Microsoft PowerPoint - 150907_事業者_平成27年度マイナンバー

平 成 27 年 度 トラック 運 送 事 業 者 における マイナンバー 制 度 対 応 の 実 務 要 領 - 中 小 規 模 事 業 者 の 特 例 を 踏 まえた 対 応 - 平 成 27 年 9 月 公 益 社 団 法 人 全 日 本 トラック 協 会

目 次 本 実 務 マニュアルの 位 置 付 け 及 び 利 用 上 の 留 意 点 1 第 1 章 マイナンバー 制 度 と 取 組 スケジュール 等 2 第 2 章 個 人 番 号 の 取 得 等 における 対 応 方 策 20 第 3 章 基 本 方 針 の 策 定 46 第 4 章 就 業 規 則 の 見 直 し 50 第 5 章 安 全 管 理 措 置 と 取 扱 規 程 作 成 の 実 務 編 56 特 定 個 人 情 報 等 取 扱 規 程 ( 要 領 )( 案 ) 80 付 属 資 料 1.マイナンバー 制 度 の 概 要 87 2. 個 人 番 号 を 記 載 する 事 務 手 続 99 ( 別 冊 資 料 ) 特 定 個 人 情 報 の 適 正 な 取 扱 いに 関 するガイドライン( 事 業 者 編 ) 特 定 個 人 情 報 の 適 正 な 取 扱 いに 関 するガイドライン( 事 業 者 編 ) 及 び ( 別 冊 ) 金 融 業 務 における 特 定 個 人 情 報 の 適 正 な 取 扱 いに 関 するガイドライン に 関 するQ&A

本 実 務 マニュアルの 位 置 付 け 及 び 利 用 上 の 留 意 点 本 実 務 マニュアルの 位 置 付 け 本 実 務 マニュアルにおける マイナンバー 制 度 は 正 式 には 社 会 保 障 税 番 号 制 度 であり 番 号 法 を 根 拠 としています 番 号 法 の 正 式 名 称 は 行 政 手 続 における 特 定 の 個 人 を 識 別 するための 番 号 の 利 用 等 に 関 する 法 律 ( 平 成 25 年 5 月 31 日 法 律 第 27 号 )( 以 下 番 号 法 という ) です 本 実 務 マニュアルは マイナンバー 制 度 の 具 体 的 な 内 容 を 示 すものではな く 中 小 規 模 事 業 者 の 特 例 を 踏 まえ 具 体 的 な 望 ましい 対 応 策 を 整 理 してい ます 本 実 務 マニュアルは 事 業 者 がマイナンバー 制 度 に 対 して 具 体 的 にどの ように 対 応 すべきかを 整 理 した 内 容 です 利 用 上 の 留 意 点 本 実 務 マニュアルに 記 述 されている 事 項 は 平 成 27 年 9 月 7 日 時 点 の 内 容 であり 今 後 の 制 度 改 正 により 中 小 規 模 事 業 者 における 具 体 的 な 対 処 内 容 が 変 化 する 可 能 性 がある 点 にご 留 意 ください 本 実 務 マニュアルは 番 号 法 及 び 特 定 個 人 情 報 の 適 正 な 取 扱 いに 関 するガイドライン( 事 業 者 編 ) ( 以 下 特 定 個 人 情 報 ガイドライン と いう における 本 則 の 対 応 ではなく 中 小 規 模 事 業 者 ( 従 業 員 100 人 以 下 )の 特 例 措 置 を 踏 まえた 具 体 的 な 対 応 内 容 を 整 理 したものです 番 号 法 及 び 特 定 個 人 情 報 ガイドライン では 中 小 規 模 事 業 者 が 具 体 的 にどのような 事 項 を 実 施 すべきか 明 確 に 把 握 できないという 意 見 が 多 く 寄 せられました そこで 本 実 務 マニュアルでは 簡 潔 にわかりやすくする ことを 目 的 に あえて 望 ましい 対 策 方 法 を 簡 潔 に 記 載 しています そのため 対 処 項 目 によっては 代 替 案 や 別 の 考 え 方 等 が 存 在 する 場 合 があるため 安 全 管 理 措 置 規 程 作 成 等 具 体 的 な 対 処 方 策 を 検 討 する 際 には 各 項 目 におけ る 具 体 的 な 対 処 方 策 について 本 実 務 マニュアルとともに 必 ず 特 定 個 人 情 報 ガイドライン 及 び Q&A を 確 認 しながらお 進 めください 1

第 1 章 マイナンバー 制 度 と 取 組 スケジュール 等 2

1. 個 人 情 報 保 護 法 と 番 号 法 の 関 係 特 定 個 人 情 報 は 個 人 情 報 の 一 部 であるため 原 則 個 人 情 報 保 護 法 が 適 用 されます さらに 特 定 個 人 情 報 は 個 人 情 報 保 護 法 よりも 厳 しい 保 護 措 置 を 番 号 法 で 上 乗 せしています 番 号 法 の 保 護 措 置 は 個 人 情 報 保 護 法 が 適 用 されない 小 規 模 な 事 業 者 にも 適 用 されます 番 号 法 は 個 人 情 報 の 保 護 に 関 する 法 律 等 の 特 別 法 と 位 置 付 けられます 個 人 情 報 の 保 護 に 関 する 法 律 等 特 別 法 : 番 号 法 番 号 法 と 個 人 情 報 保 護 法 の 比 較 提 供 制 限 番 号 法 制 限 され 同 意 があっても 提 供 不 可 個 人 情 報 保 護 法 原 則 として 承 諾 なしに 提 供 できない 安 全 管 理 措 置 死 亡 者 の 個 人 番 号 も 対 象 生 存 者 の 個 人 情 報 のみが 対 象 利 用 の 制 限 利 用 目 的 外 利 用 番 号 法 で 利 用 事 務 範 囲 を 制 限 ( 特 定 する) 厳 しく 制 限 され 本 人 の 同 意 があっ ても 利 用 目 的 外 の 利 用 はできない 利 用 目 的 を 特 定 する 必 要 があるが 利 用 事 務 範 囲 に 制 限 なし 本 人 の 承 諾 等 で 認 められている 委 託 委 託 先 再 委 託 先 にも 監 督 義 務 あり 委 託 先 の 監 督 義 務 がある 罰 則 個 人 法 人 に 対 して 罰 則 が 強 化 虚 偽 の 報 告 等 に 限 定 3

2. 個 人 番 号 の 取 得 利 用 提 供 保 管 廃 棄 削 除 個 人 番 号 の 取 得 利 用 提 供 保 管 廃 棄 削 除 における 概 要 は 以 下 の 通 り です 取 得 個 人 番 号 は 番 号 法 等 で 定 められた 目 的 でのみ 取 得 可 能 利 用 目 的 を 事 前 に 明 確 に 通 知 公 表 する 必 要 があります 個 人 番 号 取 得 時 の 原 本 確 認 本 人 確 認 を 実 施 します 利 用 提 供 事 業 者 は 税 務 社 会 保 障 等 の 書 類 に 役 職 員 の 個 人 番 号 を 記 載 して 行 政 機 関 に 提 出 税 関 係 : 源 泉 徴 収 票 給 与 支 払 報 告 書 支 払 調 書 等 雇 用 保 険 関 係 : 雇 用 保 険 被 保 険 者 資 格 取 得 ( 喪 失 ) 届 等 税 理 士 社 会 保 険 労 務 士 等 に 事 務 を 委 託 するために 個 人 番 号 を 提 供 ( 委 託 契 約 の 締 結 委 託 先 の 完 全 管 理 措 置 の 確 認 監 督 ) 保 管 事 業 者 は 法 令 で 定 められている 場 合 のみ 個 人 番 号 を 記 載 した 書 類 特 定 個 人 情 報 の 保 管 できる 法 令 により 申 告 書 類 申 請 等 の 書 類 の 法 定 保 管 が 義 務 付 けられ ている 場 合 税 務 社 会 保 障 に 関 する 手 続 の 実 施 が 見 込 まれる 場 合 等 廃 棄 削 除 個 人 番 号 が 記 載 された 書 類 の 保 管 期 限 が 経 過 した 場 合 に は 速 やかに 個 人 番 号 が 記 載 された 書 類 等 を 廃 棄 削 除 申 告 書 類 申 請 等 の 書 類 の 法 定 保 管 期 間 を 経 過 した 場 合 等 4

3. 税 務 社 会 保 障 関 係 書 類 への 記 載 スケジュール 税 や 社 会 保 障 関 係 の 書 類 への 個 人 番 号 の 記 載 時 期 は 制 度 によって 異 なり ます それぞれの 書 類 に 個 人 番 号 を 記 載 する 時 期 をきちんと 把 握 し 準 備 を しておくことが 大 切 です 分 野 主 な 届 出 等 の 内 容 施 行 日 税 個 人 番 号 または 法 人 番 号 を 追 加 予 定 給 与 所 得 者 の 扶 養 控 除 等 ( 異 動 ) 申 告 書 従 たる 給 与 についての 扶 養 控 除 等 ( 異 動 ) 申 告 書 給 与 所 得 者 の 保 険 料 控 除 申 告 書 兼 給 与 所 得 者 の 配 偶 者 特 別 控 除 申 告 書 退 職 所 得 の 受 給 に 関 する 申 告 書 公 的 年 金 等 の 受 給 者 の 扶 養 親 族 等 申 告 書 など 平 成 28 年 1 月 1 日 提 出 分 ~ 雇 用 保 険 個 人 番 号 を 追 加 予 定 雇 用 保 険 被 保 険 者 資 格 取 得 届 雇 用 保 険 被 保 険 者 資 格 喪 失 届 法 人 番 号 を 追 加 予 定 雇 用 保 険 適 用 事 業 所 設 置 届 など など 平 成 28 年 1 月 1 日 提 出 分 ~ 健 康 保 険 厚 生 年 金 保 険 個 人 番 号 を 追 加 予 定 健 康 保 険 厚 生 年 金 保 険 被 保 険 者 資 格 取 得 届 健 康 保 険 厚 生 年 金 保 険 被 保 険 者 資 格 喪 失 届 健 康 保 険 被 扶 養 者 ( 異 動 ) 届 など 法 人 番 号 を 追 加 予 定 新 規 適 用 届 など 平 成 29 年 1 月 1 日 提 出 分 ~ 平 成 28 年 1 月 1 日 提 出 分 ~ 出 典 : 内 閣 官 房 内 閣 府 特 定 個 人 情 報 保 護 委 員 会 総 務 省 国 税 庁 厚 生 労 働 省 いよいよマイナンバー 制 度 ( 社 会 保 障 税 番 号 制 度 )が 始 まります 平 成 27 年 5 月 5

4.マイナンバー 制 度 対 応 のための 準 備 スケジュール 準 備 のために 必 要 な 手 順 の 例 は 以 下 の 通 りです 1 個 人 番 号 の 利 用 のケースを 洗 い 出 します 2 利 用 スケジュールを 確 認 します いつまでに 役 職 員 の 個 人 番 号 を 取 得 すればよいかを 確 かめます 3 個 人 番 号 の 取 得 に 向 けて 安 全 管 理 措 置 を 検 討 します 平 成 27 年 (2015 年 ) 10 月 平 成 28 年 (2016 年 ) 平 成 29 年 (2017 年 ) 制 度 開 始 に 向 けた 準 備 事 業 者 の 対 応 ( 社 内 規 程 の 見 直 し システム 対 応 安 全 管 理 措 置 など) 早 期 に 番 号 が 必 要 となるケース 年 始 に 雇 う 短 期 アルバイト への 報 酬 講 演 原 稿 作 成 等 での 外 部 有 識 者 等 への 報 酬 3 月 の 退 職 4 月 の 新 規 採 用 中 途 退 職 役 職 員 の 番 号 取 得 開 始 可 能 パートやアルバイト も 含 まれます 申 請 書 申 告 書 調 書 等 順 次 番 号 記 載 開 始 ( 厚 生 年 金 健 康 保 険 は 平 成 29 年 1 月 ~) 通 年 役 職 員 研 修 など 出 典 : 内 閣 官 房 内 閣 府 特 定 個 人 情 報 保 護 委 員 会 総 務 省 国 税 庁 厚 生 労 働 省 いよいよマイナンバー 制 度 ( 社 会 保 障 税 番 号 制 度 )が 始 まります 平 成 27 年 5 月 6

5. 法 令 違 反 と 判 断 される 可 能 性 のある 行 為 ~ 特 定 個 人 情 報 ガイドラインより1~ 特 定 個 人 情 報 ガイドライン ( 付 属 資 料 )で しなければならない 及 び してはならない と 記 述 している 事 項 については これらに 従 わなかっ た 場 合 法 令 違 反 と 判 断 される 可 能 性 があります 一 方 望 ましい と 記 述 している 事 項 については これに 従 わなかったことをもって 直 ちに 法 令 違 反 と 判 断 されることはないが 番 号 法 の 趣 旨 を 踏 まえ 事 業 者 の 特 性 や 規 模 に 応 じ 可 能 な 限 り 対 応 することが 望 まれます 以 下 は 特 定 個 人 情 報 ガイドライン で しなければならない 及 び して はならない と 記 述 されている 事 項 を 列 挙 します 個 人 番 号 の 原 則 的 な 取 扱 い(P13) 事 業 者 は 個 人 情 報 保 護 法 と 異 なり 本 人 の 同 意 があったとしても 例 外 と して 認 められる 場 合 を 除 き これらの 事 務 以 外 で 個 人 番 号 を 利 用 してはなら ない 利 用 目 的 を 超 えた 個 人 番 号 の 利 用 禁 止 (P14) 番 号 法 は 個 人 情 報 保 護 法 とは 異 なり 本 人 の 同 意 があったとしても 利 用 目 的 を 超 えて 特 定 個 人 情 報 を 利 用 してはならないと 定 めている 合 併 等 の 場 合 (P16) 個 人 情 報 取 扱 事 業 者 は 合 併 等 の 理 由 で 事 業 を 承 継 することに 伴 って 他 の 個 人 情 報 取 扱 事 業 者 から 当 該 事 業 者 の 役 職 員 等 の 特 定 個 人 情 報 を 取 得 した 場 合 には 承 継 前 に 特 定 されていた 利 用 目 的 に 従 って 特 定 個 人 情 報 を 利 用 する ことができる ただし 本 人 の 同 意 があったとしても 承 継 前 に 特 定 されて いた 利 用 目 的 を 超 えて 特 定 個 人 情 報 を 利 用 してはならない 特 定 個 人 情 報 ファイルの 作 成 の 制 限 (P18) 事 業 者 が 特 定 個 人 情 報 ファイルを 作 成 することができるのは 個 人 番 号 関 係 事 務 又 は 個 人 番 号 利 用 事 務 を 処 理 するために 必 要 な 範 囲 に 限 られている 法 令 に 基 づき 行 う 役 職 員 等 の 源 泉 徴 収 票 作 成 事 務 健 康 保 険 厚 生 年 金 保 険 被 保 険 者 資 格 取 得 届 作 成 事 務 等 に 限 って 特 定 個 人 情 報 ファイルを 作 成 する ことができるものであり これらの 場 合 を 除 き 特 定 個 人 情 報 ファイルを 作 成 してはならない 7

5. 法 令 違 反 と 判 断 される 可 能 性 のある 行 為 ~ 特 定 個 人 情 報 ガイドラインより2~ 委 託 先 における 安 全 管 理 措 置 (P19) 個 人 番 号 関 係 事 務 又 は 個 人 番 号 利 用 事 務 の 全 部 又 は 一 部 の 委 託 をする 者 ( 以 下 委 託 者 という )は 委 託 した 個 人 番 号 関 係 事 務 又 は 個 人 番 号 利 用 事 務 で 取 り 扱 う 特 定 個 人 情 報 の 安 全 管 理 措 置 が 適 切 に 講 じられるよう 委 託 を 受 けた 者 に 対 する 必 要 かつ 適 切 な 監 督 を 行 わなければならない このため 委 託 者 は 委 託 を 受 けた 者 において 番 号 法 に 基 づき 委 託 者 自 らが 果 たすべき 安 全 管 理 措 置 と 同 等 の 措 置 が 講 じられるよう 必 要 かつ 適 切 な 監 督 を 行 わなければならない なお 委 託 を 受 けた 者 を 適 切 に 監 督 するために 必 要 な 措 置 を 講 じず 又 は 必 要 かつ 十 分 な 監 督 義 務 を 果 たすための 具 体 的 な 対 応 をとらなかった 結 果 特 定 個 人 情 報 の 漏 えい 等 が 発 生 した 場 合 番 号 法 違 反 と 判 断 される 可 能 性 がある 利 用 目 的 を 超 えた 個 人 番 号 の 利 用 禁 止 (P20) 委 託 先 の 選 定 については 委 託 者 は 委 託 先 において 番 号 法 に 基 づき 委 託 者 自 らが 果 たすべき 安 全 管 理 措 置 と 同 等 の 措 置 が 講 じられるか 否 かについて あらかじめ 確 認 しなければならない 具 体 的 な 確 認 事 項 としては 委 託 先 の 設 備 技 術 水 準 従 業 者 に 対 する 監 督 教 育 の 状 況 その 他 委 託 先 の 経 営 環 境 等 が 挙 げられる 委 託 契 約 の 締 結 については 契 約 内 容 として 秘 密 保 持 義 務 事 業 所 内 から の 特 定 個 人 情 報 の 持 出 しの 禁 止 特 定 個 人 情 報 の 目 的 外 利 用 の 禁 止 再 委 託 における 条 件 漏 えい 事 案 等 が 発 生 した 場 合 の 委 託 先 の 責 任 委 託 契 約 終 了 後 の 特 定 個 人 情 報 の 返 却 又 は 廃 棄 従 業 者 に 対 する 監 督 教 育 契 約 内 容 の 遵 守 状 況 について 報 告 を 求 める 規 定 等 を 盛 り 込 まなければならない また これらの 契 約 内 容 のほか 特 定 個 人 情 報 を 取 り 扱 う 従 業 者 の 明 確 化 委 託 者 が 委 託 先 に 対 して 実 地 の 調 査 を 行 うことができる 規 定 等 を 盛 り 込 むことが 望 ましい 再 委 託 先 の 監 督 (P21) 委 託 を 受 けた 者 とは 委 託 者 が 直 接 委 託 する 事 業 者 を 指 すが 甲 乙 丙 丁 と 順 次 委 託 される 場 合 乙 に 対 する 甲 の 監 督 義 務 の 内 容 には 再 委 託 の 適 否 だけではなく 乙 が 丙 丁 に 対 して 必 要 かつ 適 切 な 監 督 を 行 っている かどうかを 監 督 することも 含 まれる したがって 甲 は 乙 に 対 する 監 督 義 務 だけではなく 再 委 託 先 である 丙 丁 に 対 しても 間 接 的 に 監 督 義 務 を 負 うこ ととなる 8

5. 法 令 違 反 と 判 断 される 可 能 性 のある 行 為 ~ 特 定 個 人 情 報 ガイドラインより3~ 安 全 管 理 措 置 (P22) 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 又 は 個 人 番 号 利 用 事 務 実 施 者 である 事 業 者 は 個 人 番 号 及 び 特 定 個 人 情 報 ( 以 下 特 定 個 人 情 報 等 という )の 漏 えい 滅 失 又 は 毀 損 の 防 止 等 特 定 個 人 情 報 等 の 管 理 のために 必 要 かつ 適 切 な 安 全 管 理 措 置 を 講 じなければならない また 従 業 者 に 特 定 個 人 情 報 等 を 取 り 扱 わ せるに 当 たっては 特 定 個 人 情 報 等 の 安 全 管 理 措 置 が 適 切 に 講 じられるよう 当 該 従 業 者 に 対 する 必 要 かつ 適 切 な 監 督 を 行 わなければならない 提 供 を 求 める 時 期 (P24) 事 業 者 が 行 う 個 人 番 号 関 係 事 務 においては 個 人 番 号 関 係 事 務 が 発 生 した 時 点 で 個 人 番 号 の 提 供 を 求 めることが 原 則 であるが 本 人 との 法 律 関 係 等 に 基 づき 個 人 番 号 関 係 事 務 の 発 生 が 予 想 される 場 合 には 契 約 を 締 結 した 時 点 等 の 当 該 事 務 の 発 生 が 予 想 できた 時 点 で 個 人 番 号 の 提 供 を 求 めることが 可 能 であると 解 される なお 契 約 内 容 等 から 個 人 番 号 関 係 事 務 が 明 らかに 発 生 しないと 認 められる 場 合 には 個 人 番 号 の 提 供 を 求 めてはならない 提 供 の 求 めの 制 限 (P25) 何 人 も 番 号 法 第 19 条 各 号 のいずれかに 該 当 し 特 定 個 人 情 報 の 提 供 を 受 け ることができる 場 合 を 除 き 他 人 の 個 人 番 号 の 提 供 を 求 めてはならない 事 業 者 が 個 人 番 号 の 提 供 を 求 めることとなるのは 役 職 員 等 に 対 し 社 会 保 障 税 及 び 災 害 対 策 に 関 する 特 定 の 事 務 のために 個 人 番 号 の 提 供 を 求 める 場 合 等 に 限 られる 特 定 個 人 情 報 の 提 供 制 限 (P25) 何 人 も 番 号 法 で 限 定 的 に 明 記 された 場 合 を 除 き 特 定 個 人 情 報 を 提 供 してはならない 事 業 者 が 特 定 個 人 情 報 を 提 供 できるのは 社 会 保 障 税 及 び 災 害 対 策 に 関 す る 特 定 の 事 務 のために 役 職 員 等 の 特 定 個 人 情 報 を 行 政 機 関 等 及 び 健 康 保 険 組 合 等 に 提 供 する 場 合 等 に 限 られる 委 員 会 からの 提 供 の 求 め(P28) 委 員 会 が 特 定 個 人 情 報 の 取 扱 いに 関 し 番 号 法 第 52 条 第 1 項 の 規 定 によ り 特 定 個 人 情 報 の 提 出 を 求 めた 場 合 には この 求 めに 応 じ 委 員 会 に 対 し 特 定 個 人 情 報 を 提 供 しなければならない 9

5. 法 令 違 反 と 判 断 される 可 能 性 のある 行 為 ~ 特 定 個 人 情 報 ガイドラインより4~ 個 人 情 報 保 護 法 上 の 第 三 者 提 供 との 違 い(P29) 番 号 法 においては 全 ての 事 業 者 を 対 象 に 同 法 第 19 条 で 特 定 個 人 情 報 を 提 供 できる 場 合 を 限 定 的 に 定 めており 特 定 個 人 情 報 の 提 供 については 個 人 情 報 保 護 法 第 23 条 は 適 用 されない 特 定 個 人 情 報 の 提 供 を 求 められた 場 合 には その 提 供 を 求 める 根 拠 が 番 号 法 第 19 条 各 号 に 該 当 するものかどうかをよく 確 認 し 同 条 各 号 に 該 当 しない 場 合 には 特 定 個 人 情 報 を 提 供 してはならない 収 集 保 管 の 制 限 (P30) 何 人 も 番 号 法 第 19 条 各 号 のいずれかに 該 当 する 場 合 を 除 き 他 人 の 個 人 番 号 を 含 む 特 定 個 人 情 報 を 収 集 又 は 保 管 してはならない 保 管 制 限 と 廃 棄 (P31) 個 人 番 号 は 番 号 法 で 限 定 的 に 明 記 された 事 務 を 処 理 するために 収 集 又 は 保 管 されるものであるから それらの 事 務 を 行 う 必 要 がある 場 合 に 限 り 特 定 個 人 情 報 を 保 管 し 続 けることができる また 個 人 番 号 が 記 載 された 書 類 等 に ついては 所 管 法 令 によって 一 定 期 間 保 存 が 義 務 付 けられているものがある が これらの 書 類 等 に 記 載 された 個 人 番 号 については その 期 間 保 管 するこ ととなる 一 方 それらの 事 務 を 処 理 する 必 要 がなくなった 場 合 で 所 管 法 令 において 定 められている 保 存 期 間 を 経 過 した 場 合 には 個 人 番 号 をできるだけ 速 やか に 廃 棄 又 は 削 除 しなければならない 第 三 者 提 供 の 停 止 (P35) 特 定 個 人 情 報 を 提 供 することができるのは 番 号 法 第 19 条 各 号 に 当 てはま る 場 合 に 限 定 されており それ 以 外 の 場 合 で 特 定 個 人 情 報 を 提 供 してはなら ない 保 有 個 人 データである 特 定 個 人 情 報 が 同 条 各 号 に 違 反 して 違 法 に 第 三 者 に 提 供 されているという 理 由 により 本 人 から 第 三 者 への 当 該 特 定 個 人 情 報 の 提 供 の 停 止 を 求 められた 場 合 であって その 求 めに 理 由 があることが 判 明 したときには 遅 滞 なく 当 該 特 定 個 人 情 報 の 第 三 者 への 提 供 を 停 止 し なければならない 10

5. 法 令 違 反 と 判 断 される 可 能 性 のある 行 為 ~ 特 定 個 人 情 報 ガイドラインより5~ 安 全 管 理 措 置 の 検 討 手 順 A 個 人 番 号 を 取 り 扱 う 事 務 の 範 囲 の 明 確 化 (P49) 事 業 者 は 個 人 番 号 関 係 事 務 又 は 個 人 番 号 利 用 事 務 の 範 囲 を 明 確 にしておか なければならない B 特 定 個 人 情 報 等 の 範 囲 の 明 確 化 (P49) 事 業 者 は Aで 明 確 化 した 事 務 において 取 り 扱 う 特 定 個 人 情 報 等 の 範 囲 を 明 確 にしておかなければならない C 事 務 取 扱 担 当 者 の 明 確 化 (P49) 事 業 者 は Aで 明 確 化 した 事 務 に 従 事 する 事 務 取 扱 担 当 者 を 明 確 にしておか なければならない E 取 扱 規 程 等 の 策 定 (P49) 事 業 者 は A~Cで 明 確 化 した 事 務 における 特 定 個 人 情 報 等 の 適 正 な 取 扱 い を 確 保 するために 取 扱 規 程 等 を 策 定 しなければならない 講 ずべき 安 全 管 理 措 置 の 内 容 (P50) 安 全 管 理 措 置 の 検 討 に 当 たっては 番 号 法 及 び 個 人 情 報 保 護 法 等 関 係 法 令 並 びに 本 ガイドライン 及 び 主 務 大 臣 のガイドライン 等 を 遵 守 しなければならな い 取 扱 規 程 等 の 策 定 (P51) A~Cで 明 確 化 した 事 務 において 事 務 の 流 れを 整 理 し 特 定 個 人 情 報 等 の 具 体 的 な 取 扱 いを 定 める 取 扱 規 程 等 を 策 定 しなければならない 11

5. 法 令 違 反 と 判 断 される 可 能 性 のある 行 為 ~ 特 定 個 人 情 報 ガイドラインより6~ 組 織 的 安 全 管 理 措 置 (P51) 事 業 者 は 特 定 個 人 情 報 等 の 適 正 な 取 扱 いのために 次 に 掲 げる 組 織 的 安 全 管 理 措 置 を 講 じなければならない a 組 織 体 制 の 整 備 b 取 扱 規 程 等 に 基 づく 運 用 c 取 扱 状 況 を 確 認 する 手 段 の 整 備 d 情 報 漏 えい 等 事 案 に 対 応 する 体 制 の 整 備 e 取 扱 状 況 の 把 握 及 び 安 全 管 理 措 置 の 見 直 し 人 的 安 全 管 理 措 置 (P54) 事 業 者 は 特 定 個 人 情 報 等 の 適 正 な 取 扱 いのために 次 に 掲 げる 人 的 安 全 管 理 措 置 を 講 じなければならない a 事 務 取 扱 担 当 者 の 監 督 b 事 務 取 扱 担 当 者 の 教 育 物 理 的 安 全 管 理 措 置 (P54) 事 業 者 は 特 定 個 人 情 報 等 の 適 正 な 取 扱 いのために 次 に 掲 げる 物 理 的 安 全 管 理 措 置 を 講 じなければならない a 特 定 個 人 情 報 等 を 取 り 扱 う 場 所 の 管 理 b 機 器 及 び 電 子 媒 体 等 の 盗 難 等 の 防 止 c 電 子 媒 体 等 を 持 ち 出 す 場 合 の 漏 えい 等 の 防 止 d 個 人 番 号 の 削 除 機 器 及 び 電 子 媒 体 等 の 廃 棄 技 術 的 安 全 管 理 措 置 (P56) 事 業 者 は 特 定 個 人 情 報 等 の 適 正 な 取 扱 いのために 次 に 掲 げる 技 術 的 安 全 管 理 措 置 を 講 じなければならない a アクセス 制 御 b アクセス 者 の 識 別 と 認 証 c 外 部 からの 不 正 アクセス 等 の 防 止 d 情 報 漏 えい 等 の 防 止 12

6. 罰 則 の 強 化 番 号 法 においては 正 当 な 理 由 なく 特 定 個 人 情 報 ファイルを 提 供 したとき 不 正 な 利 益 を 図 る 目 的 で 個 人 番 号 を 提 供 盗 用 したとき 人 を 欺 く 等 して 個 人 番 号 を 取 得 したときの 罰 則 を 新 設 する 等 罰 則 が 強 化 されています( 番 号 法 第 67 条 か ら 第 75 条 まで) 次 表 1から6までは 日 本 国 外 においてこれらの 罪 を 犯 した 者 にも 適 用 されま す( 同 法 第 76 条 ) また 法 人 ( 法 人 でない 団 体 で 代 表 者 又 は 管 理 人 の 定 めの あるものを 含 む 以 下 この 項 目 において 同 じ )の 代 表 者 若 しくは 管 理 人 又 は 法 人 若 しくは 人 の 代 理 人 使 用 人 その 他 の 従 業 者 が その 法 人 又 は 人 の 業 務 に 関 し て 次 表 1 2 4 又 は7から9までの 違 反 行 為 をしたときは その 行 為 者 を 罰 するほか その 法 人 又 は 人 に 対 しても 罰 金 刑 が 科 されます( 同 法 第 77 条 第 1 項 ) 項 番 行 為 番 号 法 個 人 情 報 保 護 法 の 類 似 規 程 1 個 人 番 号 関 係 事 務 又 は 個 人 番 号 利 用 事 務 に 従 事 する 者 又 は 従 事 していた 者 が 正 当 な 理 由 なく 特 定 個 人 情 報 ファイルを 提 供 4 年 以 下 の 懲 役 若 しくは 200 万 円 以 下 の 罰 金 又 は 併 科 ( 第 67 条 ) 2 上 記 の 者 が 不 正 な 利 益 を 図 る 目 的 で 個 人 番 号 を 提 供 又 は 盗 用 3 年 以 下 の 懲 役 若 しくは 150 万 円 以 下 の 罰 金 又 は 併 科 ( 第 68 条 ) 3 情 報 提 供 ネットワークシステムの 事 務 に 従 事 す る 者 又 は 従 事 していた 者 が 情 報 提 供 ネット ワークシステムに 関 する 秘 密 を 漏 えい 又 は 盗 用 同 上 ( 第 69 条 ) 4 人 を 欺 き 人 に 暴 行 を 加 え 人 を 脅 迫 し 又 は 財 物 の 窃 取 施 設 への 侵 入 不 正 アクセス 等 により 個 人 番 号 を 取 得 3 年 以 下 の 懲 役 又 は150 万 円 以 下 の 罰 金 ( 第 70 条 ) 5 国 の 機 関 の 職 員 等 が 職 権 を 濫 用 して 専 らそ の 職 務 の 用 以 外 の 用 に 供 する 目 的 で 特 定 個 人 情 報 が 記 録 された 文 書 等 を 収 集 2 年 以 下 の 懲 役 又 は100 万 円 以 下 の 罰 金 ( 第 71 条 ) 6 委 員 会 の 委 員 等 が 職 務 上 知 り 得 た 秘 密 を 漏 えい 又 は 盗 用 同 上 ( 第 72 条 ) 7 委 員 会 から 命 令 を 受 けた 者 が 委 員 会 の 命 令 に 違 反 2 年 以 下 の 懲 役 又 は50 万 円 以 下 の 罰 金 ( 第 73 条 ) 6 月 以 下 の 懲 役 又 は30 万 円 以 下 の 罰 金 ( 第 56 条 ) 8 委 員 会 に 対 する 虚 偽 の 報 告 虚 偽 の 資 料 提 出 検 査 拒 否 等 1 年 以 下 の 懲 役 又 は50 万 円 以 下 の 罰 金 ( 第 74 条 ) 30 万 円 以 下 の 罰 金 ( 第 57 条 ) 9 偽 りその 他 不 正 の 手 段 により 個 人 番 号 カード 等 を 取 得 13 6 月 以 下 の 懲 役 又 は50 万 円 以 下 の 罰 金 ( 第 75 条 )

7.マイナンバー 制 度 対 応 への 取 組 事 項 マイナンバー 制 度 への 取 組 事 項 として 必 ず 取 組 むべき 事 項 と 任 意 事 項 に 分 けられます 必 ず 取 組 むべき 事 項 1 安 全 管 理 措 置 に 係 る 規 程 又 はマニュアルの 策 定 2 職 員 等 からの 個 人 番 号 の 取 得 ( 本 人 確 認 原 本 確 認 等 ) 3 委 託 契 約 書 の 締 結 ( 税 理 士 社 労 士 等 に 事 務 委 託 する 場 合 で 委 託 しない 場 合 には 不 要 ) 任 意 事 項 1 基 本 方 針 の 策 定 2 就 業 規 則 の 一 部 改 正 3 職 員 等 への 通 知 書 の 交 付 14

8. 中 小 規 模 事 業 者 の 特 例 措 置 中 小 規 模 事 業 者 については 事 務 で 取 り 扱 う 個 人 番 号 の 数 量 が 少 なく ま た 特 定 個 人 情 報 等 を 取 り 扱 う 従 業 者 が 限 定 的 であるため 特 例 的 な 対 応 方 法 が 容 認 されている 取 組 項 目 があります 中 小 規 模 事 業 者 の 定 義 中 小 規 模 事 業 者 は 事 業 者 のうち 従 業 員 の 数 が100 人 以 下 の 事 業 者 です なお 次 の 事 業 者 を 除 く < 中 小 規 模 事 業 者 とならないケース> 個 人 番 号 利 用 事 務 実 施 者 委 託 に 基 づいて 個 人 番 号 関 係 事 務 又 は 個 人 番 号 利 用 事 務 を 業 務 として 行 う 事 業 者 ( 税 理 士 社 労 士 等 ) 金 融 分 野 ( 金 融 庁 作 成 の 金 融 分 野 における 個 人 情 報 保 護 に 関 するガイド ライン 第 1 条 第 1 項 に 定 義 される 金 融 分 野 )の 事 業 者 個 人 情 報 取 扱 事 業 者 事 業 者 の 従 業 員 数 が100 人 以 下 であれば 特 例 的 な 対 応 方 法 が 容 認 されま す 中 小 規 模 事 業 者 の 判 定 における 従 業 員 数 とは? 従 業 員 は 労 働 基 準 法 第 20 条 の 規 定 により 解 雇 の 予 告 を 必 要 とする 労 働 者 です 具 体 的 には 日 々 雇 い 入 れられる 者 2か 月 以 内 の 期 間 を 定 めて 使 用 される 者 等 は 除 かれます 中 小 規 模 事 業 者 の 判 定 における 従 業 員 の 数 は 事 業 年 度 末 ( 事 業 年 度 が 無 い 場 合 には 年 末 等 )の 従 業 員 の 数 で 判 定 し 毎 年 同 時 期 に 見 直 しを 行 う 必 要 があります 取 扱 規 程 等 の 策 定 中 小 規 模 事 業 者 は 必 ずしも 取 扱 規 程 等 の 策 定 が 義 務 付 けられているもので はなく 特 定 個 人 情 報 等 の 取 扱 方 法 や 責 任 者 事 務 取 扱 担 当 者 が 明 確 になっ ていればよいとされています したがって 明 確 化 の 方 法 については 口 頭 で 明 確 化 する 方 法 のほか 業 務 マニュアル 業 務 フロー 図 チェックリスト 等 に 特 定 個 人 情 報 等 の 取 扱 いを 加 えるなどの 方 法 も 考 えられます 15

9. 特 定 個 人 情 報 に 関 する 安 全 管 理 措 置 の 中 小 規 模 事 業 者 における 対 応 方 法 ( 抜 粋 ) 安 全 管 理 措 置 の 内 容 ( 本 則 ) A 基 本 方 針 の 策 定 特 定 個 人 情 報 等 の 適 正 な 取 扱 いの 確 保 について 組 織 として 取 り 組 むために 基 本 方 針 を 策 定 し 従 業 者 に 周 知 徹 底 することが 重 要 である 特 例 なし 中 小 規 模 事 業 者 における 対 応 方 法 B 取 扱 規 程 等 の 策 定 事 務 の 流 れを 整 理 し 特 定 個 人 情 報 等 の 具 体 的 な 取 扱 いを 定 める 取 扱 規 程 等 を 策 定 しなければならない 特 定 個 人 情 報 等 の 取 扱 等 を 明 確 化 する 事 務 取 扱 担 当 者 が 変 更 となった 場 合 確 実 な 引 継 ぎを 行 い 責 任 ある 立 場 の 者 が 確 認 する C 組 織 的 安 全 管 理 措 置 事 業 者 は 特 定 個 人 情 報 等 の 適 正 な 取 扱 いのために 次 に 掲 げる 組 織 的 安 全 管 理 措 置 を 講 じなけれ ばならない a 組 織 体 制 の 整 備 安 全 管 理 措 置 を 講 ずるための 組 織 体 制 を 整 備 する 事 務 取 扱 担 当 者 が 複 数 いる 場 合 責 任 者 と 事 務 取 扱 担 当 者 を 区 分 す ることが 望 ましい b 取 扱 規 程 等 に 基 づく 運 用 取 扱 規 程 等 に 基 づく 運 用 状 況 を 確 認 するため システ ムログ 又 は 利 用 実 績 を 記 録 する 特 定 個 人 情 報 等 の 取 扱 状 況 の 分 かる 記 録 を 保 存 する c 取 扱 状 況 を 確 認 する 手 段 の 整 備 特 定 個 人 情 報 ファイルの 取 扱 状 況 を 確 認 するための 手 段 を 整 備 する なお 取 扱 状 況 を 確 認 するための 記 録 等 には 特 定 個 人 情 報 等 は 含 めない 特 定 個 人 情 報 等 の 取 扱 状 況 の 分 かる 記 録 を 保 存 する d 情 報 漏 えい 等 事 案 に 対 応 する 体 制 の 整 備 情 報 漏 えい 等 の 事 案 の 発 生 又 は 兆 候 を 把 握 した 場 合 に 適 切 かつ 迅 速 に 対 応 するための 対 応 体 制 を 整 備 す る 情 報 漏 えい 等 事 案 が 発 生 した 場 合 二 次 被 害 の 防 止 類 似 事 案 の 発 生 防 止 等 の 観 点 から 事 案 に 応 じて 事 実 関 係 及 び 再 発 防 止 策 等 を 早 急 に 公 表 することが 重 要 である 情 報 漏 えい 等 事 案 の 発 生 等 に 備 え 従 業 者 から 責 任 ある 立 場 の 者 に 対 する 報 告 連 絡 体 制 等 をあらかじめ 確 認 しておく e 取 扱 状 況 の 把 握 及 び 安 全 管 理 措 置 の 見 直 し 特 定 個 人 情 報 等 の 取 扱 状 況 を 把 握 し 安 全 管 理 措 置 の 評 価 見 直 し 及 び 改 善 に 取 り 組 む 責 任 ある 立 場 の 者 が 特 定 個 人 情 報 等 の 取 扱 状 況 について 定 期 的 に 点 検 を 行 う 16

9. 特 定 個 人 情 報 に 関 する 安 全 管 理 措 置 の 中 小 規 模 事 業 者 における 対 応 方 法 ( 抜 粋 ) 安 全 管 理 措 置 の 内 容 ( 本 則 ) 中 小 規 模 事 業 者 における 対 応 方 法 D 人 的 安 全 管 理 措 置 事 業 者 は 特 定 個 人 情 報 等 の 適 正 な 取 扱 いのために 次 に 掲 げる 人 的 安 全 管 理 措 置 を 講 じなければ ならない a 事 務 取 扱 担 当 者 の 監 督 事 業 者 は 特 定 個 人 情 報 等 が 取 扱 規 程 等 に 基 づき 適 正 に 取 り 扱 われるよう 事 務 取 扱 担 当 者 に 対 して 必 要 かつ 適 切 な 監 督 を 行 う b 事 務 取 扱 担 当 者 の 教 育 事 業 者 は 事 務 取 扱 担 当 者 に 特 定 個 人 情 報 等 の 適 正 な 取 扱 いを 周 知 徹 底 するとともに 適 切 な 教 育 を 行 う 特 例 なし 特 例 なし E 物 理 的 安 全 管 理 措 置 事 業 者 は 特 定 個 人 情 報 等 の 適 正 な 取 扱 いのために 次 に 掲 げる 物 理 的 安 全 管 理 措 置 を 講 じなけれ ばならない a 特 定 個 人 情 報 等 を 取 り 扱 う 場 所 の 管 理 特 定 個 人 情 報 等 の 情 報 漏 えい 等 を 防 止 するために 特 定 個 人 情 報 ファイルを 取 り 扱 う 情 報 システムを 管 理 する 場 所 ( 以 下 管 理 場 所 という ) 及 び 特 定 個 人 情 報 等 を 取 り 扱 う 事 務 を 実 施 する 場 所 ( 以 下 取 扱 場 所 という )を 明 確 にし 物 理 的 な 安 全 管 理 措 置 を 講 じる 特 例 なし b 機 器 及 び 電 子 媒 体 等 の 盗 難 等 の 防 止 管 理 場 所 及 び 取 扱 場 所 における 特 定 個 人 情 報 等 を 取 り 扱 う 機 器 電 子 媒 体 及 び 書 類 等 の 盗 難 又 は 紛 失 等 を 防 止 するために 物 理 的 な 安 全 管 理 措 置 を 講 じる 特 例 なし c 電 子 媒 体 等 を 持 ち 出 す 場 合 の 漏 えい 等 の 防 止 特 定 個 人 情 報 等 が 記 録 された 電 子 媒 体 又 は 書 類 等 を 持 ち 出 す 場 合 容 易 に 個 人 番 号 が 判 明 しない 措 置 の 実 施 追 跡 可 能 な 移 送 手 段 の 利 用 等 安 全 な 方 策 を 講 じる 持 出 し とは 特 定 個 人 情 報 等 を 管 理 場 所 又 は 取 扱 場 所 の 外 へ 移 動 させることをいい 事 業 所 内 での 移 動 等 であっても 紛 失 盗 難 等 に 留 意 する 必 要 がある 特 定 個 人 情 報 等 が 記 録 された 電 子 媒 体 又 は 書 類 等 の 移 送 に 当 たっ ては 安 全 な 方 策 を 講 じる d 個 人 番 号 の 削 除 機 器 及 び 電 子 媒 体 等 の 廃 棄 個 人 番 号 若 しくは 特 定 個 人 情 報 ファイルを 削 除 した 場 合 又 は 電 子 媒 体 等 を 廃 棄 した 場 合 には 削 除 又 は 廃 棄 した 記 録 を 保 存 する またこれらの 作 業 を 委 託 する 場 合 には 委 託 先 が 確 実 に 削 除 又 は 廃 棄 したことについて 証 明 書 等 により 確 認 する 特 定 個 人 情 報 等 を 削 除 廃 棄 したことを 確 認 する 17

9. 特 定 個 人 情 報 に 関 する 安 全 管 理 措 置 の 中 小 規 模 事 業 者 における 対 応 方 法 ( 抜 粋 ) 安 全 管 理 措 置 の 内 容 ( 本 則 ) 中 小 規 模 事 業 者 における 対 応 方 法 F 技 術 的 安 全 管 理 措 置 事 業 者 は 特 定 個 人 情 報 等 の 適 正 な 取 扱 いのために 次 に 掲 げる 技 術 的 安 全 管 理 措 置 を 講 じなけれ ばならない aアクセス 制 御 情 報 システムを 使 用 して 個 人 番 号 関 係 事 務 又 は 個 人 番 号 利 用 事 務 を 行 う 場 合 事 務 取 扱 担 当 者 及 び 当 該 事 務 で 取 り 扱 う 特 定 個 人 情 報 ファイルの 範 囲 を 限 定 す るために 適 切 なアクセス 制 御 を 行 う 特 定 個 人 情 報 等 を 取 り 扱 う 機 器 を 特 定 し その 機 器 を 取 り 扱 う 事 務 取 扱 担 当 者 を 限 定 することが 望 ましい 機 器 に 標 準 装 備 されているユー ザー 制 御 機 能 (ユーザーアカウント 制 御 )により 情 報 システムを 取 り 扱 う 事 務 取 扱 担 当 者 を 限 定 することが 望 ましい b アクセス 者 の 識 別 と 認 証 特 定 個 人 情 報 等 を 取 り 扱 う 情 報 システムは 事 務 取 扱 担 当 者 が 正 当 なアクセス 権 を 有 する 者 であることを 識 別 した 結 果 に 基 づき 認 証 する 特 定 個 人 情 報 等 を 取 り 扱 う 機 器 を 特 定 し その 機 器 を 取 り 扱 う 事 務 取 扱 担 当 者 を 限 定 することが 望 ましい 機 器 に 標 準 装 備 されているユー ザー 制 御 機 能 (ユーザーアカウント 制 御 )により 情 報 システムを 取 り 扱 う 事 務 取 扱 担 当 者 を 限 定 することが 望 ましい c 外 部 からの 不 正 アクセス 等 の 防 止 情 報 システムを 外 部 からの 不 正 アクセス 又 は 不 正 ソフ トウェアから 保 護 する 仕 組 みを 導 入 し 適 切 に 運 用 する 特 例 なし d 情 報 漏 えい 等 の 防 止 特 定 個 人 情 報 等 をインターネット 等 により 外 部 に 送 信 する 場 合 通 信 経 路 における 情 報 漏 えい 等 を 防 止 する ための 措 置 を 講 じる 特 例 なし 18

メ モ 19

第 2 章 個 人 番 号 の 取 得 等 における 対 応 方 策 20

1. 取 得 利 用 提 供 保 管 廃 棄 削 除 における 対 応 内 容 取 得 利 用 目 的 の 特 定 利 用 目 的 の 通 知 公 表 個 人 番 号 の 原 本 確 認 本 人 確 認 等 個 人 番 号 の 提 供 の 要 求 と 取 得 等 利 用 提 供 < 利 用 > 事 務 担 当 責 任 者 事 務 取 扱 責 任 者 の 明 確 化 事 務 取 扱 場 所 が 見 えないように 配 慮 ( 座 席 配 置 の 工 夫 ) 個 人 番 号 の 利 用 記 録 を 作 成 定 期 的 に 個 人 番 号 に 変 更 がないかの 確 認 等 < 提 供 > 提 供 先 ( 税 理 士 社 労 士 等 )の 安 全 管 理 措 置 の 確 認 提 供 先 との 業 務 委 託 契 約 書 の 締 結 提 供 先 を 監 督 等 保 管 廃 棄 削 除 施 錠 できる 書 庫 キャビネット 等 に 保 管 持 ち 出 す 場 合 には パスワード 設 定 封 筒 に 封 入 等 ネットワークサーバーに 保 存 する 場 合 アクセス 管 理 インターネットに 接 続 している 機 器 に 保 存 する 場 合 には 不 正 アクセス 防 止 対 策 パソコン 等 をワイヤで 固 定 等 法 定 保 管 期 限 を 経 過 した 場 合 速 やかに 廃 棄 削 除 廃 棄 削 除 した 記 録 を 保 存 パソコンを 廃 棄 する 場 合 ハードディスクの 破 壊 削 除 ソフトウェアの 利 用 等 により 削 除 等 マイナンバー 制 度 に 対 応 するための 対 処 方 策 安 全 管 理 措 置 を 実 施 ( 担 当 者 を 明 確 化 教 育 鍵 付 棚 等 で 管 理 等 ) 個 人 番 号 取 扱 規 程 ( 社 内 の 取 扱 ルール)を 新 規 策 定 就 業 規 則 個 人 情 報 規 程 社 内 帳 票 の 見 直 し 税 理 士 社 会 保 険 労 務 士 等 との 委 託 契 約 書 締 結 監 督 等 21

超 重 要! 2. 個 人 番 号 を 取 得 する 方 法 ( 既 存 の 役 職 員 ) 現 在 雇 用 契 約 のある 役 職 員 からの 個 人 番 号 の 取 得 Step1 安 全 管 理 措 置 Step2 対 象 者 のリストアッフ Step3 説 明 会 研 修 の 開 催 取 締 役 会 ( 代 表 取 締 役 等 )に 対 して マイナンバー 制 度 個 人 番 号 取 得 の 流 れを 説 明 し 個 人 番 号 取 得 後 の 暫 定 的 管 理 体 制 の 提 案 を 行 い 了 解 を 取 る ( 安 全 管 理 規 程 等 が 策 定 されていなくても 最 低 限 の 以 下 の 措 置 を 講 じます) <マニュアル 作 成 でも 可 > 個 人 番 号 の 管 理 責 任 者 ( 個 人 番 号 の 管 理 台 帳 鍵 の 管 理 等 ) 個 人 番 号 の 管 理 台 帳 通 知 書 カードのコピー 管 理 方 法 個 人 番 号 の 管 理 場 所 ( 鍵 のある 棚 机 金 庫 等 を 確 保 ) 総 務 経 理 の 担 当 者 は 役 職 員 で 個 人 番 号 を 取 得 す る 者 及 びその 扶 養 家 族 をリストアップします 役 職 員 以 外 で 個 人 番 号 を 取 得 する 者 をリストアップ します 個 人 番 号 を 取 得 する 必 要 のある 対 象 者 に 対 して 個 人 番 号 制 度 の 説 明 会 を 開 催 します 目 安 :15~30 分 程 度 < 最 低 限 の 説 明 内 容 > 個 人 番 号 は 平 成 27 年 10 月 5 日 時 点 で 住 民 票 に 記 載 されている 住 民 に 指 定 され 10 月 中 旬 から11 月 にかけて 順 次 市 区 町 村 から 住 民 票 の 住 所 に 簡 易 書 留 で 郵 送 されることを 周 知 します 通 知 カードは 住 民 票 の 住 所 に 簡 易 書 留 で 届 くため 現 住 所 と 住 民 票 の 住 所 が 異 なる 場 合 現 住 所 のある 市 区 町 村 に 住 民 票 の 異 動 が 必 要 で 通 知 カードは 転 送 されません 扶 養 家 族 も 確 認 を 依 頼 します 通 知 書 ( 利 用 目 的 等 )の 内 容 を 解 説 します 通 知 カードが 郵 送 されたら 速 やかに 通 知 カード( 原 本 )を 扶 養 家 族 分 を 含 め 持 参 することを 依 頼 します 取 扱 責 任 者 等 の 周 知 安 全 管 理 措 置 の 説 明 等 し 仮 に 個 人 番 号 の 提 出 に 不 安 があれば 随 時 相 談 を 受 けることも 周 知 してください 等 Step4 利 用 目 的 の 通 知 Step5 個 人 番 号 の 取 得 個 人 番 号 を 取 得 する 必 要 のある 対 象 者 に 対 して 利 用 目 的 個 人 番 号 の 提 出 依 頼 等 について 通 知 又 は 公 表 しま す 役 職 員 から 通 知 カード( 原 本 ) の 提 出 を 受 け 原 本 確 認 し コピー 等 の 写 しを 取 り 保 管 します 通 知 カードの 提 出 を 受 ける 時 間 場 所 を 限 定 し 取 扱 責 任 者 及 び 取 扱 担 当 者 以 外 から 見 られないように 配 慮 し てください 会 議 室 等 のスペースの 確 保 やパテーション で 仕 切 る 等 の 工 夫 をします 22

超 重 要! 2. 個 人 番 号 を 取 得 する 方 法 ( 新 規 採 用 者 等 ) 平 成 28 年 1 月 以 降 新 規 採 用 する 者 からの 取 得 Step1 新 規 採 用 する 者 から 個 人 番 号 を 取 得 する 場 合 以 下 の 方 法 から 選 択 し 利 用 目 的 を 通 知 します 選 択 肢 1 就 業 規 則 で 利 用 目 的 を 示 し 個 人 番 号 の 提 供 を 明 示 選 択 肢 2 利 用 目 的 等 通 知 書 を 新 規 採 用 者 に 対 して 交 付 Step2 個 人 番 号 の 取 得 新 規 採 用 者 から 通 知 カード( 原 本 ) の 提 出 を 受 け 原 本 確 認 し コピー 等 の 写 しを 取 り 保 管 します 通 知 カードの 提 出 を 受 ける 時 間 場 所 を 限 定 し 取 扱 責 任 者 及 び 取 扱 担 当 者 以 外 から 見 られないように 配 慮 してください 会 議 室 等 のスペースの 確 保 やパテー ションで 仕 切 る 等 の 工 夫 をします 税 理 士 社 労 士 講 師 賃 貸 人 等 からの 取 得 Step1 利 用 目 的 の 通 知 年 額 の 報 酬 支 払 額 が 以 下 の 金 額 を 超 過 する 場 合 支 払 調 書 を 所 轄 税 務 署 に 提 出 するため 個 人 番 号 の 取 得 が 必 要 です 年 額 報 酬 額 が 一 定 額 を 超 過 する 見 込 みがあ る 場 合 には 速 やかに 個 人 番 号 を 取 得 してください 1 報 酬 : 税 理 士 社 労 士 講 師 執 筆 者 ( 原 稿 料 ) : 年 額 5 万 円 超 2 不 動 産 の 賃 貸 人 : 年 額 15 万 円 超 ( 上 記 は 概 要 のみであるため 詳 細 を 国 税 局 ホーム ページで 必 ずご 確 認 の 上 対 応 してください) Step2 個 人 番 号 の 取 得 通 知 カード( 原 本 ) の 提 出 を 受 け 原 本 確 認 し コピー 等 の 写 しを 取 り 保 管 します 通 知 カードの 提 出 を 受 ける 時 間 場 所 を 限 定 し 取 扱 責 任 者 及 び 取 扱 担 当 者 以 外 から 見 られないように 配 慮 してください 会 議 室 等 のスペースの 確 保 やパテー ションで 仕 切 る 等 の 工 夫 をします 23

3. 取 得 のための 準 備 Step1: 安 全 管 理 措 置 安 全 管 理 措 置 を 講 じて 組 織 ルールを 定 めた 上 で 役 職 員 から 個 人 番 号 を 取 得 してください 特 定 個 人 情 報 等 の 適 正 な 取 扱 いを 確 保 するための 取 扱 規 程 ( 取 扱 要 領 マニュアル 等 ) を 策 定 しない 段 階 で 個 人 番 号 の 収 集 しないでください ここに 注 意! 12 月 には 取 扱 規 程 等 を 策 定 する 予 定 だけど 事 務 の 効 率 化 のためにも 10 月 下 旬 から 速 やかに 個 人 番 号 を 収 集 したい というケースがあります これは 組 織 的 な 安 全 管 理 措 置 を 全 く 講 じないままに 役 職 員 から 個 人 番 号 を 収 集 することになります 役 職 員 から 取 得 した 個 人 番 号 について 誰 が 責 任 者 として どこの 場 所 に 管 理 するか 全 く 明 確 ではありません 取 得 した 個 人 番 号 の 書 類 を 紛 失 した 場 合 など 責 任 の 所 在 も 不 明 確 です 対 応 例 1 平 成 27 年 12 月 末 までに 取 扱 規 程 を 取 締 役 会 で 機 関 決 定 し 安 全 管 理 措 置 を 講 じた 上 で 個 人 番 号 の 取 得 事 務 を 実 施 対 応 例 2 平 成 27 年 11 月 頃 取 扱 要 領 (マニュアル) を 総 務 部 長 の 責 任 で 策 定 し 代 表 取 締 役 から 了 解 を 得 る 取 扱 要 領 (マニュアル)に 即 した 安 全 管 理 措 置 を 講 じた 上 で 個 人 番 号 の 取 得 事 務 を 実 施 対 応 例 3 取 扱 要 領 (マニュアル) ( 個 人 番 号 の 取 得 保 管 等 に 関 連 す る 事 項 )を 総 務 部 長 の 責 任 で 策 定 完 了 し 個 人 番 号 取 得 の 安 全 管 理 措 置 を 講 じた 上 で 個 人 番 号 の 取 得 事 務 を 実 施 取 扱 規 程 を 取 締 役 会 で 機 関 決 定 までは 個 人 番 号 の 利 用 事 務 等 は 実 施 しない(つなぎ 対 応 ケース) 24

超 重 要! 3. 取 得 のための 準 備 Step2: 個 人 番 号 取 得 対 象 者 のリストアップ 1 役 職 員 から 個 人 番 号 を 取 得 主 に 以 下 の 条 件 を 全 て 満 たす 者 から 個 人 番 号 を 取 得 します 1 正 社 員 契 約 社 員 嘱 託 職 員 パート アルバイト 等 の 名 称 を 問 わず 雇 用 関 係 ( 給 与 賃 金 等 の 支 払 )があり 平 成 28 年 1 月 以 降 に 税 務 又 は 社 会 保 険 関 係 の 手 続 が 見 込 まれる 者 2 個 人 番 号 を 保 有 する 者 ポイント: 平 成 27 年 12 月 末 に 退 職 予 定 の 職 員 等 平 成 成 27 年 12 月 末 に 退 職 予 定 の 職 員 等 についても 平 成 28 年 1 月 以 降 の 申 請 事 務 がある 場 合 には 個 人 番 号 を 取 得 してください 例 えば 12 月 末 に 退 職 しても 平 成 28 年 1 月 以 降 雇 用 保 険 の 資 格 喪 失 届 等 の 社 会 保 険 関 係 の 申 請 事 務 があります 2 非 常 勤 役 員 から 個 人 番 号 を 取 得 年 額 (1/1~12/31)の 報 酬 額 の 合 計 ( 源 泉 徴 収 前 )が5 万 円 を 超 過 するこ とが 見 込 まれ 事 務 手 続 上 個 人 番 号 が 必 要 となる 場 合 には 速 やかに 取 得 し ます 給 与 所 得 して 支 給 している 場 合 も 源 泉 徴 収 事 務 があるため 個 人 番 号 の 取 得 が 必 要 です 3 税 理 士 社 会 保 険 労 務 士 セミナー 講 師 原 稿 執 筆 者 等 から 個 人 番 号 を 取 得 年 額 (1/1~12/31)の 報 酬 額 の 合 計 ( 源 泉 徴 収 前 )が5 万 円 を 超 える 者 に ついては 個 人 番 号 を 取 得 を 行 います 報 酬 額 合 計 が5 万 円 を 超 過 することが 見 込 まれ 事 務 手 続 上 個 人 番 号 が 必 要 となる 場 合 には 速 やかに 取 得 してください 4 不 動 産 の 賃 借 料 権 利 金 更 新 料 の 支 払 先 から 個 人 番 号 を 取 得 不 動 産 の 使 用 料 等 の 支 払 調 書 は 個 人 ( 不 動 産 賃 貸 業 を 営 む 個 人 事 業 主 以 外 )に 対 するその 年 中 の 支 払 金 額 の 合 計 が15 万 円 を 超 える 場 合 支 払 調 書 を 提 出 するため 個 人 番 号 を 取 得 してください 上 記 は 概 要 のみの 記 載 であるため 上 記 内 容 等 については 国 税 庁 ホームページにて 詳 細 を 必 ずご 確 認 のうえ ご 対 応 ください 25

( 参 考 ) 個 人 番 号 が 付 与 される 対 象 個 人 番 号 は 日 本 で 住 民 登 録 している 方 全 員 に 付 与 されます 付 与 される 方 住 民 票 のある 日 本 の 国 籍 を 有 する 方 住 民 登 録 あり 中 長 期 在 留 者 特 別 永 住 者 など 住 民 登 録 をしている 外 国 籍 の 方 外 国 籍 の 方 のうち 入 管 法 上 の 中 長 期 在 留 資 格 ( 日 本 の 在 留 期 間 が3カ 月 超 の 方 に 発 行 される 資 格 )を 持 っている 方 や 特 別 永 住 者 として 認 められている 方 など 日 本 に 定 住 し 住 民 登 録 している 外 国 籍 の 方 には 付 与 されます 住 民 登 録 あり 付 与 されない 方 日 本 国 籍 があっても 海 外 に 赴 任 しているなど 住 民 登 録 を 抹 消 している 方 ( 日 本 に 戻 り 住 民 登 録 した 際 に 付 与 される) 海 外 にいるため 日 本 の 住 民 登 録 は 抹 消 観 光 目 的 で 来 日 している 外 国 籍 の 方 中 長 期 在 留 資 格 がない (3カ 月 以 下 の 滞 在 の) 外 国 籍 の 方 定 住 している 住 所 がないため 住 民 登 録 していない 外 国 籍 の 方 住 民 登 録 なし 26

超 重 要! 3. 取 得 のための 準 備 Step3: 役 職 員 向 け 説 明 会 研 修 会 の 開 催 役 職 員 がマイナンバー 制 度 の 必 要 な 理 解 と 知 識 を 持 ち 自 分 の 個 人 番 号 を 事 業 者 に 提 出 することに 安 心 感 を 持 たせることが 大 切 です 事 業 者 において 個 人 番 号 の 扱 いに 関 して 不 正 行 為 があった 場 合 不 正 行 為 を した 人 が 罰 せられるだけでなく 事 業 者 も 管 理 監 督 責 任 を 問 われ 新 聞 等 で も 取 り 上 げられます そのようなリスクを 回 避 するためにも 事 業 者 に 勤 務 す る 役 職 員 にマイナンバー 制 度 について 理 解 してもらうことが 必 要 です 事 業 者 の 役 職 員 の 個 人 番 号 を 取 得 する 前 段 階 の 説 明 会 の 開 催 は 義 務 では ありません( 任 意 )が 上 記 目 的 のために 説 明 会 ( 兼 研 修 会 )の 開 催 が 望 ましい 必 要 な 説 明 内 容 個 人 番 号 は 平 成 27 年 10 月 5 日 時 点 で 住 民 票 に 記 載 されている 住 民 に 指 定 され 10 月 中 旬 から11 月 にかけて 順 次 市 区 町 村 から 住 民 票 の 住 所 に 簡 易 書 留 で 郵 送 されることを 周 知 します ( 必 須 ) 通 知 カードは 住 民 票 の 住 所 に 簡 易 書 留 で 届 くため 現 住 所 と 住 民 票 の 住 所 が 異 なる 場 合 現 住 所 のある 市 区 町 村 に 住 民 票 の 異 動 が 必 要 で 通 知 カード は 転 送 されません 扶 養 家 族 も 確 認 を 依 頼 します ( 必 須 ) 通 知 書 ( 利 用 目 的 等 )の 内 容 を 解 説 します ( 必 須 ) 通 知 カードが 郵 送 されたら 速 やかに 通 知 カード( 原 本 )を 扶 養 家 族 分 を 含 め 持 参 することを 依 頼 します ( 必 須 ) 取 扱 責 任 者 等 の 周 知 や 安 全 管 理 措 置 の 説 明 等 を 実 施 し 仮 に 個 人 番 号 の 提 出 に 不 安 があれば 随 時 相 談 を 受 けることも 周 知 してください ( 任 意 ) (ご 参 考 ) 役 職 員 向 け 説 明 会 研 修 会 の 次 第 < 次 頁 > 活 用 資 料 実 施 時 期 所 要 時 間 資 料 :マイナンバー 制 度 の 概 要 については 内 閣 府 資 料 を 活 用 して 説 明 実 施 時 期 : 安 全 管 理 措 置 を 定 めた 取 扱 規 程 ( 要 領 等 )を 策 定 後 個 人 番 号 を 取 得 す る 前 段 階 に 実 施 することが 望 ましい 同 時 に 利 用 目 的 通 知 書 を 各 人 に 配 布 し 扶 養 家 族 の 個 人 番 号 提 出 も 説 明 する 所 要 時 間 :15~30 分 程 度 の 内 容 27

役 職 員 向 け 説 明 会 研 修 会 の 次 第 (ひな 形 ) マイナンバー 制 度 に 関 する 研 修 会 次 第 日 時 : 平 成 年 月 日 ( ) : ~ : 場 所 : 会 議 室 1. 開 会 : 2. 挨 拶 3.マイナンバー 制 度 に 関 する 説 明 (1) 個 人 番 号 とは 何 か?( 内 閣 府 資 料 ) (2) 当 社 の 安 全 管 理 措 置 の 概 要 (3) 利 用 目 的 通 知 書 と 個 人 番 号 の 提 出 のお 願 い (4) 円 滑 な 個 人 番 号 の 提 出 にためのお 願 い 事 項 (5) 個 人 番 号 提 出 にあたっての 相 談 質 問 の 窓 口 (6) 質 疑 応 答 講 師 : 運 送 株 式 会 社 課 4. 閉 会 : 28

個 人 番 号 に 関 するお 知 らせ 個 人 番 号 に 関 するお 知 らせ 平 成 年 月 日 役 職 員 の 皆 様 へ 運 送 株 式 会 社 個 人 番 号 は 今 年 10 月 以 降 に 個 人 番 号 が 記 載 された 通 知 カードが 市 区 町 村 から 住 民 票 の 住 所 に 世 帯 主 宛 に 簡 易 書 留 で 郵 送 されます 来 年 ( 平 成 28 年 )1 月 から 社 会 保 障 や 税 の 分 野 での 利 用 が 始 まるため 当 社 では 皆 様 やご 家 族 の 個 人 番 号 を 給 与 所 得 の 源 泉 徴 収 票 などに 記 載 するために 個 人 番 号 を 届 け 出 てもらう 必 要 があります そこで 役 職 員 の 皆 様 には 以 下 の 事 項 についてくれぐれもご 留 意 いただければ 幸 いです 住 民 票 の 住 所 と 現 住 所 が 一 致 していない 場 合 10 月 5 日 までに 一 致 させてください 役 職 員 の 皆 様 やご 家 族 の 通 知 カードは 捨 てたり なくしたりしないようにしっかりと 保 管 してください 役 職 員 の 皆 様 やご 家 族 の 個 人 番 号 の 当 社 への 提 供 にご 協 力 ください 個 人 番 号 カード( 顔 写 真 付 き 身 分 証 明 書 )は 通 知 カードと 一 緒 に 送 付 されてくる 交 付 申 請 書 を 返 信 用 封 筒 で 送 付 することにより 平 成 28 年 1 月 以 降 市 区 町 村 の 窓 口 で 無 償 によ り 取 得 することができるので 是 非 申 請 してください 個 人 番 号 が 漏 えいしてしまった 恐 れがある 場 合 は 市 区 町 村 の 窓 口 に 申 請 をすることによ り 変 更 することができます この 場 合 は 遅 滞 なくその 旨 を 届 け 出 てください 以 上 29

3. 取 得 のための 準 備 Step4: 利 用 目 的 の 通 知 超 重 要! 役 職 員 から 個 人 番 号 を 取 得 するときは 利 用 目 的 を 本 人 に 通 知 又 は 公 表 し なければならない( 個 人 情 報 保 護 法 第 18 条 ) 複 数 の 利 用 目 的 をまとめて 示 すことは 可 能 ですが 利 用 目 的 を 後 から 追 加 することはできません 役 職 員 から 利 用 目 的 についての 同 意 は 不 要 です ( 一 方 的 な 通 知 のイメー ジです) 通 知 の 方 法 個 人 番 号 の 利 用 目 的 の 通 知 等 の 方 法 は 役 職 員 への 書 類 提 示 事 務 局 内 ネッ トワーク 電 子 メール 社 内 掲 示 板 回 覧 就 業 規 則 への 記 載 等 による 方 法 があります 対 象 者 が 内 容 を 見 ていない 場 合 もあるため 随 時 閲 覧 状 況 等 を 確 認 してください 個 人 情 報 保 護 法 第 18 条 及 び 主 務 大 臣 のガイドライン 等 に 従 って 従 来 から 行 っている 個 人 情 報 の 取 得 の 際 と 同 様 の 方 法 で 行 います 通 知 の 内 容 以 下 のように 個 人 番 号 を 利 用 する 目 的 ( 事 務 範 囲 )を 通 知 します 1 源 泉 徴 収 関 連 事 務 2 扶 養 控 除 等 ( 異 動 ) 申 告 書 保 険 料 控 除 申 告 書 兼 給 与 所 得 者 の 配 偶 者 特 別 控 除 申 告 書 作 成 事 務 3 退 職 所 得 に 関 する 申 告 書 作 成 事 務 4 財 産 形 成 住 宅 貯 蓄 財 産 形 成 年 金 貯 蓄 に 関 する 申 告 書 届 出 書 及 び 申 込 書 作 成 事 務 5 個 人 住 民 税 関 連 事 務 6 雇 用 保 険 関 連 事 務 7 健 康 保 険 厚 生 年 金 保 険 関 連 事 務 8 国 民 年 金 第 3 号 被 保 険 者 の 届 出 事 務 9 その 他 上 記 1から8の 事 務 に 関 連 する 事 務 等 通 知 の 時 期 個 人 番 号 を 取 得 する 前 の 段 階 において 利 用 目 的 を 通 知 してください 30

特 定 個 人 情 報 利 用 目 的 通 知 書 (ひな 形 )1 特 定 個 人 情 報 利 用 目 的 通 知 書 平 成 年 月 日 運 送 株 式 会 社 役 職 員 及 び 扶 養 家 族 の 皆 様 へ 運 送 株 式 会 社 当 社 は 貴 殿 および 貴 殿 の 扶 養 家 族 の 個 人 番 号 ( 行 政 手 続 における 特 定 の 個 人 を 識 別 する ための 番 号 の 利 用 等 に 関 する 法 律 に 定 める 個 人 番 号 をいいます )を 以 下 の 目 的 で 利 用 いた します 源 泉 徴 収 関 連 事 務 等 扶 養 控 除 等 ( 異 動 ) 申 告 書 配 偶 者 特 別 控 除 申 告 書 作 成 事 務 等 給 与 支 払 報 告 書 作 成 事 務 等 給 与 支 払 報 告 特 別 徴 収 に 係 る 給 与 所 得 者 異 動 届 出 書 作 成 事 務 等 特 別 徴 収 への 切 替 申 請 書 作 成 事 務 等 退 職 手 当 金 等 受 給 者 別 支 払 調 書 作 成 事 務 等 退 職 所 得 に 関 する 申 告 書 作 成 事 務 等 財 産 形 成 住 宅 貯 蓄 財 産 形 成 年 金 貯 蓄 に 関 する 申 告 書 届 出 書 及 び 申 込 書 作 成 事 務 等 健 康 保 険 厚 生 年 金 企 業 年 金 届 出 事 務 等 国 民 年 金 第 三 号 届 出 事 務 等 健 康 保 険 厚 生 年 金 企 業 年 金 申 請 請 求 事 務 等 雇 用 保 険 労 災 保 険 届 出 事 務 等 雇 用 保 険 労 災 保 険 申 請 請 求 事 務 等 雇 用 保 険 労 災 保 険 証 明 書 作 成 事 務 等 この 通 知 書 に 対 する 同 意 は 不 要 です 31

特 定 個 人 情 報 利 用 目 的 通 知 書 (ひな 形 )2 平 成 年 月 日 運 送 株 式 会 社 役 職 員 の 皆 様 運 送 株 式 会 社 個 人 番 号 利 用 目 的 通 知 書 当 社 は 貴 殿 および 貴 殿 の 扶 養 家 族 の 個 人 番 号 ( 行 政 手 続 における 特 定 の 個 人 を 識 別 するための 番 号 の 利 用 等 に 関 する 法 律 に 定 める 個 人 番 号 をいいま す )を 以 下 の 目 的 で 利 用 いたします 1 2 3 4 給 与 所 得 退 職 所 得 の 源 泉 徴 収 票 作 成 事 務 雇 用 保 険 届 出 事 務 健 康 保 険 厚 生 年 金 保 険 届 出 事 務 労 働 者 災 害 補 償 保 険 法 に 基 づく 請 求 に 関 する 事 務 32

3. 取 得 のための 準 備 Step5: 個 人 番 号 の 取 得 方 法 時 期 超 重 要! 事 業 者 が 役 職 員 から 個 人 番 号 を 取 得 する 方 法 1 通 知 カード 個 人 番 号 カードを 持 参 させる 方 法 2 事 業 者 で 個 人 番 号 カードを 一 括 申 請 する 方 法 1 通 知 カード 個 人 番 号 カード 個 人 番 号 記 載 の 住 民 票 等 を 持 参 させる 方 法 通 知 カードが 郵 送 されたら 速 やかに 個 人 番 号 を 取 得 します 個 人 番 号 カード 個 人 番 号 記 載 の 住 民 票 等 を 持 参 させる 方 法 もあります 平 成 27 年 9 月 時 点 では 通 知 カード により 効 率 的 にかつ 速 やかに 番 号 取 得 することが 見 込 まれるため この 方 法 を 推 奨 します 2 個 人 番 号 カードを 一 括 申 請 する 方 法 新 聞 記 事 等 でご 存 知 の 方 も 多 いと 思 いますが 実 際 には 一 括 申 請 に 対 応 す る 自 治 体 が 限 定 されているため 注 意 が 必 要 です 例 えば 東 京 都 千 代 田 区 では 一 括 申 請 の 対 応 はしない 予 定 です 事 前 に 自 治 体 にご 確 認 ください 個 人 番 号 カードの 申 請 を 希 望 しない 役 職 員 もいるため 一 括 して 個 人 番 号 を 取 得 できない 可 能 性 があります 個 人 番 号 を 取 得 する 時 期 いつまでに 取 得 するか? 役 職 員 に 対 して 個 人 番 号 の 通 知 以 降 個 人 番 号 の 取 得 が 可 能 ですが 個 人 番 号 を 記 載 する 書 類 を 行 政 機 関 等 に 提 出 時 点 までに 取 得 してください 平 成 28 年 1 月 の 個 人 番 号 の 利 用 開 始 に 合 わせて 取 得 する 必 要 はありません 給 与 所 得 の 源 泉 徴 収 票 は 平 成 28 年 1 月 の 給 与 支 払 から 適 用 され( 中 途 退 職 者 を 除 く) 平 成 29 年 1 月 に 提 出 する 源 泉 徴 収 票 から 個 人 番 号 を 記 載 します 実 務 では 扶 養 控 除 等 申 告 書 は 平 成 28 年 1 月 頃 に 提 出 を 受 けるため 扶 養 家 族 分 も 同 時 に 取 得 することが 望 まれます 33

(1) 個 人 番 号 カードの 一 括 申 請 方 法 個 人 番 号 カードを 事 業 者 が 一 括 して 申 請 する 方 ( 自 治 体 によって 対 応 しているところもあります) ( 平 成 27 年 9 月 4 日 時 点 において) 個 人 番 号 カードの 発 行 を 希 望 する 役 職 員 からの 申 請 を 事 業 者 が 一 括 して 行 う 方 法 があります ただし 対 応 については 自 治 体 の 任 意 ですので 対 応 の 有 無 については 自 治 体 に 確 認 する 必 要 があります 基 本 的 な 対 応 は フロー1のような 流 れが 内 閣 府 から 示 されていますが 規 模 の 大 きな 自 治 体 は 対 応 が 難 しいことから フロー2を 採 用 する 自 治 体 も あります 個 人 番 号 カードの 申 請 を 事 業 者 が 一 括 して 行 う 場 合 事 業 者 は 役 職 員 の 個 人 番 号 を 集 めやすくなりますが 個 人 番 号 カードを 事 業 者 で 使 用 することは 少 なく また 個 人 番 号 カードの 申 請 をしない 社 員 もいることから 事 業 者 が 関 与 するメリットは 少 ないかもしれません 事 業 者 が 一 括 して 申 請 する 方 法 については 現 在 検 討 中 の 自 治 体 が 多 いと 思 われますので 詳 細 は 各 自 治 体 にお 問 い 合 わせください フロー1: 自 治 体 ( 事 業 者 が 所 在 する 市 区 町 村 ) 職 員 の 負 担 が 大 きく 実 施 する 自 治 体 は 少 ない 可 能 性 申 役 請 職 は 員 で の き み ま で せ 家 ん 族 の 自 治 体 ( 事 業 者 の 所 在 する 市 区 町 村 ) 1 勤 職 務 員 先 を で 派 本 遣 人 確 認 申 請 書 を 一 括 申 請 2 個 人 番 号 カー ド の 3 事 業 者 が 所 在 する 市 区 町 村 か ら 役 職 員 の 住 民 登 録 がある 市 区 町 村 へ 申 請 自 治 体 ( 役 職 員 が 住 民 登 録 している 市 区 町 村 ) で た 本 住 ま に 人 民 せ す め は 限 票 ん 注 家 本 定 が の 意 族 人 郵 遠 で が で の 便 方 必 単 は み で に 要 身 受 が 送 あ で 赴 取 受 付 る す 任 が 取 さ 場 等 で 可 れ 合 で き 能 る 4 カー ド を 郵 送 で 交 付 勤 務 先 本 人 の 自 宅 ( 住 民 票 登 録 住 所 ) 34

フロー2: 自 治 体 ( 事 業 者 が 所 在 する 市 区 町 村 ) 職 員 や 事 業 者 の 負 担 は 小 さいが 本 人 が 自 治 体 窓 口 に 出 向 かなければならず 負 担 がある 自 治 体 ( 役 職 員 が 住 民 登 録 している 市 区 町 村 ) 1 ポ 本 役 ス 人 職 ト に 員 投 代 の 函 わ 申 っ 請 て 書 を 送 し 付 た 旨 の 通 知 書 の 2 個 人 カー ド が 完 成 受 取 り 出 向 3 自 治 き 体 の 窓 口 に 本 人 確 認 後 勤 務 先 ( 役 職 員 から 申 請 書 を 回 収 ) 本 人 に 代 わって 投 函 するだけであるため 本 店 ではなく 支 店 からでも 対 応 可 能 本 人 個 人 番 号 カードの 申 請 を 事 業 者 がまとめて 行 うメリット: 事 業 者 が 役 職 員 から 申 請 書 を 回 収 してまとめて 申 請 する 場 合 事 業 者 は 役 職 員 の 個 人 番 号 が 確 認 しや すくなるというメリットがあります しかし 個 人 番 号 カードの 申 請 は 任 意 であり 申 請 しない 人 も います また 事 業 者 において 個 人 番 号 カードを 使 用 する 機 会 はあまりないと 思 われますので 事 業 者 が 個 人 番 号 カードの 申 請 をまとめて 行 うメリットは あまりないと 思 われます 事 業 者 における 個 人 番 号 カードの 使 用 : 個 人 番 号 カードは 任 意 に 発 行 されるものであり 事 業 者 が 役 職 員 の 管 理 において 必 ず 使 用 するもの ではありません 個 人 番 号 カードを 事 業 者 が 活 用 する 方 法 としては 個 人 番 号 カードのICチップを 読 み 取 る 機 器 を 事 業 者 で 導 入 した 場 合 に 個 人 の 名 前 や 住 所 等 の 情 報 をテキストデータにて 読 み 込 む ことができますので 入 力 の 手 間 や 入 力 ミスを 避 けることができます 個 人 における 個 人 番 号 カード 発 行 のメリット: 個 人 番 号 を 利 用 する 場 合 には その 個 人 番 号 が 確 実 に 本 人 のものであるかを 確 認 するために 運 転 免 許 証 など 写 真 付 きの 身 分 証 明 書 の 提 示 が 求 められますが 写 真 付 きの 身 分 証 明 書 がない 場 合 は 健 康 保 険 証 や 年 金 手 帳 など 複 数 の 確 認 資 料 が 必 要 となります そのような 手 間 を 省 くために 個 人 番 号 と 氏 名 住 所 生 年 月 日 等 が 記 載 された 個 人 番 号 カードの 利 用 が 便 利 です また 個 人 番 号 カードにはICチップが 搭 載 されており e-tax( 電 子 納 税 システム)をはじめとした 各 種 電 子 申 請 が 行 えることや 印 鑑 登 録 証 や 図 書 館 利 用 など 自 治 体 が 条 例 で 定 めるサービスにも 使 用 できます 35

(2) 通 知 カードと 個 人 番 号 カードの 違 い 通 知 カードと 個 人 番 号 カードの 違 いは 下 記 の 通 りです 通 知 カード 個 人 番 号 カード 対 象 個 人 番 号 を 受 け 取 る 人 全 員 希 望 者 のみ 取 得 時 期 平 成 27 年 10 月 5 日 以 降 平 成 28 年 1 月 以 降 取 得 形 態 住 民 登 録 した 住 所 地 に 簡 易 書 留 にて 郵 送 される 本 人 が 市 区 町 村 窓 口 で 交 付 申 請 ( 勤 務 先 一 括 申 請 を 認 める 自 治 体 もあ る) 体 裁 コーティングされた 紙 ( 予 想 ) ICチップつきカード 記 載 内 容 個 人 番 号 生 年 月 日 性 別 氏 名 住 所 ( 顔 写 真 なし) <イメージ> 個 人 番 号 ( 裏 面 記 載 ) 生 年 月 日 性 別 氏 名 住 所 ( 顔 写 真 あり) <イメージ> 費 用 無 料 無 料 利 用 方 法 有 効 期 限 役 所 の 窓 口 で 個 人 番 号 の 提 供 を 求 め られた 際 に 利 用 可 能 本 人 確 認 資 料 として 通 知 カードに 加 えて 運 転 免 許 証 パスポート 等 写 真 つきの 資 料 が 必 要 個 人 番 号 カード 発 行 を 受 ける 場 合 個 人 番 号 カード 発 行 時 に 返 納 記 載 内 容 に 変 更 の 場 合 は 変 更 手 続 き が 必 要 役 所 の 窓 口 で 個 人 番 号 の 提 供 を 求 めら れた 際 に 利 用 可 能 ( 本 人 確 認 資 料 は 不 要 ) 身 分 証 明 書 として 利 用 可 能 e-taxなど 電 子 申 請 等 に 利 用 可 能 自 治 体 により 図 書 館 の 利 用 カードや 印 鑑 登 録 証 として 使 用 可 能 20 歳 以 上 は10 年 間 20 歳 未 満 は5 年 間 記 載 内 容 に 変 更 の 場 合 は 変 更 手 続 き が 必 要 < 通 知 カードと 個 人 番 号 カードの 受 け 取 るタイミングと 方 法 の 違 い> 通 知 カード 平 成 27 年 10 月 5 日 以 降 に 住 民 登 録 した 住 所 に 自 動 的 に 送 られてくる 自 治 体 個 人 番 号 カード 平 成 28 年 1 月 以 降 に 住 民 登 録 した 住 所 の 自 治 体 窓 口 に 受 取 りに 行 く ( 本 人 が 申 請 した 場 合 のみ) 自 治 体 本 人 本 人 36

超 重 要! (3) 個 人 番 号 の 取 得 の 際 の 本 人 確 認 1 原 則 的 な 本 人 確 認 個 人 番 号 を 取 得 する 際 は 正 しい 番 号 であることの 確 認 ( 番 号 確 認 )と 現 に 手 続 きを 行 っている 者 が 番 号 の 正 しい 持 ち 主 であることの 確 認 ( 身 元 確 認 )が 必 要 であり 原 則 以 下 のいずれかの 方 法 で 確 認 する 必 要 があります < 本 人 確 認 の 方 法 > 1 個 人 番 号 カード( 番 号 確 認 と 身 元 確 認 ) 2 通 知 カード( 番 号 確 認 )と 運 転 免 許 証 など( 身 元 確 認 ) 3 個 人 番 号 の 記 載 された 住 民 票 の 写 しなど( 番 号 確 認 )と 運 転 免 許 証 など ( 身 元 確 認 ) 上 記 方 法 が 困 難 な 場 合 過 去 に 本 人 確 認 を 行 って 作 成 したファイルで 番 号 確 認 を 行 うことなども 認 められます 郵 送 によって 個 人 番 号 を 取 得 する 場 合 書 類 又 はその 写 しを 郵 送 します 新 規 採 用 者 新 規 の 常 勤 非 常 勤 役 員 税 理 士 社 労 士 等 外 部 講 師 原 稿 の 執 筆 者 不 動 産 賃 料 の 支 払 先 等 身 元 確 認 ( 本 人 確 認 ) + 番 号 確 認 役 職 員 ( 継 続 的 雇 用 関 係 がある 場 合 )に 対 する 本 人 確 認 雇 用 関 係 にあることなどから 本 人 に 相 違 ないことが 明 らかに 判 断 できると 個 人 番 号 利 用 事 務 実 施 者 が 認 めるときは 身 元 確 認 を 不 要 とすることも 認 めら れます 継 続 的 な 雇 用 関 係 のある 役 職 員 番 号 確 認 のみ 実 施 ( 身 元 確 認 は 不 要 ) 37

超 重 要! (3) 個 人 番 号 の 取 得 の 際 の 本 人 確 認 2 役 職 員 の 扶 養 家 族 の 個 人 番 号 の 取 得 扶 養 家 族 の 本 人 確 認 は 各 制 度 の 中 で 扶 養 家 族 の 個 人 番 号 の 提 供 が 誰 に 義 務 づけられているのかによって 異 なります 例 えば 税 の 年 末 調 整 では 役 職 員 が 事 業 主 に 対 してその 扶 養 家 族 の 個 人 番 号 の 提 供 を 行 うこととされて いるため 役 職 員 は 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 者 として その 扶 養 家 族 の 本 人 確 認 を 行 う 必 要 があります なお この 場 合 事 業 主 が 扶 養 家 族 の 本 人 確 認 を 行 う 必 要 はありません 平 成 28 年 1 月 以 後 に 提 出 する 扶 養 控 除 等 申 告 書 から 記 載 扶 養 家 族 の 個 人 番 号 番 号 確 認 のみ 実 施 ( 身 元 確 認 は 不 要 ) 国 民 年 金 の 第 3 号 被 保 険 者 の 届 出 原 則 : 国 民 年 金 の 第 3 号 被 保 険 者 を 届 け 出 る 場 合 には 役 職 員 の 配 偶 者 ( 第 3 号 被 保 険 者 ) 本 人 が 事 業 主 に 対 して 届 出 を 行 う 必 要 があります 実 務 : 事 業 者 ( 会 社 等 )から 役 職 員 が 委 託 を 受 け 配 偶 者 の 本 人 確 認 をし 必 要 書 類 を 代 理 提 出 します 第 3 号 被 保 険 者 とは? 運 送 会 社 等 に 勤 務 し 厚 生 年 金 加 入 する 者 から 配 偶 者 の 方 (20 歳 以 上 60 歳 未 満 年 収 130 万 円 未 満 )が 扶 養 されることになった 場 合 第 3 号 被 保 険 者 となるため 必 ず 第 3 号 被 保 険 者 に 該 当 する 旨 の 届 出 を 配 偶 者 の 勤 務 する 会 社 ( 事 業 主 )に 提 出 します 原 則 対 応 : 事 業 者 が 配 偶 者 の 本 人 確 認 を 行 います 実 務 対 応 代 理 人 である 役 職 員 から 配 偶 者 の 個 人 番 号 の 提 供 を 受 ける 場 合 は 1 代 理 権 2 代 理 人 ( 役 職 員 ) の 身 元 確 認 3 配 偶 者 の 個 人 番 号 確 認 を 実 施 します 1 代 理 権 は 通 常 は 委 任 状 ( 法 定 代 理 人 の 場 合 には 戸 籍 謄 本 )により 確 認 2 役 職 員 ( 代 理 人 )の 身 元 確 認 は 原 則 代 理 人 の 個 人 番 号 カード 運 転 免 許 証 等 により 確 認 する( 雇 用 関 係 があり 既 に 身 元 確 認 が 済 んでいれば 省 略 可 能 ) 3 配 偶 者 の 番 号 確 認 は 個 人 番 号 カード 通 知 カード 個 人 番 号 記 載 の 住 民 票 の 写 し 等 により 確 認 38

(4) 提 出 を 拒 否 する 職 員 等 に 対 しての 対 応 1 超 重 要! 税 や 社 会 保 障 の 関 係 書 類 への 個 人 番 号 の 記 載 にあたり 事 業 者 は 役 職 員 等 から 個 人 番 号 を 取 得 する 必 要 がありますが その 際 役 職 員 等 が 個 人 番 号 の 提 供 を 拒 んだ 場 合 どうすればいいですか? 社 会 保 障 や 税 の 決 められた 書 類 に 個 人 番 号 を 記 載 することは 法 令 で 定 め られた 義 務 であることを 周 知 し 提 供 を 求 めてください それでも 提 供 を 受 けられないときは 書 類 の 提 出 先 の 機 関 の 指 示 に 従 ってください ( 出 所 : 民 間 事 業 者 における 取 扱 いに 関 する 質 問 Q4-2-5 内 閣 府 ) 役 職 員 や 講 演 料 等 の 支 払 先 等 から 個 人 番 号 の 提 供 を 受 けられない 場 合 どのように 対 応 すればいいですか 法 定 調 書 作 成 などに 際 し 個 人 番 号 の 提 供 を 受 けられない 場 合 でも 安 易 に 個 人 番 号 を 記 載 しないで 書 類 を 提 出 せず 個 人 番 号 の 記 載 は 法 律 ( 国 税 通 則 法 所 得 税 法 等 )で 定 められた 義 務 であることを 伝 え 提 供 を 求 めてく ださい それでもなお 提 供 を 受 けられない 場 合 は 提 供 を 求 めた 経 過 等 を 記 録 保 存 するなどし 単 なる 義 務 違 反 でないことを 明 確 にしておいてください 経 過 等 の 記 録 がなければ 個 人 番 号 の 提 供 を 受 けていないのか あるいは 提 供 を 受 けたのに 紛 失 したのかが 判 別 できません 特 定 個 人 情 報 保 護 の 観 点 からも 経 過 等 の 記 録 が 必 要 です なお 法 定 調 書 などの 記 載 対 象 となっている 方 全 てが 個 人 番 号 をお 持 ちと は 限 らず そのような 場 合 は 個 人 番 号 を 記 載 することはできませんので 個 人 番 号 の 記 載 がないことをもって 税 務 署 が 書 類 を 受 理 しないということは ありません ( 出 所 : 国 税 分 野 におけるFAQ Q2-10 国 税 庁 ) 39

(4) 提 出 を 拒 否 する 職 員 等 に 対 しての 対 応 2 個 人 番 号 の 提 出 を 拒 否 する 職 員 等 に 対 しての 対 応 超 重 要! 役 職 員 が 個 人 番 号 の 提 出 に 応 じない 場 合 の 対 応 を 整 理 します 事 業 者 は 個 人 番 号 を 記 載 して 税 務 社 会 保 険 等 の 書 面 を 提 出 する 義 務 が あります 事 業 者 は 役 職 員 等 に 対 して 個 人 番 号 の 提 供 を 求 めることができま す( 番 号 法 第 14 条 ) 一 方 で 役 職 員 等 が 個 人 番 号 の 提 出 依 頼 に 対 して 提 出 を 拒 否 することは 番 号 法 等 の 法 律 違 反 ではありません 番 号 法 等 では 役 職 員 が 個 人 番 号 を 提 出 することを 義 務 としていません そのため 個 人 番 号 の 提 出 を 拒 否 する 役 職 員 等 が 出 てくることが 見 込 まれます そこで 事 業 者 は 役 職 員 等 から 個 人 番 号 を 取 得 する 必 要 があるため 就 業 規 則 等 で 根 拠 となる 規 定 を 策 定 します つまり 就 業 規 則 において 事 業 者 の 役 職 員 等 は 利 用 目 的 の 通 知 を 受 け 求 めに 応 じて 個 人 番 号 を 提 出 することを 義 務 化 することがポイントです なお 罰 則 規 定 を 設 けることも 想 定 されます が 個 人 番 号 制 度 導 入 の 初 期 段 階 ( 少 なくとも1~2 年 間 )では 推 奨 でき ません 個 人 番 号 を 提 出 しない 役 職 員 等 からは 理 由 をよく 聞 いてください その 上 で 個 人 番 号 提 出 の 必 要 性 安 全 管 理 措 置 の 概 要 の 説 明 など 丁 寧 に 説 明 し 安 心 感 を 持 たせるなどの 工 夫 をしてください こうした 取 組 を3 回 程 度 実 施 し その 都 度 個 人 番 号 提 出 依 頼 対 応 記 録 票 ( 別 紙 )に 記 録 します なお 上 記 取 組 をしたうえで 個 人 番 号 の 記 載 ができない 場 合 には 提 出 先 の 機 関 に 相 談 し 具 体 的 な 対 応 についての 指 示 を 受 けてください ( 直 ちに 法 令 違 反 として 罰 則 を 受 ける 可 能 性 は 極 めて 低 い) 通 知 カード 個 人 番 号 カード 等 の 確 認 書 類 のコピーを 保 管 番 号 法 上 の 本 人 確 認 をする 場 合 通 知 カード 個 人 番 号 カード 等 の 確 認 書 類 のコピーを 保 管 する 法 令 上 の 義 務 はありません しかし 本 人 確 認 の 記 録 を 残 すためにコピーを 保 管 することが 望 まれます なお コピーを 保 管 する 場 合 安 全 管 理 措 置 を 適 切 に 講 ずる 必 要 があります 40

個 人 番 号 提 出 依 頼 対 応 記 録 票 (ひな 形 ) 個 人 番 号 提 出 依 頼 対 応 記 録 票 法 人 名 氏 名 生 年 月 日 ( 昭 和 平 成 ) 年 月 日 住 所 第 1 回 依 頼 依 頼 日 時 間 平 成 年 月 日 時 分 依 頼 結 果 第 2 回 依 頼 依 頼 結 果 依 頼 日 時 間 平 成 年 月 日 時 分 第 3 回 依 頼 依 頼 日 時 間 平 成 年 月 日 時 分 依 頼 結 果 41

個 人 番 号 提 供 の 拒 否 についての 確 認 書 平 成 年 月 日 個 人 番 号 を 提 供 することを 拒 否 する 確 認 書 運 送 株 式 会 社 代 表 取 締 役 殿 私 は 運 送 株 式 会 社 から 周 知 された 特 定 個 人 情 報 の 利 用 目 的 通 知 書 及 び 個 人 番 号 の 提 供 のお 願 い を 受 け 取 り 内 容 確 認 しました 私 は 運 送 株 式 会 社 の 事 務 取 扱 責 任 者 氏 からも 再 三 にわたり 個 人 番 号 提 供 の 必 要 性 等 についての 説 明 提 供 依 頼 の 督 促 を 受 けましたが 個 人 番 号 の 提 供 を 拒 否 する 結 論 に 至 りました これは 私 の 自 発 的 な 意 思 であり 運 送 株 式 会 社 に 責 任 はありません 住 所 :. 氏 名 : 印 42 45

4. 個 人 番 号 の 利 用 提 供 利 用 の 範 囲 個 人 番 号 を 利 用 できる 事 務 については 番 号 法 によって 限 定 的 に 定 められ ています( 原 則 的 な 個 人 番 号 の 利 用 ) 事 業 者 が 個 人 番 号 を 利 用 するのは 主 として 社 会 保 障 及 び 税 に 関 する 手 続 書 類 に 役 職 員 等 の 個 人 番 号 を 記 載 して 行 政 機 関 等 及 び 健 康 保 険 組 合 等 に 提 出 する 場 合 です( 個 人 番 号 関 係 事 務 ) 例 外 的 な 個 人 番 号 の 利 用 は 1 金 融 機 関 が 激 甚 災 害 時 等 に 金 銭 の 支 払 を 行 う 場 合 2 人 の 生 命 身 体 又 は 財 産 の 保 護 のために 必 要 がある 場 合 に 限 られ ています 特 定 個 人 情 報 ファイルの 作 成 の 制 限 個 人 番 号 関 係 事 務 を 処 理 するために 必 要 な 範 囲 に 限 って 特 定 個 人 情 報 ファイルを 作 成 することができます 特 定 個 人 情 報 の 提 供 制 限 事 業 者 が 特 定 個 人 情 報 を 提 供 できるのは 主 として 社 会 保 障 及 び 税 に 関 する 事 務 のために 役 職 員 等 の 特 定 個 人 情 報 を 行 政 機 関 等 及 び 健 康 保 険 組 合 等 に 提 供 する 場 合 です 番 号 法 で 限 定 的 に 明 記 された 場 合 を 除 き 特 定 個 人 情 報 を 提 供 してはいけ ません 同 一 法 人 の 内 部 等 の 法 的 な 人 格 を 超 えない 特 定 個 人 情 報 の 移 動 は 提 供 ではなく 利 用 に 当 たります 事 業 者 から 関 連 法 人 に 転 籍 出 向 した 場 合 個 人 番 号 を 転 籍 出 向 先 に 対 して 提 供 してはいけません 43

5. 個 人 番 号 の 保 管 保 管 の 制 限 特 定 個 人 情 報 は 番 号 法 で 限 定 的 に 明 記 された 事 務 を 行 う 必 要 がある 場 合 に 限 り 保 管 し 続 けることができます 個 人 番 号 が 記 載 された 書 類 等 のうち 所 管 法 令 によって 一 定 期 間 保 存 が 義 務 付 けられているものは その 期 間 保 管 することとなります 個 人 番 号 部 分 を 復 元 できない 程 度 にマスキング 又 は 削 除 した 上 で 他 の 情 報 の 保 管 を 継 続 することは 可 能 です 継 続 的 に 保 管 できる 場 合 の 事 例 雇 用 契 約 等 の 継 続 的 な 関 係 にある 場 合 には 役 職 員 等 から 提 供 を 受 けた 個 人 番 号 を 給 与 の 源 泉 徴 収 事 務 健 康 保 険 厚 生 年 金 保 険 届 出 事 務 等 のために 翌 年 度 以 降 も 継 続 的 に 利 用 する 必 要 が 認 められることから 特 定 個 人 情 報 を 継 続 的 に 保 管 できると 解 されます 役 職 員 等 が 休 職 している 場 合 には 復 職 が 未 定 であっても 雇 用 契 約 が 継 続 していることから 特 定 個 人 情 報 を 継 続 的 に 保 管 できると 解 されます 土 地 の 賃 貸 借 契 約 等 の 継 続 的 な 関 係 にある 場 合 も 同 様 に 支 払 調 書 の 作 成 事 務 のために 継 続 的 に 個 人 番 号 を 利 用 する 必 要 が 認 められることから 特 定 個 人 情 報 を 継 続 的 に 保 管 できると 解 されます 44

6. 個 人 番 号 の 廃 棄 削 除 廃 棄 又 は 削 除 番 号 法 で 限 定 的 に 明 記 された 場 合 を 除 き 特 定 個 人 情 報 を 収 集 又 は 保 管 する ことはできないため 個 人 番 号 関 係 事 務 を 処 理 する 必 要 がなくなった 場 合 で 所 管 法 令 において 定 められている 保 存 期 間 を 経 過 した 場 合 には 個 人 番 号 を できるだけ 速 やかに 廃 棄 又 は 削 除 しなければなりません 扶 養 控 除 等 申 告 書 の 場 合 の 事 例 扶 養 控 除 等 申 告 書 は 7 年 間 保 存 することとなっていることから 当 該 期 間 を 経 過 した 場 合 には 当 該 申 告 書 に 記 載 された 個 人 番 号 を 保 管 しておく 必 要 はなく 原 則 として 個 人 番 号 が 記 載 された 扶 養 控 除 等 申 告 書 をできるだ け 速 やかに 廃 棄 しなければなりません 個 人 番 号 の 削 除 機 器 及 び 電 子 媒 体 等 の 廃 棄 個 人 番 号 若 しくは 特 定 個 人 情 報 ファイルを 削 除 した 場 合 又 は 電 子 媒 体 等 を 廃 棄 した 場 合 には 削 除 又 は 廃 棄 した 記 録 を 保 存 することとなります 削 除 又 は 廃 棄 の 作 業 を 委 託 する 場 合 には 委 託 先 が 確 実 に 削 除 又 は 廃 棄 した ことについて 証 明 書 等 により 確 認 する 必 要 があります 手 法 の 例 示 * 特 定 個 人 情 報 等 が 記 載 された 書 類 等 を 廃 棄 する 場 合 焼 却 又 は 溶 解 等 の 復 元 不 可 能 な 手 段 を 採 用 する * 特 定 個 人 情 報 等 が 記 録 された 機 器 及 び 電 子 媒 体 等 を 廃 棄 する 場 合 専 用 の データ 削 除 ソフトウェアの 利 用 又 は 物 理 的 な 破 壊 等 により 復 元 不 可 能 な 手 段 を 採 用 する * 特 定 個 人 情 報 ファイル 中 の 個 人 番 号 又 は 一 部 の 特 定 個 人 情 報 等 を 削 除 する 場 合 容 易 に 復 元 できない 手 段 を 採 用 する * 特 定 個 人 情 報 等 を 取 り 扱 う 情 報 システムにおいては 保 存 期 間 経 過 後 におけ る 個 人 番 号 の 削 除 を 前 提 とした 情 報 システムを 構 築 する * 個 人 番 号 が 記 載 された 書 類 等 については 保 存 期 間 経 過 後 における 廃 棄 を 前 提 とした 保 管 手 続 を 定 める 45

第 3 章 基 本 方 針 の 策 定 46

1. 基 本 方 針 の 策 定 超 重 要! 特 定 個 人 情 報 等 の 適 正 な 取 扱 いの 確 保 について 組 織 として 取 り 組 むために 基 本 方 針 を 策 定 することが 重 要 である 既 に 個 人 情 報 の 取 扱 いに 係 る 基 本 方 針 を 策 定 している 場 合 1 既 存 の 個 人 情 報 の 取 扱 いに 関 する 基 本 方 針 ( 個 人 情 報 保 護 方 針 等 )を 改 正 する 方 法 また は2 別 途 策 定 する 方 法 により 対 応 できます ポイント 基 本 的 対 応 : 基 本 方 針 の 策 定 は 規 模 を 問 わず 事 業 者 の 義 務 事 項 ではないた め 策 定 しない 対 応 でも 問 題 はありません 基 本 方 針 を 策 定 しても 公 表 は 義 務 付 けられていません 利 害 関 係 者 が 多 岐 にわたる 事 業 者 の 場 合 には 基 本 方 針 を 策 定 することによ り 事 業 者 としてのコンプライアンスの 姿 勢 を 明 瞭 に 打 ち 出 す 効 果 がありま す 事 業 者 における 取 組 み 事 業 者 では 初 年 度 は 状 況 を 踏 まえ 対 応 するなど 基 本 方 針 の 策 定 まで 必 要 はありません 記 載 する 内 容 基 本 方 針 に 定 める 項 目 としては 次 に 掲 げるものが 挙 げられます < 例 示 > 事 業 者 の 名 称 関 係 法 令 ガイドライン 等 の 遵 守 安 全 管 理 措 置 に 関 する 事 項 質 問 及 び 苦 情 処 理 の 窓 口 等 47

2. 基 本 方 針 のひな 形 平 成 年 月 日 制 定 特 定 個 人 情 報 の 適 正 な 取 扱 いに 関 する 基 本 方 針 運 送 株 式 会 社 当 社 は 特 定 個 人 情 報 等 の 適 正 な 取 扱 いの 確 保 について 組 織 として 取 り 組 むため 本 基 本 方 針 を 定 める 1 事 業 者 の 名 称 運 送 株 式 会 社 2 関 係 法 令 ガイドライン 等 の 遵 守 当 社 は 行 政 手 続 における 特 定 の 個 人 を 識 別 するための 番 号 の 利 用 等 に 関 する 法 律 個 人 情 報 の 保 護 に 関 する 法 律 及 び 特 定 個 人 情 報 の 適 正 な 取 扱 いに 関 するガイドライン( 事 業 者 編 ) を 遵 守 して 特 定 個 人 情 報 の 適 正 な 取 扱 いを 行 う 3 安 全 管 理 措 置 に 関 する 事 項 当 社 は 特 定 個 人 情 報 の 安 全 管 理 措 置 に 関 して 別 途 特 定 個 人 情 報 取 扱 規 程 を 定 める 4 ご 質 問 等 の 窓 口 当 社 における 特 定 個 人 情 報 の 取 扱 いに 関 するご 質 問 やご 苦 情 に 関 しては 下 記 の 窓 口 にご 連 絡 ください 運 送 株 式 会 社 総 務 部 担 当 : 住 所 : 電 話 : ( 代 表 ) Fax: 48

メ モ 49

第 4 章 就 業 規 則 の 見 直 し 50

1. 採 用 時 の 提 出 書 類 への 追 加 就 業 規 則 の 改 正 は 必 須 ではありません 必 要 に 応 じて 改 正 してください 1 採 用 時 の 提 出 書 類 への 追 加 採 用 時 の 提 出 書 類 として 番 号 法 上 の 本 人 確 認 ( 番 号 確 認 )のために 必 要 となる 個 人 番 号 カード 通 知 カード 又 は 個 人 番 号 が 記 載 された 住 民 票 の 写 し 若 しくは 住 民 票 記 載 事 項 証 明 書 の 提 示 又 は 送 付 を 受 けることを 記 載 します ( 採 用 時 の 提 出 書 類 ) 第 条 役 職 員 として 採 用 された 者 は 採 用 された 日 から 日 以 内 に 次 の 書 類 を 提 出 しなければならない 1 履 歴 書 2 住 民 票 記 載 事 項 証 明 書 ( 行 政 手 続 における 特 定 の 個 人 を 識 別 するための 番 号 の 利 用 等 に 関 する 法 律 ( 以 下 番 号 利 用 法 という )に 定 める 個 人 番 号 が 記 載 されていないものに 限 る ) 3 自 動 車 運 転 免 許 証 の 写 し(ただし 自 動 車 運 転 免 許 証 を 有 する 場 合 に 限 る ) 4 資 格 証 明 書 の 写 し(ただし 何 らかの 資 格 証 明 書 を 有 する 場 合 に 限 る ) 5 番 号 利 用 法 に 定 める 個 人 番 号 カード 通 知 カード 又 は 個 人 番 号 が 記 載 され た 住 民 票 の 写 し 若 しくは 住 民 票 記 載 事 項 証 明 書 ( 個 人 番 号 カード 又 は 通 知 カードについては 提 示 の 場 合 は 原 本 の 提 示 送 付 の 場 合 は 写 しの 送 付 によ る ) 6 前 号 の 通 知 カード 又 は 個 人 番 号 が 記 載 された 住 民 票 の 写 し 若 しくは 住 民 票 記 載 事 項 証 明 書 に 記 載 された 事 項 がその 者 に 係 るものであることを 証 する ものとして 番 号 利 用 法 に 定 める 書 類 ( 但 し 対 面 で 本 人 確 認 を 行 う 場 合 は 原 本 を 提 示 するものとする ) 7 その 他 会 社 が 指 定 するもの 2 前 項 の 定 めにより 提 出 した 書 類 の 記 載 事 項 に 変 更 を 生 じたときは 速 やか に 書 面 で 会 社 に 変 更 事 項 を 届 け 出 なければならない 51

2. 利 用 目 的 に 関 する 規 定 の 追 加 2 利 用 目 的 に 関 する 規 定 の 追 加 役 職 員 に 対 する 個 人 番 号 の 利 用 目 的 の 通 知 公 表 の 方 法 は 就 業 規 則 に 規 定 する 方 法 も 認 められます 利 用 目 的 の 通 知 公 表 は 扶 養 家 族 に 対 しても しなければならないため 役 職 員 及 びその 扶 養 家 族 宛 の 通 知 書 による 方 法 も 必 要 です ( 個 人 番 号 の 利 用 目 的 ) 第 条 当 社 は 役 職 員 から 提 供 を 受 けた 番 号 利 用 法 に 基 づく 個 人 番 号 を 以 下 の 目 的 で 利 用 する 1 源 泉 徴 収 関 連 事 務 等 2 扶 養 控 除 等 ( 異 動 ) 申 告 書 保 険 料 控 除 申 告 書 兼 給 与 所 得 者 の 配 偶 者 特 別 控 除 申 告 書 作 成 事 務 等 3 給 与 支 払 報 告 書 作 成 事 務 等 4 給 与 支 払 報 告 特 別 徴 収 に 係 る 給 与 所 得 者 異 動 届 出 書 作 成 事 務 等 5 特 別 徴 収 への 切 替 申 請 書 作 成 事 務 等 6 退 職 手 当 金 等 受 給 者 別 支 払 調 書 作 成 事 務 等 7 退 職 所 得 に 関 する 申 告 書 作 成 事 務 等 8 財 産 形 成 住 宅 貯 蓄 財 産 形 成 年 金 貯 蓄 に 関 する 申 告 書 届 出 書 及 び 申 込 書 作 成 事 務 等 9 健 康 保 険 厚 生 年 金 企 業 年 金 届 出 事 務 等 10 国 民 年 金 第 三 号 届 出 事 務 等 11 健 康 保 険 厚 生 年 金 企 業 年 金 申 請 請 求 事 務 等 12 雇 用 保 険 労 災 保 険 届 出 事 務 等 13 雇 用 保 険 労 災 保 険 申 請 請 求 事 務 等 14 雇 用 保 険 労 災 保 険 証 明 書 作 成 事 務 等 15 持 株 会 に 係 る 金 融 商 品 取 引 に 関 する 法 定 書 類 の 作 成 提 供 事 務 等 52

3. 事 業 者 による 代 理 提 出 変 更 後 の 個 人 番 号 の 届 出 3 事 業 者 による 代 理 提 出 個 別 の 申 請 書 について 列 挙 せず 健 康 保 険 関 係 の 各 種 給 付 申 請 書 請 求 書 及 び 労 災 保 険 関 係 の 各 種 給 付 申 請 書 について 役 職 員 等 に 代 わって 提 出 先 へ 提 出 することができる と 規 定 することも 考 えられます ( 会 社 による 代 理 提 出 ) 第 条 当 社 は 役 職 員 等 本 人 が 個 人 番 号 を 記 入 し 提 出 する 必 要 がある 届 出 書 のうち 次 に 掲 げるものは 役 職 員 等 に 代 わって 提 出 先 へ 提 出 することができ るものとする 1 高 年 齢 雇 用 継 続 給 付 受 給 資 格 確 認 票 高 年 齢 雇 用 継 続 給 付 支 給 申 請 書 2 育 児 休 業 給 付 受 給 資 格 確 認 票 育 児 休 業 給 付 金 支 給 申 請 書 3 介 護 休 業 給 付 金 支 給 申 請 書 4 療 養 費 の 支 給 の 申 請 5 移 送 費 の 支 給 の 申 請 6 埋 葬 料 の 支 給 の 申 請 7 家 族 埋 葬 料 の 支 給 の 申 請 8) 傷 病 手 当 金 の 支 給 の 申 請 9) 出 産 育 児 一 時 金 の 支 給 の 申 請 10 出 産 手 当 金 の 支 給 の 申 請 11 限 度 額 適 用 認 定 の 申 請 12 限 度 額 適 用 標 準 負 担 額 減 額 の 認 定 の 申 請 等 13 高 額 療 養 費 の 支 給 の 申 請 4 変 更 後 の 個 人 番 号 の 届 出 役 職 員 又 はその 扶 養 家 族 の 個 人 番 号 が 変 更 した 場 合 に 事 業 者 に 対 して 届 出 を 求 めるための 規 定 です 個 人 番 号 は 漏 えいした 恐 れがある 場 合 は 市 区 町 村 に 申 請 により 又 は 職 権 で 変 更 されることがあります ( 個 人 番 号 の 提 供 の 求 め 及 び 本 人 確 認 への 協 力 ) 第 条 役 職 員 は 番 号 利 用 法 に 基 づき 個 人 番 号 の 提 供 の 求 め 及 び 本 人 確 認 に 協 力 しなければならない 53

4. 服 務 規 律 の 追 加 懲 戒 事 由 への 追 加 5 服 務 規 律 の 追 加 服 務 規 律 とは 役 職 員 等 が 事 業 者 の 役 職 員 として 守 るべきルール( 行 為 規 範 )であり 服 務 規 律 に 反 することは 事 業 者 の 秩 序 を 乱 すこと( 秩 序 違 反 )につながります 懲 戒 処 分 の 対 象 となります ( 変 更 後 の 個 人 番 号 の 届 出 ) 第 条 役 職 員 は 個 人 番 号 が 漏 えいした 等 の 事 情 により 自 ら 又 は 扶 養 家 族 の 個 人 番 号 が 変 更 された 場 合 は 変 更 後 の 個 人 番 号 を 遅 滞 なく 当 社 に 届 け 出 なければならない 6 懲 戒 事 由 への 追 加 番 号 法 67 条 において 個 人 番 号 関 係 事 務 実 施 の 従 事 者 が 正 当 な 理 由 が なく その 業 務 に 関 して 取 り 扱 った 個 人 の 秘 密 に 属 する 事 項 が 記 録 された 特 定 個 人 情 報 ファイルを 提 供 したときは 4 年 以 下 の 懲 役 若 しくは200 万 円 以 下 の 罰 金 に 処 し 又 はこれを 併 科 することとされています このような 場 合 は 事 業 者 の 業 務 上 重 要 な 秘 密 を 漏 えいする 場 合 と 同 様 に 懲 戒 解 雇 事 由 とす ることが 妥 当 です ( 懲 戒 の 事 由 ) 第 条 役 職 員 等 が 次 のいずれかに 該 当 するときは 情 状 に 応 じ けん 責 減 給 又 は 出 勤 停 止 とする 2 役 職 員 等 が 次 のいずれかに 該 当 するときは 懲 戒 解 雇 とする ただし 平 素 の 服 務 態 度 その 他 情 状 によっては 第 条 に 定 める 普 通 解 雇 前 条 に 定 め る 減 給 又 は 出 勤 停 止 とすることがある 1~13 ( 略 ) ここまでは 既 存 就 業 規 則 の 内 容 とします ( 追 記 する 事 項 は 以 下 の 通 りです) 14 正 当 な 理 由 なく 業 務 上 重 要 な 秘 密 ( 番 号 利 用 法 上 の 特 定 個 人 情 報 ファイル を 含 む )を 外 部 に 漏 洩 して 会 社 に 損 害 を 与 え 又 は 業 務 の 正 常 な 運 営 を 阻 害 したとき 15 その 他 前 各 号 に 準 ずる 不 適 切 な 行 為 があったとき 54

メ モ 55

第 5 章 安 全 管 理 措 置 と 取 扱 規 程 作 成 の 実 務 編 56

1. 安 全 管 理 措 置 に 係 る 規 程 又 はマニュアルの 策 定 事 業 者 は 特 定 個 人 情 報 等 の 取 扱 いを 検 討 するに 当 たって 個 人 番 号 を 取 り 扱 う 事 務 の 範 囲 及 び 特 定 個 人 情 報 等 の 範 囲 を 明 確 にした 上 で 事 務 取 扱 担 当 者 を 明 確 にする 必 要 があります これらを 踏 まえ 特 定 個 人 情 報 等 の 適 正 な 取 扱 いの 確 保 について 組 織 として 取 り 組 むために 基 本 方 針 を 策 定 することが 重 要 です 取 扱 規 程 マニュアルを 策 定 し 特 定 個 人 情 報 等 を 取 り 扱 う 体 制 の 整 備 及 び 情 報 システムの 改 修 等 を 行 う 必 要 があります 事 業 者 は 特 定 個 人 情 報 等 の 取 扱 いに 関 する 安 全 管 理 措 置 について 次 のよ うな 手 順 で 検 討 を 行 う 必 要 があります 1. 個 人 番 号 を 取 り 扱 う 事 務 の 範 囲 の 明 確 化 事 業 者 は 個 人 番 号 関 係 事 務 又 は 個 人 番 号 利 用 事 務 の 範 囲 を 明 確 にしておかなければなら ない 2. 特 定 個 人 情 報 等 の 範 囲 の 明 確 化 事 業 者 は 個 人 番 号 関 係 事 務 等 で 取 り 扱 う 特 定 個 人 情 報 等 の 範 囲 を 明 確 にしておかなけ ればならない つまり 事 務 において 使 用 される 個 人 番 号 及 び 個 人 番 号 と 関 連 付 けて 管 理 される 個 人 情 報 ( 氏 名 生 年 月 日 等 )の 範 囲 を 明 確 にする 3. 事 務 取 扱 担 当 者 の 明 確 化 事 業 者 は 個 人 番 号 関 係 事 務 等 に 従 事 する 事 務 取 扱 担 当 者 を 明 確 にしておかなければなら ない 4. 基 本 方 針 の 策 定 特 定 個 人 情 報 等 の 適 正 な 取 扱 いの 確 保 について 組 織 として 取 り 組 むために 基 本 方 針 を 策 定 することが 重 要 です 5. 取 扱 規 程 等 の 策 定 事 業 者 は 1~3で 明 確 化 した 事 務 における 特 定 個 人 情 報 等 の 適 正 な 取 扱 いを 確 保 するた めに 取 扱 規 程 等 を 策 定 しなければならない 57