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A c c e s s 名簿管理2 04.2.18 7:47 PM ページ1 6 2 基本情報の設定 1 ユーザー情報の登録 ユーザー情報として みなさんの会社やお店の情報 あるいは個人の情報を登録します ここで登録 された内容は ハガキ 封筒 宅配便伝票の差出人のデータとして使われます また 封筒に印刷す る会社などのロゴマークもここで設定することができます もし これらの機能を使わない場合には 必 ずしも登録する必要はありません ユーザー情報の登録は 下記要領で行ってください メインメニュー 画面から ユーザー 情報 ボタンをクリックします aキーを押しながらuキーを押すという 操作もあります ユーザー情報 画面が表示されま す それぞれのデータを入力します 入力する内容や入力方法については あとの入力項目ごとの説明 を参考にしてください 途中で入力をキャンセルしたい場合には eキーを押してください すべてのデータが この画面 を開いた直後の状態に戻ります 入力が完了したら 閉じる ボタンをクリックしてください 閉じると同時に データは自動的に保存されます 16
A c c e s s 名簿管理2 04.2.18 7:47 PM ページ1 7 ACCESS 氏名 このデータベースをお使いになっている方の氏名を入力してください ここに入力されたデータはハガキ等の差出人として印刷されますので 場合によっては 担当者など の氏名ではなく 社長や店長などの氏名の方がよい場合もあります 適宜考えて入力してください 会社名/学校名 みなさんの会社やお店の名前 あるいは学校名を入力します 部署名/学部学年 会社内の部署名や 学校内の学部 学年等を入力します 郵便番号 7桁の郵便番号を入力します 入力すると それに対応した住所が自動的に 住所1 の欄に入力さ れます 住所1 住所2 住所を入力します 既に郵便番号が入力されている場合は 途中までの住所が入力されていますの で 残りの部分だけを入力してください 住所1 と 住所2 は特に分け方があるわけではありませんが 長い住所を 住所1 の欄だけに入力すると ハガキ等でうし ろの部分が印刷されない場合があります 適当な場所で分けて入力するようにしてください 電話番号 電話番号を入力します ロゴマーク 封筒に印刷する みなさんの会社やお店のロゴマークを登録します このロゴマークは直接データを入力するものではありません ロゴマークを登録するには 下記手順に したがってください まず Windows付属のペイントや各種グラフィックソフトなどを使って 別途 ロゴマークの画像ファイル を作成します ファイルは Windowsビットマップファイル.BMP GIFファイル.GIF JPEGファイル.JPG.JPEG のいずれかの形式で作成し 任意のフォルダに保存しておきます ユーザー情報 画面の 取り込み ボタンをクリックします 画像ファイルの選択 ダイアログが表 示されますので 別途作成しておい たロゴマークの画像ファイルを選択し 開く ボタンをクリックします 17 第 2 章
A c c e s s 名簿管理2 04.2.18 7:47 PM ページ1 8 2 基本情報の設定 以上の操作によって 指定した画像 ファイルが ユーザー情報 画面に取 り込まれて表示されるとともに 封筒 の帳票デザイン変更が自動的に行わ れます 封筒のデザイン変更が行われる際 一瞬その デザイン画面が表示されます これは内部的 にデザイン変更を行うためのもので 異常では ありません 封筒下部のデザイン 取り込みが完了すると ロゴマークの画像データはこの名簿管理データベースの中に保存されます したがって 任意のフォルダに保存されているロゴマークの画像ファイルは削除してしまってかまいま せん 一度登録したロゴマークは 再度 取り込み ボタンを実行することによって いつでも別の画像ファイ ルに切り替えることができます ロゴマークを削除したい場合には ユーザー情報 画面の クリア ボタ ンをクリックしてください 右のようなメ ッセージが表示されますので 確認後 はい ボタンをクリックします クリア を実行すると 封筒のデザインから もロゴマークが削除されます 既存のデータを編集中にeキーを押すことで それまでの編集内容を元に戻すことができますが ロゴマークの取り込みを実行したあと eキーで編集をキャンセルした場合 ユーザー情報 画面 上のロゴマークは元に戻っても 封筒のデザインまでは元に戻りません その場合には 元の画像ファ イルで再度取り込みを実行し 封筒のデザインも編集前の内容に戻す必要があります グラフィックフィルタについて Accessの画面や帳票にGIFファイル.GIF やJPEGファイル.JPG.JPEG の画像を表示する には グラフィックフィルタ と呼ばれるソフトをパソコンに組み込んでおく必要があります も し それらの形式の画像ファイルが画面にイメージ表示されない場合には コントロールパネル の プログラムの追加と削除 WindowsXP以外のOSでは アプリケーションの追加と削除 より Office2003やOfficeXPなどの 追加 セットアップを実行し 必要なグラフィックフィルタを追 加インストールしてください 正しく画面表示されていれば 既にグラフィックフィルタは組み込まれています 追加作業は何も必要ありません 18
A c c e s s 名簿管理2 04.2.18 7:47 PM ページ1 9 ACCESS 第 2 章 なお Officeの アプリケーション及 びツールの更新オプション選択画面 にお い て グラフィックフィル タは Office共有機能 の下位にあります Accessの下位ではありませんので 注意してください 2 マスタデータの登録 個々の名簿データは さまざまな区分で分類することができます たとえば 個人/法人 という分け 方もありますし 顧客/仕入先 や 正社員/臨時社員/パート/アルバイ ト あるいは 正会員/準会 員/非会員 といった分け方もあるでしょう この名簿管理データベースでは そのような名簿データを 分類するためのいくつかのデータ項目が用意されています そして そのデータ項目の選択肢となる 個人/法人 といった分類項目のマスタデータを登録するのが マスタ管理 画面です ここではそ の登録方法について説明します 19
A c c e s s 名簿管理2 04.2.18 7:47 PM ページ2 0 2 基本情報の設定 なお それらの分類項目を使わない場合にはマスタデータを登録する必要はありません また 分類項 目を入力せずに名簿データを入力していき 必要となった時点で追加入力することもできます その ような場合には まずここでマスタデータの登録を行い そのあと 個々の名簿データについて分類項 目を追加入力するようにします マスタデータの登録は 下記要領で行ってください メインメニュー 画面から マスタ管 理 ボタンをクリックします aキーを押しながらmキーを押すという 操作もあります マスタ管理 画面が表示されます マスタ管理 画面は7つに分類され ています これらの画面は 画面上部 にあるそれぞれの文字の部分をクリッ クすることによって 切り替えることが できます それぞれのデータを入力します 新た にデータを追加する場合には 一番 下の空の行に入力を行います 20
A c c e s s 名簿管理2 04.2.18 7:47 PM ページ2 1 ACCESS 入力する内容や入力方法については あとの入力項目ごとの説明を参考にしてください 入力されたデータは カーソルを別の行に移動させたとき 左端の灰色のボックス部分をクリックしたと き あるいは別の分類の画面に切り替えたときに 自動的に保存されます 途中で入力をキャンセルしたい場合には eキーを押してください 現在編集中の行についての み データが編集前の状態に戻ります すべての入力が完了したら 閉じる ボタンをクリックしてください 1.分類区分 名簿登録編集 画面において 名 簿番号 の隣にある 名簿データの主 たる分類項目です ここでは 名簿デ ータを分類する上での 大分類 とい えるような項目を登録します 分類区分 分類区分を表す任意の整数値を入力します 分類名 分類の内容を表す任意の名称を入力します 21 第 2 章
A c c e s s 名簿管理2 04.2.18 7:47 PM ページ2 2 2 基本情報の設定 分類区分 には ゼロ以上の整数値 しか入力できません それ以外の文 字 アルファベットなど を入力すると 右のような警告メッセージが表示され ます OK ボタンをクリックして 正し い数値を入力し直してください この制約はほかの分類項目の画面でも同じです 分類区分 には 必ず一意の値を入力します ほかの行に設定されている値と重複した値を入力 することはできません そのような値を入力すると 次のような警告メッセージが表示されます OK ボタンをクリックして ほかと重複しない値を入力し直してください この制約はほかの分類項目の画面でも同じです 2.敬称区分 名簿登録編集 画面における 氏名 に対する 敬称 欄の分類項目を設 定します 敬称区分 敬称区分を表す任意の整数値を入 力します 敬称 敬称を入力します 22
A c c e s s 名簿管理2 04.2.18 7:47 PM ページ2 3 ACCESS 3.区分1 区分5 名簿登録編集 画面の その他 の 情報における 5つの 区分 欄の分 類項目を設定します この区分1 区分5は 分類区分 や 敬称区分 とは異なり 名簿管理 データベースをお使いになっている方 が それぞれの必要性に応じて 自由 に項目を設定し扱うことができるデー タ項目です たとえば 顧客のランク 付けに使ったり 仕入先への支払条 件の分類に使ったり 会員からの会 費の集金方法の分類に使ったりと 個々の名簿データに対して 任意に 分類項目を追加設定することができ ます いわば 名簿データを分類する 上での 小分類 といえるような項目 です 第 2 章 区分1 区分5 区分を表す任意の整数値を入力します 区分名 それぞれの区分に応じた任意の名称を入力します これらのマスタデータは 名簿データを入力したあとでも いつでも変更することができます しかし た とえば 敬称区分 1 が 御中 であったものを 様 に書き換えた場合 それまで 御中 であった すべての名簿データが 様 に置き換わりますので 変更する際にはこの点に十分留意してくださ い 23
A c c e s s 名簿管理2 04.2.18 7:47 PM ページ2 4 2 基本情報の設定 3 項目名の設定 名簿管理 とひと口にいっても さまざまな用途があります 顧客管理や会員管理 あるいは社員管 理や学生管理など お使いになる方の目的によってさまざまです たとえば この名簿管理データベー スでは ひとつひとつの名簿データを 名簿番号 という名称で管理しています これは個々のデータ のID番号のようなものです しかし 氏名や住所のようなデータならどんな使い方でも共通的に使え るかもしれませんが 名簿番号 という名称は必ずしも適切でない場合もあるかもしれません 顧客 管理にこの名簿管理データベースを使うなら 名簿番号 より 顧客番号 の方がよいでしょう 会員 管理なら 会員番号 社員管理なら 社員コード といったように それぞれの利用目的に応じて わ かりやすい名称を使いたいものです それらは データベースをカスタマイズすることによってどのようにも変えることが可能ですが この名簿 管理データベースでは 通常の使い方において カスタマイズなしに 一部のデータ項目名を自由に 設定変更することができます ここでは その設定項目および方法について説明します なお 既定 のデータ項目名のままでよい場合は ここでの操作は一切必要ありません ただし あとで必要となる 可能性もありますので 本データベースにこのような機能があることはぜひ知っておいてください 項目名の設定は 下記要領で行って ください メインメニュー 画面から 項目名 設定 ボタンをクリックします aキーを押しながらkキーを押すという 操作もあります 項目名設定 画面が表示されます 24
A c c e s s 名簿管理2 04.2.18 7:47 PM ページ2 5 ACCESS 項目名設定 画面では 基本項目名 と 表示項目名 の2つのデータ項目があります 基本項目名 あらかじめこのデータベースで設定されている項目名です データベースを使い 始めたときは これらの名称が初期値として画面や帳票に表示されます たとえ ば 名簿番号 というデータ項目はそのまま 名簿番号 と表示されます この項目名設定は 名簿管理データベースで扱っているすべてのデータ項目 の表示内容を変えるものではありません あくまでもこの 基本項目名 欄に表 示されているデータ項目のみです 表示項目名 基本項目名に対して それを画面や帳票上でどのような名称で表示するかを 設定するデータ項目です たとえば 基本項目名が 名簿番号 となっているデ ータの表示項目名を 会員番号 と入力 設定します すると 初期値では 名 簿番号 と表示されていたすべての画面 帳票上の表示が 会員番号 に変 わります ここでは 表示項目名 の欄のみ 必要に応じた任意の名称に書き換え ます 基本項目名 の欄は編集で きません 入力されたデータは カーソルを別の行に移動させたとき 左端の灰色のボックス部分をクリックしたと き あるいは 閉じる ボタンをクリックしたときに 自動的に保存されます 途中で入力をキャンセルしたい場合には eキーを押してください 現在編集中の行についての み データが編集前の状態に戻ります すべての設定が完了したら 閉じる ボタンをクリックしてください この際 もし表示項目名が設定変更 された場合には 次のようなメッセー ジが表示されます メッセージのとおり この画面で変更した内容は それぞれの画面を次回開いたときにはじめて反映 されます もし既に 名簿登録編集 画面などが開いている場合には 一旦閉じてから 開き直してく ださい その時点で画面の表示内容が変わります 25 第 2 章
A c c e s s 名簿管理2 04.2.18 7:47 PM ページ2 6 2 基本情報の設定 それぞれの設定が どのように画面に反映されるか 変更前と変更後を例示します 項目名設定 画面での変更設定例 各画面への反映結果 名簿登録編集 画面の例 26
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