NEWS ~ 平 成 27 年 8 月 岡 経 営 労 務 事 務 所 / 経 営 労 務 協 会 ( 労 働 保 険 事 務 組 合 ) 社 会 保 険 労 務 士 岡 健 治 社 会 保 険 労 務 士 吉 岡 武 史 横 浜 市 港 北 区 新 横 浜 2-5-10 新 横 浜 楓 第 2 ビル 7 階 TEL 045-471-7749 FAX 045-471-7759 URL http://www.okakeiei.jp ~ マイナンバー 制 度 がはじまります ~ マイナンバーの 通 知 まで 残 すところ 少 なくなってきました 今 号 ではマイナンバー 制 度 への 事 業 所 の 具 体 的 対 応 ( 例 )についてご 案 内 いたします なお 本 案 内 は 国 の 取 り 扱 い 方 針 により 変 更 されることもありますことをご 了 承 ください ~9 月 までには マイナンバーの 担 当 者 を 決 めます まずは 事 業 所 内 のマイナンバーの 取 扱 担 当 者 ( 部 署 )を 決 めます 重 要 な 個 人 情 報 を 取 り 扱 うにあたっての 適 任 者 を 選 任 します 従 業 員 への 制 度 開 始 の 案 内 に 始 まり 実 際 のマイナンバーの 収 集 と 保 管 を 担 当 し 法 令 で 義 務 付 けられるマイ ナンバーの 情 報 漏 えい 防 止 のための 安 全 管 理 措 置 への 対 応 を 行 います また 社 内 システムの 対 応 社 員 研 修 の 実 施 等 の 対 策 も 必 要 に 応 じて 行 います 10 月 から いよいよ 通 知 カード が 届 きます! 10 月 から 簡 易 書 留 で 住 民 票 の 住 所 に 通 知 カード が 届 きます! 通 知 カード を 紛 失 しないよう 従 業 員 の 皆 さまへご 案 内 ください! 簡 易 書 留 の 受 領 を 忘 れないよう 従 業 員 の 皆 さまへご 案 内 ください! 外 国 籍 の 方 にも 住 民 票 の 住 所 に 通 知 カード が 届 きます 現 在 のお 住 まいと 住 民 票 の 住 所 が 異 なる 方 は 特 に 注 意 が 必 要 です! ( 該 当 者 には 住 民 票 の 住 所 を 正 しく 登 録 するよう 案 内 してください)
10 月 ~11 月 従 業 員 のマイナンバーを 集 めます 各 人 からマイナンバーを 収 集 します パート アルバイトも 対 象 です 扶 養 家 族 がいる 人 は 扶 養 家 族 のマイナンバーも 対 象 となります マイナンバーを 収 集 するときには 法 令 により 本 人 確 認 を 行 います 本 人 確 認 は 通 知 カード + 運 転 免 許 証 通 知 カード + 健 康 保 険 証 + 年 金 手 帳 など 収 集 したマイナンバーは 施 錠 可 能 な 保 管 庫 サーバー 等 で 厳 重 に 保 管 します 12 月 ~ 年 末 調 整 集 めたマイナンバーを 岡 事 務 所 へお 知 らせください ( 対 象 者 については 別 途 お 知 らせします) 扶 養 家 族 がいる 人 は 扶 養 家 族 も 対 象 となります 顧 問 税 理 士 様 への 対 応 は 顧 問 税 理 士 様 の 案 内 をお 待 ちください 平 成 28 年 1 月 ~ マイナンバーの 運 用 開 始 マイナンバーを 利 用 した 実 際 の 手 続 が 始 まります 雇 用 保 険 健 康 保 険 厚 生 年 金 等 の 社 会 保 険 手 続 源 泉 徴 収 票 等 にマイナンバーを 順 次 記 載 するようになります 平 成 28 年 1 月 ~ ( 希 望 により) 個 人 番 号 カードの 発 行 開 始 平 成 28 年 1 月 から 希 望 により 写 真 付 き 個 人 番 号 カード を 申 請 することができるようになります 個 人 番 号 カード は 身 分 証 明 書 として ご 利 用 いただくことが 可 能 です 申 請 は 希 望 者 のみの 任 意 です 個 人 番 号 カード の 申 請 方 法 について は 通 知 カード に 同 封 される 予 定 で す
今 年 10 月 からマイナンバーが 住 民 票 の 住 所 に 簡 易 書 留 で 通 知 されます 来 年 ( 平 成 28 年 )1 月 から 順 次 マイナン バーの 利 用 が 始 まります 社 会 保 障 税 災 害 対 策 の 行 政 の3 分 野 で 利 用 されますが 民 間 事 業 者 もマイナンバーを 扱 います パートやアルバイトを 含 む 従 業 員 を 雇 用 するす べての 民 間 事 業 者 が 対 象 ですので 個 人 事 業 主 もマ イナンバーを 取 り 扱 います この 資 料 では 各 ページのポイントを5つに 絞 っ て 示 しており 特 に 重 要 なポイントには 下 線 を 引 い ています この 資 料 も 参 考 に 準 備 を 進 めてください
民 間 事 業 者 はマイナンバー 法 で 定 められた 事 務 のうち 税 と 社 会 保 険 の 手 続 でマイナンバーを 使 います 手 続 としては 従 業 員 やその 家 族 のマイナンバーの 取 得 と 書 類 への 記 載 関 係 機 関 への 提 出 が 必 要 です 個 人 事 業 主 であっても 従 業 員 (パート アルバイトを 含 む)を 雇 用 していれば マイナンバーの 取 得 保 管 が 必 要 になります 税 の 手 続 では 謝 金 の 源 泉 徴 収 票 などの 調 書 の 提 出 のため 従 業 員 以 外 の 外 部 の 方 のマイナンバーも 取 り 扱 う 場 合 が あります 提 出 先 は 税 務 署 市 町 村 年 金 事 務 所 健 康 保 険 組 合 ハローワークです
民 間 事 業 者 の 対 応 のうち 社 会 保 障 分 野 では 健 康 保 険 雇 用 保 険 厚 生 年 金 といった 社 会 保 険 の 手 続 でマイナンバー を 記 載 します 税 分 野 では 従 業 員 とその 家 族 のマイナンバーを 法 定 調 書 等 に 記 載 します 報 酬 等 の 調 書 や 不 動 産 関 係 の 調 書 では 外 部 の 方 ( 講 演 等 の 講 師 や 不 動 産 の 個 人 地 主 など)のマイナンバーを 記 載 する 必 要 があります パート アルバイトの 多 い 事 業 者 ( 小 売 店 等 )や 謝 金 の 支 払 の 多 い 事 業 者 ( 出 版 関 係 等 )などは 取 り 扱 うマイナンバーが 多 くなるため 特 に 注 意 して 準 備 を 進 めてください 社 会 保 険 の 関 係 は 厚 生 労 働 省 のホームページ 等 で 税 の 関 係 は 国 税 は 国 税 庁 地 方 税 は 総 務 省 のホームページ 等 で 詳 細 な 情 報 を 確 認 してください
税 や 社 会 保 険 の 書 類 の 様 式 が 変 わり マイナンバーの 記 載 欄 が 追 加 されます 追 加 された 欄 には 従 業 員 やその 家 族 のマイナンバーや 支 払 者 である 法 人 の 法 人 番 号 ( 個 人 事 業 主 の 場 合 は マイナンバー)を 記 載 します 現 時 点 での 新 しい 様 式 は 国 税 庁 や 厚 生 労 働 省 のホームページ のマイナンバー 特 設 サイトなどで 公 表 されていますので 確 認 してください 会 計 ソフトを 使 用 している 場 合 マイナンバーに 対 応 する ソフトかどうか 早 めに 確 認 してください 手 書 きで 帳 簿 等 を 管 理 している 場 合 マイナンバー 導 入 を 理 由 に 必 ず 電 子 化 しなければならないわけではありません
民 間 事 業 者 によるマイナンバーの 取 得 は 法 律 で 定 められた 税 と 社 会 保 険 の 手 続 に 使 用 する 場 合 のみ 可 能 で それ 以 外 の 目 的 ( 自 社 の 顧 客 管 理 など)で 取 得 することはできません マイナンバーの 取 得 の 際 にはあらかじめ 利 用 目 的 を 特 定 して 通 知 又 は 公 表 することが 必 要 です ( 利 用 目 的 の 特 定 の 例 ) 源 泉 徴 収 票 作 成 事 務 健 康 保 険 厚 生 年 金 保 険 届 出 事 務 ( 通 知 又 は 公 表 の 方 法 の 例 ) 社 員 へのメール 等 での 通 知 社 内 掲 示 板 への 掲 示 イントラネットへの 公 表 本 人 確 認 はなりすまし 防 止 のためにマイナンバーの 確 認 と 身 元 の 確 認 を 厳 格 に 行 ってください なお 確 認 は 対 面 の 方 法 だけでなく 証 明 書 のコピーを 郵 送 するといった 方 法 でもかまいません 社 員 だけでなく パート アルバイト 謝 金 の 支 払 がある 社 外 の 方 からもマイナンバーを 取 得 する 必 要 がありますので その 際 の 本 人 確 認 の 方 法 (どの 書 類 で 確 認 するかなど)は あらかじめ 検 討 し 準 備 しておく 必 要 があります
個 人 番 号 カードがあれば 1 枚 でマイナンバーの 確 認 と 身 元 の 確 認 が 可 能 です 個 人 番 号 カードを 取 得 していない 場 合 10 月 から 届 く 通 知 カードでマイナンバーを 確 認 し 運 転 免 許 証 や パスポートなどで 身 元 の 確 認 が 必 要 です 運 転 免 許 証 やパスポートなどがない 場 合 の 身 元 確 認 の 方 法 は 税 や 社 会 保 障 でそれぞれルールが 決 められます ( 例 ) 健 康 保 険 の 被 保 険 者 証 と 年 金 手 帳 などの2つの 書 類 など 通 知 カードを 仮 に 紛 失 などしていれば マイナンバー 付 の 住 民 票 の 交 付 を 受 けることができます なお 採 用 雇 用 時 に 運 転 免 許 証 等 によってきちんと 本 人 確 認 を 行 っている 従 業 員 の 身 元 確 認 は 書 類 の 提 示 は 不 要 で 対 面 確 認 でかまいません
取 得 と 同 様 に 法 律 で 定 められた 税 と 社 会 保 険 の 手 続 に 使 用 する 場 合 を 除 き マイナンバーを 利 用 提 供 することは できません 社 員 番 号 や 顧 客 管 理 番 号 としての 利 用 は 仮 に 社 員 や 顧 客 の 同 意 があってもできません( 社 員 名 簿 にマイナンバーを 記 載 することを 禁 止 するものではありません) 法 律 で 認 められた 税 と 社 会 保 障 の 手 続 以 外 の 目 的 での 利 用 は 禁 止 されていますので むやみに 提 示 しないよう 従 業 員 にも 周 知 してください 証 券 会 社 や 保 険 会 社 が 税 の 手 続 で 提 供 を 求 める 場 合 を 除 き 勤 務 先 以 外 の 民 間 事 業 者 ( 例 : 入 会 手 続 で 身 分 証 明 証 の 提 示 を 求 められるレンタルショップ 等 )にマイナンバーの 提 示 や 記 載 を 求 められることはありません 個 人 番 号 カードの 裏 面 にはマイナンバーが 記 載 されますが 法 律 で 認 められた 場 合 以 外 で 書 き 写 したり コピーを 取 ったりすることはできませんので 注 意 してください
マイナンバーを 含 む 個 人 情 報 は 必 要 がある 場 合 だけ 保 管 が 認 められます ( 例 ) 雇 用 契 約 などの 継 続 的 な 関 係 がある 場 合 法 令 で 一 定 期 間 保 存 が 義 務 付 けられている 場 合 必 要 がなくなったらマイナンバーを 廃 棄 又 は 削 除 するという ルールを 取 扱 担 当 者 に 浸 透 させてください ( 例 ) 税 や 社 会 保 険 の 手 続 で 使 わなくなり 法 令 で 定 められた 保 存 期 間 を 経 過 した 場 合 保 管 義 務 期 間 が 決 まっている 場 合 その 期 間 はマイナンバー も 保 管 できます 廃 棄 や 削 除 を 前 提 に 書 類 やデータのファイリングの 仕 方 などを 工 夫 してください シュレッダーなど 復 元 できないように 廃 棄 できる 方 法 を 検 討 し 準 備 してください
マイナンバーを 含 む 個 人 情 報 の 取 扱 は 従 来 の 個 人 情 報 より も 厳 格 に 行 う 必 要 があります マイナンバーの 管 理 方 法 は 事 業 内 容 や 規 模 ( 従 業 員 数 や 支 店 の 数 など)に 合 わせて 検 討 してください( 例 えば アルバイトを 多 数 雇 用 する 事 業 者 などは 従 業 員 の 数 に 関 わらず 多 くの 人 のマイナンバーを 扱 います) 従 業 員 が 数 名 といった 事 業 者 に 情 報 管 理 の 電 子 化 など 必 要 以 上 の 取 組 を 求 めるものではありません マイナンバーを 扱 う 事 務 の 範 囲 を 明 確 にして 事 務 取 扱 担 当 者 を 特 定 してください 従 業 員 が 通 知 カードを 紛 失 などしないように 10 月 までに 社 内 報 や 掲 示 板 等 で 従 業 員 への 制 度 概 要 の 情 報 提 供 を お 願 いします
情 報 管 理 の 取 組 例 ですが 事 業 内 容 や 規 模 に 応 じた 対 応 を 検 討 してください これまでしっかりと 管 理 されている 従 業 員 の 機 微 な 個 人 情 報 と 同 等 に 従 業 員 等 のマイナンバーも 取 り 扱 う 必 要 がある ので 取 扱 担 当 者 以 外 の 人 からむやみに 見 られることが ないように 工 夫 してください パソコンで 管 理 している 場 合 にはウイルス 対 策 ソフトの 導 入 更 新 アクセスパスワードの 設 定 を 行 ってください データではなく 紙 などで 帳 簿 等 を 管 理 している 場 合 には 鍵 付 きの 棚 や 引 き 出 しに 保 管 するなど 情 報 漏 えいへの 対 応 を 実 施 してください マイナンバーを 廃 棄 削 除 する 方 法 も 検 討 してください ( 例 )シュレッダーでの 廃 棄 やマイナンバーの 部 分 を 復 元 できないよう 削 除 などしてください
マイナンバー 法 ではマイナンバーを 扱 う 事 業 者 に 個 人 情 報 保 護 法 よりも 厳 しい 保 護 措 置 を 求 めています これまで 個 人 情 報 保 護 法 に 基 づく 対 策 をしてきた 事 業 者 も 対 策 の 見 直 しが 必 要 です 適 切 な 措 置 を 講 じていない 場 合 第 三 者 機 関 である 特 定 個 人 情 報 保 護 委 員 会 の 監 督 の 対 象 になることがあります 行 政 機 関 等 に 対 する 罰 則 は 強 化 されています 民 間 事 業 者 に 対 する 罰 則 もありますが 適 用 されるのは 漏 えい 等 を 故 意 で 行 った 場 合 です ただし 過 失 での 情 報 漏 えいであっても 民 事 上 の 責 任 や 企 業 としての 信 頼 低 下 の 恐 れがあります 従 業 員 等 との 間 の 信 頼 関 係 構 築 の 観 点 から 個 人 情 報 に 関 する 対 策 の 再 点 検 をしてください
詳 しい 情 報 は 内 閣 官 房 の 専 用 ホームページをご 覧 ください ( マイナンバー で 検 索 してください) 特 定 個 人 情 報 保 護 委 員 会 国 税 庁 総 務 省 厚 生 労 働 省 の 各 ホームページでガイドラインや 様 式 案 などが 公 表 されて います 政 府 広 報 オンラインの 特 集 ページもあり 30 分 程 度 ( 制 度 概 要 10 分 程 度 事 業 者 の 対 応 20 分 程 度 )の 動 画 も 掲 載 されています コールセンターにどんなことでもお 気 軽 にお 問 い 合 わせ ください ツイッターでは 関 係 省 庁 のホームページの 更 新 情 報 などを 発 信 しています