェアを 大 学 (IT 部 門 )で 所 有 管 理 していくのか 改 める 時 期 (BYOD,SaaS) 業 務 ( 要 件 )ごとに 単 独 でシステムを 構 築 していくのか 共 通 部 分 も 多 くある 大 規 模 な 仮 想 化 計 算 機 リソース 群 の 準 備, クラウドの 活 用 6

TUS: 大 学 IT 部 門 の 対 応 大 学 のIT 部 門 として, 以 下 4つの 環 境 に 分 けて 対 応 している 1 教 育 の 環 境 : 2 研 究 の 環 境 : アクティブ ラーニング 等 の ITを 活 用 した 教 育 環 境 の 提 供 (LMS, Portfolio) 研 究 業 績, 知 的 財 産 等 の 管 理 共 有 公 開 (Cloud, SNS) 3 経 営 事 務 の 環 境 : 大 学 経 営 の 見 える 化 支 援 (BIツール), ペーパーレス 化, ワークフローシステム 化 4 インフラの 環 境 : 無 線 LAN, 次 世 代 FW, 学 生 向 けPC 教 室, 教 職 員 向 け 貸 与 ipad, テレワーク 等 の 整 備 7

TUS: Boxの 利 用 状 況 ADOPTION STORAGE 28-DAY ACTIVE 1658 1.8 TB 33 % Domain users with an active enterprise Box account Total content owned by enterprise Box users Users accessing Box within the past 28 days 現 時 点 では 非 公 開 の 学 生 分 のライセンスを 含 んでいる 現 在 は 教 職 員 のみ 展 開 中 Tokyo Univ of Science Oct 2015 Activity + Usage, Box Japan Customer Success 8

TUS: Boxを 利 用 しているアプリケーション Tokyo Univ of Science Oct 2015 Activity + Usage, Box Japan Customer Success 9

TUS: Boxへのアップロード Uploads: Volume by File Type (3 month) Tokyo Univ of Science Oct 2015 Activity + Usage, Box Japan Customer Success 10

TUS: Boxからダウンロード Downloads: Volume by File Type (3 month) Tokyo Univ of Science Oct 2015 Activity + Usage, Box Japan Customer Success 11

TUS: Box 共 有 リンクの 作 成 Previews and Shared Links Created per Week Tokyo Univ of Science Oct 2015 Activity + Usage, Box Japan Customer Success 12

TUS: 新 システムVREの 構 築 について 2019 世 界 の 理 科 大 ~ 世 界 で 最 も 魅 力 のある 大 学 ~ 世 界 で 認 められる 教 育 力 研 究 力 を 持 ったグローバルな 大 学 の 実 現 グローバル 展 開 ( 海 外 大 学 との 連 携 ) 位 置 づけ 全 ての 活 動 は 中 長 期 計 画 の 達 成 に 帰 結 特 に 研 究 コラボレーション 環 境 の 整 備 と グローバル 展 開 を 意 識 本 取 り 組 み 研 究 コラボレーション 環 境 ( 研 究 の 効 率 向 上 ) 研 究 のパイプライン 管 理 ( 研 究 費 の 予 実 把 握 等 ) VRE 取 り 組 みの 全 体 像 イノベーションを 促 進 する 研 究 コラボレーション 環 境 と なる 新 システムVREの 構 築 1 研 究 業 績 の 集 約 2 研 究 費 の 予 実 把 握 3 部 門 を 超 えたコミュニケーション 4 クラウド 型 のファイル 共 有 従 来 の 環 境 単 なるインフラ 環 境 TUSの 研 究 環 境 と 言 えば ネットワークのことを 指 す 研 究 情 報 はPC 上 にあり ファイルの 共 有 は 困 難 研 究 者 間 のコミュニケーションは 基 本 的 にメール 研 究 を 強 力 にサポートするツールがない 目 指 す 姿 グローバルベストプラクティスの 取 り 込 み ベストプラクティス 活 用 による 研 究 業 務 の 効 率 化 国 内 外 の 研 究 者 が 連 携 し 協 働 できる 環 境 を 実 現 13

TUS: VREの 目 的 VRE: 一 元 管 理 された 情 報 経 営 計 画 の 進 捗 はどうか 収 入 は 順 調 に 増 えているか 経 営 層 投 資 家 企 業 将 来 性 のある 研 究 に 投 資 したい 一 緒 に 研 究 を 進 めたい OB OG 教 授 教 員 研 究 は 順 調 に 進 んでいるか 似 たような 研 究 はないか 学 生 の 履 修 状 況 はどうか 自 分 の 事 業 を 手 伝 ってほしい 転 職 をしたい 学 校 に 寄 付 をしたい 他 大 学 世 間 蓄 積 された 情 報 は 大 学 にとって 資 産 となり 競 争 力 の 源 泉 となる 一 緒 に 研 究 を 進 めたい 学 生 単 位 交 流 を 進 めたい ノウハウを 教 えてほしい 14

TUS: VREの 概 要 情 報 発 信 Seeds 情 報 受 信 Needs VRE 研 究 管 理 契 約 進 捗 成 果 研 究 グループ B 他 の 教 員 他 の 教 員 院 生 教 員 特 許 情 報 ( 出 願, 公 開, 登 録 ) 他 の 教 員 院 生 院 生 研 究 費 管 理 研 究 者 研 究 者 研 究 グループ A 企 業 共 同 研 究 受 託 研 究 国 東 京 理 科 大 学 研 究 助 成 15

TUS: VREシステムの 利 用 イメージ 包 含 される 主 な 機 能 Login 教 員 CENTIS ( 教 職 員 ポータル) SSO RIDAI ( 研 究 者 情 報 DB) ( 連 携 ) 特 許 情 報 ( 参 照 ) 研 究 費 ( 外 部 学 内 ) ( 参 照 ) 特 許 ( 参 照 ) 研 究 業 績 ( 登 録 ) 研 究 業 績 ( 連 携 ) 特 許 ( 連 携 ) 外 部 研 究 費 VRE VRE 1 研 究 業 績 の 集 約 2 研 究 費 の 予 実 把 握 3SNSによる 部 門 を 超 えた コミュニケーション 4 容 量 無 制 限 で 利 用 できる クラウド 型 ファイル 共 有 業 績 学 術 論 文 研 究 情 報 特 許 PJ 研 究 Gr A 研 究 Gr B ( 連 携 ) 研 究 費 研 究 費 学 内 学 外 物 品 納 品 情 報 To Do タスク A タスク B Tool ファイル (Boxと 連 動 ) コミュニティ (グループ 作 成 ) 財 務 管 理 システム ( 登 録 ) 外 部 研 究 費 知 財 管 理 システム ( 登 録 ) 特 許 Office365, Salesforce, Box 間 の SAML2.0によるSSOを 実 現 事 務 部 署 A 事 務 部 署 B ( 登 録 ) 研 究 費 16

TUS: Boxを 使 った 新 しいワークスタイル 添 付 ファイルの 問 題 点 Aさんが 複 数 人 に, 添 付 ファイルをメール コンテンツを 中 心 にコラボする VRE BさんがAさんの メールに 返 信 CさんもAさんの メールに 返 信? 途 中 でメールが 分 断 したり, 議 論 が 発 散 すると, それ 以 降 のやりとりが 難 しくなる バージョン 履 歴 やコメントをすべて 一 元 化 スムーズなコミュニケーション 雑 務 の 軽 減 と 作 業 スピードアップ 学 外 の 人 ともアクセス 権 を 制 限 した 上 でセキュアに 共 有 可 大 容 量 のファイルやフォルダも 簡 単 にリンクで 共 有 可 モバイルからいつでもどこでも 参 照 / 編 集 可 17

TUS: Boxの 利 用 者 について 1100 1000 900 800 700 600 500 400 300 200 100 0 VRE/Box 利 用 者 数 ( 延 べ) VRE Box VRE Box 教 員 :70% 60% 職 員 :54% 78% 4/2 4/10 4/23 4/30 5/13 6/9 7/3 7/29 9/10 18

TUS: Boxの 利 用 者 について VRE/Box 利 用 者 数 ( 延 べ) Box 研 修 会 ポスター VRE Box 教 員 :70% 60% 職 員 :54% 78% 職 員 向 けにBoxの 研 修 会 (トレーニング)を 実 施 19

TUS: Boxの 利 用 者 について Boxの 研 修 会 の 様 子 (2 時 間 の 講 習 & 実 習 に 70 名 以 上 の 参 加 があった) 20

TUS: Boxのユースケース ケース1 理 大 さんは 企 画 課 です 1 フォルダを 作 成 ファイルをアップロード 理 大 さんのしたいこと: Box 研 修 会 の 案 内 を 共 有 リンクを 使 いメールで 案 内 Boxでやること フォルダの 作 成 アップロード 共 有 リンク 2 共 有 リンクを 設 定 21

TUS: Boxのユースケース 2つの 共 有 方 法 : 共 有 リンクとフォルダ 招 待 の 違 い フォルダへ 招 待 リンクで 共 有 最 適 な 共 有 方 法 を 選 ぶには? TIME どのぐらいの 期 間 ファイルへ アクセスする 必 要 があるか? ACCESS 何 をできるように させたいか? 22

TUS: Boxのユースケース どちらが 最 適 か? 共 有 リンクか?ユーザを 招 待 か? 理 大 太 郎 さんはITのプロジェクトマネージャーです 彼 がやりたいのは: Box 研 修 会 のアジェンダを 閲 覧 ( 共 有 )したい どれぐらい 閲 覧 ダウンロードされたのかを 知 りたい 共 有 リンク フォルダへユーザを 招 待 23

TUS: Boxのユースケース どちらが 最 適 か? 共 有 リンクか?ユーザを 招 待 か? 理 大 花 子 さんは 広 報 のアシスタントです 彼 女 がしたいことは: 広 報 課 の 全 てのファイルを 管 理 したい 広 報 用 のファイルをデザイナーにアップロードさせたい 共 有 リンク フォルダへユーザを 招 待 24

TUS: Boxのユースケース ケース2 広 報 に 関 するコンテンツの 作 成 を 関 係 者 へ 依 頼 作 成 物 を 印 刷 業 者 へ 送 付 Boxでやること サブフォルダの 作 成 とコピー フォルダへの 招 待 と 権 限 付 与 編 集 25

TUS: Boxのユースケース 理 大 太 郎 さん ( 入 試 広 報 室 ) 広 報 向 けパンフレット 作 成 ファイルをアップロード 教 務 課 に 確 認 依 頼 1 4 理 大 花 子 さん( 教 務 課 ) 教 員 にアクセス 権 を 与 える (コラボレーション) 教 員 へ 確 認 & 編 集 を 依 頼 (メール or メンション) 5 3 2 印 刷 業 者 さん 学 部 先 生 さん( 教 員 ) Box 上 のファイルを 確 認 ( 必 要 であれば 校 正 ) 印 刷 & 納 品 ファイルの 編 集 ファイルの 確 認 26

TUS: Boxの 感 想 1 Box は 今 後 の 業 務 において 役 立 つと 感 じられましたか?( 選 択 理 由 についてのコメント) 非 常 に 役 立 つと 思 う 役 立 つと 思 う を 選 択 した 人 のコメント 1. 使 い 方 によっては 業 務 の 幅 が 拡 がり 時 間 短 縮 にもつながる セキュリティーが 高 く データを 共 有 できるツールがあるのは 便 利 だと 感 じました 2.Boxに 保 存 すれば すぐ 見 ることができる 容 量 制 限 がない 3.クラウド 上 で 複 数 人 が 加 筆 修 正 が 可 能 な 点 セキュリティもしっかししている 上 容 量 が 無 制 限 であること 4. 外 部 ネットワークからもアクセスできること 共 有 ディスクと 違 い 容 量 に 制 限 もなく 良 いと 思 いま した 学 生 の 時 もドライブを 使 用 していたので 使 い 慣 れていてよかったです 5. 大 容 量 ファイルの 送 受 信 が 不 要 となるので ただ 操 作 に 慣 れるのに 時 間 がかかりそうです 6. 外 部 の 業 者 にも 共 有 できる 点 に 魅 力 を 感 じました また セキュリティレベルをファイルごとに 設 定 できるのが 便 利 だと 思 いました 7. 複 数 の 担 当 者 間 で 作 成 する 書 類 などを 一 つのファイルで 完 成 できるため 分 散 したファイルの 集 約 統 合 という 業 務 が 緩 和 される 27

TUS: Boxの 感 想 1Box は 今 後 の 業 務 において 役 立 つと 感 じられましたか?( 選 択 理 由 についてのコメント) どちらとも 言 えない を 選 択 した 人 のコメント 1. 全 ての 職 員 がBoxのノウハウを 習 得 しており 使 いこなせる 状 態 にあれば 非 常 に 役 立 つツー ルであると 感 じる しかし 全 体 にBoxのノウハウが 浸 透 していなければ かえって 業 務 の 混 乱 のもとになると 思 うから 2. 使 っている 環 境 では 共 有 ディスク ポータル SharePointなどのファイル 共 有 を 行 う 環 境 があるため 活 用 を 促 進 するためには 明 確 な 運 用 方 針 を 示 す 必 要 があると 思 います 3.Boxは 学 外 者 がアクセスするケースもあるため 不 要 な 情 報 を 保 存 しないよう 徹 底 しない と 不 正 アクセスや 情 報 漏 えい 等 セキュリティ 上 のリスクが 高 いと 思 います 4. 容 量 無 制 限 で 自 宅 でも 使 えるとなると プライベートなものも 含 め 単 なるファイル 置 場 にす るなど 当 初 想 定 と 全 く 違 う 使 い 方 になる 恐 れあり 28

TUS: Boxの 感 想 2 今 後 想 定 されるBox の 利 用 シーンとして 思 いつくものがありましたらご 記 入 ください 1. 容 量 の 大 きい 会 議 資 料 の 共 有 や 出 張 先 に 居 る 時 の 資 料 の 提 出 に 利 用 できる 2.USBメモリに 保 存 していたファイル(USBメモリを 持 ち 歩 かなくてよくなる) 3.ハンドブックの 作 成 等 の 複 数 部 署 が 分 担 して 取 り 組 む 案 件 に 利 用 できる 4. 会 議 資 料 を 印 刷 して 配 布 しなくて 済 む 5. 各 学 部 各 学 科 のデータ 共 有 保 存 ツールとして 活 用 する 6. 教 員 が 共 同 研 究 先 とのコミュニケーションツールとして 活 用 する 7. 教 員 との 調 整 を 行 う 際 のSNS 的 なコミュニケーションツールとして 利 用 できる 8. 図 面 写 真 等 の 大 容 量 ファイルの 格 納 場 所 ( 現 在 はCD 等 にて 保 管 ) 9. 各 種 式 典 等 を 実 施 した 際 のアンケート( 卒 業 式 などの 業 務 改 善 アンケートなど) 10.Box Noteで 議 事 録 作 成 (アジェンダを 共 有 し 参 加 者 が 直 接 内 容 を 書 込 む) 11. 学 生 とのやり 取 り( 先 生 は 容 易 に 課 題 レポートの 提 出 先 として 利 用 できる) 29

TUS: Boxの 感 想 3Box に 関 する 疑 問 点 や 不 明 点 または 希 望 される 使 い 方 あるいは 使 い 方 に 関 する 懸 念 点 等 がありましたらご 記 入 ください 1. 権 限 をうまく 設 定 できるかが 不 安 ( 徐 々に 慣 れていこうと 思 います) 2.わかりやすいチュートリアルが 欲 しい( 動 画 など いつでも 見 れるもの) 3. 使 用 したことがない 人 に 使 用 方 法 を 伝 えるのは 大 変 そうと 感 じた 招 待 など 個 人 単 位 では なく 課 単 位 でできるとありがたい 4.アップロードして 良 いファイルの 種 類 や セキュリティレベルの 設 定 などについて 共 通 ルールを 定 めて 欲 しい 5. 共 有 リンクを 送 るべき 人 に 誤 って 招 待 を 送 ってしまうといったことが 起 こるのではないか 6. 継 続 的 に 各 課 の 利 用 導 入 を 支 援 していく 必 要 がある 7.セキュリティの 設 定 に 慣 れるまでは かなり 慎 重 に 扱 わなければいけないと 考 えている 8.オンライン 上 でファイルを 管 理 することへの 不 信 感 のようなものがある 30

TUS: Boxの 感 想 4(その 他 )システム 管 理 者 側 から 見 た 課 題 1. 他 システムとのデータ 連 携 (APIを 使 った 開 発 ) 人 事 異 動 に 伴 うグループメンバーの 自 動 変 更 退 職 者 とのファイル 共 有 の 自 動 設 定 ( 時 限 解 除 等 ) 2. 管 理 監 視 統 治 の 方 法 が 議 論 できていない 確 立 していない 利 用 規 程 や 利 用 ガイドライン 管 理 ルールの 作 成 ユーザ 管 理 や 監 視 の 自 動 化 インシデントの 対 応 ルールの 整 備 3. 他 のストレージシステムとの 住 み 分 け 4.クラウド 上 に 情 報 を 保 存 することへの 説 明 理 解 セキュリティの 担 保 5. 仮 にBoxが 無 くなった 場 合 の 退 避 先 (データ 移 行 先 )の 検 討 6.Boxの 自 由 さと 利 用 制 限 のバランス (ユーザにどこまで 自 由 に 許 可 するか どこまで 制 限 し 管 理 するか) 31

TUS: Boxについて(まとめ) Boxは 今 後 の 業 務 において 役 立 つと 感 じられましたか? 6 25 3 1 0% 20% 40% 60% 80% 100% 非 常 に 役 立 つと 思 う どちらとも 言 えない 役 立 つと 思 う 役 立 たないと 思 う 32

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