簡 単! 書 類 ベースの マイナンバー 取 得 保 管 廃 棄 の 実 務 Copyright NIHON HOREI Co., Ltd. All rights reserved.
1 現 段 階 で 考 えられる マイナンバーの 取 得 方 法 2 様 式 レイアウト 具 体 例 使 用 方 法 従 業 員 用 マイナンバー 取 得 管 理 セットの 内 容 実 用 新 案 申 請 中
マイナンバー 取 得 考 えられるマイナンバーの 取 得 方 法 1 高 度 なセキュリティ 比 較 的 大 規 模 な 企 業 向 け 取 得 から 廃 棄 までの 管 理 をすべてクラウド システム 等 で 行 う 2 紙 +クラウド システム 等 のハイブリット 管 理 取 得 は 紙 で 行 うが それ 以 降 はクラウド システム 等 で 行 う 3 簡 単 確 実 低 コスト 取 得 から 廃 棄 までの 管 理 をすべて 紙 様 式 で 行 う
書 類 ベースの 帳 票 管 理 システムの 構 成 マイナンバー 取 得 管 理 セットは 以 下 の4つの 帳 票 ファイルから 構 成 されています 1 個 人 番 号 台 帳 兼 届 出 書 2 個 人 番 号 取 得 用 封 筒 3 個 人 番 号 台 帳 保 管 パック 4 保 管 バインダー 個 人 番 号 の 取 得 と その 後 の 管 理 台 帳 封 入 書 類 が 透 けないよ うセキュリティ 対 策 を 1の 個 人 番 号 台 帳 兼 届 出 書 と 扶 養 家 族 の 人 数 分 の 本 人 確 認 書 類 等 を 3の 個 人 台 帳 保 管 パッ クごと 保 管 できる として 利 用 施 した 封 筒 世 帯 単 位 で 保 管 管 理 できる 封 筒 専 用 バインダー
3ステップでできる 簡 単! 書 類 ベースのマイナンバー 管 理 使 い 方 はシンプルでわかりやすい! 届 出 書 を 従 業 員 に 配 布 し 従 業 員 が 記 入 し 本 人 確 認 書 類 と 一 緒 に 提 出 し それを 会 社 が 保 管 袋 に 入 れバインダーで 管 理 するだけ! ステップ1 会 社 から 従 業 員 へ 配 布 する ステップ2 従 業 員 から 会 社 へ 提 出 する ステップ3 会 社 が 保 管 管 理 する
3ステップでできる 簡 単! 書 類 ベースのマイナンバー 管 理 ステップ1 会 社 から 従 業 員 へ 配 布 する 会 社 の 担 当 者 が 個 人 番 号 台 帳 兼 届 出 書 を 個 人 番 号 取 得 用 封 筒 に 入 れるなどして 従 業 員 に 配 布 します 配 布 従 業 員 個 人 番 号 台 帳 兼 届 出 書 個 人 番 号 取 得 用 封 筒
3ステップでできる 簡 単! 書 類 ベースのマイナンバー 管 理 ステップ2 従 業 員 から 会 社 へ 提 出 する 受 け 取 った 従 業 員 は 封 筒 から 個 人 番 号 台 帳 兼 届 出 書 を 取 り 出 し 裏 面 の 利 用 目 的 を 確 認 し 届 出 書 の 各 項 目 に 記 入 します さらに 裏 面 の 本 人 確 認 書 類 チェックリストを 参 照 し 必 要 な 本 人 確 認 書 類 を 準 備 コピー 等 し 封 筒 に 入 れ 会 社 に 提 出 します 提 出 会 社 本 人 確 認 書 類 本 人 確 認 書 類 (コピー 等 ) 個 人 番 号 台 帳 兼 届 出 書 個 人 番 号 取 得 用 封 筒
3ステップでできる 簡 単! 書 類 ベースのマイナンバー 管 理 ステップ3 会 社 が 保 管 管 理 する 担 当 者 は 従 業 員 から 受 け 取 った 個 人 番 号 台 帳 兼 届 出 書 の 記 載 内 容 の 確 認 と 本 人 確 認 書 類 等 の 確 認 を 行 った 後 個 人 番 号 台 帳 保 管 パック に 従 業 員 ごとに 封 入 し 専 用 バインダーに 綴 じ 鍵 のかかる 書 棚 等 で 安 全 に 保 管 管 理 します 保 管 本 人 確 認 書 類 本 人 確 認 書 類 (コピー 等 ) 個 人 番 号 台 帳 兼 届 出 書 個 人 番 号 台 帳 保 管 パック 保 管 バインダー
取 得 セットを 利 用 したマイナンバー 管 理 イメージ 企 業 従 業 員 配 布 チェック 個 人 番 号 取 得 用 封 筒 提 出 記 入 個 人 番 号 台 帳 兼 届 出 書 個 人 番 号 取 得 用 封 筒 個 人 番 号 台 帳 兼 届 出 書 保 管 本 人 確 認 書 類 本 人 確 認 書 類 (コピー 等 ) 本 人 確 認 書 類 本 人 確 認 書 類 (コピー 等 ) 保 管 バインダー 個 人 番 号 台 帳 保 管 パック
マイナンバー 取 得 保 管 セットによる 実 務 の 流 れ 会 社 従 業 員 ステップ1 会 社 から 従 業 員 へ 送 る 1 個 人 番 号 台 帳 兼 届 出 書 ステップ2 1 個 人 番 号 台 帳 兼 届 出 書 2 個 人 番 号 取 得 用 封 筒 ステップ3 1 個 人 番 号 台 帳 兼 届 出 書 本 人 確 認 書 類 (コピー 等 ) 1 個 人 番 号 台 帳 兼 届 出 書 本 人 確 認 書 類 本 人 確 認 書 類 (コピー 等 ) 2 個 人 番 号 取 得 用 封 筒 4 保 管 バインダー 3 個 人 番 号 台 帳 保 管 パック 従 業 員 から 会 社 へ 送 る
取 得 個 人 番 号 台 帳 兼 届 出 書 個 人 番 号 台 帳 を 兼 ねる 取 得 用 紙 個 人 番 号 台 帳 兼 届 出 書 とは マイナンバーの 取 得 を 従 業 員 個 人 別 に 世 帯 単 位 で 取 得 する ことのできる 帳 票 です 取 得 後 はそのまま 台 帳 として 管 理 保 管 する ことができます 個 人 番 号 台 帳 兼 届 出 書 6つの 特 長
取 得 個 人 番 号 台 帳 兼 届 出 書 ( 表 面 ) 特 長 1 個 人 別 世 帯 単 位 の 様 式 設 計 個 人 別 世 帯 単 位 の 個 人 番 号 台 帳 本 人 欄 第 3 号 欄 扶 養 親 族 欄 マイナンバーの 取 得 やその 後 の 管 理 が 効 率 的 に 行 えるよう 従 業 員 ごと 世 帯 単 位 の 様 式 設 計 になっています 最 上 段 に 従 業 員 本 人 記 入 欄 その 下 に 国 民 年 金 第 3 号 被 保 険 者 欄 最 後 に8 名 連 記 の 扶 養 親 族 欄 を 設 けています
取 得 個 人 番 号 台 帳 兼 届 出 書 ( 表 面 ) 特 長 2 切 り 離 せる 個 人 番 号 記 入 欄 切 り 離 せる 個 人 番 号 記 入 欄 ミシン 目 で 切 り 離 せます マイナンバーは 番 号 法 で 限 定 的 に 明 記 された 事 務 を 処 理 する 必 要 がある 場 合 のみ 保 管 が 許 されますが それらの 事 務 を 処 理 する 必 要 がなくなった 場 合 には 速 やかに 廃 棄 又 は 削 除 しなければなりません 扶 養 親 族 でなくなった 場 合 等 扶 養 親 族 のマ イナンバーを 処 理 する 必 要 がなくなった 場 合 に ミシン 目 で 該 当 者 のマイナンバー 部 分 を 切 り 離 すことができますので 台 帳 そのもの を 廃 棄 せずに 該 当 者 だけのマイナンバーのみ 廃 棄 することができます
取 得 個 人 番 号 台 帳 兼 届 出 書 ( 表 面 ) 特 長 3 委 任 状 を 兼 ねる 第 3 号 被 保 険 者 欄 委 任 状 機 能 を 兼 ねています 委 任 状 を 兼 ねる 第 3 号 被 保 険 者 欄 国 民 年 金 第 3 号 被 保 険 者 の 届 出 では 第 3 号 被 保 険 者 が 事 業 主 に 対 して 届 出 を 行 う 必 要 が ありますが 実 務 上 は 従 業 員 本 人 を 経 由 して 取 得 することになることが 多 いと 思 います この 代 理 の 関 係 については 扶 養 親 族 欄 とは 別 に 第 3 号 被 保 険 者 の 欄 を 設 け 個 人 番 号 の 提 供 に 関 する 事 務 について 本 人 に 委 任 し ます との 文 言 を 明 記 し 個 人 番 号 の 提 供 を 本 人 に 委 任 する 委 任 状 を 兼 ねる 形 で 住 所 氏 名 押 印 の 項 目 を 設 けるとともに 代 理 人 で ある 本 人 欄 にも 住 所 欄 を 設 け 番 号 法 の 求 め る 委 任 状 の 様 式 要 件 を 満 たしています
取 得 個 人 番 号 台 帳 兼 届 出 書 ( 表 面 ) 特 長 4 取 得 日 等 の 履 歴 が 取 れる 会 社 記 入 欄 取 得 日 等 の 履 歴 が 取 れる 会 社 記 入 欄 この 届 出 書 では 会 社 担 当 者 が 本 紙 を 用 いてマ イナンバーを 取 得 した 取 得 年 月 日 のほか 本 人 確 認 を 行 った 書 類 名 責 任 者 取 扱 者 が 確 認 を 行 ったことの 証 としての 押 印 欄 を 設 け ています 後 々のリスク 管 理 に 役 立 ちます 会 社 記 入 欄
取 得 個 人 番 号 台 帳 兼 届 出 書 ( 裏 面 ) 特 長 5 利 用 目 的 の 特 定 明 示 文 書 も 兼 ねる 利 用 目 的 の 特 定 明 示 番 号 法 に 基 づき マイナンバーを 取 得 すると きは 利 用 目 的 を 本 人 に 通 知 又 は 公 表 しなけ ればなりませんが この 帳 票 はその 利 用 目 的 の 特 定 明 示 文 書 を 裏 面 にあらかじめ 印 刷 し その 機 能 を 兼 ねています 利 用 目 的 の 特 定 部 分 である 取 扱 事 務 一 覧 は 現 段 階 で 想 定 できる 事 務 を 記 載 しています この 一 覧 に 記 載 のない 事 務 で 利 用 しなければ ならない 場 合 が 生 じたときには 別 途 利 用 目 的 の 変 更 の 事 務 が 必 要 です
取 得 個 人 番 号 台 帳 兼 届 出 書 ( 裏 面 ) 特 長 6 裏 面 に ひと 目 でわかる 本 人 確 認 書 類 のチェック 一 覧 を 印 刷 ひと 目 でわかる 本 人 確 認 書 類 のチェック 一 覧 マイナンバーを 取 得 する 際 は 正 しい 番 号 であ ることの 確 認 ( 番 号 確 認 )と 現 に 手 続 きを 行 っ ている 者 が 番 号 の 正 しい 持 ち 主 であることの 確 認 ( 身 元 確 認 )が 必 要 ですが 自 身 に 必 要 な 本 人 確 認 書 類 が 複 数 のパターンあるので 迷 って しまうケースも 考 えられます このチェック 一 覧 を 見 れば 必 要 な 書 類 がひと 目 でわかるようになっています
取 得 個 人 番 号 取 得 用 封 筒 マイナンバーのやり 取 りには 専 用 封 筒 が 安 全 マイナンバーは 要 保 護 性 の 高 い 個 人 情 報 ですの で 関 係 者 以 外 の 目 に 触 れることのないよう 十 分 な 配 慮 をしなければなりません このマイ ナンバー 専 用 の 封 筒 にはさまざまなセキュリ ティ 対 策 が 施 されています 個 人 番 号 取 得 用 封 筒 のセキュリティ 対 策
取 得 個 人 番 号 取 得 用 封 筒 個 人 番 号 の 取 得 等 のやり 取 りにはセキュリティ 対 策 を 施 した 個 人 番 号 取 得 用 封 筒 が 安 全 です ひと 目 でわかる 重 要 書 類 専 用 封 筒 このマイナンバー 専 用 の 封 筒 には 表 面 には 朱 書 きで 重 要 書 類 在 中 の 文 字 を 記 載 し 内 容 物 の 重 要 性 を 簡 単 に 視 認 できるように 工 夫 され ています 封 筒 内 面 に 封 入 書 類 が 透 けない 地 紋 を 印 刷 さらに 封 入 書 類 が 透 けないよう 色 をグレー 紙 を 厚 手 にしたうえで さらに 封 筒 内 面 には 地 紋 印 刷 を 施 し 大 切 な 特 定 個 人 情 報 を 守 り ます
取 得 個 人 番 号 取 得 用 封 筒 ( 裏 ) 糊 が 要 らないタックテープ 式 ベロを 折 ると 隠 れる 注 意 喚 起 文 担 当 者 の 確 認 だけでなく 誤 配 等 の 際 の 連 絡 先 としても 誤 配 等 時 の 開 封 のリスクを 防 ぐ 専 用 封 筒 誤 配 等 の 事 故 の 際 にも 関 係 者 以 外 が 誤 って 開 封 することのないよう 裏 面 に 担 当 者 以 外 開 封 厳 禁 の 朱 書 きや 心 当 たりのない 場 合 には 受 取 人 又 は 差 出 人 まで 連 絡 をもらう 旨 の 注 意 喚 起 文 を 印 刷 しています その 他 にも 左 図 のような 便 利 な 工 夫 が 凝 らされ ています
取 得 個 人 番 号 台 帳 保 管 パック 従 業 員 の 個 人 番 号 と 扶 養 親 族 の 人 数 分 の 本 人 確 認 書 類 等 を 世 帯 単 位 で 保 管 個 人 番 号 台 帳 兼 届 出 書 と 扶 養 親 族 の 人 数 分 の 本 人 確 認 書 類 等 を 世 帯 単 位 で 保 管 管 理 ができる 専 用 封 筒 です 個 人 番 号 取 得 用 封 筒 の 特 長
取 得 個 人 番 号 台 帳 保 管 パック( 表 ) 個 人 番 号 台 帳 兼 届 出 書 の 社 員 情 報 欄 にピッタリの 切 り 込 み 窓 関 係 書 類 も 一 括 保 管 法 の 求 める 履 歴 (ログ) 管 理 にも 使 える 履 歴 管 理 表 付 個 人 番 号 台 帳 兼 届 出 書 はもちろん 本 人 確 認 書 類 のコピー 等 の 関 係 書 類 をすべてまるごと この 保 管 パックに 入 れて 一 括 管 理 できます 切 り 込 み 窓 の 位 置 は 届 出 書 にピッタリ 一 致 取 扱 履 歴 の 管 理 表 付 き また 紙 でのアナログ 管 理 を 行 う 場 合 にも 特 定 個 人 情 報 ガイドラインでも 示 されている とおり 特 定 個 人 情 報 の 取 扱 状 況 のわかる 記 録 を 作 成 し 保 存 する 必 要 がありますが この 封 筒 型 の 保 管 パックの 表 裏 面 には 保 管 され ている 個 人 番 号 に 関 する 取 扱 履 歴 を 記 載 でき る 管 理 表 を 設 けてあります
取 得 個 人 番 号 台 帳 保 管 バインダー すべてを 封 入 した 個 人 番 号 台 帳 保 管 パックは 専 用 バインダーでの 保 管 が 便 利 です 長 期 保 管 に 適 した マイナンバー 保 管 用 バインダー 関 係 書 類 を 封 入 した 従 業 員 人 数 分 の 前 記 個 人 番 号 台 帳 保 管 パックを 綴 りこむための 専 用 バイン ダーです このバインダーはいわば 書 類 ベースの 特 定 個 人 情 報 ファイル にあたるものですので その まま 金 庫 等 で 保 管 し 管 理 者 を 特 定 し 物 理 的 安 全 管 理 措 置 が 施 された 方 法 で 管 理 することで 簡 単 でわかりやすく かつ 安 全 なマイナンバー の 管 理 が 可 能 です
従 業 員 用 マイナンバー 取 得 保 管 セット 1 個 人 番 号 台 帳 兼 届 出 書 2 個 人 番 号 取 得 用 封 筒 3 個 人 番 号 台 帳 保 管 パック 4 保 管 バインダー 従 業 員 用 マイナンバー 取 得 保 管 セット 注 番 号 文 :マイナンバー2-S 定 価 :3,456 円 ( 税 込 ) セット 内 容 :10 人 用 個 人 番 号 台 帳 兼 届 出 書 10 組 入 個 人 番 号 取 得 用 封 筒 10 枚 入 個 人 番 号 台 帳 保 管 パック 10 枚 入 保 管 用 バインダー 1 冊
補 充 用 単 品 個 人 番 号 台 帳 兼 届 出 書 個 人 番 号 取 得 用 封 筒 個 人 番 号 台 帳 保 管 パック 10 組 入 10 枚 入 10 枚 入 注 番 号 文 : マイナンバー2-1 定 価 :864 円 ( 税 込 ) 注 番 号 文 : マイナンバー2-2 定 価 :432 円 ( 税 込 ) 注 番 号 文 : マイナンバー2-3 定 価 :972 円 ( 税 込 )
その 他 従 業 員 以 外 のマイナンバーについて その 他 株 主 等 派 遣 アルバイト 用 等 の 取 得 用 帳 票 もご 用 意 しています スキャン 前 提 の 個 人 別 マイナンバー 取 得 帳 票 遠 隔 地 前 提 のマイナンバー 取 得 帳 票 7 月 下 旬 以 降 順 次 発 売 予 定 お 問 い 合 わせ ご 予 約 は 03-6858-6955 まで
その 他 にもマイナンバー 関 連 商 品 の 書 籍 DVD 等 を 多 数 販 売 しています お 問 い 合 わせは 03-6858-6955 まで http://www.horei.co.jp/mynumber/ *この 資 料 にある 帳 票 システムについては 実 用 新 案 登 録 出 願 中 です 類 似 品 の 制 作 販 売 は 固 くお 断 りいたします *カスタマイズ 等 のご 要 望 も 承 りますので ご 要 望 の 際 には 恐 れ 入 りますが 上 記 お 電 話 番 号 又 は(kaihatsu@horei.co.jp)までご 連 絡 いただけますようお 願 いします